“SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT/KEARSIPAN
DAN SMS GATEWAY BERBASIS WEB
”
(CV. OSCAR MULTI COLOUR)
Agus Hariadi (101080200078) 1,
Ir. Rajudin, MM.
. 21,2
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Jl. Raya Gelam 250 Candi, Telp. (031) 8921938
1
adiumsida@gmail.com,
ABSTRACT
CV. Oscar is a multi color paint company located in Jl.Brigjen Katamso 257 Jackie Village, District Waru, Sidoarjo. This company is one company that is engaged in the production of watercolor and oil which is rapidly growing in its marketing, so it requires a system that is distributed also in every aspect, such as the existence of entrepreneurs who do not at any time be in the company so that the working partner as well as for the interested public to send letters that are important yet so effective and do not come directly to the intended employer because the employer was not in the company
Procedure on receipt of a letter which is addressed to entrepreneurs in the heading is still lacking fektif, so the letter sent by the partners and interested parties can not come directly to the intended entrepreneurs and businessmen still have to wait for the new company was in the letter can be received, all of it in because of the existence of entrepreneurs who do not at any time be in the company as well as the lack of a system that can support the delivery of the letter itself so that the delivery of the letter is not timely.
In order to address all the issues contained in Cv. Oscar multi color will be designed a system that can support and enhance the delivery of services as well as facilitate more letter more effective and efficient by using information systems managenen mail and SMS gateway
Keywords: Information Systems Management Letter / Filing and SMS Gateway,Cv Company. Oscar Multi Colour.
ABSTRAK
CV. Oscar multi colour adalah perusahaan cat yang bertempat di Jl.Brigjen Katamso no.257 Desa Janti, Kecamatan Waru, Kabupaten Sidoarjo. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi cat air dan cat minyak yang sedang berkembang pesat dalam pemasarannya, sehingga memerlukan suatu sistem yang terdistribusi pula dalam setiap aspeknya, misalnya keberadaan pengusaha yang tidak setiap waktu berada di perusahaan sehingga patner kerja maupun bagi pihak umum yang berkepentingan mengirimkan surat yang sifatnya penting belum begitu efektif dan tidak sampai langsung kepada pengusaha yang dituju karena pengusaha tersebut sedang tidak berada di perusahaan.
Prosedur tentang penerimaan surat yang di tujukan kepada pengusaha yang di tuju saat ini masih kurang fektif,sehingga surat yang dikirim oleh mitra kerja maupun pihak yang berkepentingan tidak dapat sampai langsung kepada pengusaha yang dituju dan masih harus menunggu pengusaha tersebut berada di perusahaan baru surat itu dapat diterima, semua itu di karenakan keberadaan pengusaha yang tidak setiap waktu berada di perusahaan serta kurangnya sistem yang dapat mendukung dalam penyampaian surat itu sendiri sehingga penyampaian suratnya tidak tepat waktu.
Guna untuk mengatasi semua permasalahan yang terdapat di Cv. Oscar multi colour akan dirancang sebuah sistem yang dapat menunjang dan meningkatkan pelayanan serta mempermudah penyampaian surat yang lebih efektif dan efisien lagi yaitu dengan menggunakan sistem informasi managenen surat dan sms gateway
1. PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
CV. Oscar multi colour adalah perusahaan cat yang bertempat di Jl.Brigjen Katamso no.257 Desa Janti, Kecamatan Waru, Kabupaten Sidoarjo. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi cat air dan cat minyak yang sedang berkembang pesat dalam pemasarannya, sehingga memerlukan suatu sistem yang terdistribusi pula dalam setiap aspeknya, misalnya keberadaan pengusaha yang tidak setiap waktu berada di perusahaan sehingga patner kerja maupun bagi pihak umum yang berkepentingan mengirimkan surat yang sifatnya penting belum begitu efektif dan tidak sampai langsung kepada pengusaha yang dituju karena pengusaha tersebut sedang tidak berada di perusahaan.
Oleh karena itu guna untuk mengatasi semua permasalahan yang terdapat diatas maka penulis akan merancang sebuah sistem yang dapat menunjang dan meningkatkan pelayanan serta mempermudah penyampaian surat yang lebih efektif dan efisien lagi kepada pemilik usaha yang dituju, sekalipun pengusaha tersebut sedang tidak berada di perusahaan yaitu dengan menggunakan sistem informasi manajemen surat/kearsipan dan SMS gateway yang dapat diterapkan di Cv. Oscar Multi Coloursehingga dapat mempermudah bagi mitra kerja maupun pihak lainyang berkepentingan untuk mengirim surat yang bersifat penting agar sampai dengan cepat dan bisa tepat waktu sehingga sesuai dengan yang di harapkan.
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka dalam penyusunan sekripsi ini penulis akan mengangkat judul tentang
“SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SURAT/KEARSIPAN DAN SMS GATEWAY BERBASIS WEB (CV.
OSCAR MULTI COLOUR”)
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dijelaskan diatas, rumusan masalah yang didapatkan adalah:
1. Bagaimana cara membangun sebuah sistem penerimaan surat berbasis Sitem Informasi dan sms gateway sehingga
lebih efektif dan akurat penyampaiannya.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah yang ada didalam sistem informasi ini adalah:
1. SMS yang diterima sebagai sarana pengingat bahwa ada data atau surat masuk masuk.
2. Sistem aplikasi surat digunakan di CV. Oscar multi colour sesuai dengan kegunaan sistem yaitu dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen Surat/ Kearsipan dan SMS Gateway Berbasis Web.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian sejenis pernah dilakukan
oleh Dwi Agus Diartono dari Universitas Stikubang Semarang dengan judul
“Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Web” tahun
2009. Pada penelitian tersebut yang dibahas adalah tentang tata cara penerimaan surat masuk dan surat keluar di kantor dinas . Tujuan dari penelitian ini adalah membangun sebuah sistem informasi Manajemen Surat berbasis Web di Kantor Dinas yang bertempat di Semarang.
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang sudah ada adalah:
1. Daerah pada penelitian sebelumnya adalah di kota Semarang, sedangkan penelitian ini adalah Kabupaten Sidoarjo. 2. Penelitian sebelumnya adalah tentang Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Web yang berfungsi hanya untuk menerima surat masuk dan surat keluar saja, sedangkan objek pada penelitian ini adalah sistem informasi manajemen surat dan kearsipan berbasis Web dan sms gateway yang berfungsi menerima surat masuk dan surat keluar serta kearsipan dan didukung dengan informasi melalui media SMS.
2.2 Teori surat
Pengertian Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop.
lisan, penyampaian berita melalui surat lebih mudah karena isi surat dapat dikoreksi atau diteliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang dituju. Berdasarkan sifat isinya.
2.3 TEORI ARSIP
1. Pengertian arsip
Pengertian arsip Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan
“Archivum” yang artinya tempat untuk
menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis
“Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat
untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut Bahasa
Belanda yang dikatakan dengan “Archief”
mempunyai arti (Sularso mulyono,muhsin,marimin,1985:3).
a. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik. b. Bahan bahan yang akan disimpulkan
sebagai bahan pengingat.
Menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintahan dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
2.4SMS Gateway
Sms Gatway merupakan sebuah
perangkat yang menawarkan layanan pengiriman pesan ke jaringan seluler dari media lain atau sebaliknya,sehingga memungkinkan pengiriman dan penerimaaan pesan dengan atau tanpa menggunakan ponsel. SMS Gateway dapat terhubung ke media lain seperti SMCS dan server memiliki content Provider melalui link IP untuk memprosrs suatu layanan SMS.Sebuah sisitem SMS Gateway umumnya terdiri dari komponen hardware (server komputer yang dilengkapi dengan perangkat jaringan) dan software (Aplikasi yang di gunakan untuk pengolahan pesan) dan untuk sebuah sistem yang besar umumnya dapat menggunakan database untuk penyimpanan data.
3 METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi penelitian
Lokasi yang dijdikan sebagai tempat dan sumber penelitian adalah di CV. Oscar multi colour Jl. Brigjen Katamso no. 257 Desa Janti, Kecamatan Waru, Kabupaten Sidoarjo.
3.2 Metoda Pengumpulan Data
Sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data sebagai bahan penelitian dan laporan. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Observasi yaitu cara pengambilan data secara langsung ke obyek penelitian, yaitu data lengkap dari CV. Oscar multi colour. sesuai dengan yang direkomendasikan, dan masalah – masalah yang berkaitan dengan objek dan diharapkan dapat memberikan pemecahan masalah. Wawancara yaitu teknik pengumpulan data yang dilalui melalui tatap muka langsung dan wawancara antara penulis dengan responden. Teknik pengumpulan data atau fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara dilakukan dengan tatap muka langsung terhadap responden dengan mengajukan beberapa pertanyaan. Dalam penelitian ini wawancara dilakukan kepada admin CV. Oscar multi colour,yang direkomendasikan.
3.3 Perancangan Sistem
Pada perancangan tugas akhir sistem informasi manajemen surat dan sms gateway desain sistem yang digunakan terlihat seperti gambar
Penjelasannyan adalah data surat yang di kirim oleh patner kerja kepada admin, kemudian surat tersebut di scan dalam bentuk file lalu data tersebut dikirim kepada pemilik usaha yang di tuju sesuai dengan alamat surat dengan mengisi nomor telpon dan email pengusaha setelah itu dikirim, maka secara otomatis nanti pengusaha yang di tuju akan mendapatkan sms pemberitahuan bahwa ada data surat masuk dan pengusaha akan membuka data surat tersebut dengan membuka id nya.
3.3.1 Flowchat
Gambar 3.2 Flowchat proses pengiriman surat dalam computer dan penyimpanan data. 4. Pengambilan keputusan apakah proses
sukses atau tidak.
5. Sms gateway, format sms yank dikirim
yaitu “Yth, <nama>. Anda mendapat
surat masuk dengan no surat: <nosurat> Terima kasih.
6. Output surat masuk, data surat yg sudah di proses dan dikirim
7. Selesai.
User
1. mulai
2. input login, user melakukan proses masuk
3. pengambilan keputusan, apakah proses login sukses atau tidak.
4. Jika sukses user bias membuka file surat yang sudah di kirim.
5.
3.4 Rancangan proses
Diagram alur level 0 ini memberikan gambaran seluruh elemen sistem. Pada sistem yang di bangun ini terdapat dua entitas yaitu admin yang mempunyai kewenangan untuk memlakukan pengiriman data surat pada pemilik usaha yang dituju.DFD dapat dilihat ada gambar 3.3
admin SIMASU user
3.5 Rancangan Basis Data
Perancangan basis data pad sistem meliputi pembuatan tabel – tabel basis data. Perancangan sisitem ini menggunakan ERD sebagai dasar pembuatan tabel –tabel basis data sisitem ini.
3.5.1 Rancangan ERD(Entity Relationship
Diagram)
tabel surat perancangan sistem ini dapat di lihat pada gambar.
3.5.2 Relasi antar tabel
Entity relationship Model (E-R Model ) adalah salah satu model keterhubungan entitas yang telah umum digunakan dalam berbagai pembahasan tentang analisa atau perancangan basis data.
Pada model entity relationship,data yang ada di dunia nyata di terjemakan dengan menggunakan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram.data yang umumnya disebut sebagai diagram E – R ,sesuain namanya , ada dua komponen utama pembentuk yaitu entitas ( entity ) dan relasi ( relation ) kedua komponen ini di deskripsiksn lebih jauh melalui sejumlah atribut,yang bisa dilihat pada gambar 3.6
a. Untuk Gamu
Gambar 3.6 tabel relasisi antar tabel
3.6 Rancangan Menu dan Antar Muka
RancanganAntar muka atau yang lebih
dikenal sebagai user interface adalah sebuah media yang menghubungkan manusia dengan komputer agar dapat saling berinteraksi. Sebelum merancang antar muka dari semua form pada sistem yang akan dibuat, maka untuk lebih memudahkan dalam perancangan akan dijelaskna terlebih dahulu struktur menu dari sistem. Berikut ini adalah struktur menu tersebut pada gambar 3.7
Admin
Login
Data
home Master Surat Arsip Laporan Help keluar
Klasifikasi
Gambar 3.4 Rancangan antar muka
3.6Rancangan User Interface
3.6.1 Rancangan tampilan login
HOME ABORT
HEADER
Login form
User Name
Password Login
FOOTER
Gambar 3.5 Rancangan tampilan login
3.6.2 Rancangan tampilan administrator
Rancangan tampilan administrator merupakan halaman kedua ketika admin sudah melakukan proses masuk atau login.dapat di lihat di gambar 3.6
HOM SISTEM MASTER SURAT ARSIP LAPORAN SMS HELP KELUAR
SELAMAT DATANG ADMINISTRATOR
IDENTIFIKASI USER
HEADER
FOOTER
Gambar 3.6 Rancangan tampilan administrator
3.6.3 Rancangan tampilan admin
Rancangan tampilan admin merupakan halaman kedua ketika admin sudah melakukan proses masuk atau login.dapat di lihat di gambar 3.7
HOM MASTER SURAT ARSIP LAPORAN SMS HELP KELUAR
SELAMAT DATANG ADMIN
IDENTIFIKASI USER
HEADER
FOOTER
Gambar 3.7 Rancangan tampilan admin
3.6.4 Rancangan tampilan user
Rancangan tampilan user merupakan tampilan ketika user akan melakukan proses masuk atau login.dapat di lihat di gambar 3.8
HOM SURAT ARSIP HELP KELUAR
HEADER
FOOTER
nama
group
login terakhir user name
Gambar 3.8 Rancangan tampilan user
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian
Berikut ini adalah hasil dari pengujian dari aplikasi sistem informasi manajemen surat dan sms gateway pada Cv. Oscar Multi Colour, berikut ini implementasi dari program tersebut.
4.1.1 Form halaman login
Halaman ini merupakan aplikasi yang di
melakuakan kofigurasi sistem.berikut tampilan halaman form admin login.
Gambar 4.1 halaman login
4.1.2 Halaman Form Menu Utama Admin
Halaman Menu utama merupakan daftar
perintah-perintah suatu perangkat lunak (program) yang apabila dieksekusi akan menjalankan suatu perintah tertentu dari aplikasi. Menu digunakan sebagai alternatif dari antarmuka baris perintah. Pilihan yang diberikan oleh menu dapat dipilih dengan menggunakan antarmuka pengguna yaitu admin.berikut tampilan halaman form menu utama.
Gambar 4.2 halaman form admin
5.3 Hasil Pengujian
4.3.1 Form Halaman login user
Halaman ini merupakan aplikasi yang di gunakan oleh bagian user atau orang yang mempunyai otoritas khusus utuk
melakuakan kofigurasi sistem.berikut tampilan halaman form user login
Gambar 4.3 halaman login user
4.3.2 Form halaman user
Halaman Menu utama merupakan daftar perintah-perintah suatu perangkat lunak (program) yang apabila dieksekusi akan menjalankan suatu perintah tertentu dari aplikasi. Menu digunakan sebagai alternatif dari antarmuka baris perintah. Pilihan yang diberikan oleh menu dapat dipilih dengan menggunakan antarmuka pengguna yaitu user.berikut tampilan halaman form menu utama.
Gambar 4.4 halaman form user
4.3.3 Halaman surat
Gambar 4.5 halaman surat
4.3.4 Halaman surat belum diterima
Halaman ini merupakan halaman yang berisikan tentang pemberitauan surat masuk apakah sudah di terima atau belum.
Gambar 4.5 halaman surat belum di terima
4.3.4 Halaman surat sudah di terima
Halaman ini merupakan halaman yang berisikan tentang surat yang sudah di terima apakah surat tersebut sudah di baca atau belum.
Gambar 4.6 halaman surat sudah diterima
Contoh detail surat yang sudah di terima a) Surat pengkliman
b)Surat penawaran
Contoh detail surat yang sudah di terima b). Surat penawaran
b) Surat penawaran
6. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasar kan hasil penelitian yang di lakukan oleh penulis dapat di ambil kesimpulan :
1. Aplikasi yang dibuat yaitu sistem informasi manajemen surat atau kearsipan dan sms gateway, pada CV. Oscar Multi Colour.
2. Sms yang dikirim kepada user atau pengusaha sebagai sarana pemberitahuan bahwa ada data surat masuk.
3. Mempermudah dalam penyampaian surat pabila pengusaha sedang tidak berada di perusahaan.
4. Menjaga kearsipan data surat masuk dan keluar.
5.2 Saran
Isi tugas akhir ini jauh dari sempurna, kepada para pembaca penulis menyampaikan saran
1. Lebih meningkatkan pengetahuan tentang konsep konsep komunikasi berbasis SMS gateway.
2. Mempelajari lebih jauh tentang arus penyampainan informasi lebih baik seiring demngan perkrmbangaan teknologi yang semakin canggih dan modern.
DAFTAR PUSTAKA
Barthos,Basir. 2013. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta : Bumi Aksara.
Dharma Oetomo, Budi Soetedjo & Handoko, Yosia, 2003 “ Teleakses Database Pendidikan Berbasis Ponsel”, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Firnandus, Sandy, Ir.Hans Wowor, M.Kom., Arie S.M Lumenta, ST, MT., dan Athur Rumanggit,ST,MT., “Perancangan aplikasi surat masuk dan surat keluar pada PT. PLN (persero)” Wilayah Suluttenggo. Universitas Sam Ratulangi Manado.
Hakim, Lukmanul, 2008 “Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP”, Penerbit Lokomedia, Yogyakarta.
Lukmanul Hakim dan Musalini,Uus, 2005 ”150 Rahasia dan Trik Mnguasai
PHP”, Penerbit, PT.Elex Media
Komputindo, Jakarta.
Lukmanul Hakim,2008 “ membongkar trik
rahasia para master PHP”,loko
media,yokyakarta.
Prihatna, H., 2005,” Kiat Praktis Menjadi webmaster Profesional”,
PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
Sidik, Bheta, dan Pohan Husni. 2012. “Pemrograman web dengan HTML”. Bandung : Informatika Bandung.
Setiawan, S. Tedjokusumo, and N. P.
Suwanto,“Perancangan dan pembuatan sistem layanan sms untuk biro administrasi akademik universitas kristen petra,”Jurnal Informatika, vol. 7, no. 1, pp. 17–23, 2006. Sasongko, Jati dan Dwi agus diartono.
2009,”Rancang bangun sistem informasi manajemen surat”. Semarang: jurnal tegnologi informasi dinamik volume XIV, N0.2, juli 2009: 137-145.
Turban, Efrain, 2009, “Decision Support System and Intelligent System”,
Andi, Yogyakarta.
