IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
SISTEM PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU SMK KESATRIAN PURWOKERTO BERBASIS WEB
Uro Abdurohim1, Takwa Setiya Budi2
1,2STMIK BANDUNG
Sekolah Tinggi Manajemen dan Informatika Bandung Bandung 40124, INDONESIA
Contact Address :
1uro.abdulrohim@ gmail.com , 2 taqwabudi@gmail.com
ABSTRAK
Pengelolaan data untuk penerimaan peserta didik baru di SMK Kesatrian masih dilakukan secara konvensional yaitu calon siswa yang akan mendaftar harus mendatangi langsung ke tempat pendaftaran kemudian mengisi formulir dan juga diharuskan membawa data-data yang diperlukan dan di catat pada buku-buku dan karena saking banyaknya calon siswa sering terjadi kehilangan arsip-arsip yang menjadikan pembuatan laporan menjadi sangat lama. Maka dari itu dengan adanya permasalahan demikian, diperlukannya sistem informasi penerimaan peserta didik baru di SMK Kesatria Purwokerto berbasis web (online). Dengan demikian calon siswa yang akan mendaftar tidak perlu datang langsung ke tempat pendaftaran dan tidak perlu mengantri.
Dalam membangun sistem informasi ini, penulis menggunakan metode penelitian Waterfall dengan alat bantu berupa Flow Map, Entity Relationship Diagram, Data Flow Diagram, Diagram Konteks. Adapun untuk metode pengembangannya menggunakan metode Waterfall. sedangkan bahasa pemograman yang dipakai adalah PHP dengan menggunakan database MySQL.
Sistem informasi penerimaan peserta didik baru di SMK Kesatrian Purwokerto diharapkan dapat membantu calon siswa untuk mendaftar secara online selain itu membantu petugas penerimaan siswa baru untuk mengelola data.
Kata Kunci: Siswa, Sistem Informasi, Web
ABSTRACT
Data management for new student admissions in the Kesatrian Vocational High School is still done conventionally, namely prospective students who will register must go directly to the registration place then fill out the form and also have to bring the necessary data and record it to the books and because there are so many candidates students often lose records that make reporting very long. So
from that with the existence of such problems, the need for new student acceptance information systems at the Kesatrian Purwokerto Vocational High School (online). Thus prospective students who will register do not need to come directly to the registration place and do not need to queue.
In building this information system, the author uses the Waterfall research method with tools such as Flow Map, Entity Relationship Diagram, Data Flow Diagram, Context Diagram. As for the method of development using the Waterfall method. while the programming language used is PHP using the MySQL database.
The new student admission information system at Kesatrian Purwokerto Vocational High School is expected to help prospective students to register online besides helping new student admissions officers to manage data.
Keywords: Students, Information Systems, Web.
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin pesat, kebutuhan informasi dan pengelolahan data dalam banyak aspek kehidupan manusia menjadi suatu hal yang sangat penting dan perkembangan teknologi yang demikian pesat berdampak bagi seluruh kehidupan khususnya penyediaan informasi bagi suatu organisasi/instansi atau perusahaan yang membutuhkan sistem pengelolaan data secara cepat, tepat dan akurat.
Untuk menunjang efektifitas, produktifitas dan efisiensi dalam satu organisasi/instansi atau perusahaan dalam menyelesaikan masalah manajemen.
Saat ini belum banyak sekolah di Indonesia menyelenggarakan
Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) secara online. Dengan manfaat dan kemudahan yang ada, sudah seharusnya sistem ini dikembangkan oleh tiap-tiap sekolah. Hal ini sejalan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi seperti teknologi internet dan web yang mampu mendukung proses input dan output data secara cepat dan akurat, khususnya dalam pelaksanaan PPDB.
Dikembangkannya sistem PPDB secara online di sekolah-sekolah ini diharapkan akan membuat pelaksanaan PPDB menjadi lebih transparan, akuntabel, dan akomodatif. Sekolah
dapat mengurangi, bahkan
menghilangkan kecurangan-kecurangan yang terjadi pada pelaksanaan PPDB secara manual. Dengan demikian, tidak akan ada lagi pihak-pihak yang merasa tidak puas ataupun dirugikan. Selain itu,
sistem ini akan menjadikan proses pendataan dan administrasi lebih mudah dan cepat. Pelaksanaan PPDB akan menjadi lebih efisien, baik dalam hal waktu, tempat, biaya, maupun tenaga.
Tak ketinggalan juga, dengan sistem ini, para peserta dan orang tua peserta tidak perlu bersusah payah mendatangi sekolah untuk sekedar melihat pengumuman atau informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan PPDB.
Kapanpun dan di manapun mereka berada, mereka dapat melakukannya melalui komputer manapun yang terhubung dengan internet.
Saat ini, sudah ada beberapa penelitian yang membahas mengenai sistem informasi PPDB. Namun sistem yang ada belum mengadopsi teknologi web dan internet sehingga sistem belum bisa diakses oleh semua pihak melainkan terbatas pada orang tertentu saja. Selain itu, prosedur dan tampilan yang digunakan masih cukup sulit dipahami khususnya bagi orang awam yang akan mengaksesnya.
Muncul ide untuk membuat sistem informasi penerimaan siswa baru berbasiskan teknologi web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan bahasa database SQL. Dengan sistem ini, sekolah atau panitia dapat mengelola pelaksanaan PPDB seperti pendaftaran, seleksi, penjurnalan, pengumuman, dan pendaftaran ulang dengan cepat dan mudah. Peserta dan
orang tua peserta juga dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan PPDB serta menggali informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan PPDB dari lokasi manapun dan kapanpun melalui perangkat komputer yang terhubung dengan jaringan internet.
Berdasarkan pemaparan
fenomena-fenomena di atas, maka penulis tertarik untuk mengambil permasalahan yang berjudul: “Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web dengan PHP dan SQL”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dijelaskan, maka perumusan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Lambatnya pelayanan terhadap calon pendaftar karena pendistribusian surat edaran dan formulir penerimaan siswa baru yang tidak tepat waktu sehingga membuat pendaftar menunggu terlalu lama untuk melakukan pendaftaran.
2. Masih manualnya proses pendataan data diri peserta didik baru karena masih menggunakan sistem pengetikan ulang sehingga panitia menjadi kesulitan untuk melakukan proses pembackupan data ke komputer.
3. Terjadinya antrian pendaftaran peserta didik baru karena para pendaftar masih menunggu di hingga waktu terakhir pendaftaran sehingga memakan waktu calon siswa untuk melakukan proses pendaftaran.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah untuk Mengembangan sistem penerimaan peserta didik baru SMK Kesatrian Purwokerto berbasis online yang diharapkan dapat :
1. Terlayaninya dengan cepat proses pendaftaran sehingga calon siswa merasa puas dan memberikan kesan yang baik terhadap SMK Kesatrian Purwokerto.
2. Tersajinya sistem penerimaan peserta didik baru yang terkomputerisasi, sehingga mempermudah panitia dalam melakukan proses rekap data pendaftaran calon peserta didik baru.
3. Tersajinya sistem penerimaan peserta didik baru berbasis online sehingga calon siswa dapat mendaftar kapan dan dimana saja secara online sesuai batas waktu yang di tentukan SMK Kesatrian Purwokerto.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Penerimaan Peserta Didik Baru
Berdasarkan peraturan bersama antara Menteri Pendidikan Nasional dan Menteri Agama Nomor 04/VI/PB/2011 – MA/111/2011 tentang penerimaan siswa baru pada Taman Kanak – Kanak / Raudhatul Athfal / Bustanul Athfal dan Sekolah/Madrasah, penerimaan peserta didik baru adalah penerimaan peserta didik baru TK/RA/BA dan sekolah / madrasah yang dilaksanakan pada awal tahun ajaran baru.
Penerimaan peserta didik baru pada TK/RA/BA dan sekolah/madrasah harus berasaskan:
a. Obyektivitas, artinya penerimaan peserta didik baru, baik peserta didik baru maupun pindahan harus memenuhi ketentuan umum yang diatur di dalam Peraturan Bersama Menteri ini.
b. Transparansi, artinya pelaksanaan penerimaan peserta didik baru bersifat terbuka dan dapat diketahui oleh masyarakat termasuk orang tua peserta didik baru, untuk menghindari segala penyimpangan yang mungkin terjadi.
c. Akuntabilitas, artinya adalah penerimaan
peserta didik baru dapat
dipertanggungjawabkan kepada masyarakat, baik prosedur maupun hasilnya; dan.
Tidak diskriminatif, artinya setiap warga negara yang berusia sekolah dapat mengikuti program pendidikan di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia tanpa membedakan suku, daerah asal, agama, golongan, dan status sosial (kemampuan finansial)
3. ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Teori
3.1.1 Syarat Pendaftaran
Berikut daftar dokumen
persyaratan umum pendaftaran PPDB SMK Kesatrian Purwokerto yang harus di siapkan oleh calon peserta didik :
1. Fotocopy Kartu Keluarga 2. Fotocopy Ijazah/SKHU
3. PAS Foto Siswa Ukuran 4x6cm sebanyak 3 lembar
3.1.2 Seleksi
Berikut ini penjelasan seputar mekanisme seleksi pada SMK Kesatrian Purwokerto :
1. Siswa datang ke sekolah tujuan untuk menyerahkan berkas pendaftaran.
2. Data peserta calon didik yang telah diverifikasi akan menerima jadwal ujian seleksi.
3. Peserta calon didik melakukan ujian sesuai jadwal yang sudah di tentukan dan menyerahkan hasil ujian ke panitia pendaftaran.
4. Panitia pendaftaran akan menentukan lulus tidaknya peserta calon didik sesuai nilai hasil ujian.
5. Pengumuman hasil ujian seleksi akan ditampilkan di papan pengumuman SMK Kesatrian Purwokerto.
3.1.3 Pembuatan Jadwal
Pembuatan jadwa dilakukan oleh panitia pendaftaran, peserta calon didik akan diberi jadwal ujian seleksi setelah persyaratan telah lolos verifikasi.
3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur kerja yang ada pada sistem informasi penerimaan peserta didik baru yang sedang berjalan di SMK Kesatrian Purwokerto adalah sebagai berikut :
a. Calon siswa baru mengambil formulir di panitia penerimaan peserta didik baru SMK Kesatrian Purwokerto.
b. Calon siswa baru mengisi formulir.
c. Calon siswa baru mengembalikan formulir yang telah diisi dan persyaratan yang lain yaitu photocopy SKHU, photocopy nilai Ujian Akhir Sekolah (UAS), photocopy nilai Ujian Akhir Nasional (UAN), dan photocopy raport ke panitia penerimaan siswa baru SMK Kesatrian Purwokerto.
d. Panitia penerimaan siswa baru melakukan pengecekan kelengkapan syarat.
e. Panitia penerimaan siswa
membandingkan nilai siswa dengan passing grade sekolah.
f. Panitia membuat laporan calon siswa diterima di SMK Kesatrian Purwokerto atau nilai belum memenuhi syarat serta mengcopy-nya.
g. Laporan dari panitia diberikan kepada kepala sekolah untuk mendapatkan tanda tangannya sebagai tanda laporan telah disetujui atau divalidasi.
h. Laporan dikembaliakn kepada panitia, untuk diberikan kepada siswa baru dan disimpan untuk keperluan yang lain.
3.3 Flow Map
Adapun flowmap yang
digambarkan dari prosedur yang sedang berjalan pada sistem informasi penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 Flow Map Sistem
Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru yang sedang Berjalan
Keterangan :
PPPDB : Panitia Penerimaan Peserta Didik Baru
F.PPDB : Formulir Penerimaan Peserta Didik Baru.
4. PERANCANGAN SISTEM
Desain sistem secara umum atau desain global dapat didefenisikan sebagai suatu gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan sesuai dengan fungsinya.
4.1 Prosedur diusulkan
Setelah mengetahui seperti apa Sistem berjalan yang ada di SMK Kesatrian Purwokerto, setelah itu maka penyusun mengajukan untuk Flowmap Sistem yang diusulkan.
Berikut ini adalah prosedur proses PPDB di SMK Kesatrian Purwokerto yang diusulkan :
1. Siswa menginput data (data diri dan melengkapi persyaratan).
2. Sistem menginput data calon siswa ke database.
3. Admin melakukan proses validasi, jika tidak valid akan menampilkan notifikasi status invalid, dan siswa melengkapinya kembali.
4. Jika status valid maka sistem akan memberikan data jadwal ujian seleksi.
5. Siswa melakukan proses ujian seleksi sesuai jadwal yang sudah di tentukan.
6. Siswa memberikan dokumen hasil ujian seleksi kepada admin.
7. Admin menginput data hasil seleksi ke database.
8. Sistem akan menampilkan daftar hasil ujian.
9. Admin mencetak laporan hasil ujian seleksi untuk diberikan kepada kepala Sekolah.
Gambar 4.1 Flowmap Usulan Penerimaan peserta
Didik baru Berbasis WEB
4.2 Context Diagram (Diagram Konteks) Context Diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem yang terdapat di dalam suatu organisasi yang memperlihatkan batasan (boundary) sistem, adanya interaksi antara eksternal entity dengan suatu sistem, dan informasi secara umum mengalir diantara entity dan sistem.
Pada context diagram sistem penerimaan peserta didik baru terdiri dari tdua entity, yaitu : Siswa dan Kepala Sekolah. Untuk lebih jelasnya hubungan
antara entity dengan entity dan dengan sitem pada proses pengolahan data dapat dilihat dari context diagram yang akan digambarkan dengan lebih rinci.
Gambar 4.2 Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru Diagram Konteks 4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan nomor kecil dari simbol untuk menggambarkan bagaimana aliran data, mengakhiri hubungan dalam proses.
Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram adalah untuk memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikembangkan. Berikut ini digambarkan Data Flow Diagram Sistem Informasi penerimaan peserta didik baru yang merupakan penjabaran dari context diagram pada SMK Kesatrian Purwokerto.
Gambar 4.3 Penjelasan Data Flow Diagram (DFD) Level 1
4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu dokumentasi data dengan mengidentifikasikan entity data dan memperlihatkan hubungan yang ada
diantara entity tersebut.
Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
5. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
5.1 Konstruksi (Contruction)
Setelah dilakukan perancangan, maka tahapan selanjutnya adalah perbuatan source code program dan pengujian sistem. Proses ini dilakukan dengan mengkodekan hasil sistem yang dilakukan sebelumnya, untuk melakukan pemrograman digunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database, serta melakukan pengujian sistem dengan menggunakan metode pengujian yang dipakai oleh peneliti.
5.2 PENGUJIAN (Testing)
Pada tahap ini pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing, penyusun melakukan uji coba terhadap sistem yang telah dibangun dengan hasil sebagai berikut dengan bukti dapat dilihat pada lampiran.
5.1.1 Pengujian Halaman Pembuatan Akun
F u n g s i y a
C a r a
p e n
H a l a m a n
H a s i l
p e
n g
d i u j i
g u j i a n
y a n g
d i h a r a p k a n
n g u j i a n
M e l a k u k a n
p e m b u a t a n
a S i s w a
m e n g i s i
d a t a ,
d S i s w a
m a s u k
k e
h a l a m a
[ ü ]
B e r h a s i l [ ]
T i d a k
k u n
a n
m e n g k l i k
s u b m i t
n
u t a m a
w e b s i t e
l a g i d a n
a k a n
m e n e r i m
B e r h a s i l
a
e m a i l d a t a
u s e r n Tabel 5.4 Hasil Pengujian Halaman
Pembuatan Akun
5.1.2 Pengujian Halaman Daftar Calon Siswa Lolos Verifikasi
F un
gs i ya ng di uj i
C a r a p e n g u ji a n
H al a m an ya ng di ha ra pk an
H a si l p e n g u ji a n M
en a m pil ka n da fta r Ca lo n Si sw a lol os ve rif ik asi
S is w a m e n g k li k t o m b o l D a ft a r
A ka n m en a m pil ka n D aft ar Ca lo n Si sw a Lo lo s
[ ü ] B e r h a si l [ ] T i d a k B e r h a
C al o n S is w a L o l
ve rif ik asi
si l
Tabel 5.5 Hasil Pengujian Halaman Daftar Calon Siswa Lolos
Verifikasi
5.1.3 Pengujian Halaman Login Calon Siswa
N o
F u ng
si ya ng di uj i
Ca ra pe ng uji an
Ha la ma
n ya ng dih ara pk an
H asi
l pe ng uji an
1 .
Lo gi n
Sis wa me ma suk an Us ern am e da n Pa ss wo rd lal u kli k to mb ol ma suk
Sis wa ma suk ke hal am an uta ma / Da shb oar d
[ü ] Be rh asi l
[ ] Ti da k Be rh asi l
2 .
N oti fi ka si Sa la h Lo gi n
Sis wa me ma suk an Us ern am e / em
Kel uar nya not ifik asi sal ah use ern am
[ü ] Be rh asi l [ ] Ti da k Be
ail da n Pa ss wo rd lal u kli
e / em ail dan pas sw ord sal ah dan
rh asi l
Tabel 5.7 Hasil Pengujian Halaman Login Calon Siswa
5.1.4 Pengujian Halaman Jadwal Ujian Seleksi
F u n g s i y a n g d i
C a r a
p e n g u j i
H a
l a m a n y a n g d
H a s i l p e n g u j i
u ji
a n
i h a r a p k a n
a n
M e n a m p il k a n j a d w a l u ji a n s e l e k s i
S i s w a
m e n g k l i k
t o m b o l U j i a n
A k a n k e l u a r h a l a m a n y a n g m e n a m p
[ ü ]
B e r h a s i l [
]
T i d a k
B e r h a
S a r i n g a n
M s
il k a n j a d w a l U
s i l
Tabel 5.10 Hasil Pengujian Halaman Jadwal Ujian Seleksi
5.1.5 Pengujian Halaman Pengisian Data Siswa
F u n g s i y a n
C a r a
p e n g
H a
l a m a n
y H a s i l
p e n
g
d i u j i
u j i a n
a n g
d i h a r a p k a n
g u j i a n
M e n a m p i l k a n
p e n g i s i s a n
S i s w a
m e n g k l i k
t o m b o l
A k a n
k e l u a r h a l a m a n
y a n
[ ü ]
B e r h a s i l [ ]
T i d a k
d a t a
s i s w a
P r o f i l
S i s w a
g
m e n a m p i l k a n
P e n g
B e r h a s i l
M S A [ ü
e n g i s i D a t a
i s w a
m e n g i s i
d a t a
d e n g a n
l e n g k a p
d a n
k a n
k e l u a r n o t o f i k a s i D a t a
S i s w a
T e l a h
]
B e r h a s i l [ ]
T i d a k
B e r h a s i l
b e n a r
l a l u
k l i
T e r u p d a t e
Tabel 5.11 Hasil Pengujian Halaman Pengisian Data Siswa
6. KESIMPULA DAN SARAN 7.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil yang didapat dalam penelitian ini, maka dapat ditarik kesimpulan :
a. Sistem penerimaan siswa baru berbasis web pada SMK Kesatrian Purwokerto dapat digunakan bagi calon siswa untuk mendaftar dan melihat hasil seleksi.
b. Sistem ini juga dapat dipakai untuk mengurusi proses seleksi bagi panitia penerimaan siswa baru dengan lebih efektif dan efisien.
c. Sistem ini dapat memberikan informasi kepada kepala sekolah tentang laporan calon siswa dan laporan hasil seleksi.
7.2. Saran
Dari semua hasil yang telah dicapai saat ini, sistem penerimaan siswa baru di SMK Kesatrian
Purwokerto masih memiliki
kekurangan. Bagi yang berminat mengembangkan sistem ini disarankan untuk melengkapi sistem ini di masa yang akan datang, diantaranya:
a. Agar sistem ini dapat berkembang dan lebih bermanfaat disediakan sistem untuk melakukan tanya jawab secara online dengan panitia.
b. Menambahkan perhitungan jumlah pengunjung di halaman website.
c. Siswa dapat melakukan ujian secara online.
d. Menambahkan sistem verifikasi otomatis.
DAFTAR PSTAKA
[1] Aldil Fitriansyah. 2015. Sistem informasi Penerimaan Siswa Baru dan SMS (Short Message Service) Gateway di Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Kelekar. Palembang : Aldil.
[2] Irwin Nugroho. 2011. SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU
BERBASIS WEB DENGAN PHP DAN SQL. Yogyakarta : CV Andi OFFSET.
[3] Gita Anggia Putri. 2010. Sistem informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis WEB pada SMK N 1 Sukalarang. Jakarta : PT. Grasindo.
[4] Anggara Riski Jhon. 2015. Sistem Penjualan Toko bangunan Berkah Menggunakan Visual Basic. Purwokerto : Ayif.
[5] Anam Azwar Hamidi. 2015. Sistem Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web pada SMK N 1 Pulokulon. Semarang : Gramedia Semarang.
[6] Nur Heri Cahyana, Eko Yuli Prasetyo, Hidayatuloh himawan. 2012. Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web (SMK N 3 Yogyakarta). Yogyakarta : Yuli.
[7] Marianna Sipayung. 2010. Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa baru Di Sekolah Permata Harapan Batam Berbasis Web Menggunakan PHP dan MySql. Batam : Andi.
