i
LAPORAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
LABORATORIUM KEPEMIMPINAN-BREAKTHROUGH II DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XI
”OPTIMALISASI SISTEM APLIKASI PERIJINAN ONLINE BERBASIS WEBSITE DALAM PERCEPATAN
PENGURUSAN PERIJINAN PERIKANAN BUDIDAYA”
Disusun oleh:
Ir. Nasrul Efendi HSB, MSi.
NIP. 19650919 199703 1 003
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BADAN RISET DAN DAN SDM KELAUTAN DAN PERIKANAN BALAI DIKLAT APARATUR SUKAMANDI
TAHUN 2017
ii
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
Judul : ”Optimalisasi Sistem Aplikasi Perijinan Online Berbasis Website Dalam Percepatan Pengurusan Perijinan Perikanan Budidaya”
Telah disetujui di Sukamandi, pada hari :
Selasa, 16 Mei 2017
Coach,
Dede Sulaiman, APi, MSi.
NIP. 195907 12198303 1006
iii
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
Judul : ”Optimalisasi Sistem Aplikasi Perijinan Online Berbasis Website Dalam Percepatan Pengurusan Perijinan Perikanan Budidaya”
Telah diseminarkan di Sukamandi, pada hari:
Kamis, 17 Mei 2017
Project Leader,
Ir. Nasrul Efendi HSB, MSi.
NIP. 19650919 199703 1 003
Coach,
Dede Sulaiman, APi, MSi.
NIP. 195907 12198303 1006
Narasumber,
Alex T. Tobing, SH, Ma.
NIP. 19670410 199903 1 005
Mentor,
Direktur Produksi dan Usaha,
Ir. Umi Windriani, MM
NIP. 19610814 198503 2 002
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan proyek perubahan instansional Direktorat Produksi dan Usaha.
Laporan ini disusun dalam rangka memenuhi tugas sebagai peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan XI tahun 2017 di Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur, Sukamandi, Jawa Barat.
Penulis menyadari bahwa kelancaran dan keberhasilan penyusunan laporan ini bukanlah semata-mata hasil kerja pribadi, namun terdapat juga peranan dan pemikiran dari pihak lain. Oleh karena itu dengan segenap kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Direktur Jenderal Perikanan Budidaya, Kementerian Kelautan dan Perikanan yang telah memberikan kesempatan untuk mengikuti Diklat Pimpinan Tingkat III di BDA Sukamandi pada tahun 2017,
2. Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan Aparatur, Kementerian Kelautan dan Perikanan di Sukamandi yang telah memberikan dukungan fasilitas sarana dan prasarana pembelajaran,
3. Bapak Dede Soelaeman selaku coach yang telah banyak memberikan bimbingan dan petunjuk,
4. Direktur Produksi dan Usaha Ir. Umi Windriani, MM. selaku Mentor yang telah memberikan bimbingan, arahan dan kesempatan penulis melaksanakan proyek perubahan di Direktorat Produksi dan Usaha,
5. Segenap Coach/Widyaiswara yang telah memberikan pembekalan dan pembinaan selama masa Diklat Kepemimpinan Tingkat III, i
6. Istri dan anak-anak tersayang dan segenap keluarga yang telah memberikan dukungan selama penyusunan laporan ini,
7. Seluruh stakeholder internal dan eksternal yang terlibat dalam pelaksanaan proyek perubahan instansional ini,
8. Tim Pendukung proyek perubahan yang telah menjalankan tugasnya mendukung pelaksanaan proyek perubahan instansional ini.
ii Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi peningkatan kinerja organisasi Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya khususnya Direktorat Produksi dan Usah.
Sukamandi, Mei 2017 Penulis,
Ir. Nasrul Efendi, MSi
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
1. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Area Perubahan ... 3
1.3 Tujuan ... 4
1.3.1 Tujuan Jangka Pendek ... 4
1.3.2 Tujuan Jangka Panjang ... 4
1.3.3 Manfaat ... 5
1.4 Ruang Lingkup ... 5
1.5 Tolok Ukur Dan Faktor Kunci Keberhasilan ... 6
1.5.1 Tolok Ukur Keberhasilan ... 6
1.6 Faktor Kunci Keberhasilan ... 6
2. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ... 8
2.1 Roadmap / Milestone Proyek Perubahan ... 8
2.2 Stakeholder Proyek Perubahan ... 8
2.3 Strategi Mempengaruhi Stakeholder ... 9
2.4 Tata Kelola Proyek Perubahan ... 10
2.4.1 Struktur Organisasi Proyek Perubahan ... 11
2.4.2 Deskripsi Tugas Pelaksana Proyek Perubahan ... 11
2.5 Strategi Komunikasi ... 12
3. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ... 18
3.1 Capaian Proyek Perubahan ... 18
3.1.1 Sosialisasi Rencana Kegiatan Proyek Perubahan ... 19
3.2 Implementasi Website Aku Bisa ... 23
3.2.1 SIAPIH (Surat Ijin Pemasukan Ikan Hidup) ... 23
3.2.2 Lounching Website ... 38
3.3 Kendala dan Permasalahan ... 39
4. PENUTUP ... 40 L A M P I R A N
iv
DAFTAR TABEL
No Teks Hal
1. Pentahapan (Milestone) Pembuatan Sistem Pelayanan Online Perijinan Perikanan Budidaya ... 8
v
DAFTAR GAMBAR
No Teks Hal
1. Kuadran Kekuatan dan Ketertarikan Stakeholder... 10
2. Struktur Organisasi Proyek Perubahan. ... 11
3. Rapat Perencanaan Proyek Perubahan ... 13
4. Rakor dengan Para Staf Proyek Perubahan ... 14
5. Rapat Penjelasan Proyek Perubahann Kepada Tim Pendukung ... 15
6. Rapat Penjelasan Proyek Perubahann Kepada Kepada Staf Dit dan UsahaTim Pendukung ... 16
7. Pelaksanaan Cek Fisik Kapal Pengankut Ikan Hidup ... 16
8. Rapat Koordinasi Proyek Perubahan Bersama Ijin Impor Ikan Hidup ... 17
9. Rapat Penjelasan degan Pihak Developer Website ... 17
10. Diagram Alur SIAPIH ... 20
11. Diagram Alur SIKPI ... 21
12. Diagram Alur RPIPM ... 22
13. Sosialisasi Proper bersama PT. Arun Prakarsa Inforindo ... 23
14. Tampilan Login ... 23
15. Tampilan Daftar Pengguna ... 24
16. Tampilan Tambah Pengguna ... 25
17. Tampilan Daftar Ikan ... 25
18. Tampilan Tambah Ikan ... 26
19. Tampilan Daftar Perijinan ... 26
20. Tampilan Tambah Perijinan ... 27
21. Tampilan Login Pelaku Usaha ... 28
22. Tampilan Register Pelaku Usaha ... 29
23. Tampilan Register User Pelaku Usaha ... 30
24. Tampilan Dashboard Pelaku Usaha ... 30
25. Tampilan Daftar Penggun ... 31
26. Gambar Tambah Pengguna ... 31
vi
No Teks Hal
27. Tampilan Daftar Perijinan ... 32
28. Tampilan Tambah Perijinan ... 32
29. Tampilan Detail Perijinan ... 33
30. Tampilan Email Notifikasi Admin ... 33
31. Tampilan Email Notifikasi Pelaku Usaha ... 34
32. Tampilan Email Notifikasi Pesan perbaikan ... 35
33. Tampilan Daftar Perijinan PTSP ... 36
34. Tampilan Daftar Perijinan Ditjen ... 36
35. Tampilan Daftar Perijinan Direktur ... 37
36. Tampilan Daftar Perijinan Kasubdit ... 37
37. Tampilan Daftar Perijinan Kepala Seksi Perijinan ... 37
38. Tampilan Daftar Perijinan Staff ... 38
39. Rapat Koordinasi Peluang Penggunaan Server Sementara di UPT Karantina Ikan Cilangkap di Ruang Rapat PUSDATIN ... 39
vii
DAFTAR LAMPIRAN
No Teks Hal
1. Tahapan Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan. ... 42 2. Undangan Pusdatin dalam rangka membahas Domain Perijinan
Online Ditjen Perikanan Budidaya ... 43 3. Laporan Final Pekerjaan Jasa Konsultan Pembuatan Data Base
Pengembangan Sistem Perijinan Online ... 44 4. Daftar Isi Laporan Final Pekerjaan Jasa Konsultan Pembuatan Data
Base Pengembangan Sistem Perijinan Online ... 45 5. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan tentang Satu data
Kelautan dan Perikanan ... 46 6. Surat Keputusan Direktur Produksi dan Usaha tentang Penunjukan
Co-Project Leader ... 48 7. Surat Keputusan Direktur Produksi dan Usaha tentang Penunjukan
Tim Teknis ... 50 8. Surat Keputusan Direktur Produksi dan Usaha tentang Penunjukan
Tim Monitoring dan Evaluasi ... 53
1
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sub Direktorat Pelayanan Usaha merupakan salah satu unit kerja setingkat eselon-III di lingkup Direktorat Produksi dan Usaha Direkorat Jenderal Perikanan Budidaya. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 6/Permen-KP/2017 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kementerian Kelautan Dan Perikanan, Sub Direktorat Pelayanan Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pemberian bimbingan teknis dan supervisi, serta evaluasi dan pelaporan di bidang perijinan dan pemantauan.
Dalam melaksanakan tugasnya, Sub Direktorat Pelayanan Usaha menyelenggarakan fungsi:
a. penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang perencanaan, pemantauan perijinan usaha pembudidayan ikan dan pemasukan ikan hidup serta rekomendasi usaha pembudidayaan ikan;
b. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang perencanaan, pemantauan perijinan usaha pembudidayan ikan dan pemasukan ikan hidup serta rekomendasi usaha pembudidayaan ikan;
c. penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang perencanaan, pemantauan perijinan usaha pembudidayan ikan dan pemasukan ikan hidup serta rekomendasi usaha pembudidayaan ikan;
d. penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis di bidang perencanaan, pemantauan perijinan usaha pembudidayan ikan dan pemasukan ikan hidup serta rekomendasi usaha pembudidayaan ikan; dan
e. pelaksanan evaluasi dan pelaporan di bidang perencanaan, pemantauan perijinan usaha pembudidayan ikan dan pemasukan ikan hidup serta rekomendasi usaha pembudidayaan ikan.
Dalam pelaksanaan secara teknis, sehari-hari Subdit Pelayanan Usaha melayani tiga jenis pelayanan usaha, yaitu : (1) Surat Ijin Kapal Pengangkut
2 Ikan Hidup yang diterbitkan dalam bentuk SIKPI; (2) Surat Ijin Pemasukan Ikan Hidup (SIAPIH); (3) Rekomendasi Pembudidayaan Ikan Penanaman Modal (RPIPM).
Hingga saat ini, sistem pelayanan perijinan yang diberikan masih bersifat manual, yakni dengan mengandalkan kontak langsung antara konsumen pemohon ijin dengan Petugas Pelayanan yang disiapkan oleh Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya. Selain itu semua dokumen yang disiapkan harus dokumen cetak sehingga pemohon harus mengantar langsung ke petugas Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP).
Banyaknya dokumen yang dipersyaratkan dan harus disiapkan oleh pemohon ijin sangat berpeluang untuk ketidaklengkapan persyaratan pada saat permohonan ijin disampaikan oleh konsumen. Kondisi tersebut berdampak terhadap lamanya waktu pengurusan ijin. Bagi pengurus ijin yang berasal dari sekitar Jakarta hal tersebut tidak terlalu menjadi masalah. Tetapi bagi yang berasal dari luar Jawa hal tersebut sangat merepotkan. Selain biaya yang sangat mahal khususnya untuk transportasi juga waktu yang diperlukan pun menjadi jauh lebih lama.
Sebagai langkah awal pelaksanaan proyek perubahan dilakukan identifikasi secara menyeluruh terhadap kegiatan–kegiatan yang dilakukan oleh Sub Direktorat Pelayanan Usaha dan menilainya berdasarkan kinerja telah dicapai dan permasalahan yang terjadi. Dari penilaian terlihat bahwa setidaknya terdapat 4 (empat) permasalahan yang perlu mendapat perhatian adalah:
a. Belum optimalnya Sistem Pelayanan Usaha Pemberian Ijin Usaha Perikanan Budidaya
Pemberian perijinan merupakan kinerja utama Subdit Pelayanan Usaha.
Pada pelaksanaannya MAsih menggunakan sistem manual yang sangat tergantung pada ketelitian petugas pelaksana, shingga sangat rentan terhadap kesalahan.
b. Belum adanya database Perusahaan yang melakukan permintaan perijinan usaha,
3 Data merupakan hal yang mendasar dan penting dalam menyusun perencanaan, tanpa didukung dengan data yang benar perencanaan menjadi tidak akurat. Data yang dimaksud adalah data perusahaan- perusahaan yang telah memperoleh ijin usaha perikanan budidaya.
c. Kurang optimalnya kualitas dokumen adminstrasi persyaratan yang harus dipenuhi oleh perusahaan dalam mengurus perijinan.
Dokumen persratan yang diperlukan sangat erring tidak lengkap. Kondisi tersebut menjadi kendala yang dapat memperpajang waktu pengurusan dokumen ijin perusahaan perikanan yang dibutuhkan.
d. Belum adanya informasi yang dapat dipantau langsung oleh pemohon saat perijinan berlangsung Perijinan.
Kondisi ini dapat memicu kecurigaan para pelaku pemohon ijin, karena tidak adanya transparansi informasi, baik dari petugas perijinan maupun lewat akses internet.
Hasil analisa dengan APKL terhadap permasalah yang ada terlihat bahwa masalah paling serius terjadi pada belum “Belum optimalnya Sistem Pelayanan Usaha Pemberian Ijin Usaha Perikanan Budidaya”.
1.2 Area Perubahan
Mengacu pada permasalahan-permasalahan tersebut maka dipandang perlu untuk membuat proyek perubahan dalam sistem pelayanan perijinan yakni pelayanan perijinan sistem online. Oleh karena itu Direktorat Produksi dan Usaha membangun Website yang diperuntukan perbaikan kualitas pelayanan perijinan perikanan budidaya. Website mampu mendeteksi kelengkapan dokumen yang telah dibuat berserta lampirannya. Aplikasi ini mampu menyimpan dan menyajikan data secara elektronik. Data elektronik ini dapat diakses secara terbuka atau terbatas sesuai dengan arahan pimpinan.
Pelaksanaan proyek perubahan dengan menggunakan website sebagai sarana penyiapan permintaan perijinan usaha perikanan budidaya dengan maksud dicapainya kondisi yang diharapkan sebagai berikut:
4 1. Meminimalkan terjadinya kesalahan dan ketidaktepatan penyampaian
persyaratan perijinan
2. Menghindari mengiriman dokumen yang tidak lengkap, 3. Ketepatan waktu penyampaian dokumen
4. Terpantaunya tahapan-tahapan yang sedang berlangsung setelah semua dokumen persyaratan terpenuhi.
1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek yang ingin dicapai meliputi terwujudnya pelayanan terpadu tentang sistem aplikasi perijinan online berwujud aplikasi berbasis website dalam percepatan pengurusan perijinan perikanan budidaya”
meliputi Terciptanya sebuah sistem kerja yang mempermudah dan mempercepat proses kerja aparatur
Memberikan informasi yang akurat, efektif dan efisien mengenai pelayanan perijinan publik.
Terciptanya peningkatan kualitas layanan pemerintah kepada masyarakat
Tersedianya informasi akurat dan bermutu sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan proses perijinan publik (penduduk dan pelaku bisnis).
Meningkatnya kesejahteraan dan nilai tambah dari pelayanan masyarakat.
1.3.2 Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang proyek perubahan adalah terciptanya pelayanan terpadu perijinan online secara berkelanjutan dan dan dapat diakses oleh seluruh lapisan masyarakat yang memenuhi azas transparansi dan akuntabel.
Terciptanya koordinasi kerja yang kuat di lingkungan organisasi pemerintah
Terciptanya komunikasi yang lebih erat antara Kementerian Kelautan dan Perikanan dengan masyarakat.
5 1.3.3 Manfaat
1. Mempermudah proses pelayanan terhadap permintaan perijinan publik.
2. Terciptanya koordinasi kerja yang kuat di lingkungan organisasi pemerintah.
3. Terselenggara sebuah Pemerintahan yang memenuhi azas transparansi dan akuntabel.
4. Mempermudah akses dan kontrol terhadap data perijinan publik.
5. Meminimalisir faktor “Human Error”.
6. Meningkatkan keamanan dan konsistensi data secara terpusat dan terintegrasi.
7. Membantu dalam proses kontrol pelaksanaan proses perijinan berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan.
8. Dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan.
9. Sebagai bagian dari proses Penguasaan Teknologi Informasi di lingkungan Pemerintah Daerah.
10. Mempermudah akses dan kontrol terhadap data perijinan publik.
11. Membantu dalam proses kontrol pelaksanaan proses perijinan berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan.
1.4 Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek perubahan terbagi atas 2 (dua) jangka waktu yakni jangka panjang dan jangka pendek. Dalam jangka pendek, ruang lingkup kegiatan yang menjadi target adalah :
1. Menyusun daftar rencana kegiatan dan anggaran 2. Sosialisasi rencana kegiatan proyek perubahan
3. Melaksanakan kegiatan penyusunan aplikasi sistem pelayanan online berbasis web
4. Melaksanakan ujicoba dan sosialisasi aplikasi baik Internal maupun stakeholder lainnya
5. Melakukan monitoring dan evaluasi sekaligus pemantapan aplikasi sistem pelayanan terpadu
6. Louncing aplikasi sistem pelayanan terpadu Ditjen Perikanan Budidaya.
6 7. Menyusun laporan proyek perubahan instansional.
1.5 Tolok Ukur Dan Faktor Kunci Keberhasilan 1.5.1 Tolok Ukur Keberhasilan
Ukuran akhir dari berhasilnya proyek perubahan ini adalah meningkatnya kinerja pegawai. Kineja merupakan gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan /program/kebijaksanan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi yang tertuang dalam perumusan perencanaan strategis (Strategic planning) suatu organisasi.
Pengukuran keberhasilan proyek perubahan dilakukan dengan melihat setiap segmen yang menjadi tolok ukur
a. Terlaksananya koordinasi secara baik dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses pelaksanaan proyek perubahan
b. Website telah tersedia, dapat diakses oleh seluruh Stakeholder pegawai dan dapat dioperasikan sesuai dengan SOP
c. Terlaksanya program monitoring oleh atasan langsung dengan frekuensi lebih sering
d. Terciptanya efisiensi pengurusan ijin secara online dibanding dengan sistem manual
e. Tersedianya data perijinan secara lebih cepat
f. Tidak adanya gangguan sistem saat aplikasi dioperasikan
1.6 Faktor Kunci Keberhasilan
Keberhasilan proyek perubahan akan terjadi bila faktor – faktor kunci dapat mendukung. Faktor-faktor kunci keberhasilan antara lain :
a. Arahan serta dukungan penuh dari Atasan langsung (Mentor) dan Coach
b. Soliditas Tim Efektif, serta kerjasama stakeholder dalam mencapai tujuan dan sasaran yang sama, disertai komitmen yang kuat untuk mewujudkan proyek perubahan
c. Didukung oleh anggaran serta perangkat yang memadai
7 d. Didukung oleh sistem maintenance perangkat yang optimal sehingga
tidak terjadi down sistem.
8
2. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
2.1 Roadmap / Milestone Proyek Perubahan
Proyek perubahan dilaksanakan sebagian besar sesuai dengan tahapan yang diusulkan pada proposal proyek perubahan, dengan tahapan seperti pada Tabel 1 berikut.
Tabel 1. Pentahapan (Milestone) Pembuatan Sistem Pelayanan Online Perijinan Perikanan Budidaya
No Tahapan Kegiatan Alokasi Waktu
1 Sosialisasi Rencana Kegiatan Proyek Perubahan
Minggu I-II (20-31 Maret 2017)
2 Pelaksanaan Kegiatan Penyusunan Website Sudah diselesaikan pada tahun 2016
3 Penyiapan Data Base Sudah diselesaikan pada
tahun 2016
4 Penetapan Aplikasi Sudah diselesaikan pada
tahun 2016
5 Lounching Website Minggu IV 10 April 2017
6 Penyusunan Laporan Proyek Perubahan Minggu V --VI (17 - 28 April 2017)
7 Seminar Hasil Proyek Perubahan Nasional Minggu VIII ( 1 Mei 2017)
2.2 Stakeholder Proyek Perubahan
Stakeholder yang terlibat dalam proyek perbahan ini terdiri atas Stakehoder Primer, Sekunder dan Kunci/Utama. Stakeholder Primer adalah orang atau kelompok yang secara langsung dipengaruhi atau mendapatkan keuntungan ataupun efek negatif akibat adanya proyek perubahan.
Stakehoder Sekunder adalah orang atau kelompok yang berperan dalam pengambilan keputusan namun tidah terpengaruh secara langsung oleh adanya proyek perubahan ini. Sedangkan Stakeholder Kunci/Utama adalah orang atau kelompok yang memiliki peran sentral dalam berjalannya proyek perubahan
9 a. Stakeholder Primer
Direktur Jenderal Perikanan Budidaya
Project Sponsor – Direktur Produksi dan Usaha
Project Leader – Kasubdit Pelayanan Usaha
Co Project Leader - Kasi Perijinan dan Kasi Pemantauan
Seluruh pegawai/Staf Subdit Pelayanan Usaha b. Stakeholder Kunci
Project Sponsor – Direktur Produksi dan Usaha
Project Leader – Kasubdit Pelayanan Usaha
Co-Project Leader – Kasi Perijinan dan Kasi Pemantauan
Working Team – Seluruh staf yang terkait dalam proses perijinan 2.3 Strategi Mempengaruhi Stakeholder
Untuk mendapatkan dukungan penuh dari semua stakeholder yang terkait dalam proyek perubahan, maka perlu strategi untuk dapat mempengaruhinya. Pengelompokan Stakeholder berdasarkan kekuatan dan ketertarikan pada proyek perubahan sebagaimana diagram pada gambar 1….
Strategi mempengaruhi Stakeholder adalah sebagai berikut :
a. Stakeholder dengan kriteria Promoters (high power/high interest) akan dilakukan koordinasi secara intensif guna memantapkan substansi proyek perubahan agar semua unsur yang mendukung terlaksananya proyek perubahan dapat dipenuhi secara tepat waktu dan tepat sasaran untuk memperoleh hasil yang maksimal, sehingga proyek perubahan dapat diimplementasikan.
b. Stakeholder dengan kriteria Latens (high power/low interest) perlu dilakukan pendekatan dan berkoordinasi dengan baik serta diinformasikan pentingnya pelaksanaan dari proyek perubahan, sehingga dapat mendukung pelaksanaan proyek perubahan tersebut untuk dapat kemudian dimanfaatkan sebagaimana mestinya.
10 Gambar 1. Kuadran Kekuatan dan Ketertarikan Stakeholder.
c. Stakeholder dengan kriteria Difenders (low power/high interest) merupakan stakeholder yang melaksanakan implementasi proyek perubahan, Oleh karena itu akan diberi pengertian tentang maksud dan tujuan dari proyek perubahan untuk kepentingan bersama sehingga dapat mendukung terlaksananya proyek ini.
d. Berdasarkan hasil pemetaan stakeholder sesuai kepentingannya, stakeholder dengan kriteria Apathetics (low power/low interest) perlu diinformasikan agar dukungannya bisa lebih meningkat.
2.4 Tata Kelola Proyek Perubahan
Proyek perubahan akan dikelola dengan melibatkan beberapa staf internal dan eksternal Subdit. Secara sistematis sistem pengelolaan terstruktur sebagai berikut.
11 2.4.1 Struktur Organisasi Proyek Perubahan
Gambar 2. Struktur Organisasi Proyek Perubahan.
2.4.2 Deskripsi Tugas Pelaksana Proyek Perubahan
a. Project Sponsor (Mentor) – Direktur Produksi dan Usaha.
Memberikan arahan dan supervisi Project Leader yang berhubungan dengan proyek perubahan
Membantu Project Leader dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada implementasi proyek perubahan
Melakukan koordinasi bersama dengan Coach dalam membantu Project Leader pada pelaksanaan proyek perubahan
b. Project Leader – Kasubdit Pelayanan Usaha
1. Bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek perubahan 2. Memimpin operasional proyek perubahan
3. Memberi arahan tentang tujuan yang diharapkan dari keseluruhan proyek perubahan
4. Mengatur alokasi waktu dan personil yang akan membantu melaksanakan proyek perubahan
12 c. Coach – Widyaiswara
1. Memberikan saran dan masukan kepada Project Leader tentang proyek perubahan yang dilaksanakan
2. Melakukan monitoring kegiatan Project Leader pada tahapan implementasi proyek perubahan yang diusulkan
3. Melakukan koordinasi dengan Project Sponsor (Mentor) dalam membantu Project Leader melakukan proyek perubahan
d. Coproject Leader–Kepala Seksi Perijinan dan Kepala Seksi Pemantauan-Sudit Pelayanan Usaha
e. Seluruh Staf Pelayanan Usaha :
1. Melaksanakan arahan dari Project Leader tentang proyek perubahan
2. Malaksanakan SOP dan membantu Project Leader dalam melakukan monitoring implementasi proyek perubahan serta memberikan umpan balik (feedback) kepada Project Leader
2.5 Strategi Komunikasi
Komunikasi didefinisikan sebagai upaya menyampaikan pesan, pendapatan, perasaan, memberikan berita atau informasi kepada orang atau pihak lain. Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif maka arus informasi dalam dinamika kerja akan berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan.
Strategi komunikasi merupakan perpaduan dari perencanaan komunikasi dan manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Secara umum Stakeholder baik primer maupun sekunder akan berpengaruh langsung dan tidak langsung dalam mendukung keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan. Strategi komunikasi yang dilakukan oleh Project Leader antara lain :
13 1. Strategi Komunikasi dengan Mentor/atasan langsung
Gambar 3. Rapat Perencanaan Proyek Perubahan
Peran Mentor/atasan langsung dalam pelaksanaan proyek perubahan sangat besar. Mentor berperan dalam memberikan arahan/supervisi, serta membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi selama implementasi proyek perubahan. Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah melalui konsultasi dengan Mentor. Selain itu Mentor juga melakukan sosialisasi kepada pentingnya sistem pelayanan perijinan secara online.
14 Gambar 4. Rakor dengan Para Staf Proyek Perubahan
2. Strategi Komunikasi dengan Coach/Widyaiswara
Komunikasi dengan Coach/Widyaiswara selama Laboratorium Kepeminpinan tetap dilakukan untuk melaporkan kemajuan pelaksanaan proyek perubahan. Selain memberikan laporan secara berkala kepada Coach, komunikasi juga dilakukan melalui telepon maupun sosial media apabila Coach memberikan saran/masukan maupun melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaa proyek perubahan.
3. Strategi Komunikasi dengan Co-Project Leader
Dalam membantu Project Leader mengkoordinir dan mengarahkan pelaksanaan proyek perubahan, Komunikasi dengan Co-Project Leader lebih banyak dilakukan secara informal untuk membahas perkembangan pelaksanaan proyek perubahan.
4. Strategi Komunikasi dengan Working Team
Keberhasilan proyek perubahan tidak terlepas dari peran dan bantuan dari tim pendukung (Working Team), baik Tim Anggaran, Tim Teknis maupun
15 Tim Monev, sebagaimana telah ditetapkan secara formal dengan penerbitan Surat Keputusan Atasan Langsung/Mentor.
Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah melalui pertemuan- pertemuan baik secara formal maupun non formal. Pendekatan lainnya adalah dengan bentuk memberikan pemahaman akan pentingnya proyek perubahan yang akan dilaksanakan sehingga tim pendukung merasa bahwa proyek perubahan tersebut merupakan bagian dari diri mereka sendiri sehingga merasa memiliki.
Gambar 5. Rapat Penjelasan Proyek Perubahann Kepada Tim Pendukung
5. Strategi Komunikasi dengan Seluruh Pegawai
Pegawai merupakan Stakeholder Primer yang sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan. Respon pegawai dalam menerima perubahan yang bervariasi diantisipasi dengan cara melakukan komunikasi secara intensif melalui pemahaman terhadap proyek perubahan.
16 Gambar 6. Rapat Penjelasan Proyek Perubahann Kepada Kepada Staf Dit
Produksi dan UsahaTim Pendukung
6. Strategi Komunikasi dengan Stakeholder lainnya
Komunikasi dengan pihak lain dilakukan terutama penjelasan persyaratan-persyaratan yang diperlukan dalam permohonan ijin, baik ijin kapal pengangkutan ikan hidu (SIKPI), SIAPIH, RPIPM.
Gambar 7. Pelaksanaan Cek Fisik Kapal Pengankut Ikan Hidup
17 Gambar 8. Rapat Koordinasi Proyek Perubahan Bersama
Pemohon Ijin Impor Ikan Hidup
a. Komunikasi dengan pihak ketiga sebagai penyedia baranga/jasa.
Komunikasi dengan Penyedia Barang/Jasa dilakukan secara informal, baik dengan tatap muka langsung maupun via whatsup dan telephone.
Gambar 9. Rapat Penjelasan degan Pihak Developer Website
b. Komunikasi dengan kuasa pengguna data Kementerian Kelautan dan Perikanan. Komunikasi dilakukan secara tertulis melalui memorandum resmi Direktur Produksi dan Usaha sebagai Project Sponsor.
18
3. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Guna meningkatkan sistem pelayanan perijinan di Subdit Pelayanan Usaha Direktorat Produksi dan Usaha Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya dilakukan upaya peningkatan kinerja Tim Pelayanan. Inisial proyek perubahan adalah Optimalisasi OPTIMALISASI SISTEM APLIKASI PERIJINAN ONLINE BERBASIS WEBSITE DALAM PERCEPATAN PENGURUSAN PERIJINAN PERIKANAN BUDIDAYA.
Gagasan perlunya dilakukan proyek perubahan pada sistem pelayanan perijinan dari manual ke sistem elektronik dimunculkan sebagai salah satu tugas pada Diklat PIM III yang dilaksanakan di Badan Diklat Sukamandi pada bulan Februari sampai dengan bulan Mei 2017. Sebagai project leader adalah Kepala Sub Direktorat Pelayanan Usaha yang dibantu oleh beberapa Co Project Leader dan working team.
Proyek perubahan secara keseluruhan di sponsori oleh Direktur Produksi dan Usaha dan dibawah supervisi dari Coach yang merupakan Widyaiswara dari Badai Diklat Aparatur Sukamandi. Secara umum tahapan – tahapan pencapaian proyek perubahan telah sesuai dengan target. Namun dengan waktu perencanaan dan pelaksanaan yang begitu sempit, beberapa segmen kegiatan masih memerlukan penyesuaian dalam implementasinya.
Hasil akhir yang diharapkan dengan diterapkannya aplikasi sistem on line dalam pelayanan perijinan perikanan budidaya adalah adanya perbaikan pelaksanaan sistem pelayanan yang ditengarai dengan tingginya komitmen pegawai untuk melaksanakan pelayanan secara efektif, efisien dan akuntabel.
Pencapaian hasil akhir melalui beberapa tahapan yang cukup panjang, mulai dari Sosialisasi program, penyiapan data base, pemantapan aplikasi, dan Lounching website.
3.1 Capaian Proyek Perubahan
Pelaksanaan proyek perubahan meliputi Sosialisasi, Lounching Website dan Implementasi Website, sebagai dijelaskan berikut:
19 3.1.1 Sosialisasi Rencana Kegiatan Proyek Perubahan
Sosialisasi terhadap rencana program proyek perubahan dilaksanakan kepada seluruh Tim Pelaksana Proyek Perubahan. Sosialisasi dipimpin langsung oleh Project Sponsor (Mentor) dan dihadiri seluruh anggota Tim pelaksana program Perubahan. Target sosialisasi adalah untuk memberikan pengertian bagi seluruh tim tentang pentingnya proyek perubahan yang akan dikembangkan, termasuk pengetahuan regulasi perijinan, kemudahan prosedur perijinan online, dan ketepatan jadwal pelaksanaan pelayanan.
Sosialisasi juga dilakukan terhadapat kondisi eksisting sistem pelayanan secara manual terhadap Surat Ijin Pemasukan Ikan Hidup (SIAPI), Surat Ijin Kapal Pengangkut Ikan Hidup (SIKPI) dan Rekomendasi Pembudidayaan Ikan Penanaman Modal (RPIPM).
Setelah dibuka oleh Project Sponsor (Mentor) sosialisasi dilanjutkan dengan penjelasan dan simulasi Sistem Website oleh penyedia sistem (PT.
ARUN PRAKARSA INFORINDO).
20 Gambar 10. Diagram Alur SIAPIH
21 Gambar 11. Diagram Alur SIKPI
22 Gambar 12. Diagram Alur RPIPM
23 Gambar 13. Sosialisasi Proper bersama PT. Arun Prakarsa Inforindo
3.2 Implementasi Website Aku Bisa
3.2.1 SIAPIH (Surat Ijin Pemasukan Ikan Hidup) (1) Login
Login adalah halaman autentikasi bagi User KKP yang akan mengelola perijinan. Setiap user harus menyertakan Email dan Password atas dirinya yang sudah didaftarkan oleh Admin User KKP.
Gambar 14. Tampilan Login
(2) Dashboard
Dashboard adalah halaman awal ketika berhasil login sebagai User KKP. Isi dari dashboard sendiri adalah ringkasan mengenai aplikasi,
24 jumlah pengajuan izin, jumlah izin yang sudah kedaluarsa, dan lain sebagainya
(3) Modul Pengguna
Modul pengguna adalah modul yang akan mengelola User KKP. Admin bisa menambah user baru semisal Admin akan menambahkan User PTSP baru.
a. Daftar Pengguna
Daftar pengguna adalah sarana untuk menampilkan semua User KKP yang sudah terdaftar. Semua yang tampil di halaman ini bisa login dan mengelola Aplikasi SIAPIH sesuai dengan perannya masing-masing.
Gambar 15. Tampilan Daftar Pengguna
b. Tambah Pengguna
Tambah pengguna merupakan fasilitas untuk menambahkan pengguna baru. Ini berguna ketika ada petugas baru yang belum didaftarkan atau mungkin ada petugas yang terlewat didaftarkan.
Ada beberapa data yang perlu diisi diantaranya email, password, dan nama lengkap.
25 Gambar 16. Tampilan Tambah Pengguna
(4) Modul Ikan a. Daftar Ikan
Daftar ikan adalah menu untuk menampilkan seluruh ikan yang diatur dalam Aplikasi SIAPIH
Gambar 17. Tampilan Daftar Ikan
b. Tambah Ikan
Menu tambah ikan adalah menu untuk menambahkan ikan baru.
Saat menambah ikan, User diminta untuk mengisi nama ikan, hscode, nama latin, satuan ikan, juga jenis ikan.
26 Gambar 18. Tampilan Tambah Ikan
(5) Perijinan
a. Daftar Perijinan
Ini adalah menu untuk menampilkan seluruh perijinan yang diajukan oleh seluruh penyedia jasa, baik itu izin baru, sedang diproses, sudah disetujui, ataupun ditolak.
Gambar 19. Tampilan Daftar Perijinan
27 b. Tambah Perijinan
Ini adalah menu untuk menambahkan perijinan baru.
Gambar 20. Tampilan Tambah Perijinan
28 (6) Pelaku Usaha
a. Login
Setiap Pelaku Usaha bisa melakukan pengajuan perijinan dengan syarat harus login terlebih dahulu kedalam Aplikasi SIAPIH. Ketika login, akan diminta email dan password dari user pelaku usaha
Gambar 21. Tampilan Login Pelaku Usaha
29 b. Register Pelaku Usaha
Setiap Pelaku Usaha yang belum terdaftar maka dapat mendaftarkan secara langsung melalui aplikasi ini. Ada dua entitas yang diminta yaitu data Pelaku Usaha dan data user pertama Pelaku Usaha tersebut. Data user pertama perusahaan itu berguna sebagai User yang nantinya digunakan login atas nama Pelaku Usaha yang didaftarkan.
Gambar 22. Tampilan Register Pelaku Usaha
30 Gambar 23. Tampilan Register User Pelaku Usaha
i. Dashboard Pelaku Usaha
Dashboard Pelaku Usaha adalah halaman pertama ketika berhasil sebagai user Pelaku Usaha.
Gambar 24. Tampilan Dashboard Pelaku Usaha
31 ii. Modul Pelaku Usaha
Setiap Pelaku Usaha bisa mengelola user dari perusahaannya masing-masing. Bisa menambah, mengubah, mengatur ulang password, juga menghapus user.
(7) Daftar Pengguna
Gambar 25. Tampilan Daftar Penggun
(8) Tambah Pengguna
Gambar 26. Gambar Tambah Pengguna
(9) Modul Perijinan i. Daftar Perijinan
Setiap pelaku usaha bisa secara langsung mengajukan perijinan melalui Aplikasi SIAPIH yang kemudian ditindaklanjuti melalui aplikasi ini juga. User pelaku usaha bisa memantau perijinan yang
32 sudah diajukan. Ini menjawab pertanyaan “Sudah sampai manakah proses perijinan yang saya ajukan?”
Gambar 27. Tampilan Daftar Perijinan
ii. Tambah Perijinan
Gambar 28. Tampilan Tambah Perijinan
33 iii. Detail Perijinan
Gambar 29. Tampilan Detail Perijinan
(10) Email Notifikasi i. Perijinan Baru
Admin
Pada saat perusahaan mengajukan perijinan baru maka secara otomatis admin (PTSP, Kepala Seksi, Staff, dan Super Admin) akan mendapatkan email notifikasi dari sistem aplikasi.
Gambar 30. Tampilan Email Notifikasi Admin
34
Pelaku Usaha
Setelah mengajukan perijinan baru maka pelaku usaha akan mendapatkan notifikasi email dari sistem yang memberitahukan bahwa perijinan akan segera diproses.
Gambar 31. Tampilan Email Notifikasi Pelaku Usaha
Pesan Perbaikan
Pesan perbaikan adalah notifikasi email yang ditujukan kepada PTSP, Kepala Seksi, Staff, dan Super Admin. Untuk membalas pesan ini dapat dilakukan melalui fitur pesan yang sudah disediakan pada aplikasi perijinan.
35 Gambar 32. Tampilan Email Notifikasi Pesan perbaikan
Status Proses
Status Proses adalah email notifikasi yang ditujukan kepada dirjen dan Super Admin, memberitahu bahwa status proses perijinan dinyatakan lengkap dan sudah siap untuk ditindaklanjuti.
Disposisi sampai staff
Disposisi sampai staff adalah email notifikasi yang memberitahukan bahwa telah mendapat disposisi untuk perijinan.
Validasi pemeriksaan kapal
Validasi pemeriksaan kapal adalah email notifikasi yang memberitahukan bahwa telah dilakukan proses pemerikasan kapal.
36
Penerbitan Surat Izin
Penerbitan Surat Izin adalah email notifikasi yang memberitahukan kepada semua user bahwa sudah dilakukan Penerbitan Surat Izin
(11) PTSP
Ini adalah menu untuk melihat perijinan apa saja yang sedang berada di PTSP
Gambar 33. Tampilan Daftar Perijinan PTSP
(12) Dirjen
Ini adalah menu untuk melihat perijinan apa saja yang sedang berada di Dirjen
Gambar 34. Tampilan Daftar Perijinan Ditjen
37 (13) Direktur Produksi dan Usaha Budidaya
Ini adalah menu untuk melihat perijinan apa saja yang sedang berada di Dirjen
Gambar 35. Tampilan Daftar Perijinan Direktur
(14) Kasubdit
Ini adalah menu untuk melihat perijinan apa saja yang sedang berada di Kasubdit
Gambar 36. Tampilan Daftar Perijinan Kasubdit
(15) Kepala Seksi Perijinan
Ini adalah menu untuk melihat perijinan apa saja yang sedang berada di Kepala Seksi Perijinan
Gambar 37. Tampilan Daftar Perijinan Kepala Seksi Perijinan
(16) Staff Seksi Perijinan
Ini adalah menu untuk melihat perijinan apa saja yang sedang berada di Staff Seksi Perijinan
38 Gambar 38. Tampilan Daftar Perijinan Staff
3.2.2 Lounching Website
Lounching website akubisa.co.id merupakan puncak proyek perubahan, yakni melakukan penerapan website baik di kalangan pelaku pelayanan maupun pelaku usaha. Lounching dimaksudkan untuk memberikan informasi bahwa pelayanan usaha khususnya perijinan online secara resmi telah dibuka.
Lounching website akubisa.co.id dibuka oleh Direktur Jenderal Perikanan Budidaya, dihadiri oleh seluruh eselon dua lingkup Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya, Kepala Pusat Data dan Informasi KKP, praktisi, Assosiasi, perguruan tinggi perikanan.
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Permen-KP/2017 tentang Satu Data Kelautan dan perikanan telah mewajibkan seluruh sistem data yang ada dikelola oleh Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN)- Sekretariat Jenderal KKP. Kondisi tersebut otomatis diikuti oleh sarana dan prasarana pendukung.
39 3.3 Kendala dan Permasalahan
Gambar 39. Rapat Koordinasi Peluang Penggunaan Server Sementara di UPT Karantina Ikan Cilangkap di Ruang Rapat
PUSDATIN
Inti proyek perubahan yang telah dibangun adalah Website akubisa.co.id telah terimbas oleh peraturan menteri tersebut yakni server yang diperlukan untuk mendukung website tersebut harus menggunakan server yang ada di PUSDATIN.
Setelah berkoordinasi dengan Kepala Pusdatin, ternyata server yang ada di PUSDATIN tidak sesuai dengan kapasitas yang dibutuhkan oleh website yang telah dibangun. Kebijakan Kepala Pusdatin telah dikeluarkan untuk melakukan pengadaan server-server untuk melayani kebutuhan seluruh sistem online seluruh Kementerian Kelautan dan Perikanan. Setelah berkoordinasi dengan Project Sponsor, telah kami rancang surat permohonan Direktur Produksi dan Usaha kepada Kepala Pusat Data dan Informasi untuk menggunakan server milik Karantina yang ada di Pusat Karantina Ikan Cilangkap yang sesuai dengan kebutuhan server pada website yang sudah dibangun. Namun hal tersebut masih membutuhkan waktu sehingga launching yang semula dijadwalkan pada minggu kedua Mei terpaksa diundur pada bulan Juli 2017.
40
4. PENUTUP
Proyek perubahan Optimalisasi Sistem Peijinan Online Berbasis Website dalam Percepatan Pengurusan Perijinan Perikanan Budidaya adalah upaya menjawab kebutuhan bidang teknologi informasi pada Direktorat Produksi Kementerian Kelautan dan Perikanan.
Proyek perubahan yang sangat diharapkan menjadi sarana kerja handal untuk melakukan pelayanan prima yang efektif, efisien dan akuntabel telah dirancang secara matang sesuai schedul yang ditetapkan dalam milestone dan mendapat dukungan penuh dari pejabat lingkup Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya.
Waktu lonunching yang sedianya ditetapkan pada minggu kedua bulan Mei 2017 terkendala oleh kebijakan sistem onedata KKP sehingga lounching diundur bulan Juli 2017 (pengadaan server oleh Pusdatin selesai) diharapkan tidak mengurangi semangat kita dalam membangun komitmen untuk menerapkan pelayanan prima yang efektif, efisien dan akuntabel.
Demikian laporan Proyek Perubahan Optimalisasi Sistem Aplikasi Perijinan Online Berbasis Website dalam Percepatan Pengurusan Perijinan Perikanan Budidaya ini kami sampaikan. Kami sangat berharap bimbingan coah dan mentor untuk perbaikan laporan ini.
41
L A M P I R A N
42 Lampiran 1. Tahapan Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan.
No. Tahapan Kegiatan Alokasi Waktu
.
Menyusun anggaran / revisi anggaran :
Konsultasi dangan Mentor
Membentuk dan menetapkan Working Team (Team Monev dan Team Teknis)
Diskusi dengan Working Team
Evaluasi jadual pelaksanaan
Menyusun pembagian tugas
Minggu I-II (20-31 Maret 2017)
2. Pelaksanaan Kegiatan Penyusunan Website
Sudah diselesaikan pada tahun 2016
.
Perencanaan Louncing Minggu I April 2017
Pembuatan satu sampel Tutorial Perijinan Sistem Online
Minggu II April 2017
1
Penyusunan laporan pelaksanaan proyek perubahan dan bahan tayang seminar
Menyusun draft pelaporan pelaksanaan proyek perubahan
Konsultasi dengan Mentor dan Coach
Memperbaiki draft laporan pelaksanaan proyek perubahan
Menyusun bahan tayang seminar Laboratorium Kepemimpinan
Minggu I Mei 2017 )
43 Lampiran 2. Undangan Pusdatin dalam rangka membahas Domain Perijinan
Online Ditjen Perikanan Budidaya
44 Lampiran 3. Laporan Final Pekerjaan Jasa Konsultan Pembuatan Data Base
Pengembangan Sistem Perijinan Online
45 Lampiran 4. Daftar Isi Laporan Final Pekerjaan Jasa Konsultan Pembuatan
Data Base Pengembangan Sistem Perijinan Online
46 Lampiran 5. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan tentang Satu data
Kelautan dan Perikanan
47
48 Lampiran 6. Surat Keputusan Direktur Produksi dan Usaha tentang
Penunjukan Co-Project Leader
Lembar 1
49
Lembar 2
50 Lampiran 7. Surat Keputusan Direktur Produksi dan Usaha tentang
Penunjukan Tim Teknis
Lembar
51
Lembar 2
52
Lembar 3
53 Lampiran 8. Surat Keputusan Direktur Produksi dan Usaha tentang
Penunjukan Tim Monitoring dan Evaluasi
Lembar 1
54
Lembar 2
55
