PEMANFAATAN, PENGENDALIAN DAN PEMELIHARAAN KOMPUTER
PADA PERUSAHAAN
TUJUAN :
1. Optimalisasi penggunaan computer pada perusahaan,
Pengendalian didefinisikan sebagai hubungan antara prosedur dan sistem yang
berkaitan
dengan pencapaian tujuan perusahaan.
Tujuan pengendalian :
1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana. 2. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.
3. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.
Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan. Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir diketahui. Dengan pengendalian diharapkan pemanfaatan unsure-unsur manajemen efektif dan efisien.
Berikut merupakan sistem pengendalian management ;
Sistem pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktifitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus.
Committee of Sponsoring Organization (COSO) memperkenalkan 5 element kebijakan dan prosedur yang dirancang dan diimplementasikan untuk memberikan jaminan bahwa tujuan pengendalian manajamen akan dapat dicapai.
5 element pengendalian tersebut adalah :
Lingkungan pengendalian(controling environment)
Penilaian risiko manajemen (management risk assessment).
Sistem komunikasi dan informasi (information and comunication sistem).
Aktifitas pengendlian (control activities).
Monitoring.
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku. 3. Melindungi harta perusahaan.
4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.
Pemeliharaan sistem
Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu :
1. Sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki.
2. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem. 3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar (perubahan bisnis). 4. Sistem perlu ditingkatkan.
Biaya pemeliharaan sistem sering diabaikan. Kenyataannya biaya pemeliharaan sistem merupakan biaya yang cukup besar.
Biaya pemeliharaan perangkat lunak telah terus menerus naik selama 25 tahun terakhir. Beberapa perusahaan membelanjakan 80% atau lebih dari anggaran sistem mereka pada pemeliharaan perangkat lunak.
Jenis pemeliharaan sistem
Pemeliharaan sistem dapat digolongkan menjadi empat jenis : -Pemeliharaan Korektif
-Pemeliharaan Adaptif
-Pemeliharaan Perfektif (Penyempurnaan) -Pemeliharaan Preventif
-Pemeliharaan Korektif
Pemeliharaan korektif adalah bagian pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani, karena pemeliharaan ini mengkoreksi kesalahan-kesahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan.
Umumnya pemeliharaan korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki kesalahan atau malfungsi dengan cepat sangatlah berharga bagi perusahaan.
Pemeliharaan Adaptif
Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan perubahan dalam lingkungan data atau pemrosesan dan memenuhi persyaratan pemakai baru.
Umumnya pemeliharaan adatif ini baik dan tidak dapat dihindari.
Pemeliharaan Penyempurnaan
Pemeliharaan penyempurnaan mempertinggi cara kerja atau maintainabilitas (kemampuan untuk dipelihara). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan pemakai yang sebelumnya tidak dikenal.
Ketika membuat perubahan substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk mengupgrade kode, mengganti cabang-cabang yang kadaluwarsa,
memperbaiki kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi.
Sebagai contoh, kegiatan pemeliharaan ini dapat berbentuk perekayasaan ulang atau restrukturisasi perangkat lunak, penulisan ulang dokumentasi, pengubahan format dan isi laporan, penentuan logika pemrosesan yang lebih efisien, dan pengembangan efisiensi pengoperasian perangkat.
Pemeliharaan Preventif
Pemeliharaan Preventif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan.
Karena personil pemeliharaan sistem bekerja dalam sistem ini, mereka seringkali menemukan cacat-cacat (bukan kesalahan yang sebenarnya) yang menandakan permasalahan potensial. Sementara tidak memerlukan tindakan segera, cacat ini bila tidak dikoreksi di tingkat awal, jelas sekali akan mempengaruhi baik fungsi sistem maupun kemampuan untuk memeliharanya dalam waktu dekat.
1. Memelihara Perangkat Lunak
Perangkat lunak aplikasi mungkin terstruktur mungkin pula tidak, atau mungkin
didokumentasikan mungkin pula tidak. Beberapa perangkat lunak yang tidak terstruktur dan tidak didokumentasikan mungkin hampir tidak dapat dipelihara.
Sebenarnya salah satu sebab utama mengapa pemeliharaan sistem memerlukan anggaran sistem yang amat banyak adalah karena kenaikan tenaga yang dibutuhkan untuk mencoba memelihara perangkat lunak yang didokumentasikan serta distruktur secara acak-acakan.
Di lain pihak program perangkat lunak yang tidak terstuktur dan tidak terdokumentasi juga tidak dapat dipelihara. Seandainya suatu perubahan dalam operasi memaksa program itu untuk
berubah, maka program itu harus disingkirkan dan dikembangkanlah program baru. Sehinga menyia-nyiakan semua sumber yang dikeluarkan untuk membangun program asli yang tidak dapat dipelihara tersebut, belum lagi kerugian operasi bisnis bila hari yang ditentukan tiba. 2. Memelihara Perangkat Keras
Pemeliharaan perangkat keras terutama pemeliharaan preventif yang memerlukan reparasi, penggantian, atau penambahan suku cadang dan komponen untuk merestorasi atau menjaga agar perangkat keras tetap bekerja dengan baik. Komponen perangkat keras sistem informasi
Prosedur untuk memelihara sistem
System Maintainability (kemampuan pemeliharaan sistem) adalah kapasitas personil
pemeliharaan untuk melakukan pemeliharaan korektif, adaptif, penyempurnaan, atau preventif.
Semakin mudah suatu sistem dipelihara, semakin kecil pula tenaga dan biaya yang harus dikeluarkan untuk memelihara sistem.
Maintainabilitas (maintainability) sistem bertambah jika sistemnya dirancang agar mudah diubah. Aspek ini meliputi prosedur-prosedur berikut :
1. SDLC (System Development Life Cycle) dan SWDLC (Software Development Life Cycle). Aplikasi yang profesional dalam SDLC dan SWDLC dan teknik maupun perangkat modeling yang mendukungnya adalah hal-hal keseluruhan yang terbaik yang dapat seseorang lakukan untuk meningkatkan maintainabilitas sistem.
2. Definisi Data Standar.
Trend ke arah sistem manajemen database relasional mendasari dorongan ke normalisasi data dan definisi data standar.
3. Bahasa Pemrograman Standar.
Penggunaan bahasa pemrograman standar, misalnya C atau COBOL, akan mempermudah pekerjaan pemeliharaan.
Jika perangkat lunak C atau COBOL berisi dokumentasi internal yang jelas dan lengkap, seorang programmer pemeliharaan pemula atau pemakai dapat memahami apa yang sedang
dikerjakannya. Lagipula C dan COBOL adalah bahasa Universal yang umumnya diketahui oleh sejumlah besar orang. Dengan demikian penggantian programmer pemeliharaan tidak begitu berdampak negatif pada kemampuan perusahaan untuk memelihara program C atau COBOL lama.
4. Rancangan Moduler.
Programmer pemeliharaan dapat mengganti modul program jauh lebih mudah daripada jika ia berurusan dengan keseluruhan program.
5. Modul yang Dapat Digunakan Kembali.
Modul biasa dari kode yang dapat digunakan kembali, dapat diakses oleh semua aplikasi yang memerlukannya.
6. Dokumentasi Standar.
Diperlukan sistem, pemakai, perangkat lunak dan dokumentasi operasi yang standar sehingga semua informasi yang diperlukan untuk beroperasi dan pemeliharaan aplikasi khusus akan tersedia.
7. Kontrol Sentral.
Mengelola pemeliharaan sistem
Tantangan mengelola pemeliharaan sistem adalah sama dengan tantangan mengelola usaha-usaha lain. Yaitu tantangan untuk mengelola manusia.
Prioritas utama untuk mengarahkan pemeliharaan sistem adalah mengumpulkan sekelompok pemelihara yang berkompeten dan termotivasi, serta menyuplai mereka dengan perangkat dan sumber-sumber untuk melakukan pemeliharaan sistem yang terjadwal maupun tidak terjadwal.
Pemeliharaan sistem terjadwal dapat dibuat menurut kalender atau diagram Gantt. Pemeliharaan tidak terjadwal biasanya dilakukan atas inisiatif pemakai dan operator. Bagaimanapun juga pihak manajemen seharusnya menetapkan suatu cara untuk mengawali, merekam, dan mengevaluasi aktivitas pemeliharaan. Dengan melalui evaluasi kegiatan pemeliharaan, seorang manajer akhirnya dapat mengoptimalkan program pemeliharaan sistem secara keseluruhan. PENGENDALIAN APLIKASI
Pengendalian khusus atau pengendalian aplikasi(application control) adalah sistem pengendalian inernal komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah
ditentukan(setiap aplikasi berbeda karakteristik dan kebutuhan pengendalian). Pengendalian aplikasi terdiri dari :
1. Pengendalian Masukan dan input controls.
2. Pengendalian Proses pengolaha data atau proses controls.
3. pengendalian keluaran atau output controls
4. Pengendalian file atau database(database controls).
PENGENDALIAN ORGANISASI
Pengendalian organisasi terdiri dari tiga jenis, yaitu pengendalian strategis, pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Pengendalian strategis merupakan proses dari evaluasi strategi, yang dilakukan baik strategi tersebut dirumuskan dan setelah
diimplementasikan. Pengendalian manajemen berfokus pada pencapaian sasaran dari berbagai substrategi bersesuaian dengan strategi utama dan pencapaian sasaran dari rencana jangka menengah. Sedangkan pengendalian operasional berpusat pada kinerja individu dan kelompok yang dibandingkan dengan peran individu dan kelompok yang telah ditentukan oleh rencana organisasi. Masing-masing jenis pengendalian tersebut tidak terpisah dan tidak berbeda secara nyata serta dalam kenyataan mungkin tidak berbeda satu dengan yang lainnya.
Pengendalian Akses Ke Sistem
Pengendalian Akses Sistem di Bagi Menjadi 2 yaitu ;
Untuk membatasi akses logis, sebuah system harus membedakan antara pemakai yang sah dan pemakai yang tidak sah dengan cara mengecek apa yang dimiliki atau diketahui oleh para pemakai, dimana para pemakai mengakses system, atau dengan mengenali karakteristik pribadi. Cara-cara untuk membatasi akses logis adalah sbb:
1) Password
2) Identifikasi pribadi. Misalnya:kartu identitas yang berisi nama, foto, dll
3) Identifikasi biometric. Misalnya; sidik jari, pola suara, hasil rekaman retina, pola dan bentuk wajah, bau badan, dan pola tandatangan.
4) Uji Kompatibilitas. Uji kompabilitas harus dilaksanakan untuk menentukan apakah pemakai tersebut memiliki hak untuk menggunakan komputer tersebut
2. Pengendalian aKses Fisik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan computer disebut dengan akses fisik, sedangkan kemampuan untuk memperoleh akses data perusahaan disebut akses logis. Kedua akses ini harus dibatasi.
Pengamanan akses fisik dapat dicapai dengan pengendalian sebagai berikut:
1) Penempatan computer dalam ruang terkunci dan akses hanya diizinkan untuk karyawan yang sah saja.
2) Hanya menyediakan satu atau dua pintu masuk saja pada ruang computer. Pintu masuk harus senantiasa terkunci dan secara hati-hati dipantau oleh petugas keamanan dan kalau
memungkinkan diawasi dengan menggunakan kamera pengawas
3) mensyaratkan identitas karyawan yang jelas, seperti pemakaian badge untuk dapat lolos melalui pintu akses
4) Mensyaratkan bahwa setiap pengunjung untuk membubuhkan tanda tangan ditempat yang telah tersedia setiap akan masuk atau keluar dari lokasi pengolahan data
5) Penggunaan system alarm untuk mendeteksi akses tidak sah diluar jam kantor 6) Pembatasan akses ke saluran telepon pribadi, terminal atau PC yang sah 7) Pemasangan kunci pada PC dan peralatan computer lainnya
Sistem informasi membutuhkan perlindungan khusus dari kerusakan, kesalahan, dan penyalahgunaan. Jadi perusahaan perlu mengidentifikasi nilai bisnis keamanan dan
kontrol. Upaya evaluasi upaya harus mencakup evaluasi elemen-elemen dari suatu kerangka kerja organisasi dan manajerial untuk keamanan dan kontrol, dan mengevaluasi alat dan teknologi yang paling penting, untuk melindungi sumber informasi.
Perusahaan juga harus mengidentifikasi tantangan yang ditimbulkan oleh keamanan sistem informasi dan kontrol dan solusi manajemen.Perlindungan sumber informasi perlu dirancang dengan baik menggunakan seperangkat kendali sistem.
Sistem Komputer dikendalikan oleh kombinasi kendali umum dan pengendalian aplikasi. Kendali umum mengatur desain, keamanan, dan penggunaan program komputer dan keamanan file data secara umum di seluruh infrastruktur teknologi informasi organisasi, yang terdiri dari kombinasi hardware, software, dan prosedur manual yang menghasilkan keseluruhan
pengendalian lingkungan sistem.
Kontrol Aplikasi adalah kontrol khusus yang unik untuk setiap aplikasi komputer, seperti gaji atau pemrosesan order. Keduanya terdiri dari kontrol diterapkan dari pusat bisnis fungsional dari sistem tertentu dan dari prosedur-prosedur terprogram.
Sumber :
http://sinikesini.blogspot.com/2011/01/controlling.html
http://karisbaskara.blogspot.com/2010/04/pemeliharaan-sistem.html
http://ndutagen.blogspot.com/2012/01/rangkuman-sistem-pengendalian-manajemen.html http://repository.binus.ac.id/content/KA122/KA12248272.pdf
http://research.amikom.ac.id/index.php/karyailmiahdosen/article/view/1194
