BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan

(1)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi publik dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan suatu kegiatan. Oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar huruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Seperti hal nya yang terjadi pada Rapat Koordinasi Bidang Ekonomi, Keuangan dan Industri Kabupaten Kendal, Selasa 6 April 2021 di Ruang Rapat Abdi Praja Kabupaten Kendal yang tidak dapat dilaksanakan secara maksimal. Keteledoran diawali dengan hilangnya surat tugas dalam pelayanan MC dan Protokol yang akan dihadiri Wakil Bupati Kendal.

Hilangnya surat tersebut mengakibatkan tidak terjadwalnya acara di dalam agenda Keprotokolan, sehingga persiapan acara dilakukan secara mendadak dan tidak maksimal.

Buruknya pengelolaan pengarsipan surat mulai dari perekapannya hingga penyimpanan surat-menyurat berdampak pada belum maksimalnya pelayanan publik yang diberikan. Kinerja Bagian Prokopim yang terkendala karena kurang optimalnya sistem administrasi dalam pengarsipan mengakibatkan kurang terorganisirnya agenda Pimpinan Daerah di Kabupaten Kendal

B. Tujuan

1. Tujuan Umum

Menyelesaikan isu belum optimalnya pengarsipan surar-menyurat pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan di Sekretariat Daerah Kabupaten Kendal dengan mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan kegiatan.

2. Tujuan Khusus

(2)

a. Mendalami isu belum optimalnya pengarsipan surar-menyurat pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan di Sekretariat Daerah Kabupaten Kendal;

b. Melaksanakan kegiatan-kegiatan inisiatif / inovatif dalam rangka menyelesaikan isu;

c. Melaksanakan setiap tahapan kegiatan dengan mengaktualisasikan nilai - nilai dasar PNS;

d. Mendiskripskan kontribusi output setiap kegiatan terhadap pencapaian visi dan misi organisasi;

e. Mendeskripsikan kontriibusi setiap output kegiatan terhadap penguatan nilai-nilai organisasi;

f. Mendeskripsikan manfaat kegiatan-kegiatan inisiatif dalam rangka menyelesaikan isu;

(3)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Profil Organisasi

Unit kerja : Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan pada Sekretariat Daerah Kabupaten Kendal

Alamat : Jl. Soekarno-Hatta No.193 Kendal Nomor telepon : 0294381251

1. Visi Misi dan Nilai Organisai a. Visi

Sejalan dengan Visi Pembangunan Jangka Menengah Kabupaten Kendal Tahun 2021-2026 adalah “Kendal Handal, Makmur, Berkeadilan.”

b. Misi

Misi berfungsi untuk menjelaskan mengapa suatu organisasi harus ada, apa yang harus dilakukan, dan bagaimana melakukannya untuk mewujudkan visi tersebut. Adapun misi Kabupaten Kendal adalah :

1) Pusat industri dan pariwisata di Jawa Tengah dengan mengoptimalkan potensi dan keunggulan daerah, untuk mendorong kemandirian ekonomi daerah, meningkatkan kesejahteraan, mengurangi angka pengangguran dan kemiskinan, penguatan industri, kecil dan menengah/UMKM, pengembangan pariwisata serta, mendorong berkembangnya ekonomi kreatif (start up) Menciptakan sumber daya manusia yang cerdas, ungul serta berahkak mulia;

2) Mewujudkan sumber daya manusia yang cerdas, sehat jasmani dan rohani, berbudi pekerti luhur, dan memiliki daya saing dalam rangka menyambut revolusi industri 4.0;

3) Mewujudkan kehidupan beragama yang harmonis, inklusif, ditunjang dengan tatanan masyarakat yang aman, nyaman, tenteram dalam relasi seimbang antara berbagai komponen masyarakat dan stakeholder pembangunan;

(4)

4) Mewujudkan pembangunan infrastruktur yang mantap, merata dan berkeadilan dengan memperhatikan daya dukung dan kelestarian lingkungan;

5) Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang demokratis, transparan, akuntabel, berbasis elektronik dan bebas korupsi, dengan memberikan ruang yang luas bagi partisipasi masyarakat dalam proses perumusan hingga evaluasi kebijakan.

c. Nilai Organisasi pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Daerah Kabupaten Kendal

Nilai - nilia organisasi yang menjadi acuan dalam pelaksanaan tugas pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan di Kabupaten Kendal, antara lain :

1) Dinamis

Situasi dan lingkungan kerja yang terus-menerus berubah, menuntut pegawai pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan untuk bekerja dengan penuh semangat dan tenaga sehingga dapat bergerak cepat dan mudah menyesuaikan diri dengan keadaan.

2) Profesional

Pentingnya peran protokol dalam sebuah acara menuntut memiliki kemampuan dan pengetahuan tinggi, bertanggung jawab dan berintegritas, memiliki perencanaan kerja yang baik dalam melaksanakan setiap tugasnya, serta memiliki etiket, penampilan dan kemampuan berbahasa yang baik.

3) Berkesinambungan

Sebuah acara atau kegiatan berkaitan dengan kegiatan lainnya, dan akan terus berkesinambungan menjadi rangkaian kegiatan lain kedepannya, maka dari itu penyelenggaraan acara harus optimal dan komunikasi serta koordinasi harus terus dipertahankan, guna mewujudkan situasi yang harmonis dan kelancaran setiap acara.

2. Struktur organisasi

(5)

GAMBAR 2.1 BAGAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH DAN STAF AHLI BUPATI KABUPATEN KENDAL

Struktur Organisasi merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh setiap lembaga yang menunjukan adanya suatu bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dipimpin oleh Kepala Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Asisten Administrasi Umum pada Organisai Sekretariat Daerah Kabupaten Kendal. Berikut struktur organisasi pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan di Kabupaten kendal :

GAMBAR 2.2 STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN PROTOKOL DAN KOMUNIKASI PIMPINAN KABUPATEN KENDAL

(6)

Peserta bertugas sebagai Petugas Protokol, yang memiliki tugas pokok sebagai berikut :

a. Menyiapkan perlengkapan acara, dan tata protokoler serta mengecek kesiapan petugas pada kegiatan pimpinan daerah ataupun penyambutan tamu daerah;

b. Mengetik konsep dan mengarsip rangkaian acara seremonial pimpinan daerah;

c. Membawakan acara seremonial;

d. Mengikuti kegiatan gladi kotor/bersih kegiatan yang akan dilakukan;

e. Mengagenda dan mengarsip surat keluar;

f. Mengecek lokasi tempat kegiatan seremonial pimpinan daerah.

B. Nilai-Nilai Dasar PNS dan Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI 1. Nilai - nilai Dasar PNS

Pegawai Negeri Sipil (PNS) dituntut untuk memiliki nilai-nilai dasar sebagai seperangkat prinsip yang menjadi landasan dalam menjalankan profesi dan tugasnya sebagai PNS. Adapun nilai-nilai dasar yang dimaksud adalah Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti-Korupsi (ANEKA).

Berdasarkan dari kelima nilai dasar ANEKA yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika publik komitmen mutu dan Anti korupsi yang harus di tanamkan kepada setiap ASN maka perlu di ketahui indikator-indikator dari kelima kata tersebut, yaitu:

a. Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah kata yang sudah tidak asing lagi kita dengar, namun seringkali kita susah untuk membedakannya dengan responsibilitas. Namun dua konsep tersebut memiliki arti yang berbeda. Responsibilitas adalah kewajiban untuk bertanggung jawab, sedangkan akuntabilitas adalah kewajiban pertanggungjawaban yang harus dicapai. Lebih lanjut akuntabilitas merujuk pada kewajiban setiap individu, kelompok atau institusi untuk memenuhi tanggung jawab yang menjadi amanahnya.

Adapun indikator dari nilai akuntabilitas adalah:

1) Kepemimpinan

(7)

Lingkungan yang akuntabel tercipta dari atas ke bawah dimana pimpinan memainkan peranan yang penting dalam menciptakan hal tersebut.

2) Transparansi

Transparansi dapat diartikan sebagai keterbukaan atas semua tindakan dan kebijakan yang dilakukan oleh individu maupun kelompok / institusi.

3) Integritas

Integritas mempunyai makna konsistensi dan keteguhan yang tak tergoyahkan dalam menjunjung tinggi nilai-nilai luhur dan keyakinan.

4) Tanggungjawab

Tanggungjawab merupakan kesadaran manusia akan tingkah laku atau perbuatannya yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Tanggungjawab juga dapat berarti berbuat sebagai perwujudan kesadaran akan kewajiban.

5) Keadilan

Keadilan adalah kondisi kebenaran ideal secara moral mengenai sesuatu hal, baik menyangkut benda maupun orang.

6) Kepercayaan

Rasa keadilan membawa pada sebuah kepercayaan.

Kepercayaan ini akan melahirkan akuntabilitas.

7) Keseimbangan

Pencapaian akuntabilitas dalam lingkungan kerja, diperlukan adanya keseimbangan antara akuntabilitas dan kewenangan, serta harapan dan kapasitas. Selain itu, adanya harapan dalam mewujudkan kinerja yang baik juga harus disertai dengan keseimbangan kapasitas sumber daya dan keahlian (skill) yang dimiliki.

8) Kejelasan

Fokus utama untuk kejelasan adalah mengetahui kewenangan, peran dan tanggungjawab, misi organisasi, kinerja yang diharapkan organisasi, dan sistem pelaporan kinerja baik individu maupun organisasi.

9) Konsistensi

(8)

Konsistensi adalah sebuah usaha untuk terus dan terus melakukan sesuatu sampai pada tercapainya tujuan akhir.

b. Nasionalisme

Nasionalisme merupakan pandangan tentang rasa cinta yang wajar terhadap bangsa dan negara, dan sekaligus menghormati bangsa lain. Nasionalisme bangsa Indonesia sering disebut sebagai Nasionalisme Pancasila yang berarti Paham kecintaan warga negara Indonesia terhadap bangsa dan negara yang didasarkan pada nilai - nilai Pancasila. Adapun Nilai - Nilai Pancasila yang terkadung dalam adalah sebagai berikut :

1) Ketuhanan Yang Maha Esa

Wujud nyata Sila ketuhanan Yang Maha Esa dalam kehidupan sehari-hari adalah jujur dan mempunyai integritas, menghormati hak orang lain, hormat pada aturan & hukum masyarakat , mempunyai etika sebagai prinsip dasar dalam kehidupan sehari-hari.

2) Kemanusiaan Yang Adil dan Beradap

Wujud nyata Sila Kemanusian Yang Adil dan Beradap dalam kehidupan sehari-hari adalah sikap toleransi, tenggang rasa, persamaan derajat, saling menghormati dan tidak diskriminatif.

3) Persatuan Indonesia

Wujud nyata sila Persatuan Indonesia dalam kehidupan sehari-hari adalah cinta tanah air, rela berkorban, mengutamakan kepentingan publik, menjaga ketertiban dan gotong royong.

4) Kerakyatan yang di pimpin oleh hikmat dalam kebijaksanan dalam permusyawaratan perwakilan

Wujud nyata sila Kerakyatan yang di pimpin oleh hikmat dalam kebijaksanan dalam permusyawaratan perwakilan adalah menghargai pendapat orang lain, Musyawarah mufakat, kekeluargaan dan bijaksana.

5) Keadilan Sosial bagi seluruh rakyat indonesia

Wujud nyata sila Keadilan Sosial bagi seluruh rakyat Indonesia adalah Bersikap adil, bekerja keras, tidak serakah,

(9)

sederhana, keseimbangan antara hak dan kewajiban dan tolong menolong.

c. Etika Publik

Etika lebih dipahami sebagai refleksi atas baik/buruk, benar/salah yang harus dilakukan atau bagaimana melakukan yang baik atau benar, sedangkan moral mengacu pada kewajiban untuk melakukan yang baik atau apa yang seharusnya dilakukan. Dalam kaitannya dengan pelayanan publik, etika publik adalah refleksi tentang standar/norma yang menentukan baik/buruk, benar/salah perilaku, tindakan dan keputusan untuk mengarahkan kebijakan publik dalam rangka menjalankan tanggung jawab pelayanan publik.

Nilai-nilai dasar etika publik sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang ASN, yakni sebagai berikut:

1) memegang teguh nilai-nilai dalam ideologi Pancasila;

2) setia dalam mempertahankan UUD 1945;

3) menjalankan tugas secara profesional dan tidak memihak;

4) membuat keputusan berdasarkan prinsip keahlian;

5) menciptakan lingkungan kerja yang nondiskriminatif;

6) memelihara dan menjunjung tinggi standar etika luhur;

7) mempertanggung jawabkan tindakan dan kinerja publik;

8) memiliki kemampuan menjalankan kebijakan pemerintah;

9) memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat, akurat, berdaya guna, berhasil guna, dan santun;

10) mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi;

11) menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja sama;

12) mengutamakan pencapaian hasil dan mendorong kinerja pegawai;

13) mendorong kesetaraan dalam pekerjaan

14) meningkatkan efektivitas sistem pemerintahan yang demokratis sebagai perangkat sistem karir.

Selain nilai - nilai dasar Etika Publik, terdapat juga Kode Etik ASN yang harus diterapkan. Kode Etik adalah aturan-aturan yang mengatur tingkah laku dalam suatu kelompok khusus, sudut

(10)

pandangnya hanya ditujukan pada hal-hal prinsip dalam bentuk ketentuanketentuan tertulis.

Berdasarkan Undang-Undang ASN, kode etik dan kode perilaku ASN yakni sebagai berikut:

1) Melaksanakan tugasnya dengan jujur, bertanggung jawab, dan berintegritas tinggi.

2) Melaksanakan tugasnya dengan cermat dan disiplin.

3) Melayani dengan sikap hormat, sopan, dan tanpa tekanan.

4) Melaksanakan tugasnya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

5) Melaksanakan tugasnya sesuai dengan perintah atasan atau Pejabat yang berwenang sejauh tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan etika pemerintahan.

6) Menjaga kerahasiaan yang menyangkut kebijakan negara.

7) Menggunakan kekayaan dan barang milik negara secara bertanggung jawab, efektif dan efisien.

8) Menjaga agar tidak terjadi konflik kepentingan dalam melaksanakan tugasnya.

9) Memberikan informasi secara benar dan tidak menyesatkan kepada pihak lain yang memerlukan informasi terkait kepentingan kedinasan.

10) Tidak menyalahgunakan informasi intern negara, tugas, status, kekuasaan, dan jabatannya untuk mendapat atau mencari keuntungan atau manfaat bagi diri sendiri atau untuk orang lain.

11) Memegang teguh nilai dasar ASN dan selalu menjaga reputasi dan integritas ASN. 10 Etika Publik

12) Melaksanakan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai disiplin pegawai ASN.

d. Komitmen Mutu

Komitmen mutu merupakan pelaksanaan pelayanan publik dengan berorientasi pada kualitas hasil.pelayanan publik yang bermutu memainkan peran sangat penting dalam menciptakan

(11)

lingkungan dan masyarakat yang lebih sejahtera, adil, dan dapat dijangkau semua orang.

Faktor yang bisa menjadi pendorong sekaligus menghambat upaya untuk meningkatkan kinerja ASN yang kreatif, inovatif, dan komitmen terhadap mutu, antara lain : perubahan pola pikir ASN, pergeseran budaya kerja, perbaikan tat kelola pemerintahan. Adapun nilai-nilai komitmen mutu antara lain:

1) Efektivitas dan Efisiensi

Dapat diartikan dengan berhasil guna, dapat mencapai hasil sesuai dengan target. Efektivitas menunjukkan tingkat ketercapaian target yang telah direncanakan, baik menyangkut jumlah maupun mutu hasil kerja sehingga dapat memberi kepuasan dan terpenuhinya kebutuhan pelanggan. Efisiensi dapat dihitung sebagai jumlah sumberdaya yang digunakan untuk menghasilkan barang dan jasa. Tingkat efisiensi diukur dari penghematan biaya, waktu, tenaga, dan pikiran dalam melaksanakan kegiatan.

2) Inovasi

Dapat muncul karena ada dorongan dari dalam (internal) untuk melakukan perubahan, atau bisa juga karena ada desakan kebutuhan dari pihak eksternal misalnya permintaan pasar.

Inovasi dalam layanan publik harus mencerminkan hasil pemikiran baru yang konstruktif, sehingga akan memotivasi setiap individu untuk membangun karakter dan mindset baru sebagai aparatur penyelenggara pemerintahan, yang diwujudkan dalam bentuk profesionalisme layanan publik yang berbeda dengan sebelumnya, bukan sekedar menjalankan atau menggugurkan tugas rutin.

3) Orientasi mutu

Mutu merupakan salah satu standar yang menjadi dasar untuk mengukur capaian hasil kerja. Mutu menjadi salah satu alat vital untuk mempertahankan keberlanjutan organisasi dan menjaga kredibilitas institusi. Orientasi mutu berkomitmen untuk senantiasa melakukan pekerjaan dengan arah dan tujuan untuk

(12)

kualitas pelayanan sehingga pelanggan menjadi puas dalam pelayanan.

4) Sepenuh hati

Melayani dengan sepenuh hati berarti memberikan layanan yang menyentuh hati, untuk menjaga dan memelihara agar masyarakat tetap setia.

5) Adaptasi

Mampu beradaptasi atau penyesuaian dengan perubahan yang ada untuk setiap tuntutan masyarakat termasuk perkembangan teknologi.

6) Perbaikan secara berkelanjutan

Melakukan upaya perbaikan secara berkelanjutan melalui berbagai cara antara lain dengan Pendidikan, pelatihan, pengembangan ide kreatif, kolaborasi.

e. Anti Korupsi

Anti Korupsi adalah tindakan atau gerakan yang dilakukan untuk memberantas segala tingkah laku atau tindakan yang melawan norma–norma dengan tujuan memperoleh keuntungan pribadi, merugikan negara atau masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung. Tindak pidana korupsi yang terdiri dari kerugian keuangan negara, suap-menyuap, pemerasan, perbuatan curang, penggelapan dalam jabatan, benturan kepentingan dalam pengadaan dan gratifikasi.

Indikator yang ada pada nilai dasar anti korupsi meliputi:

1) Mandiri yang dapat membentuk karakter yang kuat pada diri seseorang sehingga menjadi tidak bergantung terlalu banyak pada orang lain. Pribadi yang mandiri tidak akan menjalin hubungan dengan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab demi mencapai keuntungan sesaat;

2) Kerja keras merupakan hal yang penting dalam rangka tercapainya target dari suatu pekerjaan. Jika target dapat tercapai, peluang untuk korupsi secara materiil maupun non materiil (waktu) menjadi lebih kecil;

(13)

3) Berani untuk mengatakan atau melaporkan pada atasan atau pihak yang berwenang jika mengetahui ada pegawai yang melakukan kesalahan;

4) Disiplin berkegiatan dalam aturan bekerja sesuai dengan undang-undung yang mengatur;

5) Peduli yang berarti ikut merasakan dan menolong apa yang dirasakan orang lain;

6) Jujur yaitu berkata dan bertindak sesuai dengan kebenaran (dharma);

7) Tanggung jawab yaitu berani dalam menanggung resiko atas apa yang kita kerjakan dalam bentuk apapun;

8) Sederhana yang dapat diartikan menerima dengan tulus dan iklas terhadap apa yang telah ada dan diberikan oleh Tuhan kepada kita;

9) Adil yaitu memandang kebenaran sebagai tindakan dalam perkataan maupun perbuatan saat memutuskan peristiwa yang terjadi.

2. Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI

Kedudukan Pegawai Negeri didasarkan pada Pasal 10 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara, yaitu Pegawai ASN sebagai unsur aparatur yang bertugas melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas; dan mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

a. Manajemen ASN

Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai ASN yang Profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Manajemen ASN lebih menekankan kepada pengaturan profesi pegawai sehingga diharapkan agar selalu tersedia sumber daya aparatur sipil negara yang unggul selaras dengan perkembangan jaman. ASN terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kontrak (PPPK).

(14)

Pegawai ASN yang memiliki kedudukan dan peran sebagai unsur aparatur negara yang menjalankan kebijakan yang ditetapkan pimpinan instansi pemerintah sebagai Perencana, Pelaksana, dan Pengawas penyelenggara tugas umum pemerintahan serta harus bebas dari politik praktik. Untuk menjalankan peran tersebut maka ASN berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan pemersatu bangsa.

Pengelolaan PNS tidak hanya berkaitan dengan arah pengembangan sumber daya aparatur, tetapi sekaligus bentuk sejauh mana negara mampu mengapresiasi warga negaranya yang bersedia dan berkompeten menjadi PNS. Hal ini diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen PNS.

b. Whole of Government (WoG)

Whole of Government (WoG) merupakan sebuah pendekatan penyelenggaraan pemerintahan dengan menyatukan upaya-upaya kolaboratif pemerintahan dari keseluruhan sektor dalam ruang lingkup koordinasi yang lebih luas guna mencapai tujuan-tujuan pembangunan kebijakan, manajemen program dan pelayanan publik.

Oleh karenanya WoG juga dikenal sebagai pendekatan Interagency, yaitu pendekatan yang melibatkan sejumlah kelembagaan yang terkait dengan urusa-urusan yang relevan (Suwarno dan Tri Atmojo, 2017). WoG menjadi penting karena adanya beberapa faktor yaitu : 1) Faktor-faktor eksternal seperti dorongan publik dalam

mewujudkan integrasi kebijakan, program pembangunan dan pelayanan agar tercipta penyelenggaraan pemerintahan yang lebih baik

2) Faktor-faktor internal dengan adanya fenomena ketimpangan kapasitas sektoral sebagai akibat adanya kompetisi antar sektor dalam pembangunan.

3) Keberagaman latar belakang nilai, budaya, adat istiadat serta bentuk latar belakang lainnya mendorong disintegrasi bangsa.

WoG menjadi penting karena diperlukan upaya untuk memahami pentingnya kebersamaan dari seluruh sektor guna mencapai tujuan Bersama. Sikap, perilaku, dan nilai yang berorientasi sektor harus

(15)

dicairkan dan dibangun dalam fondasi kebangsaan yang lebih mendasar, yang mendorong adanya semangat persatuan dan kesatuan.

WoG dapat dikelompokkan menjadi empat jenis, yakni Integrating Service Delivery (ISD); Koordinasi dan Kolaborasi;

Integrating and Rebalancing Governance; dan Culture Change.

Sedangkan dalam sektor pelayanan publik, ada empat jenis layanan yang dapat dilakukan dengan menyatukan seluruh sektor terakit.

Keempat layanan tersebut adalah Layanan Administratif, Layanan Jasa, Layanan Barang dan Layanan Regulatif.

c. Pelayanan Publik

Dalam UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, menjelaskan bahwa pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Berbagai literatur administrasi publik menyebut bahwa prinsip pelayanan publik yang baik untuk mewujudkan pelayanan prima adalah:

1) Partisipatif: pemerintah perlu melibatkan masyarakat dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi hasilnya;

2) Transparan: pemerintah sebagai penyelenggara pelayanan publik harus menyediakan akses bagi warga negara untuk mengetahui segala hal yang terkait dengan pelayanan publik yang diselenggarakan tersebut;

3) Responsif: pemerintah wajib mendengar dan memenuhi tuntutan kebutuhan warga negaranya;

4) Tidak diskriminatif: pemerintah tidak boleh membedakan antara satu warga negara dengan warga negara yang lain atas dasar perbedaan identitas warga negara, seperti: status sosial, pandangan politik, enisitas, agama, profesi, jenis kelamin atau orientasi seksual, difabel, dan sejenisnya;

5) Mudah dan Murah: Penyelenggaraan pelayanan publik dimana masyarakat harus memenuhi berbagai persyaratan dan

(16)

membayar fee untuk memperoleh layanan yang mereka butuhkan harus diterapkan prinsip mudah, artinya berbagai persyaratan yang dibutuhkan tersebut masuk akal dan mudah untuk dipenuhi. Murah dalam arti biaya yang dibutuhkan oleh masyarakat untuk mendapatkan layanan tersebut terjangkau oleh seluruh warga negara;

6) Efektif dan Efisien: Penyelenggaraan pelayan publik harus mampu mewujudkan tujuan-tujuan yang hendak dicapainya (untuk melaksanakan mandat konstitusi dan mencapai tujuan-tujuan strategis negara dalam jangka panjang) dan cara mewujudkan tujuan tersebut dilakukan dengan prosedur yang sederhana, tenaga kerja yang sedikit, dan biaya yang murah;

7) Aksesibel: Pelayanan publik yang diselenggarakan oleh pemerintah harus dapat dijangkau oleh warga negara yang membutuhkan dalam arti fisik (dekat, terjangkau dengan kendaraan publik, mudah dilihat, gampang ditemukan, dan lain-lain.);

8) Akuntabel: semua bentuk penyelenggaraan pelayanan publik harus dapat dipertanggung-jawabkan secara terbuka kepada masyarakat;

9) Berkeadilan: penyelenggaraan pelayanan publik harus dapat dijadikan sebagai alat melindungi kelompok rentan dan mampu menghadirkan rasa keadilan bagi kelompok lemah ketika berhadapan dengan kelompok yang kuat.

C. Tinjauan Pustaka tentang Core Isu

Arsip bersal dari bahasa yunani dari kata “archeon” artinya milik sebuah kantor. Secara sederhana arsip adalah cantuman (record), rekaman, catatan atau berkas sebuah lembaga, baik umum maupun prifat. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record/warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dan sebagainya), dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian.

(17)

Menurut Undang Undangan RI No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Peran penting arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi publik dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan suatu kegiatan. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai kontribusi dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengka, cepat dan benar huruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

(18)

BAB III

HASIL AKTUALISASI

A. Pelaksanaan Aktualisasi 1. Deskripsi Isu

Fungsi arsip sangatlah penting dalam perjalanan suatu organisasi karena arsip berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, dapat dijadikan alat bukti jika terjadi masalah, dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen, serta digunakan sebagai alat transparansi kinerja birokrasi. Maka dari itu arsip harus dikelola dengan tertib dan teratur, namun apabila arsip tidak dikelola dengan baik maka akan menimbulkan masalah bagi organisasi.

Seperti halnya yang terjadi pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim) di Kabupaten Kendal, kurang optimalnya pengarsipan surat-menyurat menimbulkan terkendalanya kinerja Petugas Protokol. Arsip yang menumpuk dan tidak tertata dengan rapi mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, arsip yang susah dicari dan membutuhkan waktu yang lama dalam proses pencarian kembali sangat tidak efektif dan menghambat pekerjaan.

Tidak terpenuhinya pelayanan publik yang prima, dikarenakan kurangnya tanggung jawab Aparatur terhadap tugas yang diberikan, belum adanya kesadaran akan pentingnya menjaga arsip dan meminimalisir kesalahan, hal tersebut melanggar kewajiban sebagai ASN yang harus melaksanakan tugas dengan penuh kesadaran (Manajemen ASN). Kurangnya koordinasi antara Panitia Pelaksana Kegiatan dengan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan yang selanjutnya disebut Prokopim. Tidak adanya pengembangan program dan pelayanan untuk meningkakan kualitas, serta belum terlaksananya cara kerja baru yang dilakukan untuk mempermudah kinerja tanpa terkendala perihal Administrasi (Whole of Government ).

Buruknya pengelolaan pengarsipan surat mulai dari perekapannya hingga penyimpanan surat-menyurat, sehingga pelayanan publik yang diberikan tidak maksimal. Kinerja Bagian Prokopim yang terkendala karena kurang maksimalnya sistem administrasi dalam pengarsipan

(19)

mengakibatkan kurang terorganisirnya agenda Pimpinan Daerah di Kabupaten Kendal (Pelayanan Publik).

2. Analisa Penyebab Isu

Penyebab belum optimalnya pengarsipan dalam surat-menyurat pada Bagian Prokopim di Kabupaten Kendal tahun 2021 antara lain karena perekapan surat-menyurat masuk / keluar yang belum dilakukan dengan optimal. Belum adanya Instruksi Kerja yang mengatur pengarsipan surat-menyurat mulai dari perekapan dan masih kurangnya koordinasi antar rekan kerja. Perekapan dan pengarsipan surat masih dilakukan secara manual, hal tersebut dianggap kurang efisien karena dalam proses pencarian berkas kembali akan memakan waktu yang relatif lama dikarenakan surat masuk dan keluar yang semakin lama akan semakin banyak (methods). Selain itu, ketidak sesuaian bidang dengan latar belakang pendidikan dari Agendaris, kurangnya penguasaan Agendaris tentang teknologi informasi dan komunikasi terkini, dan belum adanya pelatihan dalam penerapan teknologi informasi dan komunikasi terkini untuk perekapan dan pengarsipan surat (Man).

Map penyimpanan surat yang masih kurang dan rak penyimpanan arsip yang kurang tertata dengan baik dan masih tercampur dengan berkas atau dokumen lain sehingga rak penyimpanan arsip dokumen tampak penuh (materials). Belum adanya inovasi untuk menyelesaikan kendala dalam perekapan dan pengarsipan surat, serta masih belum adanya kebijakan dalam memberikan sanksi pada pegawai yang tidak memenuhi tanggung jawabnya juga berpengaruh pada masih kurang optimalnya perekapan dan pengarsipan surat-menyurat di Bagian Prokopim Kabupaten Kendal(environment).

Analisa penyebab belum optimalnya perekapan dan pengarsipan surat-menyurat di Bagian Prokopim Daerah Kabupaten Kendal di sajikan dalam bentuk diagram Fishbone, sebagai berikut :

(20)

Map penyimpanan surat yang masih kurang

Perekapan surat belum optimal

MATERIALS

METHODS Kurangnya pemahaman

tekhnologi informasi terkini MAN

Ketidak sesuaian bidang atau latar belakang pendidikan

Tidak ada panduan tentang pengarsipan surat

Sistem pengarsipan kurang efisien Tidak ada pelatihan

dalam pengarsipan surat

ENVIRONMENT

Tidak ada inovasi untuk menyelesaikan masalah Belum ada

kebijakan sanksi

Rak penyimpanan dokumen yang penuh dan berantakan

Kurangnya koordinasi antar rekan kerja

Belum optimalnya pengarsipan surat-menyurat pada

Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan

di Kabupaten Kendal tahun 2021

Gambar 3. Diagram Fishbone

3. Rencana Kegiatan yang akan dilakukan

Rencana kegiatan yang akan diterapkan untuk mengatasi isu atau permasalahan yang ada dengan memuat beberapa kegiatan yang inovatif, kreatif dan bermanfaat untuk memecahkan masalah tersebut.

Dari penyebab isu yang telah di identifikasi pada Fishbone Diagram, terdapat 5 (lima) kegiatan yang dapat dilakukan sebagai gagasan kreatif pemecah isu Belum optimalnya pengarsipan surat-menyurat di Bagian Prokopim Daerah Kabupaten Kendal tahun 2021, yaitu :

a. Membuat sistem pengarsipan digital menggunakan macro excel;

b. Membuat instruksi kerja tentang perekapan dan pengarsipan surat digital;

c. Sosialisasi pengoprasian sistem arsip digital d. Penataan ulang pengarsipan surat-menyurat;

e. Monitoring dan evaluasi;

(21)

Dari ke-lima kegiatan gagasan pemecah isu tersebut dapat diuraikan lebih detail lagi dalam rangkaian kegiatan, sebagai berikut :

a. Membuat sistem pengarsipan digital menggunakan macro excel;

Membuat sistem arsip digital merupakan langkah awal yang diambil Peserta untuk mengatasi masalah belum optimalnya pengarsipan surat-menyurat pada Bagian Prokopim Kabupaten Kendal. Terdapat perubahan konsep pada pelaksanaan pembuatan sistem arsip digital ini. Rencana awal sistem arsip digital dibuat terhubung dengan internet dan dapat diakses dimana saja, kapan saja dan oleh siapa saja, namun hal tersebut dianggap tidak perlu karena sifat arsip yang tertutup dan terbatas. Penggunaan sistem dapat diakses dengan atau tanpa terhubung dengan internet (online / offline) dan hanya bisa diakses oleh Agendaris atau sepengetahuan Agendaris. Tahapan kegiatan yang dilakukan, antara lain:

1) Konsultasi pada atasan langsung terkait pembuatan sistem arsip digital;

2) Mencari referensi terkait pengarsipan surat-menyurat dan penggunaan macro excel ;

3) Membuat sistem pengarsipan digital menggunakan Macro excel ; 4) Konsultasi kembali sistem arsip digital;

5) Perbaikan dan persetujuan.

Membuat sistem arsip digital ini direncanakan berlangsung selama 7 hari pada masa habituasi, namun pelaksanaannya berlangsung selama 9 hari masa habituasi yaitu sejak tanggal 3 - 15 September 2021. Terdapat beberapa hambatan yang dihadapi Peserta sehingga pelaksanaan kegiatan melampaui waktu yang telah ditentukan. Hal tersebut berdampak pada molornya pelaksanaan pada tahap kegiatan selanjutnya dan adanya tahap kegiatan yang dipersingkat guna terlaksananya lima gagasan pemecah isu yang ditargetkan selama 30 hari masa habituasi.

b. Membuat Instruksi Kerja tentang sistem pengarsipan surat;

Instruksi kerja tentang pengarsipan surat-menyurat meliputi Instruksi Kerja Surat Masuk secara manual dan digital, serta instruksi kerja surat keluar. Tidak ada perubahan dalam pelaksanaan kegiatan

(22)

membuat instruksi kerja ini. Tahapan kegiatan yang dilakukan, antara lain:

1) Konsultasi pada atasan langsung terkait Instruksi Kerja tentang pengarsipan surat-menyuratl ;

2) Mencari referensi terkait Insruksi Kerja dan mendiskusikannya kepada rekan kerja;

3) Menyusun Instruksi Kerja Pengarsipan surat-menyurat secara manual dan digital ;

4) Konsultasi kembali draft;

5) Perbaikan dan persetujuan.

Pelaksanaan membuat instruksi kerja ini berlangsung selama 6 hari pada masa habituasi yaitu tanggal 15 - 22 September 2021. hal ini melebihi tenggat waktu yang ditargetkan dalam pembuatan instruksi yaitu sampai tanggal 17 September 2021. Hal ini terjadi karena kegiatan sebelumnya yang memakan waktu lebih banyak sehingga pelaksanaan kegiatan membuat instruksi ini mengalami keterlambatan. Selain itu, kurangnya pemahaman peserta terkait pembuatan instruksi kerja juga menjadi hambatan yang mempengaruhi tidak terlaksananya kegiatan sesuai rencana.

c. Sosialisasi pengoprasian sistem arsip digital;

Sosialisasi pengoprasian sistem digital dilaksanakan guna memperkenalkan dan mempelajari pengoprasian sistem arsip digital yang di buat oleh Peserta. Sosialisasi mulanya akan diberikan kepada Agendaris dan rekan kerja lainnya namun dengan pertimbangan sifat arsip yang tertutup dan rahasia dan belum sempurnanya sistem sehingga sosialisasi hanya dilakukan kepada Agendaris. Dalam pelaksanaan sosialisasi, Peserta mempersiapkan media sosialisasi yang dapat membantu keberhasilan kegiatan.

Media sosialsasi ini awalnya direncanakan dalam bentuk vidio namun pada pelaksanaannya berupa buku manual. Walaupun media sosialisasi yang dibuat tidak sesuai rencana, namun hal tersebut tidak menurunkannilali fungsi dan efisiensi media.

Tahapan kegiatan yang dilakukan, antara lain :

(23)

1) Konsultasi pada atasan langsung tentang sosialisasi pengoprasian Macro excel dengan Instruksi Kerja ;

2) Memepersiapkan bahan dan media untuk sosialisasi serta kontak waktu untuk mulai penerapan Instruksi kerja dan sistem pengarsipan digital;

3) Pelaksanaan sosialisasi pengoprasian Macro excel dengan Instruksi Kerja;

4) Melaporkan kegiatan sosialisasi ke atasan langsung.

Persiapan pelaksanaan sosialisasi pengoprasian sistem arsip digital berlangsung sejak tanggal 22 - 24 September 2021, namun pelaksanaan sosialisasi terlaksana pada tanggal 29 September 2021 yang dilakukan setelah membuat perjanjian waktu bersama agendaris. Kegiatan ini mulanya direncanakan hanya berjalan selama 2 hari namun pada pelaksanaannya, Peserta mendapat hambatan dalam pembuatan media sosialisasi dan padatnya kegiatan kantor yang mengakibatkan molornya pelaksanaan sosialisasi.

d. Penataan ulang pengarsipan surat-menyurat;

Penataan ulang pengarsipan surat menyurat meliputi penataan berkas arsip (hard file) hingga perekapan digital yang mengubah berkas (hard file) menjadi (soft file). Tidak ada perubahan pada pelaksanaan dari yang telah direncanakan. Kegiatan berjalan lancar dengan sedikit hambatan. Tahapan kegiatan yang dilakukan, antara lain :

1) Konsultasi pada atasan langsung mengenai penginputan arsip digital ke Google Drive dan penataan ulang rak penyimpanan arsip hardfile;

2) Mengatur jadwal untuk pengarsipan digital maupun hardfile;

3) Persiapan alat dan bahan untuk merapikan arsip surat hardfile dalam rak penyimpanan;

4) Pelaksanaan penataan ulang arsip surat meliputi pengarsipan digital dan penataan ulang rak penyimpanan;

5) Melaporkan kegiatan Pelaksanaan penataan ulang arsip surat kepada Atasan langsung.

(24)

Penataan ulang arsip mulanya direncanakan berlangsung selama 13 hari mulai dari persiapannya hingga pelaksanaannya namun pada pelaksanaannya hanya berlangsung selama 8 hari yaitu pada tanggal 22, 30 September 2021, dan 1-8 Oktober 2021.

Pelaksanaan sosialisasi ini dipersingkat karena dampak dari kegiatan sebelumnya yang terlaksana melebihi waktu yang ditargetkan.

e. Monitoring dan evaluasi;

Monitoring dan evaluasi mencangkup mulai dari proses pengumpulan data realisasi program, pelaporan kegiatan, hingga penilaian dan evaluasi capaian kerja. Tidak ada perubahan pada pelaksanaan kegiatan ini namun waktu pelaksaanaannya dipersingkat menjadi 3 hari masa habituasi yaitu sejak tanggal 8-12 Oktober 2021. Kegiatan yang dilakukan, antara lain:

1) Konsulatasi dengan atasan langsung terkait kegiatan monitoring dan evaluasi;

2) Membuat ceklist monitoring sistem pengarsipan digital, Instruksi Kerja , dan penataan arsip hard file;

3) Melaksanakan monitoring dan evaluasi;

4) Melaporkan hasil monitoring dan evaluasi pada atasan langsung;

5) Perbaikan dan pengembangan sistem pengarsipan digital dan Instruksi Kerja;

6) Diseminasi hasil monitoring kepada rekan kerja.

4. Tabel Rekapitulasi Capaian Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan gagasan pemecah isu berjalan kurang lancar karena terdapat beberapa hambatan yang ditemui Peserta. Hambatan tersebut berupa kurangnya pemahaman Peserta, padatnya aktifitas dan tugas kantor, dan hambatan lain yang akan dijelaskan lebih detail pada tabel rekapitulasi capaian kegiatan dibawah ini :

(25)

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Hasil Kegiatan Hambatan dan Solusi Perubahan Kegiatan Keterangan 1. Membuat sistem

pengarsipan digital menggunakan macro excel

Sistem pengarsipan surat-menyurat

digital dan

terintegrasi

menggunan Macro Excel

Bukti : Tangkapan layar sistem pengarsipan digital

Sistem arsip digital awalnya

direncanakan dapat diakses dimana saja, kapan saja dan oleh siapa saja, namun mempertimbangkan sifat arsip yang tertutup dan terbatas akhirnya sistem

dibuat lebih

sederhana dan hanya bisa diakses oleh Agendaris dan/atau sepengetahuan Agendaris.

Kegiatan membuat sistem pengarsipan digital menggunakan

macro excel

terlaksana pada hari-1 hingga hari ke-9. Kegiatan ini melampaui target yang seharusnya selesai pada hari ke-7.

a. Konsultasi dengan Atasan langsung terkait pembuatan sistem pengarsipan digital

Arahan, masukan, dan persetujuan

dari Atasan

langusung

Bukti :

Notulen dan foto pertemuan

Hambatan :

padatnya kegiatan yang dilakukan oleh Peserta

maupun Atasan

langsung sehingga tidak dapat bertemu dengan mudah.

Solusi :

Solusi yang dilakukan

adalah dengan

Tidak ada perubahan kegiatan dalam

rencana dan

pelaksanaan.

Terlaksana pada hari ke-2 masa habituasi atau hari Senin, 6 September 2021

(26)

membuat janji dan jadwal pertemuan terkait konsultasi dengan mentor

b. Mencari referensi terkait pengarsipan surat-menyurat dan penggunaan Macro Excel

Rancangan sistem arsip digital

Bukti : link referensi, Blue print sistem arsip digital

Hambatan :

tidak banyaknya informasi yang menjelaskan tentang pembuatan sistem yang menjurus atau berfokus

pada sistem

pengarsipan

surat-menyurat digital.

Solusi :

dengan mencari tau lebih banyak informasi terkait penggunaan Macro excel dan mempelajarinya

rencana dan

pelaksanaan.

Terlaksana pada hari ke-3 dan ke-4 masa habituasi atau tanggal 7 - 8 September 2021

c. Membuat sistem pengarsipan digital menggunakan Macro excel

Sistem arsip digital menggunakan Macro excel

Bukti : foto tangkapan layar sistem arsip digital

Hambatan : kurangnya

pengetahuan dan penguasaan Peserta terkait sistem Macro excel.

Solusi :

mencari tau lebih

Terdapat perubahan

konsep dalam

pembuatan sistem arsip digital.

Terlaksana pada hari ke-5 dan ke-6 masa habituasi atau tanggal 9-10 September 2021

(27)

banyak informasi terkait pengoprasian Macro

excel dan

mempelajarinya.

Bertanya kepada rekan kerja yang memahami tentang ilmu informasi dan komunikasi terkini terlebih memahami tentang pengoprasian sistem Macro excel d. Konsultasi kembali

sistem Arsip digital Koreksi dan arahan

dari Atasan

Langsung

Bukti : notulen pertemuan dan foto pertemuan

Hambatan : -Solusi : -

rencana dan

pelaksanaan.

Terlaksana pada hari ke-7 masa habituasi atau tanggal 13 September 2021

e. Perbaikan dan

persetujuan Perbaikan sistem dan persetujuan penggunaan sistem arsip digital oleh Atasan Langsung Bukti : notulen pertemuan dan foto perbandingan

sebelum dan

pengetahuan dan penguasaan Peserta terkait sistem Macro excel

Solusi :

mencari tau lebih banyak informasi terkait

rencana dan

pelaksanaan, namun waktu perbaikan melebihi target waktu yang telah ditetapkan.

(28)

setelah di koreksi pengoprasian Macro

excel dan

mempelajarinya.

Bertanya kepada rekan kerja yang memahami tentang ilmu informasi dan komunikasi terkini terlebih memahami tentang pengoprasian sistem Macro excel 2. Membuat Instruksi

Kerja pengarsipan surat

Memberikan

gambaran yang jelas dan mudah dalam

menggunakan aplikasi.

Instruksi Kerja yang berisi tentang tata cara Pengarsipan Surat-menyurat secara umum dan digital

Bukti : Instruksi Kerja

Tidak ada perubahan pada kegiatan membuat Instruksi kerja pengarsipan surat-menyurat hanya saja perbaikan sistem yang molor dari target sehingga kegiatan membuat instruksi juga mengalami keterlambatan

Kegiatan membuat Instruksi kerja terlaksana pada hari ke-9 hingga hari ke-14. Kegiatan ini melebihi target dari yang direncanakan

a. Konsultasi pada atasan langsung terkait Instruksi

dari Atasan

Hambatan : -

Solusi :

rencana dan

Terlaksana pada hari ke-9 masa habituasi atau tanggal 15

(29)

Kerja tentang pengarsipan

surat-menyurat

langsung

- pelaksanaan. September 2021

b. Mencari referensi terkait Insruksi

Kerja dan

mendiskusikannya kepada rekan kerja

referensi terkait Insruksi Kerja

Bukti : link referensi Instruksi Kerja, foto diskusi bersama rekan kerja

Hambatan : -Solusi : -

rencana dan

pelaksanaan.

c. Menyusun Instruksi Kerja Pengarsipan surat-menyurat secara manual dan digital

Draft Instruksi Kerja

Bukti : draft Instruksi Kerja

Hambatan :

Tidak banyak informasi mengenai susunan Instruksi kerja.

Solusi :

Berkonsultasi dengan

Atasan yang

memahami terkait Instruksi kerja.

rencana dan

pelaksanaan.

d. Konsultasi

kembali draft Evaluasi draft Instruksi Kerja Bukti : foto

Hambatan : -

Solusi : -

rencana dan

pelaksanaan.

(30)

pertemuan e. Perbaikan dan

persetujuan Instruksi Kerja yang telah mendapat persetujuan

Bukti : foto pertemuan dan instruksi kerja

Hambatan :

Padatnya kegiatan peserta dan Atasan sehingga persetujuan tidak dapat diajukan dengan segera.

Solusi :

Manajemen waktu yang baik

rencana dan

pelaksanaan, namun pelaksanaan tahap kegiatan berjalan lebih lama dari rencana.

3. Sosialisasi

pengoprasian sistem arsip digital kepada Agendaris

Pemahaman rekan kerja terkait cara pengoprasian sistem arsip digital

Bukti : foto pelaksanaan

sosialisasi

Terdapat perubahan pada pelaksanaan kegiatan sosialisasi yang awalnya akan di lakukan bersama rekan kerja dan agendaris namun dikarenakan

beberapa pertimbangan

akhirnya sosialisasi hanya dilakukan kepada Agendaris yang berwenang dalam mengelola pengarsipan

surat-menyurat

Kegiatan sosialisasi pengoprasian sistem arsip digital terlaksana pada hari ke-9 hingga hari ke-14. Kegiatan ini melampaui target yang seharusnya selesai pada hari ke-7.

(31)

a. Konsultasi pada atasan langsung tentang sosialisasi pengoprasian Macro excel

dari Atasan

langsung

Hambatan : -

Solusi : -

rencana dan

pelaksanaan.

b. Mempersiapkan bahan dan media untuk sosialisasi serta kontrak waktu

untuk mulai

penerapan Instruksi kerja dan sistem pengarsipan digital

Draft bahan

sosialisasi

Bukti : buku manual pengarsipan digital

pengetahuan terkait penyusunan buku petunjuk pengoprasian (manual).

Solusi :

Mencari informasi lebih banyak tentang penyususnan buku manual dan berdiskusi bersama rekan kerja

yang memahami

tentang sistem informasi masa kini.

Media sosialisasi mulanya

direncanakan dalam bentuk vidio tutorial pengoprasian sistem arsip digital namun karena keterbatasan waktu akhirnya media sosialisasi di buat dalam bentuk buku manual.

c. Pelaksanaan sosialisasi pengoprasian

Macro excel

Pemahaman rekan kerja terkait cara pengoprasian sistem arsip digital

Hambatan : -Solusi :

Terlaksana pada hari ke-19 masa habituasi atau tanggal 29

(32)

dengan Instruksi

Kerja Bukti : foto

pelaksanaan sosialisasi

- September 2021

d. Melaporkan

kegiatan sosialisasi ke atasan langsung

Laporan kegiatan sosialisasi

Bukti : notulen dan foto pertemuan

Hambatan : -

Solusi : -

rencana dan

pelaksanaan

Terlaksana pada hari ke-22 masa habituasi atau tanggal 4 Oktober 2021

4. Penataan ulang pengarsipan

surat-menyurat

Arsip digital dan rak penyimpanan yang rapi dan tertata sesuai jenis dan waktu dokumen

Tidak ada perubahan kegiatan namun waktu pelaksanaan dipersingkat karena kegiatan sebelumya memakan lebih banyak waktu.

Kegiatan penataan ulang pengarsipan surat-menyurat terlaksana pada hari ke-20 hingga hari ke-26 masa habituasi.

a. Konsultasi pada atasan langsung mengenai penataan

ulang arsip

surat-menyurat

dari Atasan

langsung

Hambatan : -

Solusi : -

rencana dan

pelaksanaan.

Konsultasi dilakukan bersamaan dengan konsultasi kegiatan sosialisasi

b. Mengatur jadwal Jadwal pelaksanaan

penataan ulang Hambatan : Tidak ada perubahan Terlaksana pada hari