BAB IV
MEKANISME PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA DENGAN STUDI EVALUASI KINERJA
Tujuan studi evaluasi kinerja adalah untuk menilai tingkat pencapaian indikator dan sasaran kinerja (masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak), mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi, pemecahan masalah, serta faktor- faktor pendukung dan penghambat keberhasilan proyek. Hasil studi evaluasi ini digunakan sebagai masukan dalam perencanaan yang akan datang dan tindakan koreksi terhadap proyek sejenis yang sedang berjalan.
Pelaksanaan studi evaluasi kinerja, digunakan untuk mengevaluasi proyek pembangunan yang sudah selesai dengan melakukan studi lapangan yang komprehensif. Mengingat pelaksanaan studi evaluasi kinerja membutuhkan waktu dan dana yang besar, maka perlu dibatasi pada proyek atau kumpulan proyek dengan tujuan akhir sama (cluster project) yang diprioritaskan dan memberi dampak luas kepada masyarakat.
Evaluasi dengan cara ini menggunakan indikator dan sasaran kinerja yang tersusun dalam kerangka kerja logis (matrik 5 baris, 4 kolom) yang telah dibuat pada tahap perencanaan (jika belum tersedia disusun pada saat pelaksanaan studi evaluasi kinerja).
4.1. Organisasi Pelaksana
a. Wewenang dan tanggungjawab pelaksanaan studi evaluasi kinerja proyek pembangunan di tingkat departemen/lembaga dikoordinasikan dan/atau dilakukan oleh unit kerja di bawah pejabat setingkat eselon I yang ditunjuk oleh Menteri/Ketua Lembaga.
b. Pelaksanaan studi evaluasi kinerja di daerah dikoordinasikan dan/atau dilakukan oleh Bappeda Propinsi/Kabupaten/Kota.
c. Bappenas, dalam hal ini Tim Pengarah, selain mengkoordinasikan pelaksanaan studi evaluasi kinerja, juga dapat memprakarsai agar departemen/lembaga, baik pusat maupun daerah, melaksanakan suatu studi evaluasi kinerja yang dianggap penting secara nasional atau dapat pula menugaskan pihak ketiga untuk melaksanakan suatu studi evaluasi. Sedangkan biro sektor di Bappenas mengkoordinasikan pelaksanaan studi evaluasi kinerja sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya.
4.2. Tahap Pelaksanaan Studi Evaluasi Kinerja
Pelaksanaan studi evaluasi kinerja terdiri dari lima tahap, yaitu : 1. Perencanaan.
2. Penyiapan Kerangka Acuan Kerja (KAK).
3. Pelaksanaan studi evaluasi kinerja.
4. Pelaporan hasil studi evaluasi kinerja.
5. Pemanfaatan rekomendasi.
4.2.1. Perencanaan
Pada tahap perencanaan studi evaluasi kinerja, langkah-langkah yang harus ditempuh adalah:
KEBIJAKAN EKPP
MENTERI/
KETUA LEMBAGA KEPALA
BAPPENAS
Tim Pengarah
Biro Sektor
Sekretariat Tim Pengarah
Sekretaris Jenderal
Direktur Jenderal
Unit Evaluasi Kinerja
Unit M & E
Kepala Daerah
BAPPEDA
Unit M & E Pelaksana Proyek
Studi Evaluasi Kinerja Bagan
Bagan 4 4
Mekanisme Pelaksanaan Studi Evaluasi Kinerja Proyek Pembangunan Mekanisme Pelaksanaan Studi Evaluasi Kinerja Proyek Pembangunan
(2) Penilaian (1) Pelaporan
Koordinasi
b. Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan obyek studi evaluasi kinerja adalah :
• Mandat atau misi Departemen/Lembaga/Daerah.
• Relevansi.
• Manfaat dan dampak proyek bagi masyarakat.
• Issue dalam skala nasional.
• Nilai proyek.
• Waktu pencapaian sasaran proyek.
2. Membentuk Tim Pelaksana Studi Evaluasi Kinerja
a. Dalam pelaksanaan studi evaluasi kinerja perlu dibentuk tim pelaksana.
Tim pelaksana dibentuk oleh pejabat yang diberi wewenang dan tanggung jawab oleh Menteri/Ketua Lembaga/Kepala Daerah untuk mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi kinerja.
b. Penunjukan Tim Pelaksana Studi Evaluasi kinerja harus berpedoman pada Kerangka Acuan Kerja.
4.2.2. Penyiapan Kerangka Acuan Kerja (Term of Reference-TOR)
Sebagai pedoman pelaksanaan studi evaluasi kinerja, maka perlu disusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang menggambarkan tujuan, ruang lingkup, jangka waktu, biaya, pelaksana/penanggungjawab dan pelaporannya. Tata cara penyusunan KAK secara rinci berpedoman pada:
1. Format/Isi Kerangka Acuan Kerja
KAK sebagai pedoman pelaksanaan studi evaluasi kinerja harus mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Perumusan tujuan dan ruang lingkup pelaksanaan studi evaluasi kinerja.
b. Perumusan wewenang/penanggungjawab pelaksana studi evaluasi kinerja c. Rencana kerja yang rinci:
− metodologi pelaksanaan studi evaluasi kinerja
− jadwal pelaksanaan
d. Organisasi pelaksanaan studi evaluasi kinerja.
e. Sistem pelaporan pelaksanaan studi evaluasi kinerja.
f. Perkiraan kebutuhan sumberdaya yang diperlukan dalam pelaksanaan studi evaluasi kinerja (seperti kebutuhan biaya dan sumber daya manusia).
2. Pengesahan Kerangka Acuan Kerja
Pengesahan KAK harus dilakukan oleh pejabat yang diberi wewenang dan tanggungjawab oleh Menteri/Ketua Lembaga/Kepala Daerah dalam pelaksanaan evaluasi kinerja.
4.2.3. Pelaksanaan Studi Evaluasi Kinerja
Tahap pelaksanaan studi evaluasi kinerja adalah:
1. Pemahaman terhadap proyek.
2. Inventarisasi data dan informasi.
3. Penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam KKL.
4. Penyepakatan indikator dan sasaran kinerja.
5. Persiapan survei.
6. Kegiatan survei.
7. Pra analisis.
8. Analisis.
9. Penilaian kinerja.
10. Kesimpulan dan rekomendasi.
Tahap 1 : Pemahaman Terhadap Proyek
Melakukan identifikasi dan pemahaman terhadap proyek yang akan dievaluasi dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
• Latar belakang.
• Maksud, tujuan dan sasaran proyek serta permasalahan yang mungkin terjadi.
• Ruang lingkup:
- Batasan wilayah (batasan administratif atau fungsional).
- Batasan jangka waktu evaluasi.
- Materi pembahasan evaluasi.
• Hasil dan manfaat pembangunan yang diharapkan serta dampak positif ataupun dampak negatif yang mungkin terjadi.
Tahap 2 : Inventarisasi Data dan Informasi.
Melakukan inventarisasi data dan informasi proyek guna identifikasi indikator dan sasaran kinerja, meliputi:
• Dampak;
• Kebijakan.
Tahap 3 : Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja dalam Kerangka Kerja Logis
Penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam KKL, memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
• Pengidentifikasian dan penyusunan indikator dan sasaran kinerja sementara, yang diperoleh dari hasil pemahaman terhadap KAK, data sekunder dan hasil studi pustaka.
• Penyusunan KKL diperlukan untuk proyek-proyek yang belum mempunyai KKL. Untuk proyek-proyek yang sudah memiliki KKL, apabila diperlukan dapat disesuaikan dengan data dan informasi yang diperoleh pada tahap 2.
• Penyusunan KKL harus mengacu pada tatacara penyusunan KKL pada penjelasan sebelumnya.
Tahap 4 : Penyepakatan Indikator dan Sasaran Kinerja
Indikator dan sasaran kinerja yang disusun harus disepakati oleh pihak-pihak terkait untuk dijadikan acuan utama dalam pelaksanaan studi.
Tahap 5 : Persiapan Survei
a. Menetapkan: jenis dan jumlah responden, metode survei, instansi yang disurvei, dan lokasi survei.
b. Membuat konsep daftar pertanyaan (Questionnaire) dan panduan wawancara.
c. Menyusun jadwal survei serta melakukan mobilisasi.
Tahap 6 : Kegiatan Survei
a. Kegiatan survei dilakukan dalam rangka pengumpulan data, baik primer maupun sekunder.
b. Pengumpulan data sekunder dapat diperoleh dari:
• Staff Appraisal Report (SAR)
• Dokumen Feasibility Study (FS).
• Implementation Completion Report (ICR),
• Laporan berkala, baik tahunan, kuartalan atau lainnya.
• Laporan pendukung, seperti hasil studi instansi/lembaga lain.
c. Pengumpulan data primer dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang ditujukan pada responden yang telah ditetapkan.
d. Untuk menilai kondisi fisik dan non fisik dari kegiatan pelaksanaan proyek perlu dilakukan pengamatan lapangan (observasi).
e. Dalam survei, penting dilakukan wawancara mendalam dengan narasumber, baik yang berasal dari tokoh masyarakat ataupun pejabat pengelola kegiatan yang mempunyai informasi akurat dan lengkap.
f. Dengan mempertimbangkan bahwa pada saat pengumpulan data sekunder yang terkait dengan perencanaan proyek ada kemungkinan terjadi perkembangan dalam indikator dan sasaran kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya, maka bila diperlukan dapat dilakukan penyempurnaan dan penyepakatan kembali.
Tahap 7 : Pra Analisis
Pada tahap pra analisis dilakukan penyusunan tabulasi data secara sistematis, terstruktur dan terklasifikasi sesuai dengan model analisis yang akan digunakan.
Tahap 8 : Analisis
Melakukan analisis terhadap informasi yang diperoleh dengan metode yang tepat dan sesuai. Analisis yang harus dilakukan adalah:
• Analisis Masukan - Keluaran ( Inputs- Outputs)
• Analisis Hasil (Results)
• Analisis Manfaat (Benefits)
• Analisis Dampak (Impacts) baik positif maupun negatif
• Analisis Kebijakan.
Tahap 9 : Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja dilakukan dengan membandingkan antara indikator dan sasaran kinerja yang direncanakan dengan realisasinya. Penilaian kinerja meliputi:
• Kinerja Keluaran
• Kinerja Hasil
• Kinerja Manfaat
• Kinerja Dampak
• Kinerja Kebijakan
Tahap 10 : Kesimpulan dan Rekomendasi
Tahap pelaksanaan studi evaluasi kinerja dapat dilihat pada Bagan 5.
4.2.4. Pelaporan Hasil Studi Evaluasi Kinerja
Pelaporan hasil studi evaluasi kinerja harus memperhatikan format penulisan laporan, isi laporan dan penyampaian laporan.
4.2.4.1. Format Penulisan Laporan
Penulisan laporan hasil studi evaluasi kinerja harus mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Ringkasan Eksekutif (Executive Summary), meliputi:
• Maksud dan tujuan studi evaluasi kinerja.
• Pendekatan yang digunakan.
• Hasil atau temuan yang diperoleh.
b. Pendahuluan, meliputi:
• Persiapan studi : memuat hasil studi tahap 1,2,3, dan 4.
• Persiapan survei : memuat hasil studi tahap 5.
c. Pelaksanaan survei, meliputi:
• Hasil studi tahap 6.
d. Analisis Data, meliputi:
• Hasil studi tahap 7, 8, dan 9.
d. Kesimpulan dan Rekomendasi.
e. Lampiran pendukung.
4.2.4.2. Isi Laporan
Laporan yang dibuat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Memadai; memberikan informasi yang memadai, baik mengenai metoda pengumpulan data maupun analisisnya.
2. Akurat; memberikan informasi yang dapat diandalkan/dipercaya. Untuk itu hasil evaluasi kinerja perlu diseminarkan sebelum menjadi laporan akhir.
3. Obyektif; memberikan informasi sebenarnya, tidak berpihak, menyebutkan asumsi-asumsi yang berpengaruh terhadap hasil evaluasi, dan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah.
4. Singkat dan jelas; hasil evaluasi kinerja harus dilaporkan dengan singkat dan jelas.
4.2.4.3. Penyampaian Laporan
Laporan hasil studi evaluasi kinerja harus disampaikan kepada pimpinan lembaga/instansi, pejabat daerah yang berwenang, serta Tim Pengarah EKPP agar dapat ditindaklanjuti sebagai bahan masukan dalam perencanaan pembangunan.
Penyampaian laporan hasil studi evaluasi kinerja secara rinci dapat dilihat pada Bagan 6.
4.2.5. Pemanfaatan Rekomendasi
Rekomendasi hasil studi evaluasi kinerja merupakan bahan masukan dalam proses perencanaan selanjutnya dan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan terhadap pelaksanaan proyek sejenis yang sedang berjalan. Untuk itu tindak lanjut dari rekomendasi hasil studi evaluasi kinerja sangat diperlukan. Implementasi kebijakan yang diambil sebagai tindak lanjut dari rekomendasi dilaporkan kepada Tim Pengarah-EKPP melalui Sekretariat Tim Pengarah EKPP.
