BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis Studi Kelayakan
Studi Kelayakan merupakan tahapan awal dari penelitian mengenai rancangan sistem informasi pengawasan bibliografis di Perpustakaan Nasional RI. Tujuan dilakukannya studi kelayakan ini adalah untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan dan upaya memastikan bahwa perancangan ini benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya yang ada. Studi kelayakan merupakan penentuan strategi dari sistem yang akan dibangun. Pengembangan sistem informasi diawali dengan mengadakan studi kelayakan terhadap empat elemen penting yang meliputi:
1) Kelayakan teknologi, untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau membutuhkan teknologi yang baru.
2) Kelayakan ekonomis, untuk melihat apakah manfaat yang akan didapatkan pada sistem yang diusulkan ini akan lebih besar dibandingkan biaya yang dikeluarkan.
3) Kelayakan legal, untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang diusulkan dengan kewajibannya secara legal.
4) Kelayakan waktu, merupakan kelayakan dalam waktu pengembangan dan pengaplikasian sistem yang dibangun.
4.1.1. Kelayakan Teknologi
Spesifikasi kebutuhan teknologi yang dibutuhkan untuk kebutuhan perangkat keras adalah setara atau lebih dengan Intel Pentium 4 dan memory 512 MB. Kebutuhan perangkat lunak adalah Windows XP atau Vista. Spesifikasi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut sangat layak untuk digunakan di perpustakaan nasional, karena perangkat tersebut sangat mudah didapatkan di pasaran dan juga memenuhi kapasitas yang diperlukan. Sebagian besar staf di Subdirektorat Deposit telah menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan pada perancangan sistem informasi ini, oleh
sebab itu akan mempermudah staf untuk mengoperasikan perancangan sistem informasi tersebut.
4.1.2.
Kelayakan ekonomi sangat berkaitan erat dengan analisis biaya dan manfaat. Analisis biaya-manfaat dapat digunakan untuk menentukan apakah manfaat yang diterima dari sistem yang diusulkan akan melebihi biayanya. Biaya dapat diidentifikasikan dengan membaginya menjadi dua kategori, yaitu:
Kelayakan Ekonomi
1) Biaya yang hanya timbul sekali (one time cost) a) Pengadaan perangkat keras.
b) Pengadaan perangkat lunak, biaya yang timbul dari semua perangkat lunak yang dibeli untuk sistem yang diusulkan, termasuk perangkat lunak sistem operasi (jika tidak digabung dengan perangkat keras) dan perangkat lunak pengontrol jaringan.
c) Konversi data sistem lama ke sistem baru. 2) Biaya berulang (recurring cost)
a. Pemeliharaan peranti keras. b. Pemeliharaan perangkat lunak.
Uraian dari beberapa unsur biaya yang telah diuraikan sebelumnya, dapat terlihat bahwa terdapat biaya yang dapat diminimalkan anggarannya yaitu pengadaan perangkat keras, karena setiap pegawai yang akan mengoperasikan sistem informasi ini sebagian besar sudah difasilitasi perangkat keras untuk melaksanakan pemasukan data bibliografi.
Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi manfaat sistem, manfaat berwujud (tangible benefits) dan manfaat tidak berwujud (intangible benefits): 1) Manfaat berwujud
Manfaat berwujud merupakan manfaat yang dapat diukur dan dinyatakan dalam istilah keuangan. Mengingat Perpustakaan Nasional RI merupakan lembaga pemerintah nirlaba, maka manfaat yang dapat diambil dari perancangan basis data ini adalah dapat mengurangi berbagai biaya yang telah dikeluarkan bagi pemeliharaan tiga sistem yang digunakan di Subdirektorat Deposit sebab beberapa aplikasi sistem yang berjalan pada saat ini merupakan aplikasi berbayar.
Perancangan sistem yang diusulkan merupakan sistem yang sudah yang terintegrasi, maka biaya akan pemeliharaan sistem dapat dikurangi.
Manfaat lain yang didapat dengan adanya sistem baru ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman daftar koleksi Deposit yang selama ini selalu dikirimkan ke perpustakaan daerah dan sebagian kecil penerbit yang ada di Indonesia. Aplikasi sistem yang dirancang ini sudah dapat menyediakan informasi terkini mengenai koleksi deposit yang sudah diterima oleh perpustakaan nasional melalui portal Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI.
2) Manfaat yang tidak berwujud
Manfaat ini merupakan keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang, tetapi sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas maupun kuantitas pelaksanaan pekerjaan. Kelebihan dari sistem yang diusulkan ini dari sistem berjalan adalah dapat meminimalkan duplikasi data pada saat pemasukan data, sehingga pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat dan meminimalkan pemborosan waktu. Pemustaka maupun penerbit dapat melihat daftar terbitan deposit terkini melalui media internet dengan cepat dan akurat. Keberadaan sistem ini akan mempermudah pelaksana undang-undang deposit untuk melakukan perencanaan berikutnya dalam rangka pengumpulan koleksi deposit.
Berdasarkan uraian sebelumnya mengenai biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan didapatkan, maka dapat diketahui bahwa perpustakaan nasional tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk memperoleh manfaat yang besar dari usulan sistem ini. Kesimpulan yang dapat diambil bahwa perancangan sistem ini dianggap layak untuk dilanjutkan.
4.1.3. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan etika atau hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun peraturan yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan lembaga tersebut. Dalam perancangan sistem ini, dapat dipastikan bahwa legalitas dari sistem yang diusulkan ini jika diterapkan tidak akan melanggar hukum dikemudian hari, karena perangkat lunak yang akan digunakan ini merupakan
perangkat lunak yang memiliki lisensi berbayar dan legal sesuai dengan perijinannya.
Rancangan sistem ini merupakan paket informasi yang tidak melanggar hukum, sebab paket informasi yang akan ditampilkan hanyalah berbentuk daftar dan data bibliografis koleksi deposit saja, bukan isi seluruh dari koleksi. Dengan demikian, maka pengarang maupun penerbit tidak akan khawatir bahwa terbitannya akan dibajak oleh pihak manapun.
4.1.4. Kelayakan Waktu
Kelayakan waktu digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas tertentu dan juga mempertimbangkan apakah waktu yang akan dihabiskan akan lebih efisien dibandingkan sistem yang lama. Kelayakan jadwal (schedule feasibility) berkaitan dengan kemampuan untuk mengimplementaskan perancangan sistem ini ke dalam kerangka waktu yang dapat diterima.
Perancangan sistem informasi ini akan dilaksanakan di Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI. Penyelesaian rancangan sistem informasi direncanakan selesai dalam jangka waktu enam bulan setelah rancangan selesai. Rancangan akan diselesaikan hingga akhir Juni 2011, sedangkan implementasi dari rancangan ini akan terealisasi dalam waktu enam bulan terhitung dari 1 Juli hingga 31 Desember 2011.
4.2. Investigasi Sistem
Investigasi sistem dilakukan terhadap tiga aplikasi sistem yang sedang berjalan saat ini di Subdirektorat Deposit. Setiap tahun jumlah koleksi deposit semakin semakin meningkat hingga saat ini. Berdasarkan hasil pengamatan dan observasi, daftar koleksi tidak dapat disajikan secara cepat dan akurat. Fakta ini dapat dilihat dari daftar seluruh terbitan yang diterima tiap tahun jumlahnya masih sangat sedikit dibandingkan penerimaan koleksi deposit secara fisik. Hal ini dapat terjadi karena dalam proses pemasukan data yang menghasilkan daftar karya cetak dan rekam berbasis web ini dimasukkan datanya pada tiga aplikasi yang berbeda satu dengan lainnya.
Uraian dari proses kerja pada ketiga aplikasi sistem yang digunakan Subdirektorat Deposit adalah sebagai berikut:
(1) Unit kerja penerimaan yang memiliki tugas untuk menerima koleksi dari penerbit dan pengusaha rekaman, kemudian memasukkan data bibliografi dan data wajib serah ke sistem Delsys (Deposit library system) dan sebagian staf di unit kerja penerimaan juga melakukan pemasukan data pada aplikasi statistik deposit melalui portal deposit.
(2) Unit kerja pengolahan, terdiri dari empat unit kerja berdasarkan jenis koleksi yang diolah meliputi unit kerja monografi, literatur kelabu dan jenis terbitan berkala. Salah satu tugas yang dilakukan adalah pemasukan seluruh data bibliografi koleksi deposit ke aplikasi Inlis (Integrated library system).
Faktor yang menyebabkan tidak terintegrasinya aplikasi sistem dalam pengelolaan koleksi deposit di Subdirektorat Deposit dilatarbelakangi oleh berbagai hal. Berikut ini adalah uraian dari masing-masing aplikasi antara lain: (1) Aplikasi Penerimaan KCKR di portal deposit
Sistem pertama yang digunakan hingga saat ini di Subdirektorat Deposit adalah aplikasi untuk portal deposit yang dibuat pada tahun 2003. Pada saat itu unit kerja penerimaan masih menggunakan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit. Empat unit kerja dalam pengolahan koleksi deposit juga memiliki aplikasi sistem masing-masing yang belum berbasis web, oleh sebab itu Subdirektorat Deposit berinisiatif untuk membuat suatu aplikasi baru yang dapat menampilkan informasi koleksi deposit yang dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional RI sebagai bentuk laporan pertanggungjawaban kepada penerbit serta media sosialiasi koleksi deposit kepada masyarakat maupun pemustaka.
Fitur yang dimiliki pada aplikasi ini adalah fitur pemasukan data dan fitur luaran data. Proses pemasukan data yang dapat dilakukan pada aplikasi ini terdiri dari:
(a) Pemasukan data terbitan (koleksi)
Cantuman yang dapat dimasukkan pada antarmuka terbitan atau koleksi terdiri dari: judul terbitan, jenis koleksi, tahun terbit, kota terbit, nama penerbit, kode deposit, nomor deposit, ISBN/ISSN, subyek (Gambar 3).
Gambar 3 Antarmuka Pemasukan Data Koleksi Portal Deposit (b) Pemasukan data wajib serah
Cantuman yang dimasukkan pada aplikasi ini terdiri dari: nama penerbit, alamat, nomor telepon, nomor faksimili, alamat surat elektronik, dan alamat situs web penerbit (gambar 4).
(c) Daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah
Fitur lainnya yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah informasi dari hasil proses pemasukan data berupa informasi daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah (Gambar 5).
Gambar 5 Daftar Koleksi Aplikasi Portal Deposit (2) Aplikasi Inlis
Sistem kedua yang digunakan hingga saat ini di Subdirektorat Deposit adalah aplikasi Inlis. Aplikasi ini dibuat pada tahun 2008 yang digagas atas kerjasama antara Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dengan Subbidang Otomasi Perpustakaan. Tujuan awal dari pembuatan aplikasi ini adalah menggantikan sistem lama, yaitu VTLS yang digunakan oleh Bidang Pengolahan Pustaka dalam pemasukan data bibliografi. Faktor yang menyebabkan terjadinya penggantian sistem lama ke sistem baru ini adalah aplikasi lama ini merupakan aplikasi berbayar yang sangat mahal dan dalam proses pemasukan data terjadi pembatasan jumlah operator yang dapat mengoperasikan aplikasi ini.
Proses pemasukan data pada aplikasi Inlis merupakan pemasukan data bibliografi seluruh koleksi Perpustakaan Nasional RI baik koleksi deposit maupun koleksi pusat jasa informasi (Gambar 6). Cantuman yang termuat pada fitur pemasukan data ini terdiri dari: lembaga kepemilikan, nomor panggil (no. klasifikasi), nomor panggil deposit, judul koleksi, jenis koleksi, deskripsi fisik,
tempat terbit, penerbit, tahun terbit, seri, catatan, tajuk subjek, pengarang tambahan, nomor induk dan lokasi koleksi.
Gambar 6 Antarmuka Pemasukan Data Bibliografi Aplikasi INLIS
Luaran sistem aplikasi INLIS ini adalah berbentuk katalog yang berguna sebagai sarana temu kembali koleksi sesuai dengan luaran yang dibutuhkan oleh Bidang Layanan Koleksi agar pemustaka dapat mengakses koleksi Perpustakaan Nasional RI dengan mudah. Luaran yang dihasilkan oleh aplikasi INLIS dalam bentuk katalog ini ternyata belum dapat mengakomodir kebutuhan informasi koleksi deposit (Gambar 7). Subdirektorat Deposit membutuhkan suatu informasi statistik hasil dari penerimaan koleksi deposit secara khusus yang sangat berguna sebagai acuan untuk mengambil kebijakan dalam melakukan pengumpulan terbitan koleksi deposit dari wajib serah. Tidak tersedianya beberapa fitur yang dibutuhkan Subdirektorat Deposit yang salah satunya adalah fitur data wajib serah ini menyebabkan unit kerja penerimaan dan beberapa pustakawan yang mengolah koleksi deposit tidak menggunakan aplikasi Inlis dalam melaksanakan tugasnya.
Tidak tersedianya beberapa fitur yang dibutuhkan oleh Subdirektorat Deposit pada aplikasi Inlis ini dikarenakan pada saat perancangan awal aplikasi ini tidak terbangun komunikasi antara pengambil kebijakan di Subdirektorat Deposit dengan pengambil kebijakan di Subbidang Otomasi sebagai pelaksana dari pembuatan aplikasi Inlis, bahkan Kepala Subdirektorat Deposit pada saat itu
tidak mendukung keberadaan dari aplikasi ini untuk diterapkan di Subdirektorat Deposit, walaupun akhirnya saat ini seluruh unit kerja pengolahan diwajibkan menggunakan aplikasi ini untuk mengolah koleksi deposit, kecuali unit kerja penerimaan. Pada saat perancangan aplikasi ini tim yang dilibatkan hanya Subbidang Otomasi, Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Bidang Layanan Koleksi, sedangkan Subdirektorat Deposit tidak terlibat dalam pembuatan aplikasi ini, sehingga fitur yang disediakan pada aplikasi Inlis hanya mengakomodir kebutuhan informasi bagi Bidang Layanan Koleksi dan Bidang Pengolahan Bahan Pustaka saja.
Gambar 7 Katalog Perpustakaan Nasional RI pada Aplikasi INLIS
(3) Aplikasi Delsys (Deposit Library System)
Aplikasi ketiga yang digunakan Subdirektorat Deposit adalah aplikasi Delsys (Gambar 8). Aplikasi ini mulai aktif digunakan pada tahun 2009 sebagai pengganti penggunaan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit. Aplikasi Delsys ini dianggap paling baik untuk digunakan sebab aplikasi yang tersedia yaitu Inlis yang digunakan oleh unit kerja pengolahan tidak menyediakan fitur untuk pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit secara khusus yang tidak digabungkan dengan koleksi Perpustakaan Nasional RI hasil pembelian sendiri.
Fitur pemasukan data yang disediakan pada aplikasi sistem ini hampir sama dengan aplikasi penerimaan KCKR deposit pada portal deposit, yaitu pemasukan data koleksi dan pemasukan data wajib serah. Fitur pemasukan data koleksi terdiri dari: judul koleksi, jenis koleksi, pengarang, nama wajib serah, tempat terbit, tahun terbit, wilayah terbit, tanggal registrasi. Fitur pemasukan data kedua adalah fitur pemasukan data wajib serah yang terdiri dari: nama penerbit, pengelompokan wajib serah berdasarkan instansi pemerintah atau swasta, situs web, wilayah, kode wilayah dan kode wajib serah.
Gambar 8 Fitur Pemasukan Data Koleksi
Informasi yang dihasilkan dari aplikasi ini adalah statistik penerimaan koleksi deposit beserta data wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional RI yang bermanfaat untuk mengetahui jumlah penerimaan koleksi deposit berdasarkan periode waku tertentu.
Hasil investigasi dari ketiga sistem berjalan yang terdiri dari aplikasi Inlis, Delsys dan informasi KCKR pada portal deposit ini dapat diambil kesimpulan bahwa ketiga sistem ini melakukan proses kegiatan yang sama yaitu pemasukan data bibliografi yang berakibat terjadinya duplikasi data. Perbedaan pemasukan data hanya terdapat pada beberapa bagian saja, antara lain :
(1) Kelengkapan cantuman data bibliografi.
Cantuman yang sama pada pemasukan data dari ketiga sistem ini meliputi nomor panggil, entri utama (pengarang), judul, tempat terbit, penerbit, tahun
terbit, jenis koleksi, dan jumlah eksemplar. Cantuman dalam aplikasi Inlis lebih lengkap dibandingkan cantuman yang ada pada dua aplikasi lainnya. Cantuman lain yang dimasukkan pada aplikasi Inlis meliputi deskripsi fisik, seri, catatan, tajuk subjek, pengarang tambahan dan badan kepemilikan. Dari uraian tersebut, maka dapat kita lihat bahwa aktifitas unit kerja penerimaan dan pengolahan adalah melakukan kegiatan yang sama, yaitu memasukkan data bibliografi yang sama dengan menggunakan aplikasi sistem yang berbeda satu sama lain atau dengan kata lain, dalam proses pemasukan data ke sistem informasi telah terjadi duplikasi data. Kondisi ini menyebabkan tidak efisien dan lamanya proses daftar data koleksi karya cetak dan karya rekam yang dapat diakses oleh masyarakat melalui website Perpustakaan Nasional.
(2) Pemasukan data wajib serah
Aplikasi Delsys dan informasi KCKR memberikan fasiltas menu untuk pemasukan data wajib serah yang berguna untuk menghasilkan informasi daftar wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya sebagai koleksi deposit, sedangkan pada program Inlis tidak disediakan fasilitas tersebut.
Luaran yang dapat dihasilkan dari masing-masing aplikasi sistem ini sangat terbatas sesuai dengan kepentingan dan tujuan awal dari pembuatan sistem. Contoh nyata dapat dilihat dari program Inlis sebagai aplikasi yang resmi dalam pengolaan seluruh koleksi Perpustakaan Nasional RI. Luaran yang dihasilkan hanya terfokus dalam bentuk katalog yang berguna sebagai temu kembali informasi bagi pemustaka saja, sedangkan kebutuhan informasi lainnya yang dibutuhkan oleh pelaksana koleksi deposit adalah laporan penerimaan koleksi deposit dalam bentuk daftar wajib serah dan koleksi deposit secara khusus yang terpisah dari daftar koleksi dari hasil pembelian.
Laporan koleksi deposit ini sangat berguna sebagai rujukan dalam perencanaan pengumpulan terbitan yang ada di Indonesia dan sebagai sarana pertanggungjawaban publikasi daftar koleksi deposit yang telah diterima dari penerbit. Fakta di lapangan menunjukkan bahwa aplikasi Inlis tidak menyediakan aplikasi tersebut. Faktor inilah yang menyebabkan Subdirektorat Deposit dalam
melaksanakan pengelolaan koleksi deposit menambahkan aplikasi sistem tambahan dalam rangka pemasukan data bibliografi.
Tidak terintegrasinya sistem informasi yang dimanfaatkan Subdirektorat Deposit ini dapat terjadi karena kurangnya komunikasi antara Subdirektorat Deposit dengan Subbidang Otomasi. Faktor penyebab lainnya adalah pemetaan struktur organisasi Perpustakaan Nasional RI yang menempatkan subbidang otomasi dibawah Pusat Jasa Informasi masih kurang tepat (Lampiran 1). Posisi divisi otomasi perpustakaan yang belum berdiri sendiri ini menyebabkan tugas dan wewenang yang dimiliki oleh bagian otomasi ini diprioritaskan untuk memenuhi kebutuhan informasi divisi yang menaunginya langsung yaitu Pusat Jasa, sedangkan kebutuhan informasi Subdirektorat Deposit belum terperhatikan.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan agar semua kebutuhan sistem informasi seluruh unit kerja yang ada di Perpustakaan Nasional RI dalam rangka pengelolaan koleksi Perpustakaan Nasional RI dapat terintegrasi adalah dengan menempatkan Subbidang Otomasi menjadi divisi baru dibawah pengawasan langsung Deputi Pengembangan Bahan Pustaka yang memiliki wewenang dan tugas mengatur seluruh sistem informasi yang ada di Perpustakaan Nasional RI (Gambar 9), sehingga sistem informasi dapat diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja. Dibuatnya divisi baru yaitu Subbidang Otomasi menjadi Pusat Sistem informasi ini merupakan faktor penting yang dapat dipertimbangkan agar Subbidang Otomasi dapat mengakomodir seluruh kebutuhan sistem informasi dalam rangka pengolaan koleksi Perpustakaan Nasional RI.
Konsep pengembangan struktur organisasi bagi divisi otomasi perpustakaan ini telah dilakukan di Perpustakaan Nasional Singapura. Struktur organisasi pada Perpustakaan Nasional Singapura menempatkan unit kerja otomasi menjadi satu divisi yang berdiri sendiri yaitu Divisi Teknologi dan Inovasi yang membawahi dua subdivisi (Lampiran 2). Penempatan Divisi Otomasi menjadi Pusat Informasi yang membawahi beberapa bidang ini telah dikemukakan seorang ahli yang menyatakan bahwa setidaknya ada tiga bidang yang harus diperhatikan dalam pembentukan struktur organisasi, yaitu sistem informasi, teknologi informasi dan manajemen informasi (Richardus, 2000).
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL RI Deputi Bidang Sumber Daya Perpustakaan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi Pusat Pengembangan Pustakawan Pusat Preservasi Bahan Pustaka Sekretariat Utama Bidang Reprografi Bidang Konservasi Subbid Mikrofilm Subbid Reproduksi Kelompok Jabatan Fungsional Subbid Perawatan dan Perbaikan Bahan Pustaka Subbid Teknis Penjilidan Bahan Pustaka Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Bidang Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi Subbid Kerjasama Perpustakaan Bidang Layanan Koleksi Khusus Bidang Layanan Koleksi Umum Kelompok Jabatan Fungsional Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka Bidang Pengolahan Bahan Pustaka Bidang Akuisisi Kelompok Jabatan Fungsional Pusat Sistem Informasi Bidang Sistem Informasi Bidang Teknologi Informasi Direktorat Deposit Bahan Pustaka Subdirektorat Bibliografi Subdirektorat Deposit Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional
Gambar 9 Konsep Pengembangan Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional RI
4.3 Analisis Sistem
Langkah yang ditempuh setelah melakukan investigasi sistem adalah analisis sistem. Pada tahapan ini dilakukan analisis kebutuhan informasi dan analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan fungsional.
4.3.1. Analisis Kebutuhan Informasi
Analisis kebutuhan informasi ini menggunakan kerangka kerja PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, services) (Tabel 1). (Whitten, 2007). Kerangka kerja PIECES ini digunakan untuk membandingkan
kelemahan dan kelebihan dari sistem berjalan dengan sistem yang akan diusulkan ini.
Tabel 1 Kerangka kerja PIECES
Kerangka PIECES
Sistem Lama Sistem Diusulkan
Performance
(Kinerja)
Waktu yang dibutuhkan lebih lama karena adanya duplikasi data.
Waktu dalam pemasukan data relatif singkat karena sistem yang diusulkan sudah terintegrasi.
Information
(Informasi)
1.Informasi mengenai daftar koleksi deposit pada situs web Perpustakaan Nasional Deposit belum seakurat dan secepat pada sistem yang diusulkan.
2.Informasi dalam bentuk data bibliografi kurang konsisten, karena satu data yang sama diinput oleh tiga operator.
1.Sistem informasi sudah terintegrasi,sehingga dapat mencegah terjadinya duplikasi data.
2.Data lebih konsisten, karena pemasukan satu data dilakukan juga hanya oleh satu operator.
Economic
(Ekonomi)
Biaya yang dikeluarkan lebih besar dibandingkan sistem yang diusulkan
Biaya yang dikeluarkan relatif kecil.
Control
(Pengendalian)
Pembatasan hak penggunaan sistem tidak sesuai dengan pekerjaan
Pembatasan hak penggunaan sistem sesuai tugas dan fungsi masing-masing.
Efficiency
(Efisiensi)
Belum terintegrasinya sistem, menyebabkan data yang sama disimpan di banyak tempat dan dampaknya adalah pemborosan waktu.
Waktu lebih efisien karena pemasukan data yang sama dapat dihindari.
Services
(Pelayanan)
Pelayanan belum memuaskan karena informasi terbaru sangat lambat disajikan,
sehingga pengaksesan melalui internet otomatis lambat dilakukan.
Pemasukan data relatif lebih cepat, sehingga informasi terbaru dapat diakses sesuai waktunya.
Paparan dari tabel sebelumnya dapat diketahu bahwa sistem yang diusulkan ini dari berbagai sisi lebih baik dibandingkan sistem yang sedang berjalan. Faktor pertama adalah kinerja. Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Dalam hal ini, tugas staf Direktorat Deposit adalah melakukan penerimaan, pengelolaan hingga menyajikan informasi dari koleksi yang sudah diterima dengan media penyebaran informasi melalui website. Pekerjaan staf pada saat pengolahan dan penyajian informasi koleksi deposit ini dianggap kurang produktif, karena dalam sistem lama proses pemasukan data lebih lama dibandingkan dengan sistem yang diusulkan karena pada sistem lama pengerjaan metadata yang sama bisa dilakukan berulang oleh beberapa orang.
Kelebihan dari sistem yang diusulkan adalah pengerjaan satu data bibliografi hanya dilakukan oleh satu orang saja tanpa harus melakukan pengulangan perkerjaan, karena sistem yang digunakan sudah terintegrasi hingga data yang dimasukkan ke sistem dapat disajikan langsung melalui situs web. Selain itu, pada sistem lama data dari koleksi deposit belum memuat data koleksi yang sudah diterima dari penerbit dan pengusaha rekaman, sehingga setiap tahun perpustakaan nasional secara manual mengirimkan daftar penerimaan koleksi deposit pada sebagian penerbit dan instansi lainnya yang terkait. Sistem yang diusulkan ini sudah berbasis web, sehingga daftar hasil penerimaan tidak perlu lagi dikirim manual, tetapi bisa melalui media internet.
Pada sisi informasi, sistem yang sedang berjalan saat ini menyajikan informasi tidak secepat dan seakurat sistem yang diusulkan. Pada sistem baru semua informasi yang sudah dimasukkan dalam sistem yang dapat diakses langsung oleh masyarakat luas melalui situs web. Informasi yang disajikan pun disediakan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah dalam bentuk statistik untuk laporan.
Analisis dari sisi ekonomi berguna untuk mengetahui apakah manfaat yang didapatkan melebihi dari biaya yang dikeluarkan. Dalam sistem yang lama didapat bahwa biaya yang dikeluarkan relatif lebih tinggi dibandingkan dengan biaya
yang dikeluarkan pada sistem yang diusulkan. Pada sistem yang lama Perpustakaan Nasional RI harus melakukan pemeliharaan tiga aplikasi sistem, sedangkan pada sistem yang diusulkan hanya memerlukan satu pemeliharaan sistem saja. Manfaat kedua yang didapat Perpustakaan Nasional RI dari sistem yang diusulkan ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman koleksi deposit kepada berbagai instansi karena daftar penerimaan koleksi deposit dapat diakses secara luas dan cepat melalui situs web Perpustakaan Nasional RI.
Pengendalian dilakukan dengan tujuan meningkatkan keamanan data. Pada sistem lama hak admin tidak diberikan pada Subdirektorat Deposit, sehingga data koleksi deposit tidak dapat dibuatkan dalam berbagai bentuk. Keamanan data kurang terkendali, di mana hak ubah kata kunci diberikan kepada seluruh staf yang menginput data, sehingga data dapat diubah. Pada sistem yang diusulkan hak admin dikelola oleh perwakilan dari pegawai Subdirektorat Deposit yang mengerti mengenai teknologi informasi, sehingga sistem keamanan dapat lebih terjaga keakurasiannya.
Analisis dari sisi efisiensi dilakukan untuk mengetahui apakah yang kita kerjakan dapat menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pengerjaannya. Pada sistem lama informasi pemasukan data sangat lama dilakukan, sehingga masih banyak koleksi deposit yang belum dimasukkan datanya. Hal ini dapat terjadi karena dalam pemasukan data dilakukan berulang kali sesuai dengan kebutuhannya, misalnya untuk membuat laporan penerbitan dibuat datanya sendiri, untuk kepentingan pengolahan memasukkan data yang sama dan pada saat akan memasukkan data di situs web juga diketikkan secara terpisah pula.
Analisis dari sisi pelayanan yang disediakan di perpustakaan secara garis besar ada tiga yaitu, menghimpun, mengelola dan memberdayakan informasi. Perpustakaan harus secara aktif memberdayakan bahan pustaka yang dimilikinya dengan memberikan berbagai bentuk layanan, salah satunya adalah dengan menyediakan publikasi koleksi deposit kepada masyarakat agar dapat diketahui dengan jelas informasi apa saja yang dikandungnya agar koleksi deposit dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pemustaka. Pelayanan dalam sistem lama belum memuaskan karena publikasi hasil deposit tidak dapat diakses dengan cepat,
sedangkan pada sistem yang diusulkan sudah menggunakan sistem yang terintegrasi, sehingga informasi yang disajikan dapat lebih cepat dan akurat diakses oleh internal perpustakaan nasional maupun masyarakat.
4.3.2.Analisis Kebutuhan Sistem
Aplikasi sistem yang digunakan oleh Subdirektorat Deposit saat ini belum terintegrasi sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi data pada saat pemasukan data, untuk mengantisipasi hal itu maka diperlukan suatu pengembangan sistem yang dimulai dari proses penetapan kebutuhan sistem, pemodelan sistem serta penetapan perangkat lunak yang akan digunakan. Tujuan dari analisis sistem ini ialah agar sistem yang dirancang ini dapat menghasilkan informasi daftar koleksi deposit dan data wajib serah yang menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional RI.
Berdasarkan analisis yang sudah dilakukan pada proses kerja sistem yang berjalan, maka perlu adanya perbaikan sistem yang sedang berjalan. Adapun pertimbangan diperlukannya suatu perbaikan sistem adalah:
1) Adanya permasalahan yang timbul pada sistem yang lama yang belum terintegrasi, sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi data. Oleh sebab itu diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menampung setiap kebutuhan informasi mengenai koleksi deposit.
2) Kebutuhan informasi mengenai daftar koleksi yang cepat dan akurat melalui media situs web.
3) Kebutuhan informasi mengenai daftar wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya sebagai koleksi deposit.
4) Kebutuhan laporan berupa statistik penerimaan koleksi deposit berdasarkan periode tertentu.
4.3.3. Analisis Kebutuhan Fungsional
Berdasarkan hasil wawancara dengan staf Direktorat Deposit yang terkait dengan pengolahan data bibliografi koleksi deposit, dapat diketahui beberapa fungsi yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi pengawasan bibliografis (SIPBIB) (Tabel 2). SIPBIB-f-xx-xx adalah kode yang digunakan
untuk mempresentasikan kebutuhan fungsional Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis di Perpustakaan Nasional RI.
Tabel 2 Analisa kebutuhan fungsional SIPBIB
Kode Fungsional
Fungsional Deskripsi
SIPBIB-F-01-00 Verifikasi login Verifikasi login sebagai kataloger administrator SPBIB atau admin
SIPBIB-F-02-01 Menampilkan data bibliografi monografi
Proses menampilkan data bibliografi monografi
SIPBIB-F-02-02 Menampilkan data bibliografi literatur kelabu
Proses menampilkan data bibliografi literatur kelabu SIPBIB-F-02-03 Menampilkan data bibliografi
sumber berkesinambungan
Proses menampilkan data bibliografi sumber berkesinambungan
SIPBIB-F-02-04 Menampilkan data bibliografi peta
Proses menampilkan data bibliografi peta
SIPBIB-F-02-08 Menampilkan data admin Proses menampilkan data admin
SIPBIB-F-02-09 Menampilkan data wajib serah
Proses menampilkan data wajib serah
SIPBIB-F-02-10 Menampilkan laporan Proses menampilkan data laporan
SIPBIB-F-03-01 Pencarian data katalog Pencarian data bibliografis berdasarkan kategori : judul,
pengarang,subyek dan sembarang
SIPBIB-F-04-01 Manipulasi data bibliografi monografi
Proses manipulasi data bibliografi monografi (tambah, ubah dan hapus)
SIPBIB-F-04-02 Manipulasi data bibliografi literatur kelabu
Proses manipulasi data bibliografi literatur kelabu (tambah, ubah dan hapus) SIPBIB-F-04-03 Manipulasi data bibliografi
sumber berkesinambungan
Proses manipulasi data
bibliografi Sumber Berkesinambungan (tambah,
ubah dan hapus) SIPBIB-F-04-04 Manipulasi data bibliografi
peta
Proses manipulasi data peta (tambah, ubah dan hapus) SIPBIB-F-04-05 Manipulasi data bibliografi
data admin
Proses manipulasi data bibliografi data admin (tambah, ubah dan hapus)
SIPBIB-F-04-05 Manipulasi data wajib serah Proses manipulasi data bibliografi data wajib serah (tambah, ubah dan hapus)
4.4 Perancangan Sistem
Perancangan sistem ini terdiri dari empat tahap yang meliputi perancangan diagram konteks, perancangan basis data, perancangan navigasi dan perancangan antarmuka.
4.4.1 Diagram Konteks SIPBIB
Berdasarkan hasil yang didapatkan dari tahap analisis, maka dapat dibuatkan diagram konteks yang disajikan pada gambar 10. Diagram konteks menggambarkan seluruh elemen perangkat lunak ke dalam sebuah lingkaran masukan dan luaran yang diindikasikan dalam bentuk panah masukan dan keluaran. Diagram konteks SIPBIB, terdiri dari atas empat entitas, yaitu entitas pemustaka, admin, kataloger, dan pimpinan. Pada gambar 10 jelas terlihat perbedaan hak akses antar entitas. Pemustaka dapat melihat informasi data bibliografi koleksi deposit dalam bentuk katalog maupun dalam bentuk daftar koleksi deposit, selain itu juga pemustaka dapat melihat informasi wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya ke perpustakaan nasional.
Kataloger dapat melakukan manipulasi data bibliografis dan data wajib serah. Sedangkan admin dapat melakukan manipulasi semua data termasuk perubahan data kataloger dan mengatur data kataloger maupun data admin. Otoritas yang diberikan pada kataloger dalam hal manipulasi data ialah dapat melakukan manipulasi data bibliografi koleksi deposit dan manipulasi data wajib serah. Otoritas yang diberikan pada admin adalah manipulasi data bibliografi, manipulasi data wajib serah dan manipulasi data kataloger maupun admin. Pimpinan memiliki akses untuk melihat informasi yang merupakan hasil dari pemasukan data yang telah dibuat baik oleh kataloger maupun admin dalam bentuk laporan.
Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis Admin Kataloger Laporan Informasi bibliografis koleksi deposit Informasi Daftar KCKR Informasi Pencarian
Daftar Wajib Serah Kata Kunci Pencarian
Login Data Bibliografi Info Bibliografis Pemustaka Pimpinan Login Data Bibliografis Data Kataloger Info Bibliografi Info Wajib Serah Info Login
Info Data Kataloger
Login
Data Wajib Serah
Info Login Info Wajib Serah
Info Login
Data Wajib Serah
Gambar 10 Diagram Konteks SIPBIB.
4.4.2 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data ini terdiri dari perancangan basis data konseptual, logis dan basis data fisik.
4.4.2.1 Perancangan Basis Data Konseptual
Perancangan basis data konseptual merupakan upaya untuk membentuk diagram yang bersifat konsep (Gambar 11). Perancangan ini menghubungkan antara entitas yang satu dengan lainnya yang dihubungkan dengan relasi.
Jenis Koleksi Memiliki Bibliografi Koleksi Lokasi Memiliki Wajib Serah Memiliki 1 1 1 m m 1
Gambar 11 Perancangan Basis Data Konseptual
4.4.2.2 Perancangan Basis Data Logis
Perancangan logis merupakan penjabaran dari entitas dan keterkaitan antar tabel yang terdapat dalam SIPBIB. Diagram ini dipresentasikan dalam bentuk belah ketupat. Tabel yang dihasilkan dari basis data logis (Gambar 12) sebanyak lima tabel yang terdiri dari empat tabel yang saling terkait, yaitu: tabel bibliografi koleksi, tabel jenis koleksi, tabel lokasi dan tabel wajib serah. Dan tabel yang kelima merupakan tabel yang tidak terkait dengan empat tabel sebelumnya, yakni tabel login.
Tabel pertama adalah tabel bibliografi koleksi yang merupakan pengelompokan dua belas jenis koleksi deposit. Atribut keduabelas jenis koleksi deposit tersebut dapat digabungkan dalam satu tabel bibliografi koleksi dikarenakan banyaknya kesamaan atribut yang dimiliki pada setiap jenis koleksi. Tabel kedua adalah tabel jenis koleksi pada tabel ini diuraikan berbagai jenis koleksi dan kode dari jenis koleksi tersebut. Tabel ketiga adalah tabel lokasi yang terkait dengan tabel bibliografi, tabel ini berisi lokasi koleksi berdasarkan jenis koleksi yang sudah dibuatkan data bibliografisnya. Tabel keempat merupakan data wajib serah yang sudah menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional
RI. Tabel kelima merupakan tabel login yang berisi identitas dan kata kunci untuk dapat memulai aplikasi SIPBIB ini.
Jenis Koleksi kode_koleksi nama_koleksi Memiliki Bibliografi Koleksi no_deposit no_isbn sumber_katalogisasi bahasa kode_wilayah no_ddc tajuk_utama judul gmd edisi data_matematisbahan keterangan_publikasi frekuensi_publikasimutakhir frekuensi_publikasisebelumnya tempat_terbit penerbit tahun_terbit pernyataan_seri catatan tajuk_subyek tajuk_tambahan badan_memiliki no_induk kode_lokasi kode_koleksi Ditempatkan Lokasi no_lokasi lokasi Menyerahkan Wajib Serah no_wajibserah nama_wajibserah kelompok alamat_wajibserah organisasi email website 1 1 m 1 1 m User NIP Password
Gambar 12 Gambar Basis Data Logis
4.4.2.3 Perancangan Basis Data Fisik
Perancangan fisik dipresentasikan dalam rancangan tabel-tabel. Basis data utama pada sistem ini terdiri dari atas 5 tabel. Berikut adalah deskripsi tabel basis data SIPBIB, terdiri dari:
Tabel 3 Deskripsi tabel tbl_login
No. Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan
1 Nip varchar 18 No Primary Key
Tabel 4 Deskripsi tabel tbl_jeniskoleksi
No. Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan
1 kode_jeniskoleksi Varchar 5 No Primary Key
2 jenis_koleksi Char 25 No
Tabel 5 Deskripsi tabel tbl_bibliografikoleksi
No Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan
1 no_deposit Varchar 20 No Primary Key
2 no_isbn Varchar 13 No
3 sumber_katalogisasi Char 10 No
4 Bahasa Char 8 Yes
5 kode_wilayah Char 10 Yes
6 no_ddc Int 20 No
7 tajuk_utama Varchar 50 Yes
8 Judul Varchar 200 No
9 Edisi Varchar 5 Yes
10 data_matematisbahan Varchar 10 No 11 tempat_publikasi Varchar 15 No 12 Penerbit Varchar 30 No 13 tahun_terbit Varchar 4 No 12 frekuensi_publikasimutakhir Varchar 5 No 13 frekuensi_publikasisebelumnya Varchar 5 No 14 deskripsi_fisik Varchar 25 No
15 pernyataan_seri Varchar 30 Yes
16 Catatan Varchar 50 Yes
17 tajuk_subyek Varchar 30 No
18 tajuk_tambahan Char 20 Yes
19 badan _memiliki Char 8 No
20 no_induk Varchar 20 No
21 kode_koleksi Varchar 5 Yes
22 kode_lokasi Varchar 5 Yes
Tabel 6 Deskripsi tabel tbl_wajibserah
No. Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan
1 no_wajibserah Varchar 10 No Primary Key
2 organisasi Varchar 10 No
3 website Char 30 No
4 email Varchar 30 No
Tabel 7 Deskripsi tabel tbl_lokasi
No. Nama Field Tipe Panjang Null Keterangan
1 kode_lokasi Varchar 5 No Primary Key
2 lokasi_koleksi Varchar 5 No
4.4.3 Perancangan Struktur, Isi, dan Navigasi
Tahap perancangan ini bertujuan untuk mengetahui model atau gambaran struktur dari menu yang terdapat pada SIPBIB beserta submenunya. Pembuatan struktur web dimaksudkan untuk memudahkan pembacaan dan penempatan halaman web sesuai dengan yang diharapkan. Sistem aplikasi ini diklasifikasikan menjadi tiga otoritas dengan fungsi yang berbeda dan ditampilkan dengan fungsi menu yang berlainan, yaitu: pemustaka (Gambar 13), kataloger (Gambar 14) dan admin (Gambar 15).
Semua halaman web dapat diakses oleh pengguna, tetapi untuk mengakses menu kataloger atau menu admin, maka pengguna harus login terlebih dahulu sesuai dengan otoritasnya. Hal ini dikarenakan setiap pengguna yang login sebagai kataloger maupun admin memiliki fasilitas menu yang berbeda.
Menu Daftar Wajib Serah Halaman Utama Daftar Koleksi Pencarian Jenis Koleksi Tahun Terbit Penerbit Pengusaha Rekam Pencarian Pencarian Daftar Koleksi Daftar Koleksi
Tahun Terbit Tahun Terbit Katalog
Pencarian
Judul
Pengarang
No. Deposit
Menu pertama yang ditampilkan pada halaman utama web ini adalah adalah menu pemustaka yang berisi daftar koleksi deposit yang terdiri dari daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah. Langkah pertama adalah menekan salah satu tombol dari daftar pada halaman utama, misalnya tekan tombol pada daftar koleksi maka pengguna akan dibawa ke halaman berikutnya dimana pengguna dapat melakukan pencarian daftar penerimaan koleksi berdasarkan jenis koleksi dan tahun terbit yang diinginkan.
Struktur navigasi kedua ini adalah otoritas yang dimiliki oleh kataloger. Langkah pertama yang dilakukan adalah menekan tombol login dengan mengisikan nomor induk pegawai (NIP) dan kata kunci. Jika pengisian kedua kolom ini sudah benar, maka sistem akan membawa pengguna ke halaman utama. Menu kedua pada menu utama adalah kataloger, dimana kataloger dapat memilih salah satu tombol yang diinginkan. Pilihan yang dapat ditekan tombolnya adalah pemasukan data bibliografi, pemasukan data wajib serah dan tampilan laporan penerimaan koleksi deposit.
Login Menu Kataloger Logout Lokasi Wajib Serah Bibliografi Koleksi ISBN/ISSN No. Deposit Pengarang Keterangan Publikasi Judul Wilayah Terbit Penerbit Tahun Terbit Deskripsi Fisik Subyek
Organisasi Website Email No. Tlp. Alamat
Nama Penerbit
Tajuk Tambahan
Menu pilihan yang dimiliki oleh admin adalah sama dengan kataloger (Gambar 15), perbedaannya adalah otoritas admin dapat melakukan manipulasi data kataloger maupun manipulasi data admin yaitu menu untuk memasukkan atau mengubah data admin yang dapat diisi oleh admin
Login Menu Kataloger Logout Lokasi Wajib Serah Ubah Profile Bibliografi Koleksi ISBN/ISSN No. Deposit Pengarang Keterangan Publikasi Judul Wilayah Terbit Penerbit Tahun Terbit Deskripsi Fisik Subyek
Organisasi Website Email No. Tlp. Alamat
Nama Penerbit
Tajuk Tambahan
Gambar 15 Struktur Menu Admin.
4.4.4 Penetapan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Pengaplikasian sistem informasi pengawasan bibliografis berbasis web ini membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak yang memenuhi spsesifikasi sebagai berikut :
A. Kebutuhan perangkat keras : a. Intel Pentium 4
B. Kebutuhan perangkat lunak :
a) Desain basisdata: Office Visio 2002 b) Perancangan proses: Office 2002
c) Web browser: Mozilla Firefox, Opera10 digunakan untuk melihat tampilan sistem.
4.4.5 Perancangan Antarmuka
Perancangan antar muka ini terdiri dari perancangan antarmuka halaman utama, perancangan masukan dan perancangan luaran.
4.4.5.1 Perancangan Antarmuka Login
Perancangan antarmuka dimulai dengan menu login (Gambar 16) yang berfungsi sebagai pengamanan data sehingga hanya kataloger dan admin yang dapat mengakses dan bertanggung jawab akan aplikasi sistem ini. Pada menu login, baik kataloger maupun admin harus mengisi NIP (nomor induk pegawai) dan kata kunci. Setelah kata kunci dan NIP dimasukkan dengan benar, maka selanjutnya akan tampil menu halaman utama. Tetapi jika kataloger maupun admin akan keluar dari sistem, maka tekan tombol “batal”.
Gambar 16 Perancangan Antarmuka Login
4.4.5.2. Perancangan Antarmuka Menu Utama
Pada menu halaman utama terdapat tiga menu yang dapat dipilih untuk diproses oleh kataloger maupun admin (Gambar 17). Untuk mengaktifkan menu yang dikehendaki tekan tombol dua kali pada posisi daftar yang dimaksud. Menu yang terdapat pada halaman utama terdiri dari:
1. Menu Data Admin
Menu ini hanya dapat dikelola oleh admin yang berisi form manipulasi data kataloger dan perubahan pada data kataloger, termasuk mengubah kata kunci. 2. Menu Katalog
Menu ini merupakan menu yang dapat dikelola oleh admin maupun kataloger. Menu yang terdapat pada halaman ini terdiri dari: input data bibliografi, input data wajib serah dan menu laporan.
3. Menu Laporan
Menu laporan merupakan menu luaran dari hasil pemasukan data bibliografi maupun data wajib serah.
Gambar 17 Perancangan Antarmuka Menu Utama.
4.4.5.3 Perancangan Pemasukan Data
Pada menu pemasukan data ini terdiri dari: menu data kataloger (gambar 18), data bibliografi (Gambar 19) dan data wajib serah (gambar 20). Pada kedua menu ini terdapat empat fasilitas yang dapat digunakan untuk mendukung proses pemasukan data, yakni fungsi tambah data, edit data, hapus data, dan terakhir adalah simpan data. Fasilitas tambah data ini berfungsi untuk memasukkan data bibliografi koleksi dan data wajib serah baru.
Fasilitas edit data berfungsi mengubah atau memperbaiki data yang sudah diketikkan, baik mengubah data yang sudah disimpan maupun data yang belum belum diproses pada fungsi simpan, dan jika proses edit data data sudah dianggap lengkap dan benar, maka pengguna dapat menekan tombol pada fasilitas simpan dan dengan otomatis data bibliografi yang dikoreksi tersebut sudah tersimpan pada sistem. Fungsi simpan data merupakan fasilitas yang digunakan untuk menyimpan data baru maupun data bibliografi yang telah melalui tahap edit data. Fasilitas lain yang disediakan pada menu masukan data bibliografi ini adalah hapus data seluruhhya yang artinya satu cantuman yang telah ada akan dikosongkan dari menu pemasukan data.
4.4.5.3.1 Perancangan Pemasukan Data Kataloger
Menu ini merupakan menu pemasukan data mengenai identitas dan kata kunci yang dimiliki kataloger maupun admin (Gambar 18).
Gambar 18 Perancangan Antarmuka Menu Data Kataloger
4.4.5.3.2 Perancangan Pemasukan Data Bibliografis
Seluruh data jenis koleksi dapat diketikkan pada satu menu, yaitu menu data bibliografi. Format data yang digunakan pada pemasukan data bibliografi ini menggunakan format MARC agar dimungkinkan pertukaran data katalog atau
data lainnya yang terkait antara sistem-sistem perpustakaan yang memakai komputer dan menggunakan format yang sama.
Gambar 19 Perancangan Pemasukan Data Bibliografi.
4.4.5.3.3 Perancangan Antarmuka Pemasukan Data Wajib Serah
Langkah-langkah pemasukan data yang dilakukan pada menu ini sama dengan tahapan yang dilakukan pada menu input data bibliografi, hanya data yang dimasukkan pada menu data wajib serah merupakan data yang berhubungan dengan wajib serah, baik penerbit maupun pengusaha rekaman (Gambar 20). Dan jika data sudah dimasukkan dengan benar, kemudian tekan tombol “simpan” dan jika ingin keluar dari menu ini, kataloger maupun admin dapat menekan tombol “tutup”. Data wajib serah ini memiliki keterkaitan dengan data bibliografi, dimana jika data wajib serah sudah dimasukkan pada basis data maka saat kataloger akan mengetikkan nama penerbit pada menu input bibliografi, secara otomatis nama penerbit tersebut akan tampil pada menu input bibliografi.
Gambar 20 Perancangan Pemasukan Data Wajib Serah.
4.4.5.4 Perancangan Luaran ( Output)
Perancangan luaran ini merupakan hasil dari seluruh pemasukan data yang kemudian menghasilkan luaran yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna informasi ini.
4.4.5.4.1 Perancangan Luaran Halaman Utama
Berdasarkan perancangan masukan, dapat digambarkan hasil dari luaran dari sistem ini yaitu berupa laporan yang dapat menampilkan berbagai informasi yang bisa dipilih pada halaman utama (Gambar 21) yang meliputi katalog, daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah. Tekan salah satu tombol dari ketiga menu pada menu halaman utama, maka akan diberikan pilihan untuk penelusuran data yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan pengguna. Aplikasi sistem ini menyediakan menu yang menggambarkan koleksi berdasarkan jenis karya cetak maupun karya rekam, dan jika pengguna sudah memilih salah satu menu luaran maka pengguna dapat menekan salah satu tombol untuk mendapatkan menu penelusuran data yang diinginkan. Hal ini juga berlaku pada luaran wajib serah
yang menyediakan fasilitas untuk menelusuri data mengenai wajib serah berdasarkan periode waktu tertentu dan koleksi deposit yang telah diserahkan ke Perpustakaan Nasional RI.
Gambar 21 Perancangan Luaran Halaman Utama
4.4.5.4.2 Perancangan Luaran Menu Katalog
Menu ini disediakan sebagai media temu kembali informasi koleksi deposit. Pada menu katalog ini pengguna dituntun untuk langsung melakukan penelusuran pada ruas-ruas yang dapat dipilih berdasarkan nomor deposit (nomor panggil), pengarang, judul dan sembarang. Langkah penelusuran menu katalog ini adalah sebagai berikut:
1. Masukkan data pencarian
2. Pilih tipe ruas pencarian dengan menekan tanda panah ke bawah 3. Tekan tombol “cari”.
Hasil penelusuran dari bibliografi koleksi jumlahnya bisa lebih dari satu, oleh sebab itu pada aplikasi ini disediakan fasilitas untuk melihat koleksi berikutnya atau sebelumnya.
Gambar 22 Perancangan Luaran Menu Katalog
4.4.5.4.3 Perancangan Luaran Daftar Koleksi Deposit
Menu ini menyediakan fasilitas untuk menelusuri berbagai informasi mengenai daftar terbitan yang telah diserahkan ke Perpustakaan Nasional RI oleh penerbit maupun pengusaha rekaman baik yang dapat ditelusur berdasarkan kategori seluruh terbitan yang telah diterima oleh Perpustakaan Nasional maupun daftar terbitan berdasarkan jenis koleksi pada kurun waktu tertentu (Gambar 23). Tahapan untuk menampilkan informasi mengenai daftar koleksi deposit berdasarkan jenis koleksi pada kurun waktu tertentu adalah sebagai berikut:
1) Pilih salah satu jenis koleksi yang ada pada halaman menu dan kemudian tekan tombol jenis koleksi yang dipilih.
2) Ketikkan salah satu tahun terbit yang diinginkan (menggunakan angka). Koleksi deposit yang telah dihimpun oleh Perpustakaan Nasional dimulai dari tahun penerbitan 1990, oleh sebab itu pemustaka dapat memasukkan tahun mulai dari tahun 190 hingga sekarang.
Gambar 23 Perancangan Luaran Daftar Koleksi.
4.4.5.4.4 Perancangan luaran Daftar Wajib Serah
Menu daftar wajib serah ini mengandung informasi mengenai daftar wajib serah beserta terbitan atau produksi rekaman yang telah diserahkan ke Perpustakaan Nasional RI oleh penerbit atau pengusaha rakaman dalam kurun waktu tertentu (Gambar 24). Tahapan untuk menampilkan informasi mengenai daftar wajib serah dapat dipilih berdasarkan daftar wajib serah beserta terbitan atau produksi rekaman pada kurun waktu tertentu adalah sebagai berikut:
1) Ketikkan tahun terbit yang diinginkan. 2) Tekan tombol “Lihat Hasil”.
Hasil penelusuran dari luaran ini adalah daftar penerbit beserta terbitan yang telah diserahkan kepada perpustakaan nasional sesuai dengan tahun terbit yang telah diketikkan.
Gambar 24 Perancangan Luaran Daftar Wajib Serah.
4.5 Rencana Implementasi
Sistem yang diusulkan ini merupakan pengintegrasian dari aplikasi Inlis, Delsys maupun daftar KCKR pada portal deposit. Luaran yang dihasilkan dari aplikasi ini tidak hanya dalam bentuk katalog saja yang berguna sebagai temu kembali koleksi saja, tetapi juga dapat menghasilkan informasi perkembangan penerimaan koleksi deposit berdasarkan jenis koleksi maupun periode waktu tertentu yang dapat ditampilkan melalui situs web Perpustakaan Nasional RI sehingga informasi koleksi deposit dapat diakses oleh berbagai pihak.
Perancangan sistem informasi pengawasan bibliografi ini dapat diterapkan sebagai aplikasi sistem baru di Subdirektorat Deposit Perpustakaan Nasional RI atau menjadi suatu perancangan yang dapat digunakan sebagai acuan untuk penambahan fitur baru pada aplikasi Inlis yang merupakan aplikasi yang diwajibkan untuk dioperasikan dalam pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Nasional RI, baik koleksi deposit maupun koleksi hasil pembelian.
