a yobic a ra s a a il.

(1)

http://ayurai.wordpress.com/bidankusahabatku

http://ayurai.blog.friendster.com/sekretaris,komunikasi,humas

(2)

• _{Ma na je m e n ra pa t}

• Mengelola pertemuan:

membuat agenda acara dan

laporan, menyiapkan rapat,

menyiapkan notulen.

2 Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

(3)

YANG DIMAKSUD DENGAN

RAPAT

• Merupakan suatu pembahasan untuk

merumuskan jalan keluar dalam menghadapi

masalah

• Pertemuan yang sudah diagendakan

(dijadwal) untuk membahas permasalahan

dan memutuskan cara yang akan ditempuh

• Kegiatan yang sudah terperinci agendanya

dalam kerangka pembahasan masalah yang

dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang

akan dihadapi dan lain sebagainya.

(4)

Me m b ua t R e nc a na

R a pa t

• Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5 W

+ 1 H, yakni :

• Why, mengapa rapat diselenggarakan

• Wha t, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam

rapat.

• Who , siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang

yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.

• Whe re , di mana rapat akan diselenggarakan.

• Whe n, Kapan rapat akan diselenggarakan.

• Ho w , bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau

(5)

MACAM-MACAM FORMASI

RAPAT

• Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf

“U” dengan posisi pimpinan rapat berada di

barisan paling depan

• Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan

pimpinan tinggal berada di barisan paling

depan

• Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat

membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan

berada di depan

• Dan lain sebagainya

(6)

CARA PENJELASAN MATERI

DALAM RAPAT

• Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu

oleh diri sendiri

• Menggunakan bahasa yang mudah dipahami

oleh peserta rapat

• Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai

dengan tiap pokok pembahasan rapat

• Memunculkan karakter yang bisa dijadikan

sebagai ciri khas

• Materi disampaikan secara singkat, padat

dan jelas.

• Dan lain sebagainya

(7)

CARA MENGAMBIL

KEPUTUSAN DALAM RAPAT

• Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang

akan diambil harus bisa diputuskan dengan

mantap dan bisa diterima oleh semua peserta

rapat

• Votting : Artinya keputusan yang akan diambil

berdasrkan dengan suara terbanyak

• Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya

pimpinan rapa dapat mengambil keputusan

dengan jalan sendiri, dengan menggunakan

otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain

sebagainya

(8)

P R IN S IP DAL AM

R AP AT

“S e tia p K e putus a n

ya ng Aka n Dia m b il

a da la h Me rupa ka n

K unc i K e b e rha s ila n

pa da Ma s a ya ng

Aka n Da ta ng ”

(9)

SIFAT PIMPINAN RAPAT

HARUS MEMEGANG PRINSIP :

• Serius tapi santai

• Menyesuaikan dengan situasi dan

kondisi yang ada

• Harus bisa meyakinkan peserta rapat

dan jangan sampai terpengaruh

• Waktu adalah nyawa yang harus

dimanfaatkan dengan baik

(10)

Me m pim pin R a pa t

• Yang bertindak sebagai pemimpin rapat

biasanya pimpinan perusahaan

langsung. Namun tidak jarang karena

berbagai pertimbangan, sekretaris

diminta untuk memimpin rapat oleh

pimpinan.

• sekretaris selain mampu dalam

mengelola rapat, juga harus piawai

memimpin rapat.

(11)

B e b e ra pa ha l ya ng pe rlu

dis ia pka n da la m m e m im pin

ra pa t, ya kni;

• Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.

• Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat

• Memahami Setiap acara rapat

• Memahami Perencanaan prosedur rapat

• Menghubungi/menyiapkan notulen rapat

• Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi

• Mempersiapkan perlengkapan rapat

(12)

P im pina n ra pa t ya ng ba ik

m e m e nuhi c rite ria s e b a g a i

be rikut ;

• Berbicara spontan,

• Mengemukakan gagasan cemerlang

• Mampu memotivasi peserta rapat

untuk aktif dalam rapat.

• Mewakili kepentingan pimpinan

dengan baik, sehingga tanpa

kehadiran pimpinan, rapat tetap

mencapai hasil sesuai dengan yang

diharapkan.

(13)

ME N G AT UR

P E R T E MUAN

BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI??

KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM

TEMA –ACARA –

FORMAL/NON-BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI??

KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM

TEMA –ACARA –

FORMAL/NON-13 Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

(14)

P E S AN T IC K E T

1. SIAPKAN DATA LENGKAP –

BERANGKAT & KEMBALI

2. SIAPKAN

DOKUMENTASI

PENYERTA

1. HUBUNGI BIRO PERJALANAN

YANG TERPERCAYA

2. PASTIKAN

JAMINAN

PELAYANANNYA

3. PESAN RESMI TERTULIS - MOU

SIMPAN-ARSIPKAN

(15)

Jumlah orang yang berangkat :

Jenis kelamin, usia

Tujuan : kota - negara

Waktu : Jam, hari dan tanggal

(16)

P e ng e lo la a n K o ns um s i da n

Ako m o da s i.

• Sekecil dan se non formal apapun rapat yang

diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu

mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :

- Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya

tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama

rapat yang digelar.

- Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi

cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika

berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa

penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang

(17)

- Coffee break pertama diberikan sejam

setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an).

Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum

sholat ashar, sekitar jam 3 an.

- Jika rapat diselenggarakan di perusahaan,

akomodasi biasanya berupa pemberian “uang

transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika

rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan

di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk

layanan pemberian penginapan gratis beserta

uang transport.

(18)

Pengelolaan Tempat Rapat

• Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris

bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat

rapat.

• Jika rapat diselenggarakan di perusahaan,

sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang

akan dipakai rapat lengkap dengan semua

perlengkapan pendukung rapat.

• Jika rapat diselenggarakan di luar kantor,

sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi

tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di

ruangan/tempat yang akan digunakan rapat,

benar-benar tersedia.

(19)

Me e ting R o o m

Arra ng e m e nts

• Theater Style

– Leader has great power by position.

– Participation and interruption by audience is limited.

• U-Shaped Style

– Equality of membership.

– No doubt of who the leader is.

– Good visibility for visual aids.

• Circle Style

– Democratic: equality is stressed.

– Great visibility by participants.

– Obvious body language.

– Excellent participation.

X

(20)

B e rikut ini ta ta rua ng

ra pa t:

• Kapasitas ruang rapat

yang sedikit memang

sengaja diperuntukkan

bagi rapat khusus

dewan direksi.

(21)

• Ruang rapat dengan

kapasitas peserta

lebih banyak dengan

bentuk meja “O”

diperuntukkan bagi

pimpinan dan

karyawan

yangbersangkutan

(22)

K E S IMP UL AN

• Dari beberapa hal yang telah

disampaikan tadi, ada dua hal yang

harus senantiasa diperhatikan secara

detail dan bahkan memerlukan bantuan

penanganan pihak lain. Yakni :

- Pengelolaan konsumsi dan akomodasi

- Pengelolaan tempat rapat

(23)

(24)

http://ayurai.wordpress.com/bidankusahabatku

http://ayurai.blog.friendster.com/sekretaris,komunikasi,humas

a yo bic a ra s a ntun@ym a il.c o m

(25)

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 2

• Ma na je m e n ra pa t

• Mengelola pertemuan:

membuat agenda acara dan

laporan, menyiapkan rapat,

menyiapkan notulen.

(26)

YANG DIMAKSUD DENGAN

RAPAT

• Merupakan suatu pembahasan untuk

merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah

• Pertemuan yang sudah diagendakan

(dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh

• Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang akan dihadapi dan lain sebagainya.

(27)

Me m b ua t R e nc a na

R a pa t

• Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5 W

+ 1 H, yakni :

• Why, mengapa rapat diselenggarakan

• Wha t, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam

rapat.

• Who , siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang

yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.

• Whe re , di mana rapat akan diselenggarakan.

• Whe n, Kapan rapat akan diselenggarakan.

• Ho w , bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau

non formal, terbuka atau tertutup.

(28)

MACAM-MACAM FORMASI

RAPAT

• Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan

• Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan

• Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat

membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan

• Dan lain sebagainya

(29)

CARA PENJELASAN MATERI

DALAM RAPAT

• Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu oleh diri sendiri

• Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh peserta rapat

• Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai dengan tiap pokok pembahasan rapat

• Memunculkan karakter yang bisa dijadikan sebagai ciri khas

• Materi disampaikan secara singkat, padat dan jelas.

• Dan lain sebagainya

(30)

CARA MENGAMBIL

KEPUTUSAN DALAM RAPAT

• Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat

• Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak

• Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya

(31)

P R IN S IP DAL AM

R AP AT

“S e tia p K e putus a n

ya ng Aka n Dia m b il

a da la h Me rupa ka n

K unc i K e b e rha s ila n

pa da Ma s a ya ng

Aka n Da ta ng ”

(32)

SIFAT PIMPINAN RAPAT

HARUS MEMEGANG PRINSIP :

• Serius tapi santai

• Menyesuaikan dengan situasi dan

kondisi yang ada

• Harus bisa meyakinkan peserta rapat

dan jangan sampai terpengaruh

• Waktu adalah nyawa yang harus

dimanfaatkan dengan baik

(33)

Me m pim pin R a pa t

• Yang bertindak sebagai pemimpin rapat

biasanya pimpinan perusahaan

langsung. Namun tidak jarang karena

berbagai pertimbangan, sekretaris

diminta untuk memimpin rapat oleh

pimpinan.

• sekretaris selain mampu dalam

mengelola rapat, juga harus piawai

memimpin rapat.

(34)

B e b e ra pa ha l ya ng pe rlu

dis ia pka n da la m m e m im pin

ra pa t, ya kni;

• Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.

• Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat

• Memahami Setiap acara rapat

• Memahami Perencanaan prosedur rapat

• Menghubungi/menyiapkan notulen rapat

• Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi

• Mempersiapkan perlengkapan rapat

• Memeriksa ruangan rapat.

(35)

P im pina n ra pa t ya ng ba ik

m e m e nuhi c rite ria s e ba g a i

be rikut ;

• Berbicara spontan,

• Mengemukakan gagasan cemerlang

• Mampu memotivasi peserta rapat

untuk aktif dalam rapat.

• Mewakili kepentingan pimpinan

dengan baik, sehingga tanpa

kehadiran pimpinan, rapat tetap

mencapai hasil sesuai dengan yang

diharapkan.

(36)

ME N G AT UR

P E R T E MUAN

BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI??

KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM TEMA –ACARA –

FORMAL/NON-BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI??

KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM TEMA –ACARA –

FORMAL/NON-13 Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM

(37)

P E S AN T IC K E T

1. SIAPKAN DATA LENGKAP – BERANGKAT & KEMBALI

2. SIAPKAN DOKUMENTASI PENYERTA

1. HUBUNGI BIRO PERJALANAN

YANG TERPERCAYA

2. PASTIKAN JAMINAN PELAYANANNYA

3. PESAN RESMI TERTULIS - MOU

SIMPAN-ARSIPKAN

(38)

Jumlah orang yang berangkat : Jenis kelamin, usia

Tujuan : kota - negara

Waktu : Jam, hari dan tanggal

(39)

P e ng e lo la a n K o ns um s i da n

Ako m o da s i.

• Sekecil dan se non formal apapun rapat yang

diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat : - Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya

tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.

- Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang

(lunc h), dan pemberian dua kali c o ffe e b re a k.

(40)

- Coffee break pertama diberikan sejam

setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.

- Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.

(41)

Pengelolaan Tempat Rapat

• Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris

bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

• Jika rapat diselenggarakan di perusahaan,

sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua

perlengkapan pendukung rapat.

• Jika rapat diselenggarakan di luar kantor,

sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

(42)

Me e ting R o o m

Arra ng e m e nts

• Theater Style

– Leader has great power by position.

– Participation and interruption by audience is limited.

• U-Shaped Style

– Equality of membership. – No doubt of who the leader is. – Good visibility for visual aids.

• Circle Style

– Democratic: equality is stressed. – Great visibility by participants. – Obvious body language. – Excellent participation.

X

(43)

B e rikut ini ta ta rua ng

ra pa t:

• Kapasitas ruang rapat yang sedikit memang sengaja diperuntukkan bagi rapat khusus dewan direksi.

(44)

• Ruang rapat dengan kapasitas peserta lebih banyak dengan bentuk meja “O” diperuntukkan bagi pimpinan dan karyawan

yangbersangkutan

(45)

K E S IMP UL AN

• Dari beberapa hal yang telah

disampaikan tadi, ada dua hal yang

harus senantiasa diperhatikan secara

detail dan bahkan memerlukan bantuan

penanganan pihak lain. Yakni :

- Pengelolaan konsumsi dan akomodasi

- Pengelolaan tempat rapat

(46)

Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 2323 Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM