commit to user
i
SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
MEIA DEASY PANGESTI (D1810052)
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
NAMA : MEIA DEASY PANGESTI
NIM : D1810052
Program Studi : Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif
(Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:
SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI SURAKARTA
beserta instrumen / desain / perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing (co Author) atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta
Pada tanggal : 13 Mei 2013
Yang membuat pernyataan
commit to user
commit to user
commit to user
vii
MOTTO
“Biarkanlah orang mencela apa yang ada pada diri kita,
sebenarnya mereka lebih buruk dari kata-kata mereka
sendiri. Bukankah mereka hanya menutupi kelemahan
dengan kiasan kosong , hanya waktulah yang bisa
menjawab siapa peran utama dalam hidup ini”
(Chicco Jerikho)
“Kesalahan terbesar laki-laki adalah ketika memilih suatu
pekerjaan, dan Kesalahan terbesar wanita adalah ketika
memilih jodoh” (Konfusius)
“jauh lebih baik menjadi sumur kering yang dilempari batu
oleh setiap orang yang melewatinya, dari pada menjadi
sumber air kehidupan yang tidak pernah terpakai”
(Kahlil Gibran)
commit to user
viii
PERSEMBAHAN
Karya sederhana ini kupersembahkan untuk:
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan kasih sayang, pengarahan
dan doa serta dukungannya
Adikku yang selalu membuatku
tersenyum
Seseorang yang memberi warna berbeda
dalam hidupku (Gusti)
Sahabat-sahabatku (Nabiila, Cici, Pia,
Niken, Nisa, Nia)
Teman-teman Perpustakaan 2013
commit to user
ix
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang
telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul “SISTEM KEARSIPAN BAGIAN
ADMINISTRASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET
RIYADI SURAKARTA “.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh
gelar Vokalis Ahli Madya (A.Md.) Program Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
3. Bapak Widodo, M.Soc. Sc, selaku Ketua UPT Perpustakaan Universitas
commit to user
x
4. Bapak Mahfud Anshori. S. Sos, M.Si selaku Dosen Pembibing utama yang
telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
5. Ibu Dra. Mieke Hardjiatmi. S.Sos, selaku penguji Tugas akhir.
6. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos. selaku pembimbing akademik.
7. Bapak Suharno, S.E Kepala UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi
Surakarta yang telah memberikan ijin penulis untuk melaksanakan Kuliah
Kerja Perpustakaan (KKP).
8. Ibu Rini Wijayanti, S.Pd. Selaku pembibing Kuliah Kerja Perpustakaan
(KKP) di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta.
9. Seluruh staff UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta atas
pengarahan selama pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).
10. Teman-teman DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta
angkatan 2010, terimakasih untuk kebersamaan dan dukungan serta
doanya.
11. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir
ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan dengan tanpa
mengurangi rasa hormat, penulis mengucapkan banyak terimakasih atas
seluruh bantuan yang telah diberikan kepada penulis.
Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari
sempurna, karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis
commit to user
xi
Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan
dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam pengembangan ilmu perpustakaan
khususnya dan masyarakat pada umunya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 13 Mei 2013
commit to user
xii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PERSETUJUAN………. HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii iii HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... iv
HALAMAN PENGESAHAN... v
HALAMAN MOTTO... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN... vii
ABSTRAK... viii
ABSTRACT... ix
KATA PENGANTAR... xii
DAFTAR ISI... xvi
DAFTAR TABEL... xvii
DAFTAR BAGAN………... xviii
DAFTAR LAMPIRAN……… xix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Pengamatan ... 5
commit to user
xiii
E. Waktu Pelaksanaan………... 6
F. Metode dan Teknik Pengumpulan Data... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Kearsipan Bagian Administrasi………… 9
1. Pengertian Perpustakaan…... 9
2. Jenis-Jenis Perpustakaan... 10
3. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi... 12
4. Pengertian Sistem... 15
5. Pengertian Arsip... 16
6. Tujuan Kearsipan... 19
7. Fungsi arsip………... 20
8. Asas Penyimpanan Arsip………... 21
9. Jenis-Jenis Arsip……... 22
10. Bentuk-Bentuk Media Arsip... 23
11. Pengertian Administrasi………... 24
B. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi……… 28
1. Penerimaan Arsip………. 29
2. Pencatatan Arsip ……..……… 30
3. Sistem Penataan dan Penyimpanan Arsip... 30
4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip……... 34
5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip... 35
6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………... 37
commit to user
xiv
BAB III DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Sejarah……… 41
B. Visi dan Misi…………... 42
C. Tujuan………. ... 43
D. Struktur Organisasi… ... 43
E. Sumber Daya Manusia... 45
F. Gedung atau Ruangan ... 45
G. Sumber Dana…………... ... 46
H. Sarana dan Prasarana……… ... 47
I. Koleksi………... ... 48
J. Layanan………... 41
K. Kegiatan……….. ... 53
L. Peraturan dan Tata Tertib... 54
M. Data Statistik………... 60
BAB IV PEMBAHASAN A. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi…………... 64
1. Tahap Penciptaan………... 68
2. Pelayanan (Peminjaman Arsip)……... 74
3. Pemusnahan Arsip……… 78
commit to user
xv
C. Upaya Mengatasi Hambatan Dalam Sistem Kearsipan
Bagian Administrasi……… 80
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan………... 82
B. Saran………... 85
DAFTAR PUSTAKA………... 86
commit to user
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Data pegawai di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi
Surakarta………. 45
Tabel 2. Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Universitas Slamet
Riyadi Surakarta... 47
Tabel 3. Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi
Surakarta Tahun 2013... 50
Tabel 4. Data pengunjung UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi
Surakarta Tahun 2006 s/d 2013... 60
Tabel 5. Data Peminjam UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi
Surakarta Tahun 2006 s/d 2013………. 61
Tabel 6. Data buku yang dipinjam di UPT Perpustakaan Universitas
Slamet Riyadi Surakarta Surakarta Tahun 2005 S/D 201.…….. 62
Tabel 7. Jumlah Surat Masuk dari Tahun 2010 s/d 2013……… 72
commit to user
xvii
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Model Administrasi dan Unsurnya... 27
Bagan 2. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Slamet
Riyadi Surakarta………... 44
Bagan 3. Grafik pengunjung UPT Perpustakaan Universitas
Slamet Riyadi Surakarta Tahun 2006 s/d 2013……… 61
Bagan 4. Grafik Peminjam UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi
SurakartaTahun 2006 s/d 2012……… 62
Bagan 5. Grafik buku yang dipinjam di UPT Perpustakaan Universitas
Slamet Riyadi Surakarta Surakarta Tahun 2005 s/d 2012
63
Bagan 6. Bagan alur pengelolahan arsip di UPT Perpustakaan
commit to user
xviii
LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 2. Surat Permohonan Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 3. Surat Pengantar Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 4. Surat Balasan dari UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi
Surakarta
Lampiran 5. Daftar Jadwal Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 6. Absensi Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 7. Laporan Periodik Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 8. Contoh Buku Agenda Surat Masuk di UPT Perpustakaan
Universitas Slamet Riyadi Surakarta
Lampiran 9. Contoh Buku Agenda Surat Keluar di UPT Perpustakaan
Universitas Slamet Riyadi Surakarta
Lampiran 10. Macam-macam Arsip di UPT Perpustakaan Universitas Slamet
commit to user
ABSTRAK
Meia Deasy Pangesti. D1810052. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi Di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Program Diploma
III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 86 Halaman.
Sistem Kearsipan Bagian Administrasi merupakan kegiatan yang penting dilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber data yang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secara mendalam dan dapat dipercaya, dan pengumpulan data dengan studi dokumen serta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses sistem kearsipan bagian administrasi. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajian data kemudian penarikan kesimpulan.
Sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta meliputi 3 tahap, yaitu tahap penciptaan, tahap pelayanan dan tahap pemusnahan arsip. Tahap penciptaan adalah prosedur pengurusan surat atau dokumen untuk dijadikan sebuah arsip. Pada tahap penciptaan arsip terdiri dari 2 tahap, yaitu tahap surat masuk dan surat keluar. Tahap pelayanan terdiri dari proses permintaan, pencarian, pengambilan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan kembali. Sedangkan tahap pemusnahan terdiri dari tahap penyeleksian, pemusnahan dan dokumen.
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta, penulis menyimpulkan bahwa sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakartakurang optimal. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta, gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Hal-hal inilah yang menghambat terciptanya optimalisasi sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta.
commit to user
ABSTRACT
Meia Pangesti Deasy. D1810052. Filing System Administration at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Diploma Program Library
Faculty of Social and Political Sciences, University of March Surakarta. Page 86.
Filing System Administration is an important activity performed at each institution or agency. As in the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Thesis was done in order to describe and know the system archives administration department at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. This observation is a qualitative description of the types of observations. Data sources used are regarded informant who knows in depth information and trustworthy, and data collection to study the document and observe the event or events associated with the process of filing systems administration. Data analysis was performed with data reduction, data presentation and then drawing conclusions Archival systems administration department at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta includes 3 stages, namely the creation stage, stage and phase of destruction of records service. Stage is the creation of a letter or document handling procedures to be used as an archive. At the creation stage of records consists of two phases, namely phase incoming and outgoing mail. Results of the analysis of observations made at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta, the authors conclude that the system of the administration of archives at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta in accordance with procedures established by the personnel who are experts in the field. But the barriers that lead to system archival administration in the University Library Unit Surakartakurang Slamet Riyadi optimal. This is due to limiting factors such as: the lack of human resources to manage archives at UPT University Library Slamet Riyadi Surakarta, buildings for administration and management of archives is still inadequate. These are the things that hinder the creation of system optimization archival administration in the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta.
