EVALUASI KINERJA SISTEM PERGUDANGAN PT
SEMEN PADANG
(STUDI KASUS PADA GUDANG SUKU CADANG
PT SEMEN PADANG)
OLEH :
YOSSY KARTIKA SARI
0810931002
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS ANDALAS
ABSTRAK
Pergudangan yang efektif dan efisien memiliki kemampuan beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman. Kondisi dan pengaturan yang baik dalam gudang diharapkan dapat menghindari kerugian perusahaan dan mengurangi biaya yang terjadi serta mempercepat aktivitas dan pelayanan pada gudang. PT Semen Padang merupakan salah satu industri yang bergerak dalam proses manufaktur semen. Oleh sebab itu diperlukannya suatu gudang untuk menyimpan barang-barang suku cadang dan peralatan untuk menunjang proses manufaktur agar memenuhi kebutuhan barang secara tepat guna dengan cara mengoptimalkan kinerja sistem pergudangan dan persediaan barang di PT Semen Padang. Penilaian kinerja pada gudang suku cadang pada Biro Pengelolaan Persedian PT Semen Padang dibutuhkan untuk mengidentifikasi pilihan dalam merancang dan mengevaluasi kinerja gudang dengan menggunakan beberapa indikator yang terkait dalam proses pergudangan.
Alat utama yang digunakan untuk penilaian kinerja adalah indikator kinerja (Key Performance Indicator,(KPI). KPI merupakan
karakteristik-karakteristik yang spesifik pada proses, yang diukur untuk menjelaskan/menjabarkan bagaimana proses direalisasikan berdasarkan standar sebelum ditetapkan. Cara yang terbaik menggunakan indikator- indikator ini adalah dengan membandingkan process value dengan keadaan normalnya.
Indikator- indikator dikumpulkan berdasarkan proses yang terkait dengan pergudangan dari 4 sumber. Indikator ini kemudian akan diverikasi dan validasi oleh Kepala Biro Pengelolaan Persedian sebagai user sehingga dipilih 24 KPI yang terkait dalam proses pergudangan PT Semen Padang. Selanjutnya berdasarkan KPI yang telah dipilih dilakukan pengumpulan dan pengolahan data dari indikator-indikator tersebut yang hasilnya didapatkan dari formulasi di 24 KPI Gudang Suku Cadang. Berdasarkan hasil formulasi di 24 KPI tersebut dilakukan evaluasi kinerja gudang dengan merekomendasikan kepada perusahaan serta perancangan, pembuatan target dan scoring untuk melakukan penilaian terhadap hasil KPI pergudangan. Hasil pengukuran kinerja gudang berdasarkan kebutuhan empat stakeholder menunjukkan kinerja gudang cukup baik dengan hasil scoring 2,23. Kinerja gudang PT Semen Padang relatif baik pada sisi manajemen gudang dan perlu dilakukan pengawasan terhadap manajemen inventory.
ABSTRACT
Effective and efficient warehousing is the ability to adapt to increase the speed of the process starting from the receipt, storage, to delivery. Condition and good governance in the warehouse is expected to avoid and minimize the company's losses incurred as well as speed and service operations in the warehouse. PT Semen Padang is one of the industry in cement manufacturing. PT Semen Padang need a warehouse to store spare parts and equipment to support the manufacturing process in order to meet the needs of appropriate goods by way of optimizing the performance of warehousing and inventory systems in PT Semen Padang. Performance measurement at the warehouse of spare parts in Biro Pengelolaan Persediaan PT Semen Padang required identification of options in designing and evaluating the performance of warehouse using several indicators related in warehousing process.
Tools used for performance assessment are the performance indicators or Key Performance Indicator (KPI). KPI is the specific characteristics of the process, which is measured to explain / describe how the process is realized by standards before enactment. The best way to use these indicators is to compare the process value to the normals.
Indicators collected by the process associated with the warehousing of the four sources. These indicators will then be verified and validated by the Head of Biro Pengelolaan Persediaan as a KPI owner thus selected 24 that are involved in the process of PT Semen Padang warehousing. Furthermore, based on KPIs that have been selected to do the collection and processing of data from these indicators that the results obtained from the formulation in the 24 KPI Parts Warehouse. Based on the formulation of the 24 KPI’s the method to evaluate the performance of the warehouse is recommended to the company as well the design, scoring, targets to assess the warehouse performance. Warehouse performance measurement results are based on the requirement of four stakeholder warehouse performing quite well with the results of scoring 2.23. PT Semen Padang warehouse performance is relatively good on the side of the warehouse management and supervision necessary to inventory management.
DAFTAR ISI
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Manajemen Pergudangan ... 6
2.2 Fungsi Gudang... 8
2.3 Tipe- tipe Gudang ... 10
2.4 Operasi- operasi pergudangan ... 11
2.5 Klasifikasi Produk ... 13
2.6 Proses dalam Pergudangan... 15
2.6.1 Penerimaan Barang ... 15
2.6.2 Product Coding... 15
2.6.3 Penyimpanan Barang ... 15
2.6.3.1 Tata Letak Barang... 16
2.6.3.2 Racking Sytem... 16
2.6.4 Pencarian dan Pengambilan Barang ... 17
2.6.4.1 Manual Methods... 17
2.6.4.2 Automated Picking Methods... 18
iii
2.7 Warehouse Performance Measurement... 19
2.8 Key Performance Indicator (KPI) ... 19
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian... 30
3.2 Konsep dasar Penelitian ... 30
3.2.1 Pengumpulan Indikator Pengukuran Kinerja ... 30
3.2.2 Verifikasi dan Validasi ... 30
3.2.3 Pengumpulan Data... 31
3.2.4 Pengolahan Data... 31
3.2.5 Analisis ... 31
3.2.6 Kesimpulan dan saran... 32
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data... 33
4.1.1 Indikator-indikator Pengukuran Kinerja Gudang Suku Cadang ... 33
4.1.2 Verifikasi dan Validasi KPI ... 36
4.1.3 Pengumpulan Data yang Terkait dengan Indikator-indikator yang telah divalidasi dan verfikasi ... 40
4.2 Pengolahan Data ... 42
4.3 Perancangan Scoringuntuk Masing- masing Indikator... 61
BAB V ANALISA 5.1 Pengukuran Kinerja Suku Cadang Disetiap Stakeholder Indikator ... 65
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. FlowchartMetodologi Penelitian ... 32
Gambar 2. Persentase Tingkat Absensi Karyawan Di Biro Pengelolaan
Persedian... 66
Gambar 3. Rata- rata Barang yang dikeluarkan per minggu Selama Tahun
2011-2012... 69
v
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Indikator Pengukuran Kinerja menurut Vijay Sangam (2012) ... 21
Tabel 2. Indikator Pengukuran Kinerja pada Inventory Management... 22
Tabel 3. Indikator Pengukuran Kinerja pada Warehouse Performance... 23
Tabel 4. Indikator Pengukuran Kinerja pada Order FulFilment... 24
Tabel 5. Persentase Absensi Karyawan dari Januari 2011 – Mei 2012 ... 43
Tabel 6. Jumlah Barang Yang Diterima sesuai Spesifikasi Tahun 2012 ... 44
Tabel 7. Rata- rata Barang yang dikeluarkan per minggu dari tahun 2011-Juni 2012 ... 45
Tabel 8. Volume Received per man HourSelama tahun 2012 ... 47
Tabel 9. Jumlah Aktifitas Put AwaySelama 1 minggu ... 49
Tabel 10. Laporan OpnameBarang sampai tanggal 19 mei 2012... 51
Tabel 11. Persentase Keakuratan Min- max item Barang ... 52
Tabel 12. Laporan OpnameBarang sampai tanggal 19 mei 2012... 53
Tabel 13. Jumlah Barang yang diterima dari Juli 2011- Juni 2012 ... 55
Tabel 14. Rata- rata Persentase Kuantitas Item Barang yang Tidak Terpenuhi. 57 Tabel 15. Rekapitulasi Pemenuhan Kuantitas Barang Yang diminta User... 58
Tabel 16. Rata- rata Persentase Kuantitas Item Barang yang Terpenuhi... 60
Tabel 17. Total On Time Deliverydari Juli 2011- Juni 2012 ... 61
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A KPI Pergudangan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Semakin meningkatnya persaingan di dunia industri mengakibatkan para
manajer dari industri manufaktur perlu memainkan peranan yang benar dalam
sistem industri manufaktur tersebut. Dalam kompetisi yang demikian ketat,
peranan Manajemen Pergudangan menjadi sangat penting karena berkontribusi
besar dalam pengelolaan pergudangan agar lebih efektif, efisen, jauh dari
pemborosan sehingga tidak membuat produk rusak, kotor atau sulit untuk dicari.
Hal ini juga menyangkut biaya yang akan dikeluarkan dari pengelolaan gudang
yang kurang baik sehingga menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya
lebih dari Gudang mereka sendiri.
Kemampuan suatu sistem produksi akan ditentukan oleh sistem
penunjangnya. Gudang merupakan salah satu penunjang dan bagian penting dari
suatu sistem produksi. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan
baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Sistem pergudangan
yang baik adalah sistem pergudangan yang dapat memanfaatkan ruang
penyimpanannya secara efektif supaya dapat meningkatkan utilitas penggunaan
ruang serta untuk meminimalkan biaya dari material handling(Heragu,1997). Pergudangan yang efektif dan efisien adalah kemampuan beradaptasi pada
tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan,
penyimpanan, hingga pengiriman. Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut
berperan penting dalam kesuksesan suatu perusahaan. Kondisi dan pengaturan
yang baik dalam gudang diharapkan dapat menghindari kerugian perusahaan dan
meminimalisasi biaya yang terjadi serta mempercepat operasional dan pelayanan
pada gudang. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat
PT Semen Padang merupakan sebuah pabrik semen tertua di Indonesia
yang mempunyai beberapa gudang untuk menyimpan kebutuhan raw material, suku cadang untuk peralatan pabrik, barang jadi, bahan baku penolong, peralatan
maupun heavy equipment. PT Semen Padang mempunyai gudang untuk menyimpan sparepart yang biasa disebut Gudang Suku Cadang. Gudang Suku Cadang ini berada pada Biro Pengelolaan Persediaan yang berada pada
Departemen Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan. Gudang Suku Cadang ini
berfungsi untuk menyediakan sparepartyang diminta atau dibutuhkan oleh semua departemen yang berada di PT Semen Padang. Sasarannya adalah membantu
kelancaran produksi dalam memenuhi kebutuhan barang secara tepat guna dan
tepat waktu melalui optimalisasi persediaan dengan pembelian yang efisien.
PT Semen Padang ingin meningkatkan persaingan di dunia industri
dengan meningkatkan pelayanan yang diberikan melalui peningkatan kinerja.
Evaluasi kinerja merupakan penilaian terhadap kinerja yang dibandingkan dengan
rencana atau standar- standar yang telah disepakati. Pada setiap pengukuran
kinerja harus ditetapkan standar pencapaiannya sebagai sarana kaji banding untuk
mengevaluasi kinerja yang ada (Wibisono, 2006). Sehingga penilaian kinerja pada
Gudang Suku Cadang pada Biro Pengelolaan Persedian PT Semen Padang
dibutuhkan identifikasi pilihan dalam merancang dan operasi untuk evaluasi
kinerja sistem pergudangan PT Semen Padang.
Kondisi pada saat ini sistem pergudangan mengalami perpindahan dari
sistem Oracle ke sistem SAP. Hal ini menyebabkan PT Semen Padang belum melakukan evaluasi terhadap kinerja sistem pergudangan khususnya gudang suku
cadang. Perpindahan ini menyebabkan banyak barang- barang yang ada di dalam
gudang tidak teridentifikasi secara baik, sehingga karyawan yang ada di gudang
mengalami kesulitan pada proses penerimaan, penyimpanan dan pengambilan
barang tersebut. Evaluasi kinerja pada gudang suku cadang ini harus dilakukan
secara terus- menerus (continuos improvement). Berdasarkan permasalahan yang ada penulis mencoba untuk melakukan evaluasi kinerja sistem pergudangan pada
gudang suku cadang PT Semen Padang dalam bentuk tugas akhir ini .
Alat utama yang digunakan untuk penilaian kinerja dan evaluasi sistem
3
Performance Indicator(KPI). KPI ini merupakan karakteristik- karakteristik yang spesifik pada proses, yang diukur untuk menjelaskan/ menjabarkan bagaimana
proses direalisasi berdasarkan standar sebelum ditetapkan. Cara yang terbaik
menggunakan indikator- indikator ini adalah dengan membandingkan nilai standar
proses degan nilai standar normalnya (Liviu et all, 2010).
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas yang menjadi perumusan masalah dalam
penelitian ini adalah bagaimana kinerja sistem pergudangan PT Semen Padang
khususnya Gudang Suku Cadang pada Biro Pengelolaan Persediaan ?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini berdasarkan perumusan masalah diatas adalah
sebagai berikut:
1. Medapatkan indikator – indikator untuk mengevaluasi kinerja sistem
pergudangan PT Semen Padang khususnya pada Gudang Suku Cadang
2. Mendapatkan kinerja sistem pergudangan di Gudang Suku Cadang PT
Semen Padang.
3. Menghasilkan rekomendasi perbaikan di Gudang Suku Cadang PT Semen
Padang.
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang digunakan pada penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Pembobotan terhadap perancangan scoringuntuk masing-masing indikator tidak dilakukan.
2. Data yang akan ditentukan tidak termasuk data- data penting perusahaan
1.5 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan laporan penelitian Tugas Akhir ini terdiri
dari enam sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang dilaksanakannya penelitian, perumusan
masalah, tujuan penelitian, batasan masalah serta sistematika penulisan
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan mengenai teori- teori yang digunakan sebagai acuan
dalam melakukan penelitian ini anatara lain menegenai manajemen
pergudangan, warehouse performance measurementdan KPI BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi tahap-tahap yang dilakukan dalam melakukan penelitian
mulai dari tahap studi literatur, studi pendahuluan, penentuan KPI
pergudangan, validasi KPI, pengumpulan dan pengolahan data, analisis
serta kesimpulan dan saran.
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Bab ini menguraikan data yang dikumpulkan dan diperlukan dalam
menentukan indikator-indikator dari Kinerja Gudang untuk
mendapakkan KPI Pergudangan yang selanjutnya divalidasi oleh
kepala Biro Pengelolaan Persedian sebagai User. Pengolahan data dilakukan dengan memformulasikan KPI yang sudah valid yang
kemudian ditentukan skor dari masing- masing indikator- indikator
yang ada.
BAB V ANALISIS
Bab ini berisikan analisis mengenai hasil skor yang didapatkan dari
formulasi KPI yang ada sehingga dapat di evaluasi serta diberikan
rekomendasi terhadap perbaikan kinerja dari gudang kantong di Biro
5 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penelitian yang dilaksankan
