commit to user
i
PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR
MENGGUNAKAN POLA
LESS THAN CONTAINER LOAD
( LCL) PADA PT. AGILITY INTERNASIONAL
CABANG SOLO
Disusun untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Persyaratan
Guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III
Manajemen Perdagangan Fakultas Ekonomi
Univesitas Sebelas Maret
Surakarta
Oleh :
Maharani
F3109046
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
ABSTRAKSI
PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR MENGGUNAKAN POLA LCL (LESS THAN CONTAINER LOAD) PADA PT. AGILITY
INTERNASIONAL CABANG SOLO
MAHARANI
F3109046
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk : (1) memperoleh gambaran yang lebih mendalam dan pemahaman mengenai proses pengiriman barang ekspor LCL lewat laut pada Freight Forwarder Agility Internasional, (2) mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi pihak Agility dalam melakukan proses LCL, (3) mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi pihak shipper saat melakukan kegiatan ekspor.
Penelitian ini menggunakan metode studi deskriptif, yaitu mengamati obyek penelitian dan menggambarkan suatu keadaan yang ada dalam obyek penelitian tersebut. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dengan cara praktek kerja langsung melalui kegiatan yang dilakukan ditempat penelitian Freight Forwarder Agility Cabang Solo khususnya divisi ekspor. Sedangkan data sekunder diperoleh dari buku ataupun sumber bacaan lainnya yang berkenaan dan relevan dengan pokok bahasan yang diambil.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa : (1) proses ekspor menggunakan pola LCL yang dilakukan Freight Forwarder Agility dimulai dari Shipping Instruction (SI), Booking Instruction ke Co Loader, pengurusan dokumen, proses stuffing dan pengiriman barang, pemuatan barang diatas kapal dan penyerahan dokumen ke negara tujuan, (2) hambatan yang dihadapi Freight Forwarder Agility dalam proses pengiriman LCL antara lain : terjadi penuhnya jadwal kapal, peti kemas yang tersedia memiliki kualitas yang kurang baik, truk pembawa barang ekspor mengalami kecelakaan, perubahan data Invoice dan
Packing List, serta respon Desperindag yang terlalu lama dalam proses pembuatan
COO, (3) hambatan yang dihadapi shipper dalam proses pengiriman LCL antara lain : kesulitan saat penataan barang di dalam peti kemas, complain dari buyer, keterlambatan pengiriman dokumen Invoice Packing List.
Saran berdasarkan hasil penelitian ini adalah PT. Agility perlu membenahi sistem jaringan pada komputer perusahaan agar tidak mengalami masalah sehingga kinerja perusahaan tidak mengalami hambatan dan perlunya menambah ruang yang dapat difungsikan sebagai gudang untuk proses stuffing, sehingga barang yang akan distuffing tidak memenuhi ruang kerja karyawan, serta untuk pihak shipper adalah untuk memperhitungkan waktu produksi dan lebih sering melakukan komunikasi dengan buyer agar terhindar dari miss understanding.
commit to user
commit to user
commit to user
v
MOTTO
Jika kita hanya pasrah dan menerima nasib, kita tidak akan tahu kesempatan apa
yang datang pada kita
(Soe Hok Gie)
Hai orang-orang yang beriman, jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu,
sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar
(Al Baqarah : 153)
Semulia-mulia manusia ialah siapa yang mempunyai adab, merendahkan diri
ketika berkedudukan tinggi, memaafkan ketika berdaya, membalas dan bersikap
adil ketika kuat
(Khalifah Abdul Malik bin Marwan)
Tak semua yang dapat dihitung dapat diperhitungkan, dan tak semua yang
diperhitungkan dapat dihitung
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini
kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan
rahmat-Nya yaitu dengan
terselesaikannya Tugas Akhir ini.
2. Ibu, Kakak dan Nenek yang telah
memberikan dukungan serta doanya
dalam menyelesaikan Tugas Akhir
ini.
3. Teman- teman Almamaterku
khususnya keluarga Manajemen
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang
telah memberikan rahmat dan petunjuk-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Laporan Magang dengan judul “PROSEDUR PENGIRIMAN
BARANG EKSPOR MENGGUNAKAN POLA LCL (LESS THAN CONTAINER
LOAD) PADA PT. AGILITY INTERNASIONAL CABANG SOLO“. Laporan
ini disusun guna memenuhi sebagian persyaratan dalam pembuatan Tugas Akhir
yang wajib dilaksanakan oleh setiap mahasiswa DIII dan memenuhi syarat guna
memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) bidang Manajemen Perdagangan.
Pada kesempatan ini penyusun ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Ketua Program dan Sekretaris Program D III Manajemen Perdagangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Malik Cahyadin, SE Msi selaku pembimbing yang telah
memberikan pengarahan hingga tersusunnya Tugas Akhir ini.
4. Seluruh Staff dan Karyawan Program D III Fakultas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
5. Ibu Amy Adryana Saputra selaku Pimpinan Freight Forwarder Agility
Cabang Solo yang telah mengizinkan penulis untuk praktek magang kerja
commit to user
viii
6. Pak Wawan, Pak Totok, Pak Tri, Pak Joko, Ibu Ayu, Ibu Ita, Ibu Winda,
Pak Kismanto dan Pak Agung selaku Staff Freight Forwarder Agility
Cabang Solo yang telah memberikan arahan dan saran kepada penulis
selama melakukan kegiatan magang kerja.
7. Bapak Wahyu Hardiyanto dan Bapak Ari Pujiyanto,SE. selaku narasumber
yang telah memberikan informasi kepada penulis mengenai ekspor yang
dilakukan CV. A CLASS dan PT. JATI AGUNG ARSITAMA.
8. Teman-temanku : Muti, Yeni, Sita, Dias, Tri, Nisa, Dwi, Ajeng, Ivan, Dika
serta semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir
ini.
Penyusun menyadari bahwa dalam penulisan laporan magang ini masih
belum sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat
penyusun harapkan demi penyempurnaan Tugas Akhir ini.
Akhirnya penyusun mengharap semoga Tugas Akhir ini dapat
memberikan manfaat bagi kita semua. Amin.
Surakarta,
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
ABTRAKSI ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ………... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
commit to user
x
E. Metode Penelitian ... 6
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 9
A. Ekspor …... 9
B. Kemasan dan Angkutan Peti Kemas ………... 14
C. Pengangkutan Barang Lewat Laut ………... 20
D. Pihak yang Terkait dalam Proses Pengiriman Barang dengan Kapal Laut ……….………... 26
BAB III. PEMBAHASAN ... 29
A. DISKRIPSI OBYEK PENELITIAN ... 29
1. Sejarah Berdirinya PT. Agility Internasional ... 29
2. Lokasi Perusahaan ... 30
3. Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility ... 31
4. Jam Kerja ... 35
B. LAPORAN MAGANG KERJA ... 36
C. PEMBAHASAN ... 36
commit to user
xi
2. Hambatan yang Dihadapi PT. Agility Internasional
dalam Proses Pengiriman LCL dan Penyelesaiannya ... 42
3. Hambatan yang Dihadapi Shipper dalam Proses Pengiriman LCL dan Penyelesaiannya ... 48
BAB IV. PENUTUP ... 54
A. KESIMPULAN ... 54
B. SARAN ... 55
DAFTAR PUSTAKA ……… 57
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
TABEL Halaman
4.1 Jam Kerja Freight Forwarder Agility Internasional Cabang
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman
3.1 Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility Internasional ... 30
3.2 Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility Internasional Cabang
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN
1. Hasil Wawancara pada Freight Forwarder Agility Internasional
2. Hasil Wawancara pada CV. A CLASS
3. Hasil Wawancara pada PT. JATI AGUNG ARSITAMA
4. Surat Pernyataan
5. Surat Pernyataan Magang
6. Laporan Kegiatan Magang
7. Shipping Instruction (SI)
8. Booking Requested
9. Booking Confirmation
10. Invoice
11. Packing List
12. Nota Persetujuan Ekspor (NPE)
13. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
commit to user
xv
15. Document Receipt Note
16. Container Warehouse
17. Certificate of Origin (COO) Form D
18. Fumigation Certificate
19. Gas Clearence Certificate
20. Faktur Pajak
21. Surat Setoran Pabean
22. Perhitungan TPKS
23. Payment Request
commit to user
ABSTRAKSI
PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR MENGGUNAKAN POLA LCL (LESS THAN CONTAINER LOAD) PADA PT. AGILITY
INTERNASIONAL CABANG SOLO
MAHARANI
F3109046
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk : (1) memperoleh gambaran yang lebih mendalam dan pemahaman mengenai proses pengiriman barang ekspor LCL lewat laut pada Freight Forwarder Agility Internasional, (2) mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi pihak Agility dalam melakukan proses LCL, (3) mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi pihak shipper saat melakukan kegiatan ekspor.
Penelitian ini menggunakan metode studi deskriptif, yaitu mengamati obyek penelitian dan menggambarkan suatu keadaan yang ada dalam obyek penelitian tersebut. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dengan cara praktek kerja langsung melalui kegiatan yang dilakukan ditempat penelitian Freight Forwarder Agility Cabang Solo khususnya divisi ekspor. Sedangkan data sekunder diperoleh dari buku ataupun sumber bacaan lainnya yang berkenaan dan relevan dengan pokok bahasan yang diambil.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa : (1) proses ekspor menggunakan pola LCL yang dilakukan Freight Forwarder Agility dimulai dari Shipping Instruction (SI), Booking Instruction ke Co Loader, pengurusan dokumen, proses stuffing dan pengiriman barang, pemuatan barang diatas kapal dan penyerahan dokumen ke negara tujuan, (2) hambatan yang dihadapi Freight Forwarder Agility dalam proses pengiriman LCL antara lain : terjadi penuhnya jadwal kapal, peti kemas yang tersedia memiliki kualitas yang kurang baik, truk pembawa barang ekspor mengalami kecelakaan, perubahan data Invoice dan
Packing List, serta respon Desperindag yang terlalu lama dalam proses pembuatan
COO, (3) hambatan yang dihadapi shipper dalam proses pengiriman LCL antara lain : kesulitan saat penataan barang di dalam peti kemas, complain dari buyer, keterlambatan pengiriman dokumen Invoice Packing List.
Saran berdasarkan hasil penelitian ini adalah PT. Agility perlu membenahi sistem jaringan pada komputer perusahaan agar tidak mengalami masalah sehingga kinerja perusahaan tidak mengalami hambatan dan perlunya menambah ruang yang dapat difungsikan sebagai gudang untuk proses stuffing, sehingga barang yang akan distuffing tidak memenuhi ruang kerja karyawan, serta untuk pihak shipper adalah untuk memperhitungkan waktu produksi dan lebih sering melakukan komunikasi dengan buyer agar terhindar dari miss understanding.
commit to user
ABSTRACT
DELIVERY OF GOODS EXPORT PROCEDURES USING PATTERN LCL (LESS THAN CONTAINER LOAD) IN AGILITY INTERNATIONAL
SOLO BRANCH
MAHARANI
F3109046
Writing the final project has three objectives, namely to : (1) obtain a greater depth and understanding of the process of LCL export shipments by sea to the Freight Forwarder International Agility, (2) knows the obstacles faced by the Agility and (3) the shipper in each process.
This study uses descriptive studies, which observe objects of research and describes a situation that exists in the object of study. The data used in this study were primary and secondary data. Primary data obtained by direct employment practices through research activities carried out in place Freight Forwarder Agility Branch Solo particularly export division. While the secondary data obtained from books or other reading materials pertaining and relevant to the subject being taken.
Based on the research results can be concluded that : (1) export process is done using pattern LCL Freight Forwarder Agility begins from Shipping Instruction (SI), Booking Instruction for Co Loader, document processing, the process of stuffing and delivery of goods, loading of goods on board and submission of documents to the destination country. (2) Barriers faced by Freight Forwarder Agility in the process of LCL shipments include : going full schedule of ships, containers that are available have a poor quality, a truck carrying export goods in an accident, the data changes Invoice and Packing List, and the response is too long from Desperindag in the process of making COO. (3) Barriers faced by shipper in the process of LCL shipments include : difficulty in the arrangement of goods in containers, complain of the buyer, delivery delays Packing List Invoice documents that affect the payment of export, buyers disappeared when the goods have been shipped.
Advice based on the results of this study were PT. Agility needs to reorganize the company's computer network system to avoid performance problems so that companies do not have problems and need for added space that can be used as a warehouse for the stuffing, so items will not meet distuffing office employees, as well as to the shipper is to take into account the time production and more frequent communication with the buyer to avoid the miss understanding.
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Peran transportasi sangat penting dalam perdagangan nasional
maupun internasional. Dalam hal ini yaitu alat transportasi laut (kapal)
yang memiliki kelebihan dibandingkan dengan alat transportasi lainnya.
Kelebihan tersebut yaitu kapal dapat mengangkut barang dalam jumlah
yang besar. Namun, jumlah barang yang banyak dan ukuran yang beragam
dapat menyulitkan dalam penanganannya. Oleh karena itu dibuatlah peti
kemas (container) yang dirancang secara khusus dengan ukuran tertentu
untuk mempermudah pengemasan barang. Pengangkutan dengan
menggunakan peti kemas telah menjadi bagian kehidupan modern dan
pengoperasiannya pun sudah dijalankan secara efisien dengan bantuan
perangkat komputer.
Ada banyak pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang.
Selain eksportir, ada perusahaan jasa pengiriman barang, perusahaan
pelayaran, kepabeanan, importir di negara-negara tujuan dan
institusi-institusi lain yang berkaitan dengan ekspor-impor baik di negara asal
maupun negara tujuan. Semua pihak tersebut merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dalam mekanisme ekspor-impor. Dalam proses pengiriman
barang mulai dari seller hingga barang sampai ke buyer diperlukan
commit to user
2
Dalam proses pengiriman barang ke luar negeri, para pebisnis tidak
mengerjakan sendiri seluruh tugas logistic yang menjadi tanggung
jawabnya. Biasanya kegiatan tersebut dibantu oleh jasa pelayanan atau
pengurusan yang disebut Freight Forwarder. Kegiatan logistic dirasa akan
lebih efisien dan jauh lebih murah jika pengurusannya diserahkan kepada
Freight Forwarder.
Freight Forwarder sendiri memiliki beberapa divisi antara lain
Division Air Freight (Ekspor-Impor), Sea Freight (Ekspor-Impor), dan
Custom Broke Division. Freight Forwarder membantu kegiatan ekspor
seperti pembuatan dokumen ekspor, konsolidasi muatan, dan bertindak
sebagai operator serta bertanggung jawab secara penuh dalam
melaksanakan pengangkutan meskipun tidak memiliki kapal sendiri.
Bentuk pelayaran pengangkutan muatan dengan peti kemas yang
ditawarkan oleh Freight Forwarder adalah Full Container Load (FCL)
dan Less Than Container Load (LCL). FCL adalah shipper menggunakan
1 (satu) atau lebih peti kemas untuk mengirim barangnya. LCL adalah
shipper mengkonsolidasi / mencampur barangnya dengan barang shipper
lain dalam satu peti kemas. Biasanya barang tersebut dalam volume yang
kecil.
PT. Agility Internasioanal merupakan salah satu Freight
Forwarder yang terdapat di Solo dan telah mengurusi banyak proses
shipment. Dalam hal ini PT. Agility Internasional lebih banyak mengurusi
commit to user
3
banyak memilih FCL karena FCL memiliki biaya yang lebih murah
dibandingkan dengan LCL. Disamping itu, resiko barang tercecer ataupun
tertukar lebih rendah, sehingga barang bisa lebih aman. Tetapi ada juga
customer PT. Agility Internasional yang lebih memilih pola pengiriman
LCL.
Pilihan pola pengiriman FCL ataupun LCL tergantung kepada
permintaan customer itu sendiri. Biasanya, pola LCL digunakan untuk
mengirim barang yang dipergunakan saat pameran dan barang tersebut
biasanya sejenis. Misalnya pengiriman furniture untuk pameran furniture
yang dikirim oleh lebih dari satu shipper. Tetapi tidak jarang, barang yang
dikonsolidasi tersebut berbeda jenis dengan banyak shipper dan ke banyak
consignee. Selain itu, pola LCL digunakan untuk mengganti barang yang
rusak dalam proses shipment. Misalnya, shipper akan mengirim barang
kepada buyer sebanyak 10 box dengan menggunakan pola pengiriman
FCL, tetapi saat tiba di negara tujuan, barang tersebut tidak sesuai ataupun
rusak sebanyak 2 box. Oleh karena itu, pengiriman pengganti barang yang
rusak sebanyak 2 box tersebut dilakukan dengan pola pengirimn LCL.
Berdasarkan deskripsi tersebut maka judul penelitian / Tugas Akhir ini
adalah “Prosedur Pengiriman Barang Ekspor Menggunakan Pola LCL
commit to user
4
B. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas,
maka pokok permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana proses pengiriman barang ekspor LCL oleh PT. Agility
Internasional Cabang Solo?
2. Hambatan apa saja yang dihadapi PT. Agility Internasional dalam
melakukan proses pengiriman LCL dan bagaimana penyelesaiannnya?
3. Hambatan apa saja yang dihadapi shipper saat melakukan kegiatan
ekspor dan bagaimana penyelesaiannya?
C. TUJUAN PENELITIAN
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui proses pengiriman barang ekspor LCL oleh PT.
Agility Internasional Cabang Solo.
2. Untuk mengetahui hambatan apa saja yang dihadapi PT. Agility
Internasional dalam melakukan proses pengiriman LCL dan
penyelesaiannnya.
3. Untuk mengetahui hambatan apa saja yang dihadapi shipper saat
commit to user
5
D. MANFAAT PENELITIAN
1. Bagi Perusahaan
Bisa memberikan masukan / pembelajaran mengenai hal-hal yang
berkaitan dengan tata cara pengiriman barang ekspor khususnya via
laut / Sea Freight. Sehingga nantinya bisa terjalin hubungan yang baik
dengan banyak instansi.
2. Bagi Pembaca dan Mahasiswa Yang Lain
Bisa memberikan sedikit pengetahuan dan juga gambaran tentang tata
cara pengiriman barang ekspor khususnya via laut / Sea Freight yang
baik dan benar.
3. Bagi Pemerintah
Sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan berbagai kebijakan
yang berkaitan dengan kegiatan Ekspor khususnya via laut / Sea
Freight.
4. Bagi Dunia Usaha
Sebagai salah satu pendorong untuk lebih memajukan dunia usaha
commit to user
6
E. METODE PENELITIAN
Metode Penelitian mengemukakan secara tertulis tata kerja dari
suatu penelitian. Adapun metode penelitian memuat antara lain :
1. Ruang Lingkup Penelitian
Metode yang dilakukan adalah metode penelitian studi deskriptif, yaitu
mengamati obyek penelitian yaitu Freight Forwarder Agility
Internasional Cabang Solo.
2. Jenis dan Alat Pengumpul Data
a. Jenis Data
1) Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Data ini
diperoleh dengan cara kerja langsung melalui kegiatan yang
dilakukan di tempat penelitian, yaitu Freight Forwarder
Agility. Misalnya, mempelajari bagaimana proses pengiriman
barang Ekspor pada Freight Forwarder Agility.
2) Data Sekunder
Yaitu data pendukung yang diperoleh dengan membaca
buku-buku literatur dan juga sumber-sumber lainnya yang
berhubungan dengan penulisan Tugas Akhir ini. Misalnya,
commit to user
7 b. Alat Pengumpul Data
1) Observasi
Dalam penelitian ini, penulis terlibat langsung dalam kegiatan
yang dilakukan oleh Freight Forwarder Agility.
2) Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara dialog dan
juga tanya jawab dengan narasumber baik secara langsung
maupun tidak langsung yang ada hubungannya dengan
bagaimana proses ekspor-impor pada Freight Forwarder
Agility. Wawancara tersebut dilakukan dengan karyawan
Agility Internasional yaitu staff Divisi Air Freight, Sea Freight,
EMKL dan Marketing, serta dengan beberapa pihak shipper
yaitu CV. A CLASS dan PT. JATI AGUNG ARSITAMA.
3. Sumber Data
a. Sumber Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Data ini
diperoleh dengan cara wawancara langsung pada PT. Agility
commit to user
8 b. Sumber Data Sekunder
Yaitu data pendukung yang diperoleh dari sumber lain yang
berkaitan dengan penelitian. Data ini diperoleh dari buku maupun
commit to user
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Ekspor
1. Pengertian Ekspor
Ekspor adalah kegiatan mengeluarkan barang dari wilayah pabean
suatu negara keluar wilayah pabean negara yang dituju atau
mengirimkan/menjual bahan baku, komponen barang ke negara lain
(PPEI,2011). Menurut Roselyne, ekspor adalah perdagangan dengan
cara mengeluarkan barang dari dalam ke luar wilayah pabean
Indonesia dengan memenuhi ketentuan yang berlaku. Sedangkan
menurut Amir MS, ekspor adalah mengeluarkan barang-barang dari
peredaran dalam masyarakat dan mengirimkan ke luar negeri sesuai
ketentuan pemerintah dan mengharapkan pembayaran valuta asing.
Berdasarkan pengertian ekspor dari berbagai sumber diatas, maka
penulis dapat menyimpulkan bahwa ekspor adalah kegiatan
mengeluarkan barang dari daerah pabean menuju wilayah pabean
negara yang dituju dengan memenuhi ketentuan yang berlaku untuk
memperoleh valuta asing.
Pelaku ekspor sebaiknya mempelajari terlebih dahulu prosedur
ekspor guna meminimalkan kesalahan prosedur saat melakukan
commit to user
10
2. Dokumen – Dokumen yang Diperlukan dalam Kegiatan Ekspor
a. Shipping Instruction (SI)
Shipping Instruction (SI) adalah dokumen untuk booking kapal dan
juga untuk memesan container. Dokumen ini dikeluarkan oleh
shipper ditujukan kepada pihak carrier sebagai perintah untuk
mengapalan barang. Informasi yang harus dimuat dalam SI adalah
semua data yang diperlukan dalam pembuatan Bill of Lading (B/L).
b. Persetujuan Ekspor (PE)
Persetujuan Ekspor (PE) adalah dokumen ekspor yang dikeluarkan
oleh Bea dan Cukai yang menyatakan bahwa komoditi tersebut
siap untuk diekspor dan tidak ada masalah.
c. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen ekspor yang
digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor barang yang
isinya antara lain jenis barang ekspor (umum, terkena pajak ekspor,
mendapat fasilitas pembebasan dan pengembalian bea masuk, dan
barang ekspor lainnya), eksportir, importir, NO. Hs, berat barang,
pelabuhan muat, pelabuhan tujuan dll
d. Equipment Interchange Receipt (EIR)
Equipment Interchange Receipt (EIR) adalah surat bukti telah
commit to user
11 e. Berita Acara Penyegelan
Berita Acara Penyegelan adalah surat bukti bahwa container telah
diperiksa dan disegel oleh petugas.
f. Surat Pengantar Izin Stack
Surat pengantar izin stack adalah surat pengantar untuk memuat
muatan di atas kapal.
g. Warkat Dana
Warkat dana adalah perincian perhitungan pembayaran jaminan
jasa TPKS untuk biaya penumpukan container.
h. Bill of Lading (B/L)
Bill of Lading (B/L) adalah tanda terima pengiriman barang yang
diberikan carrier untuk shipper, yang berisi pernyataan bahwa
barang-barang tersebut telah diterima dan disetujui oleh
pengangkut untuk diangkut ke pelabuhan tujuan dan diserahkan
kepada consignee.
i. Packing List
Packing List adalah dokumen ekspor yang memuat daftar
informasi mengenai barang yang akan diekspor.
j. Invoice
Invoice adalah dokumen ekspor yang memuat mengenai nilai
commit to user
12
k. Cerfificate of Origin (COO) / Surat Keterangan Asal (SKA)
COO/SKA adalah suatu dokumen yang berdasarkan kesepakatan
dalam perjanjian bilateral, regional dan multilateral serta ketentuan
sepihak dari suatu negara tertentu wajib disertakan pada waktu
barang ekspor dari Indonesia akan memasuki wilayah negara
tertentu yang membuktikan bahwa barang tersebut berasal dan
dihasilkan dan atau diolah di Indonesia.
3. Prosedur Ekspor
a. Eksportir dan importir melakukan korespondensi atau negosiasi.
b. Apabila importir menyetujui penawaran yang diajukan eksportir,
maka importir dan eksportir membuat dan menandatangani kontrak
dagang (Sales Contract) yang telah disepakati bersama.
c. Setelah Sales Contract ditandatangani, importir mengajukan
permohonan L/C kepada Opening Bank di luar negeri. Opening
Bank meneruskan L/C kepada eksportir melalui Receiving Bank di
Indonesia dan Receiving Bank tersebut memberitahukan
diterimanya L/C tersebut kepada eksportir.
d. Dengan diterimanya L/C tersebut, eksportir melakukan produksi
dan persiapan barang ekspor. Barang-barang yang dipersiapkan
harus sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati dalam
commit to user
13
e. Eksportir menghubungi pihak pelayaran/penerbangan untuk
memesan ruang kapal.
f. Apabila sudah ada kepastian jadwal pengapalan, maka selanjutnya
eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) di
Bea Cukai dengan melampirkan surat sanggup bayar apabila
ekspornya terkena pajak ekspor.
g. Setelah itu dilakukan pengiriman barang ke pelabuhan. Eksportir
dapat melakukan sendiri pengiriman barang atau menggunakan
jasa perusahaan pengiriman barang (Freight Forwarder atau
EMKL).
h. Apabila importir mewajibkan barang ekspor harus disertai SKA,
maka eksportir harus mengurus dokumen SKA (Surat Keterangan
Asal) pada instansi Penerbit SKA dengan melampirkan fotocopy
PEB yang telah di fiat muat Bea & Cukai dan fotocopy B/L.
i. Apabila barang telah dikapalkan, eksportir dapat mencairkan L/C.
commit to user
14
B. KEMASAN DAN ANGKUTAN PETI KEMAS
1. Pengertian Peti Kemas
Sejarah perkembangan peti kemas di Indonesia baru dimulai sejak
tahun 1970-an yang ditandai dengan adanya kapal dan pelabuhan peti
kemas pertama di Indonesia. Pada dasarnya, peti kemas merupakan
peti atau kotak yang digunakan untuk memuat barang. Banyak definisi
mengenai peti kemas, antara lain :
a. Peti kemas adalah peti atau kotak yang memenuhi persyaratan
teknis sesuai dengan International Organization for
Standardization (ISO) sebagai alat atau perangkat
pengangkutan barang yang bisa digunakan diberbagai moda,
mulai dari moda jalan dengan truk peti kemas, kereta api dan
kapal petikemas laut. (http://id.wikipedia.org/wiki/Peti_kemas).
b. Menurut Amir M.S peti kemas adalah peti yang terbuat dari
logam yang memuat barang-barang yang lazim disebut muatan
umum (general cargo) yang akan dikirimkan melalui laut.
Berbeda dengan cara pengangkutan dengan kapal konvensional
maka sejak pemuatan sampai kepada pembongkaran (bahkan
sampai ke tempat yang dituju) barang-barang yang akan
dikirim dengan peti kemas tidak dijamah orang, karena dengan
peti itu dimuat ke atas kapal dan bersama peti itu pula barang
commit to user
15
c. Menurut F.D.C. Sudjatmiko, peti kemas secara umum
digambarkan sebagai gudang yang dapat dipindahkan (remove
ware house) yang digunakan untuk mengangkut barang,
merupakan perangkat pergudangan dan sekaligus juga
merupakan komponen dari pada sistem pengangkutan.
2. Jenis-jenis Peti Kemas
a. General Purpose Container (Dry/General Cargo Container)
Adalah peti kemas yang seluruh bagian sisinya tertutup dengan
rapat agar tahan terhadap cuaca luar, memiliki dinding atap, sisi
dan lantai yang keras. Salah satu sisinya dilengkapi dengan pintu
untuk pemuatan dan pembongkaran muatan. Kegunaan peti kemas
jenis ini adalah untuk mengangkut berbagai jenis barang dalam
kondisi kering, baik yang telah dikemas dalam karton, sack, pallet,
drum maupun yang menggunakan alat bantu lain seperti hanger
untuk garment. Peti kemas ini biasa dipakai untuk mengangkut
muatan umum (general cargo).
b. Temperature Controlled Container
Adalah peti kemas yang dilengkapi dengan perlengkapan listrik
(heater) atau alat mekanik (refrigeration) untuk kepentingan
pemanasan atau pendinginan udara didalam ruangan peti kemas.
Temperatur yang dapat dikondisikan dengan alat tersebut yaitu
commit to user
16
adalah untuk mengangkut barang-barang yang memerlukan kondisi
suhu tertentu, agar kualitasnya dapat dipertahankan. Peti kemas
diperlukan untuk barang-barang yang mudah busuk seperti sayur,
udang, ikan, daging atau buah-buahan.
c. Open Top Container
Peti kemas jenis ini memiliki struktur yang hampir sama dengan
general purpose container, hanya saja open top memiliki sisi atap
yang fleksibel dan dapat bergerak secara mekanis untuk membuka
atau menutup. Barang dapat dimasukkan atau dikeluarkan lewat
atas. Kegunaan peti kemas jenis ini terutama untuk mengangkut
cargo yang berat dan/atau besar yang hanya dapat dimasukkan
lewat atas.
d. Open Side Container
Peti kemas yang bagian sampingnya dapat dibuka untuk
memasukkan dan mengeluarkan barang. Sisi samping didesain
dapat dibuka untuk memudahkan forklift memasukkan dan
mengeluarkan barang didalam ruangan peti kemas. Kegunaannya
adalah untuk mengangkut rak botol bir atau minuman maupun
kayu-kayu timber.
e. Ventilated Container
Peti kemas jenis ini memiliki struktur tertutup sama seperti general
purpose container, namun dilengkapi ventilasi agar terjadi sirkulasi
commit to user
17
kadar air tinggi. Kegunaannya adalah untuk mengangkut
barang-barang organik seperti kopi, cengkeh, biji-bijian atau hasil bumi
lainnya.
f. Tank Container
Adalah peti kemas yang terdiri dari dua elemen dasar yaitu tanki
tempat menampung benda cair, dan kerangka yang berguna untuk
melindungi tanki selama dalam pengangkutan. Kegunaan peti
kemas ini adalah untuk mengangkut muatan benda cair (curah)
yang berbahaya maupun yang tidak berbahaya. Untuk
memasukkan atau mengeluarkan muatan tidak melalui pintu depan
seperti biasa, tetapi melalui lubang dibagian atas. Lubang diatas
dapat juga digunakan untuk membongkar muatan dengan cara
dihisap.
g. Dry Bulk Container
Adalah peti kemas yang digunakan khusus untuk muatan curah
(bulk cargo) seperti kopi dan kacang-kacangan. Untuk
memasukkan atau mengeluarkan muatan tidak melalui pintu depan
seperti biasanya, tetapi melalui lubang atau pintu dibagian bawah
untuk mengeluarkan muatan (gravity discharge). Lubang atas
dapat juga digunakan untuk membongkar muatan dengan cara
commit to user
18
h. Platform Container
Adalah peti kemas yang terdiri dari lantai dasar.
Jenis peti kemas ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu:
1) Flat-rack Container
Ciri khas peti kemas jenis ini adalah sisi dindingnya dapat
dilipat hingga sejajar dengan sisi dasarnya. Sisi dasar peti
kemas ini dirancang untuk mengangkut barang-barang yang
memiliki bobot yang sangat berat. Kegunaannya adalah untuk
pengangkutan barang yang berat, besar dan lebih tinggi dari
ukuran peti kemas.
2) Platform Based Container/Bolster
Definisi Platform atau Bolster adalah peti kemas yang hanya
memiliki sisi dasar (lantai) nya saja. Jenis peti kemas ini
terutama digunakan untuk membawa barang-barang yang berat
dan tebal melebihi ukuran peti kemas standar serta barang
setengah jadi, seperti barrel dan drum, mesin-mesin dan
commit to user
19 3. Ukuran Peti Kemas
Penyeragaman ukuran peti kemas dilakukan bertujuan untuk
memudahkan pengoperasian peti kemas serta agar peti kemas mudah
untuk diangkut. Badan International Standart Organization (ISO)
telah menetapkan ukuran-ukuran peti kemas, yaitu :
commit to user
20
Ukuran Dalam : 12.056 x 2.347 x 2.684 m
Kapasitas : Cubic Capacity : 76 Cbm
Pay Load : 29.1 Ton
Ukuran muatan dalam pembongkaran ataupun pemuatan
peti kemas dinyatakan dalam TEU (Twenty Foot Equifalent Unit).
Peti kemas 20’ dinyatakan sebagai 1 TEU, dan peti kemas 40’
dinyatakan 2 TEU atau sering disebut FEU (Fourty Foot
Equifalent Unit).
C. PENGANGKUTAN BARANG LEWAT LAUT
Dalam perkembangannya, pengangkutan barang melalui laut telah
menjadi pilihan yang paling diminati oleh masyarakat, karena dirasa lebih
efisien dibandingkan dengan pengangkutan yang lain. Disamping itu,
unsur biayanya pun relatif murah. Keamanan terhadap kerusakan dan
pencurian pun lebih terjaga, terutama untuk barang-barang kecil atau
berharga. Selain itu, peti kemas dapat mengangkut barang dengan volume
besar. Kualitas barangpun dapat terjaga jika diangkut dengan
menggunakan peti kemas, terutama komoditi pertanian seperti biji cokelat
commit to user
21
Menurut Hamdani yang dimaksud angkutan muatan laut adalah suatu
usaha pelayaran yang bergerak dalam bidang jasa angkuatan muatan laut
dan karenanya merupakan bidang usaha yang luas bidang kegiatannya dan
memegang peranan penting dalam usaha memajukan perdagangan dalam
dan luar negeri.
1. Pengapalan Barang Ekspor dengan Peti Kemas
Kondisi pengapalan dengan peti kemas berdasarkan pengirim dan
penerimanya dibagi menjadi sebagai berikut:
a) FCL / FCL = CY / CY (Full Container Load/Full Container
Load).
Artinya muatan dalam 1 peti kemas dikirim oleh 1 shipper untuk
ditujukan pada 1 consignee di negara tujuan. Ongkos angkutnya
biasanya dihitung per peti kemas, meskipun peti kemas mungkin
hanya diisi 10 MT.
b) FCL / LCL = CY / CFS (Full Container Load/Less Container
Load).
Artinya muatan dalam 1 peti kemas dikirim oleh 1 shipper untuk
beberapa consignee di negara tujuan yang sama. Ongkos
angkutnya biasanya dihitung per peti kemas, meskipun peti kemas
commit to user
22
c) LCL / LCL = CFS / CFS (Less Container Load/Less Container
Load).
Artinya muatan dalam 1 peti kemas dikirim oleh beberapa shipper
dari negara asal yang sama yang ditujukan untuk beberapa
consignee di negara tujuan yang sama. Ongkos angkutnya biasanya
dihitung per MT/M3 berdasarkan berat atau volume, tergantung
ukuran/satuan yang lebih besar.
d) LCL / FCL = CFS / CY (Less Container Load/Full Container
Load).
Artinya muatan dalam 1 peti kemas dikirim oleh beberapa shipper
untuk 1 consignee di negara tujuan. Ongkos angkutnya biasanya
dihitung per MT/M3 berdasarkan berat atau volume, tergantung
ukuran/satuan yang lebih besar.
Konsolidasi barang (cargo consolidation) adalah pengumpulan
beberapa kiriman barang dari beberapa shipper dari negara asal untuk
beberapa consignee di negara tujuan. Di tempat penerima, agen
konsolidasi baru dibagikan kepada consignee yang bersangkutan
Peti kemas LCL dikirim sebagai FCL untuk kemudian dijadikan atau
dipecah menjadi LCL lagi. Kegiatan tersebut dilakukan di CFS.
Pengiriman LCL akan lebih mudah jika diurus oleh Freight Forwarder
yang akan mengurus langsung ke berbagai tujuan daripada shipper
commit to user
23
freight lebih rendah daripada bila langsung berhubungan dengan carrier
terutama shipper dengan muatan sedikit.
Konsolidasi memberikan “door to door service” yang tidak dilakukan
oleh perusahaan pelayaran. Untuk perusahaan pelayaran juga ada
keuntungan karena kebanyakan muatan dikirim dengan cara FCL sehingga
tidak begitu banyak memerlukan pegawai untuk mengerjakan muatan
seperti LCL.
2. Pengamanan Peti Kemas Selama dalam Perjalanan
Pengamanan peti kemas harus tetap dilakukan, walaupun peti kemas
terbuat dari lembaran metal yang kuat, akan tetapi jangan pernah lalai
mengamankan barang ekspor yang ada di dalamnya. Langkah-langkah
pengaman berupa pengaman fisik container dan pengamanan kualitas
barang.
a. Pengamanan Fisik Peti Kemas:
1) Periksa bagian dalam dan luar peti kemas sebelum memuat
barang. Tolak peti kemas bila terdapat cacat, terutama
lubang/bocor yang dapat menyebabkan masuknya air ke dalam
peti kemas.
2) Tutup dan gembok pintu peti kemas setelah pemuatan barang
commit to user
24
3) Pastikan Seal (segel pengaman) dari Pelayaran telah terpasang
dengan baik pada tempatnya di pintu peti kemas (setelah
pemeriksaan Bea dan Cukai dan sebelum barang diangkat ke
atas kapal).
b. Pengamanan kualitas barang.
1) Susun barang dengan rapi dan jangan terdapat ruang kosong
dibagian kanan dan kiri ruang peti kemas, sehingga barang
tersebut tidak dapat goyang saat diperjalanan.
2) Tempeli seluruh dinding/atap dalam peti kemas dengan cargo
save atau kertas penyerap air/embun. Hal ini perlu
diperhatikan karena selama perjalanan kemungkinan akan
terjadi perubahan temperatur di dalam dan di luar container,
sehingga akan terjadi pengembunan di dalam container.
3. Alat Angkutan Laut dengan Kapal Conventional
Untuk mengakomodasikan pengiriman barang diperlukan alat atau
sarana transportasi. Dalam hai ini terdapat banyak berbagai alat
trasnportasi, baik melalui darat, laut dan udara. Namun yang sering
digunakan sebagai alat angkut barang dalam kegiatan ekspor-impor
commit to user
25
Secara umum terdapat beberapa tipe kapal laut:
a) Conventional Liner Vesell adalah jenis kapal pengangkut yang
belum menggunakan peti kemas.
b) Semi Container Vesell adalah jenis kapal pengangkut yang
sebagian menyediakan tempat untuk peti kemas.
c) Full Container Vesell adalah jenis kapal yang khusus
mengangkut barang-barang yang dikemas dalam peti kemas
dan berlabuh di dermaga atau pelabuhan peti kemas.
Sedangkan bila dilihat dari Jenis Layanan dari Kapal
Pengangkut tersebut, dapat terbagi menjadi:
a) Conference Line adalah jenis pelayanan kapal yang memiliki
jadwal tetap berdasarkan persetujuan diantara anggota-anggota
perusahaan pelayaran dan adanya kesamaan dalam penentuan
tarif B/L.
b) Non Conference Line adalah perusahaan pelayaran yang tidak
bergabung dalam kelompok perusahaan pelayaran dan tarif
ditentukan berdasarkan harga pasar.
c) NVOCC (Non Vesell Operating Common Carrier) adalah
perusahaan yang tidak memiliki armada pelayaran nemun
menyediakan jasa pengurusan trasportasi.
d) Tramper Service yaitu jenis pelayanan kapal carter untuk
commit to user
26
D. PIHAK YANG TERKAIT DALAM PROSES PENGIRIMAN
BARANG DENGAN KAPAL LAUT.
Selain shipper, Bea Cukai dan Maskapai Pelayaran, biasanya
proses pengiriman akan melibatkan Perusahaan Freight Forwarder,
EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut), Perusahaan Pengurusan Jasa
Kepabeanan (PPJK) dan Surveyor/Perusahaan Fumigasi.
Freight Forwarder adalah pihak yang ditunjuk untuk mengurus
semua kegiatan yang diperlukan untuk terlaksananya pengiriman dan
penerimaan barang melalui transportasi darat, laut dan udara yang dapat
mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan,
penimbangan barang, pengurusan, penyelesaian dan penerbitan dokumen
angkutan, perhitungan biaya angkutan, klaim, asuransi, penyelesaian
tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan pengiriman barang
sampai dengan diterimanya oleh pihak yang berhak. Freight forwarder
bertanggung jawab mulai dari barang diterima di tempat pengirim sampai
barang diserahkan di tempat penerima (consignee) dan akan mengatur
pengangkutan menggunakan beberapa moda transportasi laut, darat dan
udara.
Freight forwarder dapat bertindak atas nama pengirim barang dan
dapat pula atas nama penerima barang. Peranan freight forwarder dalam
dunia angkutan makin penting dan besar peranannya karena terdapat
kecenderungan pemilik barang lebih senang hanya berhubungan dengan
commit to user
27
barang diserahkan di gudang pengirim sampai barang diterima di gudang
penerima (one stop shipping), berperan membantu shipper atas segala hal
yang terkait dengan pihak pelabuhan, pemesan tempat di kapal,
pembayaran ongkos angkut, pengeluaran peti kemas dari terminal peti
kemas (ke tempat pemuatan barang) dan penjaminan peti kemas, hingga
memonitor pengangkatan peti kemas ke dalam kapal.
EMKL adalah pihak yang ditunjuk untuk mengurus dokumen dan
muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan
muatan yang berasal dari kapal. EMKL mendapat kuasa secara tertulis dari
pemilik untuk mengurus barangnya. Di pelabuhan muat, EMKL akan
membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran,
mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya dan
membawa barang dari gudang pemilik barang ke gudang di dalam
pelabuhan. EMKL bergerak sesuai SK Menhub No. KM 82/AL
305/PHB-85. Di pelabuhan bongkar, EMKL membantu pemilik barang mengurus
pemasukan barang dengan Bea Cukai, menerima muatan dari pelayaran
dan membawa barang dari pelabuhan ke gudang pemilik barang.
PPJK, berperan membantu shipper dalam hal pengurusan PEB,
ijin pemuatan barang dan lain-lain yang terkait dengan Bea dan Cukai.
Surveyor, berperan membantu shipper menghitung jumlah dan
menimbang berat barang di Pelabuhan Muat, atau memberikan pelayanan
fumigasi. Sebaiknya instruksi kepada Surveyor dilakukan sendiri oleh
commit to user
28
Freight Forwarder yang berpengalaman dapat mengkoordinasi
seluruh aktifitas yang terkait dengan Maskapai Pelayaran, PPJK dan
Surveyor tersebut di Pelabuhan Muat. Dengan demikian proses pemuatan
barang akan berjalan lebih lancar, meskipun shipper harus mengeluarkan
commit to user
29
BAB III
PEMBAHASAN
A. Diskripsi Objek Penelitian
1. Sejarah Berdirinya PT. Agility Internasional
Agility didirikan di Kuwait pada tahun 1979. Pada tahun 2004
Agility tumbuh menjadi penyedia logistik terbesar di Timur Tengah. Grup
perusahaan PWC Logistics memiliki beberapa nama yang terkenal dalam
industri logistik global, termasuk Geologistics, Transoceanic, dan
Trans-Link dan pada tanggal 13 November 2006 bertempat di Kuwait, Grup
perusahaan PWC Logistics menggabungkan semua perusahaan yang telah
diakuisisi dengan memperkenalkan sebuah nama dan logo perusahaan
baru, yaitu Agility.
Visi Agility adalah “To be a new type of logistics leader meeting
the challenges of global trade”, dan misi Agility adalah “To facilitate
trade through innovative supply chain solutions”. Keunggulan yang
ditawarkan Agility adalah “Integrity, personal ownership, teamwork and
excellence”. Dengan nama Agility dan tema Pemimpin Logistik Baru,
PWC Logistic mempunyai tujuan untuk menyempurnakan integrasi
(penyatuan) layanan-layanan antar grup perusahan dan merefleksikan
muka tunggal perusahaan tersebut kepada konsumen dan dedikasinya
commit to user
30
Kata “Agility” menjelaskan budaya organisasi, kecepatan dan
ketangkasannya dalam menanggapi kebutuhan konsumen; sementara
ikonnnya, seekor Naga merupakan sebuah metafora yang kuat, yang
umum antar kebudayaan yang berbeda di dunia. Hal ini melambangkan
kebijaksanaan, kemandirian, warisan, pemberdayaan, kepemimpinan,
perdagangan, kekuatan dan kecepatan.
Grup perusahaan PWC Logistics memiliki banyak merk logistik
yang terkenal dan terkemuka, sehingga nama merk baru harus menjadi
deskriptor (penjelas) yang sempurna bagi karakter, misi, visi dan sasaran.
Hal ini merupakan sebuah tantangan karena pesan ”Pemimpin” yang akan
disampaikan harus tepat sasaran. Saat ini, Agility memiliki 22.000
karyawan dengan lebih dari 550 kantor di lebih dari 100 negara.
2. Lokasi Perusahaan
Pada awalnya PT. Agility Internasional Cabang Solo berlokasi di
kompleks ruko Jl. Raya Solo Permai Blok HH No.12 Solo Baru, Sukoharjo.
Namun sekarang pindah di Jl. Raya Solo Permai Blok LJ No.34 Solo Baru,
commit to user
31 A.
3. Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility
a) Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility internasional
Gambar 3.1.Struktur Organisasi Freight Forwader Agility Internasional
Sumber : Freight Forwader Agility Cabang Solo
commit to user
32
b) Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility Internasional
Cabang Solo
Gambar 3.2.Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility Internasional
Cabang Solo
Sumber : Freight Forwarder Agility Cabang Solo
SALES MARKETING DEPARTEMENT
FINANCE AND
ACCOUNTING
CUSTOMS BROKER EMKL
SEA FREIGHT AIR
FREIGHT
BRANCH MANAGER
commit to user
33
Menurut struktur organisasi yang ada di Freight Forwarder Agility
Internasional Cabang Solo, kekuasaan dipegang oleh seorang kepala
cabang yang merupakan pimpinan dari perusahaan tersebut. Pimpinan
disini membawahi 4 departemen, yaitu:
1) Departemen Penjualan (Sales and Marketing Departement)
Departemen ini bertugas mencari konsumen, membuat penawaran
kepada konsumen, menjaga hubungan baik dengan konsumen,
mencari harga sewa terhadap direct transporter termasuk
didalamnya terhadap airline, shipping lane, trucker serta mampu
melakukan analisa pasar. Secara administrasi harus menyiapkan
SOP (Standard Operating Procedure) membuat permohonan kredit
konsumen (credit application request), dan menyiapan laporan
secara periodik.
2) Departemen Operasional
Departemen operasional meliputi beberapa divisi, yaitu :
(a) Divisi Air Freight Ekspor - Impor
Divisi ini bertugas melaksanakan pengiriman melalui armada
pesawat udara, yang meliputi pemrosesan dokumen ekspor -
impor, pengambilan barang, pengawasan barang serta
pembuatan tagihan ke konsumen.
(b) Divisi Sea Freight Ekspor – Impor
Divisi ini bertugas melaksanakan pengiriman melalui armada
commit to user
34
pengambilan barang, pengawasan barang serta pembuatan
tagihan ke konsumen.
(c) Divisi EMKL
Divisi ini bertugas melaksanakan pengiriman barang di dalam
negeri menggunakan truk, yang meliputi pemrosesan dokumen
sampai pembuatan tagihan ke konsumen.
(d) Divisi Customs (Custom Broker Divisi)
Divisi ini bertugas menangani pelaksanaan pengeluaran barang
masuk (impor) maupun keluar (ekspor) dari kawasan Pabean,
baik di pelabuhan laut maupun pelabuhan udara, yang meliputi
pemrosesan dokumen kepabeanan. Divisi ini merupakan
pendukung dari divisi lainya.
Departemen operasional bertanggung jawab langsung kepada Branch
Manager.
3) Departemen Keuangan (Finance and Accounting )
Departemen ini bertugas membuat laporan keuangan, mengatur cash
flow, mengontrol piutang, melakukan penagihan kepada konsumen,
menyiapkan laporan-laporan lain atas kegiatan perusahaan yang harus
dilaporkan ke kantor pusat, serta mengontrol arus pengiriman
commit to user
35 4) Jam Kerja
Jam kerja yang berlaku pada Freight Forwarder Agility
Internasional Cabang Solo, dari hari Senin sampai dengan hari Sabtu, tetapi
hari efektif yang digunakan adalah hari Senin sampai dengan hari Jum’at.
Pada hari Senin sampai dengan hari Jum’at, jam kerja dimulai pukul 08.30
WIB sampai pukul 17.30 WIB dan untuk hari Sabtu dimulai pukul 08.30
WIB sampai pukul 12.00 WIB.
Khusus untuk hari Minggu dan Hari Besar Nasional, semua
karyawan diliburkan, namun jam kerja sewaktu-waktu dapat berubah
dikarenakan kinerja perusahaan dalam handling job menyesuaikan jadwal
kedatangan kapal. Hal ini berkaitan dengan pelaksanaan bongkar muat
untuk menciptakan efektivitas serta efisiensi waktu bagi perusahaan. Secara
garis besar tabel jam kerja Freight Forwarder Agility Internasional Cabang
Solo sebagai berikut:
Hari Jam Kerja Jam Istirahat
Senin 08.30 WIB- 17.30 WIB 12.00 WIB -13.00 WIB
Selasa 08.30 WIB -17.30 WIB 12.00 WIB-13.00 WIB
Rabu 08.30 WIB -17.30 WIB 12.00 WIB -13.00 WIB
Kamis 08.30 WIB -17.30 WIB 12.00 WIB -13.00 WIB
Jumat 08.30 WIB -17,30 WIB 12.00 WIB -13.00 WIB
Sabtu 08.30 WIB -12.00 WIB -
Tabel 4.1.Jam Kerja Freight Forwarder Agility Intemasional Cabang Solo
commit to user
36
B. Laporan Magang Kerja
Dalam kegiatan magang kerja, penulis melakukan kegiatan tersebut
diperusahaan Freight Forwader Agility Internasional cabang Solo yang
berlokasikan : Jl. Raya Solo Permai Blok LJ No. 34 Solo Baru, Sukoharjo.
Kegiatan magang kerja tersebut dilaksanakan dan dimulai oleh penulis pada
tanggal 16 Januari - 16 Maret 2012. Jadwal masuk yang diikuti penulis di
sesuaikan dengan jam kerja karyawan, dan kegiatan yang diikuti penulis
selama magang di Freight Forwader Agility Internasional Cabang Solo lebih
difokuskan pada judul Tugas Akhir yang penulis ambil.
C. Pembahasan
1. Proses Pengiriman Barang Ekspor LCL oleh Freight Forwarder Agility
Internasional Cabang Solo.
a) Shipping Instruction (SI)
Agility membuka SOP (Standard Operational Procedure) yang
telah ditetapkan oleh marketing Agility. Shipper sebelumnya telah
melakukan negosiasi dengan consignee mengenai data-data barang
yang akan diekspor, termasuk peti kemas apa dan ukuran berapa yang
akan digunakan. Setelah shipper dan consignee sepakat, shipper
mengirimkan SI kepada pihak Agility. SI tersebut memuat data
diantaranya mengenai nama dan alamat shipper, nama dan alamat
commit to user
37
b) Booking Instruction ke Co Loader
Agility melakukan booking tempat ke Co Loader atas perintah
shipper. Co Loader memberikan Delivery Order (DO) kepada Agility
untuk pengambilan peti kemas kosong. Schedule barang harus
disesuaikan dengan hari sfuffing dan penetapan waktu closing time nya
harus diketahui dengan jelas. Pemilihan schedule dianjurkan tidak
terlalu dekat dengan waktu closing, agar jika timbul masalah masih
tersisa cukup waktu untuk menyelesaikannya.
c) Proses Stuffing dan Pengiriman Barang
Agility mengambil peti kemas kosong dan membawanya ke
dilakukan proses fumigasi. Biasanya barang yang dilakukan fumigasi
adalah barang yang berbahan kayu ataupun rotan. Fumigasi dilakukan
untuk mensterilkan barang yang akan diekspor.
Setelah itu dilakukan proses marking dan labeling pada
masing-masing colli untuk membedakan barang tersebut dengan
barang lain yang dikonsolidasikan pada peti kemas yang sama (tanda
pengenal atau identifikasi). Disamping itu, marking dan labeling
commit to user
Kapal pengangkut barang konsolidasi tersebut nantinya akan
transit dan dibongkar di Singapura, dan barang-barang tersebut akan
dipilah-pilah menurut negara tujuan masing-masing. Misalnya, barang
dari berbagai shipper yang akan dikirim ke Italy akan dijadikan satu
peti kemas untuk dikapalkan menuju ke Italy. Tugas Co Loader adalah
memberitahukan pihak Agility jika terjadi pergantian peti kemas atau
seal.
d) Commercial Invoice dan Packing List dari Shipper
Shipper memberikan atau mengirimkan melalui fax atau email
dokumen Commercial Invoice dan Packing List kepada Agility.
Agility juga dapat membuatkan Invoice dan Packing List jika shipper
hanya memberikan SI.
e) Pengurusan Custom Clearance (Kepabeanan) dan Permohonan PEB
Agility Solo mengirimkan Invoice dan Packing List kepada
Agility Semarang untuk dapat dilakukan proses custom clearance,
karena pengurusan custom clearance dikerjakan oleh Agility
Semarang. Setelah custom clearance selesai dilakukan, Agility
commit to user
39
Barang (PEB), dan Pemberitahuan Konsolidasi Barang Ekspor (PKBE)
ke Agility Solo.
f) Proses Draft House Bill of Lading (HBL) dan Harus Mendapatkan
Persetujuan (Confirm OK) dari Shipper
Agility Solo membuat HBL sesuai dengan data yang tercantum
dalam SI kemudian dikirim ke shipper lewat fax atau email dan
meminta shipper untuk melakukan pengecekan. Setelah data akurat
dan mendapat confirm OK dari shipper, Agility Solo menerbitkan
HBL. Shipper membayar Invoice Tagihan untuk ditukar dengan HBL.
Invoice tagihan dibuat oleh Agility atas dasar SOP (Standard
Operation Procedure). HBL original tersebut menjadi pegangan
shipper, sedangkan HBL copy digunakan untuk pembuatan COO.
g) Proses Draft Master Bill of Lading (MBL) dan Harus Mendapat
Persetujuan (Confirm OK) dari Agility
Co Loader membuatkan draft MBL yang ditujukan untuk
Agility sesuai dengan SI yang diberikan oleh Agility Solo. Setelah
mendapatkan persetujuan (confirm OK) dari Agility Solo, Co Loader
menerbitkan MBL original.
h) Pemuatan Barang diatas Kapal
Pemuatan barang dari gudang pelayaran ke atas kapal
dilakukan oleh pihak pelayaran. Sopir peti kemas menyertakan NPE
dan surat bongkar yang dibuat Agility agar peti kemas dapat memasuki
commit to user
40
kapal dan pihak Co Loader akan mengirimkan tally sheet ke Agility
untuk pengecekan jumlah barang.
i) Proses Certificate of Origin (COO)
Agility Solo membuatkan draft COO dan mengirimkannya
kepada shipper untuk dilakukan pengecekan. Setelah mendapatkan
persetujuan (confirm OK) dari shipper, Agility melakukan proses
sending COO via online ke IPSKA (Instansi Penerbit Surat Keterangan
Asal), dalam hal ini Desperindag. Setelah permohonan SKA disetujui,
Agility melakukan proses pengurusan dokumen COO ke Desperindag.
Syarat pengurusan COO adalah Packing List, Invoice, PEB, Surat
Pernyataan Pengajuan Surat Keterangan Asal, dan Kartu Kendali SKA.
COO dibuat untuk menyatakan bahwa barang yang akan diekspor
adalah barang yang berasal dari Indonesia serta untuk mengurangi
pajak di negara tujuan.
j) Proses Pengajuan Karantina
Perlakuan karantina dilakukan untuk pengawasan serta
perlindungan atas barang yang akan diekspor maupun yang akan
diimpor berkaitan dengan produk tumbuhan dan hewan, misalnya
pupuk. Perlakukan karantina dilakukan untuk mengawasi layak
tidaknya barang yang akan diekspor maupun diimpor. Syarat
pengajuan karantina adalah Invoice, Packing List dan dokumen lain
yang mungkin diminta. Jika barang tersebut dianggap tidak layak
commit to user
41
k) Proses Pengajuan PPBE (Permintaan Pemeriksaan Barang Ekspor)
Jika barang yang akan diekspor merupakan bahan setengah jadi
atau terbuat dari rotan, bahan gazebo dan bahan flooring, maka harus
dilakukan PPBE melalui SUCOFINDO. Pengajuan PPBE
dimaksudkan untuk pembatasan barang yang akan diekspor. Syarat
pengajuan PPBE antara lain NPWP, SIUP, TDP. ETPIK, Proforma
Invoice, Packing List, dan mengisi formulir pengajuan PPBE. Formulir
PPBE berisi mengenai antara lain data pemohon (nama dan alamat
eksportir, nomor NPWP, nomor dan tanggal perijinan), barang yang
diekspor (nomor HS, nomor dan tanggal invoice, pelabuhan muat,
pelabuhan tujuan, negara tujuan), kesiapan barang (tempat menyimpan
barang (dipabrik atau gudang konsolidator)) dan cara pengapalan. Jika
pengajuan PPBE disetujui, maka akan terbit Laporan Surveyor (LS).
l) Legalisasi Kadin (Kamar Dagang Indonesia)
Dokumen yang di legalisasi Kadin tidak menentu, tergantung
permintaan negara tujuan. Negara konflik seperti Timur Tengah
biasanya meminta untuk melegalisasi dokumen. Syarat legalisasi
Kadin adalah BL, Packing List, Invoice dan PEB.
m) Penyerahan Dokumen ke Negara Tujuan
Agility Solo melakukan pengiriman dokumen-dokumen ekspor
ke negara tujuan ekspor, diantaranya Invoice, Packing List, MBL,
HBL dan dokumen pendukung lainnya ke agent destination untuk
commit to user
42
2. Hambatan yang Dihadapi PT. Agility Internasional dalam Proses
Pengiriman LCL dan Penyelesaiannya.
Sebagai pihak yang menawarkan jasa pelayanan untuk mengurus
semua kegiatan yang diperlukan untuk terlaksananya pengiriman dan
penerimaan barang, PT. Agility Internasional sering menemui hambatan
dalam pelaksanannya. Hambatan tersebut dapat muncul dari berbagai hal,
tetapi sebisa mungkin Agility menyelesaikan masalah-masalah yang
timbul dengan baik.
a) Shipping Instruction (SI)
Didalam SI telah tercantum kapal atau pelayaran apa yang akan
digunakan untuk pengiriman barang (shipment nominasi). Tetapi
sering kali terjadi penuhnya jadwal kapal, sehingga tidak terdapat
kapal kosong yang dapat disewa. Barang tersebut akan dimuat dikapal
yang lain, tetapi masih dalam lingkup pelayaran yang sama. Jika
terjadi hal semacam ini, pihak Agility wajib menginformasikan hal ini
kepada shipper dan bertanggung jawab untuk menjelaskan kepada
shipper mengapa harus pindah kapal. Oleh sebab itu, pemesanan kapal
sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari untuk menghindari tidak adanya
commit to user
43
b) Booking Instruction ke Co Loader
Sering kali peti kemas yang tersedia memiliki kualitas yang
kurang baik menurut pihak Agility. Tugas Agility adalah
memberitahukan hal tersebut kepada shipper. Jika shipper setuju untuk
menggunakan peti kemas tersebut, maka Agility akan melanjutkan ke
proses selanjutnya, dan segala resiko yang mungkin akan muncul
ditanggung oleh shipper. Tetapi jika shipper ingin mengganti peti
kemas tersebut dengan peti kemas yang memiliki kualitas yang baik,
maka akan diusahakan kembali oleh Agility. Berbeda jika Agility telah
mengetahui kualitas buruk peti kemas tersebut, tetapi pihak Agility
tetap menggunakan peti kemas tersebut dan jika saat proses
pengirimannya shipper melakukan komplain, maka segala resiko yang
muncul adalah tanggung jawab pihak Agility.
c) Proses Stuffing dan Pengiriman Barang
Saat proses pengiriman barangpun tidak luput dari masalah.
Salah satu contohnya adalah truk yang membawa barang yang akan
diekspor mengalami kecelakaan. Proses perjalanan pengambilan peti
kemas kosong menuju ke gudang shipper dan perjalanan dari gudang
shipper menuju pelabuhan merupakan tanggung jawab pihak Agility
tetapi Agility menyerahkan tanggung jawab tersebut kepada pihak
trucking atau vendor. Terjadinya kecelakaan tersebut menjadi
penghambat proses perjalanan peti kemas, apalagi jika truk tersebut
commit to user
44
melanjutkan perjalanan sehingga hal ini dapat mempengaruhi jadwal
selanjutnya. Oleh karena itu pihak vendor berkewajiban untuk
melakukan pengambilan peti kemas tersebut. Biaya yang timbul dapat
dibebankan kepada pihak vendor.
d) Comercial Invoice dan Packing List dari Shipper
Shipper terkadang belum bisa memberikan kepastian data
Invoice dan Packing List, padahal waktu closing mepet. Invoice dan
Packing List tersebut digunakan untuk membuat PEB dan NPE, dan
peti kemas barang tidak bisa memasuki get in apabila tidak dibarengi
dengan NPE dan surat bongkar. Oleh sebab itu, Agility
memperkirakan data Invoice dan Packing List dengan persetujuan
shipper agar NPE dapat dibuat. Tetapi sebenarnya hal ini tidak
dianjurkan.
Perubahan data pun biasa terjadi, misalnya perubahan jumlah
barang yang semula diperkirakan akan ekspor sebanyak 100 box, tetapi
dalam kenyataannya shipper hanya bisa mengirim 95 box. Agility pun
akan memperbaiki kembali Invoice beserta Packing List nya. Oleh
sebab itu, Booking Instruction yang berisikan antara lain volume, net
weight dan gross weight sangat diperlukan untuk memperkirakan peti
commit to user
45
e) Pengurusan Custom Clearance (Kepabeanan) dan Pembuatan
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Proses pembuatan PEB dan Custom Clearance dilakukan oleh
pihak Agility Semarang. Selama dokumen lengkap, maka proses
tersebut dapat berjalan dengan lancar. Tetapi jika terjadi masalah,
pihak Agility Semarang menghubungi pihak Agility Solo untuk
menghubungi shipper. Dengan kata lain, Agility Solo hanya sebagai
penghubung antara Agility Semarang dengan shipper.
f) Proses Draft House Bill of Lading (HBL)
Respon/confirm OK dari shipper yang terlalu lama menjadi
sedikit kendala dalam penerbitan HBL. Tetapi hal ini jarang terjadi,
secara keseluruhan proses HBL dapat berjalan dengan lancar.
g) Proses Draft Master Bill of Lading (MBL)
Secara keseluruhan, proses penerbitan MBL dapat berjalan
dengan lancar.
h) Pemuatan Barang ke Atas Kapal
Pemuatan ke atas kapal adalah tanggung jawab dari Agility,
tetapi sering kali kapal tidak memiliki space kosong atau kapal penuh.
Dengan demikian pengiriman barang harus dilakukan dengan kapal
berikutnya. Biaya yang muncul akan ditanggung oleh shipper.
Sebenarnya besar muatan kapal telah diperkirakan terlebih dahulu,
tetapi terkadang perhitungannya tidak sesuai. Perhitungan muatan
