PERANCANGAN APLIKASI SISTEM E-LAMPID (KELAHIRAN,
KEMATIAN, KEPINDAHAN DAN KEDATANGAN) BERBASIS
WEB
Dining Ayu Rinjani 111401022 Irna Isnawati 111401024
Program Studi Sistem Informasi-S1,Fakultas Teknik Universitas Widyatama
Jl. Cikutra No.204A, Sukapada, Cibeunying Kidul, Kota Bandung, Jawa Barat 40125, Indonesia dining.ayu@widyatama.ac.id
irna.isnawati@widyatama.ac.id
Abstrak
Kependudukan merupakan ilmu yang berhubungan dengan teknik pengumpulan, menyelidiki, mencatat dan mengolah data penduduk yang terdiri dari pengolahan data kelahiran, pengolahan data kematian, pengolahan perpindahan dan kedatangan penduduk. Pengolahan data penduduk merupakan suatu kegiatan utama yang dilakukan oleh kelurahan, dimana dalam melakukan pengolahan data kependudukan harus dilakukan secara cepat, tepat dan akurat. Tetapi pada kenyataannya saat ini masih banyak lembaga pemerintahan yang masih melakukan pengolahan data kependudukan secara manual yang menyebabkan beberapa permasalahan seperti lambannya proses pelayanan terhadap masyarakat, kurang akuratnya dalam membuat laporan bulanan yang nantinya akan diserahkan kepada kecamatan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem informasi pengolahan data penduduk yang dapat membantu dalam pengolahan data kependudukan, dan mampu menjembatani proses pelaporan data kependudukan dari kelurahan ke kecamatan sehingga mempercepat proses pelayanan terhadap masyarakat dan mempengaruhi optimalisasi proses kerja pegawai di Kelurahan dan Kecamatan.br /
Sistem informasi ini dibangun dengan menggunakan metodologi waterfall yang terdiri dari tahapan analisis, desain dengan menggunakan Data Flow Diagram untuk perancangan model fungsional dan Entity Relationship Diagram untuk menggambarkan model data, coding dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, testing dilakukan dengan
menggunakan Metode Black Box serta maintenance merupakan tahap akhir dari metodologi yang digunakan.
Dengan dibangunnya sistem ini dapat mempermudah proses pengolahan data penduduk di tingkat kelurahan dan mempermudah dalam proses pelaporan ke tingkat kecamatan.
Abstract
Demography is the science dealing with the collection technique, investigate, record and process data of the population that consists of processing the data of birth, death data processing, processing and the arrival of population displacement. Population data processing is a major activity undertaken by the village, where the population in doing data processing must be done quickly, precisely and accurately. But in reality it is still a lot of government agencies are still processing data manually population which causes several problems such as the slow process of service to the community, it is less accurate in making a monthly report which will be submitted to the district. Therefore needed a information system of data processing people that can assist in the processing of population data, thus speeding up the process of service to the community, to accelerate the process of reporting to the district so that it can influence the optimization of work processes in the Village and District officials.br /
language PHP and the MySQL database, testing is done using the Black Box Method Box and then maintenance is the final stage of the methodology used.br /
With the construction of the system is expected to facilitate the processing of population data at village level and simplify the reporting process to the district level.
I. PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Latar Belakang
Dari waktu ke waktu perkembangan teknologi informasi kian menunjukan perkembangan yang sangat signifikan. Indikasi perkembangan teknologi informasi ini diantaranya adalah semakin beragamnya aplikasi komputer yang digunakan baik yang bersifat stand-alone maupun client-server. Pengguna aplikasi tentu saja berharap dengan menggunakan suatu aplikasi maka pekerjaan atau keperluannya dapat terpenuhi, lebih lanjut lagi pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan tepat. Bukan hanya mempermudah, akan tetapi sebuah aplikasi (yang berbentuk sistem informasi) dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang reliable artinya sebuah sistem informasi harus benar-benar dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya.
Walaupun dunia komputer sudah berkembang cukup lama, tetapi bidang catatan kependudukan nampaknya baru akan bertransisi ke arah komputerisasi. Sebelumnya telah kita ketahui bahwa pendataan KTP sudah mulai dirancang agar terintegrasi dalam sebuah sistem komputerisasi berbasis data (database) yang disebut e-KTP. Implementasinya memang belum begitu terasa, akan tetapi hal ini merupakan sebuah langkah awal yang sangat baik dalam rangka menciptakan sebuah sistem yang terpusat.
Senada dengan usaha pemerintah diatas (pendataan e-KTP), penulis juga mempunyai pemikiran yang sama untuk membuat sebuah sistem informasi mengenai data kependudukan. Dalam hal ini, penulis lebih menyoroti tentang pengolahan data penduduk di tingkat desa/kelurahan. Lebih lanjut lagi, pendataan penduduk yang penulis maksud adalah pendataan LAMPID (Kelahiran, Kematian, Kepindahan dan Kedatangan) Penduduk. Dari hasil pengolahan data LAMPID ini, nantinya penduduk
tidak harus lagi mendaftarkan LAMPID secara manual tetapi akan berbasi teknologi yaitu pada sistem aplikasi e-LAMPID, yang mana hal ini sangat berguna bagi pemerintah desa, salah satunya agar pemerintah desa dapat memantau sekaligus mengendalikan jumlah penduduk yang ada.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis bermaksud mengajukan Penelitian dengan judul PERANCANGAN SISTEM E-LAMPID (KELAHIRAN, KEMATIAN, KEPINDAHAN DAN KEDATANGAN) DENGAN REKAPITULASI DATA PENDUDUK BERBASIS WEB.
I.2 Rumusan Masalah
Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, terlihat bahwa proses pengolahan data yang diterapkan belum begitu optimal kendati sudah dibantu oleh apikasi komputer (word processor), dimana dalam prosesnya setiap Ketua RW memberikan laporan bulanan kepada Kabid Pemerintahan lalu Kabid Pemerintahan menuliskannya dalam sebuah buku register setelah berjalan tersebut penulis mengasumsikan ada beberapa hal yang menjadi penghambat, yaitu:
1. Penulisan data berulang.
2. Pencarian data yang tidak efektif.
3. Keefektifan hasil surat yang diusulkan
4. Komputasi secara manual. 5. Pembuatan laporan terbilang lama. I.3 Batasan Masalah
Mengingat luasnya permasalahan yang ada pada kependudukan kota bandung, agar tidak menyimpang pada tujuan semula maka masalah dibatasi pada permasalahan yang telah disebutkan di atas yaitu pada prosedur pelayanan jasa kependudukan seperti :
I.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari dilakukannya penelitian, perancangan, dan pembuatan aplikasi LAMPID ini adalah untuk:
1. Memberikan sebuah solusi terhadap hambatan/masalah yang telah penulis kemukakan (dalam proses pengolahan data LAMPID).
2. Menyusun suatu sistem informasi berbasis komputer dan android yang terstruktur dan terarah, dengan harapan dapat meningkatkan efiktifitas kerja petugas.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pustaka yang terkait dengan penelitian
Penelitian tentang Sistem Informasi Jasa Pelayanan Kependudukan telah banyak dilakukan diantaranya adalah Kartika Sari(2005), mengemukakan tentang sistem informasi data kependudukan pada kecamatan Bulakamba Brebes. Aplikasi ini dapat membantu Kecamatan Bulakamba Brebes untuk memproses formulir-formulir tentang pengolahan data penduduk seperti formulir isian data kartu keluarga, formulir laporan kedatangan, formulir permohonan pindah, pengajuan KTP,dan formulir pelaporan kematian, sehingga memudahkan ketua RT dan ketua RW untuk mengakses di Kecamatan Bulakamba Brebes.
Rizky Nugraha (2009), mengemukakan tentang Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Sebagai Pengembangan E-Government Menuju Good Governance. Aplikasi ini berfungsi untuk memberikan suatu kemudahan dalam segala proses yang berhubungan dengan kependudukan, juga sebagai alat bagi instansi untuk membuat proses pendataan menjadi lebihefektif dan efisien. Sistem ini dapat memberikan informasi yang cepat kepada masyarakat tentang pembuatan dokumen kependudukan, mempercepat dalam pembuatan dokumen kependudukan seperti pembuatan KTP, Kartu Keluarga dan surat lainnya, menyelenggarakan administrasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat, mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan
2.2 Perbedaan penelitian yang dilakukan
Ajie W. Soejono (2009), mengemukakan tentang Perancangan
Sistem Informasi Kependudukan Kelurahan Karangwaru Kecamatan
Tegalrejo Kota Yogyakarta. Aplikasi ini digunakan untuk diterapkan di
Kantor Kelurahan Karangwaru guna mengatasi berbagai persoalan yang
terkaitdengan pegolahan data adiministrasi wilayah dan kependudukan,
mengingat bahwa efisiensi danefektivitas pekerjaan semakin dibutuhkan
untuk meningkatkan produktivitas.Penelitian yang berbasis di Kelurahan Karangwaru, Kec. Tegalrejo, Kota Yogyakarta ini masih bersifatperancangan yang dilakukan berdasarkan sistem pengolahan data yang ada saat ini (The Currenst System).Tabel/Entiti yang digunakan sudah mengakomodasi seluruh bentuk formulir ataupun laporan yang digunakan di Kelurahan Karangwaru.
Irwanto, Rahmatullah (2013), mengemukakan tentang Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Banjarmasin. Aplikasi ini digunakan untuk pendataan perubahan alamat, pindah datang untuk menetap, tinggal terbatas, serta perubahan status orang asing tinggal terbatas menjadi tinggal tetap dan peristiwa penting, antara lain kelahiran, lahir mati, kematian, perkawinan, dan perceraian, termasuk pengangkatan, pengakuan dan pengesahan anak, serta perubahan status kewarganegaraan, ganti nama dan peristi-wa penting lainnya yang dialami oleh seseorang, kejadiantersebut harus dilaporkan karena membawa implikasi perubahan data identitas atau Surat Keterangan Kependudukan. Setiap peristiwa kependudukan dan peristiwa penting memerlukan bukti yang sah untuk dilakukan pengadministrasian dan pencatatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.Bentuk dari implementasi SIAK di Kota Banjarmasin yakni dilaksanakannya penataan dan pengelolaan administrasi kependudukan dengan kegiatan pelayanan pendaftaran penduduk yang meliputi pencatatan biodata penduduk, penerbitan Kartu Keluarga (KK), penerbitan Kartu Tanda penduduk (KTP) dan pendaftaran peristiwa kependudukan.Kegiatan lainnya adalah pelayanan
pencatatan sipil yang meliputi kegiatan pencatatan kelahiran, pencatatan perkawinan, pencatatan perceraian, dan pencatatan kematian serta pencatatan pengangkatan anak, pengakuan anak, pengakuan anak dan pengesahan anak. Sistem Informasi Kependudukan terintegrasi yang dibangun dan dikembangkan oleh beberapa Pemerintah Kota di indonesia seperti di Kota Surabaya. Adanya E-Lampid ini warga akan dipermudah dalam pengurusan surat berkaitan dengan administrasi Kependudukan, dimana warga tidak perlu datang ke kantor dinas terkait melainkan dapat mengurusnya secara online.
III.1 Analisis Masalah
Pada sistem yang berjalan selama ini masih terdapat permasalahan yang harus diperbaiki sesuai dengan perkembangan teknologi yang semakin berkembang ditambah perkembangan penduduk yang semakin meningkat sehingga permasalah-permasalahan yang timbul akan semakin memperlambat proses administrasi kependudukan. Permasalahan tersebut diantaranya adalah :
1. Proses pemasukan data yang belum terkomputerisasi sehingga kinerja para pelaksana berjalan sangat lambat. 2. Proses pembuatan laporan tentang
pelayanan jasa kependudukan juga belum terkomputerisasi, sehingga dalam pembuatan laporan masih ada keterlambatan dalam pengiriman data maupun informasi .
3. Tingkat kesalahan yang ditimbulkan masih besar karena proses pemasukan data dan pemrosesan datanya masih menggunakan sistem lama.
4. Tempat penyimpanan data yang kurang aman dan tidak terjamin.
1. Dengan sistem baru ini diharapkan dapat memberi masukan dan perubahan dalam pemrosesan suatu data. Sistem baru yang akan digunakan diusulkan menggunakan sistem komputerisasi pada kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan jasa kependudukan. Hal ini untuk mengatasi permasalahan tentang laporan data dan informasi yang kurang akurat.
2. Dengan pengembangan sistem informasi yang dapat menyesuaikan pada kondisi kelurahan dan sistem informasi yang sedang berjalan pada saat ini dan masa mendatang.
3. Dalam pengembangan sistem informasi ini diharapkan dapat mengurangi biaya dan waktu dalam penggunaannya serta pengembangan yang baru lagi pada periode yang akan datang.
III.2 Analisa Sistem Yang Berjalan
Prosedure Pendataan
Dalam pengolahan penduduk di kelurahan lebak gede kecamatan coblong kota Bandung terdapat beberapa aturan pendaftaran penduduk berupa formulir pendaftaran penduduk sementara. Adapun prosedur pendataan penduduk nya seperti dibawah ini:
1. Penduduk melapor dan mengambil formulir pendaftaran data penduduk kosong kepada pihak RT. Setelah formulir di isi lengkap, maka penduduk memberikan formulir tadi kepada kepala RT untuk ditandatangani. 2. Setelah formulir tersebut sampai ditangan
pihak RT, maka pihak RT melakukan pengecekan kelengkapan pengisian formulir tersebut. Jika pengisian nya lengkap maka akan diarsipkan kedalam buku arsip RT dan apabila tidak lengkap akan dikembalikan lagi kepada penduduk yang bersangkutan.
3. Setelah diarsipkan oleh RT, kemudian formulir tersebut diberikan kepada ketua RW untuk dicatat dan disimpan dalam arsip RW.
4. Setelah diarsipkan oleh RW, maka formulir tersebut diberikan kepada pegawai
kelurahan untuk diarsipkan olehbagian administrasi kelurahan.
5. Setelah diarsipkan oleh bagian administrasi kelurahan, maka formulir tersebut diberikan kepada kepalakelurahan untuk ditandatangai.
6. Formulir yang telah ditandatangani olehkepala kelurahan, diberikan kepada pegawai administrasi kelurahan untuk dibuat menjadi rangkap 3 yang salah satunya diberikan kepada bagian administrasi kelurahan untuk diarsipkan, lembar kedua diberikan kepada kecamatan dan lembar yang terakhir diberikan kepada penduduk yang bersangkutan.
Gambar 1 Prosedure Pendataan Prosedure Pendataan Laporan
Aliran sistem prosedur pembuatan laporan yang sedang berjalan di kellurahan lebakgede kecamatan coblong kota bandung.
2. Data yang telah diarsipkan dalam buku arsip akan diproses oleh pegawai administrasi menjadi format laporanbulanan dan dibuat menjadi rangkap 2 untuk ditandatangani oleh lurah.
3. Laporan yang telah ditandatangani oleh lurah akan diberikan kepada pegawai administrasi untuk diarsipkan menjadi laporan bulanan di kelurahan dan rangkap kedua akan diserahkan kepada kantor kecamatan sebagai Laporan wajib kependudukan setiap bulannya.
Gambar 2. pendataan Laporan
III.3 Perancangan Sistem
Perancanganakan dimulai setelah tahap analisis terhadap sistem selesai dilakukan. Perancangan dapat didenifisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
III.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antara objek data. ERD adalah notasi yang digunakan untuk melakukan aktifitas pemodelan
data. Berikut adalah diagram relasi untuk aplikasi e-LAMPID.
Gambar 3. Entity Relationship Diagram
III.2.2Flowchat
Flowchart Diaram merupakan kumpulan aliran dokumen dari awal pengajuan hingga dokumen administrasi kependudukan selesai di buat.
Gambar 4. Flowchat
IV. KESIMPULAN DAN SARAN
IV.1 Kesimpulan
Prosedur pendataan dan pembuatan laporan pada sistem lama memiliki beberapa kelemahan yang menimbulkan masalah keamanan, tempat dan proses pembuatan laporan yang selama ini dilakukan tidak praktis karena harus dibuat setiap kali dibutuhkan laporan.
Sistem baru yang dirancang menghasilkan beberapa laporan antara lain laporan data kelahiran, data kematian, data kedatangan penduduk, data epindahan penduduk, data penduduk, dan laporan data pemohon kartu keluarga.
IV.2 Saran
Saran yang dapat penulis buat sesuai dengan berjalannya istem baru yang telah diterapkan adalah: 1. Selain meningkatkan pelayanan terhadap warga. Agar sistem komputerisasi ini dapat berjalan dengan baik maka diperlukan sumber daya manusia yang dapat menjalankan sistem dengan baik.
2. Sebaiknya data di-backup secara otomatis untuk menghindari apabila kehilangan data atau terkena virus.
Referensi
[1] E. Desyarsitayahoocom, “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENDUDUK PADA KANTOR KEPALA DESA DENDANG Desi Arsita,” pp. 1–11. [2] Healthy Tiolida Purba, “Membangun Sistem
Informasi pengolahan Data Penduduk (Studi Kasus Kecamatan Coblong Dan Kelurahan Lebak Gede),” pp. 67–166, 2011.
[3] TUBAGUS FAISAL A, “SISTEM INFORMASI JASA PELAYANAN KEPENDUDUKAN PADA KELURAHAN KRAPYAK SEMARANG DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI,” 2013.
[4] Umi Lia Umairoh, “Perancangan sistem informasi kepegawaian di Kecamatan Coblong Bandung,” pp. 1–10, 2014.
[5] Surabaya, “e-government Kota Surabaya,” 2015.
[6] AJI PRATAMA WISNU WARDANA, “SISTEM INFORMASI PELAYANAN AKTA ONLINE PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA,” 2016.
[7] P. Di and K. Lebakjaya, “Pengembangan aplikasi sistem informasi register kependudukan pada bagian pindah datang penduduk di kelurahan lebakjaya,” pp. 1–9.
[8] N. Made, S. Widhiastiti, N. Nyoman, D. Pascarani, and K. W. Dwi, “IMPLEMENTASI PROGRAM PENCATATAN AKTA KELAHIRAN BERBASIS ONLINE ( STUDI KASUS PROGRAM INOVASI CAPIL ONLINE PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA,” pp. 1–9. [9] D. Meningkatkan and P. Akta,
“PERENCANAAN PROGRAM AKTA ONLINE DALAM MENINGKATKAN PELAYANAN AKTA KELAHIRAN (Studi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Banyuwangi) Aprilia Malik, Siswidiyanto, Endah Setyowati,” vol. 1, no. 5, pp. 1025–1032, 2012.
