ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG PT. GRIFONE MILRIA INDONESIA - Binus e-Thesis

(1)

iv

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

_________________________________________________________________________ Program Ganda

Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda

Penjualan kredit merupakan salah satu cara yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan penjualannya. Dengan adanya penjualan kredit, maka munculnya piutang menjadi sesuatu yang pasti. Pelaksanaan penjualan kredit dan piutang akan sangat beresiko jika tidak didukung dengan sistem akuntansi yang memadai dan sistem pengendalian intern yang baik. Penelitian dan analisis ini ditujukan untuk mengetahui keandalan dari sistem akuntansi penjualan dan piutang dari perusahaan, juga untuk memberikan usulan perbaikan pada perusahaan dan melakukan perancangan Sistem Informasi Akuntansi yang dapat mendukung kegiatan operasional dari perusahaan sehari-hari. Untuk dapat memperoleh data-data yang diperlukan dalam melakukan penelitian, penulis melakukan metodologi penelitian lapangan dan kepustakaan. Metodologi penelitian lapangan bertujuan untuk mendapatkan data-data langsung dari perusahaan dengan mendatangi langsung perusahaan yang bersangkutan, sedangkan metodologi penelitian kepustakaan bertujuan untuk memperoleh data-data sekunder yang membantu penulis dalam penelitian lapangan dan melakukan analisis. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ditemukan adanya kelemahan pada sistem yang berjalan, yaitu sistem penjualan kredit yang kurang baik, karena tidak adanya record historis dari pelanggan, syarat pembayaran, limit kredit dan batas waktu retur, sehingga piutang yang seharusnya telah dapat diterima pun mejadi terlambat. Berdasarkan hasil temuan tersebut, perusahaan sebaiknya mengganti sistem yang lama dengan yang baru, sehingga kelemahan-kelemahan yang ada dapat diminimalisasi untuk dapat membantu memperlancar kegiatan penjualan kredit dan pemberian piutang ke pelanggan.

(2)

PRAKATA

Puji Syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat

yang dikarunikan-Nya yang telah membimbing dan membuka jalan pikiran saya dan

kesehatan yang saya miliki sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi saya dengan baik.

Penulisan skripsi ini merupakan persyaratan didalam menyelesaikan studi

Strata-1 pada Program Ganda Jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina

Nusantara.

Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Dr, Ir. Th. Widia S, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara

2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi.

3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.

4. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah

memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.

5. Bapak Drs. E Kustaman, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan

bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.

6. Pimpinan dan staf perusahaan PT. GRIFONE MILRIA INDONESIA khususnya

kepada Ibu Melissa Limara selaku Manajer Akuntansi dan Finance yang telah

memberikan kesempatan serta meluangkan waktunya untuk memberikan

keterangan serta data-data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.

7. Staf perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu kami dengan

meminjamkan buku-buku sebagai panduan kami dalam menyusun skripsi ini.

8. Kepada Ayah, Ibu, Kakak dan Adik yang telah memberikan doa restu dan

(3)

vi

9. Teman-teman dari Kelas 09 PAZ Angkatan Semester Ganjil 2003/2004 yang ikut

serta mendukung dalam meyusun skripsi ini.

10.Serta semua pihak yang mungkin belum disebutkan yang telah membantu

penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung

Akhir kata penulis mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam

skripsi ini terdapat kesalahan-kesalahan, baik yang disengaja maupun tidak dan bagi

pihak-pihak yang memberikan kritik dan saran atas skripsi ini, penulis mengucapkan

terima kasih.

Jakarta, Januari 2004

Penulis

(4)

vii 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 6 2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi 6

2.2 Penjualan 7

2.2.1 Pengertian Penjualan dan Sistem Akuntansi Penjualan 7 2.2.1.1Pengertian Penjualan Tunai 7 2.2.1.2Pengertian Penjualan Kredit 7

2.2.2 Prosedur Penjualan 8

2.2.3 Dokumen Sistem Penjualan 9

2.3 Piutang 10

(5)

viii

2.3.2 Standar Kredit 11

2.3.3 Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Piutang 12 2.3.4 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Piutang 13 2.3.5 Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi

Piutang 14

2.4 Pengendalian Intern 14

2.4.1 Pengertian Pengendalian Intern 14 2.4.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Intern 15 2.4.3 Jenis Pengendalian Intern 15 2.4.4 Struktur Pengendalian Intern 17 2.4.5 Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit 17 2.5 Tahapan Pengembangan Sistem 19

2.5.2.1Pengertian Perancangan Sistem 21 2.5.2.2Langkah-langkah Perancangan Sistem 21

2.5.3 Implementasi Sistem 22

2.5.3.1Pengertian Implementasi Sistem 22 2.5.3.2Langkah-langkah Implementasi Sistem 22 2.6 Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem 23

2.6.1 Bagan Alir Dokumen 23

2.6.2 Diagram Aliran Data ( DAD ) 23 2.6.3 Kamus Data ( Data Dictionary ) 24

2.6.4 Normalisasi 24

2.6.5 Entity Relationship Diagram ( ERD ) 25 2.6.6 Bagan Terstruktur ( Structured Chart ) 25

2.6.7 Spesifikasi Proses 25

(6)

ix

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 27 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 27 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan 27 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan 28

3.1.2.1Struktur Organisasi PT Grifone Milria Indonesia 28 3.1.2.2Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab 30 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan 40

3.1.3.1Visi 40

3.1.3.2Misi 41

3.2 Analisis Sistem yang sedang berjalan 41 3.2.1 Prosedur Sistem yang berjalan 41

3.2.1.1Prosedur Penjualan 41 3.2.1.2Prosedur Retur Penjualan 42 3.2.1.3Prosedur Penagihan 43 3.2.2 Diagram Alir Dokumen Sistem berjalan 44 3.2.3 Diagram Aliran Data ( Data Flow Diagram / DFD ) Sistem

Berjalan 51

3.2.3.1Diagram konteks 51

3.2.3.2Diagram Nol 53

3.3 Permasalahan yang ditemukan dari system berjalan 54

BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 57 4.1 Rancangan Struktur Organisasi Perusahaan 57

(7)

x

4.4.1.1Kamus Data Aliran Data 75 4.4.1.2Kamus Data Laporan 75 4.4.1.3Kamus Data Data Store 76

4.4.2 Normalisasi 78

(8)

xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Grifone Milria Indonesia 29

Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang

Sistem Yang Berjalan 45

Sistem Yang Berjalan (Lanjutan) 46

Gambar 3.8 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan 52

Gambar 3.9 Diagram Nol Sistem Yang Berjalan 53

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yang Diusulkan 58

Gambar 4.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Sistem Yang

Diusulkan 60

(9)

xii

Diusulkan 62

Gambar 4.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan Sistem Yang

Diusulkan 63

Diusulkan (Lanjutan) 64

Gambar 4.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penagihan Sistem Yang

Diusulkan 66

Gambar 4.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penagihan Sistem Yang

Gambar 4.10 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan 68

Gambar 4.11 Diagram Nol Sistem Yang Diusulkan 69

Gambar 4.12 Diagram Rinci1.0 Sistem Yang Diusulkan 70

Gambar 4.17 Entity Relational Diagram Sistem Yang Diusulkan 88

Gambar 4.18 Bagan Terstruktur SIA Penjualan dan Piutang 89

Gambar 4.19 Bagan Terstruktur Pendataan Pelanggan 90

Gambar 4.20 Bagan Terstruktur Penjualan 91

(10)

xiii

Gambar 4.22 Bagan Terstruktur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran 93

Gambar 4.23 Bagan Terstruktur Pembuatan Laporan 94

Gambar 4.24 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Barang 95

Gambar 4.25 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Tanggal 95

Gambar 4.26 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Pelanggan 96

Gambar 4.27 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Sales 96

Gambar 4.28 Bagan Terstruktur Laporan Retur Penjualan per Barang 97

Gambar 4.29 Bagan Terstruktur Laporan Analisis Piutang 97

Gambar 4.30 Bagan Terstruktur Laporan Piutang per Pelanggan 98

Gambar 4.31 Bagan Terstruktur Laporan Record Pelanggan 98

Gambar 4.32 Rancangan Tampilan Input Password 109

Gambar 4.33 Rancangan Menu Awal 109

Gambar 4.34 Rancangan Menu Pendataan 110

Gambar 4.35 Rancangan Menu Penjualan 111

Gambar 4.36 Rancangan Penjualan Faktur dan DO 112

Gambar 4.37 Rancangan Menu Retur Barang 112

Gambar 4.38 Rancangan Menu Penagihan dan Penerimaan Pembayaran 113

Gambar 4.39 Rancangan Menu Pembuatan Laporan 113

Gambar 4.40 Rancangan Menu Laporan Penjualan 114

Gambar 4.41 Rancangan Form Pendataan Pelanggan 115

Gambar 4.42 Rancangan Form Cek Limit Kredit 116

Gambar 4.43 Rancangan Form Surat Tolakan Order 117

Gambar 4.44 Rancangan Form Delivery Order 117

(11)

xiv

Gambar 4.46 Rancangan Form Surat Tolakan Retur 118

Gambar 4.47 Rancangan Form Nota Retur 119

Gambar 4.48 Rancangan Form Surat Tagihan 119

Gambar 4.49 Rancangan Form Tanda Terima Pembayaran 120

Gambar 4.50 Rancangan Formulir Faktur 122

Gambar 4.51 Rancangan Formulir Delivery Order 123

Gambar 4.52 Rancangan Formulir Surat Tolakan Order 124

Gambar 4.53 Rancangan Formulir Surat Tolakan Retur 125

Gambar 4.54 Rancangan Formulir Nota Retur 126

Gambar 4.55 Rancangan Formulir Surat Tagihan 127

Gambar 4.56 Rancangan Formulir Tanda TerimaPembayaran 128

Gambar 4.57 Rancangan Laporan Penjualan per Sales 129

Gambar 4.58 Rancangan Laporan Penjualan per Tanggal 130

Gambar 4.59 Rancangan Laporan Penjualan per Barang 131

Gambar 4.60 Rancangan Laporan Penjualan per Pelanggan 132

Gambar 4.61 Rancangan Laporan Retur Penjualan per Barang 133

Gambar 4.62 Rancangan Laporan Piutang per Pelanggan 134

Gambar 4.63 Rancangan Laporan Analisis Piutang 135

Gambar 4.64 Rancangan Laporan Record Pelanggan 136

(12)

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Simbol Flowchart L1

Lampiran 2 Simbol Data Flow Diagram (DFD) L2

Lampiran 3 Simbol Kamus Data L3