33
BAB IV
ANALISIS SISTEM
Pada bab ini, membahas tahap diagnosis yang merupakan tahap awal penelitian yang terdiri dari identifikasi objek penelitian, sistem layanan prima perbendaharaan yang sedang berjalan serta identifikasi masalah dalam sistem layanan prima perbendaharaan yang sedang berjalan.
4.1 Objek Penelitian
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) adalah lembaga tinggi negara dalam sistem ketatanegaraan Indonesia yang memiliki wewenang memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara. Menurut UUD 1945, BPK merupakan lembaga yang bebas dan mandiri. Anggota BPK dipilih oleh Dewan Perwakilan Rakyat dengan memperhatikan pertimbangan Dewan Perwakilan Daerah, dan diresmikan oleh Presiden.Hasil pemeriksaan keuangan negara diserahkan kepada DPR, DPD, dan DPRD (sesuai dengan kewenangannya). Pasal 23 ayat (5) UUD Tahun 1945 menetapkan bahwa untuk memeriksa tanggung jawab tentang Keuangan Negara diadakan suatu Badan Pemeriksa Keuangan yang peraturannya ditetapkan dengan Undang-Undang. Hasil pemeriksaan itu disampaikan kepada Dewan Perwakilan Rakyat. Memenuhi amanat Undang-Undang Dasar 1945 Pasal 23E, yang menyatakan bahwa BPK berkedudukan di ibukota negara dan mempunyai perwakilan di setiap provinsi, maka BPK RI melakukan pembukaan Perwakilan di Provinsi Jawa Barat, yang berkedudukan di Bandung. Dengan semakin meningkatnya luas lingkup pemeriksaan, pembukaan perwakilan dimaksud untuk meningkatkan mutu hasil pemeriksaan, serta untuk memperkuat peran dan kinerja BPK RI sebagai satu-satunya lembaga pemeriksa di Indonesia.
BPK RI Perwakilan Provinsi Jawa Barat didirikan pada 27 Januari 2006. Pembukaan dilakukan oleh Ketua BPK Anwar Nasution. Peresmian dilakukan di gedung eks KASIPA II Bandung di Jalan Surapati 12 Bandung.
Status gedung adalah pinjam pakai. Pendirian BPK RI di Bandung adalah unsur Pelaksana BPK, yang berada di bawah AKN V dan bertanggung jawab kepada Anggota V BPK melalui Auditor Utama Keuangan Negara V. Perwakilan BPK RI di Bandung didirikan pada tanggal 2 Mei 2005 berdasarkan Surat Keputusan Ketua BPK RI Nomor 06/SK/I-VII.3/5/2005 yang diresmikan pada tanggal 27 Januari 2006. Perwakilan BPK RI di Bandung mempunyai tugas memeriksa pengelolaan dan tanggungjawab keuangan daerah pada Pemerintah Propinsi Jawa Barat, Kota/Kabupaten di Propinsi Jawa Barat serta BUMD dan lembaga terkait di lingkungan entitas tersebut diatas, termasuk melaksanakan pemeriksaan yang dilimpahkan oleh Auditorat Utama Keuangan Negara V. Berdasarkan Surat Keputusan Ketua BPK No. 06/K/IXIII. 2/10/2008 Tentang Nama Kantor Perwakilan BPK RI maka nama kantor Perwakilan BPK RI di Bandung dirubah menjadi BPK RI Kantor Perwakilan Provinsi Jawa Barat. Adapun visi dan misi BPK RI Perwakilan Provinsi jawa barat adalah sebagai berikut:
4.2.1 Visi BPK RI Perwakilan Provinsi Jawa Barat
Menjadi lembaga pemeriksa keuangan negara yang kredibel dengan menjunjung tinggi nilai-nilai dasar untuk berperan aktif dalam mendorong terwujudnya tata kelola keuangan negara yang akuntabel dan transparan.
4.2.2 Misi BPK RI Perwakilan Provinsi Jawa Barat
a. Memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara;
b. Memberikan pendapat untuk meningktkan mutu pengelolaan dan tanggung jawab Negara; dan
c. Berperan aktif dalam menentukan dan mencegah segala bentuk penyalahgunaan dan penyelewengan keuangan negara sesuai dengan SK BPK RI.
Adapun Nilai-nilai dasar BPK RI Perwakilan Provinsi jawa barat adalah sebagai berikut:
1. Independensi
Menjunjung tinggi independensi, baik secara kelembagaan, organisasi, maupun individu. Dalam semua hal yang berkaitan dengan pekerjaan pemeriksaan, BPK bebas dalam sikap mental dan penampilan dari gangguan pribadi, ekstern, dan/atau organisasi yang dapat mempengaruhi independensi.
2. Integritas
Membangun nilai integritas dengan bersikap jujur, obyektif, dan tegas dalam menerapkan prinsip, nilai, dan keputusan.
3. Profesionalisme
Membangun nilai profesionalisme dengan menerapkan prinsip kehatihatian, ketelitian, dan kecermatan, serta berpedoman kepada standar yang berlaku.
4.2.3 Struktur Organisasi BPK RI Perwakilan Provinsi Jawa Barat
Berikut adalah struktur organisasi yang ada di BPK Perwakilan Provinsi Jawa Barat.
Gambar 4.1. Struktur Organisasi BPK Perwakilan Provinsi Jawa Barat
Kepala Perwakilan Kepala Sub Auditorat Jawa Barat I Pemeriksa Pertama Pemeriksa Muda Pemeriksa Madya Kepala Sekretariat Kepala Sub Bagian Umum dan TI Pengelola Teknologi Informasi Pengelola Barang Milik Negara Pemelihara Sarana dan Prasarana Pranata Kearsipan Pengadministrasi Umum Kepala Sub Bagian Humas dan TU Sekretaris Pengelola Layanan Kehumasan Kepala Sub Bagian Keuangan Pengelola Keuangan Pranata Kearsipan Pengadministrasi Umum Bendahara Pengeluaran Kepala Sub Bagian SDM Pengelola Kepegawaian Pengadministrasi Umum Kepala Sub Bagian Hukum Analis Hukum Kepala Sub Auditorat Jawa Barat II Pemeriksa Pertama Pemeriksa Muda Pemeriksa Madya Kepala Sub Auditorat Jawa Barat III Pemeriksa Pertama Pemeriksa Muda Pemeriksa Madya
Selain struktur organisasi instansi, BPK Perwakilan Provinsi Jawa Barat memiliki struktur Tim Pengelola Keuangan sebagai berikut:
Gambar 4.2. Struktur Tim Pengelola Keuangan
Pada BPK Perwakilan Provinsi Jawa Barat khususnya pada Sub Bagian Keuangan, tugas dan fungsi yang dijalankan berdasarkan jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut.
1. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
KPA dalam hal ini adalah Kepala BPK Perwakilan Provinsi Jawa Barat yang merangkap sebagai Pejabat Perbendaharaan Negara yang memiliki Tugas dan Wewenang diantaranya:
a) Menyusun DIPA;
b) Menetapkan PPK untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja Negara;
c) Menetapkan PPSPM untuk melakukan pengujian tagihan dan menerbitkan SPM atas beban anggaran belanja Negara;
d) Menetapkan panitia/pejabat yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan dan pengelola anggaran/keuangan;
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) PPK Staf PPK Pejabat / Panitia Pengadaan Barang/Jasa Pejabat / Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PHP) Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM) Inputer SPM
Kepala Sub Bagian Keuangan
Verifikatur Bendahara
e) Menetapkan rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana penarikan dana;
f) Memberikan supervisi dan konsultasi dalam pelaksanaan kegiatan dan penarikan dana;
g) Mengawasi penatausahaan dokumen dan transaksi yang berkaitan pelaksanaan kegiatan dan anggaran;
h) Menyusun laporan keuangan dan kinerja atas pelaksanaan anggaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2. PPK
PPK memiliki tugas dan wewenang diantaranya:
a) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana penarikan dana berdasarkan DIPA;
b) Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
c) Membuat, menandatangani dan melaksanakan perjanjian/kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa;
d) Melaksanakan kegiatan swakelola;
e) Memberitahukan kepada Kuasa BUN atas perjanjian/kontrak yang dilakukannya;
f) Mengendalikan pelaksanaan perjanjian/kontrak;
g) Menguji dan menandatangani surat bukti mengenai hak tagih kepada Negara;
h) Membuat dan menandatangani SPP;
i) Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian kegiatan kepada KPA; j) Menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaan kegiatan kepada KPA
dengan Berita Acara Penyerahan;
k) Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan;
l) Melaksanakan tugas dan wewenang lainnya yang berkaitan dengan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja Negara sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. PPSPM
PPSPM dalam hal ini adalah Kepala Sekretariat BPK Perwakilan Provinsi Jawa Barat yang memiliki tugas dan wewenang diantaranya: a) Menguji kebenaran SPP beserta dokumen pendukung;
b) Menolak dan mengembalikan SPP, apabila SPP tidak memenuhi persyaratan untuk dibayarkan;
c) Membebankan tagihan pada mata anggaran yang telah disediakan; d) Menerbitkan SPM;
e) Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih; f) Melaporkan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran
kepada KPA;
g) Melaksanakan tugas dan wewenang lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran.
4. Bendahara
Secara lebih rinci bendahara pengeluaran tergambar dari fungsi dan tugas bendahara pengeluaran yang dijabarkan dalam Pelaksanaan tugas kebendaharaan bendahara pengeluaran [23] meliputi:
a) Menerima, menyimpan, menatausahakan, dan membukukan uang/surat berharga dalam pengelolaannya;
b) Melakukan pengujian dan pembayaran berdasarkan perintah PPK; c) Menolak perintah pembayaran apabila tidak memenuhi persyaratan
untuk dibayarkan;
d) Melakukan pemotongan/pemungutan penerimaan negara dari pembayaran yang dilakukan;
e) Menyetorkan pemotongan/pemungutan kewajiban ke kas Negara; f) Mengelola rekening tempat penyimpanan UP; dan
g) Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kepada Kepala KPPN (Kuasa BUN).
5. Staf PPK
Staf PPK merupakan bagian dari tim pengelola keuangan yang membantu PPK dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Tugas dan fungsi dari staf PPK diantaranya:
a) Memeriksa kelengkapan dokumen;
b) Memeriksa kelengkapan tanda tangan dan cap di dalam dokumen pertanggungjawaban;
c) Mengisi form checklist sesuai dengan standar checklist yang diberikan oleh sub bagian Keuangan;
d) Memeriksa kesesuaian Mata Anggaran Kegiatan (MAK) dan kecukupan pagu anggaran;
e) Mengembalikan dokumen tagihan yang telah sesuai kelengkapannya dan disahkan kepada unit kerja untuk diproses ke sub bagian Keuangan;
6. Kepala Sub Bagian Keuangan
Posisi yang berperan sebagai penanggung jawab kebijakan anggaran, perbendaharaan, penatausahaan, dan pertanggungjawaban keuangan, serta menyiapkan bahan pendukung dalam rangka penyusunan Laporan Keuangan BPK di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Barat.
7. Verifikatur
Verifikatur merupakan bagian dari tim pengelola keuangan yang berperan dalam bisnis proses Layanan Prima Perbendaharaan dengan rincian tugas dan fungsi sebagai berikut:
a) Melakukan verifikasi terhadap kesesuaian tanggal pelaksanaan dengan bukti pendukung, kesesuaian nama pelaksana dengan dokumen pendukung, kesesuaian dengan tarif standar biaya, kesesuaian MAK pembebanan kedalam Aplikasi SINTAG, ketepatan perhitungan pajak, serta memastikan bahwa tidak ada duplikasi pelaksanaan perjalanan dinas;
c) Melakukan penginputan rincian tagihan ke dalam Aplikasi SINTAG;
d) Melakukan pengujian keabsahan bukti pendukung dokumen pertanggungjawaban;
e) Melakukan penginputan ke Aplikasi SIK untuk kemudian dilakukan pencetakan Surat Pernyataan Tanggung jawab Belanja (SPTB) yang harus ditandatangani oleh PPK;
8. Inputer SPM
Inputer SPM juga merupakan bagian dari tim pengelola keuangan yang bertugas melakukan penginputan ke Aplikasi SAS untuk dilakukan pencetakan SPP dan SPM serta menatausahakan dokumen pendukung SPM.
4.2 Analisis Sistem Berjalan
Pada tahap ini, dilakukan analisis pada bisnis proses layanan prima perbendaharaan dan permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan proses bisnis layanan permintaan UP dan layanan pertanggungjawaban UM-UP yang diterapkan saat ini. Gambaran bisnis proses yang sedang berjalan dibuat dengan metode Business Process Management Notation (BPMN). Kemudian pemodelan proses bisnis yang dilakukan dengan menggunakan
Enterprise Architect (EA).
4.2.1 Gambaran Awal Proses Bisnis Permintaan UM
Berikut adalah gambaran proses bisnis Permintaan UM yang berjalan.
Gambar 4.3. Proses Bisnis Permintaan UM yang sedang berjalan
Unit kerja di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Barat yang akan melaksanakan kegiatan, dapat mengajukan uang muka ke Bendahara Pengeluaran dengan mekanisme Penggunaan Uang Persediaan. Unit kerja menyampaikan Nota Dinas, RAB dan Voucher UM yang sudah ditandatangani oleh Kepala Unit Kerja ke Verifikatur dalam hal ini melalui Subbagian Keuangan untuk dilakukan verifikasi terkait peruntukkan permintaan UM yang hanya digunakan untuk kegiatan rutin perkantoran. Setelah diverifikasi dan dinyatakan sesuai peruntukkannya, rincian RAB dan Voucher UM diinput ke aplikasi SINTAG yang disebut dengan loket untuk kemudian dicetak lembar kendalinya. Petugas loket melakukan workdesk dengan memindai barcode pada lembar kendali yang dicetak
untuk kemudian diberi tanggal dan di paraf. Setelah rincian RAB dan Voucher UM diinput ke dalam aplikasi SINTAG, kemudian disampaikan ke Kasubbag Keuangan untuk dilakukan workdesk. Kasubbag Keuangan hanya sebagai pihak yang mengetahui. Setelah diketahui dan di workdesk oleh Kasubbag Keuangan kemudian disampaikan kepada Kepala Sekretariat Perwakilan sebagai Pejabat Penguji Tagihan/PPSPM untuk dilakukan juga pengesahan dan workdesk. Setelah itu disampaikan ke Bendahara Pengeluaran untuk memeriksa ketersediaan saldo dana Uang Persediaan (UP). Jika saldo UP tersedia maka Bendahara melakukan pencatatan permintaan UM-UP pada Buku Pembantu Uang Muka (BP-UM) dan mengarsipkan Nota Dinas, RAB dan Voucher UM yang sudah disertai lembar kendali tersebut. Rangkaian proses dari awal permintaan UM oleh Unit kerja hingga bendahara pengeluaran memerlukan waktu satu hari kerja. Selanjutnya Bendahara Pengeluaran menyiapkan Cek sejumlah total permintaan UM, yang ditandatangani oleh Kepala Sekretariat Perwakilan/PPSPM/Pejabat Penguji Tagihan bersama Bendahara Pengeluaran. Kemudian Bendahara Pengeluaran menyampaikan Cek ke Bank untuk dilakukan penarikan uang kas, dan menyerahkan uang tersebut ke Unit Kerja yang bersangkutan. Rangkaian proses dari pembuatan cek hingga pencairan di bank memerlukan waktu satu hari kerja.
Berdasarkan hasil observasi proses bisnis permintaan UM yang berjalan dilakukan pengumpulan data waktu aktifitas untuk proses tersebut. Data waktu dibuat dalam satuan menit untuk memudahkan perhitungan. Satu hari dihitung delapan jam/480 menit. Berikut hasil simulasi dari proses Permintaan UM yang berjalan.
Tabel 4.1 Data Waktu Permintaan UM
Actor No Aktifitas
Waktu (Menit)
Unit Kerja 1 Membuat Nota Dinas, RAB dan Voucher UM 60
2 Meminta Tanda Tangan Persetujuan Kepala Unit Kerja 30
Verifikatur 4 Memeriksa Kesesuaian Peruntukkan Permintaan UM 60
5 Memeriksa Kesesuaian Nilai Voucher UM dengan RAB 60
Kasubbag Keuangan
6 Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
Loket 7 Melakukan Input Rincian UM ke Aplikasi SINTAG 60
8 Mencetak Lembar Kendali dari Aplikasi SINTAG 15
9 Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
PPK 10 Mengesahkan Voucher UM dan RAB 30
11 Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
Pejabat Penguji Tagihan/PPSPM
12 Mengesahkan Voucher UM dan RAB 45
13 Menandatangani Cek/Bilyet Giro (BG) 60
Bendahara 14 Memeriksa Ketersediaan Saldo Dana UP 60
15 Melakukan Pencatatan dan Pengarsipan 50
16 Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
17 Menyiapkan UM dengan Mengisi Rincian Cek 60
18 Mengantarkan Cek/BG ke Bank termasuk dengan Antrian
yang dilakukan oleh Bendahara
120
19 Menerima Pencairan UM dari Bank dalam bentuk Tunai 60
20 Menyampaikan Pembatalan Permintaan UM ke Unit Kerja 10
Bank 21 Melakukan Pencairan Cek/BG 60
22 Menyerahkan UM yang dicairkan kepada Bendahara 30
Hasil pengumpulan data waktu aktifitas menunjukkan bahwa jumlah aktifitas yang diperlukan untuk proses permintaan UM yaitu sebanyak 22 aktifitas dan waktu yang dibutuhkan dari seluruh rangkaian proses permintaan UM yaitu selama 960 Menit atau 16 jam kerja atau 2 Hari Kerja.
4.2.2 Gambaran Awal Proses Bisnis Pertanggungjawaban UM
Pertanggungjawaban UM merupakan suatu proses bisnis yang dilakukan setelah kegiatan atas permintaan UM terlaksana. Berikut adalah gambaran proses bisnis untuk pertanggungjawaban UM yang berjalan.
Gambar 4.4. Proses Bisnis Pertanggungjawaban UM yang sedang berjalan
Setelah pelaksanaan kegiatan, setiap unit kerja harus menyampaikan pertanggungjawaban (SPJ) Penggunaan UM-UP dalam waktu maksimal 5 hari kerja. Dokumen SPJ UM-UP diantaranya terdiri dari:
2. Lembar Surat Perjalanan Dinas (SPD); 3. Kuitansi Dinas;
4. Nota Belanja bermaterai; 5. Surat Perintah Bayar (SPBy); 6. Voucher UM;
7. Faktur Pajak, jika kegiatan melibatkan jasa pihak ketiga dalam pembelanjaannya misalkan catering;
8. Surat Setoran Pajak (SSP) sebagai bukti pembayaran pajak atas pajak yang dikenakan;
9. Daftar Hadir untuk kegiatan yang bersifat pertemuan/rapat koordinasi dan sejenisnya;
10.Laporan Kegiatan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.
Unit kerja harus menyiapkan Dokumen SPJ Penggunaan UM-UP tersebut untuk kemudian disampaikan ke Staf Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk dilakukan pengesahan SPJ. Staf PPK memeriksa kelengkapan SPJ UM serta memeriksa kesesuaian nilai SPJ dengan Voucher UM. Jika sudah sesuai, kemudian SPJ disampaikan ke Verifikatur untuk dilakukan verifikasi terkait kelengkapan SPJ, ketepatan perhitungan jumlah SPJ dan setoran Pajak. Jika sudah sesuai, selanjutnya SPJ disampaikan ke Petugas Loket untuk menginput nama penagih, uraian dan nilai tagihan dokumen SPJ ke aplikasi SINTAG kemudian dilakukan workdesk. Setelah diinput di loket kemudian dokumen SPJ disampaikan kembali kepada verifikatur untuk menginput rincian realisasi Dokumen SPJ sesuai dengan MAK nya dan di-workdesk. Proses pengajuan dokumen SPJ dari mulai unit kerja hingga verifikatur memerlukan waktu 1 hari kerja.
Selanjutnya dokumen SPJ disampaikan kepada Kasubbag Keuangan untuk diketahui dan dilakukan workdesk. Kemudian Dokumen SPJ disampaikan ke Bendahara Pengeluaran. Bendahara pengeluaran memeriksa kategori dokumen SPJ yang sebelumnya sudah diverifikasi apakah termasuk kelebihan pembayaran atau kekurangan pembayaran. Jika merupakan kelebihan pembayaran maka Bendahara Pengeluaran
menagihkan pengembalian UM ke Unit Kerja. Jika merupakan kekurangan pembayaran, Bendahara Pengeluaran perlu memeriksa ketersediaan dana tunai di brankas, jika tersedia dana tunai yang cukup untuk membayar kekurangan ke Unit Kerja maka pembayaran ke Unit Kerja dapat langsung dilakukan. Namun jika tidak tersedia dana tunai di brankas Bendahara Pengeluaran maka pembayaran dilakukan melalui mekanisme Ganti Uang Persediaan (GUP). Kemudian Bendahara Pengeluaran melakukan pencatatan ke Buku Kas Umum (BKU) melalui aplikasi SILABI dan melakukan workdesk ke aplikasi SINTAG. Setelah mencatat ke BKU, Bendahara Pengeluaran membuat Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP) sebagai bahan untuk melakukan GUP atas Uang Persediaan yang telah terpakai dengan aplikasi SILABI. Output berupa DRPP tersebut dibuat dalam bentuk softcopy untuk kemudian dikirim ke directory aplikasi SAS dan dalam bentuk hardcopy
untuk kemudian disampaikan ke Inputer Aplikasi SIK. Dalam mekanisme GUP terdapat waktu tunggu dimana Bendahara Pengeluaran harus memenuhi syarat apabila UP yang dikelolanya telah dipergunakan paling sedikit 50% (lima puluh persen) dan memerlukan waktu 2 hari
Inputer Aplikasi SIK menginput rincian DRPP ke dalam aplikasi SIK dan mencetak Surat Pernyataan Tanggung jawab Belanja (SPTB) serta melakukan workdesk pada aplikasi SINTAG. Kemudian hardcopy
DRPP dan SPTB yang dicetak disampaikan kepada Inputer aplikasi SAS. Inputer aplikasi SAS menginput rincian DRPP pada modul PPK dalam aplikasi SAS untuk mencetak Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan mencetak Surat Perintah Membayar (SPM). Setelah itu dilakukan pengiriman file Arsip Data computer (ADK) ke directory
Komputer/media penyimpanan data eksternal untuk kemudian dilakukan
inject Personal Identification Number (PIN) PPSPM sebagai Tanda Tangan Elektronik PPSPM yang berisi sederet angka yang diverifikasi autentikasinya (keasliannya) oleh sistem pada KPPN. Dokumen DRPP, SPP dan SPM yang telah dicetak kemudian disampaikan kepada PPK untuk ditandatangani dilanjutkan ke PPSPM kemudian di copy sebagai
arsip dan dokumen SPM bertandatangan basah disampaikan ke KPPN beserta dengan file ADK nya. KPPN akan melakukan proses verifikasi dokumen SPM, jika sudah sesuai maka petugas loket pada KPPN akan mencetak tanda terima dokumen SPM. Waktu yang diperlukan oleh KPPN dalam melakukan proses pencairan ke rekening Bendahara Pengeluaran tergantung waktu penyampaian dokumen SPM ke KPPN. Jika waktu penyampaian dokumen dilakukan dari pukul 08.00 hingga pukul 12.00 maka dana penggantian UP sudah dapat masuk ke rekening Bendahara Pengeluaran di hari yang sama namun jika penyampaian dokumen dilakukan di atas pukul 13.00 maka dana penggantian UP akan masuk ke rekening Bendahara Pengeluaran keesokan harinya. Kemudian ketika dana penggantian UP sudah masuk ke rekening Bendahara Pengeluaran maka Bendahara Pengeluaran membayar kekurangan UM ke Unit Kerja. Rangkaian proses mulai dari input ke aplikasi SIK hingga pencairan GUP ke rekening Bendahara Pengeluaran memerlukan waktu 2 hari kerja. Berdasarkan penjelasan dari awal proses pertanggungjawaban UM hingga pencairan dari bank ke rekening bendahara diketahui bahwa waktu yang diperlukan untuk proses tersebut yaitu maksimal 5 hari kerja.
Berdasarkan hasil observasi proses bisnis pertanggungjawaban UM yang berjalan dilakukan pengumpulan data waktu aktifitas sebagai hasil simulasi untuk proses tersebut dengan rincian pada Tabel berikut.
Tabel 4.2 Data Waktu Pertanggungjawaban UM
Actor No Aktifitas Waktu
(Menit)
Unit Kerja 1 Menyiapkan Dokumen Pertanggungjawaban SPJ UM 90
2 Menyiapkan Pengembalian Sisa UM 30
3 Menerima Kekurangan Pembayaran UM 15
Staf PPK/PPK 4
Gambar 4.5. Staf PPK Memeriksa Kelengkapan SPJ UM
45
5 Staf PPK Memeriksa Kesesuaian Nilai SPJ UM dengan
Voucher UM
45
Verifikatur 7 Melakukan Uji Substantif terhadap Dokumen SPJ 105
8 Memeriksa Kesesuaian Dokumen SPJ dengan Mata Anggaran 45
Kegiatan (MAK) dan Sisa Pagu Anggarannya
9 Mengkategorikan apakah Kelebihan atau Kekurangan
Pembayaran
15
10 Menginput Rincian Realisasi Dokumen SPJ sesuai dengan
MAK nya
45
11 Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
Kasubbag
Keuangan 12
Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
Loket 13 Menginput Rincian Dokumen SPJ ke Aplikasi SINTAG 75
14 Mencetak Lembar Kendali 15
15 Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
Bendahara 16 Memeriksa Kategori Dokumen SPJ 15
17 Menagihkan Pengembalian UM ke Unit Kerja jika
Kategorinya Kelebihan Pembayaran UM
15
18 Memeriksa Ketersediaan Uang Tunai di Brankas jika
Kategorinya Kekurangan Pembayaran UM
19 Membayarkan Kekurangan UM dengan UP jika Tersedia
Uang Tunai di Brankas/Saldo di Rekening Bendahara
15
20
Membayarkan melalui Mekanisme Penggantian UP jika Tidak Tersedia Uang Tunai di Brankas/Saldo di Rekening Bendahara
21 Melakukan Pencatatan ke BKU pada Aplikasi SILABI 60
22 Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
23 Mengarsipkan Dokumen SPJ 90
24 Mengumpulkan dan Menyiapkan Dokumen Pengajuan GUP 480
25 Membuat dan Mencetak DRPP GU 60
26 Mengirim file DRPP ke Folder Aplikasi SAS dan Mencetak DRPP
30
27 Menerima Pencairan dari KPPN ke Rekening Bendahara 60
28 Melakukan Penarikan ke Rekening Bendahara dengan Cek 240
Inputer Aplikasi SIK
29 Melakukan Input Rincian DRPP ke Aplikasi SIK 60
30 Mencetak Surat Pernyataan Tanggung jawab Belanja (SPTB) 15
31 Melakukan Workdesk ke Aplikasi SINTAG 15
Inputer Aplikasi SAS
32 Melakukan Input Rincian DRPP ke Aplikasi SAS 60
34 Mencetak SPM 15
35 Mengirim file ADK SPM ke directory/media penyimpanan
data eksternal 15 36 Inject Pin PPSPM 30 37 Mengantarkan Berkas SPM ke KPPN 180 38 Mengarsipkan Dokumen SPM 60 PPSPM 39 Mengesahkan Dokumen SPM 75
KPPN 40 Melakukan Proses Verifikasi Dokumen SPM 90
41 Mencetak Tanda Terima Dokumen SPM 30
42 Melakukan Proses Pencairan ke Rekening Bendahara 60
Hasil pengumpulan data waktu aktifitas menunjukkan bahwa jumlah aktifitas yang diperlukan untuk proses pertanggungjawaban UM yaitu sebanyak 42 aktifitas dan waktu yang dibutuhkan dari seluruh rangkaian proses pertanggungjawaban UM yaitu selama 2.400 Menit atau 40 Jam Kerja atau 5 Hari Kerja.
4.3 Evaluasi Sistem Berjalan
Setelah menggambarkan alur proses dengan business process diagram, langkah selanjutnya yang dilakukan adalah membuat cause and effect diagram (diagram sebab akibat) yang digunakan untuk memahami penyebab permasalahan yang terjadi. Berikut adalah cause and effect diagram masalah keterlambatan pencairan SPJ UM.
Gambar 4.6. Cause and Effect Diagram Sistem Layanan Prima Perbendaharaan pada Proses
Permasalahan lamanya proses layanan prima perbendaharaan khususnya untuk permintaan dan pertanggungjawaban UM serta kurangnya monitoring atas proses tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya adalah dari sisi SDM, Metode, Material/Data dan Aplikasi. Dengan menggunakan analisis Fishbone telah diidentifikasi beberapa akar permasalahannya, dengan rincian pada tabel berikut.
Tabel 4. 3 Identifikasi Masalah
Faktor Masalah Usulan Perbaikan
SDM 1. Kurangnya pemahaman terhadap
Standard Operational Procedures
(SOP) terkait layanan prima
perbendaharaan;
2. Kesalahan input data tagihan yang pada umumnya terjadi pada saat
loket ke Aplikasi SINTAG.
Kesalahan dapat berupa kekeliruan dalam pengetikan nama penagih,
jumlah nominal uang muka,
uraian tagihan, dan jenis tagihan;
3. Verifikasi membutuhkan waktu
yang lama. Hal tersebut juga disebabkan oleh jumlah SDM yang terbatas sehingga terdapat pegawai yang mengerjakan tugas, pokok dan fungsi sebagai verifikatur namun juga melaksanakan tugas lainnya seperti penyusunan laporan bulanan dan laporan keuangan.
Prosedur yang terdapat pada layanan
prima perbendaharaan tidak
seluruhnya dituangkan ke dalam
dokumen SOP sehingga dalam
praktiknya, pegawai perlu mencatat langkah-langkah yang benar untuk dilakukan agar mendukung tugas pokok dan fungsi nya.
Pada saat penginputan data tagihan dilakukan pengecekan ulang kembali sebelum menyimpan dan mencetak lembar kendali.
Pada layanan prima perbendaharaan
seharusnya dilakukan pemisahan
fungsi antara verifikasi dengan tugas lainnya sehingga verifikasi dipegang oleh personil khusus. Selain itu, dokumen tagihan yang disampaikan oleh unit kerja sudah lengkap (termasuk tanda tangan) pada saat akan diserahkan kepada staf PPK sehingga aktifitas selanjutnya di bagian verifikasi menjadi lebih cepat.
Metode 1. Belum adanya standar waktu dan
prosedur aktifitas. Standar waktu merupakan bagian dari proses bisnis yang menjelaskan lamanya waktu yang diperlukan untuk setiap
Membuat SOP yang memuat standar waktu dalam setiap aktifitas yang berlangsung pada layanan prima perbendaharaan sangat diperlukan sehingga pengelola keuangan dan
aktifitas;
2. Penarikan kas dengan cek.
Terdapat aturan yang membatasi jumlah uang persedian di brankas
Bendahara Pengeluaran hanya
sebesar Rp50.000.000 (lima puluh juta rupiah), sehingga Bendahara
Pengeluaran lebih sering
melakukan penarikan kas di bank melalui cek. Selain itu,
unit kerja dapat menilai ketepatan waktu penyelesaian suatu transaksi keuangan.
lamanya antrean pada saat pencairan cek di bank; 1. Adanya waktu tunggu (idle) yang
disebabkan oleh lamanya proses
approval atau pengesahan
dokumen. Hal ini ditentukan oleh ada tidaknya Pejabat Pengelola Keuangan di tempat karena dalam penandatanganan kuitansi dinas dan dokumen pertanggungjawaban lainnya diperlukan tanda tangan basah dari pejabat terkait;
2. Adanya aktifitas yang
berulang-ulang. Salah satu contoh aktifitas yang berulang-ulang yaitu pada proses verifikasi dimana selama hasil verifikasi dokumen transaksi belum sesuai dengan ketentuan maka dokumen akan dikembalikan ke unit kerja untuk diperbaiki untuk kemudian diajukan kembali.
Terkait aturan yang membatasi
jumlah uang persediaan di brankas bendahara pengeluaran terdapat pada
Peraturan Dirjen Perbendaharaan
Nomor PER-3/PB/2014 sehingga hal tersebut sudah secara teknis mengatur penatausahaan kas bendahara. Hanya saja terkait antrean pencairan cek di Bank dapat diatasi dengan Internet Banking / Cash Management System
(CMS). Dalam rangka mendukung
program pemerintah yaitu
pengurangan penggunaan uang
kertas, bendahara pengeluaran juga dapat menggunakan fasilitas Internet banking / cash management system.
Selain itu, Penggunaan kartu debit diperlukan oleh bendahara untuk mengurangi antrian di bank dan menutup kekurangan yang mungkin biasa disebabkan oleh penarikan tunai dan internet banking / cash management system.
Aktifitas yang berulang-ulang pada dasarnya dapat diminimalisir dengan adanya keseragamanan Form seluruh
tata naskah kedinasan terkait
Material/ Data
1. Format kuintasi kedinasan yang
berubah-ubah. Dalam hal ini, masing-masing unit kerja memiliki format tersendiri dalam menyusun tata naskah dinas sesuai dengan
tugas pokok dan fungsinya
termasuk kuitansi dinas untuk transaksi keuangannya. Selain itu, format disesuaikan dengan persepsi dari masing-masing pejabat yang ada di unit kerjanya.
SOP terkait format kuitansi dinas khususnya UM sudah dibuat oleh sub bagian keuangan, hanya saja perlu dilakukan sosialisasi kembali untuk
menyeragamkan format yang
digunakan dalam transaksi keuangan kepada seluruh unit kerja.
Terkait jumlah UP yang terbatas,
bendahara pengeluaran perlu
mengantisipasi dengan solusi yang
1. Jumlah Uang Persediaan (UP) di
brankas terbatas. Hal ini masih berkaitan dengan permasalahan penarikan cek oleh bendahara di bank;
2. Jumlah dokumen transaksi yang
banyak. Hal tersebut berkaitan dengan keterbatasan SDM pada bagian Verifikatur dan volume
transaksi yang banyak
menyebabkan verifikasi SPJ
Penggunaan UM-UP menumpuk pada petugas verifikasi, sehingga memerlukan waktu yang cukup
lama untuk menyelesaikan
verifikasi tagihan;
3. Data anggaran belum di revisi.
Revisi anggaran merupakan
perubahan rincian anggaran yang
disebabkan penambahan atau
pengurangan pagu anggaran
termasuk pergeseran rincian
anggarannya. Ketika unit kerja mengajukan uang muka suatu
kegiatan dan
pertanggungjawabannya
menggunakan mata anggaran
sudah dijelaskan sebelumnya pada permasalahan penarikan cek di bank. Jumlah dokumen transaksi yang banyak dapat diantisipasi dengan pembagian tugas yang tepat untuk verifikasi oleh pejabat terkait serta menetapkan arsiparis untuk dokumen SPJ sehingga meminimalisir resiko dokumen SPJ tercecer dan hilang. Unit kerja dalam permintaan UM perlu memantau sisa anggaran yang terdapat pada unit kerjanya sehingga sudah disesuaikan dengan RAB serta pengajuan pertanggungjawabannya.
kegiatan (MAK) yang belum direvisi tambah sehingga tidak
mencukupi, maka proses
pertanggungjawaban harus
menunggu hingga anggaran
tersebut direvisi.
Aplikasi 1. Menggunakan berbagai sistem
aplikasi;
2. Sistem aplikasi tidak terintegrasi.
Sistem aplikasi yang digunakan dalam layanan prima perbendaharaan yang berkaitan dengan permintaan UM dan pertanggungjawaban UM
diantaranya Aplikasi SINTAG,
Aplikasi SIK, Aplikasi SAS, Aplikasi SILABI.
Sistem Aplikasi yang digunakan tersebut belum terintegrasi sehingga
perlu dilakukan kembali input
manual dari satu sistem aplikasi ke sistem aplikasi lainnya.
