Jurnal Sipatokkong BPSDM Sulawesi Selatan

(1)

JSBPSDM 2(2 )(2021); 180-196

Jurnal Sipatokkong BPSDM Sulawesi Selatan

https://ojs.bpsdmsulsel.id/index.php/sipatokkong/login

Digitalisasi Pengarsipan Naskah dan Informasi Produk Hukum di Lingkup Badan

Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Selatan

1

_{Andi Anugrah Pawalenrengi &}

2

_{Achmad Ilham}

1_{Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Selatan} 2_{Widyaiswara BPSDM Provinsi Sulawesi Selatan}

Email: [email protected]

ABSTRACT

This article aims to describe the results of the actualization of digitizing legal product information based on the Website in the General, Personnel, Law Sub-Section of the South Sulawesi Regional Civil Service Agency. The issue criteria analysis tool used in writing this actualization design is the APKL (Actual, Problematic, Feasibility, Feasibility) analysis tool, while the determination of the quality of the issues is carried out using the USG (Urgency, Seriousness, Growth) analysis tool. This actualization is carried out in the General, Personnel, and Legal Subdivision of the South Sulawesi Regional Personnel Agency Secretariat. The actualization results show that; With the digitization of legal product information, it will make it easier for employees or the public to find a legal product they need. In this actualization activity, participants can directly apply the basic values of ASN in every stage of actualization activity, with this actualization activity, it can indirectly realize the organization's vision. The Regional Personnel Agency, namely "the realization of Professional, Performing and Prosperous South Sulawesi Government Civil Servants", and carrying out the mission of the Regional Personnel Agency, namely: Improving the quality of information and communication technology-based personnel administration services.

Keywords: Actualization, Digitization, Information, Legal Products

ABSTRAK

Artikel ini bertujuan untuk mendeskripsikan hasil aktualisasi melaksanakan digitalisasi informasi produk hukum yang berbasis Website pada Sub Bagian Umum, Kepegawaian, Hukum Badan Kepegawaian Daerah Sulawesi Selatan. Alat analisis kriteria isu yang digunakan dalam penulisan rancangan aktualisasi ini adalah alat analisis APKL (Aktual, Problematika, Kekhalayakan, Kelayakan), sedangkan penentuan kualitas isu dilakukan dengan menggunakan alat analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth). Akutalisasi ini di laksanakan di Subbagian Umum, Kepegawaian, dan Hukum Sekreriat Badan Kepegawaian Daerah Sulawesi Selatan. Hasil aktualisasi menunjukkan bahwa; Dengan adanya digitalisasi informasi produk hukum maka akan mempermudah pegawai atau publik dalam mencari suatu produk hukum yang mereka butuhkan, Kegiatan aktualisasi ini peserta dapat langsung menerapkan nilai dasar ASN dalam setiap

(2)

tahapan kegiatan aktualisasi, dengan adanya kegiatan aktualisasi ini, secara tidak langsung dapat mewujudkan visi organisasi Badan Kepegawaian Daerah yaitu “ terwujudnya Pegawai Negeri Sipil Pemerintah Sulawesi Selatan yang Profesional, Berkinerja dan Sejahtera “, serta menjalankan misi Badan Kepegawaian Daerah yaitu : Meningkatkan kualitas layanan administrasi kepegawaian berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

Kata Kunci: Aktualisasi, Digitalisasi, Informasi, Produk Hukum

PENDAHULUAN

Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan unsur penting dalam sistem pemerintahan. ASN diibaratkan sebagai roda penggerak dalam menjalankan sistem pemerintah. ASN diangkat oleh pejabat pembina kepegiawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan dan tugas negara lainnya dan diberikan gaji berdasarkan peraturan perundang-undangan. Kualitas ASN akan merefleksikan seberapa baik ke sistem pemerintahan. Olehnya itu, ASN dituntut dan berkewajiban untuk selalu memperkuat ranah keilmuwan dan ranah perilakunya dalam menunjang tercapainya pembangunan nasional. Berdasarkan Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara bahwa perlu dibangun Aparatur Sipil Negara yang memiliki integritas, profesional, netral, dan bebas dari korupsi, kolusi dan Nepotisme serta mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan menjalankan peran sebagai unsur pemersatu bangsa berlandaskan pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 (Kumorotomo, W., Wirapradja D., Nana R., & Imbaruddin, A.,.2015).

ASN memiliki fungsi sentral dalam penyelenggaraan pemerintahan. Fungsi Aparatur Sipil Negara (ASN) berdasarkan undang-undang bertindak sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, perekat dan pemersatu bangsa. Selain itu, ASN juga berperan sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggara tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (A.W.Widjaja, 2006).

Tuntutan ASN sebagai aparat pelaksana tugas kebijakan wajib memiliki pengetahuan dan kompetensi. Menjawab tantangan tersebut, maka melalui Peraturan Lembaga Administrasi Negara (Per LAN) Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Bahwa dengan adanya Pelatihan Dasar (Latsar) ini Pegawai ASN diharapkan dapat memahami, menginternalisasi, dan mengaktualisasi nilai-nilai dasar ASN sehingga perbaikan dalam pelayanan publik dapat terwujud. Aktualisasi nilai-nilai dasar ASN mencakup tentang konsep ANEKA, yaitu akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu dan anti korupsi. Selain nilai nilai dasar ASN tersebut, pada peraturan LAN terbaru ini juga memuat tentang sikap perilaku wawasan kebangsaan dan bela negara serta

(3)

agenda kedudukan peran ASN. Kegiatan aktualisasi yang dilakukan berdasarkan pada isu-isu kontemporer yang berkembangan di instansi atau lingkungan kerja. Harapan dari aktualisasi ini adalah perubahan positif dan peningkatan kualitas pelayanan kepada publik (Kusumasari, B., Dwiputrianti, S., & Allo L. E., 2015).

Banyak isu yang dialami sektor pemerintahan terkhusus permasalahan di bidang kepegawaian lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) adalah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan yang memiliki tugas untuk membantu gubernur melaksanakan fungsi penunjang urusan pemerintah bidang kepegawaian. Salah satu isu kontemporer yang tengah berkembang di BKD yaitu tentang belum terlaksananya digitalisasi informasi produk hukum yang berbasis Website. Sub Bagian Umum, Kepegawaian, dan Hukum berada di bawah naungan Sekretariat yang mengurusi internal kepegawaian BKD saat ini masih mengalami hambatan dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian. Hambatan tersebut berkaitan dengan naskah/ arsip produk hukum kepegawaian. Untuk menemukan satu produk hukum kepegawaian, membutuhkan usaha dan waktu yang tidak singkat. Pencarian produk hukum kepegawaian masih harus dilakukan secara manual dengan mengecek arsip demi arsip, sehingga tidak efektif daan efisien. Persoalan selanjutnya yang dirasakan Sub Bagian Umum, Kepegawaian dan Hukum adalah belum siapnya data elektronik untuk informasi produk hukum kepegawaian yang saat ini sudah berbasis sistem teknologi (Latief, Y., Suryanto, A., & Muslim, A., 2015).

Berdasarkan Perka BKN nomor 18 Tahun 2011 tentang pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian bahwa pengelolaan naskah kepegawaian harus terdiri dari naskah fisik dan naskah elektronik (image document). Diperkuat dengan visi gubernur untuk menciptakan Sulawesi Selatan yang inovatif, produktif, kompetitif, inklusif dan berkarakter, maka tantangan tersebut perlu dijawab secara terbuka. Kesiapan naskah produk hukum kepegawaian baik fisik maupun elektronik mutlak harus dimiliki oleh Sub Bagian Umum, Kepegawaian dan Hukum BK

Tujuan umum dari aktualisasi ini yaitu mampu memahami dan mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN, nilai-nilai-nilai-nilai wawasan kebangsaan dan bela negara, dan kedudukan dan peran ASN pada lingkungan kerja. Adapun tujuan khusus dari aktualisasi ini adalah melaksanakan digitalisasi informasi produk hukum yang berbasis Website pada Sub Bagian Umum, Kepegawaian, Hukum Badan Kepegawaian Daerah Sulawesi Selatan.

Nilai Dasar ASN (ANEKA) 1. Akuntabilitas

(4)

Akuntabilitas adalah kewajiban untuk menyampaikan pertanggungjawaban atau untuk menjawab dan menerangkan kinerja dan tindakan seseorang/badan hukum/pimpinan kolektif atau organisasi kepada pihak yang memiliki hak atau berkewenangan untuk meminta keterangan atau pertanggungjawaban (Kusumasari, B., Dwiputrianti, S., & Allo L. E., 2015). Pasal 3 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan “Asas Akuntabilitas” adalah asas yang menentukan bahwa setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan Penyelenggara Negara harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat atau rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Oleh sebab itu seseorang yang mendapatkan amanat harus mempertanggungjawabkannya kepada orang-orang yang memberinya kepercayaan. Amanah seorang PNS adalah menjamin terwujudnya nilai-nilai publik, yaitu:

1. Mampu mengambil pilihan yang tepat dan benar ketika terjadi konflk kepentingan, antara kepentingan publik dengan kepentingan sektor, kelompok, dan pribadi; 2. Memiliki pemahaman dan kesadaran untuk menghindari dan mencegah keterlibatan

PNS dalam politik praktis;

3. Memperlakukan warga negara secara sama dan adil dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik;

4. Menunjukan sikap dan perilaku yang konsisten dan dapat diandalkan sebagai penyelenggara pemerintahan.

Adapun nilai-nilai yang terkandung dalam Akuntabilitas adalah sebagai berikut:

1. Kepemimpinan. Adanya komitmen yang tinggi dalam melakukan pekerjaan sehingga memberikan efek positif bagi pihak lain untuk berkomitmen pula, terhindarnya dari aspek-aspek yang dapat menggagalkan kinerja yang baik yaitu hambatan politis maupun keterbatasan sumber daya, sehingga dengan adanya saran dan penilaian yang adil dan bijaksana dapat dijadikan sebagai solusi.

2. Transparansi, memiliki tujuan untuk mendorong komunikasi yang lebih besar dan kerjasama antara kelompok internal dan eksternal, memberikan perlindungan terhadap pengaruh yang tidak seharusnya dan korupsi dalam pengambilan keputusan, meningkatkan akuntabilitas dalam keputusan-keputusan, dan meningkatkan kepercayaan dan keyakinan kepada pimpinan secara keseluruhan. 3. Integritas. Dengan adanya integritas menjadikan suatu kewajiban untuk menjunjung

(5)

kebijakan, dan peraturan yang berlaku. Dengan adanya integritas institusi, dapat memberikan kepercayaan dan keyakinan kepada publik dan/atau stakeholders. 4. Tanggungjawab (Responsibilitas). Responsibilitas institusi dan responsibilitas

perseorangan memberikan kewajiban bagi setiap individu dan lembaga, bahwa ada suatu konsekuensi dari setiap tindakan yang telah dilakukan, karena adanya tuntutan untuk bertanggungjawab atas keputusan yang telah dibuat. Responsibilitas terbagi dalam responsibilitas perorangan dan responsibilitas institusi.

5. Keadilan. Keadilan adalah landasan utama dari akuntabilitas. Keadilan harus dipelihara dan dipromosikan oleh pimpinan pada lingkungan organisasinya. Oleh sebab itu, ketidakadilan harus dihindari karena dapat menghancurkan kepercayaan dan kredibilitas organisasi yang mengakibatkan kinerja akan menjadi tidak optimal. 6. Kepercayaan. Rasa keadilan akan membawa pada sebuah kepercayaan. Kepercayaan ini yang akan melahirkan akuntabilitas. Dengan kata lain, lingkungan akuntabilitas tidak akan lahir dari hal-hal yang tidak dapat dipercaya.

7. Keseimbangan. Untuk mencapai akuntabilitas dalam lingkungan kerja, maka diperlukan adanya keseimbangan antara akuntabilitas dan kewenangan, serta harapan dan kapasitas. Setiap individu yang ada di lingkungan kerja harus dapat menggunakan kewenangannya untuk meningkatkan kinerja. Adanya peningkatan kerja juga memerlukan adanya perubahan kewenangan sesuai kebutuhan yang dibutuhkan. Selain itu, adanya harapan dalam mewujudkan kinerja yang baik juga harus disertai dengan keseimbangan kapasitas sumber daya dan keahlian (skill) yang dimiliki.

8. Kejelasan. Kejelasan juga merupakan salah satu elemen untuk menciptakan dan mempertahankan akuntabilitas. Agar individu atau kelompok dalam melaksanakan wewenang dan tanggung jawabnya, mereka harus memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang menjadi tujuan dan hasil yang diharapkan. Dengan demikian, fokus utama untuk kejelasan adalah mengetahui kewenangan, peran dan tanggungjawab, misi organisasi, kinerja yang diharapkan organisasi, dan sistem pelaporan kinerja baik individu maupun organisasi.

9. Konsistensi. Konsistensi menjamin stabilitas. Penerapan yang tidak konsisten dari sebuah kebijakan, prosedur, sumber daya akan memiliki konsekuensi terhadap tercapainya lingkungan kerja yang tidak akuntabel, akibat melemahnya komitmen dan kredibilitas anggota organisasi.

(6)

Nasionalisme Pancasila adalah pandangan atau paham kecintaan manusia Indonesia terhadap bangsa dan tanah airnya yang didasarkan pada nilai-nilai Pancasila. Prinsip nasionalisme bangsa Indonesia dilandasi nilai-nilai Pancasila yang diarahkan agar bangsa Indonesia senantiasa: menempatkan persatuan kesatuan, kepentingan dan keselamatan bangsa dan negara di atas kepentingan pribadi atau kepentingan golongan; menunjukkan sikap rela berkorban demi kepentingan bangsa dan negara; bangga sebagai bangsa Indonesia dan bertanah air Indonesia serta tidak merasa rendah diri; mengakui persamaan derajat, persamaan hak dan kewajiban antara sesama manusia dan sesama bangsa; menumbuhkan sikap saling mencintai sesama manusia; mengembangkan sikap tenggang rasa (Latief, Y., Suryanto, A., & Muslim, A., 2015) .

3. Etika Publik

Etika berarti pengetahuan yang membahas baik-buruk atau benar-tidaknya tingkah laku dan tindakan manusia serta sekaligus menyoroti kewajiban-kewajiban manusia. Dalam bahasa Gerik etika diartikan: Ethicos is a body of moral principles or value. Ethics arti sebenarnya adalah kebiasaan. Namun lambat laun pengertian etika berubah, seperti sekarang. Etika ialah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai buruk dengan memperlihatkan amal perbuatan manusia sejauh yang dapat dicerna akal pikiran (Kumorotomo, W., Wirapradja D., Nana R., & Imbaruddin, A., 2015).

Pelayanan Publik yang profesional membutuhkan tidak hanya kompetensi teknik dan leadership, namun juga kompetensi etika. Tanpa kompetensi etika, pejabat cenderung menjadi tidak peka, tidak peduli dan diskriminatif, terutama pada masyarakat kalangan bawah. Etika publik merupakan reflksi kritis yang mengarahkan bagaimana nilai-nilai (kejujuran, solidaritas, keadilan, kesetaraan, dll) dipraktikan dalam wujud keprihatinan dan kepedulian terhadap kesejahteraan masyarakat atau kebaikan orang lain.

4. Komitmen Mutu

Penyelenggaraan pemerintahan yang berorientasi pada layanan prima sudah tidak bisa ditawar lagi ketika lembaga pemerintah ingin meningkatkan kepercayaan publik. Apabila setiap lembaga pemerintah dapat memberikan layanan prima kepada masyarakat maka akan menimbulkan kepuasan bagi pihak-pihak yang dilayani. Sebagaimana diamanatkan dalam UUD 1945 bahwa layanan untuk kepentingan publik menjadi tanggung jawab pemerintah. Masyarakat semakin menyadari haknya untuk mendapatkan layanan terbaik dari aparatur pemerintah

(7)

(Yuniarsih, T., & Taufiq, M., 2015) . Berikut ini adalah ruang lingkup cakupan komitmen mutu yang meliputi aspek efektifitas dan efisiensi, inovasi dan komitmen mutu:

a. Efektivitas dan Efisiensi. Efektivitas organisasi berarti sejauh mana organisasi dapat mencapai tujuan yang ditetapkan, atau berhasil mencapai apapun yang coba dikerjakannya. Efektivitas organisasi berarti memberikan barang atau jasa yang dihargai oleh pelanggan.” Sementara efisiensi diukur dari ketepatan realisasi penggunaan sumber daya dan bagaimana pekerjaan dilaksanakan, sehingga dapat diketahui ada atau tidak adanya pemborosan sumberdaya, penyalahgunaan alokasi, penyimpangan prosedur, dan mekanisme yang ke luar alur.

b. Inovasi. Inovasi muncul karena adanya dorongan kebutuhan organisasi/perusahaan untuk beradaptasi dengan tuntutan perubahan yang terjadi di sekitarnya. Perubahan bisa dipicu antara lain oleh pergeseran selera pasar, peningkatan harapan dan daya beli masyarakat, pergeseran gaya hidup, peningkatan kesejahteraan, perkembangan ekonomi, pengaruh globalisasi, serta kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Inovasi dapat terjadi pada banyak aspek, misalnya perubahan produk barang/jasa yang dihasilkan, proses produksi, nilai-nilai kelembagaan, perubahan cara kerja, teknologi yang digunakan, layanan sistem manajemen, serta mindset orang-orang yang ada di dalam organisasi.

c. Komitmen Mutu. Mutu mencerminkan nilai keunggulan produk/ jasa yang diberikan kepada pelanggan (customer) sesuai dengan kebutuhan dan keinginannya, dan bahkan melampaui harapannya. Mutu merupakan salah satu standar yang menjadi dasar untuk mengukur capaian hasil kerja. Mutu juga dapat dijadikan sebagai alat pembeda atau pembanding dengan produk/jasa sejenis lainnya, yang dihasilkan oleh lembaga lain sebagai pesaing (competitors).

5. Anti Korupsi

Istilah korupsi berasal dari bahasa latin yakni corruptio atau corruptus yang disalin ke berbagai bahasa. Misalya di salin ke dalam bahasa inggris menjadi corruption atau corrupt, dalam bahasa prancis menjadi corruption dan dalam bahasa belanda disalin menjadi corruptive (korruptie). Agaknya dari bahasa belanda itulah lahir kata korupsi dalam bahasa Indonesia.

Corruptie yang juga disalin menjadi corruptien dalam bahasa belanda itu mengandung arti

perbuatan korup, penyuapan. Secara harfiah istilah tersebut berarti segala macam perbuatan yang tidak baik, seperti yang dikatakan Andi Hamzah sebagai kebusukan, keburukan, kejahatan,

(8)

ketidakjujuran, dapat disuap, tidak bermoral, penyimpangan dari kesucian, kata-kata atau ucapan yang menghina atau memfitnah (Utomo, Tri W., Basseng., & Purwana, B. H., 2017) .

Korupsi bukan lagi sebuah kejahatan yang biasa, dalam perkembangannya korupsi telah terjadi secara sistematis dan meluas. Menimbulkan efek kerugian negara dan dapat menyengsarakan rakyat. Karena itulah korupsi kini dianggap sebagai kejahatan luar biasa (extra

ordinary crime).

KPK bersama dengan para pakar telah melakukan identifikasi nilai-nilai dasar anti korupsi, dan dihasilkan sebanyak sembilan nilai anti korupsi, yaitu jujur, peduli, mandiri, disiplin, tanggung jawab, kerja keras, sederhana, berani, dan adil.

ANALISIS ISU

Alat analisis kriteria isu yang digunakan dalam penulisan rancangan aktualisasi ini adalah alat analisis APKL (Aktual, Problematika, Kekhalayakan, Kelayakan), sedangkan penentuan kualitas isu dilakukan dengan menggunakan alat analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth).

Tabel 3.1

Bobot Penetapan Kriteria Kualitas Isu APKL dan USG Bobot Keterangan

5 Sangat kuat pengaruhnya

4 Kuat pengaruhnya

3 Sedang pengaruhnya

2 Kurang pengaruhnya

1 Sangat kurang pengaruhnya

Tabel 3.2

Analisis Kriteria Isu Dengan Alat Analisis APKL

NO ISU A (1-5) P (1-5) K (1-5) L (1-5) Jumlah Peringkat

1. Belum maksimalnya sosialisasi kepada publik terkait produk hukum yang dibuat oleh Badan Kepegawaian

(9)

Daerah baik berupa Surat Keputusan maupun Peraturan Gubernur

2. Pengarsipan naskah-naskah Draft rancangan serta revisi-revisi terhadap produk hukum yang akan dibuat belum optimal

3 4 4 5 16 2

3. Belum dilaksanakannya digitalisasi informasi produk

hukum yang berbasis Website. 5 4 5 4 18 1

4. Naskah rancangan Surat Keputusan Gubernur dan Peraturan tidak melalui kajian akademik sesuai yang diamanatkan oleh Undang-Undang No. 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan.

3 3 3 4 13 5

5. Kurangnya koordinasi antar bidang teknis di lingkup Badan Kepegawaian Daerah dalam pembuatan Produk Hukum yang berkaitan dengan Kepegawaian.

5 3 3 3 14 4

Dari kriteria isu yang mendapat ranking tiga besar tersebut kemudian dilakukan analisis lanjutan yaitu analisis kualitas isu dengan alat analisis USG, yang meliputi kriteria :

1. Urgency : seberapa mendesak isu itu harus dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti. 2. Seriousness : seberapa serius isu itu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang

ditimbulkan.

3. Growth : seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani sebagaimana mestinya.

Penilaian secara USG dilakukan dengan menggunakan nilai dengan rentang nilai 1 sampai dengan 5, semakin tinggi nilai menunjukkan bahwa isu tersebut sangat urgen dan sangat serius untuk segera ditangani.

Tabel 3.3

Analisis Kualitas Isu Menggunakan Alat Analisis USG

No. Penilaian Masalah Kriteria Jumlah Peringkat U (1-5) S (1-5) G (1-5) 1. Belum maksimalnya sosialisasi kepada publik terkait

produk hukum yang dibuat oleh Badan Kepegawaian Daerah baik berupa Surat Keputusan maupun Peraturan Gubernur

3 4 4 11 3

2. Pengarsipan naskah-naskah Draft rancangan serta revisi-revisi terhadap produk hukum yang akan dibuat belum optimal

(10)

3. Belum dilaksanakannya digitalisasi informasi produk

hukum yang berbasis Website 5 5 4 14 1

HASIL CAPAIAN AKTUALISASI Realisasi Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan aktualisasi (off campus) dimulai dari tanggal 23 Maret 2021 sampai dengan 21 April 2021 yang bertempat di Sub Bagian Umum, Kepegawaian, dan Hukum Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Adapun rincian kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai berikut:

Tabel 3.4. Hasil Capaian Aktualisasi per Kegiatan

KEGIATAN 1 Melakukan konsultasi dan persetujuan pimpinan terkait rencana pelaksanaan kegiatan aktualisasi

Waktu Pelaksanaan 23 Maret 2021 Capaian Kegiatan Terlaksana

Hasil/ Output Lembar persetujuan dari pimpinan untuk melaksanakan kegiatan aktualisasi & Deskripsi wawancara/ notulensi

Lampiran Foto dan dokumen

Tahapan Kegiatan 1. Melakukan pertemuan dengan pimpinan.

Kegiatan awal yang dilakukan Peserta adalah menemui pimpinan dengan untuk menyampaikan apa yang akan dilakukan selama sebulan ke depan serta tujuan dilakukannya kegiatan ini.

2. Membahas rencana kegiatan atau gagasan.

Menyampaikan dan membahas ke mentor atau pimpinan mengenai rancangan aktualisasi yang telah diseminarkan, kemudian menyampaikan tujuan diadakannya kegiatan tersebut. Kegiatan ini bertujuan melaksanakan digitalisasi informasi produk hukum yang berbasis Website pada sub bagian Umum, Kepegawaian, dan Hukum di lingkup Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan.

3. Meminta bimbingan dan arahan terhadap kegiatan.

Setelah membahas rencana kegiatan, maka selanjutnya adalah meminta bimbingan atau arahan pimpinan terkait kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan, agar dapat berjalan dengan baik dan lancar hingga akhir kegiatan.

4. Mencatat hasil pertemuan dan bimbingan dari pimpinan.

Setelah mendapatkan bimbingan atau arahan dari pimpinan, peserta mencatat hasil pertemuan dengan pimpinan sebagai lembaran awal hasil dari kegiatan pertama dalam pelaksanaan aktualisasi. 5. Membuat surat rekomendasi kegiatan berdasarkan hasil pertemuan.

Setelah melakukan pertemuan dan membahas serta mendapat bimbingan atau arahan dari pimpinan, peserta selanjutnya membuat surat rekomendasi kegiatan berdasarkan hasil pertemuan dengan pimpinan.

(11)

6. Memasukkan surat rekomendasi kegiatan ke pimpinan untuk di setujui dan ditandatangani. Setelah membuat surat rekomendasi kegiatan, maka selanjutnya adalah mengajukan surat rekomendasi kegiatan kepada pimpinan untuk disetujui dan ditandatangani sebagai bentuk legalitas pelaksanaan aktualisasi di tempat kerja.

Kontribusi Terhadap Visi dan Misi

Sinergitas dan dukungan pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi mendorong pelaksanaan visi BKD yaitu terwujudnya PNS Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan yang Profesional, berkinerja, dan

sejahtera, dengan misi melakukan pembinaan, pengawasan, dan koordinasi dalam menyelenggarakan manajemen Pegawai Negeri Sipil sesuai urusan dalam tingkatan pemerintahan, sehingga secara tidak

langsung visi dan misi BKD terlaksana melalui adanya kegiatan aktualisasi ini.

Analisis Dampak

Kegiatan koordinasi dan konsultasi mendorong terciptanya kesepahaman tujuan dari kegiatan aktualisasi ini, selain itu akan memudahkan dan memperlancar Peserta dalam melaksanakan setiap tahapan kegiatan karena telah memperoleh izin dan dukungan langsung dari pimpinan.

Dampak negatif jika kegiatan ini tidak dilaksanakan akan meghambat pelaksanaan kegiatan aktualisasi dan menyebabkan rancangan aktualisasi batal terlaksana akibat tidak memperoleh izin pimpinan. Selanjutnya masalah yang akan timbul adalah tidak tercapainya sasaran kegiatan aktualisasi akibat dari ketidakpahaman tujuan pelaksaan kegiatan oleh pimpinan terkait.

KEGIATAN 2 Mengumpulkan informasi dan data terkait rencana pelaksanaan kegiatan.

Waktu Pelaksanaan 29, 30, 31, Maret 2021 Capaian Kegiatan Terlaksana

Hasil/ Output Lembaran hasil observasi dan lembar hasil wawancara

Tahapan Kegiatan 1. Melakukan observasi awal.

Observasi ataupun pengamatan awal merupakan kegiatan kedua yang berguna untuk mengumpulkan informasi awal berupa pencatatan hasil pengamatan di lingkungan kerja.

2. Melakukan wawancara umum untuk memperoleh informasi awal.

Wawancara merupakan salah satu alat pengumpul data yang berguna untuk merangkum penjelasan dan informasi terkait produk hukum yang ada di lingkup BKD. Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada rekan kerja/ informan yang terkait dengan rencana aktualisasi untuk memperoleh gambaran terkait produk hukum yang ada saat ini.

3. Mengumpulkan data dari hasil observasi dan wawancara kegiatan.

Setelah melakukan observasi awal dan melakukan wawancara umum, maka peserta mengumpulkan semua data dari hasil observasi dan wawancara sebagai informasi awal dan bahan untuk melaksanakan kegiatan selanjutnya.

(12)

Kegiatan ini merupakan cerminan dari terwujudnya misi BKD yaitu meningkatkan kualitas profesionalisme

Pegawai Negeri Sipil. Dengan penerapan metode yang obyektif dan valid akan meningkatkan kualitas output

yang dihasilkan, sehingga kualitas kegiatan aktualisasi akan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Analisis Dampak

Kegiatan pengambilan data awal dalam bentuk observasi dan wawancara sangat penting untuk dilakukan di awal kegiatan. Fungsi dari pengambilan data ini adalah untuk sebagai rujukan bagi Peserta dalam menentukan strategi dan intervensi perubahan yang akan diterapkan di lingkungan kerja. Informasi dari rekan kerja dan atasan juga menjadi modal peserta dalam membuat sistem dokumentasi kepegawaian di lingkungan BKD. Kegiatan pengambilan data awal ini juga mempengaruhi tahapan-tahapan kegiatan aktualisasi selanjutnya.

Dampak negatif jika pengambilan data awal tidak dilaksanakan akan mempengaruhi hasil output yang tid ak tepat guna. Dikhawatirkan kebutuhan organisasi tidak sesuai dengan apa yang dipersepsikan oleh Peserta, sehingga diperlukan informasi tambahan dari pemangku jabatan maupun rekan kerja yang ada di lingkungan organisasi.

KEGIATAN 3

Menyiapkan alat pemindaian dan bahan pemindaian yang akan digunakan dalam pelaksanaan kegiatan

Waktu Pelaksanaan 05,06, April 2021 Capaian Kegiatan Terlaksana

Hasil/ Output Bahan yang dibutuhkan tersedia dan Alat berfungsi dengan baik.

Tahapan Kegiatan 1. Menyiapkan bahan.

Bahan yang dibutuhkan dalam kegiatan ini adalah dokumen Surat Keputusan (SK), Peraturan Gubernur, aplikasi Brother Utilites yang telah di-install, dan arsip produk hukum lainnya di lingkup BKD. Bahan ini berguna dalam menunjang kegiatan scanning.

2. Menyiapkan dan memeriksa alat kerja.

Alat yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan ini adalah komputer dan alat scanning gambar. Kegiatan ini berguna untuk mengecek kesiapan komputer dan scan yang akan digunakan dalam

scanning, sehingga hambatan dalam proses scanning bisa diminimalisir. Alat scan yang digunakan

adalah scan bermerk dagang Brother type ADS-2200.

Kegiatan ini merupakan cerminan dari terwujudnya misi BKD yaitu meningkatkan kualitas profesionalisme

Pegawai Negeri Sipil. Menyiapkan alat dan bahan yang berfungsi optimal pada kegiatan scanning

merupakan perwujudan kualitas pegawai BKD yang mengutamakan profesionalisme dalam bekerja.

Analisis Dampak

Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan kesiapan bahan dan alat dalam melakukan kegiatan scanning dokumen produk hukum BKD. Bahan dan alat yang rusak bisa dideteksi lebih awal sebelum melakukan

scanning. Kesiapan alat dan bahan yang baik juga akan menghasilkan file gambar yang memiliki resolusi

yang baik, sehingga mampu dibaca dengan baik. Resolusi gambar juga mempengaruhi kualitas cetakan/ hasil print.

(13)

Ketika alat dan bahan tidak dalam kondisi prima/baik saat digunakan, hal ini akan mengurangi kualitas gambar yang dihasilkan, selain itu juga dapat menghambat proses scanning dikarekan alat dan bahan yang sewaktu-waktu bisa mengalami kerusakan.

KEGIATAN 4 Melakukan kegiatan scanning / pemindaian produk hukum. Waktu Pelaksanaan 08, 09, April 2021

Capaian Kegiatan Terlaksana

Hasil/ Output File gambar yang jelas dan tidak pecah

Lampiran Foto kegiatan

Tahapan Kegiatan 1. Menyiapkan dokumen produk hukum yang akan di scan / pindai. 2. Meng scan / memindai dokumen fisik produk hukum.

Langkah selanjutnya adalah membuka aplikasi brother utilies pada komputer, memasukkan kertas ke tempat penyimpanan kertas, dan mengklik scanning dokumen produk hukum.

3. Memberikan nama folder dan judul dokumen produk hukum hasil scanning.

Hasil dari scanning dokumen diberi nama sesuai jenis dokumennya (semisal PERGUB, SK, dan lain-lainnya), dan disimpan dalam folder yang telah diberi nama sesuai dengan jenis dokumennya

Kegiatan ini merupakan cerminan dari terwujudnya misi BKD, yaitu meningkatkan kualitas layanan

administrasi kepegawaian yang didukung dengan sistem Informasi Kepegawaian berbasis teknologi informatika dan komunikasi. Tersedianya data digital berupa file gambar merupakan kontribusi nyata untuk

menciptakan sistem kepegawaian yang baik untuk kepegawaian BKD. Analisis Dampak

Arsip digital / file gambar merupakan bahan utama pada kegiatan digitalisasi informasi produk hukum yang telah dirancang, sehingga kegiatan scan merupakan inti dari rangkaian kegiatan aktualisasi ini.

Tanpa proses kegiatan scanning dokumen produk hukum, maka kegiatan aktualisasi terhenti sampai di sini. KEGIATAN 5 Mengunggah dokumen digital kedalam website BKD

Waktu Pelaksanaan 12, 13 April 2021 Capaian Kegiatan Terlaksana

Hasil/ Output Kesesuaian hasil pemindaian dengan nomor, nama jenis folder dokumen.

Lampiran Foto Kegiatan

Tahapan Kegiatan

ada tahapan ini, file gambar yang telah diperoleh dari hasil scan, selanjutnya diupload ke dalam Website Badan Kepegawaian Daerah yang telah disiapkan sebelumnya. Adapun tahapan dalam proses uploading

file adalah sebagai berikut:

1. Login ke dalam Website / portal Badan Kepegawaian Daerah. 2. Masuk ke dalam menu Produk Hukum.

3. Mengetikkan nama produk hukum yang akan di unggah di website BKD. 4. Klik jenis dokumen yang akan ditambahkan file.

5. Upload / unggah file digital sesuai jenis dokumen.

6. Klik Save untuk menyimpan file yang telah di-upload ke Website / portal BKD. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi

(14)

Kegiatan ini merupakan cerminan dari terwujudnya misi BKD, yaitu meningkatkan kualitas layanan

administrasi kepegawaian yang didukung dengan sistem Informasi Kepegawaian berbasis teknologi informatika dan komunikasi. Tersesedianya data digital berupa file gambar merupakan kontribusi nyata untuk

menciptakan sistem informasi produk hukum yang baik untuk kepegawaian BKD. Analisis Dampak

Kegiatan upload file ini merupakan rangkaian yang tak terpisahkan dan merupakan salah satu kegiatan yang penting karena berkaitan dengan kesedian dokumen pada sistem informasi produk hukum. Jika kegiatan ini terlaksana maka akan membantu dalam pengelolaan produk hukum kepegawaian, akan mempermudah pencarian berkas/arsip dokumen produk hukum, sehingga dokumen produk hukum akan tersedia ketika dibutuhkan.

Jika kegiatan ini tidak terlaksana, maka aplikasi tidak siap digunakan karena file gambar perlu diupload ke sistem.

KEGIATAN 6 Monitoring Kegiatan Waktu Pelaksanaan 19 April 2021

Hasil/ Output Tidak terjadi kesalahan penggunaan sistem aplikasi.

Pada tahapan kegiatan ini, Peserta melakukan monitoring penggunaan Website / portal oleh rekan kerja, dengan memberikan kesempatan kepada rekan kerja untuk mengaplikasikan Website, dan dari monitoring ini akan menghasilkan evaluasi terkait sistem yang telah diaplikasikan.

Kegiatan ini merupakan cerminan dari terwujudnya misi organisasi, yaitu melakukan pembinaan,

pengawasan, dan koordinasi dalam menyelenggarakan manajemen Pegawai Negeri Sipil. Pada tahapan

kegiatan ini Peserta mengawasi rekan kerja dalam penggunaan sistem ini, dan memastikan bahwa sistem ini memberikan berkontribusi bagi tercapainya tujuan BKD dalam menyelenggarakan pemerintahan.

Analisis Dampak

Kegiatan monitoring ini bermanfaat untuk mengecek kembali apakah sistem dokumentasi produk hukum ini berfungsi dengan baik, mampu dipraktikkan, mampu dipahami oleh rekan kerja, serta menjadi dasar dalam kegiatan evaluasi.

Dampak negatif jika kegiatan ini tidak dilaksanakan adalah tidak adanya dasar dalam proses evaluasi kegiatan.

KEGIATAN 7 Evaluasi dan pembuatan laporan kegiatan. Waktu Pelaksanaan 20 April 2021

Hasil/ Output Lembar evaluasi dan Laporan kegiatan aktualisasi

Pada kegiatan ini Peserta membagikan lembar evaluasi kepada mentor/pimpinan dan kepada rekan kerja yang terlibat dalam proses kegiatan sebelumnya. Lembar evaluasi ini terdiri atas pernyataan dalam bentuk

rating scale (1-4) dan kolom saran/masukan. Berdasarkan lembar evaluasi ini tampak kelebihan dan

kekurangan dari sistem aplikasi ini. Setelah evaluasi kegiatan, langkah selanjutnya adalah dengan merangkum setiap kegiatan yang dilakukan dalam bentuk laporan aktualisasi.

(15)

pengawasan, dan koordinasi dalam menyelenggarakan manajemen Pegawai Negeri Sipil. Diharapkan dari

kegiatan evaluasi dan pembuatan laporan ini dapat memberikan kontribusi nyata dalam penyelenggaran manajemen PNS yang lebih efektif dan efisien, sehingga visi dan misi BKD dapat tercapai.

Analisis Dampak

Kegiatan evaluasi merupakan kegiatan yang berguna untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari sistem digitalisasi informasi produk hukum yang telah dibuat, sehingga Peserta memperoleh gambaran sejauh mana sistem ini berfungsi dengan baik.

Tanpa adanya kegiatan evaluasi maka Peserta akan mengalami kesulitan dalam mengevaluasi sistem yang telah dibuat, sehingga hal ini mengurangi informasi untuk melakukan pengembangan di kemudian hari.

KEGIATAN 8 Menyampaikan laporan hasil kegiatan kepada pimpinan dan umpan balik.

Waktu Pelaksanaan 21 April 2021 Capaian Kegiatan Terlaksana

Hasil/ Output Lembar Notulensi, surat pernyataan komitmen pimpinan.

Pada kegiatan ini Peserta menemui pimpinan dan meminta izin untuk menyampaikan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan selama kurang lebih sebulan di tempat kerja. Kegiatan ini berlangsung di ruang sekretariat Badan Kepegawaian Daerah. Hasil dari penyampaian kegiatan ini berupa tanggapan mentor/pimpinan terhadap kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan.

pengawasan, dan koordinasi dalam menyelenggarakan manajemen Pegawai Negeri Sipil. Diharapkan dari

penyampaian hasi kegiatan ini dapat memberikan kontribusi nyata dalam penyelenggaran manajemen PNS di lingkup BKD yang lebih efektif dan efisien, sehingga visi dan misi BKD dapat tercapai.

Analisis Dampak

Kegiatan penyampaian hasil kegiatan ini wajib untuk dilakukan karena merupakan bentuk pertanggungjawaban Peserta terhadap apa yang telah dilakukan. Dampak positif dari kegiatan ini akan mendorong kepercayaan pimpinan dan organisasi kepada Peserta, terjalin komunikasi yang positif dengan pimpinan, dan memperoleh tanggapan yang sifatnya membangun dari mentor/pimpinan.

Apabila kegiatan ini tidak dilaksanakan maka akan berdampak pada kurangnya kepercayaan pimpinan kepada Peserta, hasil output dari kegiatan ini tidak bisa diaplikasi di tempat kerja karena tidak bisa dipertanggungjawabkan.

Faktor Pendukung Kegiatan

Kegiatan aktualisasi ini dapat terlaksana berkat dukungan dan masukan dari berbagai pihak. BKD sebagai tempat pelaksanaan kegiatan sangat responsif terhadap kebutuhan peserta dalam memenuhi tuntutan kegiatan aktualisasi ini. Kebutuhan tersebut meliputi izin untuk melakukan kegiatan, kesiapan data, alat, bahan, dan sebagainya sangat membantu Peserta. Selain itu, kemampuan mentor dan coach dalam memberikan arahan dan

(16)

motivasinya juga sama baiknya. Mampu mengarahkan Peserta untuk memberikan laporan kegiatan yang berkualitas dan hasilnya mampu dipertanggungjawabkan.

Faktor Penghambat Kegiatan

Pada pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini Peserta tidak memiliki hambatan yang berarti. Peserta mampu melaksanakan setiap tahapan kegiatan dengan baik. Walaupun di tengah proses pelaksanaannya, Peserta mengalami hambatan pada penyesuaian waktu kantor dengan waktu pelaksanaan kegiatan aktualisasi. Namun hal tersebut bukanlah menjadi hambatan bagi Peserta untuk memberikan hasil terbaik di laporan ini

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah peserta melaksanakan aktualisasi ditempat kerja maka dapat ditarik suatu kesimpulan yaitu :

1. Dengan adanya digitalisasi informasi produk hukum maka akan mempermudah pegawai atau publik dalam mencari suatu produk hukum yang mereka butuhkan

2. Kegiatan aktualisasi ini peserta dapat langsung menerapkan nilai dasar ASN dalam setiap tahapan kegiatan aktualisasi.

3. Dengan adanya kegiatan aktualisasi ini, secara tidak langsung dapat mewujudkan visi organisasi Badan Kepegawaian Daerah yaitu “ terwujudnya Pegawai Negeri Sipil

Pemerintah Sulawesi Selatan yang Profesional, Berkinerja dan Sejahtera “, serta

menjalankan misi Badan Kepegawaian Daerah yaitu : Meningkatkan kualitas layanan administrasi kepegawaian berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

Adapun saran dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:

1. Diperlukan kegiatan pengumpulan produk hukum secara berkala oleh pegawai BKD untuk diarsipkan dan digitalisasi untuk kebutuhan kepegawaian.

2. Diperlukan pembaharuan Website Badan Kepegawaian Daerah.

3. Diperlukan rak lemari khusus untuk produk hukum kepegawaian di subbagian Umum, Kepegawaian, dan Hukum.

4. Diharapkan dari kegiatan ini akan terus berkelanjutan.

DAFTAR PUSTAKA

(17)

Kumorotomo, W., Wirapradja D., Nana R., & Imbaruddin, A. (2015). “Etika Publik” Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Kusumasari, B., Dwiputrianti, S., & Allo L. E. (2015). “Akuntabilitas” Modul Pendidikan dan

Pelatihan Prajabatan Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Latief, Y., Suryanto, A., & Muslim, A. (2015). “Nasionalisme” Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Peraturan Lembaga Administrasi Negara (Per LAN) Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil.

Perka BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian. Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 100 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan

Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.

Tim Penulis Komisi Pemberantasan Korupsi. (2015). “Anti Korupsi” Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan I/II dan Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

Utomo, Tri W., Basseng., & Purwana, B. H. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Habituasi. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Yuniarsih, T., & Taufiq, M. (2015). “Komitmen Mutu” Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.