1.1. Latar Belakang
Sistem distribusi dalam suatu perusahaan mempunyai peranan penting untuk menyalurkan barang atau jasa yang dihasilkan kepada konsumen. Panjang pendeknya jalur distribusi sangat tergantung dari keadaan dan tipe komoditi yang diperdagangkan. Kegiatan distribusi adalah suatu kegiatan yang berperan menghubungkan kepentingan produsen dan konsumen, baik untuk produksi primer, setengah jadi, maupun produk jadi. Melalui kegiatan tersebut produsen memperoleh imbalan sesuai dengan volume dan harga produk per unit yang berlaku saat terjadinya transaksi.
Distribusi barang memainkan peranan yang amat penting dalam sistem perekonomian. Oleh karena itu sangat diperlukan jaringan distribusi yang tangguh dan efisien diseluruh pelosok tanah air. Kondisi Indonesia yang luas dan berbentuk kepulauan menjadikan persoalan distribusi sebagai agenda penting yang harus ditangani secara sungguh-sungguh dengan sistem yang selalu terkontrol.
Universitas Terbuka (UT) merupakan perguruan tinggi yang menerapkan pola pendidikan jarak jauh (PJJ) dengan karakteristik tersendiri dan mempunyai mahasiswa yang tersebar di seluruh pelosok tanah air. Penerapan PJJ dalam sistem pembelajaran di UT menyebabkan mahasiswa harus belajar secara mandiri melalui berbagai media bahan ajar yang tersedia, seperti media cetak maupun non cetak.Berdasarkan hal itu, sebagai institusi yang menerapkan pendidikan jarak jauh, UT juga menyediakan berbagai bahan ajar. Bahan ajar utama yang digunakan di UT adalah berupa bahan ajar cetak, atau disebut dengan Buku Materi Pokok (BMP). Pada sebagian besar BMP yang telah dikembangkan UT dilengkapi dengan bahan ajar non cetak berupa video, video interaktif, computer assisted instructioned (CAI), audio dan audio grafis.
UT telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam sistem pembelajarnya. Pemanfaatan teknologi ini tidak hanya terbatas pada proses belajar mahasiswa, misalnya tutorial online, tetapi juga untuk kelancaran sistem informasi (SI) pendukung proses belajar mahasiswa. Salah satu pemanfaatan
sistem teknologi informasi (TI) UT telah melakukan pengembangan model distribusi bahan ajar berbasis online, yang dikenal dengan Toko Buku Online (TBO-UT) sebagai media bagi mahasiswa untuk memperoleh BMP. Penggunaan sistem ini ditekankan untuk memberikan pelayanan prima bagi mahasiswa sekaligus sebagai salahsatu cara pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel.
Padmo dan Anggoro (2004), menyatakan bahwa media yang sederhana sekalipun, apabila digunakan sesuai dengan karakteristik dan kemampuan mahasiswa dapat memberikan nilai pembelajaran yang tidak sedikit. Sebagai salah satu revolusi dalam teknologi informasi (TI) yang diciptakan oleh manusia, e-commerce membawa perubahan besar secara cepat dan berkembang pesat dalam dunia per-internetan, serta bagian dari mekanisme bisnis tersendiri yang sangat menjanjikan (Bungin, 2006). Hal ini disebabkan E-commerce, dapat memberikan manfaat(1) memperluas jangkauan pasar, meningkatkan layanan untuk pelanggandan mengefisiensi operasi, (2) keuntungan yang diperoleh jauh lebih besar, dan (3) mekanisme pembayaran yang digunakan dalam transaksi di internet sangat mudah dan murah. Untuk perguruan tinggi jarak jauh, fasilitas e-commerce dapat dimanfaatkan untuk mendistribusikan bahan ajar kepada mahasiswa, dan sekaligus ajang promosi tanpa ada proteksi dari pemerintah atau pihak lain yang mengatur mekanisme jual beli (Pangaribuan, 2005). E-commerce dapat digunakan sebagai media layanan distribusi bahan ajar yang cukup efektif dan efisien. Efektif karena bahan ajar dapat diterima lebih cepat dan efisien, karena melalui e-commerce mahasiswa tidak perlu datang pada suatu tempat tertentu, sehingga dapat menghemat biaya, tenaga dan waktu.
Sejak didirikannya pada tahun 1984, pendistribusian bahan ajar UT kepada mahasiswa dilakukan dengan cara penjualan langsung di Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) yang tersebar di seluruh Indonesia. Seiring dengan perkembangan TIK serta perbaikan sistem keuangan dalam hal penjualan BMP, maka sejak tahun 2008 UT meluncurkan sistem TBO-UT, yaitu pembelian BMP secara online melalui internet. Sebelum menerapkan TBO-UT, penyediaan bahan ajar cetak/BMP non pendas dilakukan oleh UT pusat dan didistribusikan, serta
dijual kepada mahasiswa dan masyarakat umum yang membutuhkan melalui unit program belajar jarak jauh (UPBJJ).,
Institusi Pendidikan Tinggi Jarak Jauh (PTJJ) dianggap marginal, tetapi belakangan ini beberapa PTJJ berkembang pesat menjadi pusat-pusat unggulan institusi PTJJ dan mega universitas di dunia. Setidaknya, Jung (2005) mencatat ada 11 mega universitas jarak jauh diseluruh dunia, dimana kesebelas mega universitas tersebut tidak hanya dicirikan oleh besarnya jumlah mahasiswa (lebih dari 100.000 mahasiswa) melainkan juga karena kemampuan menyediakan fasilitas terpenting dalam sistem pendidikan jarak jauh, yaitu penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (Information and Communication Technology, ICT).
Dari data yang diberikan Koperasi Karunika mengatakan bahwa pembelian BMP dari tahun ke tahun meningkat nyata. Pada tahun 2008 jumlah mahasiswa yang memesan modul melalui TBO sebanyak 4.838 orang dengan jumlah modul terjual sebanyak 28.250. Jumlah pemesan dan modul terjual naik cukup tajam pada tahun 2010 jumlah mahasiswa yang memesan modul sebanyak 23.383 orang dan modul yang terjual sebanyak 198.531. Melalui TBO-UT, mahasiswa dapat memperoleh atau membeli BMP UT dari berbagai wilayah tempat mahasiswa berada dengan syarat wilayah tersebut sudah tersedia jaringan internet. Distribusi dan penjualan bahan ajar cetak melalui TBO-UT sepenuhnya dilakukan UT pusat dalam hal ini unit yang terlibat langsung adalah Koperasi Karunika UT.
TBO-UT sebagai suatu sistem yang baru, maka dalam pelaksanaannya diperlukan kesiapan seluruh komponen yang terlibat baik dari sumber daya, maupun sarana yang akan menunjang keberhasilan dari sistem tersebut. Perlu disadari bahwa sampai saat ini belum seluruh wilayah di Indonesia memiliki, atau tersedia sarana jaringan internet. Disamping itu, tidak semua mahasiswa UT memiliki kompetensi menggunakan komputer, terutama menggunakan internet. Hal lain yang juga perlu diperhatikan adalah kesiapan Koperasi Karunika dalam mengelola sistem ini, baik dari sisi ketersediaan maupun SDM. Untuk pengiriman BMP kepada mahasiswa, Koperasi Karunika bekerjasama dengan perusahaan jasa pengiriman barang sebagai saluran distribusi dari sistem
TBO-UT. Keberhasilan implementasi dari sistem TBO-UTdalam meningkatkan layanan penyediaan bahan ajar cetak/BMP UT diukur dari kecepatan bahan ajar diterima mahasiswa dan kemudahan dalam memperoleh BMP, serta biaya yang dikeluarkanyang seyogyanya relatif semakin rendah.
Rowntree (1994) berpendapat bahwa pendistribusian bahan ajar dalam pendidikan jarak jauh perlu memperhatikan paling tidak dua faktor, yaitu sasaran didik dan lokasi dimana peserta didik menerima layanan bahan ajar. Disamping itu, dari segi geografi, demografi, jadwal pengelolaan bahan ajar, keakuratan data dan tujuan pengiriman penting juga menjadi pertimbangan (Soelaiman, 2005). Model distribusi bahan ajar berbasis online melalui pemanfaatan TBO-UT dapat menjadi suatu pilihan karena memiliki kemampuan yang sangat baik dalam mendorong efisiensi pengelolaan layanan bahan ajar di masa mendatang, mengingat TIK akan semakin mudah diakses.
1.2. Perumusan Masalah
Salah satu kebutuhan mahasiswa untuk menunjang proses pembelajaran adalah bahan ajar. UT sebagaimana diutarakan terdahulu merupakan salah satu perguruan tinggi yang menerapkan sistem pembelajaran jarak jauh, mahasiswa UT membutuhkan bahan ajar atau lazim disebut modul dalam proses pembelajarannya. Mahasiswa UT tersebar di seluruh pelosok nusantara, maka diperlukan sistem distribusi bahan ajar (modul) yang efektif agar bahan ajar tersebut sampai kepada mahasiswa tepat waktu, sehingga tidak mengganggu proses belajarnya.
Terobosan yang telah UT lakukan sejak tahun 2008 hingga saat ini adalah dengan menerapkan sistem TBO. Dengan sistem tersebut mahasiswa dimana berada dapat memesan bahan ajar yang dibutuhkan melalui akses internet.
Berdasarkan uraian tersebut, maka perumusan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut :
1. Apakah sistem distribusi yang dilakukan UT yang ada saat ini mampu meningkatkan tingkat layanan dalam penyediaan bahan ajar bagi mahasiswa ? 2. Apakah sistem distribusi saat ini mampu mengurangi biaya yang dikeluarkan
3. Apakah sistem distribusi saat ini mampu meningkatkan volume penjualan bahan ajar UT ?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah yang telah dikemukakan, maka tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Mengevaluasi tingkat layanan sistem distribusi bahan ajar melalui TBO-UTdalam penyediaan bahan ajar bagi mahasiswa.
2. Mengevaluasi tingkat atau jumlah biaya yang harus dikeluarkan oleh mahasiswa dalam memperoleh BMP
3. Mengevaluasi dampak sistem TBO-UT terhadap peningkatan volume penjualan bahan ajar.
1.4. Kegunaan Penelitian Penelitian ini berguna untuk :
1. Memberikan rekomendasi usulan perbaikan dari sistem distribusi bahan ajar UT, terutama dalam meningkatkan tingkat layanan yang diberikan UT terhadap penyediaan bahan ajar cetak bagi seluruh mahasiswa.
2. Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai dasar pengambilan keputusan untuk mengembangkan sistem TBO-UT yang dapat digunakan oleh pelanggan dengan cara yang lebih mudah dan aplikatif.
3. Mengetahui efisiensi berupa penghematan biaya distribusi dalam pengelolaan sistem distribusi bahan ajar.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian tentang Evaluasi efektivitas sistem distribusi toko buku online di Universitas Terbuka difokuskan pada ketiga (3) komponen yang termasuk dalam sistem distribusi, yaitu tingkat layanan dalam penyediaan bahan ajar bagi mahasiswa Fakultas Ekonomi, biaya yang dikeluarkan mahasiswa Fakultas Ekonomi dalam memperoleh bahan ajar, serta volume penjualan bahan ajar UT pada 5 UPBJJ-UT.
