LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR EKSPOR DI PT. SCHENKER PETROLOG UTAMA SURABAYA
Disusun Oleh: Novita Dia Permata Hati
D1514076
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR EKSPOR DI PT. SCHENKER PETROLOG UTAMA SURABAYA
Disusun Oleh: Novita Dia Permata Hati
D1514076
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
MOTTO
“Sesungguhnya ada kesulitan itu ada juga kemudahan, maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan), kerjakan dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan hanya kepada
Tuhan-mulah hendakNya kamu berharap” (Q.S. Alam Nasyrah 6-7)
“Percayalah bahwa dunia ini tak ada yang sia-sia. Membiarkan hidup dengan caranya sendiri menggiring kita menuju sebuah jawaban”
(Dewi Lestari – Supernova)
“Waktu tidak berpihak pada siapapun, tapi waktu dapat menjadi sahabat bagi mereka yang memegang dan memperlakukannya dengan baik”
PERSEMBAHAN
Tugas akhir dengan judul “Prosedur Ekspor di PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya” ini penulis persembahkan kepada:
1. Kedua orang tua tercinta (Bapak Hendra Setyawan Tosa dan Ibu Dwi Sulistyaningrum), Abangku tercinta (Bintang Januar Perdana Putra) dan adikku tersayang (Dewan Satryo Herlambang), serta keluarga besar.
2. Teman-teman tersayang Soni Prabowo Putra, Monica Budi Oktavia, Citra Dewi Eka, Dyah Ambarwati, El-mira Tsalatsa, Erlina Effendi, dan Rita Ambarwati.
3. Teman-teman seperjuanganku Manajemen Administrasi 2014 Sebelas Maret Surakarta. 4. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat
saya sebutkan satu-persatu.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Shaullahu wa ta’allah, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Ekspor di PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya”.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil baik tanpa adanya bantuan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu hingga tersusunnya Tugas Akhir ini, khususnya kepada:
1. Drs. Ali, M.Si, selaku pembimbing dan Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang senantiasa memberikan pengarahan, petunjuk, nasehat, dan dorongan hingga tersusunnya laporan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Lutsia Trisnowati, Selaku HRD di PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya yang telah mengizinkan penulis untuk praktek magang kerja selama satu bulan serta atas pemberian arahan dan saran kepada penulis.
3. Keluarga Besar PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya yang telah memberikan bimbingan serta arahan yang berguna kepada penulis.
4. Teman – teman seperjuangan MA 2014 terimakasih atas semangat dan dukungannya. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini jauh dari kata sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak untuk kesempurnaan Tugas
Akhir ini.
Surakarta, Mei 2017
DAFTAR ISI
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN PENGAMATAN ... 5
A.TINJAUAN PUSTAKA ... 5
2.Standart Operational Procedure (SOP) ... 13
3.Pengertian ekspor ... 14
4.Pengertian Freight Forwarder ... 15
B.METODE PENGAMATAN ... 16
1.Lokasi Pengamatan ... 16
2.Jenis Pengamatan ... 16
3.Teknik Pengumpulan Data ... 16
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ... 18
A. Gambaran Umum PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya ... 18
B. Lokasi Perusahaan ... 19
C. Visi dan Misi ... 19
D. Struktur Organisasi ... 19
E.Jam Kerja PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya ... 26
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ... 28
A. KEGIATAN EKSPOR MELALUI LAUT ... 28
1. Peranan PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya dalam Transportasi Laut ... 28
2. Dokumen yang Diperlukan dalam Kegiatan Ekspor Laut ... 29
3. Lembaga yang Bersangkutan dalam Kegiatan Ekspor ... 32
4. Prosedur Ekspor Melalui Laut ... 33
5. Penggunaan Peti Kemas ... 40
6. Jenis Container ... 42
B.KEGIATAN EKSPOR MELALUI UDARA ... 44
Transportasi Udara ... 44
2. Dokumen yang Diperlukan dalam Kegiatan Ekspor Melalui Udara ... 45
3. Jenis AWB yang Digunakan PT. Schenker Petrolog Utama dalam Kegiatan Ekspor Melalui Udara ... 46
4. Prosedur Ekspor Melalui Udara ... 47
5. Perhitungan Tarif Udara ... 51
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 54
A. Kesimpulan ... 54
B. Saran ... 54
Daftar Pustaka ... 55
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
Table 1.1 Volume Kargo PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya
2012-214………. 2
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Shipping intruction
Lampiran 2. PEB
Lampiran 3. Certificate of Origin (COO)
Lampiran 4. Air Way Bill (AWB)
Lampiran 5. Master Air Way Bill (MAWB)
Lampiran 6. Pro forma invoice
Lampiran 7. Nota Pelayanan Ekspor (NPE)
Lampiran 8. Pro forma packing slip
Lampiran 9. CAS Destination
Lampiran 10. Packing list
Lampiran 11. Invoice
Lampiran 12. Booking confirmation
Lampiran 13. Surat Tugas Magang
Lampiran 14. Form Monitoring Magang
Lampiran 15. Daftar Absensi Magang
Lampiran 16. Form Penilaian Magang
ABSTRAK
NOVITA DIA PERMATA HATI D1514076, PROSEDUR EKSPOR di PT. SCHENKER PETROLOG UTAMA SURABAYA. Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 54 Halaman.
Tujuan pengamatan iniuntuk mengetahui prosedur serta gambaran dalam kegiatan ekspor melalui udara dengan membandingkan prosedur kegiatan ekspor melalui laut. Penelitian dilakukan di PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya dimana perusahaan tersebut bergerak di bidang jasa freight forwarder.
Jenis pengamatan menggunakan jenis penelitian observasi berperan pasif, yaitu dengan caramengamati dan menggali informasi mengenai perilaku dan kondisi lingkungan penelitian menurut kondisi yang sebenarnya.. Teknik pengumpulan yang dilakukan ialah wawancara, observasi dan dokumen.
Berdasarkan hasil pengamatan, perbandingan antara prosedur ekspor melalui laut dan prosedur ekspor melalui udara lebih efisien prosedur ekspor melalui udara, karena dapat meminimalisir waktudalam pengiriman barang ke tempat tujuan, Sehingga lebih efektif dan efisien. Peranan PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya sebagai freight forwarder dalam kegiatan ekspor melalui udara yaitu dapat bertindak sebagai eksportir atau pemilik barang serta membantu pengawasan dan pengamanan dalam pengiriman barang ekspor, Dokumen yang diperlukan dalam pengiriman melalui udara antara lain: Shipping Intruction, Invoice, Packing List, PEB, Air Way Bill, Master Air Way Bill, dan COO. Sedangkan untuk prosedur ekspor melalui udara sebagai berikut: PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya menerima Shipping Intruction (SI) dari Shipper, kemudian, Schenker mengkonfirmasi dan melakukan croscek schedule (jadwal) penerbangan kepada Airline untuk booking space pesawat. Setelah mendapat konfirmasi dari airline, schenker menginformasikan jadwal kepada shipper untuk disetujuinya. Setelah shipper menyetujuinya, schenker mengambil barang shipper untuk dimasukan ke gudang bandara dan ditimbang. Selanjutnya Schenker menerima resi dari gudang mengenai berat dan volume barang. Dari resi itu nanti yang ditulis oleh HAWB dan MAWB serta bayar biaya gudang sebagai tanda barang telah dikirim. Kemudian Schenker membuat job and fight yaitu membuat SI final yang berisi packing list dan invoice fix serta membuat perincian biaya yang kemudian dikirimkan ke shipper dan kemudian Schenker melakukan closing job. Prosedur ekspor melalui udara berjalan dengan lancar dan sesuai dengan SOP. Akan tetapi, terdapat pula beberapa kendala seperti cargo ready (dokumen kurang), cuaca buruk, space full, dan komunikasi. Dari beberapa masalah yang dihadapi, penulis memberikan saran untuk menambah pengawasan terhadap barang ekspor hingga sampainya barang ke negera tujuan dan mempersiapkan segala kelengkapan dokumen ekspor dengan baik.
ABSTRACT
Novita Dia Permata Hati. D1514076, EXPORT PROCEDURE IN PT. SCHENKER PETROLOG UTAMA SURABAYA. Administration Management Study Program. Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University. 2017. 54 pages.
The objective of research was to find out the procedure and description of export activity through air compared with that through sea. This research was taken place in PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya operating in freight forwarder service sector.
This study was a participatory observation research type conducted by means of observing and exploring information about behavior and actual condition of research environment. Techniques of collecting data used were interview, observation and documentation.
Considering the result of observation, the comparison between sea export procedure and air export procedure, it could be found that the air export procedure was more efficient, as it could minimize the time of deliverying product to the destination, so that it was more effective and efficient. PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya served as freight forwarder in air export activity, in which it acted as exporter or product owner and help supervising and safeguarding the delivery of export product. The document needed in air delivery included: Shipping Instruction, Invoice, Packing List, PEB, Air Way Bill, Master Air Way Bill, and COO. Meanwhile, the procedure of air export was as follows: PT. Schenker Petrolog Utama Surabaya received Shipping Instruction (SI) from Shipper, and then Schenker confirmed and crosschecked the flight schedule to the Airline for booking the plane space. Having obtained confirmation from the airline, Schenker informed the schedule to the shipper to be approved. After the shipper approved it, Schenker took the shipper’s product to be put into the airport’s warehouse and weighed. Then, Schenker received the receipt from the warehouse containing information on the product’s weight and volume. Considering the receipt, HAWB and MAWB would write and pay the warehouse cost signing that the product had been sent. Then, Schenker developed job and fight, namely, developed finale SI containing packing list and invoice fix and cost detail to be sent to the shipper and then Schenker made closing job. The procedure of air export had run smoothly and consistent with SOP. However, there were some constraints including cargo ready (inadequate document), bad weather, full space, and communication. Based on those problems, the author recommended to improve supervision over exported product until it arrived at the destination country and to prepare any complete document of export well.
