KEGAGALAN PROYEK SISTEM
INFORMASI ERP PADA PERUSAHAAN
FOXMEYER
Insan Harish Telkom University Information System - 1106110088
Bandung, Indonesia
Martha Okrina Telkom University Information System – 1106110106
Bandung, Indonesia
Mahdy Arief Telkom University Information System – 1106110045
Bandung, Indonesia
Agung Insani Alam Telkom University Information System – 1106110087
Bandung, Indonesia
Abstrak – Proyek Sistem Informasi adalah proyek yang berhubungan perangkat lunak/Sistem informasi dalam suatu sistem komputer. Tentunya dengan adanya proyek sistem informasi ini sangat diperlukan adanya manajemen yang kuat yang melatar belakangi proyek sistem informasi ini secara mendetail. Hubungan relasi antar setiap bagian dalam proyek sangat diperlukan untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam proyek sistem informasi. Kegagalan dalam sistem informasi sendiri terdiri dari banyak faktor yang meliputi scope (pandangan), time (waktu), cost (biaya) dan quality (kualitas). Keberhasilan sebuah proyek pasti membutuhkan tenaga dan pikiran yang tidak sedikit. Seorang manajer proyek dituntut untuk memastikan sebuah proyek telah berjalan sesuai rencana dan tidak melebar ke arah yang salah. Tetapi sampai saat ini ternyata masih banyak proyek gagal atau terlambat dan akan memakan biaya yang tidak sedikit.
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Dalam pelaksanaan sebuah proyek sistem informasi, baik itu dari skala kecil sampai dengan besar, sangat sering terjadinya delay bahkan sampai dengan pembatalan. Menurut hasil survey Hasil survey Standish Group tahun 1995 (Chaos Report), Hanya sekitar 16% proyek yang dapat diselesaikan secara on-time dan on-budget, itupun hanya sekitar 40% saja yang on-spec pada proyek skala enterprise,
sedangkan pada proyek di perusahaan yang lebih kecil bisa mencapai angka 74% on-spec (sesuai fungsi dan fitur yang direncanakan di awal) Sekitar 53% proyek mengalami cost-overrun dan sisanya 31% bahkan mengalami cancellation. Investasi TI senilai US$ 600 Billion pada tahun 2001 “terbuang” (Gartner, 2002) CIO Fortune 1000 menyatakan bahwa 40% investasi TI mereka tidak menghasilkan value (IBM, 2004) Pada 2005, hanya 35% dari keseluruhan proyek TI yang dapat dinilai sukses mencapai tujuannya, sedangkan sisanya yaitu 65% itu gagal parsial dan total (Standish Group, 2006). Salah satu contoh proyek teknologi Informasi yang gagal adalah kasus di perusahaan FoxMeyer yang mengakibatkan perusahaan tersebut bangkrut pada tahun 1996.
B. Tujuan
Mengetahui penyebab gagalnya proyek teknologi informasi pada kasus perusahaan FoxMeyer.
Sebagai pembelajaran berupa studi kasus pada manajemen proyek sistem informasi.
C. Ruang Lingkup Materi
II. ISI
A. Kasus Proyek Penerapan ERP Pada Perusahaan Obat FoxMeyer
Perusahaan Obat FoxMeyer adalah perusahaan keempat terbesar di dunia sebagai distributor obat-obatan sebelum kejatuhannya. Dengan tujuan untuk menggunakan teknologi sebagai alat peningkatan efisensi, proyekk DELTA III dimulai pada tahun 1993. FoxMeyer melakukan riset pasar, evaluasi produk, dan membeli SAP R/3 pada desember di tahun tersebut. FoxMeyer juga membeli otomasi pergudangan dari vendor Pinnacle dan memilih Andersen Consulting untuk mengintegrasi dan menerapkan dua sistem tersebut. Implementasi dari proyek Delta III dilakukan dari tahun 1994 sampai dengan tahun 1995.
Berdasarkan Christoper Cole, Chief Operating Officer (COO) pada Pinnacle, bencana pada proyek FoxMeyer, “Bukan kesalahan otomasi ,Itu juga bukan kesalahan dari software komersial (SAP R/3), tetapi itu adalah kesalahan manajemen” (Jesitus 1997). Mungkin manajemen mempunyai ekspetasi yang berlebihan terhadap teknologi sebagai “Peluru Ajaib”? (Markus dan Benjamin 1996a, 1997b). Pada kenyataanya yang terjadi adalah sebaliknya. FoxMeyer menuju kebangkrutannnya pada tahun 1996 dan menuntut SAP, sebagai ERP vendor juga Andersen Consulting sebagai integrator SAP dengan 500 juta USD masing – masing (Caldwell 1998, Stein 1998). alasan. Menggunakan framework yang dikembangkan untuk mengindentifikasi resiko proyek (Keil, Cule, Lyytinen dan Schmidt 1998), hasil dari riset ini mengklompokan resiko proyek pada FoxMeyer menjadi 4 bagian yaitu mandat pelanggan, cakupan dan permintaan, moral diantara pegawai di gudang ini tidak mengejutkan karena semenjak proyek
otomasi gudang oleh Pinnacle diintegrasikan dengan SAP R/3 mengancam pekerjaan mereka. Dengan penutupan tiga gudang, transisi otomasi gudang yang pertama kali menjadi bencana. Pekerja yang tidak puas merusak persediaan, dan pesanan kepada vendor tidak diisi, sehingga kesalahan terjadi ditambah lagi sistem baru ini berusaha keras dengan volume transaksi yang tinggi. Persediaan seharga kurang lebih 34 juta dollar hilang (Jesitus 1997).
b) Cakupan dan Permintaan
FoxMeyer termasuk perusahaan yang pertama kali mengadopsi SAP R/3 ketika diluncurkan. Setelah proyek dimulai FoxMeyer menandatangani kontrak yang besar untuk menjadi suplier pada Universitas HealthSystem Consortium (UHC). Kejadian ini diperparah dengan keperluan yang belum pernah terjadi sebelumnya pada volume transaksi dari R/3. Walaupun pada awal kontrak percobaan melihat adanya indikasi bahwa R/3 pada server HP9000 dapat menangani volume transaksi, pada tahun 1994 R/3 hanya dapat memproses 10.000 pesanan pelanggan per karena kekurangan tenaga yang terampil dan berpengetahuan. FoxMeyer tidak mempunyai keterampilan didalam perusahaan dan mengandalkan Andersen Consulting untuk mengimplementasi R/3 dan mengintegrasikannya dengan sistem otomasi gudang oleh Pinnacle. Walaupun proyej ini menggunakan lebih dari 50 orang konsultan tetapi banyak dari mereka yang tidak berpengalaman. (Computergram International 1998).
d) Lingkungan
berkompetisi dengan harga, FoxMeyer memerlukan volume transaksu yang tinggi dan menguntungkan, tetapi dengan kontrak kepada UHC “fokus proyek secara drastis berubah” kontribusi untuk menaikan biaya proyek (bahkan sampai lebih dari 100 juta dollar), sudah membuat FoxMeyer menurunkan margin dan menghapuskan keuntungannya. Delta digambarkan sebagai solusi client/server R/3 terintegrasi dengan otomasi gudan untuk mengakomodasi pertumbugan perusahaan dimasa depan. Faktor model yang mempromosikan eskalasi proyek menyarankan bahwa faktor proyek, faktor pisikologi, faktor sosial dan faktor organisasi turut berkontribusu dalam proyek walaupun adanya informasi negatif. Masalah implementasi muncul hampir dari awal. Walaupun peringatan dari Woltz Consulting pada tahap awal proyek, bahwa penjadwalan implementasi seluruhnya harus diselesaikan dalam waktu 18 bulan sangatlah tidak mungkin, untuk proyek Delta FoxMeyer (Jesitus 1997).
3) Faktor Proyek
Eskalasi dapat terjadi ketika didapatnya bukti kelanjutan investasi dapat menghasilkan nilai yang lebih besar. FoxMeyer menduga bahwa proyek Delta dapat menghemat 40 juta dollar pertahun. Andersen Consulting dan SAP juga termotivasi untuk melanjutkan proyek. Berdasrakan FoxMeyer, Andersen menggunakan trainees (pegawai baru) dan menggunakan proyek Delta sebagai “tempat latihan” untuk “konsultan yang belum berpengalaman” (Caldwell 1998, Computergram International 1998). FoxMeyer juga mengklaim bahwa SAP memperlakukan proyek Delta III “sebagai penelitian perusahaan dan kelinci percobaan pengembangan produk ” (Financial Times 1998). Lebih jauh lagi Selain itu, kemunduran proyek muncul untuk beberapasaat. Misalnya, terdapat beberapa bukti dari pengukuran bahwa sistem ini tidak dapat mengatasi permintaan transaksi bisnisnya.Perusahaan perlu untuk melibatkan end user secara lebih mendalam karena perusahaan tidak boleh melupakan B2E atau business to employment. People perlu dikelola untuk dapat mengerti IS. Perencanaan yang baik akan menghindari perusahaan dari sebuah kegagalan implementasi sistem informasi.
b. Saran
Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo, adanya referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim yang berfungsi untuk mengevaluasi kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya (perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan adanya beberapa penyesuaian dan pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar, sehingga hal ini sudah jelas di awal. Baru kemudian mengambil keputusan yang tepat. Vendor yang dipilih adalah yang memiliki track record yang baik dan expert di bidangnya. RFP yang dibuat oleh perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk mengarahkan vendor apa yang dibutuhkan secara detail.
DAFTAR PUSTAKA
[1] L TORUAN, DEWI MARGARETH 2013
“KESUKSESAN DAN KEGAGALAN
IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DAN CONTOH STUDI KASUS PT SEMEN GRESIK & FOX MEYER”
[2] Judy E.Scott, The University of Texas at Austin
“The FoxMeyer Drugs’ Bankruptcy: Was it a
