MANAJEMEN RUANG LINGKUP PROYEK PENGEMBAN

(1)

Hal.

1 of

16

MANAJEMEN RUANG LINGKUP PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SMART

PPKD UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN DI PUSAT PELATIHAN KERJA DAERAH (PPKD) JAKARTA BARAT

Edi Pramono -1606933270

Keamanan Jaringan Informasi – Teknik Elektro Universitas Indonesia

edi.pramono@ui.ac.id

Dosen : DR Ir Iwan Krisnadi MBA

Abstract

In the digital era and the demands on the need of information and services quickly, accurately, effectively, and efficiently requires an integrated sistem, a reliable, secure, fast and sustainable. Not least in vocational training institutions such as the Regional Employment Training Centre (PPKD). From the aspect of internal organization, the sistem needs to implement programs with more regular, structured and accommodated. While the external aspects of the sistem needed to accommodate training activities in order to more effectively and efficiently from start socialization program, registration, selection, online training, marketing graduates and graduates data updates. It is necessary for the development of Smart Information Sistems PPKD in the form of applications developed sistem that includes job training information, marketing, and training registration. This journal was made to formulate planning and management scope in the project development of Smart Information Sistems PPKD. The method used is the direct observation of the needs in PPKD information sistems, library research on the development of information sistems, literature and collect the basic rules of law relating PPKD. The result is a project scope management PPKD Smart Information Sistems that can be applied to PPKD.

Abstrak

Di dalam era digital dan tuntutan terhadap kebutuhan informasi dan pelayanan yang cepat, akurat, efektif, dan efisien membutuhkan sistem yang terpadu, handal, aman, cepat dan berkelanjutan. Tak terkecuali di lembaga pelatihan kerja seperti di Pusat Pelatihan Kerja Daerah (PPKD). Dari aspek internal lembaga, dibutuhkan sistem untuk melaksanakan program-program dengan lebih teratur, terstruktur dan terakomodir. Sedangkan dari aspek eksternal dibutuhkan sistem untuk mengakomodir kegiatan pelatihan supaya lebih efektif dan efisien dari mulai sosialisasi program, pendaftaran, seleksi, pelatihan online, pemasaran lulusan, dan update data lulusan. Untuk itu diperlukan pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD dalam bentuk sistem aplikasi yang dikembangkan yang memuat informasi pelatihan kerja, pemasaran, dan pendaftaran pelatihan. Jurnal ini dibuat untuk merumuskan perencanaan dan manajemen ruang lingkup dalam proyek pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD. Metode yang digunakan adalah observasi langsung terhadap kebutuhan sistem informasi di PPKD, studi pustaka mengenai pengembangan sistem informasi, studi literatur dan mengumpulkan aturan-aturan dasar hukum yang terkait PPKD. Hasilnya adalah manajemen ruang lingkup proyek Sistem Informasi Smart PPKD yang dapat diaplikasikan untuk PPKD.

1. PENDAHULUAN

(2)

Hal.

2 of

16

permintaan masyarakat terhadap informasi layanan-layanan publik semakin besar. Bukan hanya sekedar adanya akses terhadap informasi, tetapi juga dapat diakses dengan cepat, mudah dan bisa dilakukan secara mobile.

Untuk sector institusi, swasta saat ini memimpin dalam hal penyediaan sarana prasarana sistem informasi terutama di bisnis perbankan. Sedangkan untuk sector pemerintahan masih tertinggal dalam penyediaan sarana prasarana sistem informasi dikarenakan terbentur aturan-aturan yang membatasi untuk penyediaan sumber daya yang mendukung sistem informasi yang berkelanjutan, sehingga yang banyak terjadi adalah adanya proyek-proyek sistem informasi yang tidak tepat guna dan tidak berkelanjutan.

Sebuah sistem informasi sudah hampir digunakan oleh semua institusi baik swasta maupun pemerintah. Diantaranya perbankan, travel, online bisnis, lembaga social, lembaga pendidikan dsb. Di lembaga pendidikan misalnya sudah sebagian besar lembaga pendidikan mempunyai sistem informasi untuk sarana informasi akademik, pendaftaran siswa / mahasiswa baru, informasi lowongan kerja, alumni, dll untuk memudahkan calon siswa / mahasiswa dalam mendapatkan informasi dan melakukan pendaftaran dsb.

Sedangkan di lembaga pelatihan kerja dalam hal ini di PPKD Jakarta Barat baru memiliki sistem informasi pelatihan kerja yang berisi profil lembaga, informasi jenis pelatihan, fasilitas, informasi lowongan kerja dan informasi pendaftaran. Sehingga untuk melaksanakan amanat Undang-Undang yaitu meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, perlu dilakukan pengembangan sistem yang memudahkan masyarakat pencari kerja yang membutuhkan pelatihan kerja dan penyaluran kerja untuk mendaftar, belajar online bagi yang terbatas waktunya dan untuk mengetahui informasi lowongan kerja.

Dengan adanya sistem informasi Smart PPKD ini diharapkan pelayanan menjadi lebih cepat, masyarakat tidak harus datang ke kantor untuk mendaftar karena bisa dilakukan secara online. Masyarakat cukup sekali aja datang yaitu saat ujian/tes seleksi penerimaan. Selain itu sistem ini diharapkan mampu memberikan data update tentang status lulusan apakah sudah terserap lapangan kerja atau belum sebagai laporan rutin yang harus dibuat oleh PPKD dimana sebelumnya untuk mencari informasi status lulusan dilakukan dengan menghubungi lulusan secara langsung.

Di dalam Sistem Informasi Smart PPKD ini nantinya diproyeksikan juga terdapat fitur belajar online untuk pelatihan kejuruan tertentu yaitu Operator Komputer, Desain Grafis dan kemungkinan kejuruan baru lainnya yang tidak membutuhkan bahan praktek khusus. Ini dilakukan juga sebagai perwujudan semangat melayani masyarakat untuk bidang keterampilan kerja kepada masyarakat yang tidak punya keleluasaan mengikuti pelatihan kerja di lokasi pelatihan.

Manfaat dari sistem informasi Smart PPKD ini secara internal diantaranya akan menyimpan database siswa dari angkatan ke angkatan sampai tahun ke tahun sehingga bisa mencegah siswa yang mengikuti pelatihan berulang-ulang yang akibatnya mengurangi kesempatan masyarakat yang lain. Dengan adanya data dalam bentuk database ini memudahkan juga untuk penyusunan laporan rutin. Sistem juga mendukung monitoring kegiatan pelatihan secara day-to-day sehingga kualitas transfer ilmu dari instruktur ke siswa bisa dimonitor. Sistem ini juga dirancang untuk sistem koordinasi internal untuk pembagian kerja, memonitor progress kerja pegawai dan dilengkapi dengan email internal. Dengan adanya sistem ini maka pekerjaan bisa diselesaikan tanpa harus bergantung pada pegawai yang bersangkutan.

(3)

Hal.

3 of

16

pelaksanaan proyek yang komprehensif sehingga proyek ini dapat disetujui, dilaksanakan dengan baik dan diimplementasikan secara berkelanjutan dengan tingkat kemanfaatan yang tinggi.

Belajar dari proyek-proyek ICT di lingkungan pemerintahan yang hanya bertahan satu tahun secara kemanfaatannya, maka perlu disusun manajemen yang baik sehingga hasilnya bisa dimanfaatkan secara berkelanjutan, dan bisa dikelola secara mandiri sehingga untuk operasional sistem nantinya bisa dikelola secara mandiri.

Dalam jurnal ini akan membahas manajemen ruang lingkup pelaksanaan proyek pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD dimulai dari inisiasi, penentuan ruang lingkup proyek, penentuan kriteria sehingga dapat menjadi acuan untuk area manajemen proyek lainny agar proyek dapat dikerjakan dengan baik, berkelanjutan dan memenuhi asas manfaat

2. KAJIAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Proyek

Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.[2]

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. [1]

2.2 Project Scope Management ( Manajemen Ruang Lingkup Proyek)

Scope meliputi semua pekerjaan yang terkait pada proses untuk menyelesaikan tujuan proyek atau untuk menghasilkan produk proyek. Manajemen scope proyek meliputi proses mendefinisikan dan mengendalikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang termasuk dalam proyek dan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang tidak termasuk dalam proyek. Untuk kepentingan ini, tim proyek dan stakeholder proyek harus mempunyai pandangan dan pengertian yang sama tentang apa yang akan dihasilkan dari proyek dan bagaimana proses mencapainya.

(4)

Hal.

4 of

16

2.3 Sistem Informasi

Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. [3]

Menurut Rockart, teknologi informasi telah menjadi erat kaitannya dengan bisnis. Dalam industri seperti telekomunikasi, media, hiburan dan jasa keuangan, teknologi informasi sudah semakin medapatkan perhatian yang khusus. Keberadaan suatu organisasi sangat tergantung pada aplikasi yang efektif dari teknologi informasi (TI). Dalam rangka mengelola sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) tergantung pada pemahaman bagaimana peran sistem informasi berbasis teknologi telah berkembang dalam organisasi. Sementara organisasi saat ini ingin mengembangan pendekatan yang lebih strategis untuk mengelola SI/TI. Membangun strategi sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) berarti berpikir strategis dan berencana untuk efektivitas proses manajemen jangka panjang dan berpengaruh kepada informasi yang optimal dalam berbagai bentuk SI maupun TI yang menggunakan sistem manual maupun sistem komputer, teknologi komputer dan telekomunikasi serta aspek organisasi dalam manejemen SI/TI.

Umumnya tujuan utama organisasi mengadopsi proses SI/TI antara lain: penyelarasan SI/TI dengan bisnis untuk menentukan dimana SI/TI paling memberikan kontribusi serta menentukan urutan prioritas investasi untuk memberikan pelayanan yang baik kepada stakeholder. Untuk membangun infrastruktur teknologi yang efektif dalam harga serta fleksibel dalam mengembangkan di masa mendatang. Agar penerapan SI/TI dapat optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi, supaya investasi yang telah dikeluarkan untuk SI/TI sesuai dengan kebutuhan dan memberikan manfaat yang dapat diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organsasi.

SI/TI dapat membantu organisasi untuk memperkecil biaya – biaya transaksi. SI/TI khususnya yang berbasis jaringan dapat membantu organisasi untuk menekan biaya transaksi. Pelayanan yang baik dapat diperoleh dari posisi organisasi dalam memberikan sesuatu kepada stakeholder, salah satunya tergantung pada strategi – strategi yang diterapkan oleh organisasi tersebut. Organisasi dapat memperoleh keunggulan yang baik jika strategi strategi yang dipilih dapat diimplementasikan dan dieksekusi dengan baik dan sesuai pada bidangnya. Salah satunya cara yang efektif untuk mengimplementasikan dan mengeksekusikan strategi – strategi adalah dengan menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi. [6]

2.4 Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem merupakan tindakan mengubah, menggantikan, atau menyusun kembali sistem lama menjadi sistem yang baru baik secara sebagian maupun keseluruhan untuk memperbaiki sistem yang selama ini berjalan (yang telah ada). Pengembangan sistem informasi berarti tindakan mengubah, menggantikan, atau menyusun sistem informasi yang selama ini digunakan baik secara kesuluruhan maupun sebagian untuk diperbaiki menjadi sistem baru yang lebih baik. Untuk menjadikan sistem informasi baru yang lebih baik diperlukan dukungan perangkat teknologi informasi. 2.4.1 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi

(5)

Hal.

5 of

16

a. Metodologi SDLC sebagai Garis Terpilin

Beberapa referensi menyebutkan SDLC sebagai aliran tahapan yang membentuk garis garis terpilin yang menunjukan bahwa SDLC merupakan aliran siklus (Cycle Flow) yang bertahap. Metodelogi ini berasal dan biasanya digunakan oleh tim teknis atau pihak pengembang eksternal yang memandang SDLC sebagai sebuah proyek pekerjaan. Tahap-tahap dalam pengembangan sistem sesuai dengan SDLC ini meliputi :

1. Pra-Tahap Pengembangan, meliputi : a. Tahap Identifikasi

b. Tahap Inisialisasi c. Tahap Perencanaan

2. Tahap Utama Pengembangan, meliputi : a. Analisis

b. Desain

c. Penerapan / Implementasi d. Perawatan

3. Pasca-Tahap Pengembangan a. Evaluasi

IDENTIFIKASI

INISIALISASI

PERENCANAAN

ANALISIS

DESAIN

PENERAPAN

PERAWATAN

EVALUASI

PRA-PROYEK

PROYEK

PASCA-PROYEK

WAKT

U

PEKERJAAN

Gambar 2. Metodologi SDLC Sebagai Garis Terpilin b. Metodologi SDLC sebagai Air Terjun

Metodelogi pengembangan sistem informasi ini biasanya digunakan oleh tim teknis internal dimana pelaksanaan pekerjaan ditinjau juga dari sisi iternal organsasi atau perusahaan pemilik sistem. Metodelogi SDLC ini terdiri dari lima tahap pengembangan, meliputi :

(6)

Hal.

6 of

16

PERENCANAAN

ANALISIS

DESAIN

PENERAPAN

PERAWATAN

Gambar 3. Metodologi SDLC Sebagai Air Terjun 2.4.2 Implementasi pengembangan

Tahap implementasi adalah tahap di mana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode yang siap untuk dioperasikan. Langkah – langkah pada tahap ini adalah :

1. Merencanakan implementasi.

Langkah ini bertujuan menyiapkan segala kebutuhan yang diperlukan untuk implementasi, seperti kebutuhan biaya dan waktu implementasi. Untuk itu rencana pekerjaan secara rinci agar saat implementasi berjalan perlu dipersiapkan dengan balk.

2. Melakukan kegiatan implementasi.

Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan. Kegiatan-kegiatannya berupa: a. Mendapatkan atau memilih sumber daya hardware dan software. Hardware yang dipilih

disesuaikan dengan konfigurasi dan kebutuhan yang disetujui, misalnya tipe CPU, monitor, hingga media komunikasi jika berbentuk jaringan. Begitu juga software, keputusan ini harus disesuaikan dengan persetujuan sebelumnya, apakah menggunakan software yang sudah jadi, sehingga organisasi tinggal menggunakan, atau kita membuat program sendiri. Keputusan ini harus sesuai dengan saran seorang analis sistem.

b. Menyiapkan database. Jika software sudah dipersiapkan selanjutnya bisa ditentukan database apa yang diperlukan. Analis harus tepat dalam memilih database yang sesuai dengan software aplikasi/program yang digunakan. Sedangkan pekerjaan database menjadi tanggung jawab database administrator (DBA).

c. Pengujian atau pengetesan sistem. Sesudah program aplikasi siap atau sudah diprogram, begitu juga dengan database, selanjutnya programer bersama-sama dengan analis sistem melakukan pengujian atau pengetesan awal untuk mengetahui apakah sistem sudah berjalan atau beroperasi dengan baik atau belum. Jika belum maka harus dilakukan perbaikan ulang.

3. Menyiapkan fasilitas fisik. Setelah hardware didapatkan dan software selesai dikerjakan, selanjutnya dilakukan pemenuhan kebutuhan fisik seperti ruangan untuk server atau client, tempat menempatkan komputer dan periferal, pemasangan AC dan sebagainya.

4. Menyiapkan personel. Sumber daya manusia (personel) yang terlibat dalam pengoperasian komputer harus dididik atau dilatih sesuai dengan fungsi tugasnya. Personel tersebut antara lain operator entri data, programer, administrator database, administrator jaringan, dan sebagainya. Personel tersebut harus sudah bisa dipastikan layak untuk melakukan tugasnya sebelum benar-benar diterjunkan dalam operasi penerapan sistem yang sesungguhnya. 5. Melakukan simulasi. Langkah ini dilakukan berupa pengetesan sistem secara nyata yang

(7)

Hal.

7 of

16

6. Beralih ke sistem yang baru. Setelah final test sukses dilaksanakan, sudah saatnya untuk melakukan konversi sistem dari sistem lama ke sistem yang baru dapat dilakukan beberapa pendekatan (Gambar 3), sebagai berikut:

a. Percontohan (pilot), yaitu dengan melakukan operasi pada satu atau beberapa bagian tertentu.

b. Serentak (immediate), yaitu melakukan operasi penerapan sistem baru secara serentak pada seluruh bagian. Ini akan efektif jika lingkup sistem tidak begitu besar.

c. Bertahap (phased), pendekatan ini hampir seperti pilot, penerapan dilakukan tahap demi tahap, bagian per bagian dalam beberapa waktu yang ditentukan.

d. Paralel (parallel), yaitu mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara keseluruhan. Hal ini untuk menjaga kontinuitas operasi sistem, sehingga bila mendadak terjadi masalah pada sistem baru, sistem tidak berhenti.

SISTEM LAMA SISTEM BARU

SISTEM LAMA

2. KONVERSI BERTAHAP

4. KONVERSI LANGSUNG 1. KONVERSI PARALEL

3. KONVERSI PERCONTOHAN

Gambar 4. Metode Konversi Sistem Informasi

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah : 1. Programming & testing

a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.

b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

2. Training

a. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam

menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem).

b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul latihan dan sebagainya.

3. Sistem Change Over

a. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang berhasil dibangun. Perubahan sistem merupakan tanggung jawab team designer ke pemakai siste (user organization).

b. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

Perencanaan kegiatan implementasi:

(8)

Hal.

8 of

16

a) Memilih sumber daya hardware dan software.

b) Menyiapkan database. c) Pengujian sistem.

2. Menyiapkan fasilitas fisik. 3. Menyiapkan personel. 4. Melakukan simulasi.

5. Beralih ke sistem yang baru sesuai pendekatan yang telah dipilih 2.4.3 Personil Pengembangan Sistem Informasi

a. Analis sistem (Sistem Analyst)

Analis sistem adalah seseorang yang mempunyai keahlian atau kemampuan luas di bidang teknologi informasi dan bisnis, serta dapat menggunakan pengetahuan aplikasi komputer di dalam memecahkan masalah. Atau seseorang yang bertanggung jawab menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan pemakai kedalam spesifikasi teknik yang dilakukan oleh programer dan terhadap permintaan seorang manajer.

Gambar 5 Fungsi Sistem Analis

b. Programmer

Tugas seorang programer adalah:

1. Tanggung jawab yang terbatas pada pembuatan program komputer (coding).

2. Pengetahuan yng cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.

3. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.

4. Pekerjaan tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program

c. Personal Sistem Lainnya 1. Network/Sistem Administrator.

(9)

Hal.

9 of

16

2. Teknisi (Hardware).

Personel yang menetapkan konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal.

3. Database Administrator.

Personel yang bertanggung jawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada pengguna, back-up, recovery, dan mengoptimalkan kinerja database.

4. Documenter.

Personel yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional, aplikasi, teknis dan sistem.

5. Software Tester.

Personel yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programer sesuai spesifikasi. 6. Web & Graphic Designer

Personel yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis Graphic User Interface (GUI). Seorang desainer Web bertanggung ¬jawab atas elemen visual dan multimedia dari sebuah situs. Bekerja sama dengan programer Web, mereka bertugas merancang situs baik dari segi isi maupun grafis. Seorang desainer grafis dapat bekerja di luar desain situs, seperti menjadi staf artistik pada majalah atau koran.

7. Consultant (Enterprise Resources Planning-ERP).

Tugas intinya adalah memberi masukan atau saran akan pengembangan suatu sistem dengan software database tertentu. Tujuannya supaya perusahaan klien lebih efektif dalam melakukan pekerjaan, dengan pengeluaran yang lebih minim. Tak jarang seorang konsultan ERP juga dituntut untuk memberi solusi pengumpulan dan pencarian data (data warehousing dan data mining).

d.

Pengguna Sistem (User)

- User, disebut juga sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user.

- Manajemen, memegang peranan penting dalam menyetujui rencana pengembangan, sistem dan penyediaan dana.

2.5 Smart PPKD

PPKD merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dalam pelaksanaan pelatihan keahlian dan keterampilan kerja. PPKD mempunyai tugas melaksanakan pelatihan keahlian dan keterampilan kerja. Untuk melaksanakan tugas PPKD menyelenggarakan fungsi :

a. penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran PPKD; b. pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran PPKD; c. penyusunan bahan pedoman, standar dan prosedur teknis PPKD;

d. penyusunan bahan program, kurikulum dan silabus pelatihan kerja e. berkoordinasi dengan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi; f. penyusunan rencana pelatihan keahlian dan keterampilan kerja; g. pelaksanaan pelatihan keahlian dan keterampilan kerja;

h. pengelolaan f~silitas tempat dan peralatan pelatihan; i. pemasaran program dan lulusan pelatihan;

j. pelaksanaan jasa pelayanan pelatinan kerja dan jasa pemanfaatan prasarana dan sarana pelatihan;

(10)

Hal.

10 of

16

o. pengelolaan ketatausahaan dan kerumahtanggaan PPKD;

p. pengelolaan kearsipan, data dan informasi PPKD; q. pengelolaan prasarana dan sarana PPKD;

r. pelaksanaan publikasi kegiatan dan pengaturan acara PPKD; s. pelaksanaan pemungutan, pencatatan, pembukuan, penyetoran, t. pelaporan dan pertanggungjawaban penerimaan retribusi PPKD; dan u. pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi PPKD. PPKD sebagaimana dimaksud terdiri dari :

a. PPKD Jakarta Pusat; b. PPKD Jakarta Barat; c. PPKD Jakarta Utara; d. PPKD Jakarta Timur; dan e. PPKD Jakarta Selatan. [4]

PPKD Jakarta Barat menyelenggarakan Pelatihan Keahlian dan Keterampilan Kerja untuk 17 kejuruan yaitu Tata Boga, Tata Busana, Tata Graha, Kecantikan, Operator Komputer, Desain Grafis, Bahas Inggris, Teknik Otomotif, Teknik Sepeda Motor, Teknik Mekanik / Bubut, Teknik Las Listrik, Teknik Pendingin, MTU Las listrik, MTU Spd Motor, MTU Pendingin, MTU Kecantikan dan MTU Operator Komputer. [5]

Dikarenakan PPKD berfungsi sebagai lembaga pendidikan dalam hal ini lembaga kejuruan maka PPKD dapat mengadopsi sistem-sistem dari lembaga pendidikan seperti sekolah, kampus dan lembaga pendidikan lainnya baik swasta maupun pemerintah dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Smart PPKD sebagai salah satu adopsi program pemanfaatan ICT di berbagai lembaga pendidikan. Penerapan ICT secara tepat akan meningkatkan pelayanan pada peserta pelatihan dan masyarakat sekaligus meningkatkan citra PPKD sebagai center of excellence. Smart PPKD merupakan layanan total solusi informasi dan komunikasi terintegrasi untuk kebutuhan komunikasi multimedia. Pengembangan Smart PPKD mencakup penyediaan infrastruktur, penyediaan layanan dasar, aplikasi dan content, serta pengelolaan layanan ke stakeholder.

2.6 Pelayanan

Pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara langsung. Sedangkan, pengertian pelayanan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, pelayanan adalah menolong menyediakan segala apa yang diperlukan orang lain seperti tamu atau pembeli. Menurut

Kotler (1994), pelayanan adalah aktivitas atau hasil yang dapat ditawarkan oleh sebuah lembaga kepada pihak lain yang biasanya tidak kasat mata, dan hasilnya tidak dapat dimiliki oleh pihak lain tersebut. Hadipranata (1980) berpendapat bahwa, pelayanan adalah aktivitas tambahan di luar tugas pokok (job description) yang diberikan kepada konsumen-pelanggan, nasabah, dan sebagainya-serta dirasakan baik sebagai penghargaan maupun penghormatan. Pelayanan yang diperlukan manusia pada dasarnya ada dua jenis, yaitu layanan fisik yang sifatnya pribadi sebagai manusia dan layanan administratif yang diberikan orang lain selaku anggota organisasi, baik itu organisasi massa atau Negara.

3. METODOLOGI PENELITIAN

(11)

Hal.

11 of

16

Data tersebut kemudian diolah menggunakan metode-metode dalam project management professional dalam hal ini pada area manajemen ruang lingkup yang diawali dari inisiasi untuk mendapatkan hasil berupa manajemen ruang lingkup proyek pengembangan sistem informasi Smart PPKD.

Hipotesa yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah dengan berhasilnya penelitian ini maka

akan didapatkan sebuah pedoman Manajemen Ruang Lingkup Pengembangan Sistem Informasi

Smart PPKD di Pusat Pelatihan Kerja Daerah Jakarta Barat.

4. PEMBAHASAN

Tujuan dari manajemen proyek pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD adalah menyediakan perencanaan dan gambaran pengembangan fasilitas sistem informasi Smart PPKD yang terpadu bagi pengguna yaitu internal / pegawai dan eksternal (masyarakat / peserta pelatihan). Fasilitas yang akan dikembangkan untuk internal adalah:

- Input dan update data peserta pelatihan - Input dan update progress kegiatan pelatihan

- Input dan update informasi pendaftaran, seleksi, dan penjadwalan pelatihan - Email koordinasi dan notifikasi

- Monitoring kegiatan

- Input dan update informasi lowongan pekerjaan - Input dan update data lulusan dan penyerapan - Monitoring kegiatan

- Pelaporan kegiatan

Sedangkan untuk masyarakat / eksternal fasilitas yang akan dikembangkan meliputi:

- Berita dan informasi PPKD

- Pendaftaran dan cetak kartu pendaftaran Online - Informasi penerimaan, seleksi dan jadwal pelatihan

Proyek Pengembangan Sistem Informasi ini dapat dimulai ketika anggaran sudah dinyatakan tersedia dimana secara manajemen disusun sebagai berikut:

4.1 Tahap Inisiasi

Inisasi dilakukan dengan membangun project charter / piagam proyek. Piagram proyek untuk Proyek Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD adalah sebagai berikut:

PIAGAM PROYEK

Nama Proyek

:

Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD

Tanggal Mulai

:

1 April 2017

Tanggal Selesai : 30 Mei 2017

Informasi Anggaran

:

Total pagu anggaran sebesar Rp.50.000.000,-

Manajer Proyek

:

Edi Pramono

(12)

Hal.

12 of

16 pengoperasian. Swakelola dalam proyek ini dimungkinkan untuk

menggunakan jasa tenaga ahli dan konsultan dengan standar harga

jasa mengikuti e-budgeting.

Pendekatan

:



Membuat peninjauan kembali spesifikasi server virtual, kapasitas penyimpanan, server

hosting yang akan digunakan dan spesifikasi standar website



Melakukan rekruitmen terbuka penerimaan tenaga ahli dan konsultan developer

website,database, dan keamanan jaringan.



Membuat perkiraan biaya pengerjaan proyek dan melaporkan ke Penanggung Jawab



Sedapat mungkin mengajak rapat perwakilan stakeholder untuk memastikan finalisasi

kebutuhan yang diharapkan ada dalam sistem Smart PPKD

ROLE AND RESPONSIBILITIES

Ida Devinta, S.E

Bendahara

PPKD Jakarta Barat

ida@gmail.com

Edi Pramono

Manajer Proyek

PPKD Jakarta Barat

edp@gmail.com

Agus Susanto

Wakil Manajer Proyek

PPKD Jakarta Barat

agus@gmail.com

Nadiem Karim

Tenaga Ahli

–

Sistem

Achmad Zaki

Tenaga Ahli

–

Database

outsource

zaki@gmail.com

Wiliam Wijaya

Konsultan

outsource

will@gmail.com

Jakarta 1 Maret 2017

segera diselesaika . –

Drs Zahrul Wildan Msi

-

“po sor perlu e gkoordi asika de ga TU u tuk pe buata “PK da kele gkapa

dokumen untuk kontr

ak te aga ahli. –

Edi Pramono

-

Be dahara perlu segera e yiapka da a u tuk pe bayara gaji te aga ahli da

(13)

Hal.

13 of

16

4.2 Perencanaan Ruang Lingkup (Scope Planning)

Dalam tahapan ini Project Scope Management digunakan untuk acuan dalam menentukan ruang lingkup proyek pengembangan Sistem Informasi Smart PPKD agar diperoleh hasil sesuai yang direncanakan, baik desain, implementasi, waktu, dan anggaran.

4.2.1 Project Management Plan

Dalam proyek pengembangan sistem informasi Smart PPKD dilakukan perencanaan scope ( ruang lingkup) kerja berdasarkan Piagam Proyek dan masukan dari konsultan serta rapat internal dimana menghasilkan scope management plan dan requirement management plan sebagai berikut:

Scope Pekerjaan Kriteria hasil Rencana Pengelolaan

Membuat desain portal sistem informasi jaminan respon layanan 7x24 jam dengan bandwidth minimal 100GB dan kecepatan akses Memilih server virtual yang sudah bagus, aman, dan bergaransi

4.2.2 Mengumpulkan kriteria

Berikut adalah daftar dokumentasi kriteria yang didapatkan dari observasi merujuk pada kriteria yang diharapkan oleh user :

Aspek Kriteria

Hosting

-

“tabilitas 99.9% atau ada deskripsi 99.9%

uptime guarantee

da

sebagainya. Semakin mendekati 100% maka stabilitas server akan

terjamin. Itu berarti website akan terus online di Internet.

-

Bisa memuat domain lebih dari satu tanpa biaya tambahan.

-

Menawarkan Memori Penyimpanan dan

Bandwith

(Pemakaian Internet)

yang besar atau tidak terbatas.

(14)

Hal.

14 of

16 -

Menyediakan sistem Web Hosting yang praktis dan mudah dimengerti

-

Memberikan periode garansi pengembalian uang

Web & CMS

-

Mendukung berbagai macam format data, seperti XML, HMTL, PDF, dll.,

indexing, fungsi pencarian, dan kontrol terhadap revisi yang dilakukan

terhadap data/informasi

-

Mendukung web templating dan standarisasi

-

Mendukung alur kerja dan hak akses yang jelas kepada para

penggunanya,

data/informasi

yang

disampaikan

dapat

dipertanggungjawabkan dengan baik (akuntabilitas)

4.2.3 Project Scope Definition (Pendefinisan Lingkup Proyek)

Berdasarkan data perencanaan lingkup dan kriteria-kriteria dengan mempertimbangkan masukan dari konsultan maka proyek dibreakdown menjadi sebagai berikut:

Gambar 6. Work Breakdown Structure Proyek Smart PPKD

4.2.4 Pengendalian Proyek

(15)

Hal.

15 of

16

Gambar 7 Contoh Kartu Pengendalian Proyek

Dengan demikian sudah dapat dipegang dokumen-dokumen dan acuan dalam manajemen ruang lingkup proyek pengembangan sistem informasi Smart PPKD yang cukup untuk menjadi acuan dalam manajemen time,cost, quality, human resource, communication, risk management, procurement dan stakeholder.

5. KESIMPULAN

(16)