Diringkas oleh : Kelompok 255
Anggota Kelompok : Ikhsan Putra Kurniawan - 1204000432 Mata Kuliah : Kelas Seminar (IKI140991)
Semester : Genap 2007/2008
Ringkasan Jurnal : E-Document Mangement berdasarkan Web Services dan XML
Judul Asli : “E-DOCUMENT MANAGEMENT BASED ON WEB
SERVICES AND XML”
Penulis : Ou Liu,
Jian Ma
Information System Department City University of Hong Kong isjian@cityu.edu.hk
et. al
Publikasi : Communications of the Association for Information Systems Volume 14, 2004, Hal 691-703
E-DOCUMENT MANAGEMENT BASED ON WEB
SERVICES AND XML
ABSTRAK
Manajemen dokumen memainkan peran penting dalam manajemen proyek R&D untuk agen keuangan pemerintah, universitas negeri, dan institusi riset pemerintah. Munculnya Web services dan XML menghadirkan peluang-peluang baru dalam manajemen dokumen elektronik. Paper ini menjelaskan solusi untuk memroses dokumen elektronik dalam jumlah besar dalam berbagai format dalam waktu yang pendek. Solusi ini didasarkan pada Web services untuk mengintegrasikan pemrosesan two-tiered secara terdistribusi. Juga melibatkan proses ekstraksi dokumen untuk menangani dokumen dengan berbagai format, dengan XML sebagai media untuk bertukar informasi. Pengaplikasian dari solusi ini pada Yayasan Ilmu Alam Nasional Cina terbukti berhasil, dan pendekatan secara umum mungkin dapat diaplikasikan pada cakupan yang luas pada pengaturan manajemen dokumen elektronik.
KATA KUNCI
Manajemen dokumen elektronik, Web services, XML, Solusi e-government
I. PENDAHULUAN
Manajemen dokumen memainkan peranan penting dalam R&D manajemen proyek pada agen keuangan pemerintah, universitas-universitas negeri, dan institusi riset pemerintah. Pada berbagai tingkatan pada manajemen proyek, seperti pengumpulan proposal, seleksi proyek, dan evaluasi proyek, banyak jenis dokumen atau formulir yang dipertukarkan diantara berbagai stakeholder seperti para pengaju proposal, administrator organisasi pendanaan riset, reviewer eksternal, dan direktur manajemen program. Penelitian sebelumnya telah mempelajari permasalahan manajemen dokumen baik secara umum
maupun dari sudut pandang document retrieval atau document manipulation. Penelitian ini fokus pada pertukaran dokumen elektronik dan ekstraksi informasi, yang mana topik yang penting dalam manajemen dokumen. Paper ini menjelaskan aplikasi yang dikembangkan pada Yayasan Ilmu Alam Nasional Cina (NSFC) untuk memroses proposal-proposal hibah penelitian. Permasalahan penelitian meningkat dari keinginan untuk mengembangkan solusi praktis untuk permasalahan yang dihadapi oleh NSFC. NFSC adalah lembaga keuangan terbesar dan ternama untuk riset dasar, dengan dana tahunan lebih dari 250juta dolar amerika pada tahun 2003. Setiap tahun, NFSC mendapat lebih dari 40.000 hibah proposal penelitian untuk lebih dari 1.400 universitas dan institusi riste di Cina. Sejak 2003, semua pengaju proposal sudah dikumpulkan dan diproses secara elektronik menggunakan solusi yang dijelaskan pada paper ini. Manajemen hibah proposal riset adalah tugas NSFC. Pendekatan secara tradisional adalah paper-based. Proposal-proposal disiapkan oleh para pengaju proposal menggunakan berbagai jenis pengolah kata dan dicetak untuk pengumpulan. Organisasi penerima dana kemudian me-review dan mengesahkan proposal, dan mengirim banyak hardcopies ke NSFC via pengantar professional atau secara personal mengantarkannya. Kebanyakan dari informasi proposal dimasukkan ulang dengan manajemen sistem informasi pada NSFC untuk dievaluasi dan untuk keperluan administratif. Proses penyeleksian proyek dikoordinasikan oleh manajemen senior dari NSFC dan diatur oleh direktur program dari tujuh departemen yang diorganisasikan berdasarkan kaitannya dengan bidang riset. Perlu kemudahan dan transparansi untuk menjamin komunikasi yang efektif diantara para stakeholder. Luasnya penggunaan internet memberikan peluang untuk lebih meningkatkan proses pengumpulan proposal. Misalnya Yayasan Ilmu Alam Amerika Serikat (NSF) telah mengembangkan sistem, bernama FastLane, yang mengijinkan pengumpulan proposal elektronik. Pada tahun 2000, NSFC mulai melakukan eksperimen dengan menggunakan internet untuk proses manajemen proyek. Setelah kesuksesan penggunaan pilot project pada 2002, NSFC memperbaiki pengumpulan elektronik secara nasional pada Januari 2003. Tantangan utama yang dihadapi NSFC adalah waktu batas untuk sebagian besar proposal ada pada 31 Maret. Proposal-proposal itu harus diproses dalam waktu satu minggu sehingga formulir review dapat didistribusikan ke reviewer eksternal tepat waktu. Misalnya, dalam interval ;yang singkat pada 31 Maret 2003 NSFC menerima 34.820 proposal elektronik dari lebih 1.400 universitas dan institusi riset seluruh penjuru Cina, dan semuanya diproses dengan solusi yang dijelaskan dalam paper ini. Sekitar 150.000 formulir evaluasi diisi oleh reviewer dan diproses dengan sistem selama April dan Juni. Jumlah yang tajam dan pucak load muncul menjadi tantangan tersendiri bagi NSFC. Lembaga keuangan besar lainnya di seluruh dunia melakukan pengumpulan proposal sepanjang tahun atau jumlahnya tidak sama. Tantangan lainnya yang dihadapi NSFC adalah berbagai jenis format dokumen dan akses internet. Di seluruh proposal hibah dan pemrosesan review, formulir proposal dan formulir evaluasi dikumpulkan dalam format dokumen yang berbeda, direview dan dipetukarkan diantara berbagai stakeholder. Sehingga, perantara yang dapat diterima dengan baik dibutuhkan untuk pertukaran data berbagai format dari dokumen-dokumen lintas berbagai platform aplikasi. Akses internet tidak gratis untuk banyak pengaju proposal di Cina, atau tidak handal atau tidak terjangkau untuk beberapa area. Sehingga, tidak feasible untuk banyak pengaju proposal untuk menyiapkan proposal online atau menggunakan Web untuk mengisi data proposal. Alternatif penengah untuk pengumpulan lewat internet dibutuhkan. Arsitektur terdistribusi sudah menjadi pendekatan umum untuk penyelesaian masalah workload.
Solusi distribusi two-tiered dikembangkan untuk NSFC untuk menangani tantangan dan untuk mendukung proses manajemen yang sudah ada. Secara singkat, hasil dari kerja penulis paper ini, adalah prosedur berikut: Pada tingkat lokal, pengaju proposal mengumpulkan proposalnya secara elektronik ke universitas masing-masing atau ke lembaga masing-masing untuk review dan pengesahan. Setiap organisasi mengekstrak data yang diperlukan dari proposal, dan kemudian meneruskan proposal beserta data yang sudah diekstrak dalam batch ke NSFC. Solusi manajemen dokumen elektronik terdiri dari dua bagian: (1) Internet-based Research Information System(IRIS) digunakan untuk tingkat lokal dan (2) Internet-based Science Information System (ISIS), digunakan pada NSFC. Pemrosesan secara terdistribusi meningkatkan penggunaan Web services sebagai bagian dari dua tingkatan yang terintegras, dan penggunaan XML untuk memfasilitasi pertukaran informasi lewat aplikasi lintas platform berbeda.
II. THE WORKFLOW AND SYSTEM ARCHITECTURE
Workflow pengumpulan dan pemrosesan proposal:
Sistem arsitektur terdistribusi dengan pendekatan Two-Tiered:
Gambar disadur dari paper asli.
III. WEB SERVICES ARCHITECTURE AND IMPLEMENTATION
Pada arsitektur yang diusulkan, Web services digunakan untuk mengintegrasikan sistem informasi two-tieres. Tujuan utama terpenting dari integrasi sistem adalah untuk membagi dan mereuse informasi dan program pada sistem informasi berbeda. Penggunaan Web services pada www, dimana dianalogikan menggunakan CORBA pada lingkungan klien dan server oleh beberapa peneliti, menambah secara drastis kebutuhan komunikasi dan interoperability dari aplikasi-aplikasi.
IV. E-DOCUMENT EXTRACTION AND MANAGEMENT
XML adalah teknologi kunci lain untuk NSFC untuk manajemen dokumen elektronik. Ia adalah media representasi bagi format atau penyimpanan data dan pengiriman diantara dua jenis platform aplikasi. Sebagai standard yang sudah diterima secara global, XML menyediakan kesederhanaan, standard, self-describing dari penyimpanan dan pertukaran data. Lebih dari itu, XML juga menyediakan penengah untuk representasi pertukaran data untuk Web.
Gambar Manajemen Ekstraksi Dokumen:
Gambar disadur dari paper asli.
V. IMPLEMENTATION
Modul utama ada empat: Word extractor, WPS extractor, Data Manager, PDF converter.
VI. EVALUATION OF THE SOLUTION
SURVEY
Survey dilakukan dengan sampel 120 orang profesor dan administrator peneliti dari 16 universitas di Cina setelah pilot project berjalan di tahun 2002. 95% reponden menyatakan e-document mudah digunakan. 95% dari pengguna sangat setuju atau setuju dengan pernyataan bahwa e-document management baik sekali. 87% sangat setuju atau setuju bahwa ia meningkatkan efisiensi.
VII. DISCUSSION AND CONCLUSION
Meskipun metode two-tiered pendekatan yang dapat diterima dengan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi NSFC, metode ini juga dapat digunakan luas di berbagai tempat lainnya seperti Amerika Utara dan Asia.
