1.1. Mendukung pencapaian standar pengelolaan dokumen ilmiah dalam bentuk digital;

(1)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/ Wakil manajemen dari Institut Pertanian Bogor

1 DKSI

1.

TUJUAN

1.1. Mendukung pencapaian standar pengelolaan dokumen ilmiah dalam bentuk digital; 1.2. Mengoptimalkan penggunaan fasilitas alat pemindaian dokumen yang telah tersedia; 1.3. Mendukung penyimpanan dokumen ilmiah yang bernilai guna lebih mudah disediakan dan

dikumpulkan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien jika sewaktu-waktu dibutuhkan;

1.4. Mendukung pencapaian jaminan bahwa isi, konteks, dan struktur dokumen ilmiah dapat dikelola secara keseluruhan sehingga mampu menjamin keaslian dan kehandalan dokumen ilmiah.

2. RUANG LINGKUP

2.1. Prosedur operasi baku ini mencakup pemindaian dokumen ilmiah. Mulai tahap permintaan data, pemilahan data, pemindaian data, dan penyimpanan data.

2.2. Prosedur operasi baku ini berisi proses pemindaian dokumen ilmiah pada tahap konversi format data data digital dan penyimpanan data secara on-line.

3. DEFINISI

3.1. Institut: Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai penyelenggara pendidikan tinggi. 3.2. DKSI: Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, yaitu unit kerja institut 3.3. Daring: Dalam jaringan atau lebih dikenal dalam istilah asing yaitu on-line

3.4. Repository: sistem informasi berbasis web yang berisi kumpulan informasi karya ilmiah yang ada di lingkungan Institut, yang disusun oleh warga Institut dan diterbitkan serta di pulikasikan oleh Institut

3.5. unit kerja: Unit kerja di Institut 3.6. dept: deprtemen di Institut 3.7. fak: fakultas di Institut

4. REFERENSI

4.1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik indonesia Nomor 37 tahun 2006 tentang tata kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

4.2. Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor: 06/I3/PL/2010 tentang Serah-Simpan Karya Ilmiah di Lingkungan Institut Pertanian Bogor

(2)

2 DKSI

1.1.

Kriteria dokumen ilmiah yang dapat digitalisasi

1.1.1. Dokumen merupakan tulisan karya ilmiah yang disusun atau dibuat oleh dosen, staf, mahasiswa Institut pada saat karya ilmiah tersebut dipublikasikan.

1.1.2. Jenis karya ilmiah dapat berupa skripsi, disertasi dan tesis atau selain sikripsi, disertasi dan tesis (jurnal, prosiding, artikel, orasi ilmiah, laporan penelitian dan presentasi artikel ilmiah).

1.1.3. Dokumen merupakan dokumen milik Institut yang dipulbilasikan di Institut. 1.1.4. Dokumen bukan berupa buku komersial atau belum dipublikasikan.

1.2.

ketentuan penamaan dan pengelompokan dokumen ilmiah

1.2.1. Penamaan dokumen ilmiah skripsi, disertasi dan tesis 1.2.1.1. Penamaan skripsi yaitu:

[huruf fakultas][dua digit tahun kelulusan][tiga huruf inisial pengarang] contoh: A11abc

1.2.1.2. Penamaan disertasi dan tesis yaitu:

[empat digit tahun kelulusan][tiga huruf inisial pengarang] contoh: 2011abc 1.2.1.3. Pengelompokan pada media penyimpanan lokal adalah berdasarkan fakultas

yang ada di lingkungan Institut

1.2.1.4. Pengelompokan skripsi, disertasi dan tesis pada repository adalah berdasarkan depertemen yang ada di lingkungan Institut

1.2.2. Penamaan dan pengelompokan dokumen ilmiah selain skripsi, disertasi dan tesis 1.2.2.1. File ilmiah diberi nama berdasarkan judul artikel, inisial nama pengarang dan

tahun terbit.

1.2.2.2. Artikel yang tercantum dalam sebuah buku dikumpulkan dalam satu folder yang dinamai sama dengan sebagian atau seluruh bagian judul buku tersebut

1.3.

Ketentuan pemotongan dokumen ilmiah menjadi beberapa bagian 1.3.1. Dokumen ilmiah skripsi, disertasi dan tesis

1.3.1.1. Dokumen ilmiah dipotong menjadi beberapa bagian berdasarkan sub judul utama yang tercantum didalamnya.

1.3.1.2. Pembagian tersebut yaitu:

1.3.1.2.1. Cover: berisi halaman cover, halaman sampul, sampai halaman pengesahan

(3)

3 DKSI

1.3.1.2.3. Bagian per BAB, chapter, atau bentuk sub judul utama lainnya. Contoh: BAB I. Pendahuluan, BAB II. Metode Pembahasan, hingga BAB xx. Kesimpulan

1.3.1.2.4. Daftar Pustaka: beisi referensi dokumen ilmiah 1.3.1.2.5. Lampiran: hasil dari penelitian

1.3.1.2.6. Full text: dokumen ilmiah secara utuh tetap diikut sertakan 1.3.2. Dokumen ilmiah selain skripsi, disertasi dan tesis

1.3.2.1. Doklumen ilmiah dipotong menjadi dua bagian yaitu abstrak dan full text

1.4.

Ketentuan pembubuhan metadata

1.4.1. Metadata adalah pembubuhan identitas dokumen ilmiah

1.4.2. Data yang dibubuhkan adalah nama pengarang, judul, subjek, dan kata kunci

1.4.3. Isi data disesuaikan dengan data dokumen ilmiah asli. Namun apabila data tidak lengkap, dilengkapi dengan membubuhkan nama Institut, yaitu IPB (Bogor Agricultural University

1.5.

Ketentuan pembubuhan watermark hak cipta milik Institut

1.5.1. Watermark adalah gambar yang berisi logo institut, dan ketentuan hak cipta milik IPB 1.5.2. Selanjutnya format watermark dibuat dan disiapkan oleh pihak DKSI

1.5.3. Watermark dibubuhkan diletakan di bagian kiri file, ukuran gambar dengan file 100% atau fit to screen dan opacity 80% atau lebih dari 60% disesuaikan ketajaman teks pada dokumen ilmiah tersebut.

(4)

4 DKSI

2. PROSEDUR

2.1.

Bagan Alir Prosedur

(5)

5 DKSI

2.1.2. Prosedur pengunggahan dokumen ilmiah

2.2.

Rincian Prosedur pemindaian dokumen ilmiah 2.2.1. Tahap penerimaan dokumen ilmiah

2.2.1.1. Dokumen ilmiah diterima dari unit kerja, dosen, pusat penelitian, atau kantor/direktorat di lingkungan Institut.

2.2.1.2. Dokumen dapat diserahkan langsung pihak unit kerja, dosen, pusat penelitian, atau kantor/direktorat di lingkungan Institut, atau dijemput oleh pihak DKSI 2.2.2. Tahap pencatan dokumen ilmiah masuk

(6)

6 DKSI

2.2.2.1. Dokumen yang masuk dicatat dalam buku catatan penerimaan dokumen ilmiah. 2.2.2.2. Data yang dicatat yaitu: tanggal masuk, unit kerja/dept/fak yang mengirim, jenis

karya ilmiah, tanda tangan penerima, tandatangan pengirim, tempat penyimpanan data, dan alamat situs tempat penyimpanan daring.

2.2.2.3. Pengirim dokumen di berikan surat tanda terima dokumen ilmiah, yang berisi: nama pengirim, unit kerja/dept/fak, jenis karya ilmiah, format data yang di kirim (softcopy atau hardcopy), tanggal diterima.

2.2.3. Tahap pengecekan dokumen ilmiah

2.2.3.1. Dokumen yang masuk dicek, apakah berupa karya ilmiah dan hak publikasi milik Institut? Jika iya, maka dokumen dapat dipindai. Namun, jika tidak, dokumen akan dikembalikan atau dalam flowchart selesai diproses.

2.2.3.2. Jika dokumen adalah benar hak publikasi mikil Institut, maka dilakukan pengecekan ulang, apakah dokumen ilmiah tersebut adalah dokumen yang belum diunggah di media penyimpanan daring? Apabila dokumen ilmiah tersebut sudah tersimpan di media penyimpanan daring (dalam hal ini

http://repository.ipb.ac.id) maka dokumen ilmiah tidak akan dipindai, dan selesai diproses. Namun apabila belum, dokumen akan diteruskan pada tahap

pemindaian dokumrn ilmiah. 2.2.4. Tahap pemindaian dokumen ilmiah

2.2.4.1. Pemindaian dilakukan dengan menggunakan software Adobe Acrobat.

2.2.4.2. Pada tahap create file pilih alat pemindaian yang telah tersedia, dan pilih format dokumen.

2.2.4.3. Format dokumen adalah image atau gambar, bukan dalam bentuk teks atau OCR. Hal ini bertujuan agar dokumen elektronik tetap sama dengan dokumen asli.

2.2.4.4. Pengaturan warna dan ukuran kertas disesuaikan dengan kondisi fisik dokumen ilmiah yang akan dipindai.

2.2.5. Tahap penyimpanan dokumen ilmiah setelah dikakukan pemindaian

2.2.5.1. File hasil pemindaian dokumen ilmiah diberi nama sesuai dengan ketentuan umum poin (5.2.)

2.2.5.2. Dokumen ilmiah yang telah dipindai tersebut lalu dikelompokan berdasarkan jenis karya ilmiah dalam satu folder.

2.3.

Rincian pengunggahan dokumen ilmiah 2.3.1. Tahap pengelompokan dokumen ilmiah

(7)

7 DKSI

2.3.1.1. Pengelompokan dokumen dilakukan pengecekan ulang, sehingga

pengelompokan pada folder-folder yang telah dibuat di poin (6.2.5.2) adalah sama dengan koleksi di media penyimpanan daring.

2.3.2. Tahap pengecekan ulang di media penyimpanan daring

2.3.2.1. Dokumen ilmiah dicek kembali, apakah sudah diunggah sebelumnya atau belum? Jika sudah, dokumen selesai diproses.

2.3.2.2. Tahap ini dilakukan untuk menghindari dokumen diunggah lebih dari satu kali oleh pelaksana berbeda.

2.3.3. Tahap konversi file pemindaian dari bentuk image ke bentuk teks

2.3.3.1. Dokumen yang dipindai dikonversi ke dalam bentuk teks, dapat di ketik ulang atau di konversi dengan menggunakan software tertentu dengan mengutamaan kesamaan isi dokumen ilmiah asli

2.3.3.2. Hasil konversi adalah abstrak atau ringkasan dari dokumen ilmiah 2.3.3.3. Format file hasil konversi adalah *.doc atau *.pdf

2.3.4. Tahap pemotongan dan pembubuhan metadata dan watermark

2.3.4.1. Dokumen ilmiah skripsi, disertasi dan tesis dipilah dan dipotong menjadi beberapa bagian sesuai dengan ketentuan poin (1.3)

2.3.4.2. Dokumen yang sudah menjadi beberapa bagian dibubuhkan metadata dan watermark sesuai dengan ketentuan poin (1.4)

2.3.5. Tahap pengunggahan dokumen ilmiah

2.3.5.1. Dokumen diunggah ke media penyimpanan daring di alamat situs: http://repository.ipb.ac.id

2.3.5.2. Format file yang diunggah adalah *.doc, *.ppt, *.pdf, *ps, atau format lain yang dibutuhkan

2.3.5.3. Data yang ikut dimasukkan saat penggunggahan file adalah nama pengarang, judul artikel, penerbit, tahun terbit, abstrak atau ringkasan jika ada, subjek atau kata kunci, dan data lainnya yang berkaitan dengan dokumen ilmiah yang diunggah

2.3.5.4. Hak akses dokumen ilmiah disesuaikan berdasarkan ketentuan yang ada di institut.

(8)

8 DKSI

3. DOKUMEN PENDUKUNG

1.1. Dokumen pendukung terdiri atas :

No Kode Nama Borang/Dokumen Pendukung Lokasi

Dokumen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.