TUGAS MANAJEMEN SDM
FUNGSI PENGADAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Kelompok 1
Disusun Oleh :
Ni Putu Ayu Suciastiti (09)
Adelia Putu Ari Mayuni (10)
I Gst. Ngr. Mahendra Putra (16)
Universitas Mahasaraswati Denpasar
Ekonomi Manajemen (I)
1.1 Pentingnya Pengadaan Sumber Daya Manusia
Pengadaan sumber daya manusia adalah suatu proses kegiatan mengisi formasi lowongan, mulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan sampai dengan pengangkatan dan penempatan.
Pengadaan sumberdaya merupakan salah satu upaya dari pemanfaatan. Jadi pengadaan disini adalah upaya penemuan calon dari dalam organisasi maupun dari luar untuk mengisi jabatan yang memerlukan SDM yang berkualitas.
Kualitas dan kuantitas para tenaga kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien. Penempatan tenaga kerja juga harus tepat sesuai dengan kemampuan & ketrampilan yang dimilikinya. Sehingga gairah kerja dan kedisplinannya akan lebih baik dan efektif guna menunjang terwujudnya tujuan organisasi/perusahaan.
Tujuan pengadaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :
1.Aspek Kuantitatif
Kuantitatif berhubungan dengan jumlah. Pengadaan SDM dilihat dari aspek kuantitatif brtujuan unutk menjamin jumlah personalia yang tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut fungsi ini menggunakan dua perangkat:
1)perangkat analisis beban kerja (workload analysis) yang bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas
2)perangkat analisis angkatan kerja (workforce analysis) yang bertujuan untuk menentukan kebutuhan akan personalia yang dipergunakan untuk dapat mempertahankan kesinambungan normal suatu organisasi.
2.Aspek Kualitatif
1)analisis jabatan (job analysis) yang akan meneliti segala fakta pekerjaan dan segala hal yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dengan memperhatikan kesanggupan setiap komponen
2)deskripsi jabatan (job description) yang akan menjelaskan tanggung jawab dan wewenang untuk suatu jabatan tertentu
3)spesifikasi perkerjaan (job specification) untuk menetapkan syarat dan kondisi untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan efektif.
Tahap Pengadaan sumber daya manusia :
1. Perencanaan tenaga kerja.
Merupakan suatu proses penentuan kebutuhan tenaga kerja dan cara memenuhinya baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
2. Perekrutan tenaga kerja/recruitment
Berdasarkan pada perencanaan yang ada, maka perusahaan dapat memulai perekrutan tenaga kerja/recruitment. Perekrutan tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti :
a. Sumber dari dalam organisasi/internal recruitment.
Suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari dalam perusahaan sendiri, yaitu dari para karyawan yang telah bekerja di perusahaan sekarang ini untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Caranya antara lain melalui promosi atau pemindahan karyawan.
Keuntungan-keuntungannya:
1. Mempercepat waktu pengisian lowongan kerja yang ada.
2. Mempermudah masa penyesuaian diri dari pekerja terhadap lingkungan perusahaan.
3. Menimbulkan motivasi dan semangat kerja karyawan karena prestasi mereka dihargai dengan kesempatan karir yang baik.
Kelemahan-kelemahannya:
1. Menghambat masuknya ide dan gagasan baru
2. Jika terjadi kesalahan penempatan, akibatnya akan berpengaruh pada efektivitas kerja.
3. Jika seseorang memiliki karakteristik yang cenderung negatif dalam bekerja, akan tetap terbawa.
b. Sumber dari luar organisasi.
Suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari orang–orang di luar perusahaan, yaitu dengan merekrut tenaga kerja baru untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan
c. Sumber-sumber dari external recruitment antara lain: 1. Pemasangan iklan lowongan kerja di media
2. Biro tenaga kerja
3. Rekomendasi dari tenaga kerja lama 4. Institusi pendidikan
3. Seleksi tenaga kerja/selection
Tujuan penyeleksian tenaga kerja yaitu untuk mencari atau memilih tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan atau kualifikasi jabatan tertentu.
4. Penempatan karyawan/placement
Setelah proses seleksi dilakukan, maka diharapkan perusahaan dapat melakukan proses penempatan karyawa pada posisi atau jabatan yang sesuai. Hal ini sering dikenal dengan istialah The right man in the right place.
5. Penilaian prestasi kerja/performance appraisal
Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas – tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan dan tepat waktu.
6. Pelatihan dan pengembangan/ training & development
Pelatihan dan pengembangan merupakan usaha untuk menghilangkan kesenjangan antar unsur dan kualifikasi yang dimiliki oleh seorang karyawan dengan unsur dan kualifikasi yang dikehendaki organisasi.
Karir adalah serangkaian jabatan atau pekerjaan yang pernah dipangku seseorang selama masa kerjanya. Pengembangan karir setiap karyawan dapat dikunjungi oleh berbagai program berikut ini :
a. Promosi b. Demosi c. Transfer
d. Penghentian hubungan kerja/PHK
1.2 Analisis Jabatan
Definisi analisis jabatan yaitu merupakan suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan dimana kegiatannya untuk mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan ataupun fakta-fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis dan teratur.
Teknis Analisis Jabatan merupakan suatu proses dimana sejumlah pekerjaan dibagi-bagi untuk menentukan tugas dan tanggung jawab yang ada hubungannya dengan pekerjaan, persyaratan apa saja yang harus dipenuhi dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan kapabilitas personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.
1. Langkah – langkah atau proses analisis jabatan
a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan.
artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisa jabatan itu. Karena hasil ini akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi dari hasil analisa jabatan itu dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, & job evaluation dalam pengadaan tenaga-kerja.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
wawancara, observasi, kuesioner, dan juga angket. Data yang terkumpul itu dikualifikasikan, dianalisis dan diaplikasikan di masa yang akan datang.
c. Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis.
artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakil jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu apabila pekerjaan yang akan dianalisis tersebut amat banyak.
d. Mengumpulkan informasi analisa jabatan.
Artinya penganalisis kemudian mengadakan analisa jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personil yang akan melaksanakan pekerjaan itu.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
artinya analisa jabatan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Langkah peninjauan ini juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisa jabatan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
artinya penganalisis jabatan/ pekerjaan harus menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.
g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.
artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan tersebut.
2. Tujuan dari analisis jabatan
Apa saja yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan yang di dudukinya.
Apa saja wewenang dan tanggung jawab pekerja pada jabatan yang di dudukinya.
Peralatan apa saja yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan tersebut.
Berapa besar gaji dan seberapa lama jam kerjanya.
Pendidikan, pelatihan dan pengalaman apa saja yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut.
Dan kemampuan, sikap apa saja yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan tersebut.
3. Manfaat analisis jabatan
Untuk penarikan dan seleksi tenaga kerja.
Untuk penempatan posisi dari tenaga kerja.
Untuk menentukan pendidikan maupun pelatihan dari tenaga kerja.
Untuk keperluan penilaian kerja.
Untuk perbaikan syarat-syarat dalam pekerjaan.
Untuk promosi jabatan pada tenaga kerja.
Untuk perencanaan organisasi.
4. Elemen yang terdapat dalam analisis jabatan
1. Job Description
Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk:
Untuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman.
Dan Untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.
2. Job Specification
Job Specification merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam Job Specification, diantaranya seperti dibawah ini:
Yang pertama, persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki.
Yang kedua, persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki.
Yang ketiga, persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur.
Dan yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan fisik dan mental.
3.Job standard
Suatu pernyataan tertulis yang menunjukan target atau standar kerja yang harus dicapai oleh seseorang yang memangku jabatan atau melaksanakan pekerjaan tertentu
1.3 Analisa Kebutuhan Sumber Daya Manusia
A. Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Kebutuhan (demand) atau permintaan akan sumber daya manusia oleh suatu organisasi adalah merupakan ramalan kebutuhan akan sumber daya manusia ini bukan sekedar kuantitas atau jumlah saja tetapi juga menyangkut soal kualitas. Dalam meramalkan kebutuhan sumber daya manusia yang akan datang perlu memperhitungkan faktor-faktor yang mempengaruhi perkembangan organisasi itu.
Faktor-faktor yang mempengaruhi dan harus diperhitungkan dalam membuat ramalan kebutuhan sumber daya manusia pada waktu yang akan datang antara lain:
Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan terdiri dari:
a. Ekonomi Nasional dan Internasional (Global)
Faktor ini pada dasarnya berupa kondisi dan kecendrungan pertumbuhan ekonomi dan moneter nasional dan/atau Internasional yang berpengaruh pada kegiatan bisnis setiap dan semua organisasi atau perusahaan.
b. Sosial, politik dan budaya.
Faktor ini tercermin dalam kondisi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara di wilayah Negara tempat operasional sebuah organisasi atau perusahaan menjalankan operasional bisnisnya.
c. Perkembangan ilmu dan teknologi
Perkembangan dan kemajuan Ilmu dan Teknologi berpengaruh pada kecepatan dan kualitas proses produksi dalam bentuk teknologi untuk mendesain produk, meningkatkan efisiensi kerja, produktivitas dan kualitas produk, termasuk juga teknologi pemberian pelayanan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan konsumen.
d. Pasar Tenaga Kerja dan Perusahaan pesaing
2. Faktor internal
Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari:
a. Faktor Rencana Strategik dan Rencana Operasional
Faktor ini merupakan penyebab utama yang terpenting dalam memprediksi kebutuhan SDM.
b. Faktor Prediksi Produk dan Penjualan
Sebuah organisasi atau perusahaan harus melakukan prediksi produk yang akan dihasilkannya dan memprediksi pula produk yang bisa dipasarkan. Prediksi ini pada dasarnya merupakan prediksi laba yang dapat diraih, dengan mempergunakan jumlah dan kualitas SDM yang sudah dimiliki oleh organisasi/perusahaan. Kemungkinan meningkat dan menurunnya produk dan pemasaran atau laba perusahaan, sangat besar pengaruhnya pada prediksi kebutuhan SDM.
c. Faktor Pembiayaan SDM
Dalam memprediksi kebutuhan SDM sekurang-kurangnya harus sesuai dengan kemampuan organisasi/perusahaan membayar upah/gaji tetap sebagai bagian pembiayaan SDM dari presentase laba yang dapat diraih organisasi/perusahaan secara berkelanjutan.
Pengembangan produk baru akan berdampak diperlukannya penambahan SDM, karena terjadi penambahan pekerjaan dan bahkan mungkin bertambahnya jabatan baru. Untuk itu perlu dilakukan prediksi kebutuhan SDM dalam perencanaan SDM, baik jumlah maupun kualitasnya, yang disebabkan oleh pengembangan bisnis baru dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan.
e. Faktor Desain Organisasi dan Desain Pekerjaan
Semakin banyak unit kerja dalam struktur organisasi, maka semakin banyak dan semakin bervariasi kualifikasi permintaan dalam perencanaan SDM sebuah organisasi/perusahaan.
f. Faktor Keterbukaan dan keikutsertaan para manajer
Pada dasarnya faktor ini berkenaan dengan keterbukaan dan kebijaksanaan Manajer Puncak. Kebijaksanaan tanpa diskriminasi dengan nilai-nilai demokratis memungkinkan perencanaan SDM memprediksi jumlah dan kualifikasi permintaan SDM secara akurat dan obyektif.
3. Persediaan karyawan
Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah:
a. Karyawan yang akan pension
b. Pengunduran diri karyawan
Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti atau keluar dan pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) atau kontrak kerja, yang harus diprediksi oleh penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik dari sumber internal maupun eksternal.
c. Kematian, dan sebagainya.
Prediksi yang meninggal dunia. Prediksi ini perlu dilakukan di lingkungan organisasi atau perusahaan yang telah memiliki SDM dalam jumlah besar yang seharusnya memiliki Sistem Informasi SDM yang akurat. Prediksi yang meninggal dunia dilakukan karena kemungkinan terjadi diluar kekuasaan manusia atau tidak tergantung usia, sehingga mungkin saja dialami oleh pekerja yang usianya relative masih muda.
B. Peramalan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini harus dapat didasarkan kepada informasi factor internal dan eksternal perusahaan.
Peramalan (forcast) kebutuhan sumber daya manusia secara logis dapat dibagi menjadi 3, yakni:
Ramalan akan kebutuhan permintaan ini sebaiknya dibagi ke dalam permintaan jangka panjang dan permintaan jangka pendek. Dalam membuat ramalan permintaan ini perlu mempertimbangkan atau memperhitungkan: rencana strategis organisasi, perkembangan penduduk, perkembangan ekonomi, perkembangan teknologi, serta kecenderungan perubahan-perubahan sosial di dalam masyarakat.
b. Ramalan persediaan sumber daya manusia.
Dalam membuat ramalan persediaan sumber daya manusia ini perlu memperhitungkan antara lain: persediaan sumber daya manusia yang sudah ada sekarang ini baik jumlah maupun kualifikasinya, tingkat produksi atau efektivitas kerja sumber daya yang ada tersebut, tingkat pergantian tenaga, angka absensi karyawan atau tenaga kerja, dan tingkat rotasi atau perpindahan kerja.
c. Perlakuan atas sumber daya manusia.
Berdasarkan perhitungan atau ramalan kebutuhan di suatu pihak, dan ramalan persediaan sumber daya manusia yang ada saat ini maka perlu tindak lanjut yaitu perlakuan (tindakan) yang akan di ambil. Ramalan perlakuan ini misalnya: pengangkatan pegawai baru, penambahan kemampuan terhadap pegawai yang sudah ada melalui pelatihan, pengurangan pegawai, dan sebagainya.
Kesimpulan
