Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus
Work Load Indicator Staff Need atau WISN Bagian Filing
RSUD Dr. Moewardi Periode Tahun 2016.
Distyan Ruth N M1, Antik Pujihastuti2
Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2
ABSTRAK
Latar Belakang :Beban kerja petugas Filing RSUD Dr. Moewardi mengalami peningkatan seiring dengan bertambahnya jumlah kunjungan pasien rawat jalan sehingga mempengaruhi produktivitas kerja petugas filing. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja dengan menggunakan rumus Work Load Indicator Staff Need atau WISN bagian filing RSUD Dr. Moewardi tahun 2012 s.d 2016.
Metode Penelitian : Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Subyek penelitian adalah petugas Filing dengan obyek data kegiatan unit Filing dan Formulir rekapitulasi laporan data kegiatan rumah sakit (RL_1) dengan analisis data secara deskriptif.
Hasil dan Pembahasan : Hasil penelitian menunjukkan bahwa petugas dalam melaksanakan aktivitas pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis berpedoman pada prosedur tetap tentang pengambilan dan penyimpanan dokumen. Sedangkan, berdasarkan perkiraan jumlah kunjungan pasien rawat jalan untuk periode tahun 2016 sejumlah 217.272 pasien, dan untuk pasien rawat inap sejumlah 49936 pasien dengan waktu kerja efektif sejumlah 2136 jam/ tahun dan rata-rata waktu per kegiatan pokok untuk rawat jalan adalah 0,083 jam dan untuk rawat inap adalah 0,18 jam sehingga dapat diperoleh standar beban kerja rawat jalan yaitu 25734,93 jam/ tahun dan rawat inap yaitu 11866,66 jam/tahun. Bila waktu kelonggaran adalah 106,8 jam per tahun maka diperoleh standar waktu kelonggaran sejumlah 0,05 jam per tahun. Berdasarkan penghitungan WISN dapat diketahui kebutuhan tenaga kerja tahun 2016 sejumlah 12 orang.
Simpulan dan Saran : untuk periode tahun 2016 RSUD Dr. Moewardi memerlukan penambahan petugas filing rawat jalan sebanyak 8 tenaga kerja dengan jumlah petugas yang sudah ada 7 petugas sehingga hanya membutuhkan 1 tenaga kerja, Sedangkan untuk filing rawat inap perkiraan tahun 2016 diperoleh hasil penghitungan sebesar 4,20 atau sama dengan 4 tenaga kerja dengan jumlah petugas yang sudah ada sebanyak 4 petugas, yang artinya tidak ada penambahan tenaga kerja, dengan tujuan untuk mencapai produktifitas kerja yang optimal dengan pendayagunaan tenaga kerja sesuai dengan job description.
LATAR BELAKANG
Rumah sakit dalam melaksanakan pelayanaan kesehatan melalui pelayanan medis dan pelayanan non medis. Pelayanan medis meliputi pengobatan, perawatan maupun sarana penunjang kesehatan yang lain, sedangkan pelayanan non medis berupa pelayanan yang bersifat administrasi dimulai dari bagian pendaftaran sampai dengan bagian pembayaran/ kasir. Khususnya dalam penyimpanan dan penyediaan dokumen rekam medis, baik
dokumen Rawat Inap/ Rawat Jalan/ Gawat Darurat yang dilakukan oleh petugas bagian filing yang harus memiliki ketrampilan khusus, ketelitian dan ketepatan.
Oleh karena itu perlu adanya keseimbangan antara petugas dengan beban kerja dalam melaksanakan pelayanan kesehatan berdasarkan standar waktu pelayanan. Apabila jumlah petugas tidak seimbang dengan beban kerja di unit tersebut maka penyediaan dokumen rekam medis terlambat dan pasien harus menunggu
lama untuk mendapatkan pelayanan, hal ini akan mempengaruhi mutu pelayanan suatu rumah sakit.
Berdasarakan survey pendahuluan di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta diketahui bahwa peningkatan jumlah kunjungan pasien berpengaruh terhadap beban kerja petugas filing sehingga diperlukan adanya keseimbangan antara pekerjaan dengan petugasnya untuk mencapai produktivitas kerja yang optimal. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil judul penelitian tentang ”Prediksi kebutuhan Tenaga Kerja di Bagian Filing Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta periode 2012 s.d 2016.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan dengan menjelaskan atau menggambarkan dari suatu variabel penelitian dan menggunakan pendekatan secara retrospektif, yaitu pengumpulan data menggunakan data yang sudah lampau (Notoatmodjo, S. 2005). Subyek penelitian adalah petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi, sedangkan obyek penelitian adalah data kegiatan unit Filing dan formulir rekapitulasi laporan data kegiatan rumah sakit (RL-I) tentang penyimpanan dan penyediaan dokumen rekam medis tahun 2007 sampai dengan tahun 2011 yang digunakan untuk mengetahui perkiraan kebutuhan tenaga kerja di Filing periode tahun 2012 s.d 2016.
Instrumen dan Cara Pengumpulan Data adalah Instrumen Pengumpulan data yaitupedoman wawancara untuk pendapatkan data mengenai beban kerja petugas berdasarkan tugas pokok Filing di RSUD Dr. Moewardi Surakarta dan pedoman observasi menggunakan Time and
Motion Study (TMS) yaitu data yang diambil
untuk mengetahui atau mendeteksi kualitas kegiatan yang dilaksanakan oleh personel yang diteliti. Serta cara pengumpulan data adalah data primer dan data sukunder. Data primer yaitu data yang diperoleh dari pengamatan secara langsung mengenai beban kerja petugas Filing berdasarkan tugas pokok, sedangkan data sekunder yaitu data kegiatan unit Filing dan data yang diperoleh secara tidak langsung yaitu dengan melihat data dari Rekapitulasi Laporan Data Kegiatan Rumah Sakit (RL_1) berupa data jumlah kunjungan pasien rawat jalan periode 2007 s.d tahun 2011. Analisis Data secara deskriptif dengan cara menguraikan atau memaparkan hasil penelitian yang di analisis berdasarkan teori yang telah dikemukakan dalam tinjauan pustaka tanpa melakukan uji statistik. (Arief, TQ. 2003).
HASIL
PENELITIAN
DAN
PEMBAHASAN
1. Prosedur Tetap Bagian Filing di RSUD Dr. Moewardi
RSUD Dr. Moewardi telah memiliki prosedur tetap pelayanan pengambilan dan penyimpanan dokumen yang telah di tetapkan oleh direktur rumah sakit dengan nomor dokumen 05-02 A 007 pada tanggal
03 Maret 2011 dengan nomor revisi 6 05-06 A 016.
Isi prosedur tetap bagian filing adalah sebagai berikut:
a. Petugas menerima pengembalian berkas rekam medis rawat jalan dari masing-masing poliklinik dan menandatangani buku serah terima. b. Berkas rekam medis dikelompokkan
menurut nomor urut register mengganti map yang rusak.
c. Memasukkan berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor urut register dan nomor Terminal Digit.
d. Petugas mengambil untuk pelayanan poliklinik berdasarkan bukti layanan/ untuk penelitian verifikasi, visum et repertum, pelacakan dan menyimpan kembali setelah selesai pelayanan. e. Peminjam wajib mengisi/mencatat
pada buku pinjam yang disediakan oleh petugas dan berkas rekam medis tidak boleh dibawa keluar ruang rekam medis.
2. Beban Kerja Petugas Berdasarkan Tugas Pokok Filing.
Tabel 1. Data kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap RSUD Dr. Moewardi
Tahun Jumlah Pasien RJ Jumlah Pasien RI 2007 191.514 25.401 2008 184.055 24.180 2009 201.704 28.420 2010 208.745 31.891 2011 194.316 36.326 Total 980.334 146.218
Sumber: Rekapitulasi Laporan Data Kegiatan Rumah Sakit (RL_1)
Tabel2. Data hasil penghitungan pasien rawat jalan dengan rumus kuadrat terkecil No N Y X ∑x2 ∑xy 1 2007 191.514 -2 4 -383.028 2 2008 184.055 -1 1 -184.055 3 2009 201.704 0 0 0 4 2010 208.745 1 1 208.745 5 2011 194.316 2 4 388.632 Total 980334 0 10 30294 =
5
980334
= 196066,8 b = ∑xy ∑x2 =10
30294
= 3029,4 = 196066,8 + 3029,4 . xTabel3.Data hasil penghitungan pasien rawat inap dengan rumus kuadrat terkecil No N Y X ∑x2 ∑xy 1 2007 25.401 -2 4 -50.802 2 2008 24.180 -1 1 -24.180 3 2009 28.420 0 0 0 4 2010 31.891 1 1 31.891 5 2011 36.326 2 4 72.652 Total 146218 0 10 29561
6
,
29243
5
146218
n
y
a
1
,
2956
10
29561
2
x
xy
b
y
=a
bx
=29243
,
6
2956
,
1
x
Tabel 4. Jumlah Perkiraan Kunjungan Pasien RJ dan RI Periode Tahun 2012 s.d 2016 Tahun X Pasien Rawat Jalan Pasien Rawat Inap y = a + bx y = a + bx 2012 3 205155 38111 2013 4 208184 41068 2014 5 211213 44024 2015 6 214243 46980 2016 7 217272 49936
Beban kerja petugas filing RSUD Dr Moewardi untuk tiga tahun terakhir semakin meningkat seiring dengan peningkatan jumlah kunjungan pasien yaitu sejumlah 4,4% setiap tahunnya sejak tahun 2009 hingga 2011. Hal ini mempengaruhi mutu pelayanan pasien rawat jalan baik pelayanan pasien baru atau pelayanan pasien lama untuk kunjungan 5 tahun mendatang. Selain itu, dengan meningkatnya jumlah kunjungan ke RSUD Dr. Moewardi maka kepercayaan pasien yang datang berkunjung telah meningkat seiring dengan perbaikan
pelayanan yang diberikan RSUD Dr. Moewardi. Hal ini sesuai dengan pengertian beban kerja yaitu banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam setahun yang meliputi pengalaman, keterampilan dan motivasi menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan.
Standar kelonggaran dipengaruhi oleh rata-rata waktu kelonggaran sebesar 5% dari jumlah jam kerja petugas dan waktu kerja yang tersedia. Bila rata-rata waktu kelonggaran memiliki kebijakan tentang standar kelonggaran di RSUD Dr. Moewardi maka produktivitas petugas dapat dimaksimalkan. Menurut Wignjo S (1995) menyatakan bahwa jumlah waktu longgar untuk kebutuhan individu dapat ditetapkan dengan melaksanakan aktivitas time study sehari kerja penuh yaitu sekitar 2% sampai 5% atau 10 menit sampai 24 menit digunakan untuk kebutuhan yang bersifat individu.
3. Kebutuhan tenaga dengan rumus Work
Load Indicator Staff Need (WISN) di
filing RSUD Dr. Moewardi tahun 2012 s.d 2016.
Tabel 5. Kegiatan Pokok Petugas filing rawat jalan RSUD Dr. Moewardi
Kategori
tenaga kerja Kegiatan pokok
Rata2 waktu/ menit Filing Rawat Jalan Menerima pengembalian berkas RM dari poliklinik Berkas RM dikelompokkan menurut nomor 0,5 1,5
urut register serta mengganti map yang rusak Memasukkan berkas RM ke dalam rak penyimpanan 1 Mengambil berkas RM untuk pelayanan poliklinik dan penelitian 2 Jumlah 5 Jumlah =
1
pokok
kegiatan
tu
Jumlah wak
=1
5
= 5 menit = 0,083 jamTabel 6.Kegiatan Pokok Petugas filing rawat inap RSUD Dr. Moewardi
Kategori tenaga kerja Kegiatan pokok Rata2 waktu/ menit Filing Rawat Inap Menerima pengembalianberkas RM dari bagian coding dan menandatangani buku serah terima
1,5
Tiap berkas RM diberi filder dikelompokkan menurut nomor urut register, diberi map baru sesuai kode warna ditulis nama, alamat, umur, jenis
kelamin, NOMOR
REGISTER
4,5
Memasukkan berkas RM ke 2
dalam rak penyimpanan sesuai urut register dan nomor terminal digit Mengambil berkas RM
untuk pelayanan poliklinik 1,5 Mengambil berkas RM untuk penelitian 1,5 Jumlah 11 Jumlah =
1
pokok
kegiatan
tu
Jumlah wak
=1
11
= 11 menit = 0,18 jamBila waktu kerja yang tersedia sejumlah 2136 jam /tahun dan rata-rata waktu per kegiatan pokok untuk filing rawat jalan sebesar 0,083 jam sedangkan untuk rawat inap sebesar 0,18 jam maka dapat diperoleh standar beban kerja untuk rawat jalan dan rawat inap dengan menggunakan rumus sebagai berikut: pokok kegiatan per waktu rata rata Tersedia Kerja Waktu Kerja Beban Standar =
083
,
0
2136
= 25734,93 jam pertahun pokok kegiatan per waktu rata rata Tersedia Kerja Waktu Kerja Beban Standar =18
,
0
2136
=11866,66 jam per tahun
Jadi standar beban kerja berdasarkan waktu kerja dan rata-rata waktu kerja per kegiatan pokok filing rawat jalan dalam
setahun adalah 25734,93 jam per tahun, sedangkan untuk filing rawat inap adalah 11866,66 jam per tahun.
SIMPULAN DAN SARAN
Pelaksanaan pelayanan pasien di bagian filing telah sesuai dengan prosedur tetap RSUD Dr. Moewardi tentang pelayanan pasien dan jenis kegiatan pokok yang harus diselesaikan oleh petugas. Berdasarkan kunjungan pasien RSUD Dr. Moewardi periode tahun 2016 diperoleh perkiraan jumlah kunjungan pasien rawat jalan sebesar 217.272 pasien sedangkan untuk pasien rawat inap sebesar 49.936 pasien dan standar kelonggaran untuk rawat jalan maupun rawat inap sebesar 0,05 tenaga per menit dan standar beban kerja untuk rawat jalan sebesar 25734,93 menit per tahun sedangkan untuk rawat inapnya sebesar 11866,66 menit per tahun. Berdasarkan penghitungan beban kerja bagian filing dengan rumus WISN di RSUD Dr. Moewardi periode tahun 2016 diperoleh kebutuhan tenaga kerja dibagian filing rawat jalan perkiraan tahun 2016 sebanyak 8 tenaga kerja dengan jumlah tenaga kerja yang sudah ada 7 petugas sehingga hanya membutuhkan 1 tenaga kerja, Sedangkan untuk filing rawat inap perkiraan tahun 2016 diperoleh hasil penghitungan sebesar 4,20 atau sama dengan 4 tenaga kerja dengan jumlah petugas yang sudah ada sebanyak 4 orang, yang artinya tidak ada penambahan tenaga kerja.
Disarankan berdasarkan peningkatan beban kerja tahun 2016 maka bagian filing rawat inap RSUD Dr. Moewardi tidak
memerlukan penambahan tenaga kerja, sedangkan untuk filing rawat jalan memerlukan penambahan petugas sejumlah 1 tenaga kerja, yang bertanggung jawab khusus dalam penyimpanan dokumen rekam medis pada setiap rak yang terbagi dalam beberapa subrak (Section) untuk menghindari terjadinya misfiled (salah letak), selain itu jika rumah sakit tidak menghendaki adanya penambahan SDM maka diperlukan adanya peningkatan kinerja masing-masing petugas filing dan pendayagunaan tenaga yang dijelaskan secara lebih jelas sesuai job description dengan tujuan untuk mencapai produktivitas kerja yang optimal.
KEPUSTAKAAN
Arief, TQ. 2003. Metodologi Penelitian
Kedokteran Dan Kesehatan CSGF (The Community Of Self Help Group Forum).
DepKes, RI. 1997. Pedoman pengelolaan
Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.
Ilyas, Y. 2000. Perencanaan Sumber Daya
Manusia Rumah Sakit Teori Metoda dan Formula. Jakarta: Pusat Kajian
Ekonomi Kesehatan FKM UI
KEPMENKES RI No
81/MENKES/SK/1/2004. Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Provinsi, Kabupaten, Kota serta Rumah Sakit.
Jakarta
Ilyas, Y. 2000. Perencanaan Sumber Daya
dan Formula. Jakarta: Pusat Kajian
Ekonomi Kesehatan FKM UI
Manuaba, A. 1992. Penerapan Ergonomi
untuk Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia dan Produkstivitas.
Seminar. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). Bandung: IPTN.
Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT
Rineka Cipta.
PerMenKes RI No
269/MENKES/PER/III/2008.
Tentang Rekam Medis. Jakarta.
Siswati, 2009. Perhitungan Kebutuhan
Tenaga Kerja. Makalah pada
Kumpulan Materi Pelatihan Manajemen Informatika Kesehatan. Jakarta: DPP PORMIKI.
Tarwaka, 1991. Produktivitas dan Pemanfaatan Sumber Daya Manusia.
Majalah Hiperkes dan Keselamatan Kerja. Jakarta: XXIV (2) : 55-57
Tarwaka, dkk. 2004. Ergonomi umtuk
Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Produktivitas. Edisi ke-1.
Wignjo S, 1995. Ergonomi, Studi Gerak
