Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Pada SMK Swasta Budi Setia

(1)

Indra Gunawan¹, Winda Agustina² STMIK IBBI

Jl. Sei Deli No. 18 Medan, Telp. 061-4567111 Fax. 061-4527548 e-mail: winda2691@yahoo.com

Abstrak

SMK Swasta Budi Setia adalah salah satu perguruan yang bergerak di bidang pendidikan. Dalam kelengkapan sarana dan prasarana sekolah, SMK Swasta Budi Setia memiliki ruang perpustakaan tetapi masih menggunakan sistem manual yang masih sangat banyak memakan waktu dan tidak dapat memberikan informasi yang akurat. Untuk mengatasi masalah tersebut maka peneliti merancang suatu sistem perpustakaan terkomputerisasi, dimana sistem tersebut menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL. Sistem yang tadinya masih diproses secara manual, namun dengan adanya Sistem Perpustakaan Berbasis Web ini akan jauh lebih mudah untuk diproses karena sudah terkomputerisasi. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, pihak SMK Swasta Budi Setia akan memperoleh beberapa kemudahan yang didapatkan dari sistem tersebut antara lain mengetahui persediaan buku di perpustakaan, pemesanan buku, peminjaman dan pengembalian buku serta data anggota perpustakaan juga bahkan dapat memberikan informasi buku terbaru.

Kata Kunci : Perpustakaan, Sistem Informasi

Abstract

Private SMK Setia Budi is one of the universities engaged in education. In the completeness of school facilities and infrastructure, private vocational Setia Budi has a library but still using manual systems are still very much time consuming and may not provide accurate information. To overcome these problems, the researchers designed a computerized library system, where the system is using the programming language PHP and uses a MySQL database. The system was still processed manually, but with the current Web-Based Library Systems will be much easier to process because it is computerized.

With the computerized system, the private vocational Setia Budi will gain some convenience gained from knowing the system include inventory books in the library, ordering books, borrowing and returning library books as well as data members also can even provide information the latest book.

Keywords: Library, Information Systems

1. Pendahuluan

Perkembangan dunia komputer yang semakin kompleks mendorong setiap individu atau kelompok mau tidak mau harus menerapkannya dalam segala aktivitas. Beberapa instansi atau perusahaan saat ini telah banyak menggunakan teknologi komputer dalam menjalankan kegiatan operasional, khususnya dalam kegiatan pengolahan data, sehingga menghasilkan informasi secara cepat dan akurat.

Perpustakaan merupakan sarana bagi siswa-siswi untuk dapat mencari ilmu, mencari beberapa referensi buku untuk dibaca maupun dipinjam. Pada setiap sekolah pasti terdapat perpustakaan untuk dimanfaatkan sebagai aktivitas instansi tersebut. Begitu juga dengan SMK Swasta Budi Setia memiliki perpustakaan sebagai pendukung sistem proses belajar mengajar (PBM). Dalam proses pelayanan dan administrasi yang menangani buku yang dipinjam masih dicatat dalam suatu lembar peminjaman. Namun dengan semakin meningkatnya kualitas pengguna perpustakaan SMK Swasta Budi Setia,

Maka sistem yang dilakukan secara manual tersebut tidak efisien lagi untuk saat ini. Maka perlu dirancang adanya suatu sistem yang memungkinkan Siswa-siswi untuk dapat melihat data-data buku perpustakaan serta sinopsisnya dan juga dapat memesan buku yang ingin dipinjam. Juga untuk staf perpustakaan diperlukan adanya sistem yang mampu melihat stok data buku yang tersedia di

Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web ... (Indra Gunawan)

(2)

perpustakaan, sehingga tidak kesulitan dalam mengetahui jumlah data buku, dan lebih mengetahui jumlah buku yang terpinjam.

Dengan adanya suatu program aplikasi komputer, informasi tentang buku dapat diperoleh secara cepat dan akurat. Keunggulan lain dari sistem komputer adalah tampilan yang dihasilkan dapat diformat dalam berbagai bentuk sesuai dengan kebutuhan staf yang mengurus perpustakaan di SMK Swasta Budi Setia. Maka melihat situasi dan kondisi tersebut peneliti perlu membuat, suatu sistem informasi berbasis web yang diharapkan dapat membantu SMK Swasta Budi Setia dalam melakukan pemesanan buku ataupun booking buku melalui website yang disediakan. Sehingga mempermudah segala aktivitas perpustakaan tersebut.

2. Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu. Proses pengumpulan data dilakukan dengan dua cara yaitu : studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan dilakukan untuk mengumpulkan data dan teori-teori yang berhubungan dengan objek penelitian seperti buku-buku, majalah, dan penulisan ilmiah. Studi lapangan dilakukan dengan mencari dan memperoleh data langsung dari lokasi penelitian yaitu SMK Swasta Budi Setia dengan melakukan wawancara kepada Kepala Sekolah dan Staf perpustakaan dan Observasi terhadap kegiatan siswa yang meminjam buku di perpustakaan serta melakukan sampel dan navigasi dengan mengambil dan mempelajari beberapa contoh dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem data-data karyawan.

Contoh dokumen tersebut data-data yayasan SMK Swasta Budi Setia dan data-data laporan perpustakaan.

Metode perancangan yang dilakukan terdiri dari perancangan Use Case Diagram, Class Dia- gram, database dan site map.

Gambar 1 Use Case Diagram

daftar_anggota -id_anggota -nama -jenis_kelamin -agama -alamat -telepon -password -email -jenis + Add Anggota() + Edit Anggota() + Hapus Anggota() + Tampil()

pesan_buku -id_pesan -nama -tanggal -jumlah -status

+ Tampil data anggota() + Tampil data buku + Pesan Buku

rincian_buku -id_buku -kategori -pengarang -judul -penerbit -ISBN -tahun_terbit -jumlah_buku -sinopsis -cover + Add Buku() + Edit Buku() + Hapus Buku() pengguna

-nama_pengguna -password -status + Login()

info -id_info -info -cover + Add Berita + Tampil Berita

1 1

1 1 0…*

1

(3)

Gambar 2 Class Diagram Tabel 1 Tabel daftar_anggota

Field Field_Name Type Field_Size Ket

1 id_anggota Int 11 Primary_key

2 nama varchar 50 -

3 jenis_kelamin enum - -

4 agama enum - -

5 alamat varchar 100 -

6 telepon varchar 30 -

7 password varchar 10 -

8 email varchar 50 -

9 jenis enum - -

Tabel 2 Tabel info

1 id_info Int 10 Primary_key

2 info varchar 1000 -

3 cover varchar 20 -

Tabel 3 Tabel rincian_buku

1 id_buku Varchar 20 Primary_key

2 kategori Varchar 50 -

3 pengarang Varchar 50 -

4 judul Varchar 50 -

5 penerbit Varchar 50 -

6 ISBN Varchar 50 -

7 tahun_terbit Varchar 50 -

8 jumlah_buku Varchar 50 -

9 sinopsis Varchar 1000 -

10 cover Varchar 20 -

Tabel 4 Tabel pesan_buku

1 id_pesan Int 11 Primary_key

2 nama Varchar 30 -

3 id_buku Varchar 20 -

4 tanggal Date - -

5 jumlah Int 5 -

6 status enum - -

7 tgl_kembali Date - -

8 id_anggota Int 11 -

Tabel 5 Tabel pengguna

1 id_anggota Int 5 Primary_key

2 nama_pengguna varchar 20 -

3 password varchar 20 -

4 status varchar 10 -

(4)

Gambar 3 Perancangan Site Map

3. Analisis dan Hasil 3.1 Analisis

Analisis yang dilakukan terdiri dari analisis masukan dan analisis keluaran. Sumber informasi analisis berasal dari dokumen yang dipergunakan SMK Swasta Budi Setia untuk mencatat data peminjaman dan pengembalian buku seperti yang tampak pada gambar 1 berikut.

Gambar 1. Daftar Peminjaman dan Pengembalian Buku

dari analisis ditemukan bahwa kebutuhan informasi adalah sebagai berikut : data buku, data anggota perpustakaan, info buku terbaru dan proses pemesanan buku serta perhitungan jumlah denda.

3.2 Tampilan Hasil Implementasi

Berikut ini adalah tampilan hasil eksekusi sistem informasi perpustakaan. Halaman Login digunakan untuk Login anggota perpustakaan maupun staf perpustakaan dengan menginputkan Nama Pengguna dan Password, digunakan agar dapat mengakses kegiatan masing-masing antara anggota dan staf perpustakaan sebagai admin. Terlihat pada gambar 4.

(5)

Gambar 4 Halaman Untuk Login

Halaman Home dan Info Terbaru merupakan tampilan pertama dalam Website ini. Terlihat di gambar 5.

Gambar 5 Halaman Untuk Home dan Info Buku Terbaru

Halaman List Books, seorang pengunjung, anggota perpustakaan dan staf perpustakaan dapat melihat isi dari daftar buku perpustakaan melalui menu List Books ini. Terlihat pada gambar 6.

Gambar 6 Halaman Untuk Melihat Daftar Buku (List Books)

Halaman View Buku, seorang pengunjung, anggota perpustakaan dan staf perpustakaan dapat melihat isi keterangan dari data buku tersebut untuk melihat berbagai keterangan beserta sinopsisnya. Terlihat pada gambar 7.

Gambar 7. Halaman Untuk Melihat View Buku (Sinopsis Buku)

Halaman Booking Buku, hanya seorang yang telah terdaftar menjadi anggota perpustakaan yang bisa mengakses halaman booking buku ini. Terlihat pada gambar 8.

(6)

Gambar 8 Halaman Untuk Booking Buku

Halaman Info Booking Buku, hanya seorang yang telah terdaftar menjadi anggota perpustakaan yang bisa mengakses halaman Info booking buku ini agar anggota perpustakaan yang telah Booking buku dapat mengetahui tanggal kembali buku tersebut. Terlihat pada gambar 9.

Gambar 9 Halaman Info Booking Buku

Halaman MemBooking Buku, digunakan apabila seorang anggota perpustakaan ingin memBooking buku yang ingin dia pinjam. Terlihat pada gambar 10.

Gambar 10 Halaman Untuk MemBooking Buku

Halaman About, seluruh pengunjung, anggota perpustakaan dan staf perpustakaan dapat mengakses halaman ini, halaman ini berisikan berbagai keterangan mengenai perpustakaan di SMK Swasta Budi Setia. Terlihat pada gambar 11.

Gambar 11. Halaman About

(7)

Halaman Contact, seluruh pengunjung, anggota perpustakaan dan staf perpustakaan dapat mengakses halaman ini, halaman ini berisikan berbagai keterangan mengenai alamat dan lokasi lengkap sekolah SMK Swasta Budi Setia. Terlihat pada gambar 12.

Gambar 12. Halaman Contact

Halaman Input Daftar Anggota Baru hanya dapat diakses oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk input data anggota baru perpustakaan. Terlihat pada gambar 13.

Gambar 13. Halaman Input Daftar Anggota Baru

Halaman Input Daftar Buku Baru hanya dapat diakses oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk input data buku baru perpustakaan. Terlihat di gambar 14.

Gambar 14 Halaman Input Data Daftar Buku Baru

Halaman Input Info Buku Baru hanya dapat diakses oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk input info data buku-buku terbaru dalam perpustakaan. Terlihat pada gambar 15.

Gambar 15. Halaman Input Info Buku Terbaru

Halaman Daftar Anggota-Anggota Perpustakaan hanya dapat diakses dan dilihat oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk mengetahui data anggota perpustakaan. Terlihat pada gambar 16.

(8)

Gambar 16. Halaman Daftar Anggota-Anggota Perpustakaan

Halaman View Daftar Anggota Perpustakaan hanya dapat diakses dan dilihat oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk mengetahui keterangan anggota perpustakaan. Terlihat pada gambar 17.

Gambar 17. Halaman View Anggota Perpustakaan

Halaman Daftar Buku-Buku Perpustakaan hanya dapat diakses dan dilihat oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk mengetahui jumlah ketersedian, view, edit dan delete data buku perpustakaan. Terlihat pada gambar 18.

Gambar 18. Halaman Daftar Buku-Buku Perpustakaan

Halaman Edit Buku-Buku Perpustakaan hanya dapat diakses dan dilihat oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk mengedit data buku perpustakaan. Terlihat pada gambar 19.

Gambar 19. Halaman Edit Buku-Buku Perpustakaan

(9)

Halaman Daftar Buku yang telah di Booking hanya dapat diakses dan dilihat oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk mengetahui jumlah buku yang telah di booking oleh anggota perpustakaan. Terlihat pada gambar 20.

Gambar 20. Halaman Daftar Buku yang Telah di Booking

Halaman Daftar pengembalian buku hanya dapat diakses dan dilihat oleh staf perpustakaan selaku admin dalam Website ini, yang digunakan untuk mengetahui jumlah buku yang terpinjam dan harus dikembalikan oleh anggota perpustakaan dan melakukan aksi hapus setalah pengembalian buku. Terlihat pada gambar 21.

Gambar 21. Halaman Daftar Pengembalian Buku

4. Saran dan Kesimpulan

Kesimpulan akhir dari hasil penelitian adalah sebagai berikut : anggota perpustakaan bisa mendapatkan informasi yang jelas mengenai buku melalui website. Staff perpustakaan dan anggota perpustakaan dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat, seperti daftar buku, info terbaru, daftar peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan. Agar sistem dapat memberikan mamfaat yang lebih banyak lagi bagi penggunanya, pertimbangan beberapa saran berikut : tingkatkan kemampuan sistem sehingga dapat melakukan perhitungan denda bagi anggota yang terlambat mengembalikan buku, anggota dapat mendaftar ataupun register sendiri sebagai anggota perpustakaan sendiri dan juga bisa membatalkan pemesanan buku sendiri.

Referensi Buku Teks:

[1] Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi,. 2007.

[2] Kadir Abdul. Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi. 2003.

[3] Ladjamudin, Bin, Al Bahra. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Tangerang : Penerbit Graha Ilmu. 2005.

[4] Madcoms. Aplikasi Web Database dengan Dreamweaver dan PHP-Mysql. Yogyakarta: Penerbit Andi. 2011.

[5] Prasetio, Adhi. Buku Pintar Pemrograman Web. Bandung : Penerbit MediaKita. 2012.

[6] Rosalin, Elin. 2008. Pemanfaatan Perpustakaan dan Sumber Informasi. Bandung : PT. Karsa Mandiri Persada. 2008.

[7] Sadikin, Kiki. 2009. Internet dan LAN. Bekasi : Penerbit Dinamika Ilmu. 2009.

(10)

[8] Sutarbi, Tata, 2004, Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi. 2004.

[9] Sugiarti, Yuni, 2013, Analisis dan Perancangan UML, Yogyakarta : Penerbit Andi. 2013.