3.1. Tentang Perusahaan

(1)

BAB 3.

ANALISA SISTEM

3.1.Tentang Perusahaan

PT.Bhinneka Mentaridimensi didirikan pada tahun 1993 oleh Hendrik Tio dan beberapa rekannya.Dalam mendirikan perusahaan ini mereka memilih bidang teknologi informasi sebagai dari inti usaha yang mereka jalani. Untuk awal mula usaha dimulai dari distribusi produk IT yang berasal dari luar negeri seperti PC Build Up dan PC Compatible, Peripherals serta rancang bangun perangkat lunak jasa jaringan (Lan/Wan), solusi video editing hingga pusat servis.Dalam satu tahun tepatnya pada tahun 1994 perusahaan ini menjadi official distributor berbagai macam produk luar negeri yang fokus pada produk large printer. PT.Bhinneka Mentaridimensi semakin berkembang sebagai distributor produk luar negeri dan mulai merambah ke bisnis IT lainnya pada tahun 1995. Pada tahun 1997 PT.Bhinneka Mentaridimensi mendapatkan penghargaan distributor of the year dari Micron Electronic.

3.2.Analisa Kebutuhan Sistem

Dalam tahap ini adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem, perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu menganalisis dalam menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud adalah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun data input, proses dan output fungssi bisnis dalam bentuk terstruktur.

3.3.Analisa Perangkat Lunak

Dalam proses perancangan sistem atau aplikasi Perancangan Aplikasi Data Paket E-Katalog Lkpp Berbasis Website Pada Pt.Bhinneka Mentaridimensi yang berbasiskan internet memerlukan perangkat lunak pendukung . Adapun perangkat yang digunakan antara lain:

1. Sistem Operasi Windows 10

2. Web Server XAMPP version 3.2.1

3. PHP 4. MySQL

(2)

3.4.Analisa Perangkat Keras

Hardware atau perangkat keras yang dibutuhkan dalam Perancangan

Aplikasi Data Paket E-Katalog Lkpp Berbasis Website Pada Pt.Bhinneka Mentaridimensi membutuhkan spesifikasi minimum perangkat komputer sebagai berikut:

Tabel 3-1 Kebutuhan Hardware

No Nama Hardware Spesifikasi PC

1 Processor Intel Pentium IV

2 RAM 1GB 3 HDD 80 GB 4 VGA Onboard 5 LAN Onboard 6 Keyboard Standar 7 Mouse Standar 8 Monitor Resolusi 1028 x 768 3.5.Analisis Sistem

Analisis sistem bertujuan agar sistem yang dirancang dapat menjadi solusi untuk permasalahan yang ada,tepat guna dan sistem tersebut akan terjaga.Selain itu juga dengan dilakukannya analisis akan dapat mempermudah kerja dalam pembuatan sistem aplikasi dan jika dikemudian hari aka nada perbaikan atau menambahan dalam sistem tersebut maka akan mudah untuk menyelesaikannya.

(3)

Gambar 3-1 Flow proses dan SOP paket E-Katalog LKPP

Sumber : Dokumen pribadi

PEMESAN SALES ADMIN

Mulai Membuat Paket di E-katalog LKPP Melakukan Penawaran Validasi Y Meminta SPK Revisi Penawaran N Membuat SPK Mendapatkan SPK Membuat SO Mengirimkan Barang Pesanan Membuat BAST Menerima Barang Pesanan Mendapatkan BAST Mendapatkan SPK Mendapatkan BAST Membuat Dokumen Penagihan dan Mencetak semua SPK dan BAST dan

lainnya Kirim Dokumen Menerima dokumen penagihan dan memproses untuk pegajuan pembayaran

pesanan Membuat Laporan

Pengiriman Dokumen

(4)

3.5.1 Tugas dan tanggung jawab

 Sales

Meneruskan email SPK dan BAST yang dikirimkan oleh customer ke bagian administrasi agar dapat diupdate kedalam sistem yang akan dibuat  Administrasi

Menginput Sales Order yang dibuat oleh sales kedalam sistem,mengupdate kedalam sistem jika sudah menerima SPK ataupun BAST ataupun keduanya,mengupdate juga kedalam sistem jika Sales Order yang sudah terdapat SPK dan BAST-nya sudah dikerjakan bersama dokumen penagihan lainnya dan sudah dikirim.

3.5.2 Use Case Berjalan

Analisa dilakukan dalam pembuatan sistem aplikasi dimuali dari melihat prosedur yang sedang berjalan saat ini.

Admin Sales Menerima SPK Melihat Laporan Membuat dan Mengirim Tagihan Menerima BAST -End23 * -End24 * -End25 * -End26 * -End27 * -End28 * -End29 * -End30 * -End31 * -End32 * -End33 * -End34 * Delivery Menyiapkan Pengiriman Barang -End35 * -End36 *

(5)

Tabel 3-2 Use case berjalan Menerima SPK Nama Use Case Menerima SPK Deskripsi singkat

Sales Menerima SPK dari customer yang kemudian

diteruskan kepada Admin.

Aktor Sales dan Admin Pra Kondisi Login

Tindakan utama

- Sales Menerima SPK dari Customer - Sales Meneruskan SPK kepada Admin Tindakan

alternatif

-

Pasca kondisi Admin dapat melihat dan menerima SPK yang telah disubmit oleh Customer melalui sales

Tabel 3-3 Use case berjalan Menyiapkan Pengiriman Barang

Nama Use Case

Menyiapkan Pengiriman Barang

Deskripsi singkat

Delivery Menyiapakan pengiriman barang

Aktor Delivery

Pra Kondisi - Tindakan

utama

- Delivery Menyiapkan pengiriman barang

- Delivery Mengirimkan barang

Tindakan alternatif

-

Pasca kondisi Barang dikirimkan ke customer

Tabel 3-4 Use case berjalan menerima BAST

Nama Use Case

Menerima BAST

(6)

singkat diterima

Aktor Sales dan Admin Pra Kondisi -

Tindakan utama

- Sales menerima BAST dari customer

- Sales menyerahkan BAST ke admin

Tindakan alternatif

-

Pasca kondisi Admin menerima BAST

Tabel 3-5 Use case berjalan membuat dan mengirimkan dokumen tagihan

Nama Use Case

membuat dan mengirimkan dokumen tagihan

Deskripsi singkat

Admin membuat dokumen tagihan dan mengirimkannya

Aktor Admin

utama

Admin membuat dokumen tagihan

Admin mengirimkan dokumen penagihan

Tindakan alternatif

-

Pasca kondisi Dokumen tagihan terkirim

Tabel 3-6 Use case berjalan melihat laporan

Nama Use Case

melihat laporan

Deskripsi singkat

Admin membuat laporan pengiriman dokumen penagihan

Aktor Admin

utama

Admin membut laporan pengiriman dokumen penagihan

(7)

Tindakan alternatif

-

Pasca kondisi Dokumen tagihan selesi dan dibuat laporan pengirimannya

3.6.Perancangan Sistem

Dari hasil analisa melalui flow proses dan use case berjalan diatas,maka setelah tahap itu akan dilakukan perancangan aplikasi sedemikian rupa sesuai dengan analisa yang telah dilakukan sebelumnya tanpa merubah prosedur yang telah ada.

Untuk lebih jelasnya tentang detail mengenai perancangan usulan sistem aplikasi dijabarkan sebagai berikut :

3.6.1 Use Case Usulan

Laporan Membuat SPK Login Pengiriman Barang Proses Tagihan Membuat BAST Admin Customer Sales Delivery Manajer

(8)

Tabel 3-7Deskripsi Use Case Login

Nama Use Case Login

Deskripsi singkat Admin,sales,manager,Delivery melakukan proses login

kedalam sistem.

Aktor Admin,sales,manager,Delivery Pra Kondisi Login

Tindakan utama - Admin loginmengisi formulir SPK

- Sales login - Delivery login - Manager login - Customer login Tindakan alternatif -

Pasca kondisi Admin,sales,manager,Delivery dan customerdapat masuk kedalam sistem

Tabel 3-8 Deskripsi Use Case Membuat SPK

Nama Use Case Membuat SPK

Deskripsi singkat Customer Membuat SPK.

Aktor Customer dan Admin Pra Kondisi Login,data katalog

Tindakan utama - Customer Membuat SPK berdasarkan data katalog - Customer submit SPK

- Admin melakukan verivikasi SPK Tindakan

alternatif

-

Pasca kondisi Masuk kedalam daftar pengiriman

Tabel 3-9 Deskripsi Use Case Update pengiriman barang

(9)

Deskripsi singkat Delivery menyiapkan barang sesuai SPK yang telah

diverivikasi serta mengirimkan pesanan serta update pengiriman

Aktor Delivery

Pra Kondisi Login

Tindakan utama - Delivery melakukan cek SPK yang dikirim

- Delivery melakukan submit update status pengiriman

Tindakan alternatif

-

Pasca kondisi Status pengiriman telah terupdate

Tabel 3-10 Use case berjalan membuat BAST

Nama Use Case Membuat BAST

Deskripsi singkat Customer membuat BAST setelah pesanannya diterima.

Aktor Customer

Pra Kondisi -

Tindakan utama - Customer membuat BAST ketika pesanan sudah

diterima

- Customer mengupdate membuat BAST

Tindakan alternatif

-

Pasca kondisi Admin membuat tagihan

Tabel 3-11 Deskripsi Use Case Membuat Tagihan

Nama Use Case Membuat Tagihan

Deskripsi singkat Admin membuat tagihan sesuai dengan SPK

Aktor Admin,

Pra Kondisi Login

Tindakan utama - Admin membuat tagihan sesuai dengan SPK

- Admin melakukan submit membuat tagihan

(10)

alternatif

Pasca kondisi Laporan pengiriman dokumen

Tabel 3-12 Deskripsi Use Case Melihat Laporan

Nama Use Case Melihat Laporan

Deskripsi singkat Admin, Manager,Sales dapat melihat laporan

Aktor Admin, Manager,Sales Pra Kondisi Login

Tindakan utama - Admin melihat laporan

- Manager melihat laporan

- Sales melihat laporan

Tindakan alternatif

-

Pasca kondisi -

3.6.2 Activity Diagram Usulan

3.6.2.1 Activity Diagram Login

User System

Masukkan Username dan Password

Login

Validasi

Masuk Menu Utama Y

a N

(11)

Gambar 3-4 Activity Diagram Login

Tabel 3-13 Keterangan activity diagram login

Nama Activity Diagram Login

Deskripsi Singkat Melakukan login kedalam aplikasi

Actor Admin,Sales,Delivery ,Manager,Customer

Tindakan Utama User malakukan untuk login dengan username dan password,jika username ataupun password salah maka tidak bias masuk dan tetap pada menu login.Jika bisa maka masuk kedalam menu utama.

3.6.2.2 Activity Diagram Membuat Data Baru

User System

Gambar 3-5 Activity Diagram Membuat Data Baru Upload Data Baru

Validasi Data Ditambahkan N Y a Login

(12)

Tabel 3-14 Keterangan activity diagram Membuat Data Baru

Nama Activity Diagram Membuat Data BARU

Deskripsi Singkat Membuka menu data paket lkpp dan menambahkan data kedalamnya

Actor Admin

Tindakan Utama Menginput data paket berdasarkan sales order

3.6.2.3 Activity Diagram Membuat SPK

User System

Gambar 3-6 Activity diagram membuat SPK

Tabel 3-15 Keterangan activity diagram Membuat SPK

Nama Activity Diagram Membuat SPK

Deskripsi Singkat -Customer Membuat SPK berdasarkan data katalog

Actor Customer dan Admin

Tindakan Utama Mengupdate data,Membuat dokumen,Melakukan submit dokumen disistem

Update SPK Membuat SPK

(13)

3.6.2.4 Activity Diagram Update Pengiriman Barang

User System

Gambar 3-7 Activity Diagram Update Pengiriman Barang

Tabel 3-16 Keterangan activity diagram Update Pengiriman Barang

Nama Activity Diagram Update Pengiriman Barang

Deskripsi Singkat Setelah spk customer sudah tereverivikasi oleh admin maka delivery menyiapkan barang dan melakukan pengiriman serta update pengiriman

Actor Delivery

Tindakan Utama Mengupdate pengiriman barang setelah barang/pesanan dikirim

Login

Cari Id paket Update barang

terkirim Cek spk

Data barang terkirim ditampilkan

(14)

3.6.2.5 Activity Diagram Update Membuat BAST

User System

Gambar 3-8 Activity Diagram Update Membuat BAST

Tabel 3-17 Keterangan activity diagram Update Membuat BAST

Nama Activity Diagram Update Membuat BAST