Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan

Kearsitekturan telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Juli 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

(2)

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP

NOMOR 07 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN DAFTAR

ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu

dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggungjawab

Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Lembaga Kearsipan Provinsi,

Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang

kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.

Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga

Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,

penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi

terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di mana

kebutuhan informasi menjadi sangat penting.

Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran

ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi

yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar,

inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.

Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus

mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di

dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna

mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai

ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah

pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan

kearsitekturan.

(3)

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan

ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan

langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subdit

Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan.

Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan adalah

sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan

Kearsitekturan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit

yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan

program lembaga.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini berlaku dan

digunakan di lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan. Prosedur

Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini meliputi

Penyusunan Daftar Arsip Kartografi Dan Kearsitekturan, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif, Manuver, Penulisan Daftar, Penilaian Dan Penelaahan Daftar, Penyempurnaan Daftar, Penilaian Dan Pengesahan.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 2964);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia

(4)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :

1. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan

urutan kegiatan tertentu.

2. Identifikasi Arsip Statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi

penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau

pencipta arsipnya.

3. Rencana Teknis Penyusunan Daftar Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja

dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan

pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.

4. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber

cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.

5. Penyusunan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka

sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan

digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari

fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.

6. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip

dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.

7. Deskripsi adalah kegiatan membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip dari

suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu

fisches (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu

arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor

sementara arsipnya.

8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan

informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).

9. Manuver adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema

definitif yang dibuat.

10. Penulisan Daftar adalah memasukkan data berisi deskripsi dalam berbagai derajat rincian

yang isinya memuat mengenai suatu khasanah arsip.

11. Penilaian dan Penelaahan adalah kegiatan menilai dan menelaah daftar oleh Eselon II.

12. Penyempurnaan adalah kegiatan perbaikan terhadap daftar yang telah dinilai dan ditelaah.

13. Pengesahan adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah

(5)

- 4 -

BAB II

PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR

ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

Prosedur Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan dilaksanakan melalui

tahapan sebagai berikut:

1. Penyusunan Daftar.

2. Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance

Penyusunan daftar arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan

kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip. Pemahaman hal tersebut akan

mempermudah proses penyusunan rencana teknis.

3. Penyusunan Rencana Teknis

Rencana Teknis disusun berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang

rincian biaya,waktu dan pelaksana terkait pengolahan arsip.

4. Melaksanakan Penelusuran Sumber dan Referensi

Kegiatan penelusuran sumber dan referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema

sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip.

5. Penyusunan Skema Sementara

Setelah data hasil referensi dan penelusuran terkumpul, maka selanjutnya dibuat skema

sementara yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokkan arsip.

6. Rekonstruksi

Rekonstruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan

untuk selanjutnya dideskripsi.

7. Deskripsi

Gambaran informasi arsip secara lengkap yang tertuang dalam kartu deskripsi.

8. Penyusunan Skema Definitif

Dari hasil deskripsi, apabila terdapat tambahan data/informasi untuk skema, maka dibuatlah

skema definitif (tetap).

9. Manuver

Setelah skema definitif tersusun,selanjutnya arsip dikelompokkan sesuai dengan skema yang

ada.

10. Penulisan Daftar

Kegiatan selanjutnya adalah pembuatan daftar arsip berdasarkan data yang terkumpul dari

kartu deskripsi yang telah tersusun sesuai skema.

(6)

- 5 -

11. Penilaian dan Penelaahan

Daftar yang telah disusun selanjutnya dinilai dan ditelaah oleh atasan langsung dan Direktur

Pengolahan.

12. Penyempurnaan

Apabila terdapat koreksi maka dilakukan penyempurnaan daftar arsip kembali.

13. Pengesahan

(7)

- 6 -

BAB III

PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini

dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan

dalam menyusun daftar arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman

dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi

dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka

reformasi birokrasi nasional.

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini

mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan

dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal

Juli 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

(8)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 07 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN DAFTAR

(9)

1 -DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR

ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN

KEARSITEKTURAN

B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR

ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP KARTOGRAFIK DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

I. DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP

KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

J. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

K. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

L. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

M. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

(10)

2

-DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR

ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melaksanakan Identifikasi

Arsip, Sistem dan Provenance

2 Menyusun Rencana Teknis

3 Melaksanakan penelusuran

sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda

4 Menyusun skema sementara

5 Merekonstruksi pengaturan

arsip

6 Mendeskripsi

7 Menyusun Skema Definitif

8 Manuver

9 Memberi nomor definitif

10 Menulis daftar

11 Menilai dan menelaah daftar

arsip

12 Menyempurnakan daftar

13 Mengesahkan

(11)

3

-DIAGRAM ALIR

IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon

1 Membuat dan mengajukan

rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit

Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

2 Memberikan penilaian dan

arahan

3 Membuat revisi rencana

identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

4 Mengajukan rencana identifikasi

arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Direktur Pengolahan

5 Menilai dan mengarahkan ke

Kasubdit Pengolahan

Kartografik & Kearsitekturan tentang teknik identifikasi arsip Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi, Direktur Preservasi Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arkon untuk berkoordinasi dengan Kasubdit Pengolahan

Kartografik & Kearsitekturan

6 Memerintahkan arsiparis untuk

melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip

7 Melaksanakan identifikasi fisik,

sistem dan provenance arsip ke Depo

8 Mengetik hasil identifikasi

dalam bentuk laporan identifikasi.

(12)

4

-No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 9 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan.

10 Menyampaikan laporan

verifikasi ke Direktur Pengolahan.

11 Berdasarkan laporan identifikasi,

Direktur Pengolahan

memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar.

(13)

5

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS

DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

1 Mengajukan draf rencana teknis

penyusunan daftar yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3 Merevisi draf rencana teknis

setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik &

Kearsitekturan

4 Mengajukan program rencana

teknis ke Direktur Pengolahan

arahan ke Kasubdit tentang penyusunan rencana teknis

6 Merevisi draf penyusunan

rencana teknis yang telah dinilai selanjutnya diarahkan kepada Direktur Pengolahan

7 Berdasarkan penyempurnaan

draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis dan membuat pengesahan terhadap rencana teknis

(14)

6

-DIAGRAM ALIR

PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA

KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait

1 Membuat draf surat permohonan

melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait

2 Mengajukan draf surat kepada

Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

3 Mengoreksi draft surat

4 Merevisi draf surat

korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

5 Memberi paraf dan mengajukan

draf surat ke Direktur Pengolahan

6 Memberikan arahan ke Kasubdit

Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang draft surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7 Melakukan penyempurnaan

terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

8 Membuat nota dinas sebagai

pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

(15)

7

-No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait

9 Arsiparis dan Kasubdit

Pengolahan melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait

10 Mencari dan mencatat data-data

mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait

11 Melakukan identifikasi terhadap

khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

12 Menindaklanjuti hasil

identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

13 Melakukan diskusi dan praktek

pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait

14 Melakukan telaah terhadap

daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

15 Hasil penelusuran sumber dan

bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait dibuat laporan

16 Menyampaikan Laporan ke

Direktur Pengolahan

(16)

8

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Mempersiapkan data/informasi

yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran

2 Membuat skema sementara

3 Meminta persetujuan/koreksi

dari atasan langsung

4 Perbaikan atas koreksi skema

sementara

(17)

9

-DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP

1 Menyiapkan arsip yang akan

direkonstruksi

2 Memilah antara arsip dan

non-arsip

3 Mengelompokkan arsip

berdasarkan jenisnya

4 Mengelompokkan arsip

berdasarkan unit informasinya

5 Mengkronologiskan kelompok

arsip

6 Arsip telah mengelompok

berdasarkan jenis, dan unit informasinya

(18)

10

-DIAGRAM ALIR

DESKRIPSI ARSIP KARTOGRAFIK

1 Menyiapkan arsip yang akan

dideskripsi

2 Membaca keseluruh informasi

arsip

3 Menelaah isi informasi arsip

4 Menuangkan isi informasi arsip

ke dalam kartu / formulir deskripsi

5 Menentukan bentuk redaksi

6 Menentukan inti informasi yang

terkandung dalam arsip

7 Menentukan kurun waktu

terciptanya arsip

8 Menentukan tingkat

perkembangan arsip

9 Informasi lengkap hasil deskripsi

tertulis dalam kartu/formulir deskripsi

(19)

11

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP

1 Menyiapkan skema sementara

yang akan diubah/ditetapkan

2 Memeriksa kembali kelengkapan

skema sementara

3 Mencocokkan hasil deskripsi

dengan skema

4 Mengurangi atau menambahkan

serie atau group pada skema penataan arsip sementara

5 Melakukan konsultasi pada

atasan

6 Melakukan perbaikan atas

koreksi

7 Membuat skema definitif

(20)

12

-DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan kartu/formulir

deskripsi yang akan dimanuver

2 Menggabungkan kartu/formulir

yang memiliki informasi sejenis

3 Mengelompokkan kartu/formulir

berdasarkan skema yang telah dibuat

4 Menyusun kartu/formulir secara

kronologis

5 Kartu/formulir deskripsi tersusun

sesuai dengan skema

(21)

13

-DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP

1 Menyiapkan kartu/formulir yang

sudah dimanuver untuk dibuat daftar

2 Membuat judul daftar sesuai

fonds

3 Menentukan kurun waktu arsip

berdasarkan arsip yang ditata

4 Membuat kata pengantar

5 Membuat daftar isi

6 Menuangkan deskripsi dari kartu

/formulir deskripsi ke dalam daftar

7 Mangajukan konsep daftar arsip

kepada atasan

8 Mengoreksi daftar yang diajukan

9 Melakukan perbaikan sesuai

dengan hasil koreksi

(22)

14

-DIAGRAM ALIR

PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait

1 Mempersiapkan draf daftar dan

menelaah deskripsi yang tertuang dalam daftar arsip

2 Mempersiapkan arsip yang akan

diujipetikkan

3 Mencocokkan informasi arsip

dengan fisik arsip

4 Mengajukan draf daftar ke

5 Memberikan arahan kepada

Arsiparis tentang penulisan daftar

6 Merevisi draf daftar setelah

mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

7 Mengajukan draft daftar ke

Direktur Pengolahan

Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan daftar arsip Norma waktu: 5 hari kerja

(23)

15

-DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR

No Tahapan Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon

1 Mengajukan draf daftar ke

2 Memberikan arahan kepada

Arsiparis tentang penulisan daftar

3 Merevisi draf daftar setelah

mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan

4 Mengajukan draft daftar ke

Direktur Pengolahan

Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang

penyusunan daftar arsip

6 Merevisi draf daftar teknis yang

telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Melakukan uji petik terhadap

daftar

8 Berdasarkan penyempurnaan

daftar yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan daftar telah final

(24)

16

-DIAGRAM ALIR

PENILAIAN DAN PENGESAHAN DAFTAR

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon

1 Memeriksa kelengkapan daftar

yang akan dilegalisasi yang akan disahkan

2 Membuat nota dinas untuk

ditandatangani oleh Direktur Pengolahan

3 Mensahkan daftar

Norma waktu: 2 hari kerja