PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PERGUDANGAN DAN
DISTRIBUSI BERBASIS WEB PADA WAROENG
SPESIAL SAMBAL ‘SS’
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Syahrul Karimawati
09.11.3007
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013
DESIGN OF WAREHOUSING AND DISTRIBUTION MANAGEMENT SYSTEM
BASED ON WEB ON WAROENG SPESIAL SAMBAL ‘SS’
PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PERGUDANGAN DAN DISTRIBUSI BERBASIS WEB PADA WAROENG SPESIAL SAMBAL ‘SS’
Syahrul Karimawati Erik Hadi Saputra Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Waroeng Spesial Sambal ‘SS’is a culinary business in which has many branches spread in Yogyakarta and surrounding areas. The number of branches owned and the distribution of goods that are not small, of course, requires Waroeng Spesial Sambal ‘SS’ to have a warehousing system that is always controlled and organized to be able to support other activities in order to operate effectively and efficiently.
Based on the facts on the ground, warehousing on Waroeng Spesial Sambal ‘SS’ still using manual recording system, it makes figuring part in the data collection hassles warehousing of goods, checking quality and quantity and distribution. This manual system was less effective and efficient, because the data collection items manually to no small number of items, it will take more time and effort and does not guarantee the accuracy of the data obtained. It is this fact that makes the Waroeng Spesial Sambal ‘SS hope that there can lighten the application performance parts in inventory warehousing of goods, checking quality and quantity, as well distribrusi goods.
As a way to overcome this, the authors attempted to design web-based applications that are tailored to the needs of Special Waroeng Sambal 'SS'dan expected to improve the performance of the business for the better.
1. Pendahuluan
Waroeng Spesial Sambal ‘SS’ merupakan usaha dibidang kuliner yang telah memiliki banyak cabang yang tersebar di Jogja dan sekitarnya. Banyaknya cabang yang dimiliki serta distribusi barang yang tidak sedikit, tentu saja menuntut Waroeng Sambal ‘SS’ untuk memiliki sistem pergudangan yang selalu terkontrol dan terorganisir untuk dapat menunjang kegiatan lainnya agar berjalan dengan efektif dan efisien.
Pendataan barang yang cepat, tepat, dan akurat sangat diperlukan dalam pengelolaan gudang. Pengelolaan tersebut diharapkan dapat memberikan informasi yang tepat, jelas, dan terorganisir, sehingga dapat mempermudah kinerja manusia dan menunjang kinerja perusahaan menjadi lebih baik.
Berdasarkan fakta pada kantor pusat Waroeng Spesial Sambal ‘SS’, pergudangan yang ada di sini masih menggunakan sistem pencatatan manual, hal ini membuat assisten bagian pergudangan kerepotan dalam pendataan barang, pengecekan ketersediaan barang serta melakukan distribusi secara efektif. Sistem manual ini pun kurang efektif dan efisien, karena pendataan barang secara manual untuk jumlah barang yang tidak sedikit, akan memakan lebih banyak waktu dan tenaga serta tidak menjamin keakuratan data yang diperoleh. Kenyataan inilah yang membuat pihak Waroeng Spesial Sambal ‘SS’ berharap akan adanya aplikasi yang dapat memperingan kinerja bagian pergudangan dalam pendataan barang, pengecekan ketersediaan barang, serta distribrusi barang.
Sebagai cara untuk mengatasi hal tersebut, penyusun berusaha merancang aplikasi berbasis web yang disesuaikan dengan kebutuhan Waroeng Sambal ‘SS’ dan diharapkan mampu meningkatkan kinerja usaha tersebut menjadi lebih baik.
2. Dasar Teori 2.1. Pengertian Sistem
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Jogiyanto, H.M (1991:3) mengatakan bahwa : “Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sisfat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen sistem (components), batas sistem (boundary), linkungan luar sistem (environments), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolahan sistem
(process) dan sasaran sistem (objective) atau tujuan (goal)”.1
1
Jogiyanto. ANALISIS & DESAIN Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI, Yogyakarta, 1991. Hal. 3.
2.2. Pengertian Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memeanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang- orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia,
material, dan modal.2
2.3. Pengertian Gudang
Rika Ampuh Hadiguna dan Heri Setiawan (2008: 153) mengungkapkan bahwa: “Gudang dapat didefinisikan sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai dengan
jadwal produksi.”3
2.4. Pengertian Distribusi
Distribusi merupakan suatu proses yang menunjukkan penyaluran barang yang dibuat produsen agar sampai kepada para konsumen yang tersebar luas.
2.5. Pengertian Sistem Manajemen Pergudangan dan Distribusi
Sistem Manajemen Pergudangan dan Distribusi adalah suatu sistem yang dirancang bertujuan untuk mengontrol kegiatan inventory yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah terjadinya pengurangan biaya-biaya yang ada di dalam gudang (warehouse), pemasukan barang dan distribusi barang yang ada di warehouse yang efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di warehouse.
2.6. Perangkat Lunak yang Digunakan 2.6.1. XAMPP
XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP, Perl. XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dalam paketnya sudah terdapat Apache (web server), MySQL (database), PHP (server side scripting), Perl, FTP server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual, karena hal tersebut akan dilakukan secara otomatis oleh XAMPP.
2.6.2. Adobe Photoshop CS4
Adabe photoshop atau biasa disebut photoshop adalah perangkat lunak editor citra buatan Adobe System yang dikhususkan untuk pengeditan foto/ gambar dan pembuatan efek. Perangkat lunak ini banyak digunakan oleh fotografer digital dan perusahaan iklan sehingga dianggap sebagai pemimpin pasar (market leader)untuk pengolaha gambar/ foto. Perangkat lunak ini mempunyai beberapa versi, dan untuk 2 Edhy Sutanta. Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta,2003. 3 Rika Ampuh Hadiguna dan Heri Setiawan. Tata Letak Pabrik, ANDI, Yogyakarta, 2008. Hal. 153. 2
mendukung pembuatan sistem ini, penulis menggunakan versi kesebelas yaitu Adobe Photoshop CS4.
2.6.3. Macromedia Dreamweaver 8
Macromedia Dreamweaver 8 termasuk dalam WYSIWYG (what you see is what you get) atau dengan pengertian lain sebuah software aplikasi yang dirancang khusus untuk web desain. Macromedia Dreamweaver 8 memiliki keampuan untuk editing kode yang lebih baik. Pada Macromedia Dreamweaver 8, dapat melakukan print kode pada kode view dan juga ada fasilitas kode hits yang membantu dalam berurusan dengan tag- tag. Macromedia Dreamweaver 8 memberikan heksibilitas bagi penggunanya dalam menentukan ruang kerja yang diinginkan.
2.6.4. Web Browser
Web Browser merupakan aplikasi yang dijalankan PC pengguna (dalam internet berada pada sisi klien) untuk menyediakan antar muka grafis interaktif untuk mencari, menemukan, animasi, dan sumber-sumber multimedia yang lain pada web.
3. Analisis
3.1. Analisis PIECES 3.1.1. Kinerja (Performance)
Kinerja merupakan kemampuan sebuah sistem dalam meyelesaikan sebuah tugas atau pekerjaan. Kinerja suau sistem dapat diukur dari dua aspek yaitu throughput dan response time. Throughput merupakan jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan oleh suatu sistem, sedangkan response time merupakan rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut.
3.1.2. Informasi (Information)
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan- kesalahan dan tidak menyesatkan. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
3.1.3. Ekonomi (Economy)
Analisis ekonomi adalah penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.
3.1.4. Pengendalian (Control)
Analisis pengendalian digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem. Semakin sedikit kesalahan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik.
3.1.5. Efisiensi (Efficiency)
Analisis efisiensi merupakan analisis yang berhubungan erat dengan peningkatan efisiensi pengoperasian sistem pengolahan data. Efisiensi berbeda dengan ekonomi, jika ekonomi berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya itu digunakan agar tidak mengalami pemborosan.
3.1.6. Pelayanan (Service)
Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen, user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
3.2. Analisis Kelayakan Sistem 3.2.1. Kelayakan Teknologi
Kelayakan teknologi berhubungan dengan ketersediaan perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan untuk membangun sistem baru. Perangkat tersebut jelas tersedia di pasaran dan mudah didapatkan, sehingga diharapkan sistem baru ini dapat menggantikan sistem lama yang masih manual.
3.2.2. Kelayakan Operasional
Sistem manajemen pergudangan dan distribusi pada Waroeng Spesial Sambal SS dibuat dengan mempertimbangkan kemampuan sumber daya manusia yang ada di lingkungan Waroeng Spesial Sambal SS. Maka dari itu sistem ini dibuat dengan tampilan yang user friendly.
3.2.3. Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomis berhubungan dengan manfaat yang diperoleh dari sistem baru tersebut serta perkiraan biaya dan keuntungannya. Sistem yang akan dibangun harus dapat dinilai secara keuangan dengan membandingkan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh. Dari segi ekonomi, penggunaan sistem baru ini akan memberikan keuntungan yang layak bagi perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada perhitungan biaya dan manfaat, yang dapat meningkatkan kinerja dan dapat menghemat biaya.
4
3.3. Analisis Kebutuhan
3.3.1. Kebutuhan Fungsional
1. Sistem harus dapat mengolah data admin, warung, supplier, barang, barang masuk, dan distribusi. Pengolahan data tersebut meliputi memasukkan (input) data, mengubah data dan menghapus data.
2. Sistem harus dapat memberikan output berupa:
a. Laporan Data Warung
b. Laporan Data Supplier
c. Laporan Barang Masuk
d. Laporan Barang Masuk Bulanan
e. Nota Distribusi
f. Laporan Distribusi
g. Laporan Distribusi Bulanan
h. Laporan Stok Barang
3.3.2. Kebutuhan Non Fungsional
3.3.2.1. Kebutuhan Perangkat Keras/ Hardware
Perangkat keras disini adalah alat yang digunakan untuk pembuatan program. Perangkat keras (hardware) yang digunakan harus memenuhi kebutuhan minimal spesifikasi :
1. Minimal menggunakan sistem operasi Windows XP keatas atau Linux. 2. Processor Intel Pentium IV atau lebih.
3. Memori Akses minimal 256MB / 512MB atau lebih. 3.3.2.2. Kebutuhan Perangkat Lunak/ Software
Perangkat lunak disini adalah sistem atau program yang diperlukan untuk mengendalikan kegiatan dari sistem komputer. Dalam pembuatan aplikasi ini, penulis menggunakan Sistem Operasi Windows7, perangkat lunak Macromedia Dreamweaver, XAMPP, Adobe Photoshop CS4 dan web browser.
3.3.2.3. Kebutuhan Informasi
Informasi sangat menentukan kinerja yang ada. Informasi yang diharapkan ada pada sistem ini yaitu informasi data barang masuk, pendistribusian, dan ketersediaan barang.
3.3.2.4. Kebutuhan Pengguna/ Brainware
Setelah sistem dibangun, maka perlu adanya pengguna yang akan menjalankan sistem tersebut. Dalam hal ini, maka pengguna utama sistem ini adalah kepala divisi pergudangan.
3.4. Perancangan Sistem 3.4.1. Perancangan Proses
3.4.1.1. Bagan Alir Sistem (Flowchart System)
Bagan alir sistem (flowchart system) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan sistem atau prosedur sistem secara logika yang digunakan untuk alat proses pengolahan data atau bantu komunikasi dan untuk dokumentasi serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan.
3.4.1.2. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
DFD adalah diagram yang menggambarkan keseluruhan proses yang ada di dalam sistem.
3.4.2. Perancangan Basis Data 3.4.2.1. Bentuk Normalisasi
1. Normalisasi bentuk pertama (1NF)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap dan terduplikasi. Data yang dikumpulkan apa adanya sesuai keadaanya.
2. Normalisasi bentuk kedua (2NF)
Normalisasi bentuk kedua terpenuhi jika semua atribut pada sebuah tabel yang termasuk primary key memiliki ketergantunagn fungsional pada primary key secara utuh.
Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi normalisasi bentuk kedua jika ketergantungannya hanya bersifat parsial.
3. Normalisasi bentuk ketiga (3NF)
Pada normalisasi bentuk ketiga, semua field dan relasi berada pada bentuk normalisasi kedua dan tidak adanya ketergantungan transitif dimana semua atribut bukan kunci hanya tergantung pada atribut kunci premier secara menyeluruh.
6
3.4.2.2. Hubungan Antar Tabel
Gambar Hubungan Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1. Implementasi
Tahap implementasi adalah tahap dimana sistem informasi telah digunakan oleh pengguna. Sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu sebelum benar-benar dapat digunakan oleh pengguna untuk mencegah adanya kendala yang muncul saat pengoperasian sistem.
4.2. Manual Program 4.2.1. Halaman Login
Halaman Login akan muncul pertama kali ketika program di jalankan. Login harus dilakukan sebelum user dapat mengakses menu- menu dalam pengolahan data pergudangan dan distribusi.
4.2.2. Halaman Menu Utama
Halaman menu utama terdapat menu- menu yang dapat digunakan oleh admin untuk mengolah data pergudangan dan distibusi.
4.2.3. Halaman Admin
Halaman Admin, digunakan untuk mengolah data admin. Pengguna dapat menambah, mengubah, dan juga menghapus data admin.
4.2.4. Halaman Warung
Halaman Warung, digunakan untuk mengolah data warung. Pengguna dapat menambah, mengubah, atau menghapus data warung, serta mencari data warung
berdasarkan nama warung. Pada halaman ini, pengguna juga dapat mencetak laporan data warung.
4.2.5. Halaman Supplier
Halaman Supplier, digunakan untuk mengolah data supplier. Pengguna dapat menambah, mengubah dan menghapus data supplier, serta mencari data supplier berdasarkan nama supplier. Pada halaman ini, pengguna juga dapat mencetak laporan data supplier.
4.2.6. Halaman Barang
Halaman Barang, digunakan untuk mengolah data barang. Pengguna dapat menambah, mengubah atau menghapus data barang, serta mencari data barang berdasarkan nama barang.
4.2.7. Halaman Barang Masuk
Halaman Barang Masuk, digunakan untuk mengolah data barang masuk. Pengguna dapat menambah, mengubah, atau menghapus data barang masuk, serta mencari data barang berdasarkan nama barang. Pada halaman ini pengguna juga dapat mencetak laporan barang masuk.
4.2.8. Halaman Distribusi
Halaman Distribusi, digunakan untuk mengolah data distibusi. Pengguna dapat menambah, mengubah, dan menghapus data distribusi, serta dapat mencari data distribusi berdasarkan tanggal distribusi.
4.2.9. Halaman Stok Barang
Halaman Stok Barang, digunakaniinginkan untuk melihat jumlah stok barang yang masih tersedia.
4.2.10. Halaman Laporan Barang Masuk Bulanan
Halaman ini memungkinkan pengguna untuk mencetak laporan barang masuk berdasarkan bulan yang diinginkan.
4.2.11. Halaman Nota Distribusi
Halaman ini memungkinkan pengguna untuk mencetak nota distribusi berdasarkan tanggal distribusi.
4.2.12. Halaman Laporan Distribusi Bulanan
Halaman ini memungkinkan pengguna untuk mencetak laporan barang masuk berdasarkan bulan yang diinginkan.
5. Kesimpulan
Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Pergudangan dan Distribusi pada Warung Spesial Sambal SS, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan perbandingan sistem yang baru ini dengan sistem sebelumnya.
8
1. Membangun Sistem Manajemen Pergudangan dan Distribusi pada Warung Spesial Sambal SS berdasarkan analisis PIECES untuk menentukan kelayakan sistem, menggunakan perncangan sistem dengan flowchart dan DFD, pembuatan aplikasi menggunakan software Dreamweaver dan penyimpanan database dengan My SQL. Selain itu penginputan data dilakukan oleh staff divisi gudang sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas dan akurat. Sistem ini juga lebih efektif dari pada sistem yang diterapkan sebelumnya yang masih manual. Selain itu dengan adanya sistem pergudangan ini dapat menghasilkan output berupa data tentang informasi dan data pergudangan.
2. Staff divisi gudang lebih mudah dalam mengolah data barang, baik itu barang masuk maupun distribusi meliputi menambah data, mengedit data dan menghapus data, staff juga dimudahkan dengan adanya form pencarian berdasarkan dengan kata kunci tertentu.
DAFTAR PUSTAKA
Hadiguna, Rika Ampuh dan Heri Setiawan. 2008. Tata Letak Pabrik. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto. 1991. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini. Strategi perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakart: Graha Ilmu.
http://mas-amien.blogspot.com/2012/12/pengertianpengenalan-tentang-xampp.html. Diakses pada: 2 November 2012.
