Performance Management

(1)

IndonesiaCHRP Monthly Workshop:

Performance Management

24 May 2014

Presented by:

Arry Ekananta, CHRP, MDISCA ([email protected])

1

(2)

Agenda Workshop

• Sesi 1:

– Dari Strategic Intent Menjadi Capabilities & Culture – Performance Management Framework & Cycle – Individual Performance Plan (IPP)

– Exercise #1: Menurunkan Activity Plan Department ke Section – Exercise #2: B/I/R?

• Sesi 2:

– Exercise #3: Menyusun Individual Performance Plan (IPP) – Individual Performance Tracking (IPT)

• Lunch Break

• Sesi 3:

– Individual Performance Review (IPR)

– Exercise #4: Melakukan Performance Evaluation – Exercise #5: Melakukan Performance Appraisal

2

(3)

Agenda Workshop

• Sesi 1:

– Dari Strategic Intent Menjadi Capabilities & Culture – Performance Management Framework & Cycle – Individual Performance Plan (IPP)

– Exercise #1: Menurunkan Activity Plan Department ke Section – Exercise #2: B/I/R?

• Sesi 2:

– Exercise #3: Menyusun Individual Performance Plan (IPP) – Individual Performance Tracking (IPT)

• Lunch Break

• Sesi 3:

– Individual Performance Review (IPR)

– Exercise #4: Melakukan Performance Evaluation – Exercise #5: Melakukan Performance Appraisal

3

(4)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

4 Penyelaras tujuan dengan

budaya organisasi (“hardware”)

Keterampilan dan perilaku yang menjadi acuan dalam eksekusi (“software”)

Penyelarasan tujuan, strategi, struktur, dan budaya organisasi

Tema pemersatu yang menyelaraskan seluruh pemangku kepentingan

Strategic Intent

 Business Model Canvas

 Balanced Scorecard:

Strategy Map, KPI, Activity Plan, Bujet

Business Plan

Operating Model

 Proses bisnis, kebijakan & prosedur

 Struktur organisasi

 Matriks otoritas

Capabilities & Culture

 Mentalitas Dasar

 Perilaku Organisasi  Keahlian

 Keterampilan  Ukuran Kinerja

 Tindakan

 Visi – Misi

 Strategi

 Nilai-nilai Organisasi

Konsensus bersama mengenai apa yang akan dan tidakakan dilakukan

Fokus utama pembahasan dalam

workshop ini

 Wewenang &

tanggung jawab

 Tata kelola

 Kebutuhan SDM

Penyelarasan organisasi dari tingkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang tinggi

Workshop Oktober 2013

(5)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

Business Plan

Operating Model

 Tindakan

 Visi – Misi

 Strategi

 Wewenang &

tanggung jawab

 Tata kelola

 Kebutuhan SDM

Penyelarasan organisasi dari tingkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang tinggi

Workshop Oktober 2013 Fokus utama

pembahasan dalam

workshop ini

(6)

Contoh Strategic Intent Kedai Kopi

 Sinergi bisnis dengan vendor untuk menghasilkan keunggulan kompetitif

 Mendorong kompetensi utama di sajian serta penyajian minuman kopi dan variannya sebagai basis untuk

mengembangkan jaringan layanan

 Membangun keunggulan SDM untuk menghasilkan layanan memuaskan dan pengalaman spektakuler bagi pengunjung

 Klarifikasi segmentasi produk-market untuk setiap produk

 Diversifikasi ke bisnis yang berkaitan

Visi

Menjadi kedai kopi bonafide dengan pelayanan prima dan jaringan layanan terluas di Jabodetabek pada tahun 2020 Misi

Senantiasa menciptakan lingkungan kehidupan sosial yang lebih baik melalui

tempat kumpul berkualitas yang berunsur pelayanan sajian minuman kopi dan hidangan pendampingnya dalam rangka mewujudkan komunitas kehidupan masyarakat yang sehat dan kondusif

Di mata Karyawan:

 Integritas

 Bertanggung jawab

 Belajar secara terus menerus

 Peduli dengan yang lain

Di mata Eksternal:

 Layanan yang memuaskan

 Produk yang tepat

 Dapat diandalkan

 Warga usaha yang baik

Strategi Besaran Nilai - Nilai

WBAWI

Penyedia Layanan Minuman Kopi dan Variannya serta Hidangan Pendamping

Workshop Oktober 2013 6

(7)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

Business Plan

Operating Model

 Tindakan

 Visi – Misi

 Strategi

 Wewenang &

tanggung jawab

 Tata kelola

 Kebutuhan SDM

Penyelarasan organisasi dari tingkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang tinggi

Workshop Oktober 2013 Fokus utama

workshop ini

(8)

Model Bisnis Menggunakan Business Model Canvas

8

Model bisnis menggambarkan dasar pemikiran tentang bagaimana suatu organisasi menciptakan, memberikan, dan menangkap nilai

Business Model Canvas

 Merupakan suatu model bisnis yang dikembangkan oleh

Alexander Osterwalder & Yves Pigneur

 Kesembilan blok yang ada memperlihatkan cara berpikir tentang bagaimana sebuah perusahaan menghasilkan uang

 Berfungsi sebagai bahasa bersama dalam

mendeskripsikan model bisnis untuk kemudian menentukan strategi bisnis yang tepat

(9)

Contoh Business Model Canvas Kedai Kopi

9 Mahasiswa

Remaja Karyawan Eksekutif

Masyarakat Umum

• Gerai

• Booth di kampus dan gedung perkantoran

• Situs website

• Personal assistance melalui para

frontliner

• Self-service melalui mobile apps. & web untuk keperluan branding dan CRM

• Pembayaran sesuai makanan dan minuman yang dikonsumsi oleh pengunjung/pembeli

• Keanggotaan (membership)

• Pemasangan iklan

• Gerai

• Booth

• Karyawan

• Kendaraan operasional

• Pengaturan bahan baku dan stok

• Pelatihan-pelatihan

• Operasional gerai dan booth

• Operasional website

• Vendor penyedia bahan baku

• Vendor penyedia perangkat kerja

• Instansi-instansi pemerintahan terkait

• Pengelola bandara, hotel, pusat

perbelanjaan, rumah sakit, kampus, gedung perkantoran

• Perusahaan pemasang iklan

• Gaji dan komisi karyawan

• Pembelian bahan baku

• Penggantian sparepart perangkat kerja

• Sewa lokasi gerai/booth

• Renovasi dan operasionalisasi gerai/booth

• Minuman kopi dan variannya serta hidangan

pendamping yang lezat dan nikmat

• Tempat

menyantap dan berkumpul yang bersih, nyaman, dan aman

• Lokasi gerai yang mudah diakses

• Biaya yang relatif terjangkau oleh para pengunjung/

pembeli

Pemasang iklan

Mass Market Multi-sided Platform

(10)

Contoh Strategy Map Kedai Kopi

10 Learning & GrowthInternalCustomerFinancial

Pemasukan bulanan yang

meningkat

Pelayanan yang cepat dan ramah

Produk yang terjangkau &

berkualitas

Suplai bahan baku yang

tersedia Perangkat

kerja yang memadai Standar

pelayanan yang baik

SDM yang tersedia dan

mumpuni

Sarana dan prasarana yang baik Infrastruktur

IT yang handal

Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)

• Keuntungan kotor (revenue)

• Keuntungan bersih (profit)

• Jumlah kunjungan

• 150 juta rupiah

• 15 juta rupiah per bulan

• 15 per jam

• Kepuasan pelanggan

• Leadtime penyajian

• Jumlah pengunjung loyal

• Harga kompetitif

• Rata-rata 4/5

• Max 10 menit

• 20% dari total per bulan

• 90% kompetitor

• Sosialisasi SOP

• Downtime perangkat

• Stock fulfillment

• Jumlah vendor

• Min 1x per bulan

• Max 2 jam

• 2 hari

• 3 per kategori

• MPP fulfillment

• Sertifikasi internal untuk frontliner

• Koneksi cabang

• Indeks kebersihan

• 100%

• 100% untuk frontliner

• 100% online

• Rata-rata 4/5

Strategic Objective KPI Target 2014

Untuk memuaskan pelanggan, proses apa yang harus kita kelola?

Seperti apakah sukses di mata para pemegang saham?

Strategy

Seperti apakah

pelanggan melihat kita?

Financial

Customer

Internal

Hal-hal pendukung apa saja yang harus

disiapkan/ditingkatkan?

Learning & Growth

Workshop November 2013

(11)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

Business Plan

Operating Model

 Tindakan

 Visi – Misi

 Strategi

 Wewenang &

tanggung jawab

 Tata kelola

 Kebutuhan SDM

Penyelarasan organisasi dari tingkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang tinggi

Workshop Februari 2014 Fokus utama

workshop ini

(12)

Rancang Bangun dari Operating Model

12

 Keseluruhan struktur organisasi, mencakup juga “kotak dan garis”

dalam organisasi

 Kalkulasi kebutuhan sumber daya suatu unit organisasi

 Bagaimana dan oleh siapa suatu keputusan diambil

 Kontrol dan batasan yang diberikan dalam

mencapai sasaran serta prioritas bisnis

 Aktivitas operasional yang berjalan dan interaksinya, mencakup juga kebijakan dan prosedur

Struktur Organisasi

Wewenang &

Tanggung Jawab

Kebutuhan SDM

Matriks Otoritas

Tata Kelola Proses Bisnis,

Kebijakan &

Prosedur

 Tingkatan otoritas yang diberikan kepada manajemen dan pimpinan puncak organisasi

Operating Model didefinisikan oleh enam komponen utama yang saling terhubung dan saling bersinergi

Workshop Februari 2014

(13)

Penyelarasan Struktur Organisasi dengan Proses Bisnis

13 Define

Internal Capabilities

Identify Organization

Functions

Design Primary Structure

Develop Organization

Structure

Elaborate Roles

&

Responsibilities

1 2 3 4 5

Langkah-langkah Penyusunan Struktur Organisasi

INPUT

 Value Chain

 Mega Process

 Major Process

 Business Process

 Internal Capabilities

 Organization Functions

 Organization Structure Benchmark

 Target Operating Model

 Primary Structure

 Organization Layer

 # of BOD

 Organization Structure

 Position &

Corporate Title

 RACI/RAIDN

OUTPUT

 Internal Capabilities

 Organization Functions

 Primary Structure (Immediate &

Transitions)

 Organization Structure

 Position &

Corporate Title

 RACI/RAIDN

 Job Description

Workshop Februari 2014

(14)

Pendekatan dalam Penentuan Kebutuhan SDM

14

Kebutuhan SDM (manpower planning) dapat dilakukan melalui dua pendekatan: Analisis Produktivitas maupun Analisis Beban Kerja

Proses Kerja Tujuan Akhir Analisis Produktivitas

 Bersumber dari tujuan akhir yang hendak dicapai (misal:

volume transaksi, target penjualan)

 Umumnya sudah ada target produktivitas yang dituju berdasarkan data di masa lalu, studi banding, maupun kompetitor

 Tantangannya terletak pada melakukan balancing dan mengestimasi buffer yang dibutuhkan untuk posisi tertentu

Analisis Beban Kerja

 Bersumber dari uraian kegiatan yang bisa didapat dari job description

 Cocok untuk posisi yang banyak melakukan kegiatan rutin

 Mensyaratkan adanya elaborasi uraian kegiatan yang mencukupi serta durasi dan frekuensi pelaksanaannya

 Tantangannya terletak pada tingkat kedetailan uraian kegiatan dan ketepatan perhitungan durasinya Estimasi Kebutuhan SDM

Dua Pendekatan Umum

Workshop Maret 2014

(15)

Kebutuhan SDM Menggunakan Analisis Produktivitas

15

Analisis Produktivitas mengkalkulasi kebutuhan SDM berdasarkan target yang

harus diselesaikan oleh seseorang selama periode waktu tertentu dalam keadaan normal

(16)

Kebutuhan SDM Menggunakan Analisis Beban Kerja

16 Frekuensi

Dalam 1 Tahun (b)

Konstanta Pembagi

(e)

Perkiraan Kebutuhan Orang

(f) = (d) / (e)

Waktu Kerja Efektif 1 Tahun

(d) = (b) * (c)

Uraian Kegiatan

(a)

Penggunaan Waktu Kerja

(c)

6 Faktor Analisis Beban Kerja

Menggunakan Pendekatan Sederhana

Analisis Beban Kerja mengkalkulasi kebutuhan SDM berdasarkan jumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh seseorang selama periode waktu tertentu dalam keadaan normal

Perhitungan Kebutuhan Orang

 Uraian Kegiatan (a) merupakan elaborasi aktivitas yang bisa didapat dari Job Description

 Frekuensi dalam 1 Tahun (b) mengkuantifikasi jumlah (a) dalam setahun

 Penggunaan Waktu Kerja (c) mengestimasi durasi pengerjaan (a) dalam satuan menit

 Waktu Kerja Efektif 1 Tahun (d) mengkalkulasi total waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan (a) sebanyak (b) selama (c) menit

 Konstanta Pembagi (e) menggambarkan waktu kerja efektif setahun dalam satuan menit

 Perkiraan Kebutuhan Orang (f) menentukan jumlah orang yang dibutuhkan untuk mengerjakan (a) sebanyak (b) selama (c) menit selama setahun berdasarkan (e)

(17)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

Business Plan

Operating Model

 Tindakan

 Visi – Misi

 Strategi

Fokus utama pembahasan dalam

workshop ini

 Wewenang &

tanggung jawab

 Tata kelola

 Kebutuhan SDM

Penyelarasan organisasi dari tingkatan teratas sampai dengan

terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang tinggi

(18)

Dua Aspek Penting yang Menjamin Keberlangsungan Organisasi

18

Domain Sasaran Plan Do Check & Action

Operational Management (Profitability)

Routine

(1 tetap 1)

Jangka Pendek (1-3 tahun)

Ordinary Control Point(s) / Checklist

1 bulan Monthly Review

Mid-Year Review

Monthly Review

Year-End Review

Improvement

(1 menjadi ~)

Key Performance

Indicator(s)

Strategic Management

(Growth)

Breakthrough

(0 menjadi 1)

Jangka Menengah (3-5 tahun)

Milestone(s) 3 bulan Quarterly Review

Quarterly Review Jangka

Panjang (>5 tahun)

Sustainability

=

DAN

 Keberlangsungan hidup organisasi sangat bergantung kepada bagaimana organisasi mampu berdaya saing

 Daya saing sangat ditentukan dengan bagaimana organisasi mengelola:

– Kegiatan operasional yang bertujuan untuk menjamin keuntungan organisasi (profitability) dan

– Kegiatan strategis yang bertujuan untuk menjamin bertumbuhkembangnya organisasi (growth)

(19)

Performance Management (Manajemen Kinerja)

Domain Sasaran Plan Do Check & Action

Operational Management (Profitability)

Routine

(1 tetap 1)

Mid-Year Review

Monthly Review

Year-End Review

Improvement

(1 menjadi ~)

Key Performance

Indicator(s)

Strategic Management

(Growth)

Breakthrough

(0 menjadi 1)

Panjang (>5 tahun)

Performance Management

Menyeimbangkan antara

‘tantangan’ dengan

‘tentengan’

(20)

Dampak Manajemen Kinerja terhadap Budaya Perusahaan

20

Formal Levers

Vision, values and strategy

Signal organization’s core commitments and aligns actions with a common view of the future

Capability system Defines core knowledge, tools and processes and the corresponding behaviours crucial for execution

Reporting structures Enable and constrain particular ways of working within the “lines and boxes”

Decision Rights Shape feeling s of accountability and ownership and perceptions of org. cohesion, bureaucracy, etc.

Business processes and metrics

Determine the operating behaviours and outcomes that are most important and should be attended to Performance

management

Communicates what is valued in terms of individual contributions, exerting a strong influence on behaviour

Compensation Reinforces behaviours that are rewarded and shapes perceptions of fairness and levels of commitment Training and

leadership dev.

Imparts skills and ideas that enable behaviours, and helps determine feelings of reciprocal commitment Recruitment and

selection

Conveys aspects of organization’s “personality” and signals individual attributes that are valued

Internal

communications

Call attention to events, priorities, etc., sending key messages through content and delivery choices

Informal Levers

Tone set by senior leaders

Establishes a “drum beat” and shapes perceptions about espoused behavioural priorities

Culture change proof points

Provide evidence that change is possible and/or gaining traction in the organization

Meaningful manager- employee connections

Foster personal, credible relationships that can align cultural perceptions up and down the org

Knowledge transfer Transmit key culture messages within and beyond silos, spreading perceptions across the org

Informal networks Sustain flows of trust, energy, information, etc. that strongly shape cultural beliefs and behaviours Peer-to-peer

interactions

Influence perceptions and behaviours through informal dialogue and collaboration

Communities Reinforce common identity and interests and shape members’ perceptions about the larger culture

Pride builder initiatives

Engage front-line leaders in efforts to define, support, and drive cultural priorities / key behaviours Exemplars and change

agents

Signal behaviours and ways of working that the organization values and help spread them locally

= lever with higher potential impact on behaviour Source: Booz & Company analysis

(21)

Framework dan Siklus Daur Hidup Manajemen Kinerja

21

Domain Sasaran Plan Do Check & Action

Operational Management (Profitability)

Routine

(1 tetap 1)

Mid-Year Review

Monthly Review

Year-End Review

Improvement

(1 menjadi ~)

Key Performance

Indicator(s)

Strategic Management

(Growth)

Breakthrough

(0 menjadi 1)

Panjang (>5 tahun)

Performance Management

Menyeimbangkan antara

‘tantangan’ dengan

‘tentengan’

Individual Performance

Plan (IPP)

Individual Performance Tracking (IPT)

Mid-Term Performance

Review

Individual Performance Tracking (IPT)

Final Performance

Evaluation Performance Evaluation  Performance Appraisal

(22)

Alur Proses Manajemen Kinerja Mengikuti Siklus PDCA

22 Gunakan formulir IPP

untuk

 Mendata keseluruhan ukuran kinerja di level tertinggi organisasi

 Menjabarkan seluruh penugasan utama masing-masing individu

 Menentukan ukuran kinerja utama

(milestone, KPI, control point) dan sasarannya

 Menyelaraskan dengan atasan dan menyepakatinya sebagai kontrak kinerja setahun kedepan

Gunakan formulir IPT untuk

 Mencatat seluruh permasalahan yang menghambat/

menghalangi

pencapaian bulanan

 Mencatat pencapaian dan perkembangan secara bulanan

 Mengidentifikasi dan membahas hal-hal yang berjalan dan yang tidak/belum berjalan

 Mengidentifikasi dan menentukan rencana bulan berikutnya

Gunakan formulir IPR untuk

 Mengevaluasi

pencapaian semester pertama dan

menentukan nilai pencapaian untuk masing-masing kriteria

 Mengevaluasi dan menegosiasi ulang sasaran mengikuti kondisi terbaru

 Mengidentifikasi ukuran kinerja tambahan dan sasarannya

 Menyepakati pencapaian kinerja tengah tahun dengan atasan

Gunakan formulir IPR untuk

 Mengevaluasi

pencapaian semester kedua dan

menentukan nilai pencapaian untuk masing-masing kriteria

 Menyimpulkan hasil pencapaian kinerja sesuai dengan bobot penilaian yang ada

 Menyepakati pencapaian kinerja akhir tahun dengan atasan

 Mengidentifikasi individu-individu potensial untuk masa depan

INDIVIDUAL PERFORMANCE

PLAN (IPP)

INDIVIDUAL PERFORMANCE TRACKING (IPT)

MID-TERM PERFORMANCE

REVIEW

FINAL PERFORMANCE

EVALUATION INDIVIDUAL

PERFORMANCE TRACKING (IPT)

Gunakan formulir IPT untuk

 Mencatat seluruh permasalahan yang menghambat/

menghalangi

pencapaian bulanan

 Mencatat pencapaian dan perkembangan secara bulanan

 Mengidentifikasi dan membahas hal-hal yang berjalan dan yang tidak/belum berjalan

 Mengidentifikasi dan menentukan rencana bulan berikutnya

(23)

23

 Sasaran Kinerja Perusahaan menggambarkan sasaran yang dituju Perusahaan selama tahun berjalan

 Rencana Penugasan Individu

menggambarkan sasaran yang dibebankan kepada karyawan selama tahun berjalan

 Mencakup sasaran:

– Routine (ordinary control point) – Improvement (key

performance indicator) – Breakthrough

(milestone)

 Balancing IPP dengan atasan 1

2

3

(24)

24

 IPT dilakukan rutin setiap bulan antara atasan dengan bawahan

(milestone)

 Untuk setiap sasaran dilampirkan target dan pencapaian terkini

 Dilengkapi dengan sasaran dan

tindakan yang akan dilakukan pada bulan berikutnya untuk mencapai target

 IPT merupakan sarana yang ampuh untuk coaching dan counseling

1

2

(25)

25 1

2

3

 IPR dilakukan rutin setiap 6 bulan antara atasan dengan bawahan

 Penentuan poin final dilakukan oleh dua orang yaitu diri sendiri dan atasan

 Personal Effort &

Contribution Index (PECI)

menggambarkan playership

seseorang dalam mencapai target

 Penugasan diluar IPP harus dicantumkan agar dapat diapresiasi (hanya diisi di akhir tahun saja)

(26)

Agenda Workshop

• Sesi 1:

– Dari Strategic Intent Menjadi Capabilities & Culture – Performance Management Framework & Cycle – Individual Performance Plan (IPP)

– Exercise #1: Menurunkan Activity Plan Department ke Section – Exercise #2: B/I/R?

• Sesi 2:

– Exercise #3: Menyusun Individual Performance Plan (IPP) – Individual Performance Tracking (IPT)

• Lunch Break

• Sesi 3:

– Individual Performance Review (IPR)

– Exercise #4: Melakukan Performance Evaluation – Exercise #5: Melakukan Performance Appraisal

26

(27)

Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)

27

Bayangkan diri Anda sebagai pebisnis yang sedang menjalankan bisnis kedai kopi...

• Anda sudah mendirikan sejumlah outlet yang tidak sekedar menjual kopi, namun juga memberikan layanan prima dan tempat nyaman bagi pengunjung kedai kopi Anda

• Anda adalah seorang pecinta kopi yang harus memulai pagi hari dengan secangkir kopi panas dan tidak bisa hidup tanpanya

• Melihat pasar peminat kopi yang begitu besar, termasuk di Indonesia, Anda bersama dengan seorang teman

menjalankan bisnis kedai kopi yang walau kelasnya belum

sebesar Starbucks namun lebih bonafide dari warkop di

pinggir jalan

(28)

Struktur Organisasi Kedai Kopi “Harman”

28

Sales & Marketing Manager

Branch Manager

Finance &

Accounting Manager

HR & GA Manager

Information Technology

Manager

Finance Supervisor

HR Supervisor

GA Supervisor Accounting

Supervisor

IT Development Supervisor

IT Operations Supervisor Branch

Supervisor

Administration Head Sales &

Customer Relation Supervisor

Marketing &

Product Dev Supervisor

Recruitment

& Training

Employee Admin &

Payroll

Purchasing

Cons- truction

Main- tenance

Analyst

Programmer

Data Center

Infra- structure Budget &

Accounting

Tax Treasury

Finance Controller Admin-

istration

Cashier Waiter

Bariesta Marketing

Product Develop- ment Sales

Customer Relation

Director

Department Section

BOD

Staff

(29)

Strategy Map Kedai Kopi “Harman”

29 Learning & GrowthInternalCustomerFinancial

Pemasukan bulanan yang

meningkat

Pelayanan yang cepat dan ramah

Produk yang terjangkau &

berkualitas

Suplai bahan baku yang

tersedia Perangkat

kerja yang memadai Standar

pelayanan yang baik

SDM yang tersedia dan

mumpuni

Sarana dan prasarana yang baik Infrastruktur

IT yang handal

Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)

• 150 juta rupiah

• 15 juta rupiah per bulan

• 15 per jam

• Rata-rata 4/5

• Max 10 menit

• 20% dari total per bulan

• 90% kompetitor

• Sosialisasi SOP

• Jumlah vendor

• Min 1x per bulan

• Max 2 jam

• 2 hari

• 3 per kategori

• MPP fulfillment

• Koneksi cabang

• Indeks kebersihan

• 100%

• 100% untuk frontliner

• 100% online

• Rata-rata 4/5

Strategic Objective KPI Target 2014

Untuk memuaskan pelanggan, proses apa yang harus kita kelola?

Seperti apakah sukses di mata para pemegang saham?

Strategy

Seperti apakah

pelanggan melihat kita?

Financial

Customer

Internal

Hal-hal pendukung apa saja yang harus

disiapkan/ditingkatkan?

Learning & Growth

(30)

Key Performance Indicators (KPI) Kedai Kopi “Harman”

30

Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)

• Sosialisasi SOP

• Jumlah vendor

• MPP fulfillment

• Koneksi cabang

• Indeks kebersihan KPI

• Harga kompetitif Sales & Marketing

• Sosialisasi SOP

• Indeks kebersihan Branch Operations

Finance & Acct HR & GA

• Koneksi cabang IT

• Stock fulfillment (1)

• Jumlah vendor (2)

• MPP fulfillment (3)

• Sertifikasi internal untuk frontliner (4) Learning & GrowthInternalCustomerFinancial

(31)

Activity Plan Kedai Kopi “Harman”

Activity Plan Department: HRGA

31 Strategic

Objective KPI & Target Priority Action Control / Check Point Dateline Activity PIC

Suplai bahan baku yang tersedia

Stock Fulfillment (1)

2 hari Perbaikan Proses Supply Chain Management

Proses bisnis saat ini tersedia Feb 14 Pemetaan proses bisnis saat ini GA Proses bisnis baru tersedia Mar 14 Perbaikan proses bisnis GA SOP tersedia dan tersosialisasi May 14 Standardisasi & sosialisasi proses

bisnis baru

GA

Jumlah Vendor (2)

3 per kategori

Pembaruan Daftar

Rekanan/Vendor

Daftar rekanan saat ini tersedia Jan 14 Inventarisasi ulang daftar rekanan GA Daftar rekanan baru tersedia Feb 14 Pencarian & pemenuhan vendor GA SDM yang

tersedia dan mumpuni

MPP Fulfillment (3)

100% Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Baru

MPP 2013 tersedia Jan 14 Penyusunan MPP HR

Fulfillment rate 100% Dec 14 Pemenuhan MPP HR

Sertifikasi internal untuk frontliner (4)

100% untuk frontliner

Sertifikasi Kompetensi Karyawan

Matriks kompetensi, kurikulum, silabus tersedia

Mar 14 Penyusunan matriks kompetensi HR

IQP vs. PQP tersedia Jun 14 Pemetaan kompetensi HR

85% karyawan diatas standar Sep 14 Sertifikasi kompetensi batch 1 HR 100% karyawan diatas standar Dec 14 Sertifikasi kompetensi batch 2 HR Keseimbangan

‘tantangan’

dengan

‘tentengan’

Paket remunerasi yang atraktif

April 2014 Perbaikan Struktur

Compensation &

Benefit Karyawan

Paket remunerasi saat ini tersedia Feb 14 Pemetaan paket remunerasi saat ini HR Paket remunerasi baru tersedia Apr 14 Rekomposisi ulang paket

remunerasi

HR

100% karyawan tersosialisasi Jun 14 Sosialisasi paket remunerasi baru HR

(32)

Strategic

Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Baru

MPP 2013 tersedia

Jan 14 Penyusunan MPP

Struktur Organisasi Final W1 Jan 14 Validasi struktur dengan pimpinan dept HR Recr

&

Trng Draft MPP Final W2 Jan 14 Pengiriman template MPP

Pengumpulan dan kompilasi MPP MPP Final Disetujui BOD W4 Jan 14 Validasi MPP dengan asumsi bisnis

Permintaan persetujuan BOD Fulfillment rate

100%

Dec 14 Pemenuhan MPP

Laporan Pemenuhan MPP W1 Pembuatan laporan pemenuhan MPP HR Recr

&

Trng Job Fair Sebanyak 6x W4 Eksekusi Job Fair sebanyak 6x

Pembuatan laporan paling lambat W4 Campus Recruitment

Sebanyak 4x

W4 Eksekusi Campus Recruitment sebanyak 4x Pembuatan laporan paling lambat W4 Strategic

SDM yang tersedia dan mumpuni

MPP Fulfillment (3)

100% Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Baru

MPP 2013 tersedia Jan 14 Penyusunan MPP HR

Fulfillment rate 100% Dec 14 Pemenuhan MPP HR

Menurunkan Activity Plan Kedai Kopi “Harman”

Activity Plan Department: HRGA

32

Activity Plan Section: HR

(33)

Exercise #1: Menurunkan Activity Plan Department ke Section

33 Strategic

SDM yang tersedia dan mumpuni

Sertifikasi internal untuk frontliner (4)

100% untuk frontliner

Sertifikasi Kompetensi Karyawan

Matriks kompetensi, kurikulum, silabus tersedia

Mar 14 Penyusunan matriks kompetensi HR

IQP vs. PQP tersedia Jun 14 Pemetaan kompetensi HR

85% karyawan diatas standar Sep 14 Sertifikasi kompetensi batch 1 HR 100% karyawan diatas standar Dec 14 Sertifikasi kompetensi batch 2 HR Keseimbangan

‘tantangan’

dengan

‘tentengan’

Paket remunerasi yang atraktif

April 2014 Perbaikan Struktur

Compensation &

Benefit Karyawan

Paket remunerasi saat ini tersedia Feb 14 Pemetaan paket remunerasi saat ini HR Paket remunerasi baru tersedia Apr 14 Rekomposisi ulang paket

remunerasi

HR

100% karyawan tersosialisasi Jun 14 Sosialisasi paket remunerasi baru HR

Strategic

Berdasarkan activity plan department head di bawah ini, turunkan menjadi activity plan para section head...

• Department HRGA memiliki dua section yang masing-masing dipimpin oleh section head yaitu HR dan GA

• Section HR memiliki dua staff yaitu Recruitment & Training Staff serta Administration & Payroll Staff

(34)

Keseimbangan Proporsi Peran pada Setiap Layer Organisasi

34

Executive

(e.g.: BOD, Chief, EVP)

Senior Manager

(e.g.: Mgr, GM, VP, SVP)

Staff

First-line Manager

(e.g.: SPV, Asst Mgr, AVP)

Setiap individu pada masing-masing layer organisasi berperan penting dalam menjalankan ketiga kelompok aktivitas organisasi secara proporsional

0% 20% 80%

0% 60% 40%

10% 70% 20%

40% 60% 0%

B I R

ILLUSTRATIVE

(35)

Exercise #2: B/I/R?

35

Perspective KPI Achievement Target B/I/R

2013 2014 2015 2016 2014 2015 2016

Financial Keuntungan kotor (revenue) cabang per bulan 100 juta rupiah 150 juta rupiah 200 juta rupiah 300 juta rupiah I I I Keuntungan bersih (profit) cabang per bulan 7.5 juta rupiah 15 juta rupiah 25 juta rupiah 50 juta rupiah I I I

Jumlah kunjungan 8 per jam 15 per jam 30 per jam 50 per jam I I I

Customer Kepuasan pelanggan Rata-rata 3/5 Rata-rata 4/5 Rata-rata 4.5/5 Rata-rata 4.75/5 I I I

Leadtime penyajian Rata-rata 12 menit Max 10 menit Max 7 menit Max 5 menit I I I

Jumlah pengunjung loyal 10% dari total 20% dari total 40% dari total 50% dari total I I I

Harga kompetitif = kompetitor 90% kompetitor 80% kompetitor 70% kompetitor I I I

Internal Sosialisasi SOP Setiap kuartal Min 1x per bulan Min 2x per bulan Min 1x per minggu I I I

Downtime perangkat AVG 4 jam Max 2 jam Max 1 jam Max 30 menit I I I

Stock fulfillment 3 hari 2 hari 1 hari 1/2 hari I I I

Jumlah vendor 1-2 per kategori 3 per kategori 4 per kategori 5 per kategori I I I

Learning &

Growth

MPP fulfillment 90% 100% 100% 100% I R R

Sertifikasi internal untuk frontliner 65% 100% 100% 100% I R R

Koneksi cabang 90% online 100% online 100% online 100% online I R R

Indeks kebersihan Rata-rata 3.2/5 Rata-rata 4/5 Rata-rata 4.5/5 Rata-rata 4.75/5 I I I

Tentukan kategori KPI berikut ini apakah termasuk dalam kategori Breakthrough (B),

Improvement (I), atau Routine (R)

(36)

Contoh Aktivitas-aktivitas yang Bersifat Breakthrough

36

Milestone Due Date

Department Penanggung Jawab Sales & Marketing Branch

Operations

Finance &

Accounting HR & GA IT

Pembukaan Cabang Baru

X X X

Kampus Universitas Atmajaya Q2 2014 Kampus Universita Trisakti Q3 2014

RS Mitra Keluarga Cibubur Q3 2014

RS Mitra Keluarga Kelapa Gading Q4 2014

Mal Ambassador Q1 2015

Mal Bintaro Junction Q1 2015

Mal Cibubur Junction Q2 2015

Mal Botani Square Q2 2015

Mal Cijantung Q3 2015

Menara Kuningan Q4 2015

Plaza Central Q1 2016

Apartemen Palazo Q1 2016

Apartemen Mediterania Q2 2016

Apartemen Bellagio Q2 2016

Implementasi Sistem Point of Sale (POS) Q3 2014 X X

Implementasi Human Resource Inf. System (HRIS) Q2 2014 X X

Pembuatan CRM & Social Media Q2 2014 X X

Penyusunan Job Description Q4 2014 X

Implementasi ISO 9001:2008 Q4 2015 X

Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) Q4 2015 X X

Pembentukan Training Center Q4 2015 X X

Penyusunan Career Path & Identifikasi Talent Pool Q1 2016 X

(37)

Contoh Aktivitas-aktivitas yang Bersifat Routine

37

Aktivitas Routine

 Aktivitas routine dari suatu jabatan bisa didapat dari job description

 Selain job description, bisa didapat pula dari Service Level Agreement (SLA)

 Sumber lain untuk aktivitas routine adalah dari

Standard Operating

Procedure (SOP)

(38)

38

 Sasaran Kinerja Perusahaan menggambarkan sasaran yang dituju Perusahaan selama tahun berjalan

 Rencana Penugasan Individu

menggambarkan sasaran yang dibebankan kepada karyawan selama tahun berjalan

(milestone)

 Balancing IPP dengan atasan 1

2

3

(39)

Exercise #3: Menyusun Individual Performance Plan (IPP)

39

Berdasarkan ukuran kinerja organisasi yang sudah dibahas, kini saatnya menyusun IPP untuk masing-masing level

Sasaran Kinerja Perusahaan

Ordinary Control Point

Key Performance

Indicator

Milestone

BOD 0 0 60 40

Manager 10 10 60 20

Supervisor 10 30 60 0

Staff 10 70 20 0

• Gunakan asumsi pembagian bobot pada tabel di samping ini dalam penyusunan IPP untuk masing-masing level

• Fokuskan penyusunan IPP untuk

• BOD,

• HR & GA Manager, serta

• HR Supervisor

• Susun dari level teratas terlebih dahulu agar mudah dalam melakukan

cascading ke level di bawahnya

(40)

40

 IPT dilakukan rutin setiap bulan antara atasan dengan bawahan

(milestone)

 Untuk setiap sasaran dilampirkan target dan pencapaian terkini

 Dilengkapi dengan sasaran dan

tindakan yang akan dilakukan pada bulan berikutnya untuk mencapai target

 IPT merupakan sarana yang ampuh untuk coaching dan counseling

1

2

Catatan- catatan penting selama proses IPT

Deklarasi yang akan dilakukan bulan depan sebagai bagian dari catatan yang muncul

Yang akan dilakukan secara spesifik atas deklarasi yang dibuat

(41)

Semangat yang Perlu Dijaga dalam Melakukan Mentorship

41

WHAT IS MENTORSHIP?

• Is about championing the growth of others in addition to modeling a specific set of characters and competences

• It provides a nurturing relationship while focusing on meeting the mentee’s developmental needs PURPOSE:

• Fostering accelerated development process of highly potential talents to encourage optimum contribution of each individual talent and satisfying the need for future leadership talents.

GUIDELINE:

• Mentorship process is non-promising by nature, the pre-defined career plan is not intended to become the basis for promotion or whatsoever. Promotions and other kinds of rewards are subject to company’s HR policies

MENTORSHIP DESCRIPTION DEVELOPMENTAL ACTION AREA OF

CONCERN REFERENCE

Coaching • Works on performance, focuses on skills and a systems approach to on-the-field training

• It directs, instructs, and trains mentees by precepts, example, and experience

• Assignment

• Feedback

Performance

Job Vision

Tutoring

• It provides special & often intense help as teacher of the standard curriculum

• It provides support for mentees from others resource person who has specific expertise

• Benchmarking visit

• In-class/on-the-job Training

• Internship

Competence

 Skills Strategy

Counseling • Focuses on personal motivation and perception

• It advises and assists in the personal decision making process

• Probing

• Sharing

Character

 Attitude Values

Alignment

• Focuses on individual’s aims and particulars that make him/her believe in going along with company’s intent to achieve desired-end goals

• Harmonizes and synchronizes company policy with individual’s personal plan (vision, values and strategy)

• Dialogue

• Discussion

• Elaboration

Mindset

 Paradigm Principles

DOs:

• To provide information, suggestion & idea at the right time, but no sense of inferiority

• To provide comfortable forum for frank discussion and finding possible solution for particular problem and concern

• To give guidance and warning at the right time and right context as partner

• To delegate some authority to mentee

• To give and receive constructive feedback and be gentle with corrections, do not point out every little mistake

• To listen to grievance and problem initiated by mentee

DON’Ts:

• Get involved too far, so mentees become dependent & passive

• Give huge or complicated assignments to people who do not have the time or experience to handle them

• Give unreasonable critic

• Avoid questions and problems proposed/initiated by mentees

• View mentee on the basis of assumption, stereotypes, or past history

MENTORSHIP SUCCESS CRITERIA:

FOR MENTOR:

• No doubt from others about the eligibility of mentee FOR MENTEE:

• He/She got ascending progress on performance result

• Ready for new challenging assignment which’s already have equipped him/herself with required capabilities

(42)

42

NAME Ahmad Baidowi – HR Supervisor

SIGNATURE:

SUPERIOR Doni Mulyadi – HR & GA Manager DATE 4 April 2014

KEY PERFORMANCE MEASURES TARGET ACHIEVEMENT REMARK NEXT-MONTH

DECLARATION ACTION

ORDINARY CONTROL POINT

Insentif sales dibayarkan tepat

waktu Max tgl 28 Maret

Tercapai

 Approval dari BOD sedikit terlambat di bulan Maret karena ybs. sedang keluar negeri

 Sempat ada gangguan sistem HRIS pada bulan Maret yang

mengakibatkan HRIS berjalan lambat, setelah dicek ke IT ternyata sedang ada patch antivirus

 Memastikan approval BOD bisa dilakukan Max tgl 25

 Memastikan tidak ada gangguan lagi pada sistem HRIS

 Mencoba opsi approval via email apabila BOD sedang diluar kantor

 Meminta jadwal patch antivirus dan lainnya ke IT serta meminta mereka tidak melakukannya di masa-masa hari gajian Gaji dibayarkan tepat waktu Max tgl 28 Maret

Tercapai

THR dibayarkan tepat waktu Max 1w sblm

Lebaran Belum

Bonus dibayarkan tepat waktu Max tgl 28 Des Belum

KEY PERFORMANCE

INDICATOR

MPP 2014 tersedia Feb 2014 Feb 2014  Rekrutmen di kampus- kampus mulai

dijalankan dan akan diintensifkan karena memasuki masa-masa kelulusan

 Sedang dijajaki menggunakan pihak eksternal untuk melakukan sertifikasi frontliner

 Paket remunerasi baru sudah selesai disusun dan mulai dilakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan

 Memastikan persiapan dan pelaksanaan campus recruitment berjalan lancar sesuai rencana

 Terdapat cost-benefit dari melakukan sertifikasi frontliner menggunakan vendor

 Sosialisasi paket remunerasi baru berjalan melalui e- mail dan kunjungan ke cabang-cabang

 Merancang ulang booth dan menyiapkan standing banner

 Memanggil sejumlah vendor dan meminta penawaran dari mereka

 Memastikan jadwal kunjungan ke cabang- cabang dan

menyiapkan daftar hadir serta laporan kegiatan

Fulfillment rate 100% 100% 45%

Matriks kompetensi, kurikulum,

silabus tersedia Q2 2014 80%

IQP vs. PQP tersedia 100% 70%

Frontliner tersertifikasi 100% 0%

Frontliner yang lolos sertifikasi 85% 0%

Paket remunerasi saat ini

tersedia Feb 2014 Jan 2014

Paket remunerasi baru tersedia Apr 2014 Apr 2014

100% karyawan tersosialisasi 100% 10%

MILESTONE n/a

Individual Performance Tracking

MONTH : April 2014

(43)

Agenda Workshop

• Sesi 1:

– Dari Strategic Intent Menjadi Capabilities & Culture – Performance Management Framework & Cycle – Individual Performance Plan (IPP)

– Exercise #1: Menurunkan Activity Plan Department ke Section – Exercise #2: B/I/R?

• Sesi 2:

– Exercise #3: Menyusun Individual Performance Plan (IPP) – Individual Performance Tracking (IPT)

• Lunch Break

• Sesi 3:

– Individual Performance Review (IPR)

– Exercise #4: Melakukan Performance Evaluation – Exercise #5: Melakukan Performance Appraisal

43