A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia usaha saat ini, berbagai macam perubahan yang telah terjadi akibat globalisasi dari era ekonomi industri ke era ekonomi informasi, maka peran dan fungsi sekretaris tidak hanya sebatas pelaksana administrasi saja, akan tetapi sudah memiliki peran yang lebih luas lagi.
Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris semata-mata bukan hanya mengurus administrasi perkantoran dan clerical (tata usaha) saja melainkan menjadi pusat informasi bagi perusahaan. Sekretaris yang profesional merupakan sekretaris yang mampu meningkatkan brand image (citra merek) pada lembaga atau perusahaan tempatnya bekerja. Baik dalam kualitas kerja dan profesinya sebagai sekretaris yang bertanggung jawab sesuai dengan kedudukan atau wewenangnya.
Menurut Dewi (2011: 1), istilah sekretaris berasal dari bahasa latin
“secretum”, yang berarti rahasia dan “secretarium”, yang berarti seorang yang
diberikan kepercayaan menyimpan rahasia. Dalam bahasa inggris disebut
“secretary”, yang berasal dari kata “secret” yang berarti rahasia.
Menurut Brauma dan Portugal (2011: 2), sekretaris adalah asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya bila ada janji pertemuan, dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan dan menurut Webster’s New Words Dictionary (2011: 2), sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.
Dari pengertian para ahli di atas tentang sekretaris dapat disimpulkan bahwa sekretaris merupakan seorang pejabat perusahaan yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran, menbantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas, fungsi, dan perannya dalam menjalankan perusahaan secara efisien dan efektif.
Sedangkan defenisi sekretariat menurut para ahli antar lain: Menurut Stein (2011: 3), sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial. Menurut Funk dan Wagnalss (2011: 3), sekretariat adalah keseluruhan staff sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris. Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat di simpulkan bahwa sekretariat merupakan suatu satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya melakukan rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok atau manajeman kearsipan.
Tugas dan pekerjaan sekretaris pada dasarnya terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu: tugas rutin, tugas khusus dan tugas kreatif. Setiap bagiannya memiliki peranan dalam melakukan penjagaan beranda perusahaan, filter dan pengelolaan informasi, asisten pribadi atau tangan kanan pimpinan, secret keeper (pemegang rahasia), penasihat untuk dimintai pendapatnya dan penghubung (humas). Dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya, seorang sekretaris harus memperhatikan aspek-aspek untuk memudahkan tugas dan pekerjaannya tersebut di antaranya yaitu: terorganisir dan orientasi detail atau teliti, melaksanakan tugas dengan cepat dan efisien, menampilkan citra positif bagi perusahaan, berfokus
pada solusi, mempelajari keahlian baru atau mengembangkan keahlian, menjalin hubungan baik dengan pihak di dalam dan di luar perusahaan, memahami lingkungan kerja serta memiliki kemampuan melakukan beberapa kegiatan secara bersamaan (multitasking).
Pada kedudukannya sekretaris mendapat pandangan dari PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) sebagai seorang sekretaris perusahaan (corporate
secretary) dalam struktur organisasi di bawah Direktur Utama, diangkat dan
diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris perusahaan (corporate secretary) menjalankan fungsi sebagai berikut: memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip good corporate government (GCG), memberikan informasi yang dibutuhkan Direksi dan Dewan komisasris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta, sebagai penghubung (liaison
officer) dan menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk
tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus, dan Risalah Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Merek (brand) telah menjadi elemen krusial yang berkonstribusi terhadap
kesuksesan sebuah organisasi pemasaran, baik organisasi bisnis maupun nirlaba, pemanufaktur maupun penyedia jasa, dan organisasi lokal, regional maupun global. Menurut UU No. 15 (2001: 1), merek (brand) adalah tanda yang berupa gambar, nama, kata, huruf-huruf, angka-angka, susunan warna, atau kombinasi
dari unsur-unsur tersebut yang memiliki daya pembeda dan digunakan dalam kegiatan perdagangan barang dan jasa.
Menurut Kotler dan Amastrong (2001: 225), citra merek (brand image) adalah seperangkat keyakinan konsumen mengenai merek tertentu. (http://www.kajianpustaka.com/2012/12/citra-merek-brand
image.html#sthash.dpuf)
Berkenaan dengan hal itu, PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki strategi dalam meningkatkan pencitraan perusahaannya dengan cara melakukan kerja sama baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan pada pihak-pihak terkait seperti: pemberitaan, pemerintahan eksternal, organisasi dan sebagainya, meningkatkan kualitas perkebunan yang dikelola, komoditas hasil perkebunan kelapa sawit dan karet serta mewujudkan paradigma bisnis baru PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).
Agar suatu lembaga atau perusahaan dapat berjalan dengan baik dan memiliki citra yang positif di masyarakat, maka diperlukan seorang sekretaris perusahaan yang mampu mengayomi seluruh aktivitas pekerjaannya dan menjaga indentitas citra merek (brand image) perusahaan. Baik berupa cara melakukan pekerjaan, berkomunikasi dan memiliki penampilan diri yang baik sehingga dapat membantu perusahaan mencapai tujuan secara efektif dan efisien serta menerapkan nilai-nilai etika yang baik.
Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis melakukan observasi “PERANAN SEORANG SEKRETARIS PERUSAHAAN DALAM MENINGKATKAN BRAND IMAGE DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka rumusan masalah Tugas Akhir sebagai berikut:
“Bagaimana seorang sekretaris perusahaan melakukan peranannya dalam meningkatkan Brand Image pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan?”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui peran sekretaris dalam meningkatkan Brand Image. 2. Untuk mengetahui cara dan tugas sekretaris dalam membangun dan
menjaga Brand Image agar tetap baik pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan.
3. Untuk mengetahui pengaruh Brand Image pada sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Sei Batanghari Medan.
4. Menambah ilmu pengetahuan penulis khususnya pada bidang yang diteliti baik berupa teoritis maupun aplikasi.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Organisasi:
Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan, khususnya pada bagian Sekretaris Perusahaan (corporate
secretary), mengenai peranan sekretaris dalam meningkatkan brand image.
2. Bagi Penulis:
Dapat menambah pengetahuan penulis mengenai peranan seorang sekretaris perusahaan dalam meningkatkan brand image.
3. Bagi Pihak Lain:
Sebagai referensi bagi pihak lain yang beminat terhadap judul yang penulis teliti.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Jl. Sei Batanghari No.2 Sei Sikambing Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Sumber : Penulis (2014)
Dalam kegiatan Persiapan Tugas Akhir, dilakukan pada minggu ke tiga (3) bulan Februari. Pada kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama
NO
KEGIATAN
Februari Maret April III IV I II III IV I II 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
minggu ke empat (4) bulan Maret di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.
Setelah pengumpulan data selesai, dilakukan penulisan Tugas Akhir yang di mulai pada awal minggu pertama (1) bulan April sampai dengan selesai, sesuai dengan pedoman penulisan Tugas Akhir yang diberikan oleh Ketua Program Studi D III Kesekretariatan.
F. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penelitian.
BAB II: TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO), struktur organisasi, Job Description, jenis usaha, dan uraian teoritis dari PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini, menerangkan tempat dan waktu penelitian dan menjelaskan tentang peranan seorang sekretaris perusahaan dalam meningkatkan brand image di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Sei Batanghari Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Sei Batanghari Medan, dan saran bagi bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Sei Batanghari Medan, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.
