BAB III
ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
3.1 Sejarah Singkat.
Badan usaha ini bernama Cipta Kreasi Furniture. Perusahaan ini merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang furniture dari berbagai merk.
Perusahaan ini didirikan pada 11 maret 1991. tujuan dari pendirian perusahaan ini adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan jalan menjual dagangan berupa meja, kursi, tempat tidur, dan lemari dengan merk tertentu sehingga memuaskan pelanggan.
Sturktur Organisasi.
Agar kegiatan pelayanan pada ini berjalan sesuai dengan yang diinginkan, tentu ada pengurus yang menjalankan fungsi-fungsi ataupun kegiatan-kegiatan tersebut. Adapun tugas-tugas dari masing-masing bagian meliputi, sebagai berikut: PIMPINAN BAGIAN PENJUALAN BAGIAN PENGIRIMAN
Fungsi Dan Tugas
1. Pimpinan
Bertugas langsung sebagai pimpinan harian dan mengawasi jalannya operasional perusahaan secara continue, serta mengatasi masalah yang ada dari setiap bagian organisasi perusahaan, selain itu juga mengoreksi Laporan Akhir dari kegiatan akhir perusahaan yang telah diselesaikan.serta melakukan negosiasi dengan bagian keuangan dalam penyusunan perubahan Anggaran Belanja.
Tugasnya :
a. Setiap awal tahun menyusun anggaran atau rencana kegiatan usaha minimal untuk satu tahun mendatang.
b. Mengkoordinasikan karyawan dibawahnya untuk menjalankan kegiatan usaha.
c. Mengevaluasi dan menilai kinerja karyawan dibawahnya Menyetujui pengeluaran keuangan perusahaan dalam jumlah tertentu.
2. Bagian Penjualan
Bertugas melakukan pencatatan transaksi keluar masuknya data keuangan, dan bertanggung jawab atas pengeluaran untuk keperluan perusahaan.
a. Melaporkan realisasi program penjualan dan pemasaran serta analisanya kepada Pimpinan untuk dievaluasi.
3. Bagian Pengiriman
Melakukan tugas sebagai pengirim barang apabila barang tersebut hendak diantar kepada pelanggan yang memesan.
3.1.1 Prosedur Sistem yang berjalan
Prosedur system yang sedang berjalan ini dapat terbagi menjadi beberapa prosedur-prosedur tertentu yang satu dengan yang lainnya saling berkaitan membentuk satu system, prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut :
1. Proses Transaksi Penjualan
Pelanggan memesan barang yang diinginkan secara langsung. Pelanggan melihat daftar harga dan dicatat ke daftar harga yang diinginkan, setelah itu catat data penjualan sebagai bukti pelunasan pembayaran barang secara tunai, maka penjual akan membuatkan tanda bukti pelunasan pembayaran yaitu berapa faktur penjual.
2. Proses Faktur
Setelah proses pemesanan barang dan pembayaran selesai, maka barang tersebut dikirimkan ke pelanggan berdasarkan Faktur.
3. Proses Laporan Penjualan
Bagian keuangan mencatat hasil penjualan secara tunai dan hasil pengiriman ke pelanggan. Selanjutnya catatan tersebut dijadikan laporan dan diberikan kepada Pimpinan.
3.1.2 Flow Of Document yang berjalan
3.1.3 Kendala Sistem yang dihadapi
Berdasarkan analisa penulis menemukan beberapa beberapa masalah dan kelemahan yang dihadapi pada Sistem Penjualan Tunai pada CV. Cipta Kreasi Furniture, antara lain :
a. Pencatatan dan Proses yang dilakukan masih dilakukan secara manual sehingga akan memakan waktu sehingga pelayanan penjualan pada CV. Cipta Kreasi Furniture kepada pelanggan menjadi lambat.
b. Dengan keadaan system manual, laporan tidak tersedia secara tepat waktu karena perlu waktu yang cukup lama dalam penyusunannya, jika terjadi kesalahan akibat tidak telitinya perhitungan maka penyusunan laporan harus diulang.
c. Banyak data transaksi yang tidak tersusun secara rapih, sehingga cukup sulit untuk mencarinya kembali.
3.2Prosedur Sistem yang diusulkan
3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan
Sistem penjualan yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah rancangan Sistem Informasi untuk Penjualan Tunai yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Keseluruhan Sistem pada CV. Cipta Kreasi Furniture
3.2.2 Tujuan Sistem yang diusulkan
Adapun system yang diusulkan ini dapat diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian penjualan, pelanggan maupun pimpinan
1. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian penjualan dalam mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam menangani pengolahan informasi
2. ketelitian dan ketepatan pencarian data penjualan yang telah tersusun rapih.
3.2.3 Flow Of Document yang diusulkan
3.3 Data Flow Diagram 3.3.1 Diagram Konteks
3.3.2 Diagram Zero Pelangan Input Data Pelanggan & Input Pesanan 1.0 Bayar 2.0 Cetak Laporan 3.0 Pimpinan Pelanggan Barang Pesanan Data Pesanan Data Pelanggan Faktur Laporan Data Pelanggan Data Pesanan Faktur Data Barang Data Pesanan Data Pesanan Data Barang Data Pelanggan
Level 1 Proses 1 Pelangan Input Data Pelanggan 1.1 Pelanggan Barang Pesanan Data Pesanan Data Pelanggan Data Pelanggan Data Pesanan Data Barang Input Pesanan 1.2
Gambar 3.6 Level 1 Proses 1
Level 1 Proses 3
3.3.3 Entity Relationship Diagram
3.3.4 Normalisasi
A. Unnormalized Form (Bentuk Tidak Normal) / Normalisasi 1NF Kd_Plg Nm_Plg Almt_Plg No_Telp No_Psnan Tgl_Psn Kd_Plg Kd_Brg Harga_Psn Jml Kd_Brg Nm_Brg Jns_Brg Hrg_Brg Stock Gambar 3.9 Normalisasi 1NF B. Normalisasi 2NF Kd_Plg* Nm_Plg Almt_Plg No_Telp No_Psnan* Tgl_Psn Kd_Plg** Kd_Brg** Harga_Psn Jml Kd_Brg* Nm_Brg Jns_Brg Hrg_Brg Stock
Data Pelanggan Data Pesan
C. Normalisasi 3NF
3.4 Sistem Pengkodean
Sistem Pengkodean Pelanggan
System ini digunakan untuk mempermudah mencari pelanggan dengan cara pembuatan pengkodean pelanggan.
Gambar 3.12 Kode Pelanggan
Sistem Pengkodean Barang
System ini digunakan untuk mempermudah mencari barang dengan cara pembuatan pengkodean barang.
Gambar 3.13 Kode Barang
Sistem Pengkodean Pesanan
System ini digunakan untuk mempermudah mencari pesanan dengan cara pembuatan pengkodean pesanan.
3.5 Struktur File
Dalam mengerjakan file data dapat disesuaikan menurut kebutuhn sesuai struktur file. File database terdiri dari 3 file terpisah yaitu :
1. Struktur File Pelanggan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut :
Nama File : CiptaPenjualan.mdb Nama Table : Pelanggan
Primary Key : Kd_Plg
No Nama Field Type Width Description
1 Kd_Plg* Text 5 Kode Pelanggan
2 Nm_Plg Text 20 Nama Pelanggan
3 Almt_Plg Text 30 Alamat Pelanggan
4 No_Telp Text 12 Nomer Telpon Pelanggan
Table 3.1 File Pelanggan
2. Struktur File Barang, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut :
Nama File : CiptaPenjualan.mdb Nama Table : Barang
Primary Key : Kd_Brg
No Nama Field Type Width Description
1 Kd_Brg* Text 5 Kode Barang
2 Nm_Brg Text 15 Nama Barang
3 Jns_Brg Text 10 Jenis Barang
4 Hrg_Brg Currency Harga Barang
5 Stock Number Integer Jumlah Stock Barang
3. Struktur File Pesan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut :
Nama File : CiptaPenjualan.mdb Nama Table : Pesan
Primary Key : No_Psnan Foreign Key : Kd_Plg
Kd_Brg
Tgl_Psn
No Nama Field Type Width Description
1 No_Psnan * Text 8 Nomer Pesanan
2 Tgl_Psn Date/Time Short Date Tanggal Pesanan
3 Kd_Plg Text 5 Kode Pelanggan
4 Kd_Brg text 5 Kode Barang
5 Hrg_Psn Currency Harga Barang yang DIpesan
6 Jml Number Integer Jumlah Barang yang Dipesan
3.6 Rancangan Input / Output 3.6.1 Rancangan Input 3.6.1.1STRUKTUR MENU
3.6.1.2 MENU UTAMA
Gambar 3.16 Menu Utama
3.6.1.3 INPUT DATA PELANGGAN
3.6.1.4 INPUT DATA BARANG
Gambar 3.18 Input Data Barang
3.6.1.5 INPUT PESANAN
3.6.1.6 CETAK FAKTUR
Gambar 3.20 Cetak Faktur
3.6.1.7 CETAK LAPORAN PENJUALAN
Laporan Penjualan X
PENJUALAN
TANGGAL Tgl_Psn CETAK RESET PERIODE TANGGAL Tgl_Psn V S/D V KELUAR3.6.1.8 CETAK LAPORAN STOCK BARANG
3.6.2Rancangan Output 3.6.2.1 Faktur NO PESANAN : XXXXXXXX Kode Pelanggan : XXXXX Nama : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tanggal : dd/mm/yyyy
Kode Nama Harga jumlah Sub Total
Total Hormat Kami ( ) BARANG Faktur / JS : X – 15 - X X-5-X 999999999 9999 999999999 999999999 LOGO
CIPTA KREASI FURNITURE LARANGAN UTARA CILEDUG
( Samping Bank Mandiri )
TELP : (021) 73446689
Pembeli
( ) PERHATIAN !!!
Barang2 yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan / ditukar
3.6.2.2 Laporan Penjualan
NO PESANAN : XXXXXXXX Kode Pelanggan : XXXXX
Nama : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Tanggal : dd/mm/yyyy
Kode Nama Harga jumlah Sub Total
Total Pimpinan ( ) Bagian Penjualan ( ) X – 15 - X X-5-X 999999999 9999 999999999 999999999
CIPTA KREASI FURNITURE LARANGAN UTARA CILEDUG
( Samping Bank Mandiri )
LOGO
TELP : (021) 73446689
3.6.2.3 Laporan Stock Barang
Tanggal : dd/mm/yyyy
Kode Nama Harga jumlah Sub Total
Pimpinan ( ) STOCK BARANG Bagian Penjualan ( ) X – 15 - X X-5-X 999999999 9999 999999999 LOGO
CIPTA KREASI FURNITURE LARANGAN UTARA CILEDUG
( Samping Bank Mandiri )
TELP : (021) 73446689
