BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Prosedur
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Prosedur adalah suatu tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Menurut Mulyadi (2001 : 5), Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
Berdasarkan pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu tahapan kegiatan yang melibatkan beberapa orang yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang berulang-ulang.
2.1.2 Pengertian Kas
Menurut Zaki Baridwan (2000 : 85), Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.
Menurut Mardiasmo (2000 : 1), Kas adalah tunai baik kertas maupun uang logam, simpanan uang di bank yang setiap saat dapat diambil dan bentuk-bentuk alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti mata uang.
Berdasarkan uraian diatas pengertian kas adalah aktiva lancar atau alat tukar baik berupa uang kertas maupun logam yang disimpan dan bisa dipakai setiap dibutuhkan.
2.1.3 Prosedur Penerimaan Kas
1) Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Prosedur penerimaan kas yang diterapkan oleh suatu perusahaan sangat tergantung kepada besar kecilnya perusahaan serta struktur organisasi perusahaan itu sendiri. Prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atapun tidak diterimanya kas menjadi lebih kecil kemungkinannya. Dalam merancang prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan prinsip-prinsip pengawasan kas yang dapat digunakan sebagai pedoman, antara lain:
a) Setiap penerimaan kas harus segera dicatat. b) Penerimaan kas harus disetor ke bank setiap hari.
c) Petugas penerima kas tidak merangkap sebagai pelaksana pembukuan penerimaan kas. d) Fungsi penerimaan kas dan fungsi pengeluaran kas terpisah.
e) Laporan penerimaan kas dilaporkan secara periodik.
Menurut Mulyadi (2001:6) Prosedur penerimaan kas digunakan untuk melayani pembeli yang membayar harga barang sesuai yang tercantum dalam faktur penjualan tunai, prosedur ini dilaksanakan oleh Bagian Kas dengan alat bantu register kas. Kemudian prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam buku jurnal penerimaan kas. Prosedur ini dilaksanakan oleh Bagian Akuntansi dengan cara mencatat bukti setor yang diterima dari Bagian Akuntansi ke dalam buku jurnal penerimaan kas.
Mulyadi (2011:455) berpendapat bahwa, berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
a) Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
b) Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur yaitu: a) Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales.
Pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli.
b) Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD sales).
Transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahaan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual.
c) Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over-the-counter-sale atau COD sales. Credit card ini merupakan salah satu cara pembayaran dan penagihan yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun penjual.Penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut :
a) Pembeli memesan langsung barang kepada wiraniaga bagian penjualan. b) Bagian kas menerima pembayaran dari pembeli.
c) Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
d) Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. e) Bagian kas menyetor kas yang diterima ke bank.
f) Bagian jurnal mencatat penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas.
2) Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang
Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut :
a) Melalui penagihan perusahaan. b) Melalui pos.
c) Melalui lock box collection plan
Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu: 1) Fungsi Sekretariat.
Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2) Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3) Fungsi Kas
Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh.
4) Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5) Fungsi Pemeriksa Intern
Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas secara piutang yaitu: a) Surat Pemberitahuan.
b) Daftar Surat Pemberitahuan. c) Bukti Setor Bank.
d) Kwitansi
2.1.4 Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua sistem yakni sistem pengeluaran kas menggunakan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( biasanya karena jumlah relatif kecil).
1) Sistem Pengeluaran Kas Dengan Menggunakan Cek
Sistem pengeluaran kas dengan cek ada dua yaitu pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek dan pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek,terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
a) Prosedur pembuatan bukti kas keluar b) Prosedur pembayaran kas
c) Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok ditangan bagian utang. Selanjutnya bagian utang membuat bukti kas keluar atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian kas untuk membuat cek.Selanjutnya bagian kas mengisi cek, mendapat otorisasi atas cek dari penjabat yang berwenang dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
a) Prosedur Permintaan Cek.
Dalam prosedur ini fungsi yang mengeluarkan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorsasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.
b) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar.
Berdasarkan dokumen pendukung yang dkumpulkan melalui sitem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah
rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.
c) Prosedur Pembayaran Kas.
Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
d) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas.
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Disamping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan).
Dokumen yang Digunakan
Adapun Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: 1) Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
2) Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.
3) Permintaan cek Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: 1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.Jika perusahaan menggunakan voucher payable system bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kas mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
2) Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur.
3) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas :
a) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
b) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. c) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
d) Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar
Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
a) Melakukan penghitungan kas secara periodic dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar).
b) Melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
2) Sistem Dana Kas Kecil
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat di lakukan dengan dua cara, yaitu :
1) Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. b) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil,
sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
c) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
2) Imprest System
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
a) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi.
c) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.
Dalam metode imprest system dan sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur, yaitu :
a) Prosedur pembentukan dana kas kecil
Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.
b) Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil.
Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya. c) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
Jika dana kas kecil sudah menipis saldonya, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke Bagian Utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah sebagai berikut: 1) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam system dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian dana kas kecil. 2) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.
3) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya yang disimpan dalam arsip oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. 4) Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Sedangkan dengan fluctuating fund balance system, pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.
Fungsi yang Terkait 1) Fungsi kas.
Dalam sistem dana kas kecil, fugsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kebali dana kas kecil. 2) Fungsi Akuntansi.
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertnggung jawab atas: a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
d) Pencatatan pengeluaran danakas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance system).
e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3) Fungsi pemegang dana kas kecil.
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dngan otorisasi dari pejabat tertenyu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodic dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yan ada di tangan pemegang dana kas kecil.
