BAB I - ERP4

PENERAPAN ENTERPRISE RESOURSE

PLANNING (ERP) PADA PT YAKULT

INDONESIA PERSADA

Ujian : Take Home

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Waktu Penyerahan : 26 September 2012

Waktu upload : 25 September 2012

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Dewasa ini perkembangan teknologi informasi telah menciptakan banyak terobosan baru dalam berbagai bidang. Teknologi bertujuan untuk memudakan suatu proses yang rumit menjadi lebih mudah. Perkembangan ini telah banyak membawa perubahan pada dunia, mulai dari gaya hidup, sistem kerja, dll. Adanya sistem internet dari PC ke PC, kemudian laptop, sampai ke telfon gengam, hingga saat ini yang terpopuler ialah Tab, memberikan kemudaahan terhadap akses bagi penggunanya untuk bertukar informasi, sehingga pengguna dapat memiliki waktu yang lebih banyak untuk mengerjakan pekerjaan lainnya. Pada sebuah perusahaan saat ini teknologi yang berkembang ialah sistem jaringan, yang dapat menghubungkan seluruh unit komputer pada suatu area dan pada area lain yang berbeda lokasinya.

ERP adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses dalam sebuah perusahaan. Sistem dalam ERP meliputi operasional dan distribusi yang dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen.

1.2 Tujuan

Tujuan dari penulisan makalah ini ialah untuk mengetahui penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang terdapat pada PT. Yakult IndonesiaPersada.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O’Brien, 2010).

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP berkembang dari manufacturing resource planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.

ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

2.2 Konsep Dasar ERP

berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan-perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan.

2.3 Teknologi Enterprise Resources Planning(ERP)

Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang menjalankan fungsi dan objektif masing-masing, kerapkali terjadi bias informasi, persepsi dan pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain. ERP merupakan sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah: integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.

2.4 Keuntungan dan Kekurangan ERP

Adapun teknologi yang digunakan oleh ERP pada saat ini tergolong dalam teknologi moderen, sistem ERP tetap memiliki kelebihan dan kekurangan, berikut kelebihan dan kekurangan dari ERP:

Kelebihanya yang didapat dengan menarap kan ERP pada perusahaan antara lain:

1. Integrasi data keuangan

Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

1. Standarisasi Proses Operasi

ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

1. Standarisasi Data dan Informasi

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

 Penggunaan sumber daya yang lebih baik

 Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

 Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya  Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

 Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru  Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

 Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

 Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

 Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.  Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau

terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.

 Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

 Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.

 Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.

 Kurangnya komunikasi antar personel.  Cacatnya project design dan management.

 Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.  Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

Persaingan yang semakin ketat antar perusahaan menyebabkan pihak manajemen pada suatu perushaan meningkatkan kinerja perusahaannya,hal tersebut ditujukan agar perusahaan terus berkembang dan tidak ketinggalan dengan perusahaan lainnya.Untuk meningkatkan kinerja dari perusahaan, salah satu hal yang perlu dilakukan ialah: meningkatkan kualitas dari sistem yang berada dalam perusahaan tersebut. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem informasi yang dirancang untuk mengintergrasikan dan mengotomasikan suatu pemrosesan data dalam bisnis. Dengan tersedianya data yang terintegrasi ini maka informasi dapat didapat dengan cepat oleh pihak yang bertugas sebagai pengambil keputusan. Suatu sistem yang tidak terintegrasi dapat membuat sistem kerja lebih lama karena dengan tidak terintegrasinya setiap departemen di perusahaan menyebabkan antar departemen tidak dapat mengirimkan langsung hasil kerjanya ke departemen selanjutnya. Setiap hasil proses harus dilakukan print terlebih dahulu, baru dilakukan pengiriman ke departemen selanjutnya.

cepat, Saat ini PT Yakult Indonesia Persada menggunakan SAP Business One. Berikut skema SAP Business One pada PT Yakult Indonesia.

PT. Yakult Indonesia Persada tergolong dalam usaha skala menengah, oleh karena itu pemilihan SAP Business One sebgai ERP dari perusahaan adalah pilihan yang tepat, hal tersebut didasarkan dari segi biaya dan kebutuhan perusahaan. Dengan mengimplementasikan SAP Business One, PT. Yakult Indonesia Persada dapat mendapatkan solusi berupa manajemen informasi yang terintegrasi, mulai dari transaksi bisnis, pelaporan dan dokumentasi seluruh informasi bisnis dalam perusahaan secara real-time, cepat, dan efektif. SAP Business One merupakan sebuah solusi sederhana, namun kuat dan lengkap baik operasi bisnis dan aktivitas. SAP Business One merupakan Produk SAP dengan biaya terendah dan dapat diimplentasikan dalam beberapa hari serta dengan mudah dilakukan maintain.

BAB IV KESIMPULAN

Kesimpulan dari makalah ini ialah: penggunaan software SAP Business One pada PT. Yakult Indonesia Persada dapat meningkatkan efektifitas operasional pada perusahaan, sehingga kinerja perusahaan dapat meningkat. Penerapan sistem ERP dengan software SAP Business One pada PT. Yakult Indonesia Persada adalah pilihan yang tepat, karena sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan yang sedang berkembang pesat.

Daftar Pustaka

O’Brien JA, 2007. Management Information Systems :Managing Information Technology in the E-Business Enterprises. 10th Edition, Irwin Inc. Boston, 2007.

http://www.sap.com/indonesia/sme/howtobuy/businessone/index.epx

http://www.yakult.co.id/