92
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Inti Kapuas International merupakan anak perusahaan dari PT Inti Agri Resources Tbk. Perusahaan ini awalnya berdiri pada tahun 1999 dengan nama PT Inti Indah Karya Plasindo Tbk (IIKP) yang bergerak di bidang produksi kantong plastik. Pada bulan M aret 2005, PT Inti Indah Karya Plasindo Tbk memutuskan untuk mengubah haluan dan memasuki bisnis ikan hias melalui kemitraan dengan penangkaran arowana tradisional di Kalimantan Barat. M emang banyak pihak yang awalnya meragukan langkah IIKP ini, yang disertai perubahan nama menjadi PT Inti Kapuas Arowana. Core competence bisnis kantong plastik dan bisnis ikan arowana sungguh berbeda. Namun kinerja perusahaan membuktikan sebaliknya, PT Inti Kapuas Arowana berhasil unggul dalam bisnis baru ini.
Seiring berjalannya waktu, terjadi perlambatan perekonomian dunia dan meningkatnya popularitas ikan hias lain seperti koki, maskoki dan louhan, tampaknya memberikan tekanan pada kinerja PT Inti Kapuas Arowana. Oleh karena itu, PT Inti Kapuas Arowana merasa perlu bertindak. Pada bulan April 2008, PT Inti Kapuas Arowana mengubah namanya menjadi PT Inti Agri Resources Tbk yang menandakan
keinginannya untuk melakukan diversifikasi pada bidang bisnis lain.
Akan tetapi, bisnis arowana tetap menjadi fokus utama perusahaan sehingga didirikan anak perusahaannya, yaitu PT Inti Kapuas International yang khusus menjalani bisnis arowana ini.
PT Inti Kapuas International memiliki merek dagang
“shelookRED” untuk ikan arowananya. Kata shelookRED (she looks red) yang secara harafiah diterjemahkan sebagai “dia (wanita itu) terlihat merah” dimaksudkan untuk melukiskan keindahan Arowana Super Red (Arowana M erah) layaknya gadis cantik dengan rona merah. Kata
“Shelook” merupakan penulisan ulang kata siluk yang dalam bahasa asli masyarakat pedalaman Kalimantan, berarti arowana. Arowana shelookRED merupakan hasil dari proses seleksi yang ketat dalam menjaga kualitas genetik dan bentuk anatomi yang optimal dari ikan arowana. Semua ikan shelookRED telah dibudidayakan dan dipelihara dalam lingkungan yang dikontrol dan dimonitor secara ketat oleh spesialis ikan arowana.
PT Inti Kapuas International sebagai pemegang merek dagang shelookRED adalah perusahaan penangkaran dan distribusi Arowana M erah terbesar di Indonesia. Saat ini PT Inti Kapuas International mengoperasikan lima tambak di berbagai lokasi yang terletak di Kalimantan dan beberapa proshop yang berada di Indonesia, seperti Solo, Surabaya, Jakarta, dan Bandung. Sementara itu, PT Inti Kapuas International juga memiliki agen dalam negeri yang terletak di Semarang, M akassar, dan Cirebon. Pangsa pasar PT Inti Kapuas International juga
meluas ke dunia international, seperti Thailand, Cina, Jepang, dan Hongkong.
Sebagai pemain utama di industri ikan hias arowana, PT Inti Kapuas International menyadari pentingnya peranan perusahaan dalam program konservasi alam dan berinisiatif untuk berpegang teguh pada standar internasional dalam aktivitas perdagangannya. Jadi, PT Inti Kapuas International hanya menjual Arowana M erah hasil penangkaran, bukan hasil tangkapan liar. Komitmen PT Inti Kapuas International dalam program konservasi ini secara resmi telah dikonfirmasi oleh terdaftarnya nomor registrasi CITES A-ID-519 untuk merk
“shelookRED” dan A-ID-528 untuk merk “TreasuREDragon”. Perlu diketahui, bahwa CITES (Convention on International Trade in Endangered Species) adalah suatu lembaga internasional yang melindungi perdagangan spesies flora dan fauna langka. Oleh karena itu, maka secara spesifik, setiap ikan Arowana M erah yang dijual telah didaftarkan dan diberi microchip, disertai dengan sertifikat resmi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi
M enjadi pemain kelas dunia di bidang penangkaran dan perdagangan ikan Arowana M erah, dengan tetap menjaga kelestariannya dan mematuhi peraturan internasional yang berlaku.
Misi
1. Lebih memperkenalkan ikan Arowana M erah sebagai satwa asli Indonesia ke seluruh tanah air dan negara-negara lain di dunia.
2. Turut menjaga keseimbangan populasi ikan Arowana M erah agar tidak punah.
3. M elakukan riset secara modern dan berkesinambungan agar didapatkan cara mengembangbiakan dan memelihra ikan Arowana M erah yang dilakukan dengan teknologi tinggi dan tepat guna.
3.1.3 S truktur Organisasi
3.1.3.1 S truktur Organisasi Pusat
IT Vice Director Operational
Vice Director
Marketing &
Sales Vice Director
Financial &
Accounting Vice Director
HRGA Vice Director HRGA
Director
ME Manager
R & D Manager
Operational Manager
Jakarta
Operational Manager Kalimantan
International Marketing
& Sales Manager
Board of Commissioners
President Director
Marketing &
Sales Director
Domestic Marketing &
Sales Manager Operational
Director
Financial
&
Accounting Director
IT Manager
IT Director
Financial &
Accounting Manager
HRGA Manager
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pusat
(Sumber: HRGA PT Inti Kapuas International, 2009)
3.1.3.2 S truktur Organisasi Proshop
Proshop M anager
Administration
Officer Cashier Sales officer Marketing
Officer Courier
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Proshop (Sumber: HRGA PT Inti Kapuas International, 2009)
3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang
Adapun pembagian tugas dan wewenang masing-masing bagian pada PT Inti Kapuas International adalah sebagai berikut:
Operational Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai hal-hal operasional dan divisi-divisi yang dikepalainya, seperti mechanical engineering, research and development, operational daerah Jawa, dan operational daerah Kalimantan.
Marketing & Sales Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai penjualan perusahaan baik penjualan domestik maupun penjualan di luar negeri.
Menyusun strategi penjualan dan pemasaran untuk meningkatkan laba perusahaan.
Financial & Accounting Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai arus kas perusahaan, perencanaan investasi, dan anggaran-anggaran biayanya.
Menyusun strategi anggaran perusahaan untuk masa mendatang.
Human Resources & General Administration (HRGA) Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai sumber daya manusia perusahaan dan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan administrasi perusahaan.
IT Director & Vice Director
Bertanggung jawab kepada president director mengenai manajemen teknologi informasi, yang mencakup investasi hardware dan software dalam perusahaan sehingga memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Mechanical Engineering (M E) Manager
Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelian peralatan teknis, seperti mesin-mesin dan listrik yang dibutuhkan dalam setiap departemen perusahaan.
Bertanggung jawab dalam melakukan day to day operasional yang meliputi tindakan preventive dan corrective untuk pekerjaan M E agar tidak menggangu proses binis perusahaan.
Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam hal pengelolaan peralatan teknis.
Research and Development (R & D) Manager
Bertanggung jawab kepada operational director mengenai penelitian dan pengembangan yang dilakukan untuk menghasilkan produk yang berkualitas, meliputi ikan arowana, makan kesehatan, dan obat- obatan.
Mengidentifikasi kebutuhan dana penelitan dan pengembangan agar dapat sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan.
Mengatur dan mengawasi pekerjaan staf-stafnya dalam melakukan penelitian dan pengembangan produk.
Operational Manager Jawa
Mengawasi transaksi pembelian dan penjualan yang dilakukan oleh kantor pusat maupun proshop yang terletak di pulau Jawa.
Melakukan koordinasi dengan operational manager Kalimantan dalam pendistribusian produk, terutama ikan arowana, dari tambak yang berada di pulau Kalimantan ke proshop yang berada di pulau Jawa.
Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam melaksanakan kegiatan operasional.
Operational Manager Kalimantan
Bertanggung jawab dalam pengelolaan tambak dan pelaporan proses produksi.
Mengawasi hal-hal yang berhubungan dengan perkembangbiakan (proses produksi) ikan arowana.
Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam melaksanakan kegiatan operasional.
International Marketing & Sales Manager
Bertanggung jawab kepada marketing & sales director mengenai penjualan-penjualan yang terjadi di berbagai agen internasional, seperti China, Thailand, Jepang, Jerman, dan Hongkong.
Berkoordinasi dengan agen-agen internasional untuk meningkatkan penjualan internasional.
Menganalisis penjualan yang terjadi dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan penjualan internasional.
Menyusun laporan-laporan penjualan dari setiap agen internasional.
Melakukan pengawasan terhadap staf-stafnya dalam hal pemasaran dan penjualan produk di wilayah internasional.
Domestic Marketing & Sales Manager
Bertanggung jawab kepada marketing & sales director mengenai penjualan-penjualan yang terjadi di proshop domestik dan agen dalam negeri.
Mengelola proshop-proshop domestik.
Menganalisis penjualan yang terjadi dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan penjualan domestik.
Menyusun laporan-laporan penjualan dari setiap proshopdomestik.
Melakukan pengawasan terhadap staf-stafnya dalam hal pemasaran dan penjualan produk di wilayah domestik.
Financial & Accounting Manager
Mengelola keuangan sehari-hari pada kantor pusat maupun kantor cabang, termasuk pergerakan aktiva yang terjadi.
Bertanggung jawab dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan yang akan digunakan oleh pihak internal maupun eksternal.
Mengoordinasikan pekerjaan staf-stafnya dalam hal keuangan.
Human Resources & General Administration (HRGA) Manager
Merekrut sumber daya manusia agar dapat menjadi aset perusahaan.
Melakukan perencanaan dan pelatihan terhadap sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
Mengelola seluruh administrasi yang dibutuhkan perusahaan dalam mendukung kegiatan operasionalnya.
Berkoordinasi dengan semua bagian yang ada di perusahaan dalam rangka merekrut karyawan baru.
IT Manager
Mengelola teknologi informasi yang ada di perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan.
Merekomendasikan penggunaan teknologi informasi yang lebih efektif dan efisien untuk perusahaan dalam mendukung proses bisnisnya.
Bekerjasama dengan bagian HRGA untuk memberikan pelatihan kepada karyawan dalam pengunaan sistem informasi perusahaan.
Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam pengembangan teknologi informasi perusahaan.
Proshop Manager
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan semua kebijakan yang berlaku pada proshop.
Mengawasi semua kegiatan operasional yang terjadi pada proshop.
Bertanggung jawab pada strategi pemasaran dan perkembangan proshop.
Mengambil keputusan yang berkaitan dengan proshop yang dipimpinnya.
Bertanggung jawab dalam penyediaan arowana dan perlengkapan lainnya jika marketing officer melaporkan bahwa stok berada pada angka minimum dalam proshop terkait.
Mengawasi pekerjaan staf-stafnya agar sesuai dengan kebijakan yang berlaku pada proshop.
Administration Officer
Bertanggung jawab dalam pengelolaan seluruh administrasi dan dokumen-dokumen kantor cabang untuk dipertanggung jawabkan kepada proshop manager.
Bertanggung jawab dalam mengelola database pelanggan proshop.
Bertanggung jawab dalam membuat laporan pengeluaran, persediaan, dan penjualan bulanan kepada proshop manager.
Bertanggung jawab membeli peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh proshop terkait.
Cashier
Bertanggung jawab dalam mengelola dan membukukan anggaran dana operasional (petty cash) dari pusat untuk keperluan operasional harian di cabang.
Menerima pembayaran baik secara lunas maupun dengan DP (Down Payment) dari pelanggan berdasarkan sales order.
Melaporkan semua pengeluaran dan pemasukan kepada administration officer.
Sales officer
Mencatat data pelanggan.
Membuat sales order dan delivery order.
Marketing Officer
Melakukan pemasaran produk yang ada pada proshop terkait.
Melayani pelanggan, baik secara langsung atau pun melalui media elektronik (email).
Melakukan penjualan produk sesuai dengan target yang diberikan.
Courier
Bertanggung jawab dalam melakukan packing pesanan pelanggan.
Bertanggung jawab dalam melakukan pengiriman pesanan kepada pelanggan sekaligus meminta otorisasi pelanggan pada surat jalan bahwa pesanan telah diterima.
Bertanggung jawab dalam memelihara arowana agar tetap dalam kondisi yang baik, termaksud mengganti air akuarium seminggu sekali, sehingga layak untuk dijual.
Bertanggung jawab dalam memastikan ketersediaan arowana, makanan ikan, dan perlengkapan lainnya dalam proshop yang terkait.
3.2 Proses Bisnis yang Berjalan 3.2.1 Proses Bisnis Penjualan
Proses bisnis penjualan pada PT Inti Kapuas International dimulai ketika pelanggan datang ke proshop untuk melakukan pembelian.
Awalnya, pelanggan dilayani oleh marketing officer untuk melihat-lihat produk yang tersedia di dalam proshop tersebut, yaitu Arowana M erah, makanan ikan, dan perlengkapan ikan. Jika pelanggan ingin membeli
salah satu produk, maka marketing officer membawa pelanggan ke sales counter. Di sales counter, sales officer membuat sales order (SO) sebanyak 4 rangkap yang berisi produk-produk yang ingin dibeli oleh pelanggan. Setelah sales order dicetak, maka sales order sebanyak 4 rangkap tersebut diserahkan oleh sales officer ke cashier.
Di bagian cashier, pelanggan dapat membayar secara lunas atau pun sebagian dari total pembelian yang dilakukan (DP). Jika pembayaran dilakukan secara DP, maka SO sebanyak 4 rangkap tersebut akan dicantumkan jumlah DP dan sisa yang harus dibayar. Ketika pelanggan melakukan pembayaran DP tersebut, maka SO rangkap ke-1 diberikan kepada pelanggan, sedangkan SO rangkap ke-2, 3, dan 4 tetap dipegang oleh cashier sampai pelanggan melunasinya. Produk yang telah dipesan pelanggan akan dipisahkan ke area pemesanan. Apabila pelanggan tidak melunasinya dalam jangka waktu 2 minggu, maka SO tersebut akan dinyatakan batal dan uang DP hanya akan dikembalikan sebesar 50 % dari jumlah yang telah dibayar dan produk yang telah dipesan tersebut dikeluarkan dari area pemesanan agar dapat dijual kembali.
Setelah pelanggan melunasi total pembelian yang tertera pada SO, maka cashier memberi tanda lunas pada SO 4 rangkap tersebut. SO rangkap ke-2 diarsip oleh cashier, sedangkan SO rangkap ke-1, 3, dan 4 diserahkan kembali ke sales officer untuk dibuatkan delivery order (DO) sebanyak 2 rangkap.
Jika pelanggan ingin langsung membawa pesanannya, maka DO diotorisasi langsung oleh pelanggan di counter tersebut dan pesanannya
akan di-packing oleh courier. Kemudian pesanan tersebut diserahkan kepada pelanggan beserta SO rangkap ke-1. DO rangkap ke-2 yang telah diotorisasi beserta SO rangkap ke-4 langsung diserahkan kepada administration officer. DO rangkap ke-1 dan SO rangkap ke-3 diarsip oleh sales officer.
Jika pelanggan meminta pesanannya untuk dikirim ke alamat tertentu, maka SO rangkap ke-1 diserahkan kepada pelanggan untuk dibawa pulang dan DO sebanyak 2 rangkap akan diserahkan kepada courier. Courier akan melakukan packing berdasarkan DO tersebut dan mengirimkan pesanan ke alamat yang dituju. Setelah pesanan diterima, pelanggan akan mengotorisasi DO 2 rangkap yang akan dibawa kembali oleh courier dan diserahkan kepada sales officer. DO rangkap ke-2 yang telah diotorisasi beserta SO rangkap ke-4 langsung diserahkan kepada administration officer oleh sales officer. Sedangkan DO rangkap ke-1 dan SO rangkap ke-3 diarsipkan oleh sales officer.
Administration officer menerima SO rangkap ke-4 dan DO rangkap ke-2 dari sales officer. Berdasarkan SO dan DO tersebut, administration officer akan membuat rekapitulasi penjualan. Setiap akhir bulan, administration officer akan membuat laporan administrasi dan laporan penjualan bulanan yang akan diserahkan kepada proshop manager, dan laporan-laporan tersebut akan diserahkan ke kantor pusat guna keperluan pembukuan oleh bagian financial & accounting.
Gambar 3.3 Proses Bisnis Penjualan
Gambar 3.4 Sistem Aplikasi Penjualan
3.2.2 Proses Bisnis Pembelian
Proses bisnis pembelian pada PT Inti Kapuas International dimulai ketika operational staff, baik Jawa maupun Kalimantan, melaporkan bahwa stok produk yang dijual (ikan, makanan ikan, dan perlengkapannya) berada pada stok minimum kepada operational manager, baik Jawa maupun Kalimantan, sesuai dengan tanggung jawab wilayah masing-masing. Pada kondisi tersebut, operational staff akan membuat purchase requisition (PR) untuk diajukan kepada operational manager.
Operational manager akan melakukan pengecekan terhadap PR yang dibuat oleh operational staff. Apabila PR sesuai dengan kondisi persediaan, maka operational manager akan mengotorisasi PR tersebut agar dapat menjadi referensi pembuatan purchase order (PO). PO akan dibuat oleh operational staff sebanyak 3 rangkap. PO rangkap ke-1 akan
diserahkan kepada pemasok untuk memproses pembelian. Sementara PO rangkap ke-3 akan diserahkan kepada bagian financial & accounting agar bagian tersebut dapat mempersiapkan dana yang dibutuhkan untuk memproses pembelian. PO rangkap ke-3 tersebut diarispkan oleh bagian financial & accounting. Kemudian PO rangkap ke-2 akan diarsipkan oleh operational staff.
Saat pemasok mengirimkan produk yang dipesan, maka operational staff akan menerima invoice dari pemasok dan melakukan pengecekan terhadap kesesuaian produk yang dipesan. Apabila produk yang diterima sesuai, maka bagian operational staff akan mencatat penerimaan produk tersebut ke dalam kartu persediaan. Setelah itu, operational staff akan melaporkan dan menyerahkan invoice kepada bagian financial & accounting. Berdasarkan invoice tersebut, bagian financial & accounting akan melakukan pembukuan terhadap perubahan jumlah persediaan. Lalu bagian financial & accounting akan menyelesaikan pembayaran sesuai dengan kesepakatan dan menerima kuitansi lunas dari pemasok. Kemudian invoice akan diberi tanda lunas oleh bagian financial & accounting. Invoice ini akan dijadikan sebagai dokumen sumber dalam melakukan pembukuan dan kuitansi akan dijadikan sebagai dokumen pendukungnya.
Gambar 3.5 Proses Bisnis Pembelian
Gambar 3.6 Sistem Aplikasi Pembeliaan
3.2.3 Proses Bisnis Perekrutan Karyawan
Proses bisnis perekrutan karyawan dimulai dari manager bagian yang membutuhkan karyawan mengisi formulir permintaan karyawan (FPK) dan diserahkan ke bagian HRGA. FPK tersebut akan dicek oleh manager HRGA, apabila memang sesuai dengan kebutuhan, maka manager HRGA akan mengotorisasi FPK tersebut dan diserahkan kepada stafnya untuk diproses. Berdasarkan FPK yang telah diotorisasi, staf HRGA akan membuka lowongan perkerjaan di berbagai media, baik itu media cetak maupun elektronik, di mana pemilihan media disesuaikan dengan waktu dan biaya yang tersedia.
Formulir lamaran kerja (FLK) yang masuk akan dicek dan disaring oleh staf HRGA sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Setelah terpilih calon karyawan yang sesuai, maka form lamaran kerja akan diserahkan kepada manager HRGA untuk diotorisasi. Jika calon karyawan tersebut disetujui oleh manager, maka staf HRGA akan melakukan pemberitahuan kepada calon karyawan bersangkutan mengenai jadwal tes tertulis dan wawancara selanjutnya.
Calon karyawan yang lulus tes tertulis dan wawancara akan menandatangani surat kontrak dan dapat mulai bekerja di perusahaan sesuai dengan perjanjian. Karyawan tersebut akan ditempatkan ke bagian atau departemen yang memerlukannya sesuai dengan FPK. Dokumen FPK, FLK, dan surat kontrak akan diarsipkan.
Gambar 3.7 Proses Bisnis Perekrutan Karyawan
3.2.4 Proses Bisnis Penggajian
Proses bisnis penggajian dilakukan berdasarkan catatan data aktifitas karyawan yang disimpan oleh bagian HRGA. Catatan data aktifitas karyawan diperoleh saat karyawan melakukan absensi dengan cara memasukkan kartu absensi karyawan ke dalam mesin pencetak jam kerja karyawan. Setiap akhir bulan bagian HRGA akan menghitung kinerja karyawan berdasarkan absensi tersebut. Kemudian bagian HRGA akan menghitung gaji pokok, bonus, tunjangan, asuransi, serta uang lembur.
Apabila dalam sebulan jumlah kehadiran karyawan tidak sesuai dengan jam kerja (di luar alasan karyawan sakit, izin, diperintahkan kerja di luar kantor, serta mengambil cuti), maka bagian HRGA akan secara otomatis melakukan pemotongan gaji. Setelah didapat gaji bersih dari masing-masing karyawan, bagian HRGA akan membuat rekapitulasi gaji.
Rekapitulasi gaji tersebut kemudian dikopi, dan bagian yang asli diserahkan ke bank, sedangkan kopiannya diserahkan ke bagian financial
& accounting. Bank akan men-transfer secara otomatis dari rekening perusahaan ke rekening karyawan berdasarkan rekapitulasi gaji tersebut.
Sedangkan bagian financial & accounting akan mencatat ke dalam pembukuan berdasarkan kopian rekapitulasi yang diterima.
Gambar 3.8 Proses Bisnis Penggajian
Gambar 3.9 Sistem Aplikasi Penggajian
3.3 Prosedur-prosedur antara Kantor Pusat dan Proshop
Dalam memperlancar kegiatan operasional, terdapat beberapa prosedur antara kantor pusat dan proshop pada PT Inti Kapuas International. Prosedur- prosedur tersebut antara lain:
3.3.1 Prosedur Pengisian Petty Cash
Setiap proshop diberikan anggaran petty cash / kas kecil untuk membiayai kegiatan operasional masing-masing proshop seperti pembelian air, plastik, dan perlengkapan kantor lainnya. Adapun ketentuan dari kantor pusat bahwa setiap proshop memiliki anggaran petty cash sebesar Rp 3.000.000,-. Pengisian petty cash menggunakan metode imprest di mana pengisian petty cash adalah sebesar pengeluaran yang terjadi sehingga saldo petty cash selalu tetap.
Pengisian petty cash dilakukan setiap minggu ketika cashier memberikan bukti-bukti pengeluaran kepada administration officer.
Berdasarkan bukti-bukti tersebut administration officer menyusun
laporan pengeluaran dan diserahkan kepada proshop manager. Proshop manager akan menghubungi bagian financial & accounting untuk meminta agar petty cash diisi sebesar jumlah yang tertera dalam laporan pengeluaran. Laporan pengeluaran tersebut akan dikirim ke pusat sebagai bukti untuk penjurnalan oleh bagian financial & accounting.
Gambar 3.10 Prosedur Pengisian Petty Cash
Gambar 3.11 Sistem Aplikasi Pengisian Petty Cash
3.3.2 Prosedur Permintaan Produk
Setiap proshop memiliki batas stok minimum produk. Pada saat persediaan mencapai titik minimum, maka courier yang merangkap sebagai pengawas stok akan melaporkan kondisi tersebut kepada administration officer. Administration officer akan membuat laporan persediaan yang menyatakan bahwa stok berada pada titik minimum.
Laporan persediaan diserahkan kepada proshop manager.
M enanggapi hal tersebut, proshop manager akan menghubungi bagian operational untuk mengirimkan persediaan produk yang mencapai titik minimum. Pengiriman tersebut didasarkan pada laporan persediaan yang diserahkan oleh proshop manager ke bagian operational. Setelah mengirim persediaan ke proshop, bagian operational akan membuat laporan pengiriman persediaan ke bagian financial & accounting untuk mencatat pengurangan dan penambahan persediaan di proshop maupun kantor pusat.
Gambar 3.12 Prosedur Permintaan Produk
Gambar 3.13 Sistem Aplikasi Prosedur Permintaan Produk
3.4 User Requirement
Berdasarkan wawancara dan pengamatan terhadap perusahaan didapatkan beberapa user requirement terhadap sistem baru antara lain:
a. Laporan pengeluaran bulanan per divisi.
b. Sistem mendukung fungsi budgeting.
c. Laporan keuangan berdasarkan masing-masing proshop dan dapat di-drill down.
d. Pembuatan dan pengotorisasian Purchase Requisition (PR) terkomputerisasi.
e. Tersedia fungsi pengingat jika persediaan mencapai titik minimum.
f. Laporan penjualan dari masing-masing proshop berdasarkan kebutuhan.
g. Tersedia aplikasi yang menangani retur penjualan.
h. Proses absensi secara otomatis dengan menggunakan card reader.
i. Penyediaan data karyawan dan history employee (seperti: banyaknya jumlah training yang telah diikuti oleh setiap karyawan dan kompetensi yang dimilikinya)
j. Tersedia fitur training management.
k. Tersedia aplikasi pengajuan cuti secara terkomputerisasi.
l. Perhitungan jumlah gaji secara otomatis berdasarkan ketentuan penggajian yang telah diatur.
3.5 Permasalahan-permasalahan yang Ada
Berdasarkan analisis dari sistem yang sedang berjalan pada PT Inti Kapuas International, maka ditemukan beberapa permasalahan yang solusinya akan dibahas di bab berikutnya. Adapun permasalahan-permasalahan yang ada dari sistem yang sedang berjalan tersebut adalah sebagai berikut:
• Sistem informasi proshop dan kantor pusat tidak terintegrasi sehingga jika kantor pusat membutuhkan data operasional proshop maka akan memerlukan waktu dan tenaga yang cukup besar serta terkadang menimbulkan biaya tambahan. Salah satu contoh konkrit yang biasanya terjadi karena permasalahan ini adalah ketika bagian marketing & sales ingin melihat pergerakan persediaan yang terjadi dalam setiap proshop pada suatu saat tertentu (bukan bulanan) untuk tujuan analisis faktor tertentu, seperti distribusi wilayah. Untuk membutuhkan data tersebut, bagian marketing & sales tidak dapat langsung melihatnya di dalam aplikasi yang digunakannya karena tidak ada keintegrasian yang terjadi di setiap antar bagian. Oleh karena itu, bagian marketing & sales perlu menghubungi proshop yang bersangkutan untuk mengirimkan data yang
dibutuhkan tersebut. Selain itu, akibat dari masalah ketidakintegrasian ini juga menimbulkan kesulitan dalam melakukan pengolahan data secara cepat dan akurat dikarenakan jumlah transaksi yang semakin meningkat.
Contohnya adalah penginputan data transaksi penjualan dan pembelian yang masih dilakukan secara manual setiap bulan oleh bagian financial &
accounting guna keperluan penjurnalan. Hal ini tentu memerlukan waktu yang cukup lama untuk menginput data transaksi penjualan dan pembelian bulanan yang terjadi di setiap proshop, apalagi kini transaksi-transaksi yang terjadi semakin meningkat. Human error memegang peranan penting dalam kesalahan-kesalahan yang terjadi. Oleh karena itu, tidak heran bila terkadang dihasilkan data yang tidak akurat atas pengolahan data yang terjadi. Data yang tidak akurat ini tentu dapat mengakibatkan masalah baru, yaitu pengambilan keputusan yang salah. Contoh permasalahan yang timbul akibat masalah ini adalah keputusan pembelian persediaan (kecuali persediaan ikan Arowana M erah) yang terlambat atau terlalu cepat.
Kesalahan penginputan data perubahan persediaan yang terjadi berpengaruh terhadap jumlah persediaan yang ada di kantor pusat dan di proshop yang bersangkutan, antara yang aktual dengan pencatatan yang terjadi. Selain itu, hal ini juga menimbulkan perbedaan antara jumlah persediaan yang dicatat oleh bagian financial & accounting dengan jumlah persediaan yang dicatat oleh bagian operational. Oleh karena bagian operational yang mengambil keputusan pembelian, maka atas dasar jumlah persediaan yang dicatat olehnya di dalam database, keputusan pembelian persediaan yang diambil dapat terlambat jika jumlah persediaan aktual
lebih kecil dibanding jumlah persediaan yang terdapat di dalam database.
Begitu pula sebaliknya, maka akan terjadi pengambilan keputusan pembelian persediaan yang terlalu cepat, bila jumlah persediaan aktual lebih besar dibanding jumlah persediaan yang terdapat di dalam database.
• Perhitungan gaji masih manual karena belum didukung sistem informasi penggajian sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam memproses pembayaran gaji karyawan. Setiap akhir bulan, bagian HRGA merasa kesulitan tersebut apalagi kini perusahaan sudah semakin memperluas pangsa pasarnya ke luar negeri sehingga karyawan perusahaan semakin banyak.
• Sistem tidak memenuhi kebutuhan bagian HRGA dalam penyediaan data karyawan secara terkomputerisasi guna mengetahui sejauh mana kontribusi yang diberikan karyawan kepada perusahaan. Bagian HRGA memerlukan data mengenai kontribusi yang diberikan karyawan kepada perusahaan untuk tujuan tertentu, misalnya ketika perusahaan membutuhkan karyawan yang mengemban tanggung jawab yang cukup tinggi, seperti manager, perusahaan biasanya merekrut karyawan dari dalam perusahaan melalui bagian HRGA. Dengan adanya penyediaan data karyawan secara terkomputerisasi maka bagian HRGA dapat dengan mudah mencari karyawan yang kualifikasinya cocok dengan karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Apabila memang tidak ada karyawan yang sesuai dengan karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan, maka perusahaan dapat melakukan pengambilan keputusan dengan merekrut karyawan dari luar perusahaan.
