SISTEM INFORMASI PENDATAAN ANGGOTA DAN ADMINISTRASI PADA KOMUNITAS HIDUP BERLIMPAH BERKAH (HBB) YOGYAKARTA
Nova Suharyanto
Sistem Informasi STMIK El-Rahma Yogyakarta,
Nova Suharyanto Sistem Informasi STMIK El-Rahma Yogyakarta Email : imedia287@gmail.com
Abstract
This system is an information system that is aimed to facilitate data processing and collection letter members both for incoming and outgoing mail letter carried in Community Life Abundant Blessings (HBB) Yogyakarta.
The system is made based on the data processing needs of members, the data incoming mail, outgoing mail and data. Making these systems using Web programming language PHP and MYSQL Database.
This information system is expected to facilitate the processing of data members, incoming mail and outgoing mail to be more reliable in terms of data security and speed up data retrieval when needed, so that the activities in making the report more leverage in line with expectations.
Keywords: Information Systems, PHP, MYSQL PENDAHULUAN
Perkembangan Teknologi Informasi yang kian maju saat ini membuat banyak perubahan besar dalam kehidupan manusia baik dalam ranah sosial, budaya maupun Ekonomi, begitu pula dengan sebuah sistem informasi baik di dalam perusahaan, lembaga, organisasi, dan apapun nama instansinya dari yang tadinya manual, kemudian menjadi terkomputerisasi. Namun yang sudah menggunakan fasilitas komputerpun dirasa masih terdapat berbagai masalah yang timbul.
Seperti yang terjadi pada lembaga training atau komunitas Hidup Berlimpah Berkah (HBB) Yogyakarta ini. Adapun masalah yang terjadi saat ini adalah dalam pengelolaan data anggota, dan juga pada pengelolaan administrasi seperti persuratan. Dimana Sistem Informasi yang berjalan saat ini masihlah belum sesuai yang diharapkan, diantaranya pendataan anggota terkendala dengan formulir yang tidak bisa ditemukan kembali disebabkan penataan dokumen dan arsip kantor yang kurang kondusif, pencatatan agenda bulanan terkendala buku yang saat dibutuhkan kembali harus mencari dalam rak yang membutuhkan waktu lama untuk mencarinya, dan mengalami kesulitan dalam pencarian data anggota baik yang masih aktif maupun yang sudah alumni. Dalam hal keadministrasian atau persuratan, sering mengalami kendala dalam pencarian surat baik yang telah diterima maupun surat yang dikeluarkan. Begitu pula pada Komunitas dan lembaga Training Hidup Berlimpah Berkah (HBB) Yogyakarta ini.
Komunitas Hidup Berlimpah Berkah (HBB) atau yang biasa dikenal sebagai HBB Community merupakan wadah pengembangan potensi diri bagi para pemuda, pelajar maupun mahasiswa yang tumbuh dan berkembang atas dasar kesadaran dan tanggung jawab sosial dari, oleh, dan untuk masyarakat yang berada di wilayah kota Yogyakarta dan sekitarnya. Komunitas ini merupakan binaan yang berada di bawah
naungan yayasan atau lembaga training motivasi Indonesia Training Center Nusantara (INTERNUSA) yang kemudian didukung oleh para mahasiswa dan pelajar yang ingin mengembangkan potensi diri dan bakatnya menjadi lebih baik sesuai bidang yang di inginkannya, diantara bidang-bidang tersebut meliputi Public Speaking, Enterpreneur, Jurnalistik, Intelektual, Event Organizer dan Teknologi Informasi (IT).
Sebagai upaya pembinaan potensi dan pengembangan diri bagi para anggotanya, maka sangat diperlukannya sebuah sistem informasi yang dapat memberi kemudahan dalam pengelolaan data anggota dan pencatatan surat menyurat di dalam komunitas ini.
Pada kasus yang terjadi pada Komunitas Hidup Berlimpah Berkah (HBB) Yogyakarta ini, sistem pendataan anggota dan persuratan masih dalam bentuk buku atau lembaran kertas. Hal ini menyebabkan terkendalanya dalam pembuatan laporan, yang pastinya dokumen-dokumen yang ada sering hilang atau tidak tertata dengan rapi.
Pergantian pengurus dalam sebuah komunitas terkadang menimbulkan masalah dalam hal pengolahan data pada sistem yang sudah tersedia.bahkan jika ada kepengurusan baru mereka lebih memilih membangun sistem yang baru daripada melanjutkan sistem yang lama. Hal demikian ini dapat merugikan keefektifitasan pada sebuah lembaga dari segi waktu dan biaya, karena pembuatan sistem yang baru akan membutuhkan waktu yang lama.
Oleh sebab itu, penulis berinisiatif untuk membantu membuatkan sebuah sistem informasi pendataan anggota dan persuratan, terutama dalam pencatatan anggota, jadwal kegiatan dan persuratan, baik surat masuk maupun surat keluar. Dengan demikian penulis berharap sistem yang dibuat berfungsi untuk memudahkan proses pengelolaan administrasi dan kegiatan menjadi lebih efektif dan efisien sesuai yang diharapkan.
Berdasarkan Informasi diatas, penulis mengajukan penelitian dengan judul “Sistem Informasi Pendataan Anggota dan Administrasi pada Komunitas Hidup Berlimpah Berkah (HBB) Yogyakarta”.
METODE PENELITIAN a. Tempat Penelitian
Pengumpulan dan pengambilan data padea penelitian skripsi dilakukan di kantor atau secretariat komunitas Hidup Berlimpah Berkah (HBB) yang beralamatkan di Gang Ori 2 No. 07, Papringan Depok Sleman Yogyakarta.
b. Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh keterangan serta menganalisis data sehingga data tersebut dapat memberikan gambaran mengenai objek yang sedang diteliti, diantaranya :
1. Metode Observasi
Yaitu suatu pengamatan yang sistematis terhadap projek yang di tuju secara langsung yang dilakukan dengan indera mata.
2. Metode Wawancara
Pada metode ini penulis mengadakan wawancara langsung dengan pihak yang berwenang dalam hal ini adalah Ketua dan Sekretaris.
3. Metode Literatur
Metode ini dilakukan dengan mengambil suatu literatur-literatur yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang dibahas. Pengambilan literatur dilakukan dengan mengambil dari buku-buku atau sumber-sumber yang berkaitan dengan pembahasan masalah yang akan di teliti sebagai referensi.
c. Perancangan 1. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan adalah analisa yang dilakukan untuk menentukan input dan output yang diinginkan berdasarkan data yang pernah diperoleh.
2. Perancangan
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan apa saja yang dibutuhkan untuk pembangunan “Sistem Informasi Pendataan Anggota dan Administrasi pada Komunitas Hidup Berlimpah Berkah (HBB) Yogyakarta”, kemudian mulai merancang desain tampilan antarmuka dari sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan user yang telah di analisis sebelumnya.
a. Diagram Konteks Sistem Informasi Pendataan Anggota dan surat Admin User Data User Data Anggota Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Lap. Anggota Lap. Surat Masuk Lap. Surat Keluar Lap. User
Lap. Anggota Lap. Surat Masuk Lap. Surat Keluar
Gambar 1.1 Diagram Konteks b. Data Flow Diagram Level 0
Admin 0 Pendataan 0 Laporan Admin Anggota Surat Masuk Surat Keluar Data Admin Data Anggota Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Data Admin Valid
Data Anggota Valid
Data Surat Masuk Valid
Data Surat Keluar Valid
Data Anggota Valid Data Surat Masuk Valid Data Surat Keluar Valid
User
Lap. Surat Masuk Lap. Anggota
Lap. Surat Keluar Lap. Anggota
Lap. Surat Masuk Lap. Surat Keluar
Gambar 1.2 Data Flow Diagram level 0 c. Data Flow Diagram Level 1 Pendataan
Admin
Data Admin Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
1.1 Anggota 1.2 Surat Masuk 1.3 Surat Keluar 1.4 User User Surat Keluar Surat Masuk Anggota Data Anggota
Data Admin Valid Data Surat Keluar Valid Data Surat Masuk Valid Data Anggota Valid
Gambar 1.3 Data Flow Diagram Level 1 Pendataan d. Data Flow Diagram Level 1 Laporan
Admin Lap. Surat Masuk
Lap. Surat Keluar
1.1 Anggota 1.2 Surat Masuk 1.3 Surat Keluar 1.4 User User Surat Keluar Surat Masuk Anggota Lap. Anggota
Data Admin Valid Data Surat Keluar Valid Data Surat Masuk Valid Data Anggota Valid
User
Lap. Surat Keluar Lap. Surat Masuk Lap. Anggota
Gambar 1.4 Data Flow Diagram Level 1 Pendataan
Anggota Surat Masuk Surat Keluar User Simpan Anggota Simpan Surat Masuk Simpan Surat
Keluar Simpan User
Anggota Surat Masuk Surat Keluar User
Cetak Anggota Cetak Surat Masuk
Cetak Surat Keluar
Lap. Anggota Lap. Surat Masuk Lap. Surat Keluar
Gambar 1.5 Flowchart System 3. Pemrograman
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah melakukan coding berdasarkan hasil analisis dan perancangan agar sistem yang diperoleh tidak melenceng dari kebutuhan pengguna. Pemrograman
4. Implementasi
Implementasi adalah suatu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan program aplikasi yang ada dalam dokumentasi program. Penulisan kode program merupakan kegiatan terbesar didalam tahap implementasi sistem. Pada tahap ini program harus ditulis dengan baik dan terstruktur, dan melakukan pengujian setelah program dibuat.
5. Pelatihan dan Pemeliharaan
Pada tahap ini dilakukan setelah Aplikasi atau Program selesai dibuat dan bebas dari kesalahan atau trouble, pada tahap ini penting dilakukan karena Aplikasi Pendataan anggota dan administrasi pada komunitas HBB ini adalah sesuatu yang baru dan perlu dilatih bagaimana cara mengoperasikan Aplikasi ini secara keseluruhan mulai dari pendataan sampai membuat laporan.
Sistem Informasi Administrasi telah banyak mendapat perhatian oleh para peneliti, penelitian yang dilakukan pada umumnya membahas data kependudukan pada suatu desa atau tempat, diantaranya adalah Nugraha (2009) melakukan penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Sebagai Pengembangan E-Government Menuju Good Govermence”, penelitian ini membahas
peran penting sebuah sistem informasi kependudukan guna meningkatkan pemberian pelayanan publik tanpa diskriminasi. Sejalan dengan arah penyelenggaraan administrasi kependudukan, maka pendataan penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu di tata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintah dan pembangunan. Pengelolaan data penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah Kabupaten Kota dimana dalam pelaksanaannya di awali dari desa/ kelurahan selaku ujung tombak pendataan penduduk. Dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan dengan benar dan cepat agar penduduk merasa mendapatkan pelayanan yang memuaskan.
Kuat Mulyadi (2011) dalam, penelitiannya yang berjudul “Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Bem Fakultas Mipa Universitas Sebelas Maret Berbasis PHP” Penelitian ini dilakukan agar dalam pembuatan surat masuk dan surat keluar lebih cepat dan efisien. Sehingga aplikasi surat-menyurat yang dibuat membantu melakukan penyimpanan data surat yang awalnya hardfile menjadi arsip surat dalam bentuk softfile. Dengan dibuatnya aplikasi surat-menyurat pada BEM Fakultas ini dapat memberikan pelayanan pengarsipan surat, baik yang masuk maupun yang keluar.
Sunardi (2013) dalam penelitiannya yang berjudul “Sistem Informasi Pembukuan Administrasi Pada Organisasi Foshrema Jumapolo”. Penelitian ini membahas proses pengolahan data administrasi dan keuangan di Organisasi Foshrema, Pembukuan Organisasi Foshrema yang awalnya hanya dikerjakan dengan bantuan Ms. Word dan Ms. Excel, begitu pula dengan pembuatan laporanpun juga harus membuat berkali-kali secara manual saat ada perubahan data. Dengan dibuatnya Sistem Informasi yang baru ini maka dapat mengatasi permasalahan yang ada diantaranya, pengolahan data dan mencetak laporan lebih cepat serta melakukan pencarian data kembali saat dibutuhkan lebih efektif dan efisiean. Hasil penelitian sebelumnya dapat dilihat pada tabel 1.1.
Tabel 1.1. Ringkasan Referensi Penelitian
No Peneliti Judul Ringkasan Penelitian 1 Nugraha (2009) Perancangan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan Sebagai Pengembangan E-Goverment Menuju Good Govermence
Penelitian ini bertujuan untuk memudahkan pendataan penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar
dari administrasi
kependudukan perlu di tata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintah dan pembangunanPenelitian ini bertujuan untuk memudahkan pendataan penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar
dari administrasi
kependudukan perlu di tata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintah dan pembangunan
2 Kuat Mulyadi (2011)
Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Bem Fakultas Mipa Universitas Sebelas Maret Berbasis PHP
Penelitian ini bertujuan untuk memudahkan petugas dalam mengelola surat-surat penting, sehingga menghasilkan sarana
untuk melakukan
penyimpanan data surat baik surat masuk maupun surat keluar yang awalnya hardfile menjadi arsip dalam bentuk
softfile
3 Sunardi (2013) Sistem Informasi Pembukuan Administrasi pada Organisasi Foshrema Jumapolo
Penelitian ini bertujuan untuk membantu pengurus dalam pengolahan data di Organisasi Foshrema, sehingga dengan tersedianya fasilitas yang ada, dapat lebih efektif dalam pendataan dan mencetak laporan serta mencari kembali data-data anggota maupun surat jika dibutuhkan
4 Nova Suharyanto (2016)
Sistem Informasi Pendataan Anggota dan Administrasi pada Komunitas Hidup Berlimpah Berkah (HBB) Yogyakarta
Aplikasi ini dibangun menggunakan PHP dan MYSQL sebagai databasenya.. Aplikasi ini dapat memberikan sarana dalam penyimpanan data komunitas HBB sudah memenuhi syarat yang dapat
dicari dengan cepat, dan dapat diakses melalui localhost di komputer secara offline
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pembahasan terhadap hasil penelitian dan pengujian yang diperoleh disajikan dalam bentuk uraian teoritik, baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Hasil percobaan sebaiknya ditampilkan dalam berupa grafik, gambar atau pun tabel [4]. Untuk grafik dan diagram dapat mengikuti format gambar.
KESIMPULAN
Kesimpulan dari hasil perancangan dan pembuatan aplikasi pendataan anggota dan surat ini dapat memberikan sarana dalam penyimpanan data komunitas HBB sudah memenuhi syarat yang dapat dicari dengan cepat, dan dapat diakses melalui localhost di computer secara offline. Dengan dibuatnya aplikasi pendataan anggota dan surat ini dapat memberikan pelayanan penyimpanan anggota dan surat masuk maupun surat yang keluar.
DAFTAR PUSTAKA
Bently, LD., Dittman, KC. dan Whitten, JL., 2004, Metode Desain & Analisis Sistem, Edisi 6, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
Bin Ladjamudin, Al-Bahra., 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta.
Finoza dan Lamuddin., 1996, Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, Penerbit Mawar Gempita, Jakarta.
H, Wursanto, Ig., 1991, Kearsipan I.Yogyakarta, Kanisius, Yogyakarta.
Herijanto, P., 1994, Modul Manajemen Kearsipan. Malang, Skripsi, Jurusan Politeknik Universitas Brawijaya, Malang.
Jogiyanto., 2001, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Kadir, A., 2008, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Edisi Revisi, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
Kendall & Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem fifth edition, Penerbit PT Prenhalindo, Jakarta.
Kristianto, Andi., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Penerbit Gava Media, Yogyakarta.
Kristanto, A., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Penerbit Gava Media, Yogyakarta.
Ladjamudin, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta.
McLeod Jr., Raymond, dan George, Schell., 2004, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kedelapan, Penerbit PT.Indeks , Jakarta.
McLeod Jr, R. dan Schell GP., 2008, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
McLeod. Raymond., Jr., 1996, Sistem Informasi Manajemen, Jilid II, Penerbit, PT Prenhallindo, Jakarta.
Maret Berbasis PHP, Skripsi, Jurusan Matematika FMIPA UNS, Surakarta.
Nugraha., 2009, Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan sebagai Pengembangan E-Government Menuju Good Govermence.
Prahasta,Eddy., 2005, Konsep-konsep Dasar Sistem Informasi Geografis, Informatika, Bandung.
Prahasta, E., 2001, Konsep-Konsep Dasar Sistem Informasi Geografis, Penerbit CV. Informatika, Bandung.
Prahasta, E., 2004, Belajar dan Memahami MapInfo, Penerbit CV. Informatika, Bandung.
Prahasta, E., 2005, Konsep-konsep Dasar Sistem Informasi Geografis, Penerbit Informatika, Bandung.
Pohan, H.I ., Bahri, K. S., 1997, Pengantar Perancangan Sistem, Erlangga, Jakarta. Sulianta., 2008., Sistem Informasi Manajemen Administrasi Sekolah, Penerbit Andi
Offset, Yogyakarta.
Sutabri, T., 2005, Sistem Informasi Manajemen Pengolahan Database MySQL dengan
Script PHP , Penerbit Andi Offset, Yogyakarta.
Sunardi., 2013, Sistem Informasi pembukuan Administrasi pada Organisasi Foshrema
Jumapolo, Skripsi, Jurusan Teknik Informatika FKI UMS, Surakarta.
Whitten, Jeffrey, Lonnie Bentley., 2004, Sistem Analisis dan Metode Desain, edisi 5, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Wahyono, T.,2004., Sistem Informasi Konsep Dasar Analisis Desain dan Implementasi, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta.
Wirladiharjo, H. M., 1991, Pedoman Administrasi Umum, Penerbit Balai Pustaka, Jakarta,
