INDONESIA SUSTAINABLE TOURISM CERTIFICATION
SERTIFIKASI PARIWISATA BERKELANJUTAN INDONESIA
PROSEDUR PROSES SERTIFIKASI
LEMBAGA SERTIFIKASI PARIWISATA BERKELANJUTAN INDONESIA
KEMENTERIAN PARIWISATA REPUBLIK INDONESIA
DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN INDUSTRI DAN KELEMBAGAAN
ASDEP MANAJEMEN STRATEGIS
i
LEMBAR PENGESAHAN
DIPERIKSA DAN DISAHKAN OLEH :
TANGGAL : 25 AGUSTUS 2019
SEKRETARIS LS ISTC :
………. FRANS TEGUH
ii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
DAFTAR ISI
1. PROSEDUR PERMOHONAN SERTIFIKASI
2. PROSEDUR TINJAUAN PERMOHONAN
3. PROSEDUR EVALUASI
4. PROSEDUR TINJAUAN EVALUASI
5. PROSEDUR PENGAMBILAN KEPUTUSAN
6. PROSEDUR PENERBITAN SERTIFIKAT DAN PENGGUNAAN TANDA ISTC
7. PROSEDUR SURVELAN DAN PROSEDUR RESERTIFIKASI
8. PROSEDUR PENANGAN KELUHAN
9. PROSEDUR PENANGAN BANDING
i ii 1 1 1 2 3 3 3 4 4
1 1. Prosedur Permohonan Sertifikasi
1.1 Lembaga Sertifikasi Indonesia Sustainable Tourism Council (LS ISTC) menerima permohonan klien melalui email istc.kemenpar@gmail.com dengan melampirkan form permohonan sertifikasi (FPS-01-ISTC) serta dokumen lainnya sesuai skema sertifikasi.
1.2 Permohonan sertifikasi yang diterima oleh LS ISTC yang kemudian dilakukan tinjauan permohonan.
1.3 Sebelum dilaksanakan tinjauan permohonan, klien harus menandatangani surat perjanjian sertifikasi berdasarkan Form Perjanjian sertifikasi (FPS-02-ISTC).
2. Prosedur Tinjauan Permohonan
2.1. Tinjauan permohonan adalah proses menganalisa hasil permohonan dari klien untuk tujuan memastikan calon klien destinasi Pariwisata Berkelanjutan Indonesia memiliki dokumen kualifikasi sesuai dengan Permen Pariwisata No. 14 Tahun 2016 dan skema sertifikasi ISTC.
2.2. Tinjauan pemohonan dilakukan oleh personil asesor yang kompeten dan ditunjuk oleh Sekretaris ISTC dengan mempertimbangkan lingkup yang menjadi kompetensinya.
2.3. Pelaksanaan tinjauan permohonan menggunakan Form Tinjauan Permohonan (FPS-03-ISTC), dengan masa waktu tinjauan tidak lebih dari 7 (tujuh) hari.
2.4. Hasil tinjauan permohonan dijadikan dasar untuk pelaksanaan proses visitasi. 2.5. Apabila klien tidak melengkapi perbaikan hasil dari tinjauan permohonan sampai
dengan 7 (tujuh) hari maka proses sertifikasi dapat dihentikan.
3. Prosedur Evaluasi
3.1. Evaluasi dilaksanakan dengan 2 (dua) kegiatan, yaitu evaluasi kecukupan dan visitasi.
3.2. Kecukupan dilakukan untuk mengevaluasi hasil tinjauan permohonan. Auditor yang telah ditunjuk melaksanakn evaluasi berdasarkan Sistem Evaluasi Kecukupan. Hasil kecukupan menjadi dasar pelaksanaan visitasi.
3.3. Visitasi dilakukan untuk memastikan bahwa klien memenuhi persyaratan Permen No. 14 Tahun 2016 dan skema ISTC.
2
3.4. Visitasi dilaksanakan melalui inspeksi atau audit untuk menilai unjuk kerja klien sesuai dengan persyaratan skema sertifikasi.
3.5. Visitasi dilakukan oleh personil auditor yang kompeten dan ditunjuk oleh Sekretaris ISTC dengan ruang lingkup kompetensinya.
3.6. Lama pelaksanaan visitasi tergantung pada luasan Destinasi, Budaya, kematangan organisasi kompleksitas Destinasi dan faktor lainnya yang mempengaruhi pemenuhan persyaratan standar dengan jumlah mandays minimal 6 (enam) mandays.
3.7. Tim auditor yang ditugaskan untuk melaksanakan visitasi membuat rencana audit berdasarkan Form Audit Plan (FPS-04-ISTC) serta menginformasikan kepada klien sebelum dilaksanakan visitasi.
3.8. Auditor menuliskan hasil visitasi menggunakan ceklist penilaian ISTC (FPS-05-01-ISTC dan FPS-05-2-(FPS-05-01-ISTC) dan laporan keseluruhan menggunakan Form Laporan Visitasi (FPS-05-03-ISTC).
3.9. Apabila terdapat ketidaksesuain maka auditor menuliskan laporan ketidaksesuaian dengan Form Laporan Verifikasi (FPS-06-ISTC). Ketidaksuaian yang diterbitkan dikategorikan pada ketidaksesuaian NC1 dan NC2 serta untuk pengembangan Berkelanjutan klien dapat diterbitkan observasi.
3.10. Apabila ketidaksesuaian NC1 diterbitkan oleh auditor maka masa tindakan perbaikan dan verifikasi auditor paling lama 2 (dua) bulan, sedangkan untuk ketidaksesuain NC2 maka masa tindakan perbaikan dan verifikasi auditor paling lama 3 (tiga) bulan.
3.11. Apabila keseluruhan ketidaksesuain telah diperbaiki dan dinyatakan memenuhi oleh auditor, maka auditor dapat merekomendasikan untuk dibahas pada tinjauan evaluasi.
3.12. Apabila tindakna perbaikan tidak ditindak lanjuti sampai dengan masa perbaikan habis maka proses sertifikasi dapat dihentikan dan klien dinyatakan tidak memenuhi standar ISTC.
4. Prosedur Tinjauan Evaluasi
4.1. Tinjauan evaluasi adalah kegiatan untuk meninjau hasil evaluasi yang dilaksanakan oleh reviewer.
3
4.2. Tinjauan evaluasi dilaksanakan paling lama 3 (tiga) hari setelah rekomendasi auditor diterbitkan.
4.3. Tinjauan evaluasi yang dilaksanakan oleh reviewer menggunakan Form Tinjauan Evaluasi (FPS-07-ISTC) dengan memastikan hasil seleksi dan memenuhi persyaratan skema sertifikasi.
4.4. Hasil tinjauan evaluasi dapat direkomendasikan untuk dilakukan pengambilan keputusan.
4.5. Apabila hasil tinjauan evaluasi dinyatakan tidak memenuhi maka klien dapat dinyatakan tidak memenuhi persyaratan ISTC.
5. Prosedur Pengambilan Keputusan
5.1. Pengambilan Keputusan adalah kegiatan untuk memutuskan hasil sertifikasi dinyatakan memnuhi persyaratan atau tidak.
5.2. Pengambilan keputusan dilaksanakan oleh kepala ISTC dan dapat didelegasikan pada sekretaris ISTC.
5.3. Pengambilan keputusan dilaksanakan paling lama 2 (dua) hari setelah rekomendasi tinjauan evaluasi diterbitkan.
5.4. Pengambilan keputusan dilaksanakan menggunakan Form Pengambilan Keputusan (FPS-08-ISTC).
5.5. Klien yang dinyatakan memenuhi persyaratan diinformasikan melalui Surat Keputusan Ketua ISTC.
5.6. Klien yang tidak setuju terhadap keputusan sertifikasi dapat mengajukan banding paling lama 30 (tiga puluh) hari setelah surat keputusan diterbitkan.
5.7. Apabila sampai dengan 30 (tiga puluh) hari permohonan banding tidak diterima oleh LS ISTC, maka klien dianggap setuju keputusan sertifikasi.
6. Prosedur Penerbitan Sertifikasi dan Penggunaan Tanda ISTC
6.1. Klien yang telah memenuhi persyaratan ISTC berhak menerima sertifikat ISTC yang diterima paling lama 2 (dua) hari setelah terbit tanggal Surat Keputusan dengan masa berlaku sertifikat.selama 3 (tiga) tahun.
6.2. Sertifikat ISTC ditandatangani oleh Pengarah ISTC (Menteri Pariwisata).
6.3. Klien tersertifikasi akan diinformasikan pada situs http://ist-council.kemenpar.go.id. 6.4. Klien tersertifikasi dapat menggunakan tanda ISTC dengan menandatangani
4 7. Prosedur Survelan Dan Prosedur Resertifikasi
7.1. LS ISTC harus melaksanakan kegiatan Survelan kepada klien tersertifikasi minimal 2 (dua) kali dalam 1 (satu) siklus sertifikasi. Servelan pertama dilaksanakan paling lama 12 (Dua belas) bulan setelah terbit Keputusan Sertifikasi dan Survelankedua paling lama 24 (dua puluh empat) bulan setelah terbit keputusan sertifikasi.
7.2. Pelaksanaan survelan dilakukan oleh auditor dengan kegiatan insfeksi Destinasi Pariwisata atau audit system manajemen mutu.
7.3. Apabila terdapat ketidaksesuain maka berlaku kategori ketidaksesuaian dan masa perbaikan seperti pada kegiatan visitasi awal.
7.4. Klien tersertifikasi harus mengajukan resertifikasi paling lambat 6 (enam) bulan sebelum masa berlaku sertifikat berakhir.
7.5. Kegiatan resertifikasi dilakukan oleh auditor dengan memastikan keseluruhan pemenuhan persyaratan ISTC.
7.6. Kegiatan resertifikasi dilaksanakan seperti pada kegiatan visitasi awal.
7.7. Apabila hasil resertifikasi menunjukkan kegagalan terhadap pemenuhan standar maka klien tersertifikasi dapat dibekukan sesuai persyaratan pada QM-ISTC. 7.8. Klien yang telah memenuhi hasil resertifikasi akan diterbitkan sertifikat
perpanjangan sertifikasi dengan masa berlaku 3 (tiga) tahun.
8. Prosedur Penanganan Keluhan
8.1. Klien dapat mengajukan keluhan atas proses sertifkasi, sumber daya, layanan, biaya dan lain-lain melalui email sekretariat ISTC : sekretariat.ISTC@kemenpar.go.id .
8.2. Keluhan yang diterima oleh LS ISTC ditindaklanjuti oleh secretariat LS ISTC paling lama 3 (tiga) hari setelah keluhan terima.
8.3. LS ISTC menginformasikan hasil tindaklanjut keluhan kepada klien melalui surat yang ditandatangani oleh sekretaris ISTC.
9. Prosedur Penanganan Banding
9.1. Klien dapat mengajukan banding atas Keputusan Sertifikasi melalui email sekretariat ISTC : sekretariat.ISTC@kemenpar.go.id .
5
9.2. Banding yang diterima oleh LS ISTC ditindaklanjuti oleh sekretariat LS ISTC dengan membentuk tim banding yang tidak terlibat pada proses sertifikasi.
9.3. Keputusan tim banding bersifat final dan LS ISTC harus menginformasikan hasil keputusan banding kepada klien paling lama 3 (tiga) hari setelah terbit keputusan banding.
