EVALUASI SISTEM PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT. RODA HAMMERINDO JAYA

EVALUASI SISTEM PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN

EVALUASI SISTEM PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT. RODA HAMMERINDO JAYA Novia Christine Indah Pratiwi Takalelumang, Aries Wicaksono Binus University, Jln. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk-Jakarta Barat 11530, +6281293402163, novia.takalelumang@gmail.com

ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi otorisasi, sistem pencatatan dan pengelolaan dokumen atas pembelian dan persediaan perusaahan, dan memberikan rekomendasi atas evaluasi yang dilakukan untuk membantu tercapainya tujuan perusahaan. Objek dalam penelitian ini adalah perusahaan distributor yang bergerak dalam bidang perdagangan caster wheel. Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer.Metoda pengumpulan data diperoleh dengan cara penelitian lapangan, dan data dikumpulkan dengan cara wawancara, pengamatan, penyebaran kuesioner, dan penelitian kepustakaan. Analisis penelitian dimulai dengan menganalisa struktur organisasi perusahaan, kemudian sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pembelian serta persediaannya, dan menganalisa kelengkapan dokumen yang disertakan dalam sistem

berjalan.Berdasarkan analisis yang telah dilakukan dalam penelitian, hasil yang dicapai ialah ditemukannyaketidaklengkapan dan pendistribusian secara merata dalam proses pembelian dan persediaannya.Hal ini dapat terlihat dari sistem yang berjalan dalam perusahaan melalui bagan alir yang disesuaikan dengan prosedur yang berjalan juga tentunya dalam perusahaan, sehingga penulis menyimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian dan persediaan barang dagang dalam perusahaan belum secara sempurna berjalan sangat baik. (NCIPT) Kata kunci : sistem akuntansi, pembelian, persediaan barang dagang.

PENDAHULUAN Secara umum tujuan utama berdirinya suatu perusahaan adalah meraih suatu keuntungan yang berasal dari usaha yang dijalankan untuk dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan pada era globalisasi ini.Untuk itu pengelolaan segala bagian didalam perusahaan harus tertata dan terorganisir dengan sangat baik guna mencapai tujuan tersebut. Perusahaan dalam pengelolaannya membutuhkan suatu sistem yang saling berhubungan erat satu dengan yang lain. Oleh karena itu, dalam pengelolaan sistem tersebut perusahaan harus memiliki prosedur dan otorisasi yang jelas sesuai dengan tugas dan bagian masing-masing berdasarkan sistem terkait dalam perusahaan. Sistem dapat dikatakan baik apabila dapat menghasilkan informasi yang tepat dan relevan untuk proses pengambilan keputusan di dalam suatu perusahaan. Selain itu, sistem juga diharapkan dapat memberikan nilai ekonomis tanpa mengurangi kehandalan yang diciptakan

melalui tingkat ketelitian yang tinggi, dan dapat beroperasi secara efektif dan efisien walaupun sistem cukup sederhana sehingga struktur, operasi dan prosedurnya mudah dimengerti serta diikuti. Dalam suatu perusahaan, kinerja perusahaan itu sendiri akan terlihat melalui laporan-laporan yang tersaji di dalamnya. Laporan tersebut dalam hal ini yaitu laporan keuangan dapat dihasilkan melalui sistem akuntansi yang berlaku dalam perusahaan. Melalui sistem akuntansi dan pengendalian yang baik, laporan yang dihasilkan dapat memberikan informasi yang berguna bagi semua pihak

berkepentingan. Selain sistem akuntansi yang menjadi pertimbangan dalam suatu perusahaan, fungsi pembelian dan fungsi persediaan merupakan dua fungsi yang sangat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan. Suatu perusahaan barang dagang khususnya sangat tergantung pada pengadaan persediaan dan proses pembelian barang dagang itu sendiri yang dilakukan perusahaan, sehingga apabila prosedur mengenai fungsi-fungsi ini terdapat

masalah atau kesalahan, maka tidak dapat dipungkiri bahwa akan terdapat kesalahan juga dalam proses operasional terkait fungsi-fungsi tersebut dalam perusahaan yang pada akhirnya

mengganggu sistem pencatatan perusahaan. Oleh karena itu, fungsi pembelian dan persediaan memerlukan pengawasan yang diharapkan dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya

penyalahgunaan dan penyimpangan yang dapat terjadi di dalamnya. Dalam hal ini, penulis ingin membahas secara spesifik mengenai sistem akuntansi pembelian dan persediaan yang terdapat pada PT. Roda Hammerindo Jaya. Perusahaan ini merupakan perusahaan distributor resmi roda hammer

dari Jepang. Dan selain memasarkan produk roda untuk keperluan industri maupun perdagangan, perusahaan ini juga menyediakan produk lain buatan negara impor yang sama. Oleh karena perusahaan ini merupakan perusahaan dagang, yaitu tidak lain pembelian barang dagangnya dilakukan melalui pemasok dan perusahaan terlibat aktivitas impor (luar negeri) untuk penyediaan persediaannya, kemudian melibatkan pembayaran pajak impor atas persediaan yang masuk maka penulis merasa sangat tertarik untuk melakukan penelitian lebih dalam mengenai bagaimana sistem akuntansi pembelian dan persediaan dijalankan dalam perusahaan. Penulis ingin mengetahui lebih dalam seperti apa prosedur, sistem otorisasi, penggunaan dokumen-dokumen serta pengendalian yang dilakukan atas fungsi pembelian dan persediaan pada perusahaan tersebut. Dalam operasinya, perusahaan tidak memiliki prosedur secara tertulis mengenai bagaimana sistem pembelian dan penerimaan serta pengelolaan persediaan yang berjalan dalam perusahaan. Dan adanya

ketidaklengkapan dokumen dalam sistem pembelian dan penerimaan barang dagang membuat penulis semakin ingin mengetahui bagaimana prosedur, otorisasi, koordinasi yang berjalan selama ini dalam perusahaan. Sistem pembelian yang dilakukan perusahaan terdiri dari pembelian secara impor dan lokal untuk barang dagangnya, pengeluaran kas terkait aktivitas pembelian barang tersebut serta pengelolaan persediaan itu sendiri. Lemah atau tidak terdapatnya pengendalian internal dalam perusahaan atas sistem terkait akan berakibat besar pada kerugian yang akan

ditanggung perusahaan karena tidak mampu mengendalikan atau mengeliminasi resiko yang timbul atas sistem pembelian dan persediaan perusahaan. Untuk itu diperlukan adanya evaluasi kembali atas pengendalian yang telah terimplementasikan dalam perusahaan untuk mendukung sistem akuntansi yang lebih baik. Berdasarkan penjabaran diatas, maka penulis ingin menguraikannya ke dalam skripsi dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian dan Persediaan Barang Dagang pada PT. Roda Hammerindo Jaya”. Terdapat beberapa tinjauan pustaka yang mendasari

dilakukannya penelitian ini yaitu penelitian yang dilakukan sebelumnya. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk mengevaluasi sistem pembelian bahan baku secara tunai yang diterapkan pada PT Dwi Mulyo Lestari guna meningkatkan efektivitas pengendalian intern. Penelitian yang dilakulan ini menggunakan objek perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi. Dan penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu peneliti melakukan pengumpulan data dengan cara wawancara dan observasi dan peneliti juga menggunakan teknik analisis data yaitu deskriptif kualitatif. Secara spesifik Ambarwati (2012) menyatakan bahwa “terdapat kelemahan yang terjadi pada pengendalian internal atas sistem pembelian bahan baku secara tunai di perusahaan” yang menjadi objek penelitian tersebut. Kelemahan yang terjadi dalam sistem tersebut adalah kurang lengkapnya dokumen terkait sistem pembelian sebagaimana seharusnya, kemudian terdapat perangkapan fungsi pada bagian gudang, dan tidak pernah dilakukannya pemeriksaan terhadap catatan akuntansi dengan kekayaan fisik perusahaan. Dan ada pula penelitian yang dilakukan lagi untuk mendasari penelitian skripsi ini, penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yaitu peneliti mengumpulkan data dengan cara melakukan wawancara dan observasi langsung ke

perusahaan. Teknik analisa yang digunakan adalah teknik analisa deskriptif. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mengevaluasi apakah penerapan sistem informasi akuntansi pembelian dan

pengeluaran kas pada perusahaan telah diterapkan secara efektif dan berjalan sesuai dengan prosedur. Dalam hasil penelitian ini Tuerah (2013) memberikan simpulan secara spesifik bahwa “sistem informasi akuntansi atas pembelian dan pengeluaran kasnya dinyatakan efektif, ukurannya yaitu prosedur yang dilakukan sejak pencatatan sampai pelaporan pada sistem pembelian dan pengeluaran kas dilakukan sesuai standar”. Hasil penelitian lain pula menemukan bahwa perusahaan ternyata belum memiliki bagian pembelian tersendiri, sehingga tugas pembelian dilakukan oleh bagian dalam perusahaan yang mengakibatkan kurang fokusnya dalam penentuan supplier dan dalam melakukan penawaran harga. Bagian gudang dan bagian penerimaan dijadikan satu, sehingga meningkatkan kemungkinan terjadinya penyimpangan bahan baku. Perusahaan belum memiliki flowchart beserta dengan penjelasannya. Dan hampir secara keseluruhan dalam prosedur pembelian dan persediaan bahan baku tidak menggunakan dokumen yang seharusnya digunakan sebagai bukti dokumentasi (Putra, 2012). Perusahaan sebaiknya membuat prosedur

dalam bentuk flowchart disertai dengan dokumen-dokumen pendukung sehingga jelas dengan tujuan untuk

mempermudah dalam memahami prosedur tersebut bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi dan juga agar dapat lebih memperjelas setiap fungsi yang terkait dalam prosedur tersebut.

METODE PENELITIAN Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam hal ini dengan menggunakan pendekatan kualitatif, penulis melakukan pengamatan langsung dengan cara menganalisa, mengevaluasi kemudian pada akhir penelitian memberikan kesimpulan serta rekomendasi atau usulan atas masalah yang terjadi dalam perusahaan terkait dengan sistem pembelian dan persediaan pada PT Roda Hammerindo Jaya. Data kualitatif diperoleh melalui berbagai macam teknik pengumpulan data yaitu dengan melalui wawancara, diskusi terfokus, penyebaran kuesioner dalam bentuk checklist, analisis dokumen, atau observasi yang telah dituangkan dalam catatan lapangan.

HASIL DAN BAHASAN Pembahasan evaluasi sistem akuntansi pembelian pada perusahaan dalam hal pemesanan barang ditemukan pengendalian internal yang telah terimplementasi dengan cukup baik pada perusahaan untuk mengeliminasi ancaman atau resiko yang dapat timbul, sebagai berikut : Sistem persediaan perpetual Perusahaan telah mengaplikasikan sistem pencatatan perpetual atas persediaan perusahaan. Setiap terjadinya transaksi dalam perusahaan, maka secara otomatis perhitungan persediaan yang dimiliki oleh perusahaan akan bertambah dan berkurang dengan sendirinya berdasarkan pencatatan tersebut. Dengan dukungan sistem pencatatan perpetual ini, tidak diperlukan lagi penghitungan pada akhir periode mengenai harga pokok penjualan atas persediaan dikarenakan hasil dapat diketahui secara otomatis dalam saldo akun harga pokok penjualan yang dihasilkan dari pencatatan jurnal penjualannya. Berbeda halnya dengan sistem periodik yang harus menghitung dari awal mengenai harga pokok penjualannya untuk dapat diketahui hasilnya pada akhir periode. Penghitungan fisik atas persediaan Penghitungan fisik persediaan dilakukan dua kali pada saat penerimaan barang dan pada saat stock opname. Penghitungan fisik pada saat stock opname hanya dilakukan untuk mengkonfirmasi bahwa pencatatan yang dilakukan perusahaan cocok dengan keadaan fisik persediaan yang sebenarnya dalam gudang. Fungsi pembelian terpusat Pemisahan tugas yang dilakukan oleh pimpinan

perusahaan atas fungsi pembelian dan penerimaan sudah diterapkan cukup baik. Pembelian dalam perusahaan dikendalikan oleh personil yang berbeda dengan yang menerima barang dan yang mengendalikan persediaan sehingga mengurangi terjadinya resiko kecurangan atas persediaan. Dan dapat dikatakan bahwa perusahaan ini sudah memiliki fungsi pembelian terpusat. Daftar harga Perusahaan memiliki daftar harga barang berdasarkan masing-masing jenis dan mereknya serta berdasarkan vendor. Anggaran Anggaran pembelian dibuat berdasarkan hasil laporan tahun sebelumnya dan disesuaikan dengan permintaan pelanggan. Dan anggaran ini juga telah diberlakukan perusahaan sehingga pengeluaran atas pembelian dapat terkendali dengan baik. Pembelian yang dilakukan hanya dari pemasok yang telah disetujui Pembelian yang dilakukan perusahaan hanya akan berdasarkan vendor yang terdaftar saja dalam data yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga pengendalian ini dapat mengeliminasi resiko terjadinya kecurangan atas pemesanan persediaan.

Persetujuan dan pengecekan kembali pembelian barang dari pemasok baru oleh manajer pembelian Penerimaan vendor baru tentunya akan melewati tahap penilaian oleh pimpinan perusahaan yang menangani dan bertanggung jawab atas aktivitas pembelian barang di perusahaan, sehingga sebelum melakukan pemesanan pembelian kepada vendor baru tersebut, akan dilakukan persetujuan dan pengecekan kembali oleh pimpinan perusahaan. Pelacakan dan pemantauan kualitas produk dari vendor Sebelum dilakukannya penerimaan vendor, yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan terkait pembelian barang ialah memantau dan memilah vendor berdasarkan

produk yang akan dijual kepada perusahaan. Menjaga daftar vendor yang telah disetujui dan mengkonfigurasi sistem untuk mengizinkan pesanan pembelian hanya untuk vendor yang telah disetujui. Pada dokumen terdapat prosedur otorisasi yang sesuai dengan fungsinya. Dalam hal otorisasi yang terdapat pada dokumen sesuai dengan fungsinya masing-masing ini, pengendalian yang sudah cukup baik sudah diterapkan oleh fungsi-fungsi yang berjalan dalam perusahaan. Dalam penerbitan dokumen seperti Surat Pesanan, Form Pemesanan Barang, PO, Bank Payment Voucher, Cash Payment Voucher, giro, check, dan lainnya perusahaan menyediakan tempat khusus untuk tanda tangan pimpinan sebagai tanda bahwa ada yang mengotorisasi dokumen tersebut terkait fungsi atau bagian masing-masing. Penjurnalan atas aktivitas pembelian terkait pencatatan atau pembukuan disertakan lengkap dengan dokumennya. Pembukuan atas aktivitas pembelian barang dalam sistem berjalan di perusahaan sudah disertakan dengan dokumen-dokumen pendukung secara cukup lengkap. Dan penerapan ini sudah cukup baik untuk kepentingan penjurnalan dan keakuratan nilai atau angka di dalam dokumen yang disertakan tersebut. Untuk aktivitas pembelian impor, dokumen yang diberikan kepada bagian accounting untuk kepentingan penjurnalan antara lain invoice, dan BPV yang didalamnya terdapat keterangan pembayaran melalui TT kepada vendor. Untuk pembelian lokal yang skala frekuensinya sangat kecil dibandingkan dengan pembelian impor, dokumen yang diberikan antara lain invoice, BPV atau CPV dan kwitansi dari vendor. Sedangkan untuk pembelian stationary, dokumen yang diberikan antara lain, kwitansi dan BPV atau CPV. Prosedur atas retur pembelian Keterlambatan barang yang dikirim oleh vendor sangat jarang terjadi dalam perusahaan ini. Apabila terjadi keterlambatan tersebut dapat dipastikan bukan karena

keterlambatan pelunasan tagihan oleh perusahaan kepada vendor tetapi kemungkinan besar

terjadinya hal tersebut dikarenakan hal-hal secara teknis secara khusus angkutan laut yang menjadi perantara pengiriman barang dari vendor luar negeri untuk sampai ke dalam negeri. Apabila terjadi kesalahan atau kerusakan dalam pengiriman barang, prosedur retur yang dilakukan adalah

menerbitkan nota retur dengan mencantumkan nomor invoice pembelian berdasarkan barang yang akan diretur, NPWP dan lainnya serta melaporkan keterangan atas jenis, kuantitas serta harga beli barang untuk dikirimkan kepada vendor melalui media fax atau email. Tidak ada kebijakan

pergantian uang atas retur, hanya pergantian barang dan pemotongan pembayaran pembelian saja. Penggantian barang berlaku bagi barang impor maupun lokal, tetapi pemotongan pembayaran pembelian secara langsung hanya berlaku bagi barang dagang lokal saja. Kebijakan lain yang diterapkan oleh perusahaan mengenai retur terdapat pada biaya angkut terkait retur tersebut yaitu semua biaya retur akan ditanggung oleh vendor. Sedangkan untuk biaya angkut pembelian

normalnya, perusahaan memakai sistem FOB (Free on Board) shipping point, yaitu biaya angkut barang yang keseluruhannya ditanggung oleh pembeli yaitu perusahaan. Dalam hal penerimaan tagihan (invoice) ditemukan pengendalian internal yang telah terimplementasi dengan cukup baik pada perusahaan untuk mengeliminasi ancaman atau resiko yang dapat timbul, sebagai berikut :

Verifikasi akurasi faktur Setelah dilakukannya pemesanan terhadap barang atas permintaan dan keperluan perusahaan, karyawan fungsi pembelian melakukan pengecekan kembali atas dokumen PO dan invoice yang diberikan oleh vendor guna mengkonfirmasi bahwa barang yang dipesan sama dengan barang yang disetujui untuk siap dikirimkan seperti yang tertera dalam invoice. Pembatasan akses atas data vendor Data vendor hanya dapat diakses oleh bagian pembelian yang melakukan pemesanan barang berdasarkan permintaan pembelian atas barang. Dengan sistem ini, perusahaan sudah menerapkan pengendalian pembatasan akses atas data vendor untuk mengeliminasi resiko di atas. Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan jasa pengiriman yang disetujui Verifikasi ini didukung dengan adanya dokumen official receipt dari jasa forwarder yang telah bekerja sama dengan perusahaan. Mencocokkan PO dengan laporan penerimaan. Dan dalam hal pengeluaran kas ditemukan pengendalian internal yang telah terimplementasi dengan cukup baik pada perusahaan untuk mengeliminasi ancaman atau resiko yang dapat timbul, sebagai berikut : Anggaran arus kas Perusahaan memiliki anggaran kas pada setiap tahunnya. Anggaran kas ini dibuat berdasarkan pertimbangan dari hasil yang ditunjukkan dalam laporan keuangan serta laporan arus kas tahun

sebelumnya. Dengan adanya anggaran kas tersebut, perusahaan dapat mengendalikan pengeluaran terkait kebutuhan perusahaan dengan efisien. Mewajibkan semua invoice dicocokkan dengan dokumen yang dimiliki bagian penerimaan dan persediaan. Sama halnya dengan pemesanan dan penerimaan, perusahaan memiliki kebijakan untuk mewajibkan karyawannya mencocokkan setiap dokumen yang terkait antar pembelian dan penerimaan untuk menghindari resiko salah

pembayaran. Adanya kebijakan pembayaran hanya berdasarkan invoice asli dari vendor Dengan kebijakan ini, maka perusahaan dapat mengeliminasi resiko kecurangan atas pembayaran nominal berdasarkan invoice yang tidak asli oleh karyawan. Memberikan cap lunas pada dokumen

pendukung terkait invoice ketika pembayaran dilakukan Hal ini dilakukan perusahaan untuk

mengeliminasi resiko pembayaran ganda. Tidak terdapat kebijakan penandatanganan check kosong Perusahaan menerapkan pengendalian ini untuk mengeliminasi resiko pencurian kas dan perubahan nominal pembayaran invoice pada check. Pengecekan kembali atas check dengan nomor urut pada bagian kasir Sama halnya dengan penandatanganan check kosong, pengendalian ini juga dilakukan untuk mengeliminasi resiko pencurian kas dan perubahan nominal pembayaran invoice pada check. Membutuhkan tanda tangan ganda pada check yang jumlahnya lebih besar Rekonsiliasi rekening bank dengan catatan perusahaan secara teratur Rekonsiliasi bank dilakukan perusahaan setiap satu bulan satu kali Menjalankan dana kas kecil dengan imprest system Dengan adanya penerapan dana kas kecil ini, dapat membantu perusahaan dalam mengendalikan pengeluaran kas. Tentunya dengan dukungan dokumen. Setiap pengeluaran uang kas harus dicantumkan pada dokumen pendukung CPV. Pencatatan tersebut dilakukan dengan mencantumkan keterangan, nominal, tanda tangan penanggung jawab, dan penerimanya. Hal ini sudah cukup baik diterapkan oleh perusahaan sebagai bentuk pengendalian internal terhadap pengelolaan kas. Begitu juga halnya dengan pengelolaan kas pada bank. Pengeluaran uang melalui bank dengan penerbitan

check dan giro untuk kepentingan tertentu harus dilakukan pencantuman nomor check atau giro pada dokumen BPV disertai dengan pencatatan keterangan, nominal, tanda tangan penanggung jawab, dan penerimanya. Hal serupa juga berlaku untuk aktivitias penerimaan, hanya berbeda pada nama dokumennya saja. Perusahaan juga memiliki catatan pendukung atas dokumen-dokumen seperti check, BPV dan CPV yaitu register check, register BPV dan CPV yang mencantumkan keterangan transaksi dengan menggunakan dokumen-dokumen ini. Inspeksi dadakan atas dana kas kecil Hal ini dilakukan untuk mengeliminasi resiko pencurian kas. Perhitungan dan pembayaran PPN Sehubungan dengan aktivitas perusahaan yang terdiri dari pembelian dan penjualan, maka

perhitungan Pajak Pertambahan Nilai yang dilakukan perusahaan terkait aktivitas-aktivitas tersebut antara lain PPN masukan dan PPN keluaran. Pengenaan persentase PPN adalah sebesar 10%. Perhitungan PPN yang dilakukan perusahaan adalah perhitungan yang dilakukan secara menyilang. Pelaporan nominal PPN masukan terkait dengan dilakukannya pembelian dari vendor, disilang dengan perhitungan PPN keluaran terkait dengan adanya kegiatan penjualan dari perusahaan kepada pelanggan. Nominal lebih atau kurang dari hasil perhitungan silang tersebut akan dijadikan kompensasi bagi pelaporan PPN di masa pajak selanjutnya. Dan sebagai informasi tambahan

mengenai PPN, khususnya untuk penghitungan PPN masukan terkait aktivitas pembelian pada perusahaan yaitu jumlah nominal dalam 1 invoice dikalikan persentasi pajak yang dikenakan untuk PPN sebesar 10%. Perhitungan dan pembayaran PPh 22 Sehubungan dengan PPh 22 yaitu berkaitan dengan pembayaran bea masuk impor sudah tercantum secara otomatis dalam surat setoran pabean cukai dalam bentuk jumlah nominal yang harus dibayarkan. Pembayaran bea masuk ini dilakukan oleh perusahaan dalam bentuk giro, yang pada praktiknya diberikan kepada kantor pemerintah melalui jasa forwarder yang dipercayakan perusahaan. Informasi mengenai pembayaran bea masuk dilakukan oleh jasa forwarder dalam proses penyelesaian pabean cukai, kemudian pembayaran dilakukan dalam bentuk giro. Distribusi surat setoran pabean cukai tersebut akan diberikan kepada perusahaan pada saat proses pabean cukai selesai dan penyerahan dokumen-dokumen penting lainnya akan disertakan bersamaan dengan bukti tagihan perusahaan jasa forwarder. Mekanisme pembayaran pajak terkait retur Sehubungan dengan retur pembelian, mekanisme pajak atas barang

tersebut tidak jauh berbeda dengan retur penjualan. Penggantian atas barang yang salah atau rusak oleh vendor dilakukan dengan dalam bentuk ptongan harga atau kompensasi pada masa pembelian selanjutnya. Berbeda dengan mekanisme pajak yang berlaku apabila terjadi retur barang lokal. Ketika terdapat barang yang salah atau rusak pada saat barang tiba, perusahaan akan melakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada vendor yang bersangkutan sebelum melakukan penerbitan nota retur. Penghitungannya yaitu, kuantitas barang berdasarkan jenis dan produk yang diretur dikalikan dengan harga beli yang sudah termasuk penghitungan PPN bagi pembelian yang dilakukan dengan penerbitan faktur pajak, sedangkan untuk pembelian yang tidak menggunakan faktur pajak harga belinya tidak termasuk pajak. Dan penghitungan atas retur tersebut nantinya akan dimasukkan ke dalam pelaporan PPN setiap bulannya bahwa telah terjadi retur atas jenis barang tertentu yang terjadi pada saat pembelian sebelumnya. Tidak terdapat perhitungan lain menyangkut retur ini. Kekurangan yang ditemukan dalam sistem akuntansi pembelian pada PT. Roda Hammerindo Jaya : Tidak terdapat penerbitan dokumen Purchase Requisition pada saat terjadinya permintaan

pembelian barang. Dalam praktiknya yang sehat, ketika terjadi niatan akan adanya permintaan pembelian dari berbagai fungsi kepada bagian pembelian perusahaan, maka fungsi-fungsi tersebut akan melakukan penerbitan surat permintaan pembelian atau disebut dengan Purchase Requisition yang surat tersebut kemudian diajukan kepada bagian pembelian untuk diproses dan ditindak lanjuti. Setelah surat PR ini diterima dan disetujui oleh bagian pembelian, maka tindakan

selanjutnya yang akan dilakukan oleh bagian pembelian adalah penerbitan PO berdasarkan barang yang diperlukan dalam PR yang diajukan. Dan fungsi-fungsi yang bertanggungjawab dalam

menyimpan distribusi dokumen tersebut adalah fungsi yang melakukan permintaan pembelian tersebut, fungsi pembelian dan accounting yang melakukan

pencatatan. Pendistribusian yang dilakukan atas dokumen PR ini memiliki kegunaan yang sama seperti dokumen RR dan lainnya yang sudah dijelaskan pada sub pokok pembahasan sebelumnya. Penyebab : Perusahaan tidak menerapkan Purchase Requisition pada saat melakukan permintaan dikarenakan otorisasi atas persediaan dibawah bagian penjualan dan dokumen pendukung yang digunakan sebagai permintaan pembelian adalah Surat Pesanan dari bagian penjualan. Akibat : Dokumen yang digunakan sebagai dasar permintaan tidaklah normal pada praktik secara sehatnya. Dan seharusnya yang melakukan permintaan pembelian adalah bagian gudang. Dengan bagian penjualan yang mengotorisasi persediaan maka tidak terdapat pemisahan tugas antara fungsi gudang dan fungsi penjualan terkait permintaan barang dagang. Solusi : Menerapkan pemisahan tugas permintaan pembelian dari bagian penjualan kepada bagian gudang dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Tidak terdapat pendistribusian dokumen Cash Payment Voucher (CPV) dan Bank Payment Voucher (BPV) Sama halnya dengan dokumen lain seperti Receiving Report, dan Purchase Requisition yang seharusnya dimiliki perusahaan, pendistribusian dokumen-dokumen ini bisa berguna sebagai backup fungsi lainnya apabila salah satu fungsi atau bagian yang bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen tersebut mengalami kehilangan. Selain itu

pendistribusian dokumen juga berguna untuk pengecekan silang dari fungsi satu dan lainnya yang dalam praktiknya saling terhubung dan terintegrasi, hal ini dilakukan sebagai pelengkap

pengendalian internal atas fungsi tertentu yang saling terkait. Penyebab : Perusahaan tidak menerapkan pendistribusian dokumen pendukung pengeluaran kas ini dikarenakan catatan akhir transaksi akan berujung pada bagian akuntansi, sehingga seluruh dokumen beserta salinannya ditujukan pada bagian akuntansi. Akibat : Ketika terjadi kehilangan/kerusakan bukti dokumen pada bagian akuntansi, akan susah untuk menemukan bukti pendukung lain yang serupa untuk

kepentingan audit misalnya yang membutuhkan bukti track record dari fungsi lain yang berkaitan. Solusi : Sehingga sebaiknya dilakukan pendistribusian dokumen tidak hanya pada satu titik bagian saja. Jurnal pembelian barang dagang impor yang mengganggu. Penyebab : Nama akun uang muka pembelian barang digunakan perusahaan untuk mengakui aset yang belum diterima fisiknya. Akibat : Namun dengan nama akun tersebut, akan membuat pembaca laporan keuangannya mengira bahwa pembayaran atas barang dagang impor yang dilakukan tersebut hanya sebagian, padahal yang

sebenarnya pembayaran dilakukan dimuka secara keseluruhan. Solusi : Sehingga sebaiknya mengganti nama akun tersebut. Jurnal pembelian barang dagang lokal dan barang operational (stationary) secara kas yang tidak dilakukan terpisah dan jurnal pembelian barang dagang lokal dan operational (stationary) secara kredit (hutang) yang juga tidak dilakukan terpisah (digabung). Penyebab : Nama akun persediaan digunakan perusahaan untuk mengakui semua persediaan yang dimiliki perusahaan. Akibat : Namun dengan nama akun tersebut, tidak ada perbedaan antara persediaan barang dagang dengan barang perlengkapan perusahaan. Solusi : Sehingga sebaiknya mengganti nama akun tersebut dan melakukan pemisahan nama akun. Untuk pembahasan evaluasi sistem akuntansi persediaan pada perusahaan dalam hal penerimaan dan pengelolaan barang ditemukan pengendalian internal yang telah terimplementasi dengan cukup baik pada perusahaan untuk mengeliminasi ancaman atau resiko yang dapat timbul, sebagai berikut : Adanya persetujuan pesanan pembelian sebelum menerima pengiriman apapun Tidak menginformasikan bagian

penerimaan barang atas kuantitas barang yang dipesan Memberikan dokumen pendukung kepada bagian persediaan

Pengawasan dan penyimpanan fisik persediaan barang dagang berada dalam pengawasan seorang kepala gudang. Kepala gudang bertanggung jawab untuk mengawasi karyawan gudang lainnya atas penataan barang dalam gudang perusahaan. Orang yang tidak berkepentingan dan bukan

merupakan karyawan perusahaan dilarang untuk memasuki gudang guna menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Hal ini sudah cukup baik penerapan pengendalian internalnya. Persediaan barang dagang dalam gudang diatur secara rapih dan dikelompokkan berdasarkan dengan jenis dan

produknya. Selain itu, terdapat pos-pos penjagaan yang mengawasi arus keluar barang dalam gudang. Setiap barang yang keluar dan masuk gudang berdasarkan dengan bukti pembelian dan penjualan secara tertulis. Setiap barang yang masuk dan keluar dicatat dalam buku stock gudang. Pencatatan tersebut berisikan keterangan mengenai jenis dan produk barang, keterangan masuk atau keluar disertai dengan tanggal. Secara berkala persediaan barang dagang dalam gudang dicocokkan dengan kartu gudang yang didalamnya terdapat pencatatan keluar dan masuknya barang. Setiap barang dagang yang keluar harus berdasarkan surat jalan yang diterbitkan oleh perusahaan yang diotorisasi oleh pimpinan perusahaan berwenang. Stock opname besar dilakukan 1 sampai 2 kali dalam 1 tahun. Sehubungan dengan pendekatan perpetual yang diakui penerapannya oleh perusahaan menurut analisis penulis, stock opname besar yang dilakukan 1 sampai 2 kali dalam 1 tahun sudah cukup mendukung adanya kecocokan antara kenyataan keadaan persediaan fisik dan pencatatannya. Analisis ini dibuat dengan pertimbangan metode perpetual yang pada praktiknya pencatatan dilakukan secara terus menerus terkait kepentingan masuk dan keluarnya persediaan sehingga stock opname berperan hanya untuk memastikan kembali bahwa benar terjadi kecocokan antara keadaan fisik persediaan yang sebenarnya dengan pencatatannya. Kekurangan yang

ditemukan dalam sistem akuntansi persediaan pada PT. Roda Hammerindo Jaya : Tidak terdapat penerbitan dokumen Receiving Report pada saat penerimaan barang. Pentingnya perusahaan menerbitkan dokumen laporan penerimaan atau RR yaitu perannya dalam pengecekan independen atas barang yang dikirimkan oleh vendor. Pengecekan kembali atau konfirmasi ulang atas barang yang dikirim tersebut, akan dicatat secara independen dalam dokumen RR ini. Dan seharusnya karyawan yang melakukan pencatatan tersebut adalah karyawan yang mengendalikan bagian penerimaan. Pencatatan ini terlepas dari dokumen Purchase Order, invoice dan Packing List atau surat jalan. Dalam pengertian, pencataan khusus yang tidak hanya sekedar memberikan checklist pada dokumen PO, invoice atau surat jalan yang disertakan dan diterbitkan sebelumnya. Kegunaan penerapan dokumen RR ini yaitu selain sebagai backup bagi bagian gudang juga berperan untuk melengkapi praktik yang sehat atas aktivitas penerimaan barang yang dilakukan oleh perusahaan. Penyebab : Tidak adanya penerapan dokumen RR ini kemungkinan disebabkan sudah banyak didukung oleh dokumen atas penerimaan barang. Akibat : Hanya saja apabila tidak terdapat dokumen yang terlepas dari fungsi lain akan menimbulkan resiko salah catat barang datang atau masuk pada perusahaan. Solusi : Dengan adanya penerapan dokumen RR ini dapat memberikan sisi

positif bagi perusahaan yaitu kinerja yang dihasilkan oleh karyawan akan meningkatkan kemandirian dan tanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan atas aktivitas yang memang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hasil pembahasan evaluasi atas sistem akuntansi pembelian maupun persediaan barang dagang pada PT. Roda Hammerindo Jaya yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem yang sedang berjalan belum secara sempurna baik. Secara khusus terdapat pada aktivitas pembelian dan penerimaan barang masuk ke dalam gudang perusahaan. Dalam prosedur sistem ini, ditemukan bahwa sistem yang berjalan belum didukung oleh dokumen yang berfungsi di dalamnya secara lengkap.

Keadaan perusahaan saat ini dapat dilihat dari prosedur berjalan yang dapat tergambarkan prosesnya dalam bagan alir. Prosedur-prosedur tersebut disertai dengan adanya penggunaan dokumen yang berhubungan langsung. Berdasarkan hasil evaluasi sebelumnya atas sistem

pembelian, didapati bahwa memang benar perusahaan sudah menerapkan pemisahan tugas antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Tetapi dengan pemisahan tugas tersebut, ternyata tidak menjamin bahwa perusahaan terhindar dari adanya resiko terkait aktivitas ini. Hal yang mendasari simpulan ini yaitu, walaupun perusahaan sudah menerapkan pemisahan tugas tetapi apabila tidak disertai dengan kelengkapan dokumen masing-masing fungsi maka resiko tersebut tidak akan tereliminasi. Bahkan menimbulkan resiko lain yang pada akhirnya menimbulkan perlambatan pencapaian tujuan perusahaan. Resiko yang ditimbulkan karena tidak disertainya dokumen pelengkap masing-masing fungsi ini yaitu, selain berpengaruh kepada ketidakmandirian dan tanggung jawab karyawan juga dapat mempersulit penemuan bukti atas track record persediaan apabila terjadi suatu hal yang tidak diinginkan. Dalam hal ini secara khusus berada pada fungsi penerimaan. Dalam sistem berjalan, fungsi penerimaan tidak memiliki dokumen khusus yang fungsinya terlepas dari dokumen lain sperti PO, surat jalan atau Packing List, dan invoice. Selama ini penerapan atas penerimaan barang hanya dilakukan berdasarkan pengecekan PO, invoice dan surat jalan saja, tidak dicatat pada dokumen khusus. Ketika dokumen pelengkap dari fungsi yang cukup penting perannya tidak diterapkan, maka akan berpengaruh pada prosedur sistem yang berjalan dalam perusahaan. Dan sehubungan dengan ketidaklengkapan dokumen pendukung tersebut, maka dampaknya juga akan berimbas kepada fungsi persediaan barang dagang pada perusahaan yaitu bagian gudang. Dalam hal ini, dampak yang dirasakan oleh fungsi persediaan terdapat pada penghitungan barang. Akan ada kesulitan pengumpulan bukti pendukung apabila terjadi suatu masalah terhadap persediaan jika dokumen khusus yang terlepas dari fungsi dokumen lain tidak ada. Sama halnya dengan didapatinya ketidaklengkapan dokumen yang terjadi pada bagian pembelian yaitu tidak terdapatnya dokumen khusus atas permintaan pembelian barang, sehingga selama ini menggunakan banya dokumen berbeda atas permintaan pembelian. Hal lainnya yang ditemukan terdapat pada sistem penerimaan barang dagang impor. Sehubungan dengan sistem ini, perusahaan menggunakan jasa perantara yang sifatnya mempermudah dan

mempersingkat waktu bagi perusahaan. Hanya saja pertimbangan dengan adanya penggunaan jasa ini yaitu biaya yang lebih besar akan dikeluarkan oleh perusahaan.

SIMPULAN DAN SARAN Untuk menjamin keberlangsungan PT. Roda Hammerindo Jaya, beberapa saran dibawah ini diusulkan yang kiranya dapat membantu perusahaan dalam hal pengendalian internal atas sistem yang ada di perusahaan. Beberapa saran tersebut sebagai berikut : (a) penerapan dokumen Purchase Requisition dalam fungsi pembelian yang berada pada divisi administrasi operational dan penjualan dalam perusahaan, (b) kemudian penerapan dokumen Receiving Report dalam fungsi penerimaan barang atau stock inventory yang juga berada dibawah divisi yang sama yaitu administrasi operational dan penjualan dalam perusahaan. (c) membuat catatan terpisah yang berisi tagihan disertai tanggal jatuh tempo sebagai pengingat bagian

pembelian perusahaan. Hal ini berperan untuk mengeliminasi resiko pencatatan yang tidak teratur menyangkut pembayaran secara hutang kepada vendor apabila pembayaran dilakukan melebihi masa jatuh tempo yang diberikan, dan terlebih lagi apabila dilakukan setelah masa pelaporan

keuangan dilakukan. Selain itu, hal ini dapat memberikan kontribusi bagi efisiensi keuangan yang dikeluarkan oleh perusahaan apabila terdapat kebijakan kebijakan tertentu dari masing-masing vendor seperti pemberian diskon ketika pelunasan dilakukan sebelum masa jatuh tempo yang diberikan dan pengenaan denda apabila pelunasan dilakukan melebihi masa jatuh tempo. (d) sebaiknya perusahaan melakukan perhitungan kembali terkait PPh 22 yang dalam praktiknya perhitungan tersebut tidak ditampilkan dalam dokumen surat setoran pabean dan cukai dan sudah tercantum nilai final. Hal ini dilakukan untuk mengeliminasi resiko salah bayar atas barang impor yang masuk. (e) membuat jurnal baru untuk transaksi pembelian impor.Untuk jurnal pada saat pembayaran dimuka dilakukan sebaiknya mengkredit nama akun pembelian dibayar dimuka kemudian mendebit akun bank. Dan ketika barang dagang impor sudah diterima perusahaan, jurnalnya yaitu persediaan pada pembelian dibayar dimuka untuk mengakui bahwa barang secara fisik sudah diterima oleh perusahaan, (f) memisahkan akun persediaan barang dagang lokal dengan barang operational (stationary) yaitu menjadi akun perlengkapan, (g) diperlukan pembaruan atau perbaikan kebijakan perusahaan atas otorisasi sistem pembelian dan persediaan barang dagang. Otorisasi atas persediaan akan dialihkan kepada bagian gudang dan didukung dengan adanya koordinasi oleh pimpinan perusahaan terkait aktivitas pembelian barang. Otorisasi persediaan tidak lagi menjadi tanggung jawab bagian penjualan. Saran ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk memiliki prosedur yang sehat dalam pratiknya, serta diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengeliminasi

resiko-resiko yang belum terjadi sehingga secara otomatis dapat mengurangi persentase atau mencegah terjadinya kerugian bagi perusahaan, dan (h) pencantuman prosedur yang berjalan secara tertulis pada masing-masing departemen dalam perusahaan. Hal ini disarankan untuk mempermudah pihak lain yang berkepentingan dalam mengenal dan mengetahui informasi tentang proses operasional yang berjalan dalam perusahaan. Menilai dari pengendalian yang sudah ada dan sudah diterapkan, serta antisipasi yang dimiliki perusahaan untuk mengeliminasi resiko-resiko terkait sistem

pembelian dan persediaan, perusahaan sudah cukup baik dalam mengendalikan sistem

operasionalnya. Namun memang masih ada hal-hal yang perlu diperbaiki atau perlu pembaruan kembali. Dengan adanya rekomendasi atau saran yang diberikan penulis seperti yang telah tertera diatas, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menyempurnakan sistem pembelian dan persediaan secara lebih baik lagi, serta diharapkan dapat mempermudah perusahaan dalam pencapaian tujuan yaitu ekspansi perusahaan lebih luas pada masa yang akan datang melalui

informasi yang disediakan kepada pihak lain mengenai keadaan perusahaan lewat laporan keuangan yang disajikan. Sistem akuntansi yang baik, didukung dengan adanya kelengkapan dokumen

pendukung akan menciptakan laporan keuangan yang baik pula. Serta dengan adanya pencantuman prosedur yang berjalan atas sistem suatu departemen perusahaan melalui media yang dimiliki, diharapkan juga mampu untuk membantu perusahaan dalam hal pemasaran yaitu dalam bentuk perekrutan konsumen baru, kreditur ataupun pihak lain yang berkepentingan untuk tertarik mencari informasi lebih dalam tentang perusahaan. Dengan demikian, tujuan perusahaan untuk melakukan ekspansi diharapkan dapat tercapai beberapa waktu ke depan setelah penelitian ini dilakukan.

REFERENSI Ambarwati, F.W. (2012). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Guna Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern pada PT Dwi Mulyo Lestari Madiun. Diperoleh (19 Desember 2013) dari http://www.ikippgrimadiun.ac.id Hall, J.A. (2011). Information Technology Auditing and Assurance. International edition (third edition). Canada : South-Western Cengage Learning,Inc. Ikatan Akuntan Indonesia. (2009). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta : Salemba Empat. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. (edisi tiga). Jakarta : Salemba Empat. Putra, R.M. (2012). Evaluasi sistem akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PT Creatura Creation. Skripsi S1. Binus University, Jakarta. Reeve, J.M., Warren, C.S.,& Duchac, J.E. (2012). Principles of Accounting. (24th edition). Canada : South-Western Cengage Learning,Inc. Surya, R.A.S. (2013). Pengantar Akuntansi berbasis IFRS. (edisi pertama). Yogyakarta

: Penerbit Graha Ilmu. Tuerah, S. (2013). Evaluasi Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada UD.Roda Mas Manado. Jurnal EMBA, 1 (3), 225-232. Warren, C.S.,

Reeve, J.M.,& Fees, P. (2010). Pengantar Akuntansi. (edisi 21). (Penerjemah Aria Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan). Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Weygandt, J.J., Kimmel, P.D.,& Kieso, D.E. (2011). Financial Accounting. (IFRS Edition). New York : John Wiley & Sons,Inc.

RIWAYAT PENULIS Novia Christine Indah Pratiwi Takalelumang lahir di kota Balikpapan pada 21 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada tahun 2014.