DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

(1)

SOKONGAN

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002

Halaman: 1/16 No. Semakan: 02 No. Isu: 02

PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH GURU

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan menerangkan cara pelantikan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia.

2.0 SKOP

Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen

1. P.U. (A) 1

Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012

2. - Buku Panduan Perkhidmatan UPM

3. - Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik Universiti

Putra Malaysia

4. SOK/BUM/GP03/

SARINGAN

Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan

5. SOK/BUM/GP03/LAPOR

DIRI Garis Panduan Lapor Diri

BIL. Pekeliling JPA

6. -

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2002- Senarai Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan Dalam Urusan Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam

7. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2002-

Panduan Pertukaran Pelantikan

8. -

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2008- Senarai Tambahan Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke

(2)

SOKONGAN

Dalam Perkhidmatan Awam

9. -

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2010- Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian Dan Pensyarah UiTM

10. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2009-

Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam

11. -

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010 –

bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di Institusi Pengajian Tinggi Awam

Bil. Surat Pekeliling JPA

12. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004-

Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

13. -

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2005- Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 Dan 42 Serta Gred 44

Pemanjangan Bantuan Sara Hidup

15. -

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2007- Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D Bagi Maksud Lantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam

Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal

Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar

19. -

JPA. BK (S) 173/9/3. Jld.2 (24)

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2011 – Dasar dan Prosedur Pelepasan Jawatan dan Peletakan Jawatan

(3)

SOKONGAN

Bil. Pekeliling Pendaftar

20. - Minit Mesyuarat JKP/JPU/LPU

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

KPTM : Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

LPU : Lembaga Pengarah Universiti

JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti

JKP (GURU/PROF) : Jawatakuasa Pemilih (Guru/Profesor)

PTJ : Pusat Tanggungjawab

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

KB : Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar

KS : Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar

SU JKP : Setiausaha Mesyuarat JKP (Guru)

PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ PT (P/O) PEND : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat

Pendaftar

UPM : Universiti Putra Malaysia

WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

Pendaftar, Ketua Bahagian dan Ketua Pusat Tanggungjawab bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa proses pengiklanan, permohonan, saringan, temu duga, pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia.

Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.

(4)

SOKONGAN

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 6.0 CARTA ALIR MULA Sediakan Keperluan jawatan Terima permohonan Hantar Permohonan Ke PTJ Saring Di PTJ

Terima & semak Borang PTJ Lengkapkan Borang Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/ Prof.) Dapatkan Kelulusan JPU/LPU Lengkap? Lulus? Keluarkan Surat Tawaran Keluarkan Surat Dukacita Maklumkan Keputusan Penangguhan Lapor Diri di PTJ TAMAT Ya Ya Ya Tidak Ya Tidak Diluluskan? Mohon Penangguhan? Tidak Terima Tawaran? Ya Tidak Berjaya?

Sahkan lapor Diri di Pejabat Pendaftar Tidak Ya Tidak Buat saringan 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.11 7.12 7.13 7.15 7.10 7.14 7.16 7.17 7.19 7.20 7.22 7.21 7.23 Luluskan Penangguhan 7.18

(5)

SOKONGAN

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 7.0 PROSES TERPERINCI

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

7.1 Mula

7.2 Sediakan Keperluan Jawatan

7.2.1 Sediakan keperluan jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa bertaraf tetap serta Tutor berdasarkan bidang yang diperlukan.

KPTJ

7.3 Terima Permohonan

7.3.1 Terima permohonan dari calon melalui Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01). 7.3.2 Jika terima permohonan dari calon melalui Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/ BR03/JAWATAN 01) di PTJ, terus ke langkah 7.7

PT (P/O) PEND

KPTJ

7.4 Buat Saring

7.4.1 Saring dan asingkan permohonan mengikut kelayakan dan bidang yang ditetapkan dengan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa dan Garis Panduan

Membuat Saringan Mengikut Keperluan

(SOK/BUM/GP03/SARINGAN) dalam tempoh 14 (empat Belas) hari dari tarikh terima permohonan yang lengkap.

PT (P/O) PEND/ KPTJ

7.5 Berjaya?

7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6 7.5.2 Jika tidak, tamat.

(6)

SOKONGAN

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 7.6 Hantar Permohonan Ke PTJ

7.6.1 Hantar surat dan Borang Permohonan beserta dengan Borang Pengambilan Perancangan Tugas Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) untuk mendapatkan ulasan Dekan dan Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Pelantikan Bharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK). 7.6.2 Dapatkan Ulasan Dekan dalam tempoh 60 (enam puluh)

hari dari tarikh surat dikeluarkan.

PT (P/O) PEND

7.7 Saring di PTJ

7.7.1 Saring dan asingkan permohonan mengikut kelayakan dan bidang yang ditetapkan dengan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa dan Garis Panduan

Membuat Saringan Mengikut Keperluan

(SOK/BUM/GP03/SARINGAN).

7.7.2 Pilih calon yang memenuhi bidang dan keperluan.

7.7.3 Hantar senarai nama calon yang terpilih beserta borang permohonan, borang pengambilan perancangan tugas akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) dan ulasan Dekan serta Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Pelantikan Bharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK) ke Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya 60 (enam puluh) hari selepas menerima borang permohonan.

7.7.4 Hantar senarai nama penilai luar seramai lima (5) orang yang masih sah tempoh pelantikan (bagi jawatan Profesor).

7.7.5 Hantar surat makluman calon gagal saringan dan salinkan kepada Pejabat Pendaftar.

KPTJ

(7)

SOKONGAN

7.8 Terima dan Semak Borang

7.8.1 Terima borang permohonan beserta dengan Borang

Pengambilan Perancangan Tugas Akademik

(SOK/BUM/BR03/TUGAS), Senarai Semak Permohonan Tenagan Akademik Pelantikan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK) dan ulasan dekan dari PTJ.

7.8.2 Semak dokumen dan pastikan permohonan adalah lengkap.

7.8.3 Dapatkan maklumbalas dari PTJ sekiranya tidak menerima kembali borang permohonan dalam tempoh yang ditetapkan.

7.8.4 Hantar Borang Penilaian kepada lima orang Penilai Luar (OPR/BUM/BR03/Laporan 01) kepada lima (5) orang Penilai Luar

7.8.5 Dapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) laporan Penilai sebelum permohonan di bawa ke mesyuarat JKP Profesor (bagi jawatan Profesor).

PT (P/O) PEND

7.9 Lengkap?

7.9.1 Jika ya ikut langkah 7.11 7.9.2 Jika tidak ikut langkah 7.10

PT (P/O) PEND

7.10 PTJ Lengkapkan Borang

7.10.1 Mohon PTJ untuk melengkapkan dokumen dan hantar ke Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja.

PT (P/O) PEND/ PT (P/O) PTJ

(8)

SOKONGAN

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 7.11 Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/Prof.)

7.11.1 Sediakan senarai calon untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Guru).

7.11.2 Aturkan Mesyuarat JKP(Guru) dan maklumkan kepada ahli JKP(Guru) selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan calon selain dari fakulti tersenarai.

7.11.3 Edarkan fail mesyuarat kepada ahli JKP(Guru) selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan atau perubahan calon, dokumen diedarkan sehari sebelum atau semasa mesyuarat.

7.11.4 Sediakan Catatan Keputusan Mesyuarat JKP (Guru) (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP)

PT (P/O) PEND

SU JKP

7.12 Dapatkan Kelulusan JPU/LPU

7.12.1 Sediakan Kertas Kelulusan JPU bagi memperakukan keputusan mesyuarat JKP (Guru) dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh pengesahan.

7.12.2 Sediakan Kertas Kelulusan LPU bagi memperakukan keputusan JKP (Prof.) dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh pengesahan.

PT (P/O) PEND

KB

7.13 Lulus?

7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.15 7.13.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14

7.14 Keluarkan Surat Tidak Berjaya

7.14.1 Keluarkan surat kepada calon yang tidak berjaya. PT (P/O) PEND

(9)

SOKONGAN

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 7.15 Keluarkan Surat Tawaran

7.15.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya dalam tempoh 12 (dua belas) hari bekerja dari tarikh terima petikan minit JPU.

PT (P/O) PEND

7.16 Terima Tawaran?

7.16.1 Jika ya, ikut langkah 7.17 7.16.2 Jika tidak, proses tamat

7.17 Mohon Penangguhan?

7.18 Luluskan Penagguhan

7.18.1 Maklumkan permohonan penangguhan calon melapordiri kepada Pendaftar dan dapatkan keputusan kelulusan penangguhan dari PTJ.

PT (P/O) PEND

7.19 Diluluskan?

7.20 Maklumkan Keputusan Penangguhan

7.20.1 Maklumkan keputusan permohonan penangguhan kepada calon.

PT (P/O) PEND

7.21 Lapor Diri di PTJ

7.21.1 Lapor diri di PTJ berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat tawaran dikeluarkan atau sehari selepas tarikh tamat tempoh penangguhan lapor diri dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI).

CALON/ PT (P/O) PTJ

(10)

SOKONGAN

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 7.22 Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar

7.22.1 Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI).

7.22.2 Jika tiada permohonan penangguhan dan calon tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, batalkan tawaran pelantikan.

PT(P/O) PEND

7.23 Tamat

(11)

SOKONGAN

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/PEND/500-1/3 Keperluan Perjawatan PTJ Surat-menyurat berkaitan permohonan jawatan PTJ PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan 1 Tahun Pendaftar 2. UPM/PEND/500-1/1 Perancangan Perjawatan Tahunan UPM- Keperluan Jawatan

Surat-surat berkaitan mesyuarat perjawatan Surat-menyurat ke KPTM Kelulusan Perjawatan dari KPTM

Salinan Waran Perjawatan dari Perbendaharaan. PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan 3 Tahun Pendaftar 3. UPM/PEND/500-1/8/1

Jadual Temu Duga Staf Bukan Akademik PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan 1 Tahun Pendaftar 4. UPM/PEND/500-1/5

Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline) PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan 1 Tahun Pendaftar 5. UPM/PEND/500-1/7

Senarai Saringan Calon

PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan 1 Tahun Pendaftar 6. UPM/PEND/500-1/4 Pengiklanan Jawatan PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan 2 Tahun Pendaftar

(12)

SOKONGAN

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 7. UPM/PEND/1.7.1

Permohonan Jawatan (Akademik) Surat penghantaran Borang Permohonan Jawatan Akademik ke Fakulti

Surat dan senarai calon yang dipilih/tidak dipilih daripada Dekan

Surat permohonan minta dokumen lengkap dari calon Surat panggilan temuduga

PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan 1 Tahun Pendaftar 8. UPM/PEND/1.7.2 Permohonan Jawatan (Pengurusan dan Profesional)

Surat menyurat berkaitan permohonan

Senarai calon

Surat panggilan temuduga

PT (P/O) KB Seksyen

Pelantikan 2 Tahun

Pendaftar

9. UPM/PEND/500-1/10

Surat tawaran jawatan (Pengurusan dan Profesional)

PT (P/O) KB Seksyen

Pelantikan 2 Tahun

Pendaftar

10. UPM/PEND/500-1/13

Penangguhan Lapor Diri Surat permohonan penangguhan lapor diri Surat meminta

ulasan/kelulusan Pendaftar Surat jawapan daripada Pendaftar

Surat jawapan penangguhan kepada calon

PT (P/O) KB Seksyen

Pelantikan 1 Tahun

Pendaftar

(13)

SOKONGAN

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 11. UPM/PEND/500-1/9

Mesyuarat J/K Pemilih (Guru) Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Guru) Surat panggilan mesyuarat kepada Dekan Fakulti

PT (P/O) KB Seksyen

Pelantikan 1 Tahun

Pendaftar

12. UPM/PEND/500-1/9/3

Minit Mesyuarat J/K Pemilih (Pengurusan dan Profesional dan Akademik) PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan 2 Tahun Pendaftar 13. UPM/PEND/500-1/14/3

Petikan Minit Mesyuarat J/K Pemilih (Profesor/Pendaftar /Bendahari dan Ketua Pustakawan) PT (P/O) PT Seksyen Pelantikan 2 Tahun Pendaftar 14. UPM/PEND/500-1/14/4

Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (Pengurusan dan Profesional) PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan 1 Tahun Pendaftar 15. UPM/PEND/500-1/14/5

Petikan minit Mesyuarat LPU (Pelantikan) PT (P/O) PT Seksyen Pelantikan 2 Tahun Pendaftar 16. UPM/PEND/500-1/12/3

Surat Makluman Calon Tidak Berjaya

Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Guru Bahasa & Tutor)

PT (P/O) KB Seksyen

Pelantikan 1 Tahun

Pendaftar

(14)

SOKONGAN

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 17. UPM/No. Staf

Fail Peribadi Pegawai (No. Staf) Borang Akuan

(SOK/BUM/BR03/AKUAN 01) yang telah dilengkapkan Borang Butir-butir Perkhidmatan Yang Lepas Dengan Badan-badan Awam/Swasta)

(SOK/BUM/BR03/BUTIR) yang telah dilengkapkan

Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Suraj )2000 (Akta 605)

(SOK/BUM/BR03/ALAMAT) yang telah dilengkapkan Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972

(SOK/BUM/BR03/AKUAN 02) yang telah dilengkapkan Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) yang telah dilengkapkan Borang Ikrar Perkhidmatan Awam Malaysia

(SOK/BUM/BR03/IKRAR) yang telah dilengkapkan

Borang Pengesahan Lapor Diri Mula Bertugas (SOK/BUM/BR03/LAPOR) yang telah dilengkapkan Laporan Pemeriksaan Kesihatan (SOK/BUM/BR03/LPK) yang telah dilengkapkan

Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baru (SOK/BUM/BR03/ MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan

Surat Aku Janji

PT (P/O) KS Bilik Fail Pejabat

Pendaftar Sehingga tamat

perkhidmatan

Pendaftar

(15)

SOKONGAN

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Borang Kriteria Pemilihan dan

Pemarkahan Calon Proses temuduga (PEND/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan

18. UPM/PEND/500-1/6

Kriteria Saringan Pelantikan Petikan minit mesyuarat pihak pengurusan universiti

Dokumen lain yang berkaitan

PT (P/O) KS Seksyen

Pelantikan 2 Tahun

Pendaftar

19. -

Borang Pengambilan dan Perancangan Tugas Pegawai Akademik (PEND/BUM/BR03/TUGAS) yang telah dilengkapkan PT (P/O) KS Seksyen Pelantikan 1 Tahun Pendaftar 20. -

Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BR03/JAWATAN 01) yang telah dilengkapkan

PT (P/O) KS Seksyen

Pelantikan 6 bulan selepas surat

tawaran calon yang berjaya dikeluarkan

Pendaftar

21. -

Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon

ProsesTemuduga

(SOK/BUM/BR01/TEMU DUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya)

PT (P/O) KS Seksyen

Pelantikan 1 Tahun

Pendaftar

(16)

SOKONGAN

BAHASA (TETAP) SERTA TUTOR Tarikh: 05/06/2012 9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disemak

Oleh Disahkan Oleh

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan KB WP 03/01/2011

02 01 SOK-BUM

5/2011

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali

Ke-229 KB, Pengurusan Sumber Manusia WP 22/08/2011 02 02 SOK-BUM 06/2012 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali

Ke-232 KB, Pengurusan Sumber Manusia WP 05/06/2012