1.1.Latar Belakang Permasalahan
Dewasa ini, kita tengah memasuki era globalisasi di mana setiap bidang kehidupan berkembang dengan pesat. Di tengah kondisi ini perusahaan dituntut agar dapat mempertahankan bahkan mengembangkan performanya di samping harus berkompetisi dengan banyak entitas usaha lainnya. Analisa dan evaluasi mengenai performa perusahaan menjadi hal yang sangat penting sebagai dasar untuk memperbaiki kelemahan – kelemahan yang ada dan mengembangkan usaha dengan lebih baik. Untuk dapat menganalisa dan mengevaluasi performanya, maka perusahaan harus dapat menghasilkan informasi yang akurat, dapat diandalkan, dan relevan agar dapat terjadi pengambilan keputusan yang tepat.
Informasi yang tepat akan didapatkan jika sistem yang digunakan layak dan memadai. Dengan perkembangan teknologi informasi sekarang ini, makin banyak perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi dalam kegiatan operasionalnya. Dengan pemakaian sistem yang terkomputerisasi, banyak keuntungan yang didapatkan seperti berkurangnya beban pembelian dokumen kertas dan beban penyimpanan dokumen. Keuntungan yang paling utama adalah dihasilkannya informasi yang akurat, dapat diandalkan, dan relevan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.
Dari 5 siklus dasar yang ada dalam perusahaan, yaitu siklus pendapatan, pengeluaran, penggajian, produksi, dan pelaporan, siklus produksi adalah siklus yang paling signifikan bagi perusahaan manufaktur. Dari siklus ini dihasilkanlah informasi akuntansi biaya di mana informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input yang sangat penting untuk pengambilan keputusan mengenai beberapa hal seperti barang apa yang akan diproduksi, penentuan harga produk, pengalokasian dan perencanaan sumber daya, dan manajemen biaya. Siklus produksi terdiri dari 4 aktivitas dasar yaitu desain produk, perencanaan dan penjadwalan, operasi produksi, dan akuntansi biaya (Romney dan Steinbart, 2003). Dengan adanya sistem informasi yang baik dalam siklus produksi, maka informasi – informasi masukan (input) yang ada dapat diolah dengan baik
sehingga dapat memberikan informasi keluaran (output) yang akurat bagi pihak manajemen untuk nantinya digunakan dalam pengambilan keputusan.
Menyadari pentingnya informasi yang dihasilkan oleh siklus produksi pada perusahaan manufaktur, maka penulis berkeinginan untuk meneliti mengenai siklus produksi. Penulis mengadakan penelitian di PT.”X” yang merupakan perusahaan manufaktur tas yang berbahan dasar kain ( seperti tas traveling dan tas laptop ) yang berlokasi di Surabaya Barat. Untuk produknya, saat ini PT.”X” mempunyai 59 varian tas, 2 jenis tas dengan 4 pilihan dimensi, 5 jenis mempunyai 3 dimensi, 8 jenis memiliki 2 dimensi, 49 jenis memiliki 1 dimensi. Order produksi yang paling banyak diterima oleh perusahaan sampai saat ini adalah tas travelling atau tas koper kain.
Dalam memperhitungkan harga pokok produksinya, perusahaan menggunakan kebijakan penghitungan dari total nilai yang ada dalam dokumen rincian harga ditambah dengan 10% dari total biaya tersebut. 10% ini digunakan untuk mengalokasikan beban listrik, telepon, dan air ke satu unit produk, termasuk juga biaya bahan baku tidak langsung dan juga biaya tenaga kerja tidak langsung. 10% ini juga dialokasikan untuk mengcover jika terjadi kenaikan harga bahan baku baik beberapa bahan baku yang dibeli secara impor dalam dollar maupun bahan baku yang dibeli di dalam negeri. Jika ada pesanan, angka yang terdapat dalam dokumen rincian harga akan dikalikan dengan jumlah unit yang dipesan oleh pelanggan. Dalam mengklasifikasikan biaya bahan baku, perusahaan tidak memilah – milah antara bahan baku langsung maupun tidak langsung. Ada bahan baku tidak langsung yang dimasukkan dalam dokumen rincian harga menjadi bahan baku langsung.
Dengan melihat dari kondisi di atas, maka penulis menemukan adanya kelemahan dalam sistem penghitungan harga pokok produksi pada PT.”X”. Kelemahan tersebut menyebabkan perhitungan harga pokok produksi PT.”X” kurang akurat. Beberapa bahan baku tidak langsung yang dimasukkan menjadi bahan baku langsung akan menyebabkan biaya untuk bahan baku langsung menjadi overstated. Hal ini juga menyebabkan biaya yang dialokasikan untuk bahan baku tidak langsung menjadi overstated, karena beban overhead dihitung berdasarkan penjumlahan antara direct material dan direct labour. Kondisi di
atas menyebabkan jumlah biaya yang dihabiskan untuk bahan baku langsung dan tidak langsung dalam proses produksi menjadi tidak valid.
Selain itu, perusahaan tidak mempunyai dokumen yang menunjukkan biaya yang terjadi dalam memproduksi satu pesanan ataupun laporan yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil langkah perbaikan kinerja proses produksi. Dengan kondisi ini, pengambilan keputusan dan penentuan kebijakan yang tepat akan sulit untuk dilakukan. Dampak lain yang mungkin terjadi adalah kemungkinan bahwa harga pokok penjualan per unit yang dihitung oleh perusahaan overstated yang dapat mempengaruhi laba perusahaan dan membawa dampak yang signifikan bagi perusahaan. Jika harga pokok produksi overstated, perusahaan kurang bisa menawarkan harga yang kompetitif pada konsumennya, padahal kompetitor dalam bidang usaha ini tidaklah sedikit.
Dalam sistemnya yang sekarang, manajer menentukan harga pokok pesanan dengan cara mengalikan jumlah pesanan dengan total bia ya produksi tas per unit yang ada dalam dokumen rincian harga. Harga bahan baku yang tertera dalam dokumen rincian harga diambil dari buku bahan baku yang dikelola oleh Kasir. Dalam buku ini, tercantum harga beli eceran atau harga pasar dari masing – masing bahan baku. Dengan cara ini, kemungkinan akan terjadi human error dalam penghitungan harga pokok pesanan. Karena kondisi inilah, penulis tertarik untuk membuat penelitian mengenai analisa dan rancang sistem terkomputerisasi atas siklus produksi di PT.”X”. Di mana dengan perancangan yang terkomputerisasi, persentase human error akan berkurang secara signifikan karena pengkalkulasian harga pokok produksi per order akan dilakukan dengan menggunakan komputerisasi sehingga hasilnya pun akan lebih akurat, contohnya biaya bahan baku akan langsung mengambil data dari bahan baku yang dipakai sehingga tidak ada kekeliruan dalam penetapan harga dan juga tidak mengkonsumsi banyak waktu.
Di samping itu, perusahaan kurang menerapkan pengendalian yang memadai karena kegiatan permintaan bahan ataupun pemakaian tenaga kerja yang hanya berdasarkan ingatan masing – masing orang saja dan tidak mempunyai dokumentasi secara tertulis. Karena hal ini, penulis akan merancangkan beberapa dokumen sehingga diharapkan aliran biaya produksi menjadi terdokumentasi
akurat dan siklus produksi PT.”X” mempunyai pengendalian yang memadai untuk menghindari adanya kerugian yang tidak disadari yang mungkin terjadi selama ini. Menurut penulis, dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi ini akan sangat membantu jika perusahaan mengalami transaksi dalam jumlah yang besar atau dalam kasus penjualan dengan spesifikasi yang kompleks. Penulis akan merancangkan sistem yang terkomputerisasi dengan menyesuaikan pada kondisi perusahaan dan menyarankan beberapa pengendalian yang sekiranya perlu untuk diterapkan. Melalui sistem terkomputerisasi ini, maka pemilik atau manajer akan langsung dapat membaca informasi mengenai harga pokok produksi yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan dan pengevaluasian performa perusahaan. Diharapkan dengan sistem terkomputerisasi ini, aliran informasi dalam siklus produksi perusahaan dapat menjadi lebih reliabel dan relevan sehingga perusahaan dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik mengingat saat ini perusahaan tengah berusaha untuk mengembangkan usahanya.
1.2. Rumusan Masalah
Bagaimana analisa dan rancang sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus produksi pada PT.”X”?
1.3. Batasan (scope) Skripsi
Dalam skripsi ini penulis akan meneliti mengenai
1. Perancangan sistem informasi akuntansi dikhususkan pada siklus produksi perusahaan.
2. Siklus produksi terdiri dari tahapan desain produk, perencanaan dan penjadwalan, operasi produksi, dan akuntansi biaya. Tahapan desain produk membahas mengenai pembuatan desain dan sampel (contoh) produk yang dipesan oleh pelanggan. Dalam tahapan perencanaan produksi, dokumen yang akan dibahas oleh penulis adalah MPS (Master Production Schedule) yang digunakan untuk menjadwalkan produksi per pesanan sehingga diharapkan aktivitas produksi akan semakin terkontrol. Dalam tahapan akuntansi biaya, penulis akan membahas mengenai
perhitungan harga pokok produksi perusahaan beserta dokumen dan form yang terkait. Penulis akan membahas siklus produksi mulai dari desain dan produksi sampel.
3. Penulis akan membahas sistem akuntansi biaya job order costing karena perusahaan mengkhususkan pada penerimaan pesanan yang bersifat job order.
4. Penulis hanya akan meneliti proses produksi dari tas koper kain. Sebagai contoh kasus, penulis akan meneliti satu job perusahaan pada bulan September 2007.
5. Biaya dan proses perakitan beberapa komponen raw material tidak dibahas dalam skripsi ini.
6. Barang rusak dan barang yang diproses kembali tidak dibahas dalam skripsi ini karena jarang terjadi.
7. Dalam proses produksi PT.”X” terdapat 6 Bagian Produksi yaitu Bagian Potong, Bagian Jahit, Bagian Jopan, Bagian Assembling, Bagian Sablon, dan Bagian Finishing. Keenam bagian tersebut digunakan untuk menjelaskan urut – urutan proses produksi secara detail. Jika tidak memerlukan pembahasan yang detil, maka penulis menyebut keenam bagian tersebut menjadi Bagian Produksi.
8. Lembur pekerja tidak dibahas dalam skripsi ini karena tidak berpengaruh pada biaya tenaga kerja langsung.
9. Tidak membahas tentang jurnal – jurnal atas transaksi – transaksi yang terjadi dalam siklus produksi.
10. Penentuan persentase biaya overhead berdasarkan kebijakan perusahaan adalah sebesar 10%.
11. Perusahaan menggunakan metode standard costing dalam menghitung biaya bahan bakunya.
12. Tidak membahas variance yang terjadi karena penggunaan standard costing.
13. SDLC (System Development Life Cycle) yang digunakan adalah system analysis, conceptual design, dan physical design.
14. Hal – hal yang dilakukan dalam system analysis adalah investigasi awal, survei terhadap sistem manual perusahaan, analisa problem yang terjadi, dan menentukan kebutuhan sistem dan user.
15. Conceptual design yang meliputi pembuatan model sistem berdasarkan analisa yang dicocokkan dengan sistem operasional yang dipakai oleh perusahaan, meliputi identifikasi rancangan dan mengembangkan spesifikasi rancangan dengan menggunakan DFD, ERD, dan struktur data. 16. Physical design yang meliputi perancangan output, perancangan input,
merancang database, merancang prosedur, dan merancang pengendalian umum dan aplikasi atas output dan input. Pengendalian umum yang dibahas adalah segregation of duties, definition of responsibilities, prenumbered document, form design, documentation, dan data access control yang terdiri dari access control matrix dan password. Sedangkan pengendalian aplikasi yang dibahas adalah pengendalian atas output dan input. Pengendalian dalam input meliputi source data controls, data coding controls, dan validation controls. Pengendalian output yang dibahas adalah waste, report distribution.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah untuk merancang sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus produksi di PT.”X”. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi ditujukan untuk menghasilkan informasi yang akurat, reliabel, dan relevan untuk pengambilan keputusan dan pengevaluasian performa perusahaan.
1.5. Manfaat Penelitian
1. Untuk merancang sistem informasi terkomputerisasi atas siklus produksi pada PT. “X”.
2. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan untuk pengembangan sistem informasi akuntansi pada siklus produksinya.
1.6. Sistematika Penulisan
Untuk membantu dalam memahami pembahasan dalam penulisan ini, penyusunan skripsi dibagi dalam lima sistematika pembahasan, yaitu
Bab I : Pendahuluan
Termasuk di dalamnya adalah dasar penulisan skripsi, ringkasan isi skripsi yang menyajikan permasalahan yang timbul pada PT. ”X”, permasalahan yang akan dibahas, batasan penelitian yang membatasi permasalahan yang ingin dibahas, tujuan pene litian serta manfaat penelitian.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini berisi mengenai teori – teori yang dibutuhkan dalam pembahasan skripsi ini. Teori – teori yang dibahas di antaranya adalah teori mengenai sistem informasi akuntansi dan mengenai persediaan.
Bab III : Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan penulis untuk menganalisa data adalah secara kualitatif dan kuantitatif.
Bab IV : Analisa dan pembahasan
Membahas permasalahan yang terjadi dan analisa data. Bab V : Kesimpulan dan saran
Menyajikan kesimpulan dari pembahasan bab – bab yang sebelumnya serta saran – saran untuk pemecahan masalah yang terjadi di PT.”X”
