Internal Audit Penerimaan Kas pada PT Arun NGL Co
Lhokseumawe Dalam Usaha Menjaga Keamanan Harta
dan Data Keuangan Perusahaan
Oleh : Asrida
Abstrak
PT. Arun Lhokseumawe adalah perusahaan patungan antara Pertamina, Mobil Oil (MOI) dan Jilco Jepang. Perusahaan ini bertindak sebagai operator kilang untuk pengolahan atau produksi LNG, LPG dan Consendate. PT. Arun termasuk perusahaan besar, baik dilihat dari segi total investasi maupun total ekspornya atau dari segi jumlah karyawan yang bekerja. Oleh karena itu, PT. Arun mempunyai aktivitas dan transaksi perusahaan yang cukup banyak dan rumit, sehingga pimpinan tertinggi tidak mampu lagi untuk melaksanakan pengawasan langsung terhadap operasi perusahaan berdasarkan rencana yang telah ditetapkan. Kas merupakan salah satu aktiva lancar yang paling likuid dibandingkan dengan aktiva lainnya. Sumber utama penerimaan kas PT.Arun berasal dari produsen, yaitu perusahaan Pertamina dan Mobil Oil Indonesia (MOI), yang merupakan pemilik utama perusahaan ini. Disamping itu, PT.Arun juga mempunyai sumber-sumber penerimaan kas yang berasal dari pihak ketiga. Pelaksanaan pemeriksaan kas PT.Arun dimaksudkan untuk menjaga apakah pengawasan intern terhadap penerimaan kas telah memadai.
Keywords: Internal Audit,Kas, Aktiva,Penerimaan Kas, Kebutuhan Kas,
1. Pendahuluan
Pada perusahan yang berskala besar dimana organisasi dan aktivitas serta transaksi perusahaan menjadi lebih luas dan komplek, maka pimpinan perusahaan akan menemui kesulitan dalam mengawasi opera-si perusahaan secara langsung. Oleh karena itu pimpinan perusahaan membutuhkan suatu alat yang dapat memberikan informasi yang terus menerus guna mengawasi operasi perusahaan.
Dalam akuntansi, alat pengawasan ter-sebut dikenal dengan sistem pengawasan intern. Dengan adanya sistem pengawasan intern yang baik didalam perusahaan, diharapkan karyawan bekerja menurut pro-sedur yang ditentukan secara jelas sehingga dapat mencegah terjadinya penyelewengan, kecurangan dan pemborosan.
Dalam perusahaan besar, pimpinan akan menghadapi persoalan yang cukup banyak, sehingga pimpinan perusahaan tidak dapat melaksanakan fungsi pengawasan seluruhnya dengan seorang diri saja. Dengan adanya keterbatasan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki pimpinan perusahaan dalam
menjalankan usaha, maka sangatlah diper-lukan adanya suatu bagian khusus yang akan membantu pimpinan untuk melaksanakan fungsi pengawasan. Bagian itu adalah inter-nal audit. Hal ini diharapkan, pimpinan akan dapat memperoleh informasi mengenai pelaksanaan sistem pengawasan intern, apakah berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana.
Internal audit berfungsi menilai kembali sistem pengawasan intern yang ada, dimana penilain tersebut dilakukan melalui pemeriksaan terhadap catatan keuangan, produser, kebijaksanaan akuntansi, ketaatan pada prinsip akuntansi, serta penilaian terhadap kebijaksanaan manajemen dan efiensi usaha.
Melalui internal audit dapat diketahui kelemahan-kelemahan dari sistem pengawa-san tersebut dan kelemahan dalam pelaksa-naannya sehinga dapat diambil tindakan-tindakan perbaikan dan penyempurnaan. Dengan demikian, diharapkan kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan terhindar dari kemungkinan penyelewengan, kesalahan dan kecurangan yang tidak perlu.
PT.Arun merupakan perusahaan besar, baik dilihat dari segi total investasi maupun total ekspornya atau dari segi jumlah karyawan yang bekerja. Sebagai perusahaan besar yang terus berkembang, PT. Arun mempunyai aktivitas dan transaksi perusa-haan yang cukup banyak dan rumit, sehingga pimpinan tertinggi tidak mampu lagi untuk melaksanakan pengawasan langsung terha-dap operasi perusahaan berdasarkan rencana yang telah ditetapkan.
Kas merupakan salah unsur aktiva lancar yang paling likuid dibandingkan dengan aktiva lainnya. sebagian besar transaksi perusahaan berakhir dalam transaksi kas. Kelemahan-kelemahan dalam sistem penga-wasan intern penerimaan kas akan mendo-rong terjadinya penyelewengan. Dengan adanya internal audit, maka sistem tersebut dapat dievaluasi secara terus menerus sehingga dapat diperoleh keyakinan atas posisi kas yang sebenarnya dan dorongan untuk melakukan penyelewengan dapat dihindari. Dalam penelitian ini penulis ingin melihat bagaimana pelaksanaan internal audit penerimaan kas pada PT.Arun tersebut dimana dengan pelaksanaan internal audit yang baik diharapkan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dapat berhasil dengan baik.
Adapun yang menjadi tujuan penelitian yang penulis lakukan adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan audit penerimaan kas pada PT. Arun NGL Co. Lhokseumawe. Disamping itu penulis juga ingin mengatahui sejauh mana peranan internal audit penerimaan kas dalam usaha menjaga keamanan harta perusahaan dan menyajikan data-data keuangan.
2.
Tinjauan Pustaka
a. Internat Audit
Merupakan suatu aktivitas penilaian bebas atas kegiatan operasi sebagai dasar membantu pimpinan melakukan penga-wasan, selain itu juga untuk mengetahui apakah sistem yang ditetapkan dapat ber- jalan, serta pembukuan dan laporan keuangan telah menggambarkan aktivitas yang sebenarnya (Holmes, 1959 : 78). Hal ini juga dikemukakan oleh Arifin Wira-kusumah, yakni internal audit merupakan suatu penelaahan operasi-operasi dan catatan, dapat dilakukan terus menerus di dalam perusahaan oleh staf yang khusus
ditugaskan untuk scope pekerjaannya ditentukan oleh manajemen (1983 : 21).
Lebih lanjut internal audit berfungsi, dikaitkan dengan memenuhi tugas dan tanggung jawab yang ditetapkan manaje-men, maka dapat dijabarkan, antara lain : 1).menentukan baik tidaknya internal control yang memperhatikan pemisahan fungsi dan apakah prinsip akuntansi benar-benar dilaksanakan, 2).bertanggung jawab dalam menentukan apakah pelaksanaannya sesuai dengan rencana policy dan prosedur yang telah ditetapkan sampai menilai apakah hal-hal tersebut perlu diperbaiki atau tidak, 3). Memverifikasi adanya dan keutuhan kekayaan assets termasuk mencegah dan menemukan penyelewengan Ruchyat Kosasih, 1981 : 169). Oleh karena itu staf internal audit harus mempunyai kedudukan sebagai fungsi staf dari pada bersifat fungsi garis. Sebagai staf atau advisory function internal auditor dapat bebas mengukur dan menilai alat pengawasan lainnya secara objektif.
b. Pengawasan Intern Penerimaan Kas
Pengawasan intern terdiri dari dua aspek. 1) accounting control yang meliputi rencana organissi dan semua cara serta prosedur terutama yang menyangkut dan berhubu-ngan langsung dengan pengamanan harta milik dan dapat dipercayainya catatan keuangan perusahaan. 2) administrative control, yang meliputi rencana organisasi dan semua cara serta prosedur yang terutama manyangkut efisiensi usaha juga ketaatan karyawan terhadap kebijaksaan pimpinan perusahaan dan pada umumnya tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan. Zaki Baridwan (1985 : 14) menguraikan ciri-ciri yang baik, yakni : a). suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, b) suatu system wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik, hutang-hutang pendapatan, dan biaya-biaya, c) praktek-praktek yang sehat
harus dijalankan di dalam melakukan tugas-tugas dan fungsi setiap bagian dalam organisasim, dan d) suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
Sehingga system pengawasan intern penerimaan kas yang baik, menurut Zaki Baridwan (1985 : 146) antara lain, 1).
Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pengawasan fisik, 2). Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup, 3). Harus segera dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek atau uang yang diterima, dari siapa, 4). Semua penjualan tunai dibuatkan nota penjualan yang sudah diberi nomor urut atau dicatat dalam mesin cash register, dan 5). Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang.
Tujuan penerimaan kas menurut Ruchyat Kokasih (1985 : 262), bahwa : 1). Semua penerimaan kas telah dipertanggung jawabkan dengan tepat, 2). Uang yang telah diterima telah dibukukan dan semua uang yang seharusnya diterima telah diterima dan dibukukan. Sehingga program pemeriksaan kas, menyangkut (1) daftar pertanyaan pengawasan intern, dan (2) program pengujian.
Suatu laporan yang baik untuk laporan pemeriksaan penerimaan kas agar dapat dimanfaakan secara efektif dan memuaskan bagi si penerima laporan, menurut Bambang Hartadi (1986 : 210), harus memenuhi syarat-syarat, yaitu : (1) laporan harus tepat waktu, (2) laporan harus jelas dan sederhana, (3) laporan harus seteliti mungkin, benar, dan dapat dipercaya, (4) laporan harus ada standarisasinya, dan (5) laporan harus mempunyai nilai guna.
3.
Metodologi Penelitian
Penelitian ini dimulai dengan menetapkan responden. Yang menjadi responden adalah Pimpinan perusahaan, Kepala Departemen Internal audit dan juga para pegawai PT.Arun. Untuk pengupulan data dilakukan dengan pendekatan 1).
Library Research, dan 2). Field Research, bertujuan untuk mendapatkan data-data dan ketera-ngan yang berhubungan dengan inter-nal audit penerimaan kas. Penelitian ini dilakukan dengan cara mempela-jari bahan tertulis yang diperoleh dari perusahaan, serta melalui observasi dan diskusi.
1.
Hasil Penelitian
a. Tujuan dan Program Pemeriksaan Penerimaan Kas.
Sumber utama penerimaan kas PT.Arun berasal dari produsen, yaitu perusahaan
pertamina dan Mobil Oil Indonesia (MOI), yang merupakan pemilik utama perusahaan ini. Disamping itu, PT.Arun juga mempunyai sumber-sumber penerimaan kas lainnya yang berasal dari pihak ketiga. Jumlah peneri-maan dari pihak ketiga relatif kecil bila dibandingkan dengan total kebutuhan kas/ dana keseluruhan selama satu periode. b. Penerimaan dari Prosedun
PT.Arun dalam menjalankan kegiatan usahanya untuk memproses gas alam cair (LNG) dan Condensate membutuhkan sejumlah dana untuk membiayai bermacam-macam keperluan operasional perusahaan seperti gaji karyawan dan tunjangan-tunjangan, biaya perbaikan dan pemeliha-raan pabrik dan barang-barang modal, pembelian bahan penolong untuk produksi,
pembelian peralatan dan perlengkapan pabrik serta kantor. Untuk membiayai hal tersebut, PT Arun meminta dana kepada Pertamina dan Mobil Oil Indonesia yang dinamakan dengan advance fund atau dana panjar.
c. Penerimaan dari Pihak Ke tiga
Yang dimaksud pihak ke tiga adalah semua perorangan, badan usaha, instansi dan lain-lain yang merupakan tanggungan PT.Arun.
Dalam upaya mendukung kegiatan operasionalnya, PT.Arun menyediakan fasili-tas-fasilitas dan jasa-jasa yang meliputi antara lain rumah sakit, pesawat terbang, pesawat telepon, perumahan/penginapan dan lain-lain.
Bagi pihak ke tiga yang menggu-nakan fasilitas dan jasa mikik PT.Arun, maka mereka harus membayar sejumlah dana penggunaan fasilitas dan jasa-jasa tersebut. Pihak yang bertanggung jawab dalam pengelolaan fasilitas dan jasa tersebut membuat tanda bukti penggunaannya. Lembar asli tanda tersebut dikirim ke seksi General Accounting sebagai dasar pembu-atan invoice penagihan dan pencatatan piutang.
Pihak ke tiga di atas dapat membayar tagihan tersebut melalui Bank atau melalui kasir PT. Arun. Penerimaan melalui Bank akan dibuku-kan oleh General Accounting apabila nota kredit sudah diterima dari Bank. Apabila penerimaan melalui kasir maka kasir akan membuat tanda terima dan akan dikirimkan ke General Accounting
untuk dibukukan. Esok harinya kasir akan menyetor uang tersebut ke Bank.
Disamping penerimaan dari pihak ke tiga adakalanya kasir menerima uang dari karyawan sebagai pengembalian uang muka (advance) dalam rangka training business, berobat keluar dan lain-lain. Pengembalian uang tersebut dipertanggung jawabkan melalui expense report.
Pemeriksaan penerimaan kas meru-pakan bagian dari pemeriksaan atas subjek audit “Bank Reconsiliation and Petty Cash”, Internal audit berkesimpu-lan bahwa pengawasan intern terhadap penerimaan kas sudah memadai sehing-ga subjek ini tidak sering diperiksa. Pemeriksaan reguler setiap tahun hanya pada Petty Cash dan penerimaan melalui kasir.
Sebelum pelaksanaan pemeriksaan, Lead Auditor atau Auditor yang ditugaskan memeriksa subjek tersebut membuat audit program sebagai pedo-man bagi auditor dalam pelaksanaan pemeriksaan .Audit program yang telah disusun tidak bersifat kaku,akan tetapi disesuaikan dengan situasi dan kondisi subjek yang diperiksa serta pengalaman,inisiatif dan imajinasi auditor. Dalam audit program tersebut dimuat bahwa tujuan pemeriksaan penerimaan kas adalah : 1). Mengidentifikasi aspek-aspek
mana-jemen sehubungan dengan kas dan sistem penerimaannya, terutama terhadap ketepatan jumlah, kebenaran dan keandalan sistem dan prosedur. 2). Mencegah terjadinya penyimpangan
dan penyelewengan dalam pelaksa-naan prosedur, kebijakan dan ketentuan-ketentuan yang ada sehubungan dengan penerimaan kas. 3). Memberikan saran-saran sehubu-ngan
adanya kelemahan-kelemahan yang masih mungkin diperbaiki.
Program pemeriksaan di atas secara garis besar memuat tujuan pemeriksaan, evaluasi terhadap sistem pengawasan intern, perencanaan pemeriksaan pendahuluan yang mencakup pengumpulan informasi, analisa terhadap informasi dan data yang diperoleh, pos-pos yang diperiksa dengan waktu yang dibutuhkan serta prosedur pemeriksaan yang dijalankan.
1. Pelaksanaan Pemeriksaan Penerima Kas Setiap tahun, Departemen Internal Audit
membuat rencana subjek yang akan
diperiksa. Berdasarkan rencana tersebut, untuk setiap subjek yang diperiksa, General Auditor mengirimkan surat pemberitahuan (Notification Letter) ke-pada Maneger Departemen yang diperiksa serta membuat surat penugasan tersebut Lead Auditor dan Auditor menyusun rencana pemeriksaan (Audit Plan) yang berisikan rencana waktu yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan pemeriksaan yang dilaksanakan. Dan langkah selanjutnya menyusun program pemeriksaan (audit program) seperti yang telah diterangkan terdahulu. Kemudian melakukan pemerik-saan lapangan (field work) Pelaksanaan pemeriksaan lapangan dilakukan berda-sarkan prosedur pemeriksaan yang telah disusun. Dalam pelaksanaan pemeriksaan penerimaan kas dilakukan sesuai dengan prosedur pemeriksaan yang telah di- terangkan dalam tujuan dan program pemeriksaan di atas.
2. Laporan Hasil Pemeriksaan
Laporan hasil pemeriksaan merupakan tugas akhir dari serangkaian proses pemeriksaan terhadap subjek audit yang diperiksa. Laporan hasil pemeriksaan terdiri dari dua macam, yaitu audit report dan Management letter. Audit report dialamatkan kepada pimpinan ter-tinggi perusahaan, yaitu Vice President Director, sedangkan Manage-ment letter dialamatkan kepada General Manajer perusahaan. Perbedaan kedua laporan tersebut terletak pada signi-fikasi dari pada temuan dan rekomendasi internal audit. Management letter memuat item-item yang tidak material akan tetapi memerlukan tindakan koreksi oleh auditee atau yang telah dikoreksi pada saat pemeriksaan dilakukan. Semua item-item yang dilaporkan dalam Management letter tidak dilaporkan lagi dalam audit report.
Sebelum laporan hasil pemeriksaan ini disampaikan pada pimpinan tertinggi perusahaan (VPD atau General Manager) terlebih dahulu harus dikirimkan draft-nya kepada beberapa manajer yang terkait dalam masalah pemeriksaan penerimaan kas. Para manajer akan memberikan komentar terhadap draft tersebut, apakah mereka setuju atau tidak. Laporan hasil pemeriksaan ini merupakan rangkuman dari temuan dan
rekomendasi auditor terhadap subjek yang diperiksa serta tanggapan manaje-men yang diperiksa terhadap temuan dan rekomendasi tersebut. Temuan dan rekomendasi auditor disampaikan kepada manajer auditee melalui media “Audit memorandum”.
Audit memorandum ini dibuat apabila dalam pelaksanaan suatu audit prosedur ditemukan suatu penyimpangan atau kekeliruan yang memerlukan tindakan koreksi. Audit memorandum dialamat-kan kepada Manajer terkait dengan tembusan kepada Planning and Finance Executive di Jakarta. Laporan hasil pemeriksaan terdi-ri daterdi-ri laporan yang memuat temuan (significan finding) dan laporan tanpa temuan (nosignifican finding).
Laporan hasil pemeriksaan memuat informasi berikut :
a. Skope of Audit, yaitu ruang lingkup pemeriksaan yang dilakukan departe-men internal audit.
b. Management Review, yang meng-informasikan bahwa laporan hasil pemeriksaan ini telah direview oleh manajer departemen yang berkaitan dengan subjek yang diperikasa
c. Summary of Principal Finding, yang memauat ringkasan temuan-temuan hasil pemeriksaan
d. Finding, Recommendation and Mana-gement Comment, yang memuat temuan dan rekomendasi dari Internal auditor serta memuat tanggapan manajemen terhadap temuan dan rekomendasi tersebut. Laporan inilah yang nantinya menjadi pertimbangan manajemen tertinggi untuk mengambil suatu keputusan mengenai perbaikan-perbaikan terhadap temuan-temuan ataupun perubahan-perubahan yang disarankan oleh auditor, apakah akan dijalankan atau tidak yang tujuan-nya untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perubahan di masa mendatang.
2.
Kesimpulan
PT.Arun Lhokseumawe adalah perusa-haan patungan antara Pertamina, Mobil Oil (MOI) dan Jilco Jepang. Perusahaan ini bertindak sebagai operator kilang untuk pengolahan/produksi LNG, LPG dan Condensate.
Untuk menjalankan tugas sebagai ope-rator maka PT.Arun membutuhkan dana untuk mengoperasikan kilang pabrik. Karena itu setiap tahun PT.Arun harus menyusun budget atas biaya yang dibutuhkan setiap tahun agar dapat disetujui oleh Produsen.
PT.Arun tidak menerbitkan laporan laba rugi sebab dalam operasinya tidak mempunyai sumber pendapatan. Penerima-an atas pemakaiPenerima-an fasilitas-fasilitas dPenerima-an jasa-jasa oleh pihak ketiga tidak diakui sebagai pendapatan melainkan sebagai pengurangan biaya.
Penerimaan kas pada PT.Arun dapat berasal dari dua sumber yaitu dari produsen dan dari pihak ke tiga.
Pelaksanaan pemeriksaan kas PT.Arun dimaksudkan untuk menjaga apakah pengawasan intern terhadap penerimaan kas telah memadai.
Setiap akhir pemeriksaan, internal Audit menerbitkan laporan hasil pemeriksaan, baik dengan temuan maupun laporan hasil pemeriksaan, baik dengan temuan maupun yang tanpa temuan.
Daftar Pustaka
Arya, Ngurah. 1981. Internal Auditing, Penerbit Ananda, Yogyakarta.
Baridwan, Zaki, 1981. Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi kedua, Penerbit Akadmi Akuntansi YKPN, Yokyakarta
Chusing, Baury E. 1986. Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, Saduran, Edisi Ketiga, PenerbitErlangga, Jakarta.
Edris, Muhammad. 1983. Auditing 2, Suatu Pembahasan, Penerbit Sinar Baru, Bandung.
Hamilton, Alexander, Internal Auditing Key to Financial and Operation Inprovement. A.H. Institute Incorporated, New York, USA.
Holmes, Athur W. 1988. Auditing Norma dan Prosedur, Terjemahan Moh. Badjuri, Edisi Kesembilan, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Penulis :
Asrida, SE., Ak.
Sarjana pada Fakultas Ekonomi Unsyiah Banda Aceh, (tahun 1985). Sejak tahun
2003-sampai terdaftar sebagai staf
