ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL PIUTANG P

(1)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”33 ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL PIUTANG PADA PERUSAHAAN JASA

STUDI KASUS PT AKITA JAYA

Albertus Karjono Dewi Sartika Sidebang Institut Bisnis Nusantara Jl. D.I Panjaitan Kav 24 Jakarta 13340

(021) 856 4932 ABSTRAK

Pengendalian internal merupakan alat bantu bagi manajemen dalam melaksanakan fungsi pengendalian, baik langsung maupun yang tidak langsung. Pengendalian diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengetahui apakah kegiatan telah berjalan sesuai dengan rencana dan kemudian hasil dari pengawasan tersebut dapat digunakan sebagai bahan untuk melakukan tindakan perbaikan. Masalah yang diteliti pada skripsi ini adalah Pengendalian Internal Piutang pada PT. Akita Jaya Mobilindo, yaitu apakah sudah diterapkan dengan baik sehingga pengelolaan piutang usahanya efektif dan efisien.

Dari hasil perhitungan tingkat perputaran piutang atau receivable turn over (RTO) PT. Akita Jaya Mobilindo dapat dianalisa bahwa perputarannya cukup baik tetapi terjadi ketidaktetapan tingkat perputaran piutang, dimana pada tahun 2007 adalah 38 kali, sedangkan pada tahun 2008 RTO-nya sebesar 25 kali, pada tahun 2009 RTO-nya adalah 25 kali, 2010 RTO-nya sebesar 34 kali dan pada tahun 2011 RTO-nya sebesar 25 kali.

Dari hasil perhitungan ACP-nya, diketahui pada,tahun 2007 ACP-nya 9 hari dan 2008 ACP-nya 14 hari, tahun 2009 ACP-nya 14 hari , sedangkan 2010 ACP-nya adalah 11 hari, dan pada tahun 2011 ACP-nya 14 hari. Dari perhitungan ini dapat dianalisa bahwa periode pengumpulannya sudah sangat baik karena PT. Akita Jaya Mobilindo menetapkan standar pengumpulan piutangnya adalah 14 hari, sedangkan periode pengumpulan piutang-nya kurang atau tepat pada waktu yang ditentukan. Namun kestabilan pengumpulan piutang belum terjadi dari periode yang dianalisis yaitu lima tahun tersebut. Adapun langkah yang dapat ditempuh dalam usaha untuk menghindari ketidakstabilan pengumpulan piutang serta mempercepat waktu pengumpulan piutang adalah dengan cara melaksanakan penagihan itu secara intensif, dan memberlakukan kebijakan kebijakan administratif.

1. PENDAHULUAN

Untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan maka setiap perusahaan mempunyai tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan jangka panjang maupun jangka pendek. Adapaun tujuan jangka pendek adalah meningkatkan keuntungan hasil operasi, meningkatkan volume penjualan, serta mempertahankan posisi , sedangkan tujuan jangka panjangnya mencapai laba maksimum , mengadakan ekspansi, serta mempertahankan produk.

Dalam usaha mencapai tujuannya, maka pihak perusahaan melakukan aktivitas yang lazim disebut dengan aktivitas penjualan. Dari aktivitas penjualan ini memperoleh keuntungan yang digunakan demi kelangsungan hidup perusahaan dan pengembangan kegiatan operasional. Dari aktivitas penjualan tunai perusahaan langsung dapat pembayaran tunai sedang dari penjualan kredit akan timbul piutang.

Sebagian besar modal usaha berupa piutang dagang sehingga perputaran dana dari usaha bisa terganggu apabila pengendalian internal dan pengelolaan piutang kurang baik. Bila suatu perusahaan mempunyai sebuah piutang maka suatu hal yang wajar bila ada kemungkinan dari piutang tersebut tidak tertagih, timbulnya piutang tidak tertagih, timbulnya piutang tidak tertagih bisa disebabkan dari dua faktor yaitu faktor internal dan faktor eksternal.

Dari pihak internal salah satu penyebab piutang tidak tertagih adalah managemen yang tidak memadai dalam menagih piutang tersebut serta kurang dalam dalam menentukan kebijakan dalam piutang. Dari pihak eksternal yaitu disebakan karena debitur yang tidak taat dalam melakukan pembayaran hutang, langganan yang bangkrut, meninggal dunia atau factor lainnya.

(2)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”34 demikian managemen harus melakukan tindakan atau kebijakan dalam pengelolaan data pelanggan termasuk piutang , penagihan piutang , perlakuan pencatatan piutang tak tertagih , sehingga besarnya piutang yang tidak dapat ditagih sesuai dengan catatan perusahaan.

Dalam transaksi bisnis perusahaan yang dilakukan dengan kredit mengakibatkan saldo piutang dalam laporan keuangan semakin meningkat.

Dengan meningkatnya jumlah saldo piutang dalam laporan keuangan maka piutang dagang itu harus ditangani dengan seksama.

Oleh karena itu perusahaan perlu melakukan pengendalian intern yang lebih baik terhadap piutang dagang karena piutang tersebut sangat berpengaruh terhadap tingkat profitabilitas perusahaan.

Kurangnya pengendalian intern terhadap piutang dagang dapat mengakibatkan piutang piutang yang tidak tertagih menumpukdan mengakibatkan kerugian yang cukup besar. Berdasarkan uraian tersebut maka pengendalian piutang sangat penting bagi setiap perusahaan untuk mencapai tujuannya maka hal yang menarik untuk membahas masalah tersebut dalam skripsi yang berjudul ”Pengendalian internal piutang dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi usaha pada perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo.”

Setiap usaha perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya sudah pasti akan menemui masalah-masalah, dimana hal itu merupakan hambatan yang mengganggu kelancaran hidup perusahaan. Oleh karena itu setiap masalah yang timbul harus segera diatasi dengan mencarikan jalan keluar atau pemecahannya.

Agar ruang lingkup tidak meluas maka perlu membatasi pada hal yang berhubungan dengan putang yang disajikan di neraca, bagaimana prosedur dan pengawasan piutang serta menganalisis perputaran piutang dari tahun ketahun dalam kurun waktu tertentu

Sedangkan Rumusan permasalahan dalam penelitian ini adalah Apakah Pengendalian Internal Piutang pada PT Akita Jaya Mobilindo sudah diterapkan dengan baik sehingga piutang sudah dikelola dengan efektif dan efisiensi?

2. LANDASAN TEORI

Setiap perusahaan memerlukan pengendalian internal untuk mengendalikan seluruh fungsi di dalamnya. Pengendalian ini berguna untuk mengarahkan laju perusahaan agar tetap mengikuti tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian dianggap penting karena akan mempengaruhi setiap aspek operasional perusahaan.

Pengendalian internal merupakan alat bantu bagi manajemen dalam melaksanakan fungsi pengendalian, baik langsung maupun yang tidak langsung. Pengendalian diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengetahui apakah kegiatan telah berjalan sesuai dengan rencana dan kemudian hasil dari pengawasan tersebut dapat digunakan sebagai bahan untuk melakukan tindakan perbaikan.

Pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan , Marshall B.Romney dan Paul Jhon Steinbart, hal 229.

Penelitian COSO (Commitee of Sponsoring Organizations) mendefenisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut:

1. Keandalan pelaporan keuangan.

2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 3. Efektivitas dan efisiensi operasi.

Berdasarkan definisi pengendalian internal di atas, terdapat beberapa konsep dasar yaitu:

• Pengendalian internal merupakan suatu proses; Pengendalian internal merupakan suatu rangkaian tindakan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas untuk mencapai tujuan tertentu.

(3)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”35 • Pengendalian internal dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan

memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan

pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian internal tidak dapat memberikan keyakinan yang mutlak.

• Pengendalian internal ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi. Dari beberapa pengertian dan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan suatu sistem untuk: - Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi

- Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi - Memajukan efisiensi dalam operasi

- Membantu agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu

Tujuan Pengendalian Internal

Berdasarkan dari definisi pengendalian internal yang dikemukakan oleh Marshall B.Romney dan Paul Jhon Steinbart, dan penelitian oleh COSO disebutkan bahwa tujuan pengendalian internal adalah untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga kategori berikut ini :

1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Efektivitas dan efisiensi operasi

3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dari ketiga tujuan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Keandalan pelaporan keuangan

Artinya pengendalian internal memberikan keyakinan yang memadai bahwa laporan keuangan disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

2. Efektivitas dan efisiensi operasi

Pengendalian internal dimaksudkan untuk mendorong sumber daya secara efektif dan efisien untuk pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini berkaitan dengan pengalokasian sumber-sumber milik perusahaan, sehingga dapat dicegah kegiatan yang tidak perlu dan pemborosan dari semua aspek organisasi.

3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Pengendalian internal adalah alat untuk memberikan jaminan bahwa prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan dalam pencapaian tujuan diikuti oleh seluruh karyawan perusahaan.

Dalam pengendalian internal terdapat berbagai tujuan. “Tujuan pengendalian internal tersebut adalah :

1. Otoritas ( wewenang)

Setiap transaksi harus mendapat otoritasi semestinya berdasarkan struktur dan kebijakan perusahaan. Dalam keadaan atau masalah-masalah tertentu sangat mungkin diperlukan otorisasi khusus.

2. Pencatatan

Pencatatan atas transaksi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya dan pada waktu yang tepat dengan uraian yang wajar. Transaksi yang dicatat adalah transaksi yang benar-benar terjadi dan lengkap.

3. Perlindungan

Harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah pengawasan / penjagaan dari mereka yang bertanggung jawab. Dalam hal ini pengendalian internal memperkecil resiko terjadinya kecurangan oleh karyawan atau manajemen sekalipun.

4. Rekonsiliasi

Rekonsiliasi secara berkelanjutan dan periodik antar pencatatan dengan harta fisik harus dilakukan misalnya mencocokkan jumlah persediaan barang antara kartu persediaan dengan persediaan fisik di gudang.”

Pihak Yang Bertangung Jawab Atas Pengendalian Internal

Pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap pengendalian internal yaitu sebagai berikut ini :

1. Manajemen

Manajemen bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menyelenggarakan secara efektif pengendalian internal organisasinya.

(4)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”36 Dewan komisaris bertanggung jawab untuk menentukan apakah manajemen memenuhi tanggung jawab mereka dalam mengembangkan dan menyelenggarakan pengendalian internal.

Fungsi komite audit yang secara langsung berdampak terhadap auditor adalah: - Menunjuk auditor yang melaksanakan audit tahunan terhadap laporan

keuangan perusahaan.

- Membicarakan lingkup audit dengan auditor.

- Meminta auditor untuk melakukan komunikasi langsung mengenai masalah- masalah besar yang ditemukan oleh auditor dalam auditnya.

- Me-review laporan keuangan dan laporan audit pada saat audit selesai dilakukan.

3. Auditor intern

Bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengevaluasi mamadai atau tidaknya pengendalian internal entitas dan membuat rekomendasi peningkatannya.

4. Personal lain entitas

Peran dan tanggung jawab semua personel lain yang menyediakan informasi atau menggunakan informasi yang dihasilkan oleh pengendalian internal harus ditetapkan dan dikomunikasikan dengan baik.

5. Auditor Independen

Sebagai bagian dari prosedur auditnya terhadap laporan keuangan, auditor dapat menemukan kelemahan pengendalian internal kliennya, sehingga ia dapat mengkomunikasikan temuan auditnya tersebut kepada manajemen, komite audit, atau dewan komisaris.

6. Pihak luar lain

Pihak luar lain yang bertanggung jawab atas pengendalian internal entitas adalah badan pengatur, seperti Bank Indonesia dan Bapepam.

Pengendalian internal yang baik harus memenuhi beberapa kriteria atau unsur- unsur. Pengendalian internal terdiri dari lima komponen yang saling terkait. Komponen pengendalian internal telah dikemukakan oleh COSO seperti yang tertera dalam laporan COSO.

Adapun lima komponen pengendalian internal tersebut adalah: 1. Control Environment (Lingkungan Pengendalian)

“Lingkungan Pengendalian terdiri dari tindakan. Kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen puncak, para direktur dan pemilik dari suatu entitas mengenai pengendalian internal dan arti penting nya bagi entitas itu”, Alvin A.Arens dan Randal J. Elder, hal 40.

Adapun unsur-unsur lingkungan pengendalian, yaitu : a. Integritas dan Nilai Etika

Dalam rangka menekankan pentingnya integritas dan nilai etika di antara semua personel dalam organisasi, CEO (Chief Executife Officer) dan anggota manajemen puncak lainnya harus :

• Menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan integritas dan mempraktikan standar yang tinggi dari perilaku etis.

• Mengkomunikasikan kepada semua karyawan, baik secara verbal maupun melalui pernyataan kebijakan tertulis dan kode etik perilaku, bahwa hal yang sama diharapkan dari mereka, bahwa setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk melaporkan pelanggaran yang ia ketahui atau yang mungkin akan terjadi kepada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi, dan bahwa pelanggaran akan dikenai denda.

• Memberikan bimbingan moral kepada karyawan yang memiliki latar belakang moral kurang baik yang telah mengakibatkan mereka tidak mempedulikan mana yang baik dan yang buruk.

• Mengurangi atau menghilangkan insentif dan godaan yang dapat mengarahkan individu untuk melakukan tindakan yang tidak jujur, melawan hukum, atau tidak etis. Contoh insentif untuk perilaku negatif termasuk memberikan penekanan yang berlebihan kepada hasil jangka pendek atau berusaha untuk memenuhi target kinerja yang tidak realistis,dan bonus serta rencana pembagian laba dengan syarat bahwa hilangnya pengendalian yang diperlukan akan mendorong pelaporan keuangan yang curang. Contoh dari godaan termasuk hilangnya faktor penting lain dalam lingkungan pengendalian seperti dewan direksi yang tidak efektif atau kurangnya kejelasan dalam memberikan wewenang dan tanggung jawab.

(5)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”37 Untuk mencapai tujuan entitas, personel pada setiap tingkatan dalam organisasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut. Sebagai contoh, memenuhi tujuan pelaporan keuangan dalam perusahaan yang dimiliki masyarakat secara umum memerlukan tingkat kompetensi yang lebih tinggi pada bagian (CFO) chief financial officer dan personel akuntansi daripada pada perusahaan kecil yang dimiliki sendiri. Juga penting bagi manajemen senior untuk memperhatikan kompetensi dan pelatihan individu yang mengembangkan atau bekerja dengan teknologi informasi. c. Dewan Direksi dan Komite Audit

Dewan komisaris dan panitia audit secara signifikan mempengaruhi kesadaran pengendalian suatu entitas. Panitia audit merupakan sub panitia dari dewan direksi yang biasanya terdiri dari direktur-direktur yang bukan merupakan bagian dari tim manajemen. Dewan komisaris dan panitia audit adalah orang-orang yang terpercaya dan secara aktif mengawasi akuntansi entitas, kebijakan dan prosedur pelaporan.

d. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen

Menetapkan, mempertahankan, dan memonitor pengendalian internal suatu entitas merupakan tanggung jawab manajemen. Filosofi manajemen dan gaya operasi dapat secara signifikan mempengaruhi mutu pengendalian internal.

e. Struktur Organisasi

Struktur organisasi mendefinisikan bagaimana pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab didelegasikan dan dimonitor di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas. f. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Faktor lingkungan pengendalian mencakup bagaimana wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas operasi diberikan dan bagaimana hubungan pelaporan dan hirarki otorisasi ditetapkan. Pemberian wewenang dan tanggung jawab mencakup kebijakan yang berkaitan dengan praktik bisnis yang dapat diterima, pengalaman dan pengetahuan personil kunci. Dan sumber daya yang diberikan untuk melaksanakan kewajiban. Juga termasuk kebijakan dan komunikasi yang diarahkan untuk memastikan bahwa semua personil memahami tujuan entitas.

g. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia

Mutu pengendalian internal merupakan fungsi langsung dari mutu personil yang menjalankan sistem. Entitas harus mempunyai kebijakan personil yang baik untuk penerimaan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi, dan tindakan perbaikan. Contohnya dalam menerima karyawan, standar- standar yang menekankan mencari individu yang paling berkualifikasi, dan penekanan pada latar belakang pendidikan, pengalaman kerja sebelumnya, dan bukti integritas dan perilaku etis yang menyatakan komitmen entitas untuk mempekerjakan orang yang kompeten dan dapat dipercaya.”.

Risk assessment (Penaksiran Resiko)

Penaksiran resiko adalah proses entitas dalam mengidentifikasi dan menanggapi resiko bisnis. Proses ini termasuk bagaimana manajemen mengidentifikasi resiko yang relevan terhadap persiapan laporan keuangan, memperkirakan signifikansinya, menentukankemungkinan kejadiaanya, dan memutuskan tindakan untuk mengelolanya, McGraw-Hill dan Irwin, hal 264.

Penetapan atau perkiraan risiko untuk pelaporan keuangan adalah pengidentifikasian, penganalisisan, dan pengelolaan risiko-risiko yang relevan terhadap penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dalam pencapaian tujuannya. Penaksiran risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia. Proses penaksiran risiko harus mempertimbangkan kejadian dan keadaan ekstern dan intern yang mungkintimbul dan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, mengikhtisarkan, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan.

(6)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”38 “resiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini :

• Perubahan dalam lingkungan operasi • Personel baru

• Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki • Teknologi baru

• Lini produk, produk, atau aktivitas baru • Restrukturisasi korporasi

• Operasi luar negeri • Standar akuntansi baru

Information and Communication (Informasi dan Komunikasi)

Pengertian informasi dan komunikasi menurut IAI (2001), “Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.”, IAI, 2001, hal.319. “Sistem informasi dan komunikasi (information and communication system) yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang memasukkan sistem akuntansi (accounting system), terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas (dan juga kejadian-kejadian serta kondisi-kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan.” Boyton, Johnson, dan Kell yang diterjemahkan oleh Rajoe, P.A., Gania, G., dan Budi, I.S. (2002), hal.384.

Control Activities (Aktivitas pengendalian)

Sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan informasi dan komunikasi, suatu entitas memerlukan kebijakan dan prosedur untuk memberikan keyakinan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Kebijakan dan prosedur tersebut tertuang dalam aktivitas pengendalian. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan.

Sedangkan menurut Mulyadi (2002), “Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan.”, Sunarto, 2003, hal.189.

Kebijakan dan prosedur ini memberi keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat dan fungsi organisasi. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok. Salah satu cara penggolongan adalah sebagai berikut :

a. Pengendalian pengolahan informasi : - Pengendalian umum

- Pengendalian aplikasi : 1. Otorisasi yang memadai

Di dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, di dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

2. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan memadai

Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi di dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi di dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam di dalam formulir dicatat di dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. 3. Pengecekan secara independen

Mencakup verifikasi terhadap pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau departemen lain atau penilaian semestinya terhadap jumlah yang dicatat. Kunci penting yang diperlukan dalam pelaksanaan verifikasi intern ini adalah independensi karyawan yang melaksanakan verifikasi tersebut.

4. Pemisahan fungsi yang memadai

(7)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”39 seseorang.

Pembagian tugas di dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi, Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan,Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi

Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan

Cara yang paling baik dalam perlindungan kekayaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik. Perlindungan fisik juga diperlukan untuk catatan dan dokumen.

Review atas kinerja

5. Pemantauan (Monitorin)

“Pemantauan (monitoring) adalah penilaian kualitas kerja pengendalian internal sepanjang waktu.”,Mulyadi, 2002, hal.195 [7]. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian internal beroperasi sebagaimana yang diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian internal tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.

Pemantauan dapat muncul melalui : • Aktivitas yang berkelanjutan • Evaluasi periode yang terpisah.

Pemantauan dapat meliputi masukan dari :

• Sumber internal seperti manajemen dan Audit Internal

• Sumber eksternal seperti konsumen, pemasok, pembuat aturan, dan auditor eksternal.

Keterbatasan Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2002), “Pengendalian internal setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Berikut ini adalah keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian internal :

• Kesalahan dalam pertimbangan

Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.

• Gangguan

Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.

• Kolusi

Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan rusaknya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang.

• Pengabaian oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenarnya untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk menutupi ketidakpatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku.

• Biaya lawan manfaat

Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian internal.

Pengujian Pengendalian

Untuk menguji kepatuhan terhadap pengendalian internal, auditor melakuka dua macam pengujian : Pengujian adanya kepatuhan terhadap pengendalian internal dan Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian internal

Berikut ini akan dijelaskan masing-masing dari kedua pengujian di atas : 1. Pengujian adanya kepatuhan terhadap pengendalian internal

(8)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”40 a. Pengujian transaksi dengan cara mengikuti pelaksanaan transaksi tertentu Dalam

membuktikan adanya kepatuhan pengendalian interrnal, auditor dapat memilih transaksi tertentu, kemudian melakukan pengamatan adanya unsur- unsur pengendalian internal dalam pelaksanaan transaksi tersebut, sejak transaksi tersebut dimulai sampai dengan selesai.

b. Pengujian transaksi tertentu yang telah terjadi dan yang telah dicatat

Dalam hal ini auditor harus memilih transaksi tertentu kemudian mengikuti pelaksanaannya sejak awal sampai selesai, melalui dokumen-dokumen yang dibuat dalam transaksi tersebut dan pencatatannya dalam catatan akuntansi.

2. Pengujian tingkat kepatuhan

Dalam pengujian pengendalian terhadap pengendalian internal, auditor tidak hanya berkepentingan terhadap eksistensi unsur-unsur pengendalian internal, namun auditor juga berkepentingan terhadap tingkat kepatuhan klien terhadap pengendalian internal. Sistem Penjualan Kredit

Sistem penjualan kredit merupakan bagian dari siklus pendapatan yang terdiri dari berbagai prosedur yaitu : prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang, prosedur pendapatan penjualan kredit, prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.

“Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit, Mulyadi, 2001, hal 210.

Fungsi Yang Terkait Dalam Penjualan Kredit

Pelaksanaan prosedur penjualan kredit yang baik dapat dilakukan dengan cara memisahkan fungsi dan tanggung jawab yang terkait dalam penjualan kredit. Tujuan pokok dari pemisahan fungsi dan tanggung jawab tersebut adalah untuk mencegah serta dapat dilakukan deteksi atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada masing-masing bagian.

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit, yaitu : 1. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit,menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order pelanggan.

2. Fungsi Kredit

Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

3. Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

5. Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

6. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepadapara debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.

(9)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”41 Setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan hanya dapat terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Formulir merupakan salah satu media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang terlaksananya transaksi di dalam perusahaan. Formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi ke dalam pencatatan akuntansi.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : - Surat Order Pengiriman dan tembusannya

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.

- Faktur dan tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.

- Rekapitulasi Harga Pokok penjualan

Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

- Bukti Memorial

Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Sistem Pengendalian Internal Penjualan Kredit

Untuk merancang unsur-unsur pokok pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, terdiri dari :

a. Organisasi

- Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit

- Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit - Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas

- Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi penagihan, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

- Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman

- Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman

- Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah kirim” pada copy

surat order pengiriman

- Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut- Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi pengihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan

- Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit)

- Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

c. Praktik Yang Sehat

- Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

- Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

- Secara periodik fungsi akuntansi mengirimkan pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

- Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar, Mulyadi, 2001, hal .220 [9].

Pengertian Piutang Usaha

Kebijakan perusahaan memberikan kredit kepada para langganan dimaksudkan untuk memperlancar penjualan dan memperoleh tambahan langganan. Dengan menjual secara kredit berarti perusahaan tidak dapat memperoleh uang tunai pada waktu penjualan tapi akan menimbulkan piutang dan baru akan diterima apabila sudah jatuh tempo pembayarannya.

(10)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”42 tidak dilakukan secara tunai namun bersifat bertahap. , Irham fahmi, 2011, hal .62.

Jenis-Jenis Piutang Dagang

Dalam keadaan normal, suatu perusahaan akan melaksanakan penjualan kredit untuk memperlancar dan menaikkan volume penjualannya, penjualan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut menimbulkan piutang. Tagihan bisa timbul dari berbagai macam sumber tetapi jumlah yang terbesar biasanya timbul dari penjualan barang atau jasa, Baridwan, hal 124. Tagihan tagihan yang dimiliki perusahaan dapat dibagi dalam dua kelompok yaitu:

1. tagihan-tagihan yang tidak didukung dengan janji tertulis disebut piutang 2. tagihan-tagihan yang didukung dengan janji tertulis disebut piutang wesel.

Piutang juga dapat diklasifikasikan lagi menjadi 3, yaitu ; 1. Piutang dagang (Usaha)

Piutang dagang atau piutang usaha menunjukkan piutang yang timbul dari penjualan baang-barang atau jasa-jasa yang dihasilkan perusahaan. Biasanya piutang dagang akan dilunasi dalam jangka waktu kurang dari satu tahun sehingga dikelompokkan dalam aktiva lancar. Yang termasuk dalam piutang ini hanyalah tagihan-tagihan yang akan dilunasi dengan uang. Oleh karena itu pengiriman barang untuk dititpkan tidak dicatat sebagai piutang sampai saat diamana barang-barang tadi sudah dijual.

2. Piutang bukan dagang

Piutang bukan dagang adalah piutang yang timbul bukan dari penjualan barang atau jasa yang dihasilkan perusahaan. Piutang bukan dagang akan dilaporkan dalam kelompok aktiva lancar apabila akan dilunasi dalam jangka waktu kurang dari satu tahun atau dalm siklus usaha yang normal akan dikelompokkan dalam aktiva lain-lain.

3. Piutang Penghasilan

Pengunaan dasar waktu (accrual basis) dalam akutansi mengakibatkan adanya pengakuan terhadap penghasilan yang masih akan diterima. Penghasilan seperti ini diperoleh atas dasar waktu sehingga pada akhir periode dihitung berapa jumlah yang sudah menjadi pendapatan dan jumlah tersebut dicatat sebagai piutang penghasilan. Akan diterima uangnya dalam jangka waktu yang relatif pendek sehingga dimasukkan dalam kelompok aktiva lancar.

Bila suatu barang atau jasa dijual secara kredit, biasanya sebagian dari klaim terhadap pelanggan tersebut tidak tertagih. Beban operasi yang timbul karena tidak tertagihnya piutang, disebut beban atau kerugian dari piutang tak tertagih (uncollectible accounts), piutang ragu-ragu

(doubtful accounts), atau piutang macet (bed debts).

Terdapat dua metode mengenai piutang yang diperkirakan tidak tertagih : 1. Metode Penyisihan (Allowanced Method)

Metode penyisihan ini disebut juga metode cadangan, yaitu dibuat suatu taksiran atas tidak tertagihnya piutang, yang dihitung atas dasar presentase dari daftar umur piutang dan juga dengan memperhatikan pengalaman perusahaan pada periode sebelumnya.

2. Metode Pengahapusan Langsung (Direct Write-off Method)

Dalam metode ini tidak ada taksiran atas piutang tidak tertagihnya sampai dengan piutang tersebut benar-benar tidak tertagih.

Efektivitas dapat digambarkan sebagai sesuatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Efektivitas adalah tingkat dimana kinerja yang sesungguhnya (aktual) sebanding dengan kinerja yang ditargetkan, Syahril,hal 326.

Dari definisi yang telah diuraikan, dapat diketahui bahwa secara garis besar efektivitas adalah kemampuan perusahaan dalam usahanya untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan.

Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber / biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.”

Alat Ukur tingkat Efektifitas dan Efisiensi Modal Kerja Yang Tertanam dalam Piutang.

(11)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”43 1. Tingkat Perputaran Piutang.

Pada dasarnya tingkat perputaran rata-rata piutang dihitung berdasarkan hasil penjualan kredit. Adapun rumus perputaran piutang dan tingkat perputaran piutang adalah sebagai berikut : Piutang awal + piutang akhir

Rata – rata Piutang = --- Tingkat Perputaran Piutang

Semakin tinggi perputaran piutang suatu perusahaan menunjukkan modal kerja yang ditanamkan dalam piutang rendah sehingga akan semakin baik pengelolaan piutangnya. Sebaliknya jika perputaran piutang semakin rendah berarti ada over investment dalam piutang sehingga memerlukan analisa lebih lanjut.

2. Periode Pengumpulan Piutang

Periode pengumpulan piutang menunjukkan berapa lama piutang tersebut mempunyai nilai rata-rata tidak tertagih. Adapun rumus dari periode pengumpulan piutang adalah sebagai berikut:

360

Periode Pengumpulan Piutang = ---

Tingkat Perputaran Piutang

Semakin cepat periode pengumpulan piutang maka akan semakin baik bagi perusahaan.

Usaha Mempercepat Pengumpulan Piutang

Apabila perusahaan sanggup mempercepat perputaran piutang, maka kita akan mendapatkan dua keuntungan sekaligus. Keuntungan pertama adalah modal yang terikat dalam piutang dapat lebih efisien atau dengan kata lain kita dapat meningkatkan tingkt keuntungan dari modal yang tertanam dalam piutang, keuntungan yang kedua adalah waktu terikatnya modal dalam piutang lebih pendek hingga resiko diundur, tak terbayar lebih kecil.

Adapun teknk-teknik yang perlu dilaksanakan dalam usaha untuk mempercepat perputaran piutang antara lain:

1. memberikan potongan harga bagi yang membayar kontan atau tempo lebih pendek.

Memberikan potongan harga bertujuan untuk merangsang konsumen agar melakukan pembayaran lebih cepat dari transaksi penjualan kredit tersebut. Misalnya perusahaan dapat memberikan potongan harga dengan syarat, pembayaran 2/10 net 30 artinya bagi pembeli yang melaksanakan pembayaran selambat lambatnya 10 hari dari waktu pembayaran, maka akan mendapatkan potongan harga sebesar 2 % dari harga penjualan, sedangkan pembayaran selambat-lambatnya dalam waktu 30 hari.

2. Jangka Waktu Kredit

Cara ini pada prinsipnya ditempuh dengan memperpanjang waku kredit dengan harapan agar penjualan bisa meningkat. Karena yang ditingkatkan hanyalah jangka waktu kreditnya, maka pada umumnya resiko tidak terbayarnya piutang tidak berubah. Misalnya semula jangka waktu kredit adalah 30 hari tanpa potongan . kemudian doperpanjang menjadi 45 hari, juga tanpa potongan.

3. Melaksanakan langkah-langkah pengumpulan Piutang secara Intensif.

Untuk dapat melaksanakan pengumpulan piutang secara intensif dapat dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:

a) Pengiriman Nota

Pengiriman nota hendaknya diusahakan sudah diterima konsumen kurang lebih 10 hari sebelum jatuh tempo, sehingga tidak menyulitkan para langganan dalam menyiapka hutangnya.

b) Pengiriman Surat

Apabila waktupembayaran utang dari pada langganan sudah lewat beberapa hari tetapi belum juga dilakukan pembayaran maka perusahaan dapat mengirim surat dengan nasa “mengingatkan” (menegur) langganan yang belum membayar tersebut bahwa utangnya sudah jatuh tempo. Apabila hutang tersebut, belum juga dibayar setelah beberapa hari surat dikirimkan, maka dapat dikirimkan surat kedua yang nadanya lebih keras.

c) Menyelenggarakan Administrasi piutang dengan baik

3. METODE PENELITIAN

(12)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”44

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis berusaha untuk mengumpulkan data selengkap mungkin,

terutama yang berhubungan dengan objek pembahasan skripsiini. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan riset yaitu:

1. library research (penelitian kepustakaan)

yaitu mendapatkan informasi dengan cara memperlajari buku, karangan ilmiah dan literature yang berhubungan erat dengan penulisan skripsi ini.

2. field research (penelitian lapangan)

yaitu mengadakan penelitian langsung pada PT. AKITA JAYA MOBILINDO dan juga melakukan wawancara observasi langsung ke objek penelitian.

a. Observasi

Yaitu suatu acara untuk memperoleh data dengan jalan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian.

b. Interview

Yaitu cara pengumpulan data dengan mengadakan wawancara langsung dengan pihak perusahaan mengenai data yang dibutuhkan

c. Dokumentasi

Yaitu cara pengumpulan data dengan melihat dan mencatat dokumen yang ada diperusahaan.

d. quisioner

yaitu dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan mengenai pelaksanaan pengendalian internal piutang di perusahaan.

Dalam menganalisis data , penulis melakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. metode Deskriptif Analitis

 menganalisis kebijakan pengendalian piutang dan posisi besarnya piutang perusahaan dalam laporan keuangan dalam jangka waktu 5 tahun yaitu dari 2007-2011

 menganalisis dengan menggunakan kuisioner yaitu dengan mengidentifikasi unsur-unsur pengendalian internal. Kuisioner dirancang dengan jawaban ”Ya”, atau ”Tidak” dengan jawaban tidak berarti terdapat kelemahan yang potensial dalam pengendalian internal.

2. analisis kuantitatif yaitu dengan metode

analisis perputaran piutang yaitu dengan membandingkan tingkat perputaran piutang dan periode rata-rata pengumpulan piutang serta investasi yang tertanam pada piutang.

a. tingkat perputaran piutang total penjualan kredit = ... kali rata-rata piutang

rata-rata piutang = piutang awal + piutang akhir 2

PENGENDALIAN INTERNAL

1. LINGKUNGAN PENGENDALIAN

2. PENENTUAN RESIKO

3. AKTIVITAS PENGENDALIAN

4. INFORMASI DAN KOMUNIKASI

5. PENGAWASAN ATAU PEMANTAUAN

(13)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”45 b. periode pengumpulan piutang

360 ____________________ =.... hari Tingkat perputaran piutang

4.ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Prosedur penjualan pada PT. AKITA JAYA MOBILINDO yaitu fungsi pemberian otorisasi kredit berada ditangan kepala bengkel sebagai manajer operasi service cabang. Fungsi penjualan kredit dilakukan oleh bagian service Advisor dan yang bertanggung jawab atas pencatatan piutang berada di fungsi administrasi piutang.

Dalam penjualan kredit catatan mutasi piutang harus didasarkan pada dokumen sumber yang lengkap dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam pencatatan di jurnal penjualan didasarkan pada dokumen dasar yaitu faktur penjualan kredit yang telah diotorisasi oleh bagian perdagangan. Setiap transaksi telah diotorisasi dari pihak yang berwewenang dan dicatat sesuai prosedur. Pemberian kredit di PT. AKITA JAYA MOBILINDO dilakukan oleh manajer Operasi. Fungsi ini diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seseorang atau perusahaan berdasar analisis terhadap riwayat pelunasan piutang dimasa lalu.

Pada PT. AKITA JAYA MOBILINDO pemisahan tugas sudah sepenuhnya ada, diantaranya yaitu fungsi penagihan di sini dilakukan oleh fungsi penagihan kepada pelanggan dan sebagai fungsi penerimaan kas dilakukan oleh kasir, berdasarkan atas daftar piutang yang telah jatuh tempo. Dengan demikian fungsi penagihan tidak mungkin melakukan penerimaan kas sebelum jatuh tempo dan menggunakan uang hasil tagihan untuk kepentingan pribadi.

Penyajian piutang pada neraca, PT AKITA JAYA MOBILINDO sudah tepat yaitu digolongkan dalam aktiva lancar karena piutang itu dapat dikonversi menjadi kas lebih dari satu tahun. Penyajian Piutang dagang PT. AKITA JAYA MOBILINDO menyajikan jumlah piutang dagang bersih yang dapat direalisasikan. Perusahaan tidak menyisihkan piutang dagang tak tertagih. Apabila piutang dagang tidak tertagih, sudah jatuh tempo lebih dari satu tahun maka tanggung jawab kepala bengkel untuk melunasi piutang tesebut.

Untuk mengetahui seberapa tingkat efektif dan efisien pengelolaan piutang dapat digunakan analisis sebagai berikut berikut:

Receivable turn over ratio (RTO) adalah Tingkat perputaran piutang, menggambarkan beberapa kali piutang tersebut terjadi dan diterima pembayarannya. Semakin tinggi perputaran piutang menunjukkan modal kerja yang ditanam dalam piutang tersebut rendah sehingga akan semakin baik pengelolaan piutang tersebut dan sebaliknya.

Penjualan Kredit Pertahun

Tingkat Perputaran Piutang = --- Rata – Rata Piutang

Sedangkan untuk menghitung rata-rata piutang adalah sebagai beriku :

Piutang awal + piutang akhir Rata – rata Piutang = --- 2

Untuk menganalisis perputaran piutang pada PT. Akita Jaya Mobilindo, penulis mengambil data laporan penjualan dan piutang selama lima tahun yaitu dari tahun 2007 sampai dengan tahun 2011.

Tabel 1

PT. Akita Jaya Mobilindo

Daftar Penjualan dan Piutang Periode 2007 Tahun

Penjualan Piutang Awal Piutang

2007 _Kredit _Akhir

Januari 275,072,851 46,447,555 109,811,633

Februari 257,695,671 109,811,633 58,522,915

(14)

April 280,380,737 69,800,005 92,380,087

Mei 267,880,022 92,380,087 103,076,345

Juni 302,839,935 103,076,345 125,087,290

Juli 299,252,605 125,087,290 119,916,436

Agustus 302,596,648 119,916,436 80,081,951

September 342,533,587 80,081,951 74,082,934

Oktober 330,913,117 74,082,934 71,678,324

November 332,405,721 71,678,324 128,976,318 Desember 336,399,748 128,976,318 164,224,803

Total 3,641,266,244

Sumber : PT. Akita Jaya Mobilindo (Sudah diolah)

Adapun Perhitungannya untuk tahun 2007 adalah :

46.447.555 + 164.224.803

 Rata – rata Piutang = --- 2

= 105.336.179

3.641.266.244

 Tingkat Perputaran Piutang = --- 105.336.179

= 34,56 Kali Tabel 2

2008 _Kredit _Akhir

Januari 319,757,832 164,224,803 51,679,930

Februari 341,416,736 68,894,264 152,635,080

Maret 322,850,781 152,635,080 202,736,656

April 364,452,274 202,736,656 175,126,516

Mei 301,476,177 175,126,516 221,478,575

Juni 447,379,837 221,478,575 228,666,792

Juli 400,892,018 228,666,792 201,921,396

Agustus 411,211,407 201,921,396 205,879,525

September 385,875,212 205,879,525 187,071,363

Oktober 374,926,258 187,071,563 145,988,172

Total 4,553,856,620

Sumber : PT Akita Jaya mobilindo (diolah)

Adapun Perhitungan tingkat perputaran untuk tahun 2008 adalah : 164.224.803 + 195.172.231 Rata – rata Piutang = ---

(15)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”47 4.553.856.620

Tingkat Perputaran Piutang = --- 179.698.517

= 25,34 Kali

Tabel 3

2009 _Kredit _Akhir

Januari 339,757,238 195,172,231 154,635,080

Februari 361,416,637 154,635,080 203,736,656

Maret 342,850,287 203,736,656 177,126,516

April 384,452,274 177,126,516 222,478,575

Mei 321,476,177 222,478,575 230,666,792

Juni 467,379,837 230,666,792 202,921,396

Juli 420,892,810 202,921,396 206,879,525

Agustus 431,211,704 206,879,525 188,071,563

September 405,875,211 188,071,563 146,988,172

Oktober 394,926,852 146,988,172 216,144,950

November 479,084,755 216,144,950 225,144,751

Desember 444,533,315 225,144,751 124,172,232

Total 4,793,857,097

195.172.231 + 124.172.232

= 159.672.232

4.793.857.097

 Tingkat Perputaran Piutang = --- 159.672.232 = 30,02 Kali

Tabel 4

2010 _Kredit _Akhir

Januari 542,217,088 124,172,232 203,031,271

Februari 478,585,405 206,031,271 164,761,414

Maret 539,483,792 164,761,414 142,735,822

April 527,147,400 142,735,822 146,285,985

Mei 625,113,808 146,285,985 179,305,272

(16)

Juli 635,642,714 179,119,851 230,691,731

Agustus 666,012,772 230,691,731 218,746,499

September 574,678,667 218,746,499 248,206,576

Oktober 563,496,420 248,206,576 281,442,197

November 590,566,504 281,442,197 278,630,238

Desember 677,318,077 278,630,238 278,538,927

Total 7,033,598,930

124,172,232 + 278,538,927

= 201,355,580

7,033,598,930

 Tingkat Perputaran Piutang = --- 201,355,580 = 34,93 Kali

Tabel 5

2011 _Kredit _Akhir

Januari 587,493,537 278,538,927 264,213,236

Februari 554,572,772 264,213,236 216,274,433

Maret 703,901,317 216,274,433 269,664,400

April 544,027,776 269,664,400 210,248,128

Mei 578,914,374 210,248,128 176,361,525

Juni 582,379,831 176,361,525 193,854,362

Juli 627,138,262 193,854,362 210,422,142

Agustus 721,680,891 210,422,142 276,228,539

September 460,696,849 276,228,539 229,862,237

Oktober 590,598,928 229,862,237 272,702,648

Total 7,249,050,931

278,538,927 + 290,445,815

= 284,492,371

7,249,050,931

(17)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”49 = 25,48 Kali

Tabel 6

PT . AKITA JAYA MOBILINDO

Tingkat Perputaran Piutang Tahun 2007-2011 (Dalam Rupiah)

TAHUN

Penjualan _Piutang Rata- Rata

Tingkat Perputaran Piutang Kredit

2007 3,641,266,244 94,895,868 38 x

2008 4,553,856,620 181,386,228 25 x

2009 4,793,857,097 194,538,851 25 x

2010 7,033,598,930 206,317,703 34 x

2011 7,249,050,931 237,961,657 25 x

Dari data di atas dapat dilihat dalam gambar grafik berikut ini: Gambar 1

PT . AKITA JAYA MOBILINDO

2007 – 2011

Tingkat Perputaran Piutang

38

25 25

34

25

2007 2008 2009 2010 2011

Tahun

P

e

rpu

ta

ra

n

P

iut

a

ng

Series1

Sumber : PT . AKITA JAYA MOBILINDO (diolah)

(18)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”50 RTOnya sebesar 25 kali, pada tahun 2009 RTOnya adalah 25 kali, 2010 RTOnya sebesar 34 kali dan pada tahun 2011 RTO-nya sebesar 25 kali.

Average Collection Period (ACP) atau disebut Periode pengumpulan piutang adalah berapa lama waktu yang digunakan untuk melakukan pembayaran piutang, dapat dihitung dengan menjumlahkan hari dalam satu periode (1 tahun = 360 hari) dengan tingkat perputaran piutangnya.

360

Periode Perputaran Piutang = ---

Perhitungan rata-rata pengumpulan piutang dari tahun 2007 sampai dengan tahun 2011 sebagai berikut:

 Tahun 2007

Perputaran piutang = 38 kali

360

38

= 9 Hari

 Tahun 2008

360

34

= 14 Hari

 Tahun 2009

360

25

= 14 Hari

 Tahun 2010

360

34

= 11 Hari

 Tahun 2011

360

25

= 14 Hari Tabel 7

PT. AKITA JAYA MOBILINDO Rata-rata Periode Pengumpulan Piutang

Tahun 2004-2008

Tahun Term of Credit Periode pengumpulan

2007 14 hari 9

2008 14 hari 14

2009 14 hari 14

2010 14 hari 11

2011 14 hari 14

(19)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”51 Dengan melihat rasio periode pengumpulan piutang atau average collection period (ACP) di atas kita bisa melihat dalam jangka waktu berapa hari piutang akan berubah menjadi kas. Semakin cepat waktu pengembalian piutang, akan semakin baik bagi perusahaan.

Dari hasil perhitungan ACP di atas, diketahui pada,tahun 2007 ACPnya 9 hari dan 2008 ACP-nya 14 hari, tahun 2009 ACPnya 14 hari , sedangkan 2010 ACPnya adalah 11 hari, dan pada tahun 2011 ACPnya 14 hari. Dari perhitungan ini dapat dianalisa bahwa periode pengumpulannya sudah sangat baik karena PT. Akita Jaya Mobilindo menetapkan standar pengumpulan piutangnya adalah 14 hari. Namun kestabilan pengumpulan piutang belum terjadi dari periode lima tahun tersebut.

Tujuan dilakukan pengawasan terhadap piutang adalah menghindari terjadinya penyelewengan terhadap piutang. Dalam hal ini ada tiga hal yang penting dilaksanakan yaitu kebijakan pemberian kredit, penagihan piutang serta penetapan pengendalian yang layak dan bisa dijalankan.

Pemberian kredit

Pada PT. AKITA JAYA MOBILINDO pelanggan yang melakukan service dengan pembayaran secara kredit diberi batas jangka waktu 7 sampai 14 hari. Dalam memberikan kredit pelanggan baru, dilakukan survey dengan pengamatan dan penilaian Langsung perusahaan.

Dalam melaksanakan penjualan kredit PT. AKITA JAYA MOBILINDO umumnya kepelanggan baru, yang sama sekali belum pernah melakukan transaksi dengan perusahaan maupun pelanggan lama mereka harus melalui kerjasama dengan melakukan kontrak kerja dengan bukti surat kerjasama yang sudah di setujui oleh kedua belah pihak.

Penagihan piutang

Proses penagihan piutang pada perusahaan ini sudah cukup baik. Ini dibuktikan dengan adanya pemisahan tugas antara fungsi pencatatan dengan fungsi penerimaan kas dan fungsi yang melakukan setor kas ke Bank. Dan fungsi penagihan dilakukan oleh bagian penagihan atau bagian piutang.

Pengendalian yang layak.

Penyelenggaraan pengendalian intern yang dilakukan perusahaan ini sudah sepenuhnya layak tetapi masih kurang efektif. Misalnya di fungsi penagihan sangat jarang atau tidak melakukan sama sekali konfirmasi piutang kepada pelanggan untuk mengecek kebenaran jumlah piutang pelanggan, sehingga pada saat jatuh tempo ketika konfirmasi untuk pembayaran, tidak jarang terdapat kesalahan dalam jumlah piutang. Tetapi Untuk pengamanan sudah sepenuhnya layak karena fungsi penagihan dan yang melakukan penyetoran dana ke Bank dilakukan oleh fungsi yang berbeda.

Dalam melakukan pemberian kredit perusahaan melakukan pemisahan tugas antara fungsi kredit dan fungsi penjualan. Namun, fungsi kredit pada perusahaan ini diteliti manajer Operas service yaitu kepala bengkel sendiri dengan survey langsung.

Untuk lebih jelasnya dalam penilaian kelayakan pengendalian intern pada PT. Akita Jaya Mobilindo dapat dilihat dalam tabel quesioner berikut:

NO PERTANYAAN YA TIDAK

1 Apakah perusahaan sudah punya Bagan struktur dan punya

pemisahan pekerjaan disetiap devisi? √

2 Apakah formulir ataupun dokumen yang dipakai dengan no urut

cetak dan diawasi penggunaannya? √

3 Apakah setiap transaksi diotorisasi lebih dari satu devisi? √

4 Apakah terjadi perputaran jabatan karyawan dalam setiap

tahunnya? √

5 Secara periodik apakah fungsi akuntansi mengirimkan surat pernyataan piutang ke debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang?

(20)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”52 6 Apakah dalam memberikan kredit ke pelanggan ada jaminan

yang diminta ke pelanggan ? √

7 Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit? √

8 Apakah fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi penjualan dan

kredit? √

9 Apakah fungsi akuntansi terpisah dari fungsi kas? √ 10 Apakah penerimaan order menggunakan formulir surat order dan _{diotorisasi oleh orang yang berwewenang?} √

NO PERTANYAAN YA TIDAK

11 Apakah kredit diotorisasi oleh fungsi kredit tersendiri? √

12

Apakah melakukan konfirmasi besarnya piutang ke debitur untuk kros cek data saldo piutang?

√

13

Apakah terdapat pengecekan harga dan pencatatan dalam dokumen yang dipakai disetiap transaksi oleh fungsi yang

terkait? √

14

Apakah perusahaan menggunakan kartu pembantu piutang

dalam melakukan pencatatan piutang di laporan keuangannya? √

15

Apakah ada persetujuan oleh fungsi yang terkait dalam

penghapusan piutang? √

16

Apakah terdapat kebijakan managemen dalam membuat

penghapusan piutang? √

17 Apakah ada rekening besarnya perkiraan piutang tak tertagih? √

18

Apakah pencatatan besarnya kerugian piutang sudah sesuai laporan keuangan, termasuk saldo piutang?

√

19

Apakah setiap penyajian laporan keuangan diadakan analisa

√

20

Apakah dalam penagihan piutang ada pemisahan fungsi antara fungsi pencari pelanggan dan penagihannya?

√

Analisa pembahasan dan Pemecahan masalah pengendalian internal piutang yang kurang layak Setelah mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan tersebut dalam bab-bab terdahulu bahwa perusahaan mengalami berbagai hambatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka dalam hal ini akan dibahas mengenai usaha-usaha pemecahan masalah yang harus ditempuh. Dan untuk mengatasi masalah yang terjadi pada perusahaan ada beberapa langkah pemecahan masalah yang sesuai dengan keadaan perusahaan.

(21)

Albertus Karjono dan Dewi Sartika :”Analisis Pengendalian Internal....”53 piutang dan periode penagihannya, yaitu terlihat dalam perhitungan perputaran piutang dan periode pengumpulan Piutang pada tahun 2008, 2009 dan 2011 terjadi penurunan yang signifikan maka selanjutnya dapat diberikan beberapa pemecahan masalah.

Adapun langkah-langkah pemecahan masalah perusahaan ini dimana tingkat perputaran piutang yang tidak stabil dan periode pengumpulan yang juga tidak stabil.

Permasalahan Jaminan dalam pemberian kredit.

Sesuai dengan teori yang benar dalam mengadakan seleksi terhadap pelanggan perusahaan harus mengetahui karakteristik yang dimiliki oleh pelanggan dimana langkah-langkah yang dilakukan perusahaan adalah dengan melihat:

a) karakter pelanggan

Dapat menunjukkan apakah pelanggan itu jujur dan dapat bertanggung jawab untuk memenuhi kewajibannya, hal ini sangat penting karena dalam setiap transaksi kredit, pelanggan memiliki kesanggupan membayar.

b) kapasitas pelanggan

Penilaian terhadap pelanggan yang didasarkan pada tingkat resiko pembayarannya dapat dilakukan dengan cara membuat analisa umur piutang sehingga perusahaan dapat mengetahui pelanggan mana yang sering terlambat membayar dari batas waktu yang ditetapkan perusahaan.

c) Modal pelanggan

Keadaan keuangan perusahaan menunjukkan kemampuan membayar dari pelanggan sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan berapa jumlah kredit yang akan diberikan kepada pelanggan.

d) Jaminan pelanggan

Aktiva dari pelanggan yang dijadikan jaminan bagi keamanan kredit merupakan salah satu syarat perusahaan dalam menentukan jumlah kredit yang akan diberikan.

e) kondisi ekonomi pelanggan

Menunjukkan pengaruh langsung dari trend ekonomi pada umumnya terhadap perusahaan yang bersangkutan yang mungkin mempunyai efek terhadap kemampuan para pelanggan untuk memenuhi kewajibannya.

Tidak melakuakn kebijakan atau Tindakan Administrasi terhadap Pelanggan Menyangkut Piutang

Adapun langkah-langkah untuk mengatasi hal tersebut diantaranya: a. Menetapkan potongan tunai dengan tepat

Dalam usaha untuk mengatasi masalah keterlambatan piutang dari para pelanggan perlu bagi perusahaan untuk memberi rangsangan pada pelanggan dengan memberikan potongan tunai bagi yang membeli kontan. Kebijaksanaan ini selain dapat memberikan keuntungan bagi pelanggan juga memberikan keuntungan bagi para perusahaan yaitu pengembalian piutang tepat pada waktunya.

PT. Akita Jaya Mobilindo dapat menetapkan kebijaksanaan baru yaitu 3/15, n/60 yang artinya: pelanggan akan mendapat potongan tunai sebesar 3% dari harga penjualan bila membayar paling lambat 15 hari dan pembayaran barang dilakukan paling lambat 60 hari setelah penyerahan barang. Dasar pertimbangan bahwa selama ini perusahaan belum pernah melakukan potongan sehingga konsumen tidak ada rangsangan untuk melunasi hutang-hutangnya secara cepat.

Apabila potongan tunai diperlakukan maka akan dapat diharapkan adanya pengaruh yang positif atas keuntungan perusahaan karena pembeli-pembeli yang tadinya tidak mengambil potongan sekarang akan dapat mengambilnya sehingga akan menurunkan jangka waktu rata-rata pengumpulan piutang.

Akan tetapi tidak boleh dilupakan, hal tersebut juga akan membawa dampak negatif akan keuntungan perusahaan karena dengan adanya perpanjangan periode potongan tunai sekarang akan dapat membayar lebih lambat namun tetap memperoleh potongan tunai sehingga memperlambat rata-rata pengumpulan piutang. Jadi, pemberian potongan tunai merupakan salah satu usaha yang dilakukan untuk mengurangi resiko meningkatnya investasi dalam piutang dan resiko keterlambatan pengumpulan piutang. Dengan memberikan potongan tunai yang menarik berarti perusahaan memotivasi langganan untuk melunasi hutang-hutangnya atau dalam waktu yang relatif pendek agar piutang secepatnya direalisasikan menjadi uang kas sehingga pengendalian piutang yang efektif dapat tercapai.

b. Memberi Sanksi

dalam mengatasi permasalahan pelanggan yang sudah terbiasa menunggak pembayaran atau sudah terbiasa membayar hutangnya lewat jatuh tempo, maka perusahaan juga dapat memberi sanksi kepada pelanggannya.