79 4.1 Future Architecture
Berisi tentang komponen enterprise architecture yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung strategi inisiatif baru, kebutuhan operasional atau solusi teknologi. Future architecture berisi rencana perubahan dari komponen enterprise architecture dalam jangka waktu pendek (1-3 tahun kedepan).
4.1.1 Updated Goals and Initiatives
Pada bagian ini, kami memberikan usulan tujuan dan langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam mencapai tujuan tersebut.
4.1.1.1 Strategic Plan
Pembuatan rencana strategis menjadi hal yang sangat penting untuk menentukan arah PT XM Gravitasi Digital dalam menjalankan bisnisnya, yaitu sebagai berikut:
Visi usulan PT XM Gravitasi Digital adalah:
1. Kami memiliki visi untuk menjadi perusahaan media terpadu dengan kepemimpinan bisnis yang kuat dan memainkan peran penting dalam kemajuan bisnis.
Misi usulan PT XM Gravitasi Digital adalah:
1. Untuk memberikan layanan berkualitas tinggi yang menggabungkan kreativitas dengan nilai harga.
2. Membangun hubungan yang sukses dengan pelanggan kami.
3. Terus berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dari segi harga dan layanan.
Dapat disimpulkan bahwa Visi dan Misi usulan dari PT XM Gravitasi Digital berorientasi terhadap pelanggan. Namun usulan tersebut bukan berarti perubahan, tetapi untuk memperjelas tujuan yang ingin dicapai oleh PT XM Gravitasi Digital dalam beberapa tahun kedepan.
4.1.1.2 Strategic Goals
Berdasarkan hasil analisis yang telah di lakukan pada bab sebelumnya, dapat diketahui bahwa PT XM Gravitasi Digital memiliki keunggulan dari pada para pesaing. Setelah melakukan analisis internal maupun eksternal, ditemukan bahwa proses operasional perusahaan sudah memadai namun masih terdapat beberapa proses yang kurang maksimal dalam pelaksanaan. Maka strategi bisnis yang perlu diterapkan adalah dengan meningkatkan sistem dan teknologi informasi yang sudah ada agar dapat mengatasi setiap kelemahan yang dimiliki perusahaan, sehingga proses bisnis yang berjalan sebelumnya dapat menjadi lebih optimal di masa yang akan datang.
Fungsi bisnis yang perlu dikembangkan pada PT XM Gravitasi Digital adalah:
1. Pengubahan pada website serta penambahan fitur-fitur.
Website yang dimiliki PT XM Gravitasi Digital memiliki daya tarik tetapi dengan adanya fitur-fitur yang memboroskan bandwidth seperti video yang besar, maka hal tersebut hanya mempersulit pengunjung website. Selain itu, dengan adanya penambahan fitur-fitur yang memungkinkan client untuk login, maka mereka akan dapat mengetahui perkembangan proyek secara real time.
2. Bekerja dengan Google AdWords untuk mendapatkan Search Engine Optimization.
3. Bekerja sama dengan perusahaan AKQA Advertising yang sudah bertaraf internasional untuk memperluas pangsa pasar internasional.
4.1.1.3 CONOPS Scenario
1. Pertama Client akan datang ke kantor untuk didaftarkan oleh Account Executive.
2. Account Executive akan membuat Form Client Brief Meeting.
3. Tim proyek akan melakukan Client Brief Meeting dengan client dan bila ingin melanjutkan, maka Account Executive akan membuat Form Pitching/Offer.
4. Bila tim proyek menerima Pitching/Offer dari client, maka akan dibuat Form Internal Brainstorm Meeting.
5. Accounting akan membuat Form Budget and Quotation yang diberikan kepada tim proyek.
6. Berdasarkan Form Budget and Quotation, tim proyek akan membuat Proposal.
7. Account Executive membuat Form Presentation Meeting.
8. Setelah presentation meeting terlaksana, client akan diberikan Form Feedback.
9. Bila kedua pihak setuju maka tim proyek membuat Kontrak. 10. Accounting akan membuat Form Down Payment.
11.Setelah client membayar, akan dibuat Bukti Pembayaran Down Payment. 12. Account Executive membuat Form Go Kick Off.
13.Tim proyek membuat Form Development Proyek dan mengerjakan proyek.
14. Tim proyek membuat Form Progress Meeting.
15. Hasil proyek diberikan kepada client dan diberikan Form Revisi.
16. Bila proyek sudah sempurna maka Accounting akan membuat Tagihan Proyek.
4.1.1.4 CONOD
Gambar 4.1 Usulan CONOD
4.1.2 Updated Product and Services 4.1.2.1 Business Plan
Pada bagian ini kami membahas mengenai perencanaan bisnis yang ada dan berusaha untuk memberikan usulan yang dapat meningkatkan berjalannya bisnis secara keseluruhan.
4.2.1.1.1 Business Overview
Untuk keseluruhan proses bisnis pada future architecture akan diterapkan beberapa usulan–usulan untuk diterapkan yaitu:
1. Memperbarui hardware dan software
Perusahaan memerlukan pengadaan hardware dan software baru untuk mendukung proses bisnis yang baru.
2. Mempunyai aplikasi reminder
Perusahaan memerlukan aplikasi ini untuk memberitahukan ke bahwa akan ada acara penting pada suatu hari seperti meeting dll.
3. Pengadaan konten website baru.
Perusahaan perlu melakukan update mengenai informasi jasa yang telah dikerjakan perusahaan seacara berkala.
4.2.1.1.2 Relationship of Business Activities to Strategic Goals
1. Meningkatkan pangsa pasar internasional dengan bekerja sama dengan perusahaan digital advertising lainnya seperti AKQA serta menggunakan jasa Google Ads.
2. Dengan adanya perluasan pangsa pasar internasional, diharapkan laba yang diperoleh perusahaan dapat meningkat dari tahun-tahun sebelumnya.
4.2.1.1.3 Business Partnership and Alliances
Dalam pencapaian strategi yang telah ditetapkan PT XM Gravitasi Digital, perlu adanya kerjasama dengan berbagai pihak untuk memperluas pangsa pasar seperti:
A. Google AdWords
Dengan menggunakan Google AdWords maka website PT XM Gravitasi Digital akan ditampilkan sebagai Top Search Result pada search engine Google.
B. AKQA Advertising
AKQA ada sebuah advertising agency yang memiliki cabang di London San Francisco, New York, Amsterdam, Berlin, Shanghai, Berlin, dan Tokyo. Perusahaan ini telah menangani perusahaan besar seperti Coca Cola dan Nike. Oleh karena itu, PT XM Gravitasi Digital diusulkan bekerja sama dengan AKQA untuk menangani - besar agar nama PT XM Gravitasi Digital lebih dikenal.
4.2.1.1.4 Web User Interface
Website PT XM Gravitasi Digital saat ini, tergolong tidak user friendly dan memakan bandwidth. Oleh karena itu perlu adanya perubahan interface dari segi layout dan konten. Kami usulkan PT XM Gravitasi Digital mencontohkan seperti website milik AKQA. Selain itu juga ditambahkan fitur login dan feed sebagai berikut:
Pada gambar 4.2 beranda dari website AKQA terlihat sederhana namun tetap menarik perhatian user.
Gambar 4.3 Usulan Halaman Beranda dengan fitur Feed
Pada gambar 4.3 terlihat halaman beranda dengan tambahan fitur feed yang memberitahu mengenai perkembangan proyek kepada client.
Pada gambar 4.4 terlihat halaman proyek yang telah dikerjakan AKQA. Halaman ini terdiri dari beberapa thumbnail yang merupakan gambar dari produk yang dapat diklik untuk menampilkan video mengenai produk tersebut.
4.2.1.1.5 Swim Lane Diagram
4.2.1.1.6 Use Case Diagram
Gambar 4.6 Usulan Use Case Diagram
4.2.1.1.7 Use Case Narrative
Use case narrative yang berikut ini merupakan use case narrative usulan dari PT XM Gravitasi Digital:
1. Account Executive akan mendaftarkan client yang ingin menggunakan jasa PT XM Gravitasi Digital.
2. Dari informasi pendaftaran client akan dibuat Form Client Brief Meeting.
3. Dari hasil Client Brief Meeting akan dibuat Form Pitching/Offer. 4. Jika Pitching/Offer diterima makan akan dibuat Form Internal
Brainstorm Meeting untuk membahas pengerjaan proyek.
5. Jika client menyetujui Proposal, Account Executive akan membuat Form Presentation Meeting.
Tim Proyek:
1. Proposal dibuat setelah rincian proyek ditentukan.
2. Saat client telah mengisi Form Feedback, maka anggota tim proyek akan memasukkan data dari Form Feedback ke dalam komputer. 3. Kontrak akan dibuat setelah semua detail telah di sepakati.
4. Untuk membahas soal langkah-langkah yang perlu di ambil, Tim Proyek Membuat Form Go Kick Off.
5. Pengerjaan proyek dapat dimulai setelah Form Development Proyek dibuat.
6. Agar client dapat mengetahui perkembangan proyek, ia dapat mengusulkan pertemuan. Oleh karena itu Tim Proyek Membuat Form Progress Meeting.
7. Saat pengerjaan proyek telah selesai, client dapat mengusulkan revisi jika ada suatu hal yang kurang berkenan. Tim Proyek Membuat Form Revisi untuk hal tersebut.
Accounting:
1. Accounting akan membuat Form Budget and Quotation bila Tim
Proyek telah membuat rincian proyek yang dibutuhkan.
2. Accounting membuat Form Down Payment sebagai tagihan kepada
client untuk modal pengerjaan proyek.
3. Setelah client membayar akan dibuat Bukti Pembayaran Down Payment.
4. Jika proyek telah sempurna, maka client akan diberi Tagihan Proyek.
5. Setelah client membayar akan dicetak Bukti Pembayaran Tagihan Proyek.
6. Di akhir tahun Accounting akan membuat Laporan Akhir Tahun.
4.1.3 Updated Data and Information
Terdiri atas diagram usulan Logical Data Model, usulan Object State – Transition Diagram dan usulan Activity/Entity Matrix.
4.1.3.2 Activity/Entity Matrix (CRUD)
Tabel 4.1 Activity/Entity Matrix (CRUD)
Subject Data Fungsi Bisnis C li en t A cc o u n t E x ec u ti v e T im P ro y ek A cc o u n ti n g Mendaftar Client R CU
Membuat Form Client Brief Meeting R CU R
Membuat Form Pitching/Offer R CU R
Membuat Form Internal Brainstorming Meeting
CU R
Membuat Budget and Quotation R R CU
Membuat Form Presentation Meeting CU
Memasukkan data Form Feedback R C
Membuat Proposal R C
Membuat Kontrak R C
U R
Membuat Form Down Payment R C
Membuat Bukti Pembayaran Down Payment
R C
Membuat Form Go Kick Off C
U
Membuat Form Development Proyek C
Membuat Form Progress Meeting R C
Membuat Form Revisi CR C
Membuat Tagihan Proyek R C
4.1.3.3 Object State Transition Diagram
Gambar 4.8 Usulan Object State Transition Diagram
4.1.3.4 Data Dictionary
Tabel 4.2 Data Dictionary
Field Data Type Field Length Key Description
Client
No_Client Char 7 PK Nomor client
Alamat Varchar 40 Alamat pelanggan
Telephone Varchar 12 Nomor telepon pelanggan
Email Varchar 26 Email pelanggan
No_Feedback Varchar 8 PK Nomor Feedback
No_Proposal Varchar 17 FK Nomor Proposal
Tanggal Feedback Tanggal Client melakukan
Feedback
Keluhan Varchar 100 Keluhan pelanggan
Kontrak
No_Kontrak char 7 PK Nomor Kontrak
No_Proposal char 7 FK Nomor Proposal
Tanggal_Awal_Kontrak datetime 6 Tanggal awal Kontrak
Tanggal_Akhir_Kontra k
datetime 8 Tanggal akhir Kontrak
Deskripsi Varchar 180 Deskripsi mengenai
Kontrak Form Down Payment
No_Form_Down_Paym ent
char 7 PK Nomor Form Down
Payment
No_Kontrak char 7 FK Nomor Kontrak
Total double 7 Jumlah total yang harus
dibayar
Jumlah double 6 Jumlah yang perlu dibayar
Tanggal datetime 6 Tanggal pembuatan Form
Down Payment Proyek
No_Proyek char 7 PK Nomor Proyek
No_Kontrak char 7 FK Nomor Kontrak
Status_Proyek varchar 8 Status Proyek
Tagihan Proyek
No_Tagihan Proyek char 7 PK Nomor Tagihan Proyek
No_Proyek Varchar 20 FK Nomor Proyek
Tanggal Datetime 6 Tanggal pembuatan
Tagihan Proyek
4.1.4 Updated Systems and Applications
Terdiri atas usulan Data Flow Diagram context dan Level 1 pada PT XM Gravitasi Digital.
4.1.4.1 Data Flow Diagram
Gambar 4.9 Usulan Data Flow Diagram Context Form Revisi
No_Revisi Char 7 PK Nomor Revisi
No_Proyek Char 7 FK Nomor Proyek
Tanggal_Form_Revisi Datetime 6 Tanggal pembuatan Form
Revisi
4.1.5 Network and Infrastructure
Berisi usulan Network Connectivity Diagram pada PT XM Gravitasi Digital.
4.1.5.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 4.12 Usulan Network Diagram
4.1.6 Security, Standard and Workforce
Bagian ini berisi mengenai security plan yang berjalan untuk menjaga keamanan dan menjekaskan standard yang berlaku pada PT XM Gravitasi Digital.
4.1.6.1 Security Plan
Kebijakan pengamanan data yang ada pada PT XM Gravitasi Digital harus menggunakan pengamanan yang terbaik untuk mencegah masuknya berbagai macam virus. Untuk pengamanan perlengkapan dan peralatan perlu adanya kamera CCTV yang diletakkan disetiap sudut ruangan. Untuk setiap bagian yang menggunakan sistem aplikasi akan diberikan hak akses untuk
dapat fasilitas yang berkaitan dengan jabatan user. Untuk ruang Server akan diletakan di ruangan yang memiliki hak akses yang hanya bisa dimasuki oleh para karyawan yang memiliki wewenang, hal ini disebabkan untuk mengurangi kelalaian, kecerobohan, maupun hal lain yang tidak diinginkan.
4.1.6.2 Disaster Recovery
Adanya rencana penaggulangan perlindungan data dari bencana yang akan terjadi yaitu dengan cara:
a. Penggunaan layanan cloud computing sebagai media back up data. b. Adanya alat pencegah dan pemadam kebakaran yang bersifat bukan cair.
c. Adanya server cadangan serta back up apabila terjadinya kerusakan.
4.1.6.3 Technology Forecast
Teknologi yang kami usulkan untuk PT XM Gravitasi Digital adalah hardware dan software yang terbaru dan terupdate untuk keperluan pekerjaan sehari-hari. Dalam soal hardware, yang perlu diperbarui adalah Video Graphics Card. Graphics Card perlu di ganti setiap tahun untuk memastikan bahwa mengikuti teknologi yang terkini. Dalam hal software perlu dilakukan update terhadap aplikasi-aplikasi komputer seperti Antivirus dan Editing Software.
Tabel 4.3 Technology Forecast Technology Forecast
Forecast area Short Term (12 Months) Mid Term (12-24 Months) Long Term (2-3 years away) Operating Systems Microsoft Windows 7 Microsoft Windows 7 Microsoft Windows 7 Office Automaticion Suite Microsost Office 2007 Microsost Office 2007 Microsost Office 2007 Desktop Monitors LCD monitor SAMSUNG LED monitor SAMSUNG LED monitor SAMSUNG
18”inch 18”inch 18”inch
4.1.6.4 Workforce Plan
Di dalam proses perusahaan yang baru terdapat penambahan Form Development Proyek, Form Down Payment, Form Feedback dan Form Progress Meeting. Berdasarkan proses bisnis yang baru calon client datang dan melakukan pendaftaran dengan Account Executive. Lalu Account Executive akan membuat Form Client Brief Meeting. Setelah data client diterima, maka tim proyek akan melukakan Client Brief Meeting untuk menganalisis kebutuhan client. Selanjutnya akan dibuat Form Pitching/Offer dimana akan adanya pertemuan antara client dengan tim proyek mengenai apa yang diinginkan oleh client. Bila tim proyek menerima maka akan dibuat Form Internal Brainstorm Meeting. Dalam meeting tersebut, tim proyek membuat analisis mengenai kebutuhan client dan apa yang perlu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Kemudian Accounting akan membuat Form Budget and Quotation yang berisi dana dan waktu yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek. Setelah menerima Form Budget and Quotation dari Accounting, maka tim Proyek akan membuat Proposal yang akan diajukan kepada Client. Selanjutnya yang dilakukan oleh Account Executive adalah membuat Form Presentation Meeting. Setelah Presentation Meeting terlaksana maka Client akan diberikan Form Feedback yang berisi tanggapan mereka mengenai presentasi yang telah dilakukan tim Proyek. Jika kedua pihak sudah setuju maka akan dibuat Kontrak dan Account Executive akan membuat Form Down Payment dimana client harus melakukan DP sebagai modal pengerjaan proyek. Bila DP sudah terbayar makan Accounting akan membuat Bukti Pembayaran Down Payment.
Saat semua itu selesai maka Account Executive akan membuat Form Go Kick Off yang merupakan sebuah meeting untuk membahas proyek. Kemudian Form Development Proyek akan dibuat yang menandakan bahwa pengerjaan proyek telah dimulai. Dengan berjalannya waktu, Client pasti menginginkan kabar mengenai kemajuan proyek, oleh karena itu dibuatlah Form Progress Meeting. Pada saat proyek telah selesai, Client akan
diberikan hasil proyek dan juga diberikan Form Revisi, untuk memberitahu kepada tim proyek soal kekurangan atau perubahan yang perlu dilakukan. Jika proyek sudah sempurna maka Accounting akan membuat Tagihan Proyek dan setelah Client membayar maka akan dibuat Bukti Pembayaran Proyek.
4.2 EA Management Plan
Bagian ini menjelaskan mengenai perencanaan pada perusahaan dalam menerapkan Enterprise Architecture.
4.2.1 EA Program Management
Bagian ini menjelaskan mengenai pengaturan dan pengelolaan EA Program pada PT XM Gravitasi Digital.
4.2.1.1 EA Roles and Responsibilities
Peran dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan program EA yaitu pembetukan EA program pada perusahaan dapat dikerjakan sesuai dengan bagian masing-masing. Untuk sponsor pembentukan EA program pada PT XM Gravitasi Digital yaitu pemilik dari perusahaan yang memiliki tugas dalam menyediakan sumber daya sehingga program EA dapat digunakan dengan baik.
Tanggung jawab dari Line of Business Manager dalam program EA yaitu mengident kebutuhan sistem serta solusi untuk perbaikan sistem yang ada pada perusahaan. Untuk analisis dan desain dari program EA, perusahaan menggunakan sistem analis yang ada dari perusahaan.
Untuk database perusahaan menggunakan database support yang merupakan bagian internal perusahaan dalam menjaga dan mengelola database perusahaan.
Untuk programmer, perusahaan memiliki software engineering yang bekerja untuk memperbaiki sistem tersebut. Sebelum sistem tersebut digunakan untuk kegiatan operasional, perusahaan memiliki bagian quality assurance serta system development untuk melakukan pengujian sistem yang telah selesai diperbaiki ataupun dibuat.
EA Team Position EA Team Role EA Team Responsibility
Sponsor Executive leader Pimpinan dalam EA program
yang menyediakan sumber daya dan mendukung penyelesaian masalah EA
President Executive leadership and
decision making
Memfasilitasi pembetukan dan operasional EA yang berkelanjutan, memimpin penyelesaian masalah EA tingkat atas
Line of Business Director Program management Mengelola EA program dan
proses dokumentasi.
Mengidentifikasi standar EA dan mengelola manajemen setiap proses konfigurasi EA
Line of Business Manager Requirement identification Berpartisipasi dalam
pengambilan keputusan EA
Database support Security database Melakukan pemeliharaan
terhadap database dan informasi EA
Software engineering Programmer Melakukan pemeliharaan
terhadap software EA
System development Identifikasi kebutuhan &
menguji EA program
Mengidentifikasi kebutuhan pengguna untuk komponen EA.
4.2.1.2 EA Program Budget 1. Hardware dan Software
Aturan praktis yang baik adalah kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk masing-masing pengguna bisa berkisar dari $3.000 sampai $6.000, yang meliputi teknologi terbaru, yang dapat mengakomodasi pertumbuhan di masa depan dan memperhitungkan
pembagian sistem pusat mereka agar dapat mengakses baik secara lokal atau jarak jauh.
2. Training
Pertama, pelatihan yang mungkin diperlukan adalah untuk penggunaan dasar komputer, seperti Windows, word processing, presentasi dan e-mail.
Kedua adalah pelatihan yang dibutuhkan adalah cara-cara tertentu di mana produk harus digunakan dalam bisnis. Dengan kata lain, perusahaan harus menentukan bagaimana sistem akan membantu untuk menjalankan proses yang berjalan. Ini termasuk - apa yang harus diikuti proses bisnis, manajemen alur kerja, manajemen dokumen, manajemen peluang, bagaimana itu diterapkan. Pada dasarnya ini adalah pelatihan tentang bagaimana sistem harus digunakan untuk mencerminkan cara perusahaan menginginkan hal-hal yang dilakukan dengan menggunakan teknologi baru ini.
