INDAH PURNAMA SARI M3209042

(1)

commit to user

i

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN

IZIN CUTI KEPEGAWAIAN INSTITUT SENI

INDONESIA (ISI) SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Program Diploma III Teknik Informatika

Diajukan Oleh :

INDAH PURNAMA SARI

NIM. M3209042

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

commit to user

iv

ABSTRACT

Indah Purnama Sari, 2012. Manufacture of License Application

Information System Employment Leaves Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta. Program Diploma III Computer Science, Faculty of Mathematics and Natural Sciences, University of Sebelas Maret Surakarta.

License Application Information System Employment Leaves is a web-based information system and serves to ease the management of data on employees on leave. Division of Human Resources Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta is still manual in managing employee leave submission of data. The purpose of this final project is to make the License Application Information System Employment Leaves in the Institut Seni Indonesian (ISI) Surakarta.

License Application Information System Employment Leaves Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta was designed to create a design layout, design diagrams that include CD and DFD, database design and relationships between tables. Information System was built using the programming language PHP, Dreamweaver 8, MySQL and some other programming languages such as supporting the CSS, javascript and Navicat 2004. Facilities contained in the License Application Information System Employment Leaves had information leave, confirmation of submission of the leave, and print the form leave.

Manufacture of License Application Information System Employment Leaves Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta is expected to facilitate the construction management process license an employee leave at ISI Surakarta that includes input data, update data, submission of license leave, leave license confirmation, to print license leave, but not completed with a data back up, data restore, does not have employees leave the rest of facility and the program has not been integration with other information systems staff.

(3)

commit to user

v ABSTRAK

Indah Purnama Sari, 2012. Pembuatan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta. Program Diploma III, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian merupakan sistem informasi yang berbasiskan web dan berguna untuk mempermudahkan dalam pengelolaan data mengenai cuti pegawai. Bagian Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta masih manual dalam melakukan pengelolaan data pengajuan cuti pegawai. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian di Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta.

Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta dirancang dengan membuat rancangan lay out, rancangan diagram yang meliputi CD dan DFD, rancangan basis data dan relasi antar tabel. Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, Dreamweaver 8, MySQL dan beberapa pendukung bahasa pemrograman lain diantaranya yaitu CSS, javascript dan Navicat 2004. Fasilitas yang terdapat dalam Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti ini memiliki informasi pengajuan cuti, konfirmasi pengajuan cuti, dan cetak form cuti.

Pembuatan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta tersebut diharapkan dapat memudahkan dalam pengerjaan proses pengelolaan izin cuti pegawai yang ada di ISI Surakarta yang meliputi input data, update data, pengajuan izin cuti, konfirmasi izin cuti, sampai cetak surat izin cuti , tetapi belum dilengkapi dengan adanya back up data, restore

data, belum memiliki fasilitas sisa cuti pegawai dan integrasi dengan sistem informasi pegawai lain.

(4)

commit to user

ix DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

ABSTRACT ... iv

ABSTRAK ... v

MOTTO ... vi

PERSEMBAHAN ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 1

C. Batasan Masalah ... 2

D. Tujuan dan Manfaat ... 2

E. Metodologi Penelitian ... 3

F. Sistematika Penulisan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Sistem Informasi ... 5

B. Pengertian Context Diagram (CD) dan Data Flow Diagram (DFD) ... 5

C. Pengertian (Entity Relationship Diagram) ERD ... 6

D. Pengertian Basis Data ... 7

(5)

commit to user

x BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN

A. Kebutuhan Sistem ... 10

B. Perancangan Sistem ... 10

1. Rancangan Layout ... 11

2. Rancangan Diagram ... 12

C. (Entity Relationship Diagram) ERD ... 15

D. Perancangan Basis Data ... 16

E. Relasi Antar Tabel ... 19

BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA A. Diskripsi Sistem ... 20

B. Cara Menjalankan Sistem ... 23

C. Detail Desain ... 24

D. Evaluasi Sistem ... 45

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 49

B. Saran... 49

(6)

commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta adalah salah satu perguruan tinggi

seni negeri di bawah pembinaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas RI). ISI Surakarta pada mulanya

adalah sebuah perguruan tinggi setingkat akademi dengan nama Akademi Seni

Karawitan Indonesia (ASKI) Surakarta, yang didirikan sebagai salah satu wadah

untuk merintis perkembangan seni tradisional. Penggunaan teknologi informasi di

ISI SURAKARTA sudah memadai, namun ada beberapa sistem informasi yang

masih perlu dibuat yakni pembuatan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti

Kepegawaian. Didalam suatu instansi, sistem pendataan pegawai yang masih

kurang lengkap merupakan kendala yang cukup berarti bagi instansi.

Pada dasarnya, setiap instansi membutuhkan sistem informasi, agar dapat

memperlancar kelangsungan kinerja pada masing-masing bagian instansi tersebut.

Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk

mengambil keputusan yang tepat. Dalam pengaturan proses pengelolaan cuti

pegawai masih menggunakan proses pengelolaan manual, yang mana masih

menggunakan formulir dalam bentuk kertas untuk mengajukan izin cuti. Sehingga

kertas atau arsip banyak yang tertumpuk di meja kerja.

Untuk mengatasi masalah tersebut, dibuat Sistem Informasi Pengajuan Izin

Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta. Diharapkan sistem

informasi ini dapat memudahkan dalam pengerjaan proses pengelolaan izin cuti

pegawai yang ada di ISI Surakarta.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka

dapat dituliskan rumusan masalah sebagai berikut : Bagaimana membuat sebuah

sistem informasi pengelolaan izin cuti kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI)

(7)

commit to user

C. Batasan Masalah

Batasan masalah dari penelitian ini adalah Sistem Informasi Pengajuan

Izin Cuti Kepegawaian hanya melakukan pengelolaan izin cuti semua pegawai

meliputi input data, update data, pengajuan izin cuti, konfirmasi izin cuti, sampai

cetak surat izin cuti.

D. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan program ini adalah membuat Sistem

Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI)

Surakarta, yang dapat memudahkan penginputan data pegawai dan

membuat laporan data pegawai yang mengajukan izin cuti dengan

komputerisasi, sehingga menghasilkan laporan pegawai pengajuan izin

cuti yang diperlukan di Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta.

2. Manfaat

Adapun manfaat dari pembuatan Sistem Informasi Pengajuan Izin

Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta adalah :

a. Bagi Penulis

1). Dapat menambah pengetahuan tentang cara pembuatan Sistem

Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia

(ISI) Surakarta

b. Bagi Instansi

1). Mendapat kemudahan dalam pengaturan pengajuan izin cuti,

serta mendapat informasi – informasi yang membantu pengambilan

keputusan dalam manajemen pegawai.

2). Sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan pelayanan

kepada pegawai Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta yang

(8)

commit to user

E. Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam proses pembuatan Sistem

Surakarta ini antara lain:

1. Observasi

Observasi adalah pengumpulan data dengan cara melakukan

pengamatan dan pencatatan data-data serta berbagai hal yang akan

dibutuhkan dalam proses penelitian. Dalam hal ini penulis melakukan

observasi di kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta sebagai

metode pembantu untuk menunjang wawancara sebagai metode utama dan

memeriksa di lapangan, seberapa jauh hasil wawancara tersebut sesuai

dengan fakta yang ada.

2. Wawancara

Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk

memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara

langsung. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara tentang bagaimana

Sistem yang berjalan saat pegawai melakukan permohona cuti dengan

Ka.Subbag kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta untuk

dijadikan sebagai data uji dan pembelajaran.

3. Studi Pustaka

Studi pustaka adalah suatu metode pengumpulan data dengan

menggunakan buku-buku sebagai bahan referensi, khususnya tentang

Sistem informasi, CD dan DFD, Basis data, dan Software pendukung antara lain PHP, Macromedia Dreamweaver 8, MySql dan Navicat 2004.

F. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah

sebagai berikut. BAB I memuat PENDAHULUAN. Pada bab ini dijelaskan

tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan

manfaat, metodologi penelitian yang penulis gunakan dalam penyusunan tugas

(9)

commit to user

ini menjelaskan tentang teori yang mendasari tugas akhir ini, seperti pengertian

sistem informasi, pengertian CD dan DFD, pengertian ERD, Basis Data, bahasa

pemrograman PHP, Macromedia Dreamweaver 8, MySQL, Navicat 2004. BAB

III memuat DESAIN DAN PERANCANGAN. Bab ini berisikan kebutuhan

sistem, perancangan sistem, Entity Relationship Diagram (ERD), perancangan basis data dan relasi antar tabel. BAB IV memuat IMPLEMENTASI DAN

ANALISA. Bab ini berisikan deskripsi sistem, cara menjalankan sistem, detail

sistem dan evaluasi program . BAB V memuat PENUTUP. Berisi tentang

kesimpulan yang diambil dari pembahasan program sistem informasi izin cuti

(10)

commit to user

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Sistem Informasi

Menurut James A. O’Brien (1999:9) dalam buku Sistem Informasi Manajemen (Gaol, 2008)., Information Systems is an organized combination of people, hardware, software, communication networks, and data resources that collects, transforms, and disseminates information in an organization. Ini mengandung pengertian sebagai berikut: Sistem informasi adalah sebuah

perpaduan/gabungan orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan

komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan

menyebarkan informasi pada sebuah organisasi.

B. Pengertian Context Diagram (CD) dan Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kendall dan Kendall (2003) diagram konteks adalah tingkatan

tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan

sistem secara keseluruhan, diagram ini tidak memuat penyimpanan data dan

tampak sederhana.

DFD adalah gambaran alur data atau informasi tanpa mengaitkan bentuk

fisik media penyimpanan data atau hardware (Kendall dan Kendall, 2003). Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD terlihat pada gambar berikut :

(11)

commit to user

C. Pengertian (Entity Relationship Diagram) ERD

ERD adalah bentuk paling awal dalam melakukan perancangan basis data

relasional. ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang

matematika. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional. Berikut

adalah simbol-simbol yang digunakan pada ERD: (A.S dan Shalahuddin,2011).

Simbol Diskripsi

Entitas / entity Entitas merupakan data inti yang akan disimpan;

bakal tabel pada basis data.

Atribut Field atau kolom data yang butuh disimpan

dalam suatu entitas.

Atribut kunci primer Field atau kolom data yang butuh disimpan

dalam suatu entitas dan digunakan sebagai kunci

akses record yang diinginkan; biasanya berupa id.

Atribut multinilai/multivalue Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang dapat memiliki nilai

lebih dari satu.

Relasi Relasi yang menghubungkan antar entitas;

biasanya diawali dengan kata kerja.

Asosiasi / association

1 0..*

Penghubung antara relasi dan entitas dimana di

kedua ujungnya memiliki multiplicity

kemungkinan jumlah pemakaian.

(12)

commit to user

D. Pengertian Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri

merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan

nilai (angka, deretan karakter, atau simbol) (Kusrini, 2007).

Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti

berikut:

1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang

diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan

dengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara

bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan.

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan

dalam media penyimpanan elektronik.

E. Software Pendukung

1. PHP

Menurut dokumen resmi PHP, PHP singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor. Ia merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnyalah yang dikirimkan ke klien,

tempat pemakai menggunakan browser.

Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis.

Artinya ia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan

terkini. Pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi yang sama dengan

skrip-skrip seperti ASP (Active Server Page), Cold Fusion, ataupun perl.

Pada saat ini PHP cukup popular sebagai piranti pemrograman

Web, terutama di lingkungan linux. Walaupun demikian, PHP sebenarnya

juga dapat berfungsi pada server-server yang berbasis UNIX, Windows

(13)

commit to user

Pada awalnya PHP dirancang untuk diintegrasikan dengan web server Apache. Namun, belakangan PHP juga dapat bekerja dengan web server seperti PWS (Personal Web Server),IIS (Internet Information Server), dan Xitami (Kadir, 2002).

2. Macromedia Dreamweaver 8

Macromedia Dreamweaver 8 merupakan software pendukung

dalam pembuatan aplikasi berbasis web. Penggunaannya yang bisa

dikatakan professional untuk mendesain suatu web serta dilengkapi

fasilitas editing. Macromedia Dreamweaver 8 adalah sebuah perangkat lunak yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk belajar bagaimana

membuat web dengan mudah. Cara penggunaannya sangat simple dan

gampang dimengerti (Ramadhan, SGS Macromedia Dreamweaver 8 Edisi

19).

3. MySQL

MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai

bahan dasar untuk mengakses databasenya. Selain itu, ia bersifat free

(tidak perlu membayar untuk menggunakannya) pada berbagai platform

(kecuali pada windows, yang bersifat shareware). Perangkat lunak MySQL sendiri bisa di-download dari http://www.mysql.org atau http://www.mysql.com

MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database

Management System). Itulah sebabnya istilah seperti tabel, baris, dan

kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL, sebuah database

mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan

(14)

commit to user

4. Navicat 2004

Sebuah software yang menyediakan interface atau antarmuka pengguna database seperti MySQL maupun PostgreSQL.

Di dalam software ini mampu melakukan aktifitas koneksi dengan

(15)

commit to user

BAB III

DESAIN DAN PERANCANGAN

A. Kebutuhan Sistem

Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia

(ISI) Surakarta dibuat dengan berbasiskan PHP dan MySQL. Untuk membuat

sistem informasi ini menggunakan beberapa perangkat lunak dan perangkat keras

untuk mendukung dalam pembuatannya, yaitu :

1. Perangkat Lunak (Software)

Standar minimum perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan Sistem

Informasi ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem Operasi : Microsoft Windows XP SP3

b. Software : Macromedia Dreamweaver 8, Navicat 2004

c. Web Server : Apache

d. Database Server : MySQL

2. Perangkat Keras (Hardware)

Standar minimum perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan Sistem

Informasi ini adalah sebagai berikut :

a. Celeron Dual-Core CPU T3000 1.80 Ghz

b. RAM765MB

c. Hard Disk 40 GB

B. Perancangan Sistem

Kegiatan yang dilakukan pada tahap perancangan sistem dalam Sistem

Surakarta, meliputi merancang atau mendesain sistem yang sesuai, mendesain

pemodelan sistem yang sesuai, mengenali dan mendefinisikan masalah pembuatan

(16)

commit to user

1. Rancangan Layout

Tampilan suatu sistem informasi atau layout menjadi daya tarik tersendiri bagi user ataupun pengguna yang menggunakan sistem

informasi tersebut. Pada layout atau tampilan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian, secara umum terlihat seperti tampilan website-website yang sering kita lihat. Untuk templatenya, penulis menggunakan CSS seperti dalam buku Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP yang

dikemukakan oleh Lukmanul Hakim (Hakim,2008) sesuai dengan ijin

penulis melalui email [email protected].

Dibawah ini merupakan sekilas gambaran layout dari Sistem

Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian ISI Surakarta:

Gambar 3. Layout Tampilan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian

Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta

Keterangan untuk penomoran layout tampilan Sistem Informasi

Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta:

1. Tata letak untuk tempat meletakkan header.

2. Berisi menu-menu.

1

3

(17)

commit to user

3. Merupakan isi atau komponen untuk menyampaikan informasi

maupun menampilkan form.

4. Footer.

2. Rancangan Diagram

Admin memanage data pegawai, pegawai yang ingin mengajukan

cuti harus melakukan Log In terlebih dahulu, pegawai yang akan mengajukan cuti harus menginputkan datanya melalui sistem, setelah

berhasil menginputkan data-data pengajuan cuti, maka pegawai tersebut

berhak mencetak datanya yang telah diisikan dalam bentuk form cetak

pengajuan cuti. Form yang telah dicetak dalam bentuk hardcopy di rangkap 3. Rangkap 3 tersebut digunakan / dibawa satu untuk pegawai

yang mengajukan cuti tersebut, satu untuk kepala pegawai, satu untuk

kepala atasan/ kepegawaian yang berwenang.

a. Context Diagram

Dari gambar 4. Dapat dilihat bagaimana alur sistem yang akan

dirancang. Urutan proses dari sistem tersebut dapat dilihat dari proses

aliran data. Check data pegawai

dan cuti

Data & konfirmasi cuti pegawai Konfirmasi, check, manage

data cuti

Data & konfirmasi cuti pegawai

Data cuti, cetak form cuti

Konfirmasi cuti

(18)

commit to user

b. DFD Level 0

Gambar 5. merupakan pengembangan dari diagram konteks yang

disebut dengan DFD Level 0, dalam gambar dibawah terlihat alur yang

terjadi dalam sistem ini, seperti pengajuan cuti, konfirmasi cuti, serta

report.

Gambar 5. DFD Level0 Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian

(19)

commit to user

c. DFD Level 1 Proses Pengajuan Cuti

Gambar 6. menerangkan alur dari DFD Level 1 proses pengajuan

cuti, dari gambar terlihat adanya proses baru yang muncul seperti jenis

pengajuan cuti yang diambil.

KARYAWAN

Gambar 6. DFD Level 1 Proses Pengajuan Cuti

d. DFD Level 1 Proses Konfirmasi Pengajuan Cuti

Gambar 7. menerangkan alur dari DFD Level 1 proses konfirmasi

pengajuan cuti, dari gambar terlihat adanya proses baru yang muncul

seperti konfirmasi pengajuan cuti disetujui, konfirmasi pengajuan cuti

ditolak dan konfirmasi pengajuan cuti disetujui sebagian.

KARYAWAN

Cek data pengajuan cuti karyawan

(20)

commit to user

e. DFD Level 1 Proses Pencatatan Data Pegawai

Gambar 8. menerangkan alur dari DFD Level 1 proses pencatatan

data pegawai, dari gambar terlihat adanya proses baru yang muncul

seperti input data karyawan baru dan update data karyawan.

ADMIN

Data karyawan baru telah masuk

Data update karyawan

Gambar 8. DFD Level 1 Proses Pencatatan Data Pegawai

C. (Entity Relationship Diagram) ERD

Di dalam entity relationship diagram terdapat tiga buah entitas yaitu karyawan, jenis cuti dan permohonan cuti. Entitas karyawan mempunyai relasi

“mengajukan” ke entitas jenis cuti. Entitas karyawan dan entitas jenis cuti menghasilkan entitas permohonan cuti. Dalam Pembuatan Sistem Informasi

Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta

(21)

commit to user

Gambar 9. Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta

D. Perancangan Basis Data

1. Gambar tabel karyawan

Tabel karyawan digunakan untuk menyimpan data - data diri dari

karyawan, dan digunakan untuk autentifikasi pada saat masuk aplikasi.

Struktur tabel karyawan dapat dilihat pada Gambar 10.

2. Gambar tabel jenis cuti

Tabel jenis cuti digunakan untuk menyimpan data jenis cuti untuk

pengajuan cuti karyawan. Struktur tabel jenis cuti dapat dilihat pada

(22)

commit to user

3. Gambar tabel permohonan cuti pegawai

Tabel permohonan cuti pegawai digunakan untuk menyimpan data

pengajuan cuti karyawan. Struktur tabel permohonan cuti pegawai dapat

dilihat pada Gambar 12.

4. Gambar tabel download

Tabel download digunakan untuk menyimpan/memberikan informasi tentang pengajuan cuti karyawan. Struktur tabel download dapat dilihat pada Gambar 13.

5. Gambar tabel statistik

Tabel statistik digunakan untuk menyimpan/memberikan informasi

tentang berapa pengunjung yang sedang on line. Struktur tabel statistik dapat dilihat pada Gambar 14.

(23)

commit to user

Gambar 11. Jenis cuti

Gambar 12. Permohonan cuti pegawai

(24)

commit to user

Gambar 14. Statistik

E. Relasi antar tabel

Adapun relasi antar tabel yang digunakan dapat dilihat pada Gambar 15.

Gambar 15. Relasi Antar Tabel Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti

(25)

commit to user

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN ANALISA

A. Deskripsi Sistem

Di Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta untuk kegiatan dalam proses

pengajuan cuti baik pengolahan data maupun penyampaian informasinya masih

dilakukan secara manual, sehingga informasi mengenai pengajuan cuti belum

terinformasikan secara maksimal. Oleh karena itu Institut Seni Indonesia (ISI)

Surakarta membutuhkan suatu sistem yang dapat memberikan informasi tentang

pengajuan cuti pegawai secara komputerisasi sehingga memudahkan dalam

pengajuan cuti pegawai beserta segala pendukung informasi cuti agar informasi

tersebut jelas, tepat, dan sistemnya tertata rapi dan tersimpan.

Untuk solusi di Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta dalam hal proses

pengajuan cuti, dilakukan pembuatan suatu sistem informasi yang dapat

mendukung proses tersebut. Maka dilakukan pembuatan suatu sistem informasi

untuk proses tersebut dan diberi Pembuatan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti

Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta. Sistem Informasi ini adalah

suatu sistem informasi yang mengatur proses pengajuan cuti pegawai. Secara garis

besar untuk hak aksesnya, Pembuatan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti

Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta dibagi menjadi tiga halaman,

yaitu halaman yang digunakan oleh kepala pegawai, admin, dan pegawai.

Halaman kepala pegawai fasilitas yang diambil terdiri dari halaman log in, halaman depan, edit data pribadi, lihat semua daftar pegawai, lihat arsip pegajuan

cuti, dan lihat konfirmasi cuti. Halaman kepala pegawai ini hanya digunakan oleh

Kepala pegawai saja, fungsi utamanya adalah memantau pegawai yang

mengajukan cuti dengan melihat arsip pengajuan cuti dan melihat konfirmasi cuti.

Halaman admin fasilitas yang diambil terdiri dari manajemen data

pegawai, pengajuan konfirmasi cuti pegawai, lihat status pegawai, laporan

berdasarkan pencarian tahun serta status pengajuan, dan manajemen download.

(26)

commit to user

memantau pegawai yang mengajukan cuti dan mengkonfirmasi pengajuan cuti

yang telah diajukan pegawai.

Halaman pegawai fasilitas yang diambil terdiri dari halaman log in, edit data pribadi, pengajuan cuti, form pengajuan cuti pegawai dan cetak form

pengajuan cuti.. Halaman pegawai ini, fungsi utamanya adalah untuk mengajukan

cuti yang nantinya akan dikonfirmasi oleh admin apakah pengajuan cuti pegawai

tersebut disetujui , disetujui sebagian atau ditolak oleh kepala pegawai. Pegawai

bisa mengetahuinya di halaman lihat konfirmasi cuti.

Dengan demikian skema diagram dari Pembuatan Sistem Informasi

Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta disajikan

(27)

commit to user

Gambar 16. Skema diagram Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti

(28)

commit to user

B. Cara Menjalankan Sistem

Pembuatan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut

Seni Indonesia (ISI) Surakarta memiliki tiga level pengguna, yaitu kepala

pegawai, admin dan pegawai. Yang mana untuk proses utamanya kepala pegawai

mempunyai hak melihat arsip pengajuan cuti dan melihat konfirmasi cuti pegawai.

Untuk admin mempunyai hak memanage pegawai, memberikan konfirmasi cuti

dan mencetak laporan cuti. Untuk proses utama dari pegawai, adalah pegawai

mempunyai hak untuk mengajukan cuti yang nantinya akan dikonfirmasi oleh

admin dan melihat konfirmasi cuti yang telah diajukan sebelumnya.

Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni Indonesia

(ISI) Surakarta cara menjalankannya adalah dengan menggunakan browser yang

telah diinstal di sistem operasi yang kita gunakan. Berikut adalah contoh dari

aplikasi browser : Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer, Google Chrome,

Safari, dan masih banyak lagi. Kita dapat menggunakan salah satu aplikasi

browser yang telah disebutkan. Setelah itu, sistem operasi juga harus telah diinstal

PHP, MySQL, dan Apache yang mana digunakan sebagai web server. Jika kita

tidak mau repot untuk menginstal ketiganya, sudah ada software yang mengemas

ketiga aplikasi dari web server tersebut. Berikut adalah contoh dari softwarenya :

AppServ, Xampp. Itupun juga tergantung sistem operasi apa yang kita gunakan.

Dari software web server yang telah disebutkan, AppServ dan Xampp digunakan

untuk sistem operasi Windows.

Langkah awal untuk menjalankan Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti

Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta, kita buka dulu browser yang

telah kita instal sebelumnya. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Sistem

Informasi ini mempunyai tiga level pengguna yaitu kepala pegawai, admin, dan

pegawai. Jika kita ingin menuju ke halaman kepala pegawai, halaman admin dan

halaman pegawai harus masuk untuk Log In yaitu ke halaman

http://localhost/ijincuti/index untuk memasukkan username dan password. Setelah masuk ke index.php untuk awal pertama maka ketiga aktor tersebut masuk

ke halaman depan masing-masing. Jika ingin menuju ke halaman kepala pegawai

(29)

commit to user

untuk halaman admin alamat URL-nya yaitu

http://localhost/ijincuti/Admin/home-admin dan alamat URL untuk ke halaman

pegawai yaitu http://localhost/ijincuti/pegawai/home_pegawai.

C. Detail Desain

1. Halaman kepala pegawai

Berikut dibawah ini akan dijelaskan menu – menu yang ada di halaman

kepala pegawai Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut

Seni Indonesia (ISI) Surakarta. Di halaman kepala pegawai, menu yang penulis

tampilkan terdiri dari : halaman log in, halaman depan, edit data pribadi, lihat semua daftar pegawai, lihat arsip pegajuan cuti, dan lihat konfirmasi cuti.

a. Halaman Log In

Halaman log in digunakan agar kepala pegawai bisa masuk dan menggunakan secara penuh fasilitas yang dimiliki oleh Sistem

Informasi pada halaman kepala pegawai. Cara menggunakannya yaitu

memasukkan username dan password terlebih dahulu.

(30)

commit to user

b. Halaman Depan

Halaman depan pada Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti

Kepegawaian Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta, berisi mengenai

pengenalan dan penjelasan tentang apa itu Sistem Manajemen Cuti

Pegawai. Halaman ini merupakan halaman sambutan atau bisa

dikatakan sebagai halaman awal yang akan ditampilkan jika kepala

pegawai telah log in masuk ke sistem ini.

(31)

commit to user

c. Halaman Edit Data Pribadi

Halaman ini digunakan untuk merubah data pribadi kepala

pegawai. Jika penginputan berhasil maka masuk ke halaman Lihat data

pribadi , jika penginputan belum benar / kosong maka menampilakan

pesan seperti gambar 19.

(32)

commit to user

d. Halaman Lihat Semua Daftar Pegawai

Halaman ini untuk melihat semua daftar pegawai.

(33)

commit to user

e. Halaman Lihat Arsip Pegajuan Cuti

Halaman ini merupakan arsip pengajuan cuti pegawai. Yang

mana halaman ini merupakan informasi siapa saja yang mengajukan

cuti.

(34)

commit to user

f. Halaman Lihat Konfirmasi Cuti

Halaman ini merupakan daftar pegawai yang mengajukan cuti

dengan melihat konfirmasi cuti pegawai.

(35)

commit to user

2. Halaman admin

admin Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni

Indonesia (ISI) Surakarta. Di halaman admin, menu yang ditampilkan terdiri

dari : halaman log in, halaman depan, manajemen data pegawai, pengajuan konfirmasi cuti pegawai, lihat status pegawai, laporan berdasarkan pencarian

tahun serta status pengajuan, dan manajemen download.

Halaman log in digunakan agar admin bisa masuk dan menggunakan secara penuh fasilitas yang dimiliki oleh Sistem

Informasi pada halaman admin. Cara menggunakannya yaitu

(36)

commit to user

b. Halaman Depan

Halaman depan ini merupakan halaman sambutan atau bisa

dikatakan sebagai halaman awal yang akan ditampilkan jika admin

telah log in masuk ke sistem ini.

(37)

commit to user

c. Manajemen Data Pegawai

1). Daftar Pegawai

Merupakan tampilan awal ketika admin membuka manajemen

pegawai dan terdapat fasilitas tambah, ubah sampai cetak daftar

seluruh pegawai.

(38)

commit to user

2). Tambah Pegawai

Merupakan fasilitas tambah pada manajemen pegawai. Jika

berhasil maka menampilkan halaman pada gambar 25, jika

penginputan kosong maka menampilkan gambar 26.

(39)

commit to user

3). Ubah Pegawai

Merupakan fasilitas ubah pada manajemen pegawai, setelah

pegawai berhasil melakukan pengubahan datanya maka akan

menampilkan tampilan pada gambar 25. Jika data yang dimasukkan

tidak valid maka muncul tampilan seperti gambar 27.

(40)

commit to user

4). Cetak Daftar Data Pegawai

Merupakan fasilitas cetak pada manajemen pegawai.

(41)

commit to user

d. Pengajuan Konfirmasi Cuti Pegawai

Merupakan konfirmasi pegawai yang telah mengajukan cuti

apakah mereka di tolak, belum diterima, diterima atau di terima

sebagian. Jika penginputan required benar maka menampilkan gambar 31 jika penginputan dikosongkan maka menampilkan gambar 29.

(42)

commit to user

e. Lihat Status Pegawai

Merupakan fasilitas untuk melihat status pegawai. Apakah

mereka Aktif, Tidak Aktif atau Cuti.

(43)

commit to user

f. Laporan

Merupakan tampilan laporan berdasarkan pencarian tahun dan

status pengajuan yang merupakan daftar siapa saja yang telah

mengajukan cuti. Klik detail untuk mengetahui secara lengkap data

yang mengajukan cuti.

(44)

commit to user

g. Manajemen download

Merupakan fasilitas informasi tentang peraturan cuti pegawai

yang dikemas dalam bentuk download file dengan menginputkan file

tersebut.

(45)

commit to user

3. Halaman pegawai

pegawai Sistem Informasi Pengajuan Izin Cuti Kepegawaian Institut Seni

Indonesia (ISI) Surakarta. Di halaman pegawai, menu yang penulis tampilkan

terdiri dari : halaman log in, edit data pribadi, pengajuan cuti, form pengajuan cuti pegawai dan cetak form pengajuan cuti.

Halaman Log In digunakan agar pegawai bisa masuk dan menggunakan secara penuh fasilitas yang dimiliki oleh Sistem

Informasi pada halaman pegawai. Cara menggunakannya yaitu

(46)

commit to user

b. Halaman Edit Data Pribadi

Halaman ini digunakan untuk merubah data pribadi pegawai.

(47)

commit to user

c. Halaman Pengajuan Cuti

Halaman ini digunakan untuk pegawai dalam pengajuan cuti

yang diambil.

(48)

commit to user

d. Halaman Form Pengajuan Cuti Pegawai

yang diambil dengan mengisi data seperti pada gambar 35 setelah klik

ajukan, maka tampil form pengajuan cuti pegawai.

(49)

commit to user

e. Halaman Cetak Form Pengajuan Cuti

yang diambil dengan mengisi data seperti pada gambar 35 setelah klik

ajukan, maka tampil form pengajuan cuti pegawai seperti pada gambar

36, setelah klik cetak maka tampil ke halaman cetak form pengajuan

cuti yang berupa surat edaran.

(50)

commit to user

D. Evaluasi Sistem

Berikut dibawah ini akan dijelaskan evaluasi pada Pembuatan Sistem

Surakarta. Evaluasi ini mencangkup : Log In User Form, Tambah dan Ubah User Form, Pengajuan Cuti Form dan Konfirmasi Cuti Form.

Evaluasi sistem pada halaman Log in untuk semua pengguna user adalah memasukkan username dan password. Username yang dimasukkan adalah NIK masing-masing pegawai dan password menggunakan pass_id.

Tabel 1. Evaluasi Sistem (Log In User Form).

Input Proses Output yang

(51)

commit to user

Evaluasi sistem pada halaman Tambah dan Ubah User Form untuk semua

user adalah memasukkan / mengisi data yang dibutuhkan pada sistem. Data yang

perlu diinputkan meliputi : pass_id, nik, nama, golongan, jabatan, kelamin,

status_kawin, pendidikan, alamat_tinggal, alamat_asal, no_telp, email, tgl_masuk,

tgl_input, foto status_karyawan.

Tabel 2. Evaluasi Sistem (Tambah dan Ubah User Form).

(52)

commit to user