Hak cipta dan penggunaan kembali:
Lisensi ini mengizinkan setiap orang untuk menggubah, memperbaiki, dan membuat ciptaan turunan bukan untuk kepentingan komersial, selama anda mencantumkan nama penulis dan melisensikan ciptaan turunan dengan syarat yang serupa dengan ciptaan asli.
Copyright and reuse:
This license lets you remix, tweak, and build upon work
non-commercially, as long as you credit the origin creator
and license it on your new creations under the identical
terms.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Dunia Raya adalah perusahaan pabrikasi yang berlokasi di kawawan industry Jababeka Cikarang Bekasi yang bergerak dalam bidang supplier suku cadang kendaraan bermotor. Perusahaan ini merupakan pemasok sparepart kendaraan bermotor ke bengkel-bengkel yang ada di wilayah Jabodetabek, Pulau Jawa dan beberapa wilayah di Indonesia lainnya. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Joyce berdiri sejak tahun 2009.
Berikut ini adalah nama-nama produk yang dihasilkan oleh Dunia Raya seperti aki motor, busi motor, lampur motor, kampas rem, rantai motor, gear motor, V-belt, dll.
Gambar 2. 1 Katalog Produk
2.2. Struktur Organisasi Perusahaan
PT Dunia Raya merupakan perusahaan yang masih dalam kategori menengah kebawah sehingga dalam menjalankan bisnisnya tidak terlalu banyak karyawan.
Struktur organisasi yang masih ramping sehingga memungkinkan beberapa pekerjaan dilakukan oleh orang yang sama. Seperti perusahaan pada umumnya perusahaan dipimpin oleh Direktur Utama dan Direktur Operasional yang membawahi beberapa bagian dibawahnya seperti purchasing, warehouse dan produksi. Untuk bagian pendukung dalam hal administrasi kekaryawanan perusahaan mempunyai bagian human resources department yang bertugas melakukan penghitungan dan penggajian karyawan.
Berikut adalah struktur organisasi perusahaan secara umum dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi PT Dunia Raya
Sumber : PT. Dunia Raya Toyomoto Motorcycle Parts
OPERASIONAL
PURCHASING WAREHOUSE
HRD
PRODUKSI
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR OPERASIONAL
MARKETING
2.3. Tinjauan Pustaka 2.3.1. Manajemen
Manajemen adalah serangkaian aktifitas termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan, pengaturan, memimpin, dan mengontrol pada sumber daya yang organisasi miliki yaitu manusia, keuangan, fisik dan informasi dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien Griffin (2016).Manajemen operasi adalah manajemen sistem atau proses yang menciptakan barang atau menyediakan jasa Stevenson dan Chuong (2014, p. 4). Dalam pembuatan barang atau jasa terdapat suatu proses yang dinamakan dengan transformasi. Transformasi ialah suatu pengubahan masukan (input) menjadi keluaran (Output).
Menurut Jay Heizer dan Berry Rander (2014) dalam bukunya Operations Management Sustainability and Supply Chain Management menyatakan “Activities that relate to the creation of good and services through the transformation of inputs to outputs” sehingga manajemen operasional adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2012) “The process of coordinating and overseeing work activities of others so that they are completed efficiently and effectively with and through other people” maka management menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter adalah mengacu pada proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Menurut Lee J. Krajewski, Manoj K. Malhotra and Larry P. Ritzman (2016) dalam bukunya Operations Management Processes and Supply Chains menyatakan “An interrelated series of processes within and across firms that produces a service or product to the satisfaction of customer” sehingga supply chain adalah suatu rangkaian proses yang saling terkait untuk menghasilkan kepuasan pelanggan.
2.3.2. Fungsi Manajemen
1. Planning (Fungsi Perencanaan)
Fungsi planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam fungsi perencanaan kita harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Selain itu juga harus direncanakan cara dan metode terbaik untuk memenuhi tujuan tersebut.
Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan.
Setelahnya akan dilihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan menjadi proses terpenting dari semua fungsi manajemen. Tanpa adanya perencanaan maka fungsi-fungsi yang lainnya tidak akan dapat berjalan.
Hal-hal yang dilakukan dalam fungsi planning/perencanaan
Menetapkan arah dan tujuan perusahaan
Menentukan sumber daya yang akan digunakan
Menyusun langkah dan metode untuk mencapai tujuan
Menetapkan standar kesuksesan dalam berjalannya perusahaan
Manfaat fungsi perencanaan
Mempermudah pelaksanan tugas agar tepat dan terfokus ke arah tujuan yang ditetapkan
Menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
Memudahkan proses pengawasan karena sudah direncanakan
Menjadi pedoman dasar dalam menjalankan aktivitas di masa mendatang
2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)
Fungsi organizing dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Lebih detailnya berarti proses mengelompokkan semua orang, alat, tugas tanggung-jawab dan wewenang yang dimiliki hingga memunculkan kesatuan yang bisa digerakkan dalam mencapai tujuan.
Pengorganisasian akan mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi- bagi. Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau beberapa subdivisi lainnya.
Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
Hal-hal yang dilakukan dalam fungsi organizing/pengorganisasian
Membagi dan menetapkan tugas dan prosedur yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan
Menetapkan struktur perusahaan beserta wewenang dan tanggungjawabnya
Merekrut, menyeleksi, melatih dan mengembangkan tenaga kerja yang dibutuhkan
Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang paling tepat dan sesuai kemampuan
Manfaat fungsi pengorganisasian
Menghasilkan pembagian tugas yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan
Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
Memperjelas struktur perusahaan dari atas sampai bawah
Mengetahui tugas dan tanggungjawab masing-masing yang akan dijalankan
3. Actuating (Fungsi Pelaksanaan)
Fungsi actuating meliputi pelaksanaan kerja dan tugas yang diberikan. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja.
Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama antar semua anggota.
Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, keahlian dan kompetensi masing-masing yang telah ditetapkan.
Hal-hal yang dilakukan dalam fungsi actuating/pelaksanaan
Melaksanaan tugas dan kerja yang telah diberikan
Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan
Memastikan tanggungjawab yang diberikan telah dikerjakan
Manfaat fungsi pelaksanaan
Tiap pekerjaan bisa terselesaikan dengan terorganisir
Tiap tugas dan pekerjaan dapat dipantau dengan jelas
Tiap pekerja memiliki tugas dan arahan yang pasti dan sesuai
4. Controlling (Fungsi pengendalian)
Fungsi controlling meliputi kegiatan dalam menilai suatu kinerja yang berdasarkan pada standar yang sudah dibuat perubahan atau suatu perbaikan jika dibutuhkan.
Pengontrolan dibutuhkan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja perusahaan.
Media pengendalian pun bervariasi, bisa dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Yang terpenting terjadi pengawasan pada hal-hal menyimpang agar diketahui lebih dini dan bagaimana tugas-tugas dapat diselesaikan tepat waktu.
Hal-hal yang dilakukan dalam fungsi controlling/pengendalian
Melakukan evaluasi keberhasilan dalam proses mencapai tujuan sesuai indikator yang ditetapkan
Memastikan tiap penyimpangan yang terjadi sudah diatasi sejak dini
Memberi alternatif solusi atas masalah yang terjadi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan
Menentukan arahan selanjutnya jika tugas sudah diselesaikan
Manfaat fungsi pengendalian
Tugas dapat diselesaikan tepat waktu dengan baik
Penyimpangan yang terjadi bisa diatasi sejak dini dengan cepat
Tujuan perusahaan dapat dicapai sesuai indikator yang ditetapkan
2.3.3. Konsep Pengadaan Barang
Pengadaan barang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kegiatan produksi. Barang yang dimaksud diantaranya ialah bahan baku yang merupakan komponen utama sebagai masukan yang digunakan untuk kegiatan produksi. Proses pengadaan barang pada prinsipnya ialah bagaimana mendapatkan barang dengan kualitas baik, harga kompetitiv dan dapat tersedia sesuai dengan saat yang tepat. Pada proses pemilihan calon Vendor/Supplier terdapat beberapa pertimbangan penting diantaranya seperti kecocokan strategis, harga, kompetensi pemasok, ketepatan pengiriman, kinerja berkualitas, dan lain-lain.
Tahapan pemilihan supplier atau vendor menurut Heizer, Render, dan Munson (2017, p. 492):
1. Evaluasi Supplier/Pemasok
Pada tahapan ini perusahaan membandingkan beberapa calon Vendor dengan berbagai pertimbangan diantaranya harga, kemampuan proses produksi/sustainability, lokasi, sistem informasi yang teritegrasi, dan fakktor- faktor lain.
2. Pengembangan Supplier
Pada tahapan ini perusahaan harus memastikan bahwa supplier yang akan dipilih harus dapat memenuhi standar kualitas, spesifikasi, jadwal pengiriman, dan kebijakan procurement. Bagaimana cara mengintegrasikan supplier kedalam sistem yang dimiliki perusahaan ini juga merupakan bagian terpenting untuk menjaga kesinambungan pasokan bahan baku.
3. Negosiasi
Meskipun harga yang dibayar kepada vendor sering tidak fleksibel (karena tercantum pada price tag, atau tercantum pada suatu dokumen), sejumlah besar harga akhir yang dibayar dalam transaksi bisnis-ke-bisnis dapat dinegosiasikan.
Sebelum memilih vendor, penting untuk melakukan negosiasi harga dengan vendor.
Hal penting juga dalam proses pengadaan barang ialah negosiasi dimana proses ini adalah untuk mendapatkan formulasi kerjasama yang saling menguntungkan. Pada prinsipnya terdapat 3 jenis strategi negosiasi:
Cost-Based Price Model
Model ini mengharuskan supplier terbuka terhadap purchaser, dimana harga kontrak berdasarkan waktu dan material pada biaya yang tetap dengan perjanjian yang dapat mengakomodasi perubahan dalam biaya material dan gaji vendor.
Market-Based Price Model
Model ini mendasarkan harga pada harga – harga yang di terbitkan, harga lelang, dan harga indeks.
Competitive Bidding
Competitive Bidding adalah kebijakan yang umum diterapkan pada perusahaan untuk kebanyakan proses pembeliannya. Bidding biasa dilakukan apabila purchaser memiliki beberapa supplier yang potensial dan setiap supplier mengirim quotation untuk berkompetisi. Supplier dengan harga termurah lah yang akan memenangkan competitive bidding.
4. Kontrak
Kontrak didesain untuk berbagi resiko, berbagi keuntungan, dan menciptakan struktur yang mendorong anggota supply chain untuk mengadopsi kebijakan yang optimal untuk seluruh rantai. Hal yang sering terjadi pada kontrak adalah diskon quantity (harga lebih murah untuk pembelian dalam jumlah besar), buyback (pembelian kembali unit yang tidak terjual), dan revenue sharing (dimana kedua partner berbagi resiko dan ketidakpastian dengan berbagi pendapatan / revenue).
2.3.3 Penjualan / Sales
Penjualan adalah berkumpulnya seorang pembeli dan penjual dengan tujuan melaksanakan tukar menukar barang dan jasa berdasarkan pertimbangan yang berharga misalnya pertimbangan uang. Winardi (2005:26). Sedangkan menurut Thamrin Abdullah dan Francis Tantri (2016:3) pemjualan adalah bagian dari promosi dan promosi adalah salah satu bagian dari keseluruhan sistem pemasaran.
Basu Swasta dan Irawan (2001:32) mengemukakan bahwa suatu perusahaan mempunyai tiga tujuan dalam penjualan, yaitu:
1. Mencapai volume penjualan tertentu.
2. Mendapatkan laba tertentu.
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
Usaha-usaha untuk mencapai ketiga tujuan tersebut tidak sepenuhnya hanya dilakukan oleh pelaksana penjualan atau para tenaga penjualan, akan tetapi dalam hal
ini perlu adanya kerja sama dari beberapa pihak diantaranya adalah fungsionaris dalam perusahaan seperti bagian dari keuangan yang menyediakan dana, bagian produksi yang membuat produk, bagian personalia yang menyediakan tenaga kerja.
Ada berbagai cara penjualan, menurut Swasta (2001:124)
1. Penjualan Langsung (Direct Selling)
Penjualan langsung merupakan cara penjualan di mana penjualan langsung berhubungan / berhadapan / bertemu muka dengan calon pembeli atau langganannya.
Penjualan langsung ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
Penjualan melalui toko
Penjualan diluar toko
2. Penjualan Tidak Langsung (Inderect Selling)
Dimuka telah dibahas tentang pengertian menjual beserta definisinya dalam mana penjualan itu terjadi antara penjualan dan pembeli dengan bertemu muka. namun dalam praktek terdapat variasi “menjual” yang dilakukan oleh para penjual, yaitu tidak menggunakan individu atau tenaga-tenaga penjualan. Penjualan tidak langsung antara lain: Penjualan surat/pos, Penjualan melalui telepon, Penjualan dengan mesin otomatis.
Ada beberapa strategi pemasaran menurut para ahli, diantaranya adalah :
Kotler dan Amstrong
Menurut Kotler dan Amstrong (2008), pengertian strategi pemasaran adalah logika pemasaran dimana unit bisnis berharap untuk menciptakan nilai dan memperoleh keuntungan dari hubungannya dengan konsumen.
Kurtz
Menurut Kurtz (2008), pengertian strategi pemasaran adalah keseluruhan program perusahaan dalam menentukan target pasar dan memuaskan konsumen dengan membangun kombinasi elemen dari marketing mix; produk, distribusi, promosi, dan harga.
Philip Kotler
Menurut Philip Kotler, pengertian strategi pemasaran adalah suatu mindset pemasaran yang akan digunakan untuk mencapai tujuan pemasaran, dimana di dalamnya terdapat strategi rinci mengenai pasar sasaran, penetapan posisi, bauran pemasaran, dan budget untuk pemasaran.
Tjiptono
Menurut Tjiptono, pengertian strategi pemasaran adalah alat fundamental yang dirancang untuk mencapai tujuan perusahaan dengan mengembangkan keunggulan daya saing yang berkesinambungan melewati pasar yang dimasuki, dan progam pemasaran yang digunakan untuk melayani pasar target tersebut.
Stanton
Menurut Stanton, pengertian strategi pemasaran adalah sesuatu yang melingkupi semua sistem yang memiliki hubungan dengan tujuan untuk merencanakan dan menentukan harga hingga mempromosikan dan menyalurkan produk (barang atau jasa) yang dapat memuaskan konsumen.
Secara garis besar ada 4 strategi pemasaran, diantaranya adalah : 1. Meningkatkan Motivasi untuk Melihat Masa Depan
Strategi pemasaran berupaya untuk memotivasi manajemen perusahaan agar berpikir dan melihat masa depan dengan cara yang berbeda. Hal ini sangat diperlukan untuk menjaga kelangsungan perusahaan di masa mendatang.
Penting bagi perusahaan untuk mengikuti ritme pasar, namun terkadang perusahaan juga harus memiliki gebrakan dengan sesuatu yang baru.
2. Koordinasi Pemasaran yang Lebih Efektif
Setiap perusahaan pasti memiliki strategi pemasarannya sendiri. Strategi pemasaran ini berfungsi untuk mengatur arah jalannya perusahaan sehingga membentuk tim koordinasi yang lebih efektif dan tepat sasaran.
3. Merumuskan Tujuan Perusahaan
Para pelaku usaha tentunya ingin melihat dengan jelas apa tujuan perusahaan mereka.
Dengan adanya strategi pemasaran maka pelaku usaha akan terbantu untuk membuat detail tujuan yang akan dicapai, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
4. Pengawasan Kegiatan Pemasaran
Dengan adanya strategi pemasaran maka perusahaan akan memiliki standar prestasi kerja para anggotanya. Dengan begitu, pengawasan kegiatan para anggota akan lebih mudah dipantau untuk mendapatkan mutu dan kualitas kerja yang efektif.
2.3.4 Manajemen Logistik
Manajemen logistik adalah suatu penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam kegiatan logistik dengan tujuan agar pergerakan personil dan barang dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Manajemen logistik adalah bagian dari proses supply chain management yang memiliki fungsi penting dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian efektifitas dan efisiensi penyimpanan dan aliran barang, pelayanan dan informasi, hingga ke titik konsumsi untuk memenuhi keperluan konsumen.
Dalam pelaksanaannya, logistics management memiliki beberapa fungsi penting yang saling terkait satu dengan lainnya. Adapun fungsi manajemen logistik adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Perencanaan dan Pemenuhan Kebutuhan
Logistics management berfungsi sebagai perancang dan penentu kebutuhan dari setiap program organisasi. Hal ini mencakup kegiatan analisis terkait produk yang akan dipakai, ketersediaan, dan skala prioritas.
Kegiatan perencanaan ini harus memperhatikan budget yang dimiliki oleh organisasi, aspek ketersediaan, dan juga kemudahan akses untuk mendapatkan barang.
2. Fungsi Penganggaran
Fungsi ini bertujuan untuk memastikan bahwa keperluan pengadaan barang sesuai dengan budget yang dimiliki. Jika biaya penganggaran logistik ternyata tidak sesuai dengan budget, maka diperlukan perubahan pada perencanaan.
3. Fungsi Pengadaan
Pada dasarnya logistics management lebih fokus pada pengadaan barang dan merupakan hal yang wajib. Ketika terjadi terjadi ketidakcocokan anggaran dan sulit mengubah perencanaan maka manajer logistik harus melakukan improvisasi untuk mengelola kegiatan logistik dengan anggaran terbatas.
4. Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran
Ini merupakan proses dimana barang yang telah didapatkan disimpan di tempat yang seharusnya. Selanjutnya, barang tersebut kemudian disalurkan kepada pihak lain yang berkepentingan sesuai dengan standar operasional prosedur.
5. Fungsi Pemeliharaan
Di dalam proses manajemen logistik juga mencakup pemeliharaan barang. Secara umum, tujuan pemeliharaan barang logistik adalah untuk memastikan barang yang disimpan tidak cepat rusak.
6. Fungsi Penghapusan
Di dalam kegiatan logistics management juga terdapat kegiatan penghapusan. Dalam hal ini fungsi penghapusan adalah untuk memisahkan barang yang rusak, memperbaiki barang yang rusak, dan mengganti barang yang rusak dengan yang sesuai.
7. Fungsi Pengendalian
Fungsi pengendalian dilakukan oleh seorang manajer logistik dengan tahapan sesuai dengan fungsi yang disebutkan di atas. Tujuan pengendalian ini adalah untuk memastikan setiap fungsi manajemen logistik dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Menerapkan kegiatan manajemen logistik yang baik secara berkesinambungan akan memberikan manfaat yang besar bagi suatu organisasi. Adapun beberapa manfaat manajemen logistik adalah sebagai berikut:
1. Persediaan
Dengan adanya logistics managament yang baik maka ketersediaan barang akan dapat dijamin sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
2. Transportasi
Kegiatan logistik tentunya membutuhkan alat transportasi sehingga organisasi yang memiliki logistics management yang baik akan memastikan ketersediaan transportasi untuk distribusi barang.
3. Fasilitas
Selain alat transportasi, ada berbagai fasilitas logistik yang dibutuhkan agar kegiatan logistik dapat berjalan dengan baik. Dengan adanya logstics management maka organisasi dapat mengetahui fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatannya.
4. Layanan
Memberikan layanan yang baik kepada pelanggan merupakan hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Pelayanan tersebut tidak hanya kepada konsumen tapi juga pada stakeholder lainnya, misalnya supplier.
5. Manajemen dan Administrasi
Setiap proses manajemen selalu didukung oleh kegiatan administrasi. Tujuannya adalah untuk memastikan setiap kegiatan tercatat dengan baik dan teratur sehingga informasi kegiatan logistik dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan.
6. Inbound Transportasi
Kegiatan ini bertujuan untuk menangani distribusi barang dan bahan baku dari supplier ke perusahaan. Dengan manajemen persediaan yang baik maka perusahaan lebih berpeluang bekerjasama dengan supplier yang memiliki kualitas barang yang baik dan ketersediaan yang memadai.
7. Outbound Transportasi
Kegiatan ini menangani distribusi dari perusahaan ke konsumen dan memastikan pengantaran barang dapat berjalan dengan baik.
8. Pemecahan Masalah
Di dalam proses penyediaan barang pasti akan ada masalah yang mungkin terjadi.
Dengan adanya manajemen logistik yang baik maka permasalahan dapat diantisipasi dan diatasi dengan tepat, cepat, dan akurat.
9. Informasi Kepada Konsumen
Pada umumnya konsumen melakukan tracking terhadap pengiriman barang yang dipesan. Dengan adanya logistics management yang baik maka penyampaian informasi terkait distribusi barang dapat dilakukan lebih terorganisir.
10. Kepercayaan dari Konsumen
Pelayanan terbaik kepada konsumen, baik itu pemberian informasi, ketepatan distribusi, dan pelayanan yang baik, pada akhirnya akan menghasilkan tingkat kepercayaan konsumen yang lebih besar kepada perusahaan. Hal ini kemudian akan menumbuhkan loyalitas konsumen terhadapa suatu perusahaan.
