PERTEMUAN
6
MANAJEMEN
DESAIN
DATABASE
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengembangan database managemen
system. mahasiswa harus mampu:
1. Menggunakan REA sebagai alat design data base
2. Menggunakan REA diagram
3. Membangun seperangkat table data base dari suatu model REA
4. Membaca REA diagram dan mengkaitkannya dengan kegiatan usaha
B. URAIAN MATERI
Model data Resource Event Agent-REA adalah perangkat modeling konseptual yang
khususnya didesain untuk menyediakan struktur untuk mendesain database dalam
sistem informasi akuntansi. Model data REA menyediakan struktur dengan 2 cara :
Pertama adalah mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam
database SIA, kedua adalah penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan
diantara kesatuan-kesatuan dalam database. Materi pembahasan REA dengan data
model, entity relationalship (ER) diagrams untuk mengembangkan diagram REA,
implementasi diagram REA ke database relational menggunakan diagram REA dan
mengintegrasikan diagram REA atas seluruh siklus akuntansi.
1. Model data REA (Resource Event & Agent)
Data modeling adalah proses pendefinisian dari sebuah database sehingga
mewakili semua aspek dalam organisasi, termasuk interaksi dengan pihak luar.
Model data REA adalah perangkat modeling konseptual yang khususnya didesain
untuk menyediakan struktur untuk mendesain data base dan sistem informasi
Mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam data base
AIS. (b) Dengan penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara
kesatuan-kesatuan dalam database. Jenis-Jenis Kesatuan REA terdiri dari :
1) Sumber daya; Didefinisikan sebagai hal yang mempunyai nilai ekonomis dalam
organisasi, contoh : kas, inventori, perlengkapan, peralatan dan tanah.
2) Kejadian/Transaksi; Berbagai kegiatan bisnis, yang manajemen lakukan untuk
mengumpulkan informasi untuk perencanaan dan pengawasan. Beberapa
transaksi secara langsung mempengaruhi kuantitas dari sumber-sumber daya.
Sebagai contoh : kegiatan penjualan menurunkan kuantitas inventaris dan
kegiatan pengumpulan uang kas meningkatkan sejumlah besar kas.
3) Agen ; adalah orang-orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam setiap
kejadian dan kepada merekalah informasi dibutuhkan untuk perencanaan,
pengawasan dan pengevaluasian.
2. Entity-Relationship Diagrams (E-R Diagram)
Adalah satu metode untuk menggambarkan sebuah data base dalam bentuk
skema. Disebut REA diagram karena menunjukkan berbagai model kesatuan dan
hubungan penting diantara mereka. Di dalam sebuah diagram karena
menunjukkan berbagai model kesatuan dan hubungan penting diantara mereka.
Di dalam sebuah diagram REA, kesatuan muncul dalam bentuk segiempat dan
hubungan antara kesatuan-kesatuan digambarkan dalam bentuk diamond, yaitu
sebuah diagram REA dari bagian siklus pendapatan untuk menyederhanakan
gambar tersebut kita hanya memasukkan dua transaksi, yaitu penjualan
3. Mengembangkan Diagram REA
REA memperlakukan sistem akuntansi sebagai representasi virtual bisnis yang
sebenarnya. Dengan kata lain, itu menciptakan objek komputer yang langsung
mewakili benda nyata dunia bisnis. Dalam istilah ilmu komputer, REA adalah suatu
ontologi. Objek nyata termasuk dalam model REA adalah: (1) Barang, jasa atau
uang, yaitu, sumber daya, (2) Transaksi bisnis atau perjanjian yang mempengaruhi
sumber daya, yaitu, kejadian, (3) Orang atau badan-badan manusia lain
(perusahaan lain, dll), yaitu, agen. REA sistem biasanya dimodelkan sebagai
database relasional, meskipun hal ini tidak wajib. Desain biasanya menggunakan
diagram entitas-hubungan. Pengembangan diagram REA untuk siklus transaksi
yang spesifik terdiri dari tiga tahap :
• Mengidentifikasikan setiap kejadian atau transaksi yang mempengaruhi perubahan dasar ekonomi dalam siklusnya.
• Mengidentifikasi sumber daya yang mempengaruhi setiap kejadian atau transaksi beserta agen-agen yang terlibat.
• Menentukan pokok utama untuk setiap hubungan kerjasama.
4. Tahap – Tahap Model REA :
Tahap 1: Mengidentifikasikan peristiwa perubahan ekonomi
Dasar REA terdiri dari dua peristiwa, yang satu meningkatkan sumber
daya yang lainnya menurunkan sumber daya. Perubahan dasar
ekonomi pada siklus pendapatan berhubungan dengan penjualan
barang atau jasa dan penerimaan pembayaran kas dari penjualan.
Gambaran sebuah diagram REA untuk setiap siklus individu, biasanya
dengan membagi kertas kerja menjadi 3 kolom untuk setiap
pekerjaan.
1. Kolom kiri untuk sumber daya
3. Kolom agen untuk agen adalah sangat penting untuk menentukan
apakah masih ada peristiwa binis lainnya dalam siklus tersebut atau
tidak.
Tahap 2 : Mengidentifikasikan sumber daya dan agen-agen.
Satu dan peristiwa penting dapat dispesifikasi, sumber daya yang
dipengaruhi oleh peristiwa tersebut dapat didefinisikan. Bagaimana
dengan Account Receivable? Ini tidak termasuk dalam peristiwa
penting tersebut, karena account receivable tidak terdapat dalam
definisi model data REA. Account Receivable adalah objek yang tidak
bebas, tetapi penyajiannya sederhana pada waktu berbeda antara
dua peristiwa. Yaitu penjualan dan pengumpulan kas.
Konsekuensinya, jika data tentang penjualan dan pengumpulan kas
disimpan dalam data base, maka tidak perlu menyimpan informasi
secara berlebihan tentang account receivable.
Tahap 3 : Mengidentifikasi jabatan (cardinalitas)
Jabatan mengidentifikasikan hubungan beberapa kejadian dalam
suatu perusahaan yang dapat dihubungkan dengan kejadian pada
perusahaan lain. Beberapa perusahaan dapat mengimplementasikan
kejadian tersebut dalam sebuah table. Pada kenyataannya jabatan
dapat menyediakan informasi tentang bagaimana baris-baris dalam
table dari hubungan yang lain dapat dihubungkan dengan tiap-tiap
baris dalam table tersebut, jabatan seringkali diekspresikan menjadi 2
yaitu jabatan minimum dan jabatan maksium.
5. Jenis-Jenis Entitas REA
Model REA secara khusus diperugunakan dalam desain database SIA sebagai alat
pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek sistemtik bisnis yang
mendasari aktivitas rantai nilai organisasi. Model REA memberikan petunjuk
dimasukkan kedalam database SIA, dan jenis REA: (1) Sumber daya (resource)
yang didapat dan dipergunakan oleh organisasi, (2) Kegiatan (event) aktivitas
bisnis yang dilakukan oleh organisasi, (3) Pelaku (agent) pelaku atau hubungan
dengan agent unit bisnis
Tipe-tipe kerjasama
Menurut maksimum jabatan, ada tiga jenis kerjasama yaitu :
a) A one-to-one relationship atau hubungan antara satuan, jika jabatan
maksimum tiap perusahaan hanya ada satu.
b) A one-to-many relationship atau hubungan satuan dengan besaran jika
jabatan maksimum dalam suatu perusahaan hanya ada satu dan jabatan
maksimum perusahaan lain hanya ada sebanyak N.
c) A-many-to-many relationship atau hubungan antara besaran, jika jabatan
maksimum di kedua perusahaan sebanyak N.
Penerapan diagram REA dalam Database Relational
Tahap 1 : Membuat table untuk setiap satuan dan hubungan antara besaran
Tahap 2 : Mengidentifikasi atribut-atribut untuk setiap tabel :
a) Kunci utama. Perusahaan seringkali membuat identifikator
numeric (berupa angka) yang merupakan sumber khusus
identifikasi yang unik, kejadian-kejadian dan agen-agen,
identifikator numeric ini merupakan kandidat yang baik sebagai
kunci utama. Sebagai contoh, S&S dapat menggunakan nomor
invoice sebagai kunci utama pada tabel penjualan dan jumlah
konsumen sebagai kunci utama pada tabel konsumen.
b) Atribut-atribut lain. Seperti tanggal dan jumlah dari
masing-masing penjualan, diperlukan untuk melengkapi dan
mengakuratkan proses transaksi dan produksi pada
pengukuran keuangan dan laporan manajerial. Atribut lain
manajemen secara efektif terhadap suatu sumber organisasi,
kejadian dan agen-agen.
c) Data harga. Harga disimpan sebagai tabel pada tabel invetaris
d) Data komulatif. Jumlah yang tersedia dalam neraca rekening
kas tidak perlu dicatat karena keseluruhan dalam database,
karena system dapat menghitung mereka kapanpun
diperlukan.
Tahap 3 : Penerapan hubungan antara satuan dan hubungan satuan dengan
besaran.
6. Penggunaan diagram REA :
a. Dokumentasi
Diagram REA kegunaanya sangat khusus sekali misalnya dalam dokumentasi
pembuatan database SIA. Diagram REA memberikan dua tipe yang penting
dalam informasi mengenai data base SIA yang tidak digambarkan di
dokumentasi lainnya, yaitu informasi tentang hubungan antara data dan
informasi tentang pelatihan bisnis organisasi.
Diagram REA dengan jelas menggambarkan hubungan antara
bermacam-macam data yang disimpan di dalam data base akuntansi. Berbeda dengan
flowchart yang hanya memperlihatkan bagaimana membuat dan
menggambarkan karakteristik utama file, seperti bagaimana file diatur dan
dicatat. Seperti halnya data flow diagram menggambarkan kandungan atau isi
dari masing-masing file dalam sebuah system, tetapi tidak secara jelas
memperlihatkan bagimana file-file itu berhubungan satu dengan lainnya.
b. Informasi tentang pelatihan bisnis
Mengartikan dengan benar apa yang menjadi utama dalam diagram REA
maksudnya harus mengartikan dengan benar peristiwa apa dalam
transaksi secara keseluruhan. Setiap peristiwa dari agen sebuah entitas
mewakili orang yang khusus atau organisasi. Sama seperti, setiap peristiwa
dari kejadian sebuah entitas mewakili aktivitas bisnis yang khusus atau
transaksi. Contoh, setiap peristiwa penjualan mewakili transaksi penjualan
yang khusus.
c. Informasi Tentang Isi Database
Diagram REA menggambarkan hubungan antara berbagai data yang disimpan
dalam data base akuntansi, sebaliknya flowchart hanya menunjukkan file yang
ada dan menggambarkan karakter dasar mereka, sebagaimana mereka
dikumpulkan dan disimpan. Diagram data flowchart (DFD) menunjukkan isi
dari tiap file dalam system, tapi tidak menunjukkan bagaimana file-file itu
berhubungan satu dan lainnya.
Hubungan dalam diagram REA menyediakan informasi yang berguna tentang
keadaan perusahaan dan kebijakan yang dianutnya. Contohnya menyediakan
kredit untuk pelanggannya dan juga mengijinkan mereka untuk melakukan
pembayaran secara berkala. Ini juga mengindikasikan bahwa perusahaan telah
menjual barang dalam jumlah yang besar.
Dengan mengetahui tiap-tiap apa yang didapat dari sumber data
bagaimanapun, dapat kadang-kadang lebih sulit, ingat bahwa informasi
tentang atribut-atribut yang disimpan dengan tiap tujuan hubungannya
kadang-kadang termasuk dalam diagram REA. Hal ini dapat digunakan untuk
menerjemahkan tujuan dari sumber itu. Dalam Figure 6.7 daftar dari atribut
inventory yang termasuk kuantitasnya. Ini menggambarkan bahwa tiap baris
dari inventory mewakili salah satu macamnya tidak dalam obyek individual.
7. Memindahkan Informasi dari SIA
Diagram REA yang lengkap juga menunjukkan panduan berguna dalam
menggunakan data base SIA. Awalnya menunjukkan nomor-nomor dari
elemen-elemen yang ditemukan dalam SIA tradisional seperti jurnal, ledger dan informasi
disajikan, tapi disimpan di format yang berbeda. Informasi biasanya ditemukan
dalam jurnal yang disimpan dalam tabel untuk menyimpan data tentang transaksi.
Contohnya jurnal penjualan dapat diproduksi dengan menampilkan masuknya
yang diperlukan dalam tabel penjualan. Ini akan menghasilkan daftar dari semua
peristiwa penjualan, yaitu tunai dan kredit, proses serupa dapat dilakukan untuk
memproduksi pengumpulan kas, pembelian atau jurnal pengeluaran kas. Bentuk
informasi secara tradisional biasanya berisi ledger disimpan dalam data base
kombinasi antara sumber dan tabel peristiwa.
Tiga jenis hubungan yang terdapat dalam kemungkinan tiga jenis dasar hubungan
antar entitas:
a) Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) : (1:1) terjadi saat
kardinal maksimum untuk setiap entitas dalam hubungan tersebut adalah
N
b) Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many reletionship) : (1:N) terjadi saat
kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan
kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N.
c) Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship ) : (M:N) Terjadi
saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam satu hubungan adalah N.
8. Perkembangan Sistem Akuntansi
Dewasa ini sistem komputer Akuntansi sangat berkembang pesat, dan bahkan
setiap perusahaan harusnya mengembangkan sistemnya sesuai dengan
kompleksitas, perkembangan perusahaan, juga untuk mengikuti perkembangan
jaman. Dengan adanya software komputer, maka pekerjaan yang manual dan
memakan banyak waktu dan tenaga seperti paper work akan semakin berkurang.
Selain itu, komputer juga dapat memproses lebih banyak data dalam waktu yang
relatif cepat, sehingga efisiensi pun akan didapatkan. Data yang diolah dalam
komputer akan menjadi output berupa informasi finansial ataupun non finansial.
Proses pengolahan data ini dapat dilakukan secara terdistribusi maupun terpusat.
Terdistribusi berarti data diolah secara terpisah (misalnya dalam tiap komputer
tanpa terhubung ke jaringan), sedangkan pengolahan terpusat berarti data diolah
data perusahaan (misalnya: komputer terhubung ke jaringan perusahaan untuk
pengolahan data).
Dengan menggunakan komputer, laporan yang terlambat ataupun informasi yang
non struktural bisa dapat diminimalisasi berkat pengendalian dan penerapan
akuntansi untuk menghasilkan informasi yang layak dan berguna dan memenuhi
prinsip akuntansi bagi perusahaan.
9. Dokumen Dasar Akuntansi
Dokumen dasar atau data yang digunakan umumnya berupa bukti transaksi. Ini
merupakan input yang sangat penting karena menentukan tujuan yang ingin
dicapai dalam akuntansi. Kendala yang sering dialami adalah kurangnya kualitas
bukti transaksi, atau bahkan kelebihan input transaksi sehingga sistem yang
seharusnya simpel dan mudah digunakan menjadi semakin kompleks dan ruwet.
Dokumen dasar yang berkualitas dapat ditransformasi menjadi informasi yang
tepat. Adanya standardisasi dalam input ini penting untuk memastikan data
masuk ke dalam sistem komputer akuntansi secara tepat dan benar. Perubahan
dokumen dasar berdampak pada berubahnya keseluruhan sistem akuntansi dan
pengolahan data.
Pada dasarnya, cara yang sama digunakan oleh setiap perusahaan dalam
mengolah dokumen ini, tapi karena adanya perbedaan dalam skala perusahaan
(besar kecilnya), jenis usaha, teknologi yang dipakai, ataupun sumber daya yang
dipakai, maka sistem akuntansi perusahaan dapat berbeda satu sama lain. Ini
yang menyebabkan sistem yang digunakan oleh satu perusahaan bisa jadi tidak
bisa digunakan oleh perusahaan lain.
10.Sistem Akuntansi Komputer
Sistem akuntansi komputer merupakan sistem akuntansi yang mengalami
transformasi karena adanya penggunaan komputer. Sistem ini memberikan
banyak keuntungan dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam akuntansi
dengan memenuhi prinsip akuntansi. Walau demikian, sistem akuntansi komputer
dapat pula menyebabkan masalah baru dalam perusahaan bila perkembangan
11.Aplikasi Akuntansi Komputer
Perkembangan teknologi khususnya dalam informasi dan komunikasi memacu
perkembangan dalam dunia akuntansi. Salah satu yang berkembang dan telah
umum diimplementasikan di dunia adalah aplikasi akuntansi komputer. Beberapa
jenis aplikasi akuntansi komputer yang telah banyak dipakai di seluruh penjuru
dunia adalah MYOB, Payroll, DacEasy, Simply Accounting, General Ledger, Acc
Pac, Peachtree, dll. Manfaat aplikasi akuntansi komputer adalah menghasilkan
kemudahan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan dengan akurat,
efisien dan cepat. Keuntungan dalam penggunaan aplikasi komputer adalah
kecepatan dalam mendapatkan laporan keuangan, yang seringkali dilakukan
secara otomatis oleh komputer bila dibandingkan dengan cara manual.
Penggunaan komputer juga memiliki tingkat ketepatan tinggi. Aplikasi komputer
akuntansi juga mampu menghasilkan dan menampilkan data dengan mudah dan
cepat.
Aplikasi akuntansi komputer dapat digunakan oleh semua pemakai yang bisa
mengoperasikan komputer serta memahami prosedur standar pembukuan.
Dengan demikian, aplikasi ini tidak hanya ditujukan pada pakar akuntansi atau
orang yang ahli di bidang komputer yang sudah mengetahui cara menginstal
komputer.
C. LATIHAN SOAL/TUGAS
1. Apakah yang dimaksud dengan model diagram REA?
2. Bagimanakah model data REA dalam menyediakan struktur untuk e-commerce ?
3. Sebutkanlah jenis-jenis kesatuan model data REA dalam sistem informasi
akuntansi
4. Sebutkanlah bagimana penerapan diagram REA dalam data base relational.
5. Uraikanlah tujuan dokumentasi dalam model date REA
D. DAFTAR PUSTAKA
1. James A hall , Accounting Information System , penerbit salemba empat
2. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor,
2014.
3. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi,
2015.
4. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor,
2014.
5. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi,
