STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(1)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

2020

JALAN SISINGAMANGARAJA NO 5 SEMARANG 50232 024 - 8412547 024 - 8315418 jateng.kemenag.go.id pontren_jateng@kemenag.go.id

(2)

ii

INTEGRITAS

Keselarasan antara hati, pikiran, perkataan, dan perbuatan yang baik dan benar

PROFESIONALITAS

Bekerja secara disiplin, kompeten, dan tepat waktu dengan hasil terbaik

INOVASI

Menyempurnakan yang sudah ada dan mengkreasi hal baru yang lebih baik

TANGGUNG JAWAB

Bekerja secara tuntas dan konsekuen

KETELADANAN

Menjadi contoh yang baik bagi orang lain

(3)

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi rabbil’alamin, puji dan syukur kehadirat Allah SWT, atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya Bidang Pendidikan Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Tengah telah selesai menyusun “Standar Operasional Prosedur (SOP) Tahun 2020”.

SOP ini merupakan perwujudan Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren.

Dengan penerbitan Standar Operasional Prosedur Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Tahun 2020 ini diharapkan dapat dijadikan pedoman baku pelayanan dan kinerja Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren sehingga seluruh tugas dan fungsi dapat dilaksanakan dengan baik.

Ucapan terima kasih dan penghargaan kami sampaikan kepada Bapak Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Tengah atas bimbingan dan arahannya serta berbagai pihak yang telah memberikan partisipasi dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur ini.

Akhirnya, semoga buku ini bermanfaat dan berguna untuk peningkatan mutu layanan Pendidikan Islam di masa mendatang.

Semarang, 2 Januari 2020 Kabid PD Pontren,

Nur Abadi

(4)

iv

DAFTAR ISI

Halaman Judul

Budaya Kerja Kementerian Agama Kata Pengantar

Daftar Isi

Uraian Tugas Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Struktur Organisasi Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Personalia Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren

1. SOP Ijazah Kesetaraan

2. SOP Ijin Operasional Kesetaraan Ulya 3. SOP Legalisasi Piagam Kejuaraan Santri 4. SOP Penerbitan SK

5. SOP Pengelolaan Surat Keluar 6. SOP Pengelolaan Surat Masuk

7. SOP Rekomendasi Pendirian Ma'had Aly, PDF, Muadalah 8. SOP Rekomendasi Santri Belajar ke Luar Negeri

9. SOP Kegiatan Fullboard 10. SOP Pencairan Anggaran 11. SOP Perjalanan Dinas 12. SOP Rapat Koordinasi

13. SOP Rekomendasi Ijin Operasional Pondok Pesantren 14. SOP Bantuan Pembangunan kepada Masyarakat 15. SOP Bantuan Rehab kepada Masyarakat

16. SOP Bantuan Belanja Modal kepada Masyarakat 17. SOP Ijin Operasional MDT Ulya

18. SOP Rekomendasi Ijin Operasional MDT Al Jami’ah 19. SOP Pengiriman Kafilah Tingkat Nasional

20. SOP Penilaian Kinerja Pegawai 21. SOP Peminjaman Kendaraan Dinas

22. SOP Pengembalian Pinjaman Kendaraan Dinas 23. SOP Peminjaman Barang Inventaris

24. SOP Pengembalian Pinjaman Barang Inventaris

(5)

v

URAIAN TUGAS BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN

1. Seksi Pendidikan Diniyah Takmiliyah

Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan dan bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pendidikan diniyah takmiliyah.

2. Seksi Pendidikan Diniyah Formal dan Kesetaraan

Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang diniyah formal dan kesetaraan.

3. Seksi Pondok Pesantren

Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pondok pesantren.

4. Seksi Pendidikan Al-Quran

Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pendidikan al Quran.

5. Seksi Sistem Informasi Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren

Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan

teknis dan pembinaan di bidang pengelolaan sistem informasi

Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren.

(6)

vi

STRUKTUR ORGANISASI

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN

PONDOK PESANTREN

(7)

vii

PERSONALIA BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN

Nama : Dr. H. Nur Abadi, S.Ag., M.Pd.

NIP : 197004212000121001 Pangkat/Gol. : Pembina Tk. I / IV.b NPWP : 67.310.258.8-503.000

Nama : Hj. Aini Sa’adah, S.Ag., M.SI NIP : 197304252003122001 Pangkat/Gol. : Pembina / IV.a NPWP : 77.592.722.1-503.000

Nama : Dra. Hj. Himatul Ulya, M.Pd.I.

NIP : 196407111985032001 Pangkat/Gol. : Pembina / IV.a NPWP : 67.310.290.1-518.000

Nama : Drs. H. Hamid Dimyati

NIP : 196312041991031002

Pangkat/Gol. : Penata Tk. I / III.d

NPWP : 68.495.823.4-517.000

(8)

viii

NIP : 197012201993032002 Pangkat/Gol. : Pembina / IV.a NPWP : 67.310.307.3-517.000

Nama : H. M. Fathurrohim, S.Ag.

NIP : 197509292005011005 Pangkat/Gol. : Penata Tk. I / III.d NPWP : 67.310.324.8-503.000

Nama : H.R. Hery Prabowo, SE NIP : 196804132002121001 Pangkat/Gol. : Penata / III.c

NPWP : 67.310.248.9-518.000

Nama : H. Bisri Abdullah, M.Pd.I.

NIP : 196908121998031007 Pangkat/Gol. : Pembina / IV.a NPWP : 67.310.253.9-518.000

Nama : Ida Kusumantidiah, S.Pd.I

NIP : 198508242009012010

Pangkat/Gol. : Penata Muda Tk. I / III.b

NPWP : 34.548.733.4-503.000

(9)

ix

Nama : Hj. Katrina Melati Aminatun NIP : 196504211989032003 Pangkat/Gol. : Penata Muda Tk. I / III.b NPWP : 67.310.266.1-517.000

Nama : Mukhafidhin, S.Pd.I NIP : 198005282002121004 Pangkat/Gol. : Penata Tk. I / III.d NPWP : 77.591.700.8-503.000

Nama : Mutongin

NIP : 198109032009011015 Pangkat/Gol. : Pengatur / II.c

NPWP : 35.195.293.2-532.000

Nama : Heri Susanto, SH NIP : 196807061998031002 Pangkat/Gol. : Penata Tk. I / III.d NPWP : 67.310.242.2-527.000

Nama : Hj. Fajriyatul Muflihah, SH, MH.

NIP : 197402201998032005

Pangkat/Gol. : Pembina / IV.a

NPWP : 67.310.312.3-517.000

(10)

x

NIP : 197905052009121004 Pangkat/Gol. : Penata Muda Tk. I / III.b NPWP : 00.254.329.6-503.000

Nama : Nur Khoyin, S.H.I

NIP : -

Pangkat/Gol. : -

NPWP : -

Nama : Vinalia Putri Sari Bunga Tanjung, S.Pd.

NIP : -

Pangkat/Gol. : -

NPWP : -

Nama : Islamawan

NIP : -

Pangkat/Gol. : -

NPWP : -

(11)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang No 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan Keagamaan 3. Peraturan Pemerintah No 47 Tahun 2008 tentang Wajib Belajar

4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No 77 tahun 2009 tentang Ujian Nasional Program Paket A, Paket B, Paket C dan Program Paket C kejuruan

5. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2014 tentang Pendidikan Keagamaan Islam

6. Peraturan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 2014 tentang Satuan Pendidikan Muadalah pada Pondok Pesantren

7. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 5839 Tahun 2014 Tentang Pedoman Pendirian Pendidikan Diniyah Formal

8. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 3543 Tahun 2018 Tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan pada Pondok Pesantren Salafiyah

9. Peraturan Badan Standar Nasional Pendidikan Nomor 0047/P/BSNP/XI/2018 tentang Prosedur Operasional Standar Penyelenggaraan Ujian Nasional Tahun Pelajaran 2018/2019

10. Petunjuk Teknis Penulisan/Pengisian Ijazah Pendidikan Kesetaraan Tingkat Ula, Wustha dan Ulya Pondok Pesantren Salafiyah yang diterbitkan Dirjen Pendis

1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait

2. Memahami administrasi tata persuratan

3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 )

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan

1. Laporan kelulusan peserta ujian nasional program kesetaraan dari lembaga/kankemenag 2. Laporan kebutuhan ijazah dari Kankemenag

3. Kemenag RI

1. Data santri

2. Regulasi Yang terkait

3. Meja, kursi, dan alat tulis lainnya 4. Seperangkat komputer lengkap 5. Blanko ijazah

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika Lembaga tidak melaporkan kelulusan dan kebutuhan ijazah maka tidak akan mendapatkan ijazah

pendidikan kesetaraan Pendataan yang valid sangat

menentukan proses pendistribusian ijazah

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Pelak

sana Kasi Kabid Ka.

Kanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output Ket

1

Menerima laporan kelulusan peserta ujian nasional program kesetaraan

data laporan kelulusan peserta ujian nasional

program kesetaraan 5 menit data laporan

kelulusan SOP Surat Masuk

2. Merekap laporan kelulusan peserta ujian nasional program

kesetaraan data laporan kelulusan 2 hari Rekap data laporan

kelulusan

3 Menyusun Kebutuhan Ijazah dan menyampaikan permohonan ke Kemenag RI

Rekap data laporan

kelulusan 2 hari Rekap data laporan

kelulusan diterima kemenag pusat

SOP Surat Keluar 4 Menerima ijazah programkesetaraan rekap laporan kelulusan 2 hari Terbit Ijazah

program kesetaraan 5 Menghitung ijazah programkesetaraan Ijazah program kesetaraan 1 hari Ijazah program

kesetaraan 6 Membuat berita acara

penerimaan ijazah program kesetaraan

Data Kabupaten/kota penerima Ijazah program

kesetaraan 1 hari Berita acara tercetak

7 Bintek penulisan ijazah dan/atau pendistribusian ijazah program kesetaraan

Peserta Bintek, FC SHUN, blanko ijazah, Juknis

penulisan Ijazah 2 hari

Terlaksana Bintek penulisan ijazah dan/atau pendistribusian ijazah 8 Pengarsipan ijazah programkesetaraan Blanko Ijazah, lenari arsip 5 menit Tersimpannya

ijazah program kesetaraan

= Mulai/Selesai = Proses = Konektor perpindahan aktivitas kehalaman berikutnya

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan 2 September 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020

Disahkan Oleh

Kepala Bidang PD Pontren

Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng

Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd.

NIP. 197004212000121001

SOP PELAYANAN IJAZAH PENDIDIKAN KESETARAAN PADA PONDOK PESANTREN SALAFIYAH

TT Paraf Paraf

Selesai Mulai

(12)

No Aktivitas Pelaksana Mutu Pelak

sana Kasi Kabid Kabag TU Ka.Kanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output Ket.

1 Menerima Proposal Ijop dan disposisi dari pimpinan melalui PTSP dan Kabid

1. Surat Permohonan dan proposal 2. Menyiapkan

Bahan Rujukan Ijop

5 menit Proposal permohonan dan berkas

persyaratan Ijop siap tersajikan 2. Melakukan

penelaahan dan verifikasi berkas

Pedoman Penyelenggaraan Ijop

60 menit Proposal Permohonan Ijop Tertelaah 3 Menyusun Jadwal

Verifikasi Lapangan

Jadwal Kegiatan/

Kalender 10 menit Tersusun Jadwal Verifikasi Lapangan 4 Pelaksanaan

Verifikasi Lapangan Ijop Kesetaraan Ulya

Berkas persyaratan

sesuai dengan riil 2 hari Terverifikasinya Lembaga Pendidikan riil di lapangan 5 Pleno Hasil

Verifikasi Lapangan

Hasil Verifikasi 2 Jam Keputusan Ijop

6 Penetapan Pemberian Ijin Operasional

Memenuhi

persyaratan 1 Jam SK Penetapan BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN

KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH

Tanggal Pembuatan 2 Januari 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP IJIN OPERASIONAL PENDIDIKAN KESETARAAN ULYA

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

3. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan

4. Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2008 tentang Wajib Belajar 5. Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan

Pendidikan

6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

7. Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2018 Tentang Standar Pelayanan Minimal

8. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2006 tentang Gerakan Nasional Percepatan Penuntasan Wajib Belajar Sembilan Tahun dan Pemberantasan Buta Aksara;

1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait

2. Memahami administrasi tata persuratan 3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 )

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

1. EMIS

2. Kankemenag Kab./Kota

3. Pondok Pesantren Penyelenggara Pendidikan Kesetaraan 4. SOP Penerbitan Surat Keputusan

1. Proposal Permohonan 2. Regulasi Yang terkait

3. Meja, kursi, dan alat tulis lainnya 4. Seperangkat komputer lengkap

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

Tanpa berkas persyaratan yang lengkap maka SOP ini tidak dapat dijalankan Data Lembaga Pendidikan Kesetaraan

Tim

Mulai

(13)

7 Pembuatan SK Ijin Operasional Kesetaraan Ulya dan Piagam

Keputusan Rapat

Pleno Tim Verifikasi Draft SK Ijop dan Piagam

ditandatangani Kakanwil dan stempel

SOP SK

8 Penyampaian SK dan Piagam Ijop Kepada Lembaga Pendidikan Kesetaraan Ulya

Sesuai dengan

proposal 3 hari SK dan Piagam IJOP

7 Melakukan

pengarsipan IJOP Filing kabinet Surat terarsip

Keterangan :

=

Mulai/Selesai

=

Proses

=

Konektor perpindahan

halaman Selesai

(14)

Page | 1

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana:

1.

UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2.

SE Dirjen Pendis Nomor : SE/Dj.I/PP.00.9/486/2014 tentang Ketentuan untuk mendapatkan Rekomendasi bagi Pelajar dan Mahasiswa Indonesia yang melanjutkan studi Islam ke Luar Negeri;

1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang tata persuratan

2. Mampu mengoperasikan komputer

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan:

1.

SOP Pembuatan Surat Dinas Biasa;

2.

Seksi Pontren/Pakis Kankemenag Kab./Kota

3.

Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam

4.

Instansi/lembaga lain

1.

Piagam/SK Kejuaraan asli*

2.

Komputer/laptop

3.

Printer

4.

ATK

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan:

Pemohon adalah santri lembaga pendidikan keagamaan Islam di wilayah kerja Kanwil Kementerian Agama yang memiliki prestasi dibuktikan dengan dokumen yang sah

1. Surat masuk 2. Surat keluar BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN

KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan 2 Januari 2020 Tanggal Revisi -

Tanggal Efektif 2 Januari 2020

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP PENGESAHAN SALINAN PIAGAM KEJUARAAN SANTRI

(15)

Page | 2

Pelaksana Aktifitas Prosedur

No Pelaksana

Kabid PDPontren Kasi Pelaksana Teknis

1

3

5

6

8

9

KETERANGAN

No Aktivitas Mutu Baku

Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Ket.

1 Penerimaan berkas 1. Piagam kejuaraan Asli dan Fotocopy

2. SK Kejuaraan 3. SK Kepesertaan 4. Keterangan keperluan

3 menit Berkas yang akan dilegalisir tertata rapi

2 Pemeriksaan berkas 1. Keaslian berkas dapat dipertanggungjawabkan 2. Cek data di Bidang PD Pontren

5 menit Foto kopi siap dilegalisir

3 Pengesahan Kabid membubuhkan tanda tangan

pada kolom pengesahan 5 menit Legalisir piagam/SK kejuaraan 4 Pendistribusian Dokumen persyaratan asli

dikembalikan kepada yang bersangkutan, fotocopy arsip

3 menit Legalisir berkas diserahkan kepada yang bersangkutan 5 Pencatatan Dokumen yang dilegalisir dicatat nomor

register, tanggal pengesahan, pemanfaatan legalisir

3 menit Agenda, Arsip

Mulai

Periksa Berkas Tanda

Tangan Paraf

Pencatatan

Distribusi

&

Arsip

Selesai

(16)

Keterangan

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

- PMA No. 16 Tahun 2006 - KMA No 218 Tahun 2010 - PMA No. 13 Tahun 2012

- Memahami tata persuratan - Pendidikan Minimal SLTA.

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

- SOP Surat Keluar - SOP Rahasia

- SOP Sub Bagian Hukum

- Ruang kerja, - Computer / Laptop, - Printer.

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

- Pembuatan surat keputusan sesuai dengan ketentuan tata

persuratan dinas Kementerian Agama - Pencatatan dan pemberian nomor Surat Keluar - Tanda Terima Surat Keluar

No Aktivitas Pelaksana

Pelaksana Kasi Kabid Hukum Kabag TU Kakanwil

1. Pengumpulan bahan penyusunan surat 2. Penyusunan konsep

Surat Keputusan 3. Meneliti dan menelaah

konsep Surat Keputusan 4 Pengesahan Surat

Keputusan 5 Penomoran Surat

Keputusan

6 Penyampaian Surat Keputusan

7 Mengarsipkan Surat Keputusan

No Mutu Baku

Aktivitas Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output Ket

1. Pengumpulan bahan penyusunan

surat Regulasi, proposal/data/notulen 5 Menit Bahan penyusunan konsepsurat keputusan 2. Penyusunan konsep surat

keputusan Bahan penyusunan surat, komputer 5 Menit Konsep surat keputusan 3. Meneliti dan menelaah konsep surat

keputusan Bahasa, kaidah penulisan surat 5 Menit Konsep sesuai denganpedoman tata persuratan 4 Pengesahan Surat Keputusan Paraf Kasi, Subbag Huku, Kabag

TU 120

menit Surat ditandatangani Kakanwil

5 Penomoran Surat Keputusan Surat ditandatangani pejabat yang

berwenang 15 Menit Nomor Surat Keputusan Subbag Hukum

6 Penyampaian surat keputusan Sesuai dengan isi pada SK 30 Menit Surat tersampaikandilengkapi tanda terima

7 Mengarsipkan surat keputusan Surat keputusan terdokumentasi 10 menit Agenda surat Seksi SI

Paraf

Selesai

Tanda Terima

Paraf Paraf

Tanda tangan

Mulai

(17)

Keterangan

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR

- PMA No. 16 Tahun 2006

- PMA No. 13 Tahun 2012 - Memahami tata persuratan

- Pendidikan Minimal SLTA.

- SOP Pengadministrasi

- SOP Rahasia - Ruang kerja, Computer / Laptop, Printer.

- Buku kendali, Stempel - Lembar Disposisi

- Pembuatan surat keluar sesuai dengan ketentuan tata

persuratan dinas Kementerian Agama - Pencatatan dan pemberian nomor Surat Keluar - Tanda Terima Surat Keluar

No Aktivitas Pelaksana

Pelaksana Kasi Kabid Kabag TU Kakanwil

1. Pengumpulan bahan penyusunan surat

2. Penyusunan konsep surat keluar

3. Meneliti dan menelaah konsep surat keluar 4 Pengesahan Surat

Keluar

5 Penomoran Surat Keluar

6 Pendistribusian surat

7 Mengarsipkan surat keluar

No Mutu Baku

Aktivitas Persyaratan/

1. Pengumpulan bahan penyusunan

surat Regulasi, data, kebijakan 5 Menit Bahan penyusunan konsepsurat 2. Penyusunan konsep surat keluar Bahan penyusunan surat, komputer 5 Menit Konsep surat keluar 3. Meneliti dan menelaah konsep surat

keluar Bahasa, kaidah penulisan surat 5 Menit Konsep sesuai denganpedoman tata persuratan 4 Pengesahan Surat Keluar Paraf Kasi, Kabid, Kabag TU 120

menit Surat ditandatangani Kakanwil

5 Penomoran Surat Keluar Surat ditandatangani pejabat yang

berwenang 15 Menit Nomor Surat Keluar PTSP

6 Pendistribusian surat Sesuai dengan alamat tujuan surat 30 Menit Surat tersampaikan

7 Mengarsipkan surat keluar Surat keluar terdokumentasi 10 menit Agenda surat keluar Seksi SI

Paraf

Selesai

Tanda Terima

Tanda tangan

Paraf Paraf

Mulai

(18)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK

- PMA No. 16 Tahun 2006

- PMA No. 13 Tahun 2012 - Memahami tata persuratan

- Pendidikan Minimal SLTA.

- SOP Pengadministrasi

- SOP Rahasia - Ruang kerja, Computer / Laptop, Printer.

- Buku kendali, Stempel - Lembar Disposisi

- Penanganan surat masuk yang kurang optimal, komunikasi dan

berbagai proses kerja kedinasan dapat terganggu - Pencatatan dan pemberian nomor Surat Masuk - Pendistribusian Surat Masuk

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Pelaksana Kasi Kabid Persyaratan/

1. Menerima surat masuk

dari PTSP Adanya surat

masuk 3 Menit Diterimanya

surat masuk

2. Identifikasi surat

masuk Surat masuk 5 Menit Teridentifikasi

surat masuk

Surat Biasa dan Surat Rahasia

3.

Mencatat surat masuk ke komputer dan memberi lembar disposisi surat masuk

Tanggal, asal surat

dan perihal Surat 5 Menit Tercatatnya informasi surat masuk

4 Pengecekan Surat Masuk

Pengecekan kesesuaian surat

dan disposisi 5 menit Lembar Disposisi dan

Surat sesuai Kasi SI 5 Menyampaikan surat

masuk ke Kabid Surat masuk dan

lembar disposisi 15 Menit Disposisi Kabid 6 Mencatat surat masuk

yang telah didisposisi Perintah lisan/

tertulis 10 Menit Memahami

intruksi/

disposisi 7 Menyampaikan surat

masuk kepada Seksi Penerima Disposisi

Surat masuk dan

lembar disposisi 10 Menit Diterimanya surat masuk

Pengadmini strasi Seksi

8 Mengarsipkan surat

masuk Surat masuk

terdokumentasi 10 menit Arsip SOP Arsip PTSP

Selesai

(19)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 3. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan

Pendidikan Keagamaan

4. Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2008 tentang Wajib Belajar

5. Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan Pendidikan 6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan

7. Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2018 Tentang Standar Pelayanan Minimal 8. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2006 tentang Gerakan Nasional Percepatan

Penuntasan Wajib Belajar Sembilan Tahun dan Pemberantasan Buta Aksara;

1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait 2. Memahami administrasi tata persuratan 3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 )

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan

- Kemenag RI

- Kankemenag Kab./Kota

- Lembaga PDF, Muadalah, Ma’had Aly - SOP Surat Masuk

- SOP Surat Keluar

1. Proposal Permohonan 2. Regulasi Yang terkait

3. Meja, kursi, dan alat tulis lainnya 4. Seperangkat komputer lengkap

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika Lembaga Pendidikan berlangsung tanpa memiliki rekomendasi pendirian lembaga maka

tidak akan mendapatkan ijin operasional dari kemenag Pusat Rekomendasi sebagai salah satu persyaratan mengajukan ijin operasional kepada kemenag pusat

No Aktivitas Pelaksana Mutu

Pelaksana Kasi Kabid Ka.Kanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output Keterangan

1

Menerima Proposal rekomendasi pendirian lembaga Ma’had Aly, PDF dan Muadalah melalui PTSP

1. Arsip Surat Masuk 2. Menyiapkan Bahan

Rujukan rekomendasi 5 menit

Proposal permohonan dan berkas persyaratan siap tersajikan

SOP Surat Masuk

2. Melakukan penelaahandan verifikasi berkas Pedoman pemberian

rekomendasi 60 menit Proposal Permohonan Tertelaah

3 Menyusun JadwalVerifikasi Lapangan Jadwal Kegiatan/

Kalender 10 menit Tersusun Jadwal Verifikasi Lapangan

4 Pelaksanaan Verifikasi

Lapangan Sesuai antara proposal

dengan Lapangan 2 hari Terverifikasinya Lembaga Pendidikan riil di lapangan 5 Pleno Hasil Verifikasi

Lapangan Hasil Verifikasi

Lapangan 120 menit Keputusan Tim pemberian rekomendasi 6 Penetapan Pemberianrekomendasi pendirian Notulen/Keputusan Tim 60 menit Bahan Rekomendasi

7

Pembuatan

rekomendasi pendirian lembaga Ma’had Aly, PDF dan Muadalah

Mengikuti SOP Surat

Keluar 120 menit Rekomendasi

8

Penyampaian rekomendasi pendirian lembaga Ma’had Aly, PDF dan Muadalah

Surat sesuai dengan lembaga

pemohon/penerima 1 hari Tanda terima

9 Melakukan pengarsipansurat Filing kabinet Arsip Surat Keluar

= Mulai/Selesai = Proses = Konektor perpindahan aktivitas kehalaman berikutnya BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN

KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP PEMBERIAN REKOMENDASI PENDIRIAN LEMBAGA MA’HAD ALY, PDF DAN MUADALAH

Selesai

Tim Tim Tim Mulai

(20)

Page | 1

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. SE Dirjen Pendis Nomor : SE/Dj.I/PP.00.9/486/2014 tentang Ketentuan untuk mendapatkan Rekomendasi bagi Pelajar dan Mahasiswa Indonesia yang melanjutkan studi Islam ke Luar Negeri;

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang santri yang akan belajar di luar negeri

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pembuatan Surat Dinas Biasa;

2. SOP Penomoran Surat;

3. SOP Disposisi Surat;

4. SOP Ekspedisi Berkas/Surat.

1. Persyaratan pengajuan*

2. Komputer/laptop 3. Printer

4. ATK

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan:

Pemohon adalah santri pondok pesantren yang berdomisili di wilayah

kerja Kanwil Kementerian Agama 1. Berkas Persyaratan Usul;

2. Surat Pengantar Usul.

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan 10 September 2018 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001 SOP PENGAJUAN REKOMENDASI BAGI SANTRI

YANG MELANJUTKAN STUDI ISLAM DI LUAR NEGERI

(21)

Page | 2

Pelaksana Aktifitas Prosedur

No Pelaksana

PTSP Kabag TU Kakanwil Kabid PDPontren Kasi SI Pelaksana

Teknis 1

3

4

5

6

7

8

9

KETERANGAN

No Aktivitas Mutu Baku

Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Ket.

1 Pengagendaan surat masuk di Bidang dan melampirkan lembar disposisi;

1. Surat permohonan Rekomendasi Kepada Kepala Kanwil Kemenag Prov. Jateng

2. Melampirkan surat keterangan telah diterima / terdaftar di lembaga pendididikan luar negeri 3. Melampirkan surat keterangan dari KBRI tentang

status lembaga pendidikan yang dituju

4. Melampirkan surat pengantar / rekomendasi dari Kankemenag tempat domisili (Kab./Kota) 5. Melampirkan Biodata lengakap Pemohon 6. Melampirkan FC Ijazah yang telah di legalisir

oleh pejabat yang berwenang dan terdaftar di Kementerian Agama dan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

7. Foto Copy KK/Kartu Identitas/KTP 8. Foto Copy Paspor

5 Menit Surat teragenda Gratis

2 Proses Disposisi Pimpinan Disposisi Kabid PD Pontren 5 menit Surat terdisposisi 3 Pemeriksaan berkas Pemeriksaan berkas sesuai dengan persyaratan 5 menit Terdeteksi

kelengkapan/

kekurangan persyaratan 4 Pembuatan rekomendasi Sesuai dengan tata persuratan 15 menit Draft rekomendasi 5 Pengesahan Rekomendasi Paraf Kasi, Kabid, dan Kabag TU

Tanda tangan Kakanwil 30 menit Tertandatangani

6 Penomoran Surat PTSP 3 menit Register surat

7 Distribusi dan Arsip Rekomendasi sampai kepada pemohon dan arsip 5 menit Tanda terima rekomendasi

Mulai

Disposisi Periksa

Berkas

Membuat Rekomendasi

Paraf Paraf Paraf

Tanda Tangan

Penomoran Surat

Distribusi

&

Arsip

Selesai

(22)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Tanggal Pembuatan

10 September 2018

Tanggal Revisi

2 Januari 2020

Tanggal Efektif

2 Januari 2020

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP KEGIATAN FULLBOARD

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang – Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. PP. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan;

3. PP 55 Tahun 2007 ttg Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan

4. PMA No 13 Tahun 2013 Tentang SOTK Kanwil Kemenag.

1. Memahami tata persuratan 2. Mampu mengoperasikan komputer

3. Memahami akun dan kode mak, yang berlaku sesuai dengan aturan pemerintah

4. Pendidikan minimal SLTA

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

1. RKAKL DIPA Kanwil Kemenag Prov. Jateng Tahun 2020 2. Perencana Kantor Wilayah Kementerian Agama

3. Seksi PD Pontren/PAKIS Kab/Kota 4. Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam

1. Unit Computer/Laptop 2. LCD Proyektor 3. Camera Digital 4. ATK

Peringatan :

Tanpa RKAKL DIPA , SK Kakanwil tentang Penunjukan Panitia, Narasumber, Moderator dan Peserta , SOP ini tidak dapat dilaksanakan

Pencatatan dan Pendataan : 1. Pembukua pada BPP 2. Notulen / rekam proses

3. Biodata peserta, narasumber, moderator 4. Surat Tugas

5. Daftar Hadir, daftar penerimaan Tanpa Surat Keputusan Kanwil Kemenag Prov Jateng Mengenai

Penetapan Panitia, Narasumber dan Peserta,kegiatan tidak dapat dilaksanakan

Dokumen Pelaksanaan Kegiatan Fullboard

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Pelaksana Kasi Kabid Kabag TU Kakanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Menyiapkan konsep

kegiatan Materi, Panitia,

Moderator, Nara sumber, Waktu dan Tempat Kegiatan, calon Peserta

2 hari Bahan pembuatan TOR, RAB, Jadwal

2. Melakukan Proses Penyusunan Berkas Kegiatan

Bahan konsep Kegiatan , Unit Komputer

180 Menit Berkas Kegiatan (TOR, Jadwal, RAB)

3. Meneliti dan menelaah berkas kegiatan

Draft SK Panitia, Narasumber, Peserta dan Materi

1 Jam Kesesuaian berkas dengan konsep Bahan Kegiatan

4. Menyampaikan Rencana Kegiatan Kepada Kepala Bidang

Konsep Pelaksanaan Kegiatan Fullboard 15

menit Terlaporkannya Rencana Kegiatan Bidang PD Pontren Kepada Kepala Bidang 5 Menyampaikan

Rencana kegiatan Kepada Kakanwil Kemenag melalui Kabag TU

Draft SK Panitia, Narasumber dan Peserta Kegiatan

1 hari Telah disetujui konsep kegiatan

TT

Paraf

Mulai

(23)

6. Melengkapi berkas dan bahan kegiatan kegiatan

Rapat panitia dan

PPBJ 3 hari Kontrak, SK, Surat Tugas, Pemanggilan peserta, narasumber dan moderator sudah ditandatangani 7. Pemanggilan

peserta, permohonan narasumber dan moderator

Surat-surat permohonan dan undangan

1 hari Peserta, Narasumber, Moderator siap

8. Pelaksanaan

Kegiatan Fullboard Konsep Kegiatan

Penyusunan Anggaran Bidang PD Pontren

Sesuai

DIPA Terlaksanakannya Kegiatan yang dijadwalkan 9. Penyusunan Laporan

Kegiatan Konsep Laporan

Kegiatan, daftar hadir, daftar penerimaan, kuitansi

1 hari Tersusunnya Konsep Laporan

10 Melaporkan Hasil Proses Kegiatan Kepada Kepala Bidang

Laporan Kegiatan Fullboard Bidang PD Pontren

10 menit Bahan SPJ siap dijilid

11 Mendokumentasikan Hasil Kegiatan Fullboard Bidang PD Pontren

Hasil Proses Kegiatan Penyusunan Anggaran Bidang PD Pontren

5 menit Buku SPJ Kegiatan Fullboard

Selesai

Tanda Tangan Panitia

(24)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Tanggal Pembuatan 29 Mei 2013 Tanggal Revisi

2 Januari 2020

Tanggal Efektif

2 Januari 2020

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP PENCAIRAN ANGGARAN KEGIATAN

1. Kepres No. 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan APBN 2. PMA No. 2/2007 dan PMA No, 2/2006 tentang Pedoman

Pembayaran di lingkungan Dep. Agama

3. PMK. No. 124/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran Dalam APBN

1. Pengadministrasi umum yang mampu dan memahami Standar Nasional Pendidi Memahami tentang Anggaran

2. Memahami mekanisme pencairan

3. Memahami akuntansi Pemerintah dan Akun Standar 4. Mampu mengoperasikan komputer kan

1. RKAKL DIPA 1. Meja,kursi dan alat tulis laiinya

2. Seperangkat komputer lengkap 3. Lemari Arsip

4. Formulir- formulir

5. SK Kakanwil tentang Pelaksana Kegiatan

1. Tanpa RKAKL DIPA , SK Kakanwil tentang Pelaksana Kegiatan, ,

SOP ini tidak dapat dilaksanakan 1. BKU

2. Buku Pembantu 3. Buku Pengawasan

4. Buku Kontrol SPM dan SP2D 5. LPJ

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Pelaksana Kasi Kabid KasubagKeuangan Kakanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output

1. Menerima dan

menelaah RKAKL DIPA

RKAKL DIPA 1 hari Diterimanya dan

ditelaahnya RKAKL DIPA

2. Menyimpan RKAKL

DIPA RKAKL DIPA 15 menit Tersimpannya RKAKL

DIPA 3. Melengkapi berkas

pencairan anggaran kegiatan

1. Formulir, 2. SK Kakanwil 3. Rekening 4. Specimen Tanda

tangan 5. Kontrak 6. Berita Acara 7. Kwitansi

3 hari Dilengkapinya berkas pencairan anggaran sesuai dengan ketentuan peundang-undangan yang berlaku

4 Menyampaikan berkas pengajuan pencairan anggaran kepada Kasi

Berkas pengajuan

pencairan anggaran 30 menit Tersampaikannya berkas pengajuan pencairan anggaran kepada Kasi

(25)

5. Menelaah dan mengoreksi berkas pengajuan pencairan anggaran

Berkas pengajuan

pencairan anggaran 60 menit Kesesuaian berkas pencairan anggaran sesuai dengan ketentuan peundang-undangan yang berlaku

6. Menyampaikan berkas pengajuan anggaran kepada Kepala Bidang

Berkas pengajuan

pencairan anggaran 30 menit Diterimanya berkas pengajuan anggaran kegiatan oleh Kepala Bidang

7. Meneliti dan menyetujui kelengkapan berkas pengajuan pencairan anggaran

Berkas pengajuan

pencairan anggaran 60 menit Kesesuaian berkas pencairan anggaran sesuai dengan ketentuan peundang-undangan yang berlaku

8. Mengajukan berkas pencairan anggaran kegiatan kepada Keuangan

Berkas pengajuan

pencairan anggaran 1 hari Diterimanya berkas pengajuan anggaran kegiatan oleh Sub Bag.

Keuangan 9. Menerima tembusan

Surat Perintah Membayar (SPM) dari Sub Bag Keuangan

SPM 10 hari Diterimanya SPM dari Sub Bag. Keuangan

10 Menyampaikan SPM kepada Staf Pelaksana Kegiatan

SPM 30 menit Tersampaikannya SPM

kepada Staf pelaksana Kegiatan

10. Menerima pencairan

anggaran kegiatan SPM 4 hari Diterimanya pencairan

anggaran kegiatan

11. Pelaksanaan Kegiatan SPM 7 hari Terlaksananya kegiatan

12. Pelaporan Pelaksanaan

Kegiatan LPJ 3 hari Terlaporkannya

pelaksanaan kegiatan

(26)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan 28 Juli 2015 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP PERJALANAN DINAS

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Kepres No. 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan APBN 2. PMA No. 2/2007 dan PMA No, 2/2006 tentang Pedoman

Pembayaran di lingkungan Dep. Agama

3. PMK. No. 124/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran Dalam APBN

1. Memahami tugas utama perjalanan dinas 2. Memahami program aplikasi pada komputer 3. Mampu mengoperasikan komputer dengan baik

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

1. Kementerian/Lembaga Tingkat Pusat 2. Kementerian/Lembaga Agama Kab/Kota

3. Lembaga Pendidikan Keagamaan (Pondok Pesantren, Madin, TPQ)

1. Laptop 2. Instrumen

3. Surat Tugas dari Kepala Kanwil Kemenag dan 4. Panduan Pelaksanaan Perjalanan Dinas SPD

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

1. Tanpa Surat Tugas dari Kepala Kantor Kementerian Agama

Provinsi Jawa Tengah maka SOP ini tidak akan dapat dilaksanakan 1. Data Perjalanan Dinas 2. Penandatanganan SPD 3. Dokumentasi

4. Pelaporan

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Pelaksana Kasi Kabid Kabag TU Kakanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Menyiapkan konsep

bahan Perjalanan Dinas

TOR, Panduan, Surat Tugas, Instrumen, SPD, serta nominatif penerimaan belanja Perjalanan Dinas

7 hari Draft berkas Perjalanan Dinas

2. Melakukan Proses Pengetikan Bahan Perjalanan Dinas

Draft Perjalanan

Dinas 180

Menit Terketiknya bahan Perjalanan Dinas 3. Meneliti dan mene-

laah draft bahan Perjalanan Dinas

Draft berkas

Perjalanan Dinas 60

menit Kesesuain TOR dengan konsep Bahan Perjalanan Dinas 4. Menyampaikan

Rencana Perjalanan Dinas Kepada Kepala Bidang

Konsep berkas Pelaksanaan Perjalanan Dinas

15 menit Terlaporkannya Rencana Perjalanan Dinas

5 Menyampaikan Laporan Kepada Kakanwil melalui Kabag TU

SK/Surat Tugas, SPD Pelaksana Perjalanan Dinas

1 hari SK/Surat Tugas dan SPD tertandatangani

6. Pelaksanaan Perjalanan Dinas sesuai dengan Surat Tugas

Surat Tugas, SPD, Instrumen, bahan, kamera, alat tulis, alat komunikasi

Sesuai surat tugas

Terlaksanakannya Perjalanan Dinas

Tanda Tangan Paraf

Paraf Paraf

Mulai

(27)

7. Pelaporan Pelaksanaan Perjalanan Dinas oleh pelaksana perjalanan dinas

Surat Tugas, SPD, hasil perjalanan dinas, dokumentasi

5 hari Terkumpulnya Laporan Perjalanan Dinas dari pelaksana perjalanan dinas 8. Melaporkan Hasil

Perjalanan Dinas kepada Kepala Bidang PD Pontren

Laporan pelaksana Perjalanan Dinas dan belanja perjalanan dinas

1 hari Laporan Kegiatan Perjalanan Dinas Bidang PD Pontren 9. Pengarsipan

Laporan Perjalanan Dinas Bidang PD Pontren

LPJ Perjalanan Dinas 10

menit Buku LPJ Perjalanan Dinas

Selesai

Tanda Tangan Paraf

(28)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan 28 Juli 2015 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP RAPAT KOORDINASI BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang – Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. PP. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan;

3. PP 55 Tahun 2007 ttg Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PP No. 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan

Anggaran Kementerian Negara/Lembaga

5. PP No. 20 Tahun 2004 Tentang Rencana Kerja Pemerintah 6. PMA No 13 Tahun 2012 Tentang SOTK Kanwil Kemenag.

1. Membantu kesiapan pelaksanaan Program Kegiatan Bidang Pekapontren

2. Memperkuat jalinan tali silaturahim kepada Dinas dan Instansi yang berkaitan dengan Bidang Pekapontren

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

1. Kasi dan Staf Bidang PD Pontren

2. Kasi dan Staf Seksi PD Pontren/Pakis Kab/Kota 1.Unit Computer/Laptop

2. SK Kaknwil Tentang Penetapan Panitia, Narasumber dan Peserta Rapat Koordinasi 3.LCD Proyektor

4. Kamera

Peringatan :

Tanpa RKAKL DIPA , SK Kakanwil tentang Penunjukan Panitia, Narasumber, Moderator dan Peserta , SOP ini tidak dapat dilaksanakan

Pencatatan dan Pendataan : 1. BKU

2. Buku Pembantu 3. Buku Pengawasan

4. Buku Kontrol SPM dan SP2D 5. LPJ

Tanpa Surat Keputusan Kanwil Kemenag Prov Jateng Mengenai Penetapan Panitia dan Peserta Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren SOP ini tidak dapat dilaksanakan

Dokumen Pelaksanaan Kegiatan Rapat

Koordinasi Bidang PD Pontren

(29)

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pelaksana Kasi Kabid Kabag TU Kakanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Menyiapkan konsep

bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

Materi Rapat Koordinasi, Penun- jukan Panitia dan Tempat Pelaksa- naan, Undangan Peserta Rapat Koordinasi

3 hari Tersiapkannya konsep bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

2. Melakukan Proses Pengetikan Bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

Bahan konsep

Rapat Koordinasi 180 Menit Terketiknya bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren 3. Meneliti dan menelaah

pengetikan konsep bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

Draft SK Panitia, Peserta dan Materi yang akan

disampaikan dalam Rapat Koordinasi

1 Jam Kesesuain TOR dengan konsep Bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren 4. Menyampaikan

Laporan Kepada Kepala Bidang Mengenai Rencana Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

Konsep Pelaksanaan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

15 menit Terlaporkannya Rencana Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Kepada Kepala Bidang 5 Menyampaikan Lapo-

ran Kepada Kepala Kanwil melalui Kabag TU Rencana Penye- lenggaraan Rakor

Draft SK Panitia, dan Peserta Kegiatan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

1 hari Telah disetujui konsep kegiatan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren 6. Melakukan Proses

Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

Konsep Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

1 hari Terlaksanakannya Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren 7. Melaksanakan Proses

Penyusunan Laporan Hasil RaKor Bidang PD Pontren

Konsep Laporan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

1 hari Tersusunnya Konsep Laporan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren 8. Melaporkan Hasil

Proses Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Kepada Kepala Bidang

Hasil Laporan Proses Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

15 menit Terlaporkannya Proses Pelaksanaan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren 9. Mendokumentasikan

Hasil Proses Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

20 menit Terdokumentasikan Proses Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren

10 Penyusunan Laporan TOR, RAB,

Undangan Dokumentasi, notulen, daftar hadir

120 menit Laporan Kegiatan

Rakor

(30)

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Pelak

sana Kasi Kabid ^Kabag_TU _Kanwil^Ka. Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output Ket.

1

Menerima disposisi untuk membuat surat tentang rekomendasi ijin pendirian pondok pesantren/pembaruan

1. Seperangkat computer lengkap

2. Menyiapkan data (Surat permohonan, Proposal, Rekom.

Kankemenag, Data Pondok)

5 menit Berkas Permohonan IJOP

2

Pengecekan Berkas fisik dan berkas up load files dihttp://ditpdpontren.

kemenag.go.id/ijoppesan tren

Sesuai antara berkas fisik dengan uploaded

files 10 menit

Persetujuan proses pembuatan Rekomenasi

3 Mempersiapkanbahan/materi Mempersiapkan bahan

dan data 5 menit Bahan

penyusunan rekomendasi 4 Penyusunan suratrekomendasi

Administrasi tata Persuratan, berkas

proposal 10 menit DraftRekomendasi

5 Pengesahan SuratRekomendasi Draft Rekomendasi dan

Proposal 120 menit

Surat terkoreksi, terparaf, tertandatangani

SOP Surat Keluar

6

Up load Rekomendasi padahttp://ditpdpontren.

kemenag.go.id/ijoppesan tren

Rekomendasi telah disahkan, distempel dan

nomor di PTSP 5 menit Rekomendasi ter upload

7 Menyampaikan surat rekomendasi IJOP kepada pemohon

Rekomendasi tersampaikan kepada

pemohon 60 menit Buktipenerimaan

8 Melakukan pengarsipansurat Surat keluar terdata di

Seksi SI 5 m3nit Surat terarsip

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP REKOMENDASI IJIN OPERASIONAL PONDOK PESANTREN

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No.20 tahhun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. PP 19 tahun 2005 Tentang Standar Pendidikan Nasional

3. PP No 55 Tahun 2007 Tentang Pendidikan Agaama dan Keagamaan 4. PMA No. 13 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Agama Islam

5. KMA no. 373 tahun 2002 Tentang Struktur Organisasi Tata Kerja 6. PMA nomor 80 tahun 2013 perubahan PMA no 10 tahun 2010 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama

1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait

2. Memahami administrasi tata persuratan 3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 )

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

- Kemenag RI - Kankemenag - Pondok Pesantren - SOP Surat Masuk - SOP Surat Keluar

- Bahan penyusunan rekomendasi - Ruang kerja, Computer / Laptop, Printer.

- Buku kendali, Stempel - Lembar Disposisi

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

- Penanganan surat masuk yang kurang optimal, komunikasi dan

berbagai proses kerja kedinasan dapat terganggu - Pendistribusian Surat Masuk - Surat Keluar

Paraf

Selesai

TT Paraf Paraf

af Mulai

(31)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan 5 April 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP BANTUAN PEMBANGUNAN KEPADA MASYARAKAT

1. UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. PP. No. 19 Tahun. 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

3. PP.No.55 Tahun. 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PP. No. 17 Th 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 5. PMA No 13 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Agama Islam

Pengadministrasi umum yang mampu dan mengoperasikan komputer

1. Kan Kemenag Kab/Kota

2. Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam 3. SOP SK

4. SOP Surat Masuk 5. SOP Surat Keluar 6. SOP Fullboard

1. KAK 2. Unit Computer 3. Juknis Bantuan

4. SK Kakanwil Tentang Penerimaan Bantuan Pembangunan

5. Camera Digital

Tanpa SK dan Undangan Kakanwil tentang Pelaksanaan pemberian bantuan Pembangunan,

SOP ini tidak dapat dilaksanakan Dokumen Pelaksanaan pemberian bantuan

Pembangunan

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pelak Ket.

sana Kasi Kabid KabagTU Ka

Kanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output

1

Menyiapkan konsep Juknis bantuan dan draft berkas bantuan termasuk TOR dan Jadwal

Juknis Regulasi terkait

bantuan 1 hari Tersiapkannya Juknis dan draft berkas bantuan

2

Pemberitahuan adanya bantuan pemerintah kepada lembaga melalui

Kankemenag

Pemberitahuan tertulis melalui

kankemanag 1 hari Surat Pemberitahuan SOP Surat Keluar

3 Menerima Proposal Pengajuan Bantuan dari Lembaga

Proposal sesuai

juknis 7 hari Longlist Penerimaan

Proposal SOP Surat

Masuk

5 Menyampaikan Laporan Kepada Kakanwil tentang proposal yang masuk

Daftar proposal yang masuk dan

hasil verifikasi awal 1 hari Draft Verifikasi Lapangan

4 Verifikasi ProposalPengajuan Bantuan

Kesesuaian proposal dengan jenis bantuan dan juknis

1 hari Midle List Proposal Calon Penerima Bantuan

6 Verifikasi Lapangan CalonPenerima Bantuan

Surat Tugas, SPD, SK Verifikasi, Instrumen, Laporan Hasil Verifikasi

2 hari Hasil Verifikasi masing- masing lembaga calon penerima

SOPPerjadin

7 Rapat Pleno Penentuan Lembaga Penerima Bantuan

Hasil Verifikasi Lembaga Calon

Penerima Bantuan 1 hari Penentuan Lembaga Calon Penerima Bantuan

8 Penetapan LembagaPenerima Bantuan

Hasil Rapat Pleno Penentuan Calon

Penerima Bantuan 1 hari SK PPK Penetapan Penerima Bantuan

diketahui KPA SOP SK

9 Pemberitahuan LembagaPenerima Bantuan

SK PPK Penerima Bantuan diketahui

KPA 1 hari SK, Undangan Bimtek SOP Surat

Keluar

10 Bimtek danPenandatanganan Kontrak

Peserta sesuai SK, Proposal lengkap sesuai juknis dan SK

2 hari

Tersosialisasikan Juknis dan Tata Kelola Bantuan kepada Lembaga Penerima Bantuan

SOPFullboard Mulai

(32)

11 Pencairan Bantuan 70% Tanda Tangan

Kontrak 7 hari Bantuan (70%) masuk di

rekening lembaga Pencairan Anggaran

12 Monitoring Pelaksanaan Surat Tugas, SPD,

SK, TOR, Instrumen

Monitoring 2 hari Laporan Hasil Monitoring

70% SOP

Perjadin

13 Menerima LaporanPekerjaan 70% Sesuai Juknis, RAB,

Jadwal 2 hari LPJ Pelaksanaan

Bantuan 70% SOP Surat

Masuk

14 Rapat Pleno HasilMonitoring Laporan Hasil

Monitoring 70% 1 hari Keputusan Rapat pencairan 30%

15 Pencairan Bantuan 30% Rekening lembaga,

LPJ 70% 7 hari Sisa Bantuan (30%) masuk rekening lembaga 16 Monitoring AkhirPelaksanaan Bantuan

Surat Tugas, SPD, SK, TOR, Instrumen

Monitoring 2 hari Laporan Hasil Monitoring

30% SOP

Perjadin

17 Menerima LaporanPekerjaan 100% Sesuai Juknis, RAB,

Bantuan 100% SOP Surat Masuk

18 Rapat Pleno HasilMonitoring 100% Laporan Hasil

Monitoring 100 1 hari Draft Laporan Pelaksanaan Bantuan 19 Melaporkan PelaksanaanBantuan

Mencakup seluruh lembaga penerima

bantuan 3 hari Laporan Pelaksanaan Bantuan

20 Mendokumentasikan Pelaksanaan Pemberian

Bantuan Laporan Kegiatan 3 hari Buku SPJ Pelaksanaan

Bantuan

Selesai

(33)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP BANTUAN REHABILITASI BANGUNAN KEPADA MASYARAKAT

3. PP.No.55 Tahun. 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PP. No. 17 Th 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 5. PMA No 13 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Agama Islam

Pengadministrasi umum yang mampu dan mengoperasikan komputer

2. Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam 3. SOP SK

4. SOP Surat Masuk 5. SOP Surat Keluar 6. SOP Fullboard

1. KAK 2. Unit Computer 3. Juknis Bantuan

4. SK Kakanwil Tentang Penerimaan Bantuan Rehab Bangunan

5. Camera Digital

Tanpa SK dan Undangan Kakanwil tentang Pelaksanaan pemberian bantuan Rehabilitasi

Bangunan, SOP ini tidak dapat dilaksanakan Dokumen Pelaksanaan pemberian bantuan

Rehabilitasi Bangunan

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pelak Ket.

Kanwil Persyaratan/

1

2

Kankemenag

Proposal sesuai

Proposal SOP Surat

Masuk

SOPPerjadin

Keluar

10 Bimtek danPenandatanganan Kontrak

Peserta sesuai SK, Proposal lengkap sesuai juknis dan SK

2 hari

Tersosialisasikan Juknis dan Tata Kelola Bantuan kepada Lembaga Penerima Bantuan

SOPFullboard Mulai

(34)

11 Pencairan Bantuan Tanda Tangan

Kontrak 7 hari Bantuan masuk di

rekening lembaga Pencairan Anggaran 12 Monitoring PelaksanaanBantuan

Monitoring 2 hari Laporan Hasil Monitoring SOPPerjadin

13 Menerima LaporanPekerjaan Rehab Sesuai Juknis, RAB,

Bantuan SOP Surat

Masuk

14 Rapat Pleno HasilMonitoring 100% Laporan Hasil

Monitoring 100 1 hari Draft Laporan Pelaksanaan Bantuan 15 Melaporkan PelaksanaanBantuan

Bantuan

Selesai

(35)

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Disahkan Oleh Kepala Bidang PD Pontren

NIP. 197004212000121001

SOP BANTUAN BELANJA MODAL LEMBAGA PENDIDIKAN KEAGAMAAN ISLAM

3. PP.No.55 Tahun. 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PP. No. 17 Th 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan

5. PMA No 13 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Agama Islam

1. Memahami Administrasi Umum 2. Mampu dan mengoperasikan computer 3. Memahami Tata Cara Pengadaan

2. Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam 1. KAK

2. Unit Computer dan Printer 3. ATK

4. Juknis Bantuan

5. Sk Kakanwil Tentang Penerimaan Bantuan 6. Kamera

Tanpa SK Kakanwil tentang Pelaksanaan pemberian bantuan Belanja Modal

Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam, SOP ini tidak dapat dilaksanakan Dokumen Pelaksanaan pemberian bantuan Meubelair Pondok Pesantren

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket.

Pelak

Kanwil Persyaratan/

1

2

Kankemenag

Proposal sesuai

Proposal SOP Surat

Masuk

SOPPerjadin

Keluar Mulai

(36)

10 Bimtek danPenandatanganan Kontrak Proposal lengkap sesuai juknis dan SK

2 hari dan Tata Kelola Bantuan kepada Lembaga Penerima Bantuan

SOPFullboard

11 Pencairan Bantuan Rekening Lembaga,

Tanda Tangan

Kontrak 7 hari Bantuan masuk di rekening lembaga

SOPPencairan Anggaran 12 Monitoring PelaksanaanBantuan

Monitoring 2 hari Laporan Hasil Monitoring SOPPerjadin 13 Menerima LaporanPengadaan Belanja Modal Sesuai Juknis, RAB,

Bantuan SOP Surat

Masuk 14 Melaporkan PelaksanaanBantuan

Bantuan

Selesai

(37)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. UU No.20 tahhun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. PP 19 tahun 2005 Tentang Standar Pendidikan Nasional

3. PP.55 Tahun 2007 Tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PMA No 13 Tahun 2014 Tetang Pendidikan Keagamaan Islam

5. PMA No. 42 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama

6. KMA No.16 Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Agama 7. SK Dirjen Nomor 7131 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyelenggaraan

Madrasah Diniyah Takmiliyah

1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait 2. Memahami administrasi tata persuratan 3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 )

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan

Ijin Operasional Madrasah Diniyah sangat penting dimiliki sebagai legitimasi dan diakuinya lembaga pendidikan yang mengoperasikan pembelajaran. Sangat diperlukan bagi :

- Lembaga Pendidikan

- Kankemenag sebagai pendataan entitas lembaga pendidikan di wilayahnya

1.Proposal Permohonan 2.Regulasi Yang terkait

3.Meja, kursi, dan alat tulis lainnya 4.Seperangkat komputer lengkap

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika Lembaga Pendidikan berlangsung tanpa memiliki ijin operasional maka tidak akan terdata secara resmi di EMIS Kemenag dan tidak akan mendapatkan layanan apapun dari Kemenag

1.Ijop sebagai dasar pendataan lembaga pendidikan 2.Nomor Statistik Lembaga

No Aktivitas Pelaksanaan Mutu Baku

Pelak

sana Kasi Kabid KabagTU Ka.Kanwil Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output Keterangan

1

Menerima Proposal Ijop dan disposisi dari pimpinan melalui PTSP

1. Arsip Surat Masuk 2. Menyiapkan Bahan

Rujukan Ijop 5 menit

Proposal permohonan dan berkas persyaratan Ijop

SOP Surat Masuk

2 Melakukan penelaahandan verifikasi berkas Juknis Ijop dan berkas persyaratan Ijop 60

menit

Proposal Permohonan Ijop Tertelaah

3 Menyusun JadwalVerifikasi Lapangan Jadwal Kegiatan/

Kalender 10

menit Jadwal Verifikasi Lapangan 4 Pelaksanaan Verifikasi

Lapangan Ijop MDT Ulya

Kesesuaian proposal dengan kondisi

lapangan 2 hari Terverifikasinya Lembaga Pendidikan riil di lapangan

SOPPerjadin

5 Pleno Hasil VerifikasiLapangan Hasil verifikasi

lapangan 2 Jam Lembaga yang akandiberikan IJOP

6 Penyusunan SK danPiagam IJOP Sesuai dengan Hasil

Rapat Pleno 2 Jam Draft SK IJOP danPiagam 7 Pengesahan SK Ijin

Operasional MDT Ulya dan Piagam

Ditetapkan oleh

Kakanwil 1 hari SK Ijop dan Piagam SOP SK

8

Penyampaian SK dan Piagam Ijop Kepada Lembaga Pendidikan MDT Ulya

SK dan Piagam Ijop

MDT Ulya 3 hari Tanda Terima SK &Piagam

9 Melakukan pengarsipansurat SK dan Piagam

Teragenda 5 menit Copy SK dan Piagam Ijop MDT Ulya

terarsip Seksi SI

=

Mulai/Selesai

=

^Proses

=

Konektor perpindahan aktivitas ke halaman berikutnya

BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI JAWA TENGAH

Nomor SOP

Disahkan Oleh

NIP. 197004212000121001

SOP IJIN OPERASIONAL MADRASAH DINIYAH TAKMILIYAH TINGKAT ULYA

Selesai Mulai