KOMPONEN B.
TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN,
DAN PENJAMINAN MUTU
Universitas sebagai lembaga jasa dalam pendidikan tinggi, dalam menjalankan fungsinya didukung oleh sumberdaya manusia yang relatif baik dalam jumlah dan kualiatasnya. Pada dasarnya sumberdaya manusia yang dimiliki Undana dapat dibagi dalam 2 (dua) kelompok yaitu dosen dan tenaga kependidikan, dimana memiliki fungsi dan perannya masing-masing.
Jumlah dosen tetap Undana sebanyak 874 orang, yang menyebar pada 11 fakultas dan 47 program studi S1. Dosen dengan gelar doktor dan guru besar, sebahagian besar mendapatkan tugas tambahan untuk mengajar pada program pascasarjana Undana, yaitu pada 8 prodi Strata-2 dan 2 prodi Strata-3. Disamping itu, sebahagian dosen mendapatkan tugas tambahan sesuai dengan statuta Undana (Permendiknas Nomor 2 tahun 2009) dalam jabatan meliputi rektor dan pembantu rektor, ketua lembaga, dekan dan pembantu dekan.
Selain dosen, Undana didukung oleh tenaga kependidikan, dimana saat ini berjumlah 356 orang. Secara umum tenaga kependidikan Undana memiliki tugas dan fungsi dalam pengelolaan adminsitrasi program-program tridharma perguruan tinggi meliputi bidang akademik, kemahasiswaan, kepegawaian, keuangan dan asset. Sedangkan tenaga akademik laboran memiliki fungsi dan tugas pokoknya membantu kegiatan pembelajaran, kegiatan praktikum mahasiswa, dan kegiatan penelitian mahasiswa dan dosen.
Setiap personil dalam unit organisasi memiliki tugas, tanggungjawab, dan fungsi yang jelas, dimana telah diatur dalam statuta Undana ( Permendiknas Nomor 2 Tahun 2009) dan OTK Undana (Kepmendikbud Nomor 0180/O/1995).
Perlu diketahui bahwa OTK Undana (Kepmendikbud Nomor 0180/O/1995) sudah lama, sehingga secara de facto organisasi undana tidak selaras lagi dengan perubahan yang terjadi melalui penambahan unit-unit baru baik yang dibentuk berdasarkan kebutuhan internal Undana maupun unit yang dibentuk karena adanya
perkembangan regulasi di bidang pendidikan tinggi dan kementerian pendidikan nasional. Beberapa unit organisasi yang telah dibentuk atas kebutuhan internal pengembangan Undana antara lain LP3 dan IRO, sedangkan unit organisasi yang dibentuk atas perubahan regulasi di kementerian pendidikan nasional yaitu Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT) setelah keluarnya Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang sistim pendidikan nasional, yang mana sistim penjaminan mutu pada perguruan tinggi menjadi wajib dan unit Satuan Pengawasan Intern (SPI) dibentuk dengan keluarnya Permendiknas Nomor 16 tahun 2009 dan direvisi menjadi Permendiknas Nomor 47 tahun 2011 tentang pembentukan satuan pengawasan intern di lingkungan kementerian pendidikan nasional termasuk di lingkungan perguruan tinggi negeri, serta unit layanan pengadaan (ULP) yang dibentuk dengan keluarnya Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 dan disempurnakan dengan keluarnya Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Sistim Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Dengan demikian menjadi urgen untuk melakukan penyesuaian dengan melakukan revisi terhadap OTK Undana, hal ini semakin penting dengan keluarnya PERATURAN PEMERINTAH Nomor 17 Tahun 2010, PERATURAN PEMERINTAH N0. 66 Tahun 2010, dan Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi.
Pola kepemimpinan Undana merupakan sebuah proses yang sistemik dengan memperhatikan input, process, output, dan outcome. Pada aras sistem tersebut, maka sejumlah sumberdaya yang dimiliki Undana meliputi hardware, software, dan brainware terus didorong untuk digunakan secara optimal dalam mendukung pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran organisasi. Dalam implementasinya, sistem kepemimpinan tersebut dapat dibedakan dalam 3 aspek yaitu kepemimpinan operasional, organisasi, dan publik.
Efektifitas kepemimpinan operasional berhubungan dengan kemampuan untuk menjabarkan viri dan misi organisasi ke dalam program dan kegiatan operasional institusi. Kepemimpinan operasional Undana ditandai dengan perumusan visi misi Undana pada tahun 2007 dan mendapat legalitas dengan terbitnya Permendiknas Nomor 2 Tahun 2009 tentang Statuta Undana. Dalam statuta tersebut, pernyataan visi Undana adalah ”Perguruan Tinggi Berwawasan Global”.
Secara operasional visi misi Undana telah dijabarkan ke dalam program dan kegiatan dengan fokus utama pada tridharma perguruan tinggi, di bidang pendidikan dan pengajaran melalui kegiatan operasional telah menunjukan hasil berupa 1) peningkatan kompetensi dosen di bidang pembelajaran melalui pelatihan PEKERTI dan AA bagi dosen, yang dilakukan oleh LP3, 2) implementasi sistim penjaminan mutu akademik termasuk pelaksanaan audit internal akademik dan pelatihan auditor internal, yang dilakukan oleh LPMPT dan SPI, 3) Pengembangan kurikulum dan metode pembelajaran, 4) peningkatan sarana dan prasarana pendidikan seperti penyiapan ruang kuliah dan fasilitasnya yang layak secara bertahap, laboratorium dan peralatannya, koleksi perpustakaan baik pusat maupun perpustakaan yang tersebar pada masing-masing fakultas dan prodi, dan fasilitas internet gratis bagi semua sivitas akademika. Melalui peningkatan sarana dan prasarana di bidang pendidikan dan pengajaran secara nyata berdampak pada kinerja yang dicapai, di mana saat ini rataan lama studi mahasiswa Undana < 5 tahun, rataan IPK lulusan Undana > 3,0, angka efisiensi edukasi (AEE) mencapai 60 % diatas AEE nasional yaitu 50 %, dan angka DO mahasiswa Undana di bawah 3 % atau lebih rendah dari angka DO nasional sebesar 5 %. Di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat terus mendorong para dosen untuk mengusulkan proposal kepada berbagai sumber dana antara lain DP2M Dikti, Kemenristek, LIPI, dan juga pendanaan proposal penelitian dan pengabdian melalui dana DIPA Undana. Kedua lembaga tersebut aktif menggalang kerja dengan berbagai pihak antara lain (1) pemerintah daerah (kabupaten/kota dan propinsi) dalam bidang penyiapan naskah akademik untuk pemekaran wilayah, memfasilitasi di bidang legal drafting untuk pembuatan Perda kebijakan publik, kegiatan penelitian dan pengabdian di bidang pemberdayaan masyarakat, baik dalam bentuk kerjasama langsung antara Undana dan Pemda atau melalui pola tri partit yaitu Undana, Pemda, dan Kementerian terkait; (2) Undana juga menggalang kerjasama dalam bidang penelitian dengan berbagai kementerian seperti kementerian PDT, Kemenristek, Kemendikbud, Bappenas, dan LIPI; (3) Undana bekerjasama dengan pihak internasional di bidang penelitian seperti FAO, WVI, The Asia Foudation, ACIAR, USAID, AUSAID; (4) Undana bekerjasama
dengan pihak swasta dalam bidang pemberdayaan masyarakat antara lain dengan pihak Bank (BI), PT. Pertamina, PUSKUD, Bank NTT. Untuk mendukung kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat, Undana juga menetapkan wilayah desa binaan di berbagai kabupaten/kota di NTT, antara lain di Kabupaten Kupang, TTS, TTU, Belu, Rote Ndao, dan Sabu Raijua, dan Kota Kupang. Adapun fokus pembinaan adalah bidang pertanian, peternakan, dan perikanan, bidang kesehatan, bidang energi, dan bidang pendidikan serta pemberdayaan masyarakat.
Kepemimpinan secara organisasi, secara organisatoris kepemimpinan Undana memiliki karakteristik visioner dan transformasional, yang terus mendorong masing-masing unit untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan tetap mengacu pada hubungan tata kerja antar unit yang sudah ada dalam statuta Undana. Pada tataran implementasinya, tiap unit dilengkapi dengan prosedur standar operasional. Untuk menjawab perkembangan yang terjadi khususnya di bidang pendidikan tinggi, maka secara struktural Undana mengalami perkembangan yang signifikan yang diindikasikan peningkatan jumlah fakultas dari 7 fakultas pada tahun 2005 menjadi 11 fakultas pada tahun 2013, sejak tahun 2005, Undana menambah sembilan prodi baru pada jenjang sarjana, empat prodi pada jenjang magister, dan dua prodi jenjang pendidikan doktor. Di samping itu, Undana membentuk unit-unit baru dengan tugas dan fungsi yang sifatnya mendukung peningkatan kinerja institusi antara lain International Relationship Office (IRO), Unit Layanan Pengadaan (ULP), Satuan Pengawasan Intern (SPI), dan pusat-pusat kajian yang berada di Lembaga Penelitian, Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat, dan LP3. Pembentukan pusat-pusat baru disesuaikan dengan pola ilmiah pokok (PIP), isu global, dan isu pengembangan wilayah dan pemberdayaan masyarakat khususnya NTT.
Efektivitas kepemimpinan publik, dalam beberapa tahun terakhir keberterimaan Undana di masyarakat semakin baik yang diindikasikan (1) meningkatnya animo masyarakat untuk mempercayakan anak-anak mereka untuk kuliah di Undana bukan saja dari wilayah NTT tetapi dari berbagai wilayah di NTT; dan (2) peningkatan kerjasama dalam berbagai aspek dengan berbagai pihak baik pada aras regional, nasional, dan Internasional. Pada aras internasional, Undana telah menjalin kerjsama dengan
lembaga dan perguruan tinggi di luar negeri, yaitu Dili Institute of Technology, The University of Newcastle, Australia, Flinders University, Food And Agriculture Organization (FAO), Kumamoto University, Universidade Dili, Forum For Integrated Development of eleven Universities on Energy, Marine and human Settlement (FIND-11), Utah State University Logan, Utah USA, Universidade Da Paz, Charles Darwin University (CDU), USAID (Amerika), AUSAID, Cooperative Research Centre for National Plant Biosecurity (CRC NPB Ltd), Pasific Institute for Sustainnable Development, University Of Tasmania, Flinders Overseas Health Group Inc, University Of New England, Tiri-Making Integrity Work, London, UK, and Indonesia Australia Language Foundation, Universidade De Coinbro, Portugal, Papua Nuigenia, University Vilnius Lithuania, Korea Thechnology University. Undana menjadi tempat pelaksanaan konfrensi internasional 8 negara dengan tema Aplikasi GIS dalam pembangunan.
Pada aras nasional, Undana juga telah menjalin kerjasama dengan (1) berbagai kementerian meliputi kementerian Perumahan Rakyat untuk membangun RUSUNAWA, BAPPENAS untuk evaluasi kinerja pembangunan daerah, kementerian PDT untuk pengembangan daerah tertinggal; (2) pihak swasta yaitu PT. Pertamina untuk pembangunan student centre, PT. PLN untuk bantuan beasiswa dan peningkatan sarana prasarana, Bank Indonesia untuk bantuan beasiswa; (3) perguruan tinggi lainnya yaitu Universitas Airlangga dan UNHAS (untuk pembukaan dan pengembangan Fakultas Kedokteran), IPB, UI, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, ITB, UNJ, UNS, UKSW, UB, UM, dan UNAIR untuk studi S3 dosen Undana, UNY dan UNHAS untuk studi lanjut calon dosen dan kampus Undana di Bajawa; (4) rujukan untuk pelaksanaan kegiatan penting antara lain pada tahun 2008 sampai saat ini Undana menjadi koordinator penyelenggaraan Ujian Nasional (UN) di Provinsi NTT; (5) Pada tahun 2012, Undana menjadi tuan rumah penyelenggaraan Forum Rektor Wilayah Indonesia Timur dan Rektor Undana menjadi Ketua Forum Perguruan Tinggi Negeri (PTN) Indonesia Timur dan pelaksanaan Forum Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan seluruh Indonesia; (6) Pada tahun 2013 Undana dipercaya untuk menjadi tuan rumah pelaksanaan forum Dekan Peternakan seluruh Indonesia dan Forum Dekan
FISIP seluruh Indonesia; (7) Undana menjadi rujukan/narasumber dalam diskusi penyempurnaan sejumlah draft Undang-Undang yang dilakukan oleh DPR dan DPD RI seperti RUU Perbatasan, RUU Kode Etik DPR, RUU Daerah Kepulauan, dan RUU Susunan dan kedudukan DPR; (8) kerjasama antara Mahkamah Konstitusi (MK) dan FH Undana dalam persidangan semu; (9) kerjasama dengan BPKP pusat dalam rangka pendampingan pengelolaan keuangan dan audit keuangan untuk program Hibah luar negeri seperti PHKI, I-MHERE, dan HPEQ; (10) kerjasama dengan KPK untuk pendidikan anti korupsi, sebagai implementasinya, maka dalam setiap pembekalan KKN bagi mahasiswa diberikan materi tentang anti korupsi; dan (11) kerjasama dengan Kemendikbud untuk pelaksanaan program SM3T
Pada aras regional atau daerah berbagai kerjasama yang dilakukan adalah (1) kerjasama dengan hampir semua kabupaten/kota untuk melaksanakan program pengumpulan kredit hasil belajar (PPKHB) bagi guru non S1 mendukung Undang-undang Guru dan Dosen; (2) kerjasama di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat antara lain penelitian untuk menghasilkan naskah akademik pemekaran wilayah, penelitian untuk penyusunan Master Plan Pengembangan Wilayah, Ipteks bagi Wilayah (IbW), Pelaksanaan KKN Khusus; (3) Dalam upaya perluasan dan pemerataan akses pendidikan tinggi, pada tahun 2013 Undana melaksanakan program studi di luar domisili sebanyak 28 prodi di Bajawa, Kabupaten Ngada dan Weetebula, Kabupaten Sumba Barat Daya; (4) Undana bekerjasama dengan semua Pemda dalam pembuatan kebijakan publik (legal drafting); (5) Undana menjadi pembina Perguruan Tinggi Swasta di NTT; (6) Undana juga membantu pengalihan ribuan mahasiswa STKIP Weetebula yang belum memiliki ijin operasional; (7) bekerjasama dengan Yayasan Guru Cerdas untuk memfasilitasi penyediaan beasiswa bagi penyediaan guru di daerah terpencil; (8) kerjasama dengan pemerintah daerah untuk pemberian beasiswa bagi mahasiswa Fakultas Kedokteran
Salah satu ciri kepemimpinan yang sehat dicerminkan oleh tingkat partisipasi sivitas akademika yang tinggi. Tingkat partisipasi sivitas akademika Undana dalam proses kepemimpinan selama ini cukup baik. Sejumlah upaya yang dilakukan untuk
menumbuhkan partisipasi sivitas akademika Undana antara lain melalui kegiatan kunjungan pimpinan universitas ke fakultas-fakultas untuk membangun dialog berkaitan dengan pengembangan institusi atau melalui kegiatan-kegiatan pada tingkat universitas yang melibatkan seluruh sivitas akademika Undana. Hal yang dilakukan pada tingkat fakultas dan prodi melalui forum-forum diskusi yang melibatkan sesluruh sivitas akademika fakultas.
Pengembangan Undana saat ini, mengacu pada rencana strategis 2011-2015. Dimana penyusunan rencana strategis 2011-2015 dilakukan secara partisipatoris dengan mempertimbangan dinamika perkembangan internal kelembagaan, kapasitas, dan kapabilitas lembaga, dan dinamika eksternal lembaga. Untuk menjamin keterlibatan semua unsur, maka proses penyusunan dilakukan dengan melibatkan wakil-wakil dari berbagai unsur baik dosen maupun tenaga kependidikan.
Selama ini program-program pengembangan Undana dalam kenyataannya tidak didukung oleh proses perencanaan dan penganggaran yang memadai pada unit-unit kerja. Dengan kata lain bahwa program-program yang dibuat oleh unit-unit kerja tidak didasarkan pada rencana strategis Undana yang ada, hal ini menyebabkan berbagai capaian kinerja tidak dapat diukur atau tidak merefresentasi capaian kinerja institusi.
Menyadari akan hal tersebut di atas, maka sejak tahun 2010, Undana melakukan kegiatan rapat koordinasi perencanaan, yang mana dalam forum ini semua unsur pimpinan unit dilibatkan untuk memastikan bahwa perencanaan yang dibuat untuk tahun mendatang selaras dengan rencana strategis Undana dan juga antar pimpinan unit dapat memberikan masukan kepada unit pimpinan yang lain. Dalam forum ini juga dialkukan evaluasi terhadap capaian program tahun berjalan dan dapat mencarikan solusi terhadap berbagai kendala yang masih ditemui sehingga tidak terulang pada tahun berikutnya.
Efektivitas kepemimpinan Undana didukung oleh garis perintah yang jelas, seperti telah diatur dalam statuta dan OTK Undana. Dokumen tersebut memastikan bahwa implementasi kepemimpinan memiliki alur yang jelas dari hulu ke hilir, sehingga beban kepemimpinan dan tata kelola dapat didistribusikan secara merata berdasarkan tingkat otoritas elemen kepemimpinan sesuai dengan aturan yang berlaku. Oleh karena itu, jika karena satu dan lain hal salah satu elemen pada level kepemimpinan tertentu tidak
menjalankan tugas tertentu, maka beban tugas tersebut dapat dialihkan kepada elemen kepemimpinan yang setara atau di bawahnya.
Alur kepemimpinan dari hulu ke hilir tersebut sekaligus menggambarkan alur pertanggungjawaban, walaupun alur pertanggunjawaban tersebut dimulai dari hilir ke hulu atau level kepemimpinan dari bawah ke level puncak. Secara umum pengalihan (deputizing) dalam paraktik kepemimpinan di Undana selama ini dapat dikatakan cukup berjalan efektif dan mencerminkan proses yang sistemik yaitu input- proses- outpot. Input dalam hal ini berupa kebijakan atau informasi yang dapat diproses melalui eksekusi oleh elemen-elemen yang relevan baik secara langsung maupun melalui mekanisme delegasi. Hasil eksekusi (output) kemudian dialporkan kembali kepada elemen pemberi wewenang.
Dalam upaya menjamin kualitas dan relevansi program dan kegiatan bagi pelanggan internal dan eksternal, maka Undana mengembangkan sejumlah program antara lain evaluasi program, evaluasi kepuasan pelanggan internal maupun eksternal dan pelacakan lulusan. Kegiatan diharapkan dapat memberikan masukan yang berkualitas untuk melakukan perbaikan program dan kegiatan di Undana.
Evaluasi program dilakukan melalui rapat-rapat yang dilakukan baik di tingkat universitas maupun di tingkat fakultas dan prodi. Evaluasi program bertujuan untuk mengetahui sejauhmana progress pelaksanaan program dan kegiatan serta menemukenali berbagai kendala dalam pelaksanaannya, sehingga dimungkinkan untuk mencarikan solusi yang tepat.
Sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang layanan jasa pendidikan tinggi, maka Undana juga melakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan sebagai elemen yang dilayani baik internal maupun eksternal. Pelanggan internal yaitu meliputi mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan, sedangkan pelanggan eksternal meliputi orangtua mahasiswa, lulusan, pengguna lulusan, dan pihak kerjasama.
Dokumen instrumen evaluasi kepuasan pelanggan disiapkan oleh Satuan Pengawasan Intern Undana dan juga bertugas untuk melakukan kegiatan evaluasi, menganalisis, dan melaporkan hasil evaluasi. Sedangkan pelacakan alumni dilakukan untuk menjaga dan meningkatkan mutu akademik serta relevansi program akademik
dengan kebutuhan pasar kerja atau pengguna lulusan. Pelacakan lulusan diarahkan pada beberapa aspek, yaitu 1) mengetahui keterserapan alumni di pasar kerja, 2) rata-rata masa tunggu alumni, 3) relevansi kualifikasi akademik alumni dengan pekerjaan, 4) relevansi pengalaman belajar di Undana terhadap pekerjaan yang dijalani, 5) sebaran alumni berdasarkan bidang pekerjaan. Hasil pelacakan alumni ini dapat digunakan Undana untuk melakukan peninjauan, evaluasi, pengembangan kurikulum dan kemitraan dengan dunia kerja.
Pada prinsipnya evaluasi internal dan eksternal bagi suatu organisasi adalah bertujuan untuk perbaikan kinerja organisasi, untuk itu Undana dalam perencanaan dan pengembangan program selalu mengacu pada hasil evaluasi yang ada baik oleh pihak internal (LPMPT dan SPI) maupun pihak eksternal (Inspektorat Kemendiknas, BPKP, dan BPK). Adanya evaluasi internal dan eksternal yang rutin dapat mengurangi resiko organisasi terjadinya ketidakpatuhan/kekeliruan pada penerapan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan berpotensi dapat merugikan negara atau Undana sendiri. Untuk itu, Undana dalam mewujudkan ”good university governance” perlu memberikan ruang cukup untuk terlaksananya evaluasi atau audit internal dan memiliki komitmen untuk menidaklanjuti terhadap hasil evaluasi dan audit internal/eksternal untuk kepentingan perbaikan kinerja Undana ke depan.
Dampak hasil evaluasi program terhadap pengalaman dan mutu pembelajaran mahasiswa dapat dilihat dari adanya peningkatan rataan IPK mahasiswa dari tahun ke tahun dan lama studi mahasiswa yang semakin pendek yaitu < 5 tahun. Adanya perbaikan dalam mutu pembelajaran mahasiswa menunjukkan adanya ketaatan unit pelaksana akademik untuk menindaklanjuti sejumlah hasil monev dan temuan audit baik internal maupun eksternal untuk perbaikan kegiatan pembelajaran.
Prodi sebagai unit pelaksana akademik terus melakukan pembenahan dalam kerangka perbaikan mutu pembelajaran. Saat ini pimpinan Undana juga terus mendorong pimpinan prodi untuk melakukan pengelolaan mutu secara internal di prodi dalam rangka persiapan akreditasi. Sebagai bentuk komitmen Undana terhadap upaya perbaikan mutu akademik pada unit prodi dengan memfasilitasi dana persiapan
akreditasi sebesar 10 juta/prodi pada tahun 2013 dan pada tahun 2014 mengalami peningkatan menjadi 25 juta/prodi.
Pengelolaan mutu secara internal pada tingkat program studi yang dilakukan antara lain kajian kurikulum, monitoring dan mekanisme balikan bagi mahasiswa, dosen dan penguji eksternal. Adapun muara dari pengelolaan mutu internal tersebut untuk mempersiapkan prodi dalam proses akreditasi dan meningkatkan kepuasan bagi pihak yang dilayani khususnya mahasiswa.
Hubungan penjaminan mutu internal di tingkat Prodi dengan penjaminan mutu di tingkat universitas didiskripsikan dalam dokumen ”Kebijakan Mutu”. Sesuai dengan prosedur baku yang terdapat dalam dokumen ”Kebijakan SPMI” maka kegiatan pengelolaan mutu secara internal di tingkat Prodi didasarkan pada ”standar SPMI”, yang disusun oleh Universitas dibawah koordinasi LPM-PT, ditambah dengan standar mutu yang ditetapkan oleh fakultas. Pengelolaan mutu di tingkat Prodi dilaksanakan oleh Gugus Kendali Mutu (GKM). GKM akan membuat laporan semesteran atau tahunan, yang berisi capaian pelaksanaan standar serta kendala-kendala yang ditemui dalam melaksanakan standar mutu. Laporan ini akan diserahkan ke Gugus Penjamin Mutu (GPM), yang berada di tingkat fakultas, untuk dievaluasi. GPM akan membuat evaluasi diri fakultas, yang isinya mencakup evaluasi diri semua Prodi di lingkungan fakultas masing-masing. Di akhir setiap siklus penjaminan mutu (di akhir tahun anggaran), SPI akan mengkoordinir para auditor untuk melaksanakan audit mutu akademik di semua Prodi di lingkungan Undana.
Dari paparan diatas terlihat bahwa kegiatan pengelolaan mutu internal di tingkat Prodi merupakan bagian yang tak terpisahkan dengan penjaminan mutu di tingkat universitas. Unit pengelola mutu di tingkat Prodi/Fakultas mempunyai fungsi yang berbeda dengan unit pengelola mutu di tingkat universitas. Namun gabungan fungsi dari semua unit pengelola membentuk suatu kesatuan dalam mendukung implementasi sistem penjaminan mutu internal.
Dampak utama proses penjaminan mutu di Undana adalah berkaitan dengan legalitas Prodi. Pada akhir tahun 2010, sekitar 25 Prodi dalam status tidak terakreditasi. Sebagian dari Prodi tersebut juga memiliki ijin operasional yang telah kadaluarsa. Pada
tahun 2013, hampir semua Prodi telah terakreditasi, 4 Prodi dalam proses akreditasi, dan hanya 5 Prodi yang belum terakreditasi, karena baru dibuka. Keadaan ini mengurangi kegelisahan mahasiswa sehingga mereka bisa lebih konsentrasi untuk belajar. Dengan kata lain proses penjaminan mutu berdampak meningkatkan suasana akademik.
Dampak penjaminan mutu terhadap pengalaman dan mutu belajar mahasiswa dapat ditinjau dari mutu komponen-komponen yang mempengaruhinya. Mutu Dosen Undana sudah sangat memadai. Hampir semua dosen Undana memiliki tingkat pendidikan S2 dan S3. Hanya sebagian kecil dosen yang masih menyandang gelar S1. Dosen dalam kelompok terakhir ini umumnya adalah dosen senior yang hampir mendekati masa pensiun. Beberapa dosen telah mengadopsi sistem pembelajaran ”Student Centered Learning” (SCL) dalam perkuliahan dalam upaya untuk membuat suasana pembelajaran lebih kondusif. Dari sisi sarana pembelajaran, Undana juga telah menydiakan media pembelajaran yang memadai. Semua proses perkuliahan tatap muka di Undana dilaksanakan dengan menggunakan media LCD. Di samping itu, sebagian besar mata kuliah juga telah memiliki bahan atau buku ajar dan modul. Semua komponen tersebut menyebabkan proses pembelajaran menjadi lebih interaktif dan bermutu.
Pada setiap akhir semester, semua Prodi meminta umpan balik dari mahasiswa bekenaan dengan proses perkuliahan selama satu semester. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengetahui persepsi mahasiswa tentang proses perkuliahan yang telah dialaminya selama satu semester. Masukan dari umpan balik ini akan digunakan untuk meningkatkan mutu perkuliahan pada semester berikutnya. Sejauh ini banyak mahasiswa yang memberikan masukan namun belum ada yang menyatakan ketidakpuasaan secara berlebihan.
Penetapan standar mutu di Undana sebenarnya dilakukan dengan beberapa cara, diantara dengan memperhatikan peratutan pemerintah yang berlaku, masukan dari pelanggan, tuntutan mutu akreditasi (BAN-PT) dan benchmarking ke universitas lain yang lebih maju. Untuk kegiatan benchmarking, Undana pernah mengirimkan stafnya ke beberapa universitas seperti Universitas Gadjah Mada, Institut Pertanian Bogor dan Universitas Brawijaya.
Semua masukan tersebut diramu dengan visi undana digunakan sebagai dasar dalam penetapan standar. Namun demikian, dengan mempertimbangkan bahwa akreditasi adalah wajib bagi setiap Prodi dan institusi perguruan tinggi maka Undana mengadaptasi struktur standar BAN-PT dengan maksud agar sistem penjaminan mutu internal Undana selaras dengan tututan akreditasi sehingga beban Prodi dalam mempersiapkan borang akreditasi dapat diringankan.
Pengembangan dan penilaian pranata kelembagaan biasanya didasarkan atas perkembangan fungsi dan peran Undana. Bila Undana ingin melakukan ekspansi atau adanya aturan pemerintah yang menuntut Undana melaksanakan fungsi atau peran baru dan fungsi atau peran tersebut tidak bisa diserahkan kepada salah satu unit kerja pada pranata atau struktur kelembagaan yang ada, maka Undana telah membentuk suatu unit kerja baru untuk mengemban fungsi atau peran baru tersebut. Terbitnya Permendiknas Nomor 16 Tahun 2009 tentang pembentukan Satuan Pengawasan Intern (SPI) di Lingkungan Depdiknas, yang mewajibkan semua unit kerja di bawah Depdiknas untuk membentuk SPI paling lambat satu tahun setelah peraturan tersebut diberlakukan, maka pada tahun 2010 melalui inspektur jenderal kemendiknas telah membentuk SPI.
Pengembangan dan penilaian pranata kelembagaan merupakan tanggungjawab dari Senat Universitas dan Rektor. Meskipun dalam menilai layak atau tidaknya untuk membentuk atau membubarkan suatu unit kerja, Senat atau Rektor dapat menunjuk LPM-PT atau SPI sebagai pelaksana penilaian, namun pembentukan atau pembubaran unit kerja ditetapkan oleh SK Senat atau Rektor.
Evaluasi Internal di Undana akan dilaksanakan secara periodik, melembaga dan berkelanjutan di bawah koordinasi SPI dan LPM-PT. Evaluasi internal ini mencakup aspek akademik dan non akademik.
Berkaitan dengan evaluasi internal maka mulai tahun 2012, Undana telah menerapkan borang Evaluasi Mutu Internal (EMI), yang dikembangkan oleh Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan, Kemdikbud, sebagai alat bantu monitoring dan evaluasi. Pada tahun tersebut borang EMI baru diterapkan di semua Prodi di lingkungan FKIP. Namun pada tahun 2013, borang EMI telah diterapkan pada semua Prodi, baik kependidikan maupun non-kependidikan. Rencananya, pengisian borang EMI dilakukan
pada pertengahan tahun dan evaluasi internal melalui audit mutu akademik dan non-akademik akan dilaksanakan di akhir tahun.
Hingga saat ini, hasil evaluasi internal dan eksternal/akreditasi belum dimanfaatkan secara optimal dalam upaya perbaikan dan pengembangan Prodi. Tindak lanjut dari hasil evaluasi masih jarang dilakukan. Namun demikian, Pimpinan Undana telah bertekad bahwa mulai tahun 2014, semua Prodi diwajibkan untuk menggunakan hasil EMI dan hasil audit mutu akademik dan non-akademik sebagai dasar pengembangan Prodi.
Kerjasama dan kemitraan dengan intansi lain dalam penjaminan mutu secara formal, yang ditandai dengan penandatangan Memorandum of Understanding (MoU), memang belum ada. Namun kerjasama secara informal dalam kegiatan penjaminan mutu telah dilaksanakan dengan beberapa perguruan tinggi lain. Contoh dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:
1. Pada tahun 2010, Undana mengundang seorang staf dari kantor jaminan mutu, Universitas Brawijaya untuk melaksanakan pendampingan penyusunan dokumen Standar Operating Procedure (SOP) dan Instruksi Kerja (IK) untuk semua fakultas di lingkungan Undana.
2. Pada Tahun 2011, Undana mengundang seorang staf dari Institut Pertanian Bogor untuk melakukan pendampingan dalam penyusunan dokumen Kebijakan SPMI, Manual SPMI dan Standar SPMI.
3. Tahun 2012 dan 2013, Undana bekerjasama dengan PPMP untuk memperkenal borang EMI ke semua Prodi di Undana
4. Tahun 2013, Undana mengundang seorang staf dari Universitas Hasanuddin untuk melaksanakan pendampingan dalam penyusunan borang akreditasi institusi perguruan tinggi.
Identifikasi peluang, ancaman, kekuatan, dan kelemahan berkaitan dengan tata pamong, kepemimpinan, sistim pengelolaan dan penjaminan mutu, diuraikan dalam Tabel 2.
Tabel 2. Analisis SWOT Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistim Pengelolaan dan Penjaminan Mutu
Strenght Weakness
• Komitmen dan dukungan kepemimpinan Undana terhadap upaya-upaya pengembangan kelembagaan
• Pengetahuan dan pemahaman yang baik dari seluruh unsure di Undana terhadap Visi Misi Undana
• Secara legal formal Undana memiliki dokumen statute dan OTK
• Tersedianya rencana strategis Undana 2011-2015
• Telah terbentuknya Gugus Penjamin Mutu (GPM) di semua fakultas dan Gugus Kendali Mutu (GKM) di semua jurusan/prodi.
• Tersedianya unit dan prosedur penjaminan mutu yang mapan
• Tersedianya unit dan prosedur audit internal yang mapan baik di bidang akademik dan non akademik
• Tersedianya auditor mutu akademik dan non akademik internal.
• Komitmen Undana yang tinggi untuk
• Muatan statuta dan OTK Undana yang belum diselaraskan dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012
• Masih adanya program studi yang memiliki akreditasi C dan belum terakreditasi (prodi baru)
• Minimnya dukungan finansial untuk prodi sebagai pusat kegiatan akademik
• Belum optimalnya penerapan sistim penjaminan mutu pada tingkat fakultas dan prodi
• Belum adanya aturan internal yang mewajibkan fakultas/jurusan/prodi untuk melaksanakan penjaminan mutu disertai dengan sistem reward dan punishment bagi yang melaksanakan dan tidak melaksanakan.
• Kurangnya jumlah pelatihan akademik-manajerial untuk pengembangan kompetensi dosen
memberikan akses pendidikan tinggi bagi masyarakat berkemampuan terbatas
• Keberterimaan Undana di mata public dan pemerintah
• Jaringan kemitraan dengan institusi di dalam maupun di luar negeri
dan tenaga kependidikan
• Belum adanya peta keunggulan fakultas
• Belum optimalnya pengembangan kompetensi manajerial dosen dalam tugas tambahan
• Pengelolaan PDPT belum optimal • Sistim informasi masih manual
Opportunity Threat
• Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, yang mewajibkan prodi dan institusi perguruan tinggi untuk diakreditasi (pasal 55, ayat 2, 4 dan 5).
• Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, yang mewajibkan semua satuan pendidikan formal dan non formal melaksanakan penjaminan mutu pendidikan (pasal 91).
• Dukungan pengembangan pemerintah melalui skema BOPTN
• Semakin meningkatnya kepercayaan publik kepada Undana
• Adanya kemitraan dengan institusi di dalam maupun di luar negeri untuk pengembangan tata kelola Undana
• Belum teridentifikasinya unggulan (point of exellence)
• Pencabutan izin bagi prodi dan perguruan tinggi yang tidak terakreditasi (UU RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, pasal 92 ayat 2).
• Gelar akademik dan gelar vokasi dinyatakan tidak sah dan dicabut oleh Menteri apabila dikeluarkan oleh Perguruan Tinggi dan/atau Program Studi yang tidak terakreditasi (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, pasal 28 ayat 3).
• Tuntutan pasar kerja terhadap status akreditasi prodi
• Lemahnya penerapan panishment bagi perguruan tinggi yang tidak
• Meningkatkan kesadaran dan belanja pendidikan masyarakat
• Pengembangan laboratorium sebagai incubator bisnis
• Adanya penugasan DIKTI kepada Undana untuk pelaksanaan Program Studi di Luar Domisili
mengindahkan peraturan perundang-undangan
• Aturan tentang pelaksanaan program studi di luar domisili berlaku untuk prodi yang berakreditasi A dan dalam waktu 3 tahun prodi di luar domisili harus sudah terakreditasi
Strategi Pengembangan
1. Sosialisasi Penjaminan Mutu dan Pendampingan bagi prodi-prodi yang melakukan proses akreditasi
2. Membuka prodi dan fakultas baru untuk menjawab kebutuhan masyarakat NTT khususnya dan Indonesia umumnya.
3. Membangun kerjasama dengan pemerintah daerah untuk mengurai permasalahan yang dihadapi saat ini.
4. Membangun kemitraan dengan pemerintah daerah untuk pembiayaan mahasiswa berkemampuan terbatas
5. Membangun citra positif tentang penugasan DIKTI melalui pelaksanaan program studi di luar domisili yang bermutu
6. Pengembangan inkubator bisnis sebagai sumber penerimaan institusi 7. Mendorong penelitian strategis yang berbasis keunggulan wilayah
8. Pelaksanaan audit internal untuk mendukung proses akreditasi prodi dan institusi
9. Mendorong prodi untuk memperoleh akreditasi A melalui penataan sistim tata kelola dan pendampingan mutu
10. Menerapkan sistim manajemen mutu bagi prodi di luar domisili untuk mendukung proses akreditasi
11. Pendampingan dan pelaksanaan penjaminan mutu pada tingkat prodi melalui skema pendanaan BOPTN
12. Melakukan penelitian unggulan fakultas melalui pendanaan BOPTN
13. Melaksanakan DIKLAT akademik manajerial untuk peningkatan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan
14. Revisi Statuta dan OTK Undana dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012
15. Ekspose keunggulan fakultas melalui jalur kemitraan baik dalam maupun luar negeri
16. Optimalisasi pengelolaan PDPT Undana melalui penyiapan system dan SDM yang handal
17. Membangun sistim data satu pintu
18. Memfasilitasi semua prodi untuk pelaksanaan akreditasi
