Notula WS Penyusunan Roadmap Kerjasama dan Pengembangan One Gate System International Relation Office

Notula

WS Penyusunan Roadmap Kerjasama dan Pengembangan One Gate System International Relation Office

Hari/Tanggal : Selasa, 11 Agustus 2015

Jam : 12.00 – 17.00

Tempat : University Club, UGM Tujuan Workshop:

1. Pemaparan Arah Pengembangan Kerjasama Internasional 2. Perumusan kendala

3. Perumusan strategi

Pembukaan oleh Prof. Adi Utarini/WD PPK

1. Visi FK UGM th 2014-2018: To be an excellent and innovative internationally recognized Faculty serving national interest and humanity, imbued with national values based on Pancasila

2. Student elective: sejak 2010-2014 FK sudah berada di arah yang benar. Dari data S1, Eropa banyak diminati oleh mahasiswa. Secara profile penelitian, dari tahun ke tahun meningkat karena sudah ada sistem. Profil mahasiswa internasional: misal residen PPDS sudah ada yang magang di luar negeri, mahasiswa S2 dan S3 saat ini sejumlah 46 mahasiswa.

3. Kerjasama internasional: misal penandatanganan kerjasama internasional, biasanya berhenti setelah penandatanganan, namun saat ini akan dihidupkan kembali untuk formalitas kerjasama internasional

4. Exchange of academic: dosen fk banyak yg mengajar di luar negeri, berpartisipasi dalam seminar, guest lecture.

5. Kunjungan ke luar negeri untuk kaji banding, menguji S3, dan kegiatan lain sudah berjalan.

6. Menurut survey IAU hanya ada 50% institusi dengan policy yg benar, 61% dana, 66% punya target yg jelas.

7. Rencana induk kampus UGM 2012 dan 2037 sudah tersusun, dalam tahapannya sudah dijabarkan: pemantapan di tahun 2012-2022, pematangan pada tahun 2027, pencerahan dan pemimpinan di tahun 2037.

8. Tujuan WS Internasionalisasi adalah untuk menidentifikasi kendala dalam mencapai tujuan internasionalisasi, mengidentifikasi dan membuat strategi untuk mengatasi kendala.

Pemaparan oleh Dr. I Made Andi Arsana dari KUI

1. UGM bagi banyak pihak di luar memiliki daya tarik yang besar. Ketika menjalin mitra dengan luar sudah mengenal UGM, plus minusnya UGM sibuk secara adaministratif. 2. Profil kerjasama UGM dengan mitra di luar negeri: saat ini banyak kerjasama terjalin

antara lain di Jepang, Australia dan Amerika. Saat ini UGM sedang ekspansi ke Amerika latin dan Afrika, UGM mengirimkan peneliti peneliti terbaik untuk melakukan riset di luar negeri.

3. UGM perlu memfasilitasi Fakultas untuk tercapainya suatu kolaborasi.

4. Saat ini banyak mahasiswa dari luar negeri yg msih bingung dengan pengurusan administrasi di UGM, misal mengurus paspor, visa, dll. Miss match tragedy: misal student exchange, visiting fellow yang datang ke UGM kesulitan untuk mencari mahasiwa. Sementara di Universitas lain sebaliknya, hal ini terjadi karena KUI di Fakultas tidak dikenal atau belum terbentuk

5. Tujuan Hibah KUI: SINERGIà hubungan Fakultas dan UGM tidak “mesra”, saling tidak mengetahui tugas dan tanggung jawabnya, missal data, dll. RENSTRA KERJASAMA INTERNASIONAL, PEMBENTUKAN KUI, TATA KELOLA PRIMA, PENINGKATAN MOBILITAS, DOKUMENTASI LENGKAP.

6. Luaran: Roadmap strategy, Struktur KUI, Profil Kerjasama, Informasi jumlah mobilitas, Media Promosi.

7. Periode pelaksanaan: akan dilakukan monitoring di bulan September 2015. 8. Internasionalisasi dua arah

9. Setelah hibah apa yg dicapai? à ada gambaran yang jelas bagi mahasiswa UGM yang belajar di luar negeri, dan hubungan universitas dan fakultas itu baik, tidak ada lagi miss match : tidak ada info yang terlewat dari Universitas ke mahasiswa.

Diskusi (moderator dr. Yanri S Wijayanti, Sp.PD, Ph.D):

1. Peta kosong di Afrika dan Timur Tengah, seberapa besar upaya untuk kerjasama ke Negara tersebut? à saat ini UGM sudah mengirim 3 dosen untuk membangun fakultas kedokteran hewan di Namibia, dan Namibia sudah meminta kembali dosen untuk 5 tahun kedepan.

à Indonesia saat ini memberikan beasiswa kemitraan di Negara berkembang, UGM menerima 10 mahasiswa dari Negara berkembang untuk sekolah di UGM. Selain UGM ingin, maka dukungan finansial maka pemerintah juga menyediakan.

2. Poster di forum internasional dari Negara lain sudah ada template khusus, akan lebih baik jika di seragamkan “branding” à akan ada template yang sesuai dengan design kartu nama yang sudah di SK kan Rektor.

3. Dari KUI menyediakan 30 juta untuk membentuk KUI, kalau sudah ada pengembangan , misal bentuk kegiatan workshop

CONCENCUS BUILDING WORKSHOP Fasilitator: dr. Yodi Mahendradata, PhD

1. Ketidak setaraan, misal fasilitas tidak memadahi, system berbeda 2. SDM yg ditugasi untuk mengurusi untuk internasionalisasi

3. Birokrasià regulasi yg menghambat dan belum terlalu jelas untuk dosen di bagian klinik/RS

4. Administrasi yg terlalu ribet Identifikasi Kendala: 1. Dana a. Funding b. Sumber pendanaan c. Biaya d. Dana.biaya hidup e. Dana terbatas

f. Tidak tahu tentang pembiayaannya 2. SDM

b. Kompetensi SDM c. Cultural differences d. SDM e. Kultur/Budaya f. Language barier g. Supervision to student

h. Standar target dan pencapaian kompetensi

i. Kemauan dan kapasitas untuk melaksanakan kegiatan Internasional (motivasi) 3. Birokrasi

a. Birokrasi administrative dan manajemen departemen b. Birokrasi

c. Birokrasi ribet

d. Waktu habis dengan urusan rutin e. Manajemen dan Kendala Waktu f. Beban laporan

4. Informasi

a. Informasi yang mudah diakses (website dan document) b. Tidak tahu cara memulainya (informasi)

c. Akses dan informasi 5. Jejaring

a. Dengan siapa mitranya? b. Jaringan

6. Sarana a. Sarana

b. Assymetry (sarana) 7. Kebijakan

a. Kebijakan/Policy di tingkat institusi negara kurang mendukung b. No strategy

c. Tindak lanjut

d. Bentuk kerjasama yang sesuai

Strategi yg perlu dilakukan untuk menyelesaikan kendala: 1. Mengeksplorasi dan mengoptimalkan Sumber Dana

a. Sponsorhip

b. Menacri sumber dana

c. Dana disiapin maksimal untuk semua kegiatan d. Penyediaan dana yang cukup dari institusi e. ANggaran khusus untuk infrastruktur, dll

f. Kebijakan renstra/pendanaan

g. Ada kebijakan alokasi dana tertentu (leisure, kegiatan ilmiah) h. Inventarisasi grants (nasional dan international)

2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas dan sinergisitas kapasitas SDM a. Nambah SDM

b. Peningkatan SDM c. Role model dan motivasi d. Motivasi tanpa henti

e. Peningkatan kapasitas SDM (syarat minimum) ditetapkan, pelatihan f. Pengembangan dan kompentensi SDM

g. Pendanaan supporting staf h. Insentif

i. Menugasi 1 staf utnuk regional menjajaki kerjasama

j. Pelatihan-pelatihan menyusun proposal kerjasama internasional dan negosiasi 3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas birokrasi

a. Pengkas birokasi b. SOP untuk birokrasi

c. SOP efektif, efisien dan tersosialisasi 4. Memperkuat system informasi yg terintegrasi

a. penyebaran informasi secara lebih luas b. One gate system procedures

c. Penguatan IT

d. Sosisalisasi kebijakan e. Promosi

f. Bikin event creative

5. Mengembangkan model kerjasama dan jejaring yang berkelanjutan a. Pengembangan jaringan

b. Menyusun model2 kerjasama

6. Penguatan sarana prasarana sesuai standar international a. Pembangunan core facilities

b. Beli peralatan baru – pengembangan lab c. Pemenuhan fasilitas

7. Membangun komitmen dan merumuskan kebijakan a. Dukungan Pimpinan

Pemaparan oleh Wakil Rektor Bidang Kerjasama dan Alumni: Arah pengembangan kerjasama internasional UGM oleh Dr. Paripurna, SH., LLM

1. Kegiatan bidang akademik diarahkan untuk mengambil kesempatan/risiko dan opportunity yg ada, dlm konteks kemanfaatan social, bukan profit

2. Filosofi UGM:memperkokoh jati diri, memperkuat reputasi 3. Reputasi merupakan kata kunci dari pengembangan Unversitas

4. Internasionalisasi adalah untuk membangun karakter yg kuat bagi lulusan UGM dalam kancah global

5. Pengembangan kerjasama, starting from end (melihat kerjasama bukan hanya dari awal tetapi dari hasil akhir yang akan dicapai), misalnya dari hasil riset yang dilaksanakan, digunakan untuk mendukung sumber pembelajaran, bukan hanya sumber-sumber belajar dari luar negeri yg dibawa dosen dari pendidikan yang diikuti sebelumnya

6. Strategi pengembangan dengan cara branding dengan Universitas, menentukan strategi sumber daya, menentukan prinsip kemitraan, pengembangan dan penguatan jejaring alumni, serta pengembangan sumber dana yang efektif

Diskusi (moderator: Prof. Sofia Mubarika)

1. Bisnis kita adalah tridhatma perguruan tinggi

2. Saat ini di FK UGM sudah mengembangkan double degree, sit in program, dan joint supervision untuk program studi s1, S2, dan s3

3. Prof. Mustafa: Program biomedis sudah merencanakan internasionalisasi, salah satunya double degree. Tapi banyak hambatan yang dialami, senang dengan adanaya workshop, semoga dapat mengatasai permasalahan yang dihadapi, terutama dalam bidang birokrasi. a. Untuk akademik, ada beberapa mahasiswa yang sudah masuk, walaupun dalam sisi administrasi masih ada yang bermasalah, misalnya yang bersangkutan sdh dating dan akan ikut kuliah tetapi belum mendaftar secara online, kemudian ada mahasiswa yang sudh dating dan mulai kuliah tetapi dukungan dana bekum keluar.

b. Untuk penelitian, kita saat ini sedang mematenkan penelitian, untuk mencoba mendapatkan paten beberapa penelitian, tapi mudah-mudahan tidak sekedar paten tetapi bisa bermanfata bagi masyarakat

4. R. Gunadi:

a. Apakah ada scheme dari UGM untuk memfasilitasi research fellow, terutama untuk transportasi

b. Terkait PPDS, tertarik dengan terutama pengalaman di Jepang, ada program PPDS yang double degree dengan S3. Mungkin UGM bisa memfasilitasi

5. Dr. Zucha: hal yang sama dengan dr Gunadi, bagaimana program PhD bisa dapat double degree dengan spesialis/sub spesialis, bagaimana kebijakan dan fasilitasi UGM untuk itu 6. Dr. Paripurna:

a. Hambatan double degree dan joint degree: negosiasi lebih gamoan dilaksanakan dengan double degree, sebenarnya, kita membuat program yang gampang, yang sesuai antara program kita dengan Universitas kerjasama. joint degree lebih compleceted. Kita masih banyak mengirim mahasiswa keluar daripada menerima mahasiswa asing, ke depannya kita ingin lebih banyak menerima mahasiswa asing b. Dr. Andi: proses penerimaan mahasiswa asing sudah ada standarnya melalui online. administrasi visa yang menguruskan dari KUI, namun saat ini prosesnya lebih lama dari yang diinginkan, terutama di Jakarta dan terus terang kita belum punya yang namanya student visa

c. untuk paten, saat ini UGM sedang membangun system untuk mensosialisasikan tatacara pengajuan paten

d. Untuk research fellow atau clinical fellow memang belum ada schemanya di UGM

e. Untuk double degree PPDS dengan PHD dan juga master program/PhD dengan spesialis atau sub spesialis memang saat ini belum ada, akan kami sampaikan ke UGM

Tanya Jawab bersama Wakil Rektor Moderator: Prof. Sofia Mubarika, PhD

Sesi Tanya Jawab Prof. Mustofa