PENYELENGGARAAN KEGIATAN

(1)

PEDOMAN

PENYELENGGARAAN KEGIATAN

BIDANG KEMAHASISWAAN

INSTITUT TEKNOLOGI DAN BISNIS AHMAD DAHLAN

02/KMH/P/6/2020

(2)

i PEDOMAN PENGAJUAN SK / LEGALITAS ORGANISASI MAHASISWA 2019

HALAMAN PENGESAHAN

Pedoman dengan judul Telah disahkan pada tanggal Oleh

: : :

Surat Pengajuan Surat Keputusan Legalitas Ormawa

11 September 2019

Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan

Jakarta, 11 September 2019

Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan,

Imal Istimal, SE, M.Si

NIDN/NBM : 0311057505 / 757.883

(3)

ii PEDOMAN PENGAJUAN SK / LEGALITAS ORGANISASI MAHASISWA 2019

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kita panjatkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa.

Semoga kita selalu berada dalam lindungannya.Aamin

Kehidupan kemahasiswaan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam sistem pendidikan nasional, khusunya dalam lingkungan pendidikan perguruan tinggi Muhammadiyah. Berbagai aktivitas atau jenis kegiatan menjadi sarana pengebangan diri, mental dan karakter mahasiswa ke arah perluasan wawasan, skill, profesi, integritas keperibadian, sikap ilmiah, dan rasa persatuan dan kesatuan yang berkemajuan.

Penerbitan pedoman pengajuan surat keputusan legalitas organisasi mahasiswa ini dimaksudkan untuk menjamin hak dan kewajiban organisasi mahasiswa sebagai organisasi yang sah/legal keberadaannya untuk dapat melaksanakan aktifitas kegiatannya dan mendapatkan hak katas aktifitas, bimbingan, binaan, bantuan dana dan seterusnya guna menunjang aktifitas organisasinya.

Kami mengucapkan penghargaan dan terima kasih kepada tim penyusun pedoman ini, supaya ada perbaikan di kemudian hari karna pedoman ini masih jauh dari sempurna, sementara zaman selalu berubah begitupun aktifitas kegiatan mahasiswa pasti akan berubah terus, semoga bermanfaat bagi kita semua.

Jakarta, 11 September 2019

Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan,

Imal Istimal, SE, M.Si

NIDN/NBM : 0311057505 / 757.883

(4)

iii PEDOMAN PENGAJUAN SK / LEGALITAS ORGANISASI MAHASISWA 2019

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN………...

KATA PENGANTAR………...

DAFTAR ISI……….

A. PENDAHULUAN……….

B. DASAR………..

C. PENGERTIAN………..

D. TUJUAN………

E. PERSYARATAN………..

F. PERIODE BERLAKUNYA SURAT KEPUTUSAN………...

G. MEKANISME………...

H. LAMPIRAN………..

Lampiran 1. Format Surat Pengantar/Permohonan Lampiran 2. Prosedur Pengajuan Legalitas

i ii iii 1 1 1 2 2 3 3 4

(5)

1 PEDOMAN PENYELENGGARAAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN 2019

A. PENDAHULUAN

Undang-undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pada Pasal 12 ayat(1) b menyatakan bahwa setiap peserta didik pada satuan pendidikan berhak mendapatkan pelayanan pendidikan sesuai dengan bakat, minat, dan kemampuannya. Untuk itu, mahasiswa yang merupakan peserta didik sebagai harapan dan generasi bangsa perlu dibekali dengan kemampuan yang memadai agar dapat bersaing dalam era Global. Kemampuan yang diharapkan tidak hanya menguasi bidang ilmu yang ditekuni di kampus, tetapi juga mahasiswa diharapkan dapat mengekpresikan diri, berkarya, mengabdi dan berprestasi, sehingga dapat menguasai dan mengasah hard/soft skill, karakter Al-Islam Kemuhammadiyahan serta bidang lain yang dapat menunjang keberhasilan mereka di masa depan. Untuk mendukung harapan tersebut serta dalam rangka menyiapkan mahasiswa yang lebih berkualitas, berakhlak mulia dan berkemajuan, Insitut Teknologi dan Bisnis Ahmad Dahlan melalui Bidang Kemahasiswaan memprogamkan fasilitas perlindungan, pembinaan, sarana prasarana dan bantuan dana untuk kegiatan kemahasiswaan.

B. DASAR

1. Undang-undang nomor 20 Tahun 2003 tentang Pendidikan Nasional.

2. Undang-undang nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Undang-undang nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

4. Peraturan Pemerintah nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendididikan Tinggi.

5. Peraturan Menteri Pendidikan Kebudayaan RI nomor 19 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja ITB Ahmad Dahlan.

6. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

7. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional nomor 154/O/2004 tentang Statuta ITB Ahmad Dahlan.

8. Standar Kemahasiswaan dan Alumni PTMA Majlis Pendidikan Tinggi Penelitian dan Pengembangan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Tahun 2020

9. Statuta ITB Ahmad Dahlan Jakarta

C. PENGERTIAN

1. Organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi adalah lembaga kemahasiswaan yang didirikan dan diselenggarakan oleh ITB Ahmad Dahlan dalam rangka pembinaan dan pengembangan bakat minat, kepribadian, jati diri, karakter serta kegiatan-kegiatan lain yang dilaksanakan dalam kerangka refrensi pencapaian Visi dan Misi ITB Ahmad Dahlan Jakarta yang disetujui oleh pimpinan perguruan tinggi dengan diterbitkannya Surat Keputusan Rektor.

2. Kegiatan kemahasiswaan yang sah/legal untuk diakui keberadaanya dan dapat dijamin hak serta kewajibannya dalam melaksanakan aktifitas

(6)

keorganisasiannya serta memperoleh pembinaan, fasilitas bantuan dana untuk menunjang aktifitas organisasinya adalah yang telah mendapatkan surat keputusan legalitas organisasinya

3. Hak yang dimaksud adalah hak mendapatkan bantuan dana (stimulan) yang diberikan untuk aktivitas kemahasiswaan yang diselenggarakan oleh mahasiswa atau organisasi kemahasiswaan untuk jenis kegiatan internal organisasi, Fasilitas yang dimaksud adalah tambahan dana (stimulan) yang diberikan untuk aktivitas kemahasiswaan yang diselenggarakan oleh mahasiswa atau organisasi kemahasiswaan untuk jenis kegiatan internal organisasi, baik tingkat local, regional, nasional atau internasional.

D. TUJUAN

Memberikan perlindungan atas hak dan kewajiban organisasi kemahasiswaan di linkungan ITB Ahmad Dahlan untuk menyalurkan bakat, minat dan kemampuannya dalam bidang tertentu yang dapat menambah wawasan keilmuan, pembentukan sikap atau karakter, dan keterampilan.

E. PERSYARATAN

Persyaratan untuk memperoleh penerbitan sk legalitas, fasilitas dan pembinaan ormawa sebagai berikut:

1. Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan oleh organisasi mahasiswa program Sarjana (S1) dan atau program Diploma.

2. Melakukan musyawarah anggota (musang) atau yang sejenisnya secara rutin setahun sekali guna menyampaikan LPJ (laporan pertanggung jawaban) pengurus lama dan memilih pengurus baru.

3. Memberikan laporan pertanggungjawaban selama 1 periode tahun atau kepengurusan sebelumnya kepada lembaga tinggi diatasnya.

4. Melakukan penyususunan program kerja untuk selama 1 (satu) tahun kedepan 5. Pengajuan surat keputusan legalitas organisasi kemahasiswaan dengan

menyampaikan surat pengantar/permohonan disertai dengan sertifikat Latihan Kepemimpinan Mahasiswa (LKM), draf/berkas berita acara musyawarah yang terdiri dari daftar hadir musyawarah, pengurus baru terpilih dan laporan pertanggung jawaban pengurus lama diketahui oleh ketua umum dan sekretaris organisasi dan di ajukan kepada lembaga tinggi diatasnya, (lihat prosedur terlampir 2)

6. Surat Keputusan Legalitas Kemahasiswaan berlaku untuk 1 (satu) tahun/periode, dan dapat di lanjutkan sesuai dengan musyawarah internal organiasasi kemahasiswaan.

7. Bagi organisasi mahasiswa yang tidak menyelenggarakan musyawarah anggota selama 2(dua) tahun berturut-turut akan dikenakan sanksi berupa pembubaran organisasi.

8. Organisasi kemahasiswaan yang keberadaannya tidak berdasarkan SK Dekan ataupun SK Rektor tidak berhakl untuk mendapatkan bantuan dana kegiatan.

(7)

F. PERIODE BERLAKUNYA SURAT KEPUTUSAN

Surat Keputusan Rektor tentang legalitas organisasi kemahasiswaan berlaku untuk 1(satu) tahun terhitung bulan ditetapkan, dengan catatan apabila dalam kurun waktu berlakunya surat keputusan tersebut terjadi pergantian kepengurusan, maka organisasi tersebut harus mengajukan permohonan perubahan pengurus kepada Rektor melalui bagian terkait sesuai dengan prosedur berlaku.

G. MEKANISME

1. Surat pengajuan surat keputusan legalitas organisasi kemahasiswaan yang telah sesuai dengan persyaratan, diajukan kepada lembaga tinggi diatasnya dan ditembuskan kepada wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, melalui bagian umum/kesekretariatan ITB Ahmad Dahlan

2. Persyaratan administrasi akan diverifikasi oleh bagian terkait sebelum dibuatkan konsep surat keputusan, dan apabila ada kekurangan berkas maka harus dilengkapi terlebih dahulu oleh organisasi yang mengajukan.

(8)

H. LAMPIRAN

Lampiran 1.FORMAT SURAT PENGANTAR/PERMOHONAN (Kepala Surat)

INSTITUT TEKNOLOGI DAN BISNIS AHMAD DAHLAN UNIT KEGIATAN MAHASISWA ALPINISTE

Jalan Ir. H Juanda No.77 Cirendeu, Ciputat Timur, Tangerang Selatan Telephone : 021-...Faks:021-...

Website : http://...itb-ad.ac.id

Nomor : ... Jakarta, ………

Lamp : ...

Hal : ...

Kepada Yth,

Rektor Institut Teknologi dan Bisnis Ahmad Dahlan Dr. Mukhar Pakkana, SE,MM

Assalamualaikum, wr, wb

Dengan hormat kami sampaikan bahwa untuk menjamin hak dan kewajiban organisasi kami sehingga dapat melaksanakan aktifitas dan mendapatkan bantuan dana serta fasilitas (sarana/prasarana), maka kami bermaksud mengajukan permohonan diterbitkannya surat keputusan rektor tentang legalitas organisasi kemahasiswaan:

Sebagai data pendukung, berikut kami lampirkan : 1. Sertifikat Latihan Kepemimpinan Mahasiswa 2. Berita Acara Rapat

- Daftar Hadir Rapat - Draf pengurus baru

- Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Sebelumnya

3. Surat Keputusan Legalitas Ormawa tahun ………tahun sebelumnya………..

Demikian permohonan kami atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih.

Waalaikumsalam, wr,wb

Mengetahui, Sekretaris Umum

Ketua Umum

(...) (...)

(9)

Lampiran 2. Prosedur Pengajuan Legalitas Ormawa

Bagan Alur SK Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM)

No. Uraian

Pelaksana Mutu Baku

Rektor

Warek Bid.

Kemahasiswaan

& Alumni/Ka.

Kemahasiswaan

Dewan Perwakila

n Mahasiswa

Kemahasis waan

Syarat/

Perlengkapan Waktu Output

1 Mulai (Mengajukan permohonan SK pergantian pengurus)

2 Disposisi/mengetahui oleh Rektor ^{- Surat} 1 hari Disposisi

3 Wakil Rektor III mengetahui dan menetapkan SK

- BA hasil musyawarah - Daftar hadir

peserta musyawarah - LPJ

Pengurusan Lama - Sertifikat

2 jam Draf SK

4

Bagiab Kemahasiswaan memverikasi berkas dan melaporkan berkas sudah lengkap untuk SK ditetapkan

Berkas 1 hari Draft SK

7

Mempersiapkan penyerahan SK kepengurusan baru oleh warek III dan rencana pelantikan

Koordinasi 1 hari Jadwal Pelantiakan

8 Pelaksanaan pelantikan kepengurusan

DPM BA Pelantiakan 1 hari BA Pelantiakan

1

2

4

7

8 3

(10)

Bagan Alur SK Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)

No. Uraian

KPU-M DPM BEM Kemahasis

waan

Syarat/

1

Mulai (Mengajukan permohonan SK Penetapan presiden dan wakil presiden mahasiswa terpilih)

- Berkas dan

BA pemira Hasil Pemira

2 DPM Mengetahui dan verifikasi berkas

1 hari Disposisi

3 DPM Menetapkan SK ^{Draf SK} 2 jam SK

4

Mempersiapkan penyerahan SK presiden dan wakil presiden mahasiswa oleh DPM dan rencana pelantikan

8 Pelaksanaan pelantikan Presiden dan

Wakil Presiden BA Pelantiakan 1 hari BA Pelantiakan

9 Mengetahui Koordinasi BA Pelantiakan

1

2

4 5

6 3

7

(11)

Bagan Alur SK Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

No. Uraian

UKM DPM BEM Kemahasis

waan

Syarat/

1 Mulai (Mengajukan permohonan SK Penetapan BPH UKM)

- Berkas dan BA Mubes

Hasil Musyawarah Besar

2 BEM Mengetahui dan verifikasi berkas

1 hari Disposisi

3 BEM Menetapkan SK ^{Draf SK} 2 jam SK

4

Mempersiapkan penyerahan SK BPK UKM oleh BEM dan rencana pelantikan

8 Pelaksanaan pelantikan BPH UKM BA Pelantiakan 1 hari BA Pelantiakan

1

2

5 4

6

3

7

8 7

(12)

Bagan Alur SK Ikatan Mahasiswa Jurusan (IMJ)

No. Uraian

IMJ BEM KAJUR Warek III Syarat/

1 Mulai (Mengajukan permohonan SK Penetapan BPH IMJ)

- Berkas dan BA Mubes

Hasil Musyawarah Besar

2 KAJUR Mengetahui dan verifikasi berkas

1 hari Disposisi

3 KAJUR Menetapkan SK ^{Draf SK} 2 jam SK

Tembusan hasil penetapan SK Draf SK 1 hari SK dan Jadwal

Pelantikan

4

Mempersiapkan penyerahan SK BPH IMJ oleh KAJUR dan rencana pelantikan

8 Pelaksanaan pelantikan BPH IMJ BA Pelantiakan 1 hari BA Pelantiakan

1

2

6 5

7

3

8

4

7 8

(13)