vi
ABSTRAK
Dalam laporan ini membahas tentang analisis proses mengelola perubahan pada implementasi Financial and Contract Accounting di PT Pos Indonesia Bandung yang bertujuan untuk mengetahui tentang bagaimana perusahaan mengelola perubahan yang terjadi pada saat transformasi sistem yang terjadi. Serta bagaimana perusahaan mengelola semua permintaan perubahan, perubahan darurat, perubahan yang diterima atau ditolak dan proses dokumentasi atas perubahan yang terjadi. Teori yang digunakan adalah COBIT 5 untuk menunjang analisis yang dilakukan. Semua data diperoleh dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan dalam analisis. Temuan analisis dalam mengelola perubahan adalah semua perubahan yang terjadi dikeola dengan standar yang ada diperusahaan serta rapat-rapat yang dilakukan untuk pengambilan keputusan.
Kata kunci :
vii
ABSTRACT
In this report discusses the analysis of the process of managing changes to the implementation of the Financial and Contract Accounting at PT Pos Indonesia Bandung which aims to find out about how companies manage the changes that occur during the transformation of the system occurs. As well as how the company manages all requests for changes, emergency changes, the changes are accepted or rejected and the process of documentation of the changes that occur. The theory used is COBIT 5 to support the analysis conducted. All data obtained from interviews and observations made in the analysis. The findings of the analysis in managing the changes are all changes that occur dikeola with existing standards in the company and conducted meetings for decision making.
Keywords :
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... iii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iv
PRAKATA ... v
DAFTAR SINGKATAN ... xii
DAFTAR LAMPIRAN………. xiii BAB 1. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan... 2
1.4 Ruang Lingkup Kajian... 2
1.4.1 Framework COBIT 5 ... 2
1.5 Sumber Data ... 3
1.6 Sistematika Penyajian ... 3
BAB 2. KAJIAN TEORI ... 5
2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) ... 5
2.2 SAP ERP ... 5
2.2.1 SAP ERP Foundation Extension ... 6
2.2.2 SAP ERP Financial ... 6
2.2.3 SAP ERP Procurement and Logistic ... 7
2.2.3.1 ERP Sales and Service ... 7
2.2.3.2 ERP Procurement and Logistic ... 8
2.2.4 SAP ERP Product Development and Manufacturing Process .... 8
2.2.5 SAP ERP Corporate Process Service ... 9
2.3 SAP Module Overviews ... 9
2.3.1 SAP Financial Accounting ... 10
2.3.2 SAP Financial Chain Management... 12
2.3.3 SAP Controlling ... 14
2.4 SAP Financial and Contract Accounting (FICA) ... 31
2.5 COBIT ... 33
2.5.1 COBIT5 ... 34
ix
2.5.3 Process Description ... 37
2.5.4 Process Purpose Statement ... 37
2.5.4.1 Process Goal and Metrics ... 39
2.5.4.2 RACI Chart ... 40
2.5.4.3 Control Objective ... 42
2.5.4.3.1 Evaluate, Prioritise and Authorise Change Request ... 42
2.5.4.3.2 Manage Emergency Changes ... 45
2.5.4.3.3 Track and Report Change Status ... 46
2.5.4.3.4 Close and Document the Change ... 47
BAB 3. HASIL ANALISIS ... 48
3.1 Rencana Analisis Terhadap Proses Mengelola Perubahan ... 48
3.2 Sejarah ... 50
3.3 Struktur Organisasi ... 52
3.4 Visi, Misi, dan Motto... 53
3.5 Direktorat ... 53
3.5.1 Direktorat Keuangan ... 54
3.5.2 Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Bisnis ... 54
3.5.3 Direktorat Operasi Surat Pos dan Logistik ... 54
3.5.4 Direktorat Teknologi dan Keuangan ... 55
3.5.5 Direktorat Sumber Daya dan Umum ... 55
3.6 Hasil Analisis ... 56
DAFTAR PUSTAKA ... 68
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 IT Related Goal and Related Metrics ... 38
Tabel 2.2 Process Goal and Metrics ... 39
Tabel 2.3 RACI Chart ... 41
Tabel 2.4 BAI06.01 Evaluate, prioritise and authorise change request. ... 44
Tabel 2.5 BAI06.02 Manage emergency changes ... 45
Tabel 2.6 BAI06.03 Track and report change status ... 46
Tabel 2.7 BAI06.04 Close and document the changes ... 47
Tabel 3.1 Data Collection ... 57
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Process Financial ... 12
Gambar 2.2 Diagram Financial Chain Management ... 13
Gambar 2.3 Bagan SAP Controlling ... 15
Gambar 2.4 Bagan Material Management ... 16
Gambar 2.5 Proses Bisnis SAP Sales and Distribution ... 18
Gambar 2.6 Bagan Logistic Execution ... 20
Gambar 2.7 Bagan Production Planning ... 21
Gambar 2.8 Bagan Quality Management ... 23
Gambar 2.9 Aliran Proses Quality Management ... 25
Gambar 2.10 Bagan Plant Maintenance ... 26
Gambar 2.11 Hirarki Objek Proyek SAP ... 29
Gambar 2.12 Proses Bisnis yang Terkait SAP HR ... 30
Gambar 2.13 Governance and Management Key Areas ... 34
Gambar 2.14 COBIT 5 Process Reference Model ... 36
Gambar 3.1 Rencana analisis terhadap proses pengelolahan perubahan ... 48
xii
DAFTAR SINGKATAN
ERP = Enterprise Resource Planning SAP = System Application and Product FICO = Financial and Contract Accounting FI` = Financial Accounting
FSCM = Financial Supply Chain Management CO = Controlling
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT Pos merupakan sebuah perusahaan yang memiliki cabang atau anak perusahaan yang sangat banyak, sehingga semua transaksi yang terjadi harus tercatat dengan jelas secara detail. Dengan seiringnya persaingan industri yang semakin ketat, perusahan menggantikan sistem informasi yang digunakan dalam perusahaan menjadi SAP. SAP merupakan aplikasi yang mendukung berjalannya semua proses bisnis yang ada di sebuah perusahaan. Dalam hal ini, PT Pos indonesia menggantikan sistem informasi keuangan ke SAP Financial and Contract Accounting (FICA).
SAP Financial and Contract Accounting (FICA) merupakan sebuah sistem baru di PT Pos Indonesia. Dan hal yang mungkin terjadi setelah sistem diimplementasikan yaitu ekspetasi organisasi terhadap sistem, masalah-masalah yang terjadi yang berupa perubahan sistem, perubahan proses bisnis yang terjadi dan cara mengelola perubahan yang dilakukan oleh perusahaan, serta cara-cara untuk menyelesaikan masalah tersebut .
Diharapkan analisis SAP Financial and Contract Accounting (FICA)
2
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka penulis dapat merumuskan masalah tersebut sebagai berikut :
1. Bagaimana cara perusahaan mengelola perubahan atas transformasi sistem?
2. Bagaimana perusahaan mengelola perubahan darurat yang terjadi? 3. Bagaimana perusahaan mengelola perubahan ditolak atau disetujui? 4. Bagaimana perusahaan mengelola dokumentasi atas perubahan?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan rumusan-rumusan masalah yang didapat, dapat dituliskan tujuan pembahasan adalah sebagai berikut:
1. Melakukan analisis terhadap proses mengelola perubahan yang dilakukan oleh perusahaan
2. Melakukan analisis terhadap perubahan darurat yang terjadi
3. Melakukan analisis terhadap perubahan yang terjadi, baik yang diterima maupun ditolak
4. Melakukan analisis terhdap proses dokumentasi yang terjadi pada perubahan yang dilakukan
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Untuk menjawab dan memecahkan masalah yang terjadi di PT Pos Indonesia Bandung pada bagian Keuangan, bagian Teknologi, Tim SIMKUGPOS yang telah dirumuskan di atas, berikut ini akan dipaparkan prinsip-prinsip teori dan aspek-aspek yang dijadikan tolak ukur dalam pembahasan sebagai berikut:
1.4.1 Framework COBIT 5
COBIT 5 tidak preskriptif, tetapi menganjurkan bahwa
3
perusahaan dapat mengatur proses yang seperti melihat cocok, asalkan tata kelola dan manajemen tujuan dasar ditutup. Perusahaan-perusahaan kecil mungkin memiliki proses yang lebih sedikit, perusahaan besar dan lebih kompleks mungkin memiliki banyak proses, semua untuk menutupi tujuan yang sama [4].
COBIT 5 meliputi model referensi proses, mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah tata kelola dan manajemen proses. Ini memberikan model referensi proses yang mewakili semua proses yang biasanya ditemukan di suatu perusahaan berkaitan dengan kegiatan IT, menawarkan model referensi umum dipahami oleh operasional TI dan manajer bisnis [4].Domain-domain yang akan digunakan dalam analisis ini adalah AI6 Manage Change. Tujuan yang akan dicapai adalah sebagai berikut :
1. Perubahan resmi dibuat secara tepat waktu dan dengan kesalahan minimal
2. Penilaian dampak mengungkapkan pengaruh perubahan pada semua komponen yang terkena dampak
3. Semua perubahan darurat ditinjau dan disahkan setelah perubahan
4. Stakeholder diinformasikan semua aspek perubahan
1.5 Sumber Data
Sumber data yang diperoleh dari hasil wawancara, peninjauan lapangan, studi kepustakaan, pemberian data dari perusahaan, serta pencarian informasi di internet.
1.6 Sistematika Penyajian
Bab I Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
4
1.2. Rumusan Masalah
Membahas tentang masalah yang akan dianalisis yang berupa pertanyaan-pertanyaan yang mengacu pada suatu masalah. 1.3. Tujuan Pembahasan
Membahas tentang jawaban dari rumusan-rumusan masalah serta apa yang akan dilakukan dalam analisis.
1.4. Ruang Lingkup Kajian
Membahas tentang alat-alat atau teknik-teknik yang akan digunakan dalam melakukan sebuah analisis
1.5. Sumber Data
Membahas tentang bagaimana mendapatkan data atau informasi untuk mendukung terhadap sebuah analisis.
1.6. Sistematika Penyajian
Struktur atau urutan dari laporan analisis.
Bab II KAJIAN TEORI
Bab ini digunakan untuk menjelaskan teori-teori yang berkaitan dengan analisis sistem informasi yang dilakukan.
Bab III ANALISIS dan EVALUASI
Bab ini membahas secara lengkap mengenai analisis mengenai transformasi dan integrasi yang terjadi pada sebuah organisasi.
Bab IV SIMPULAN dan SARAN 4.1. Simpulan
Membahas tentang kesimpulan secara global mengenai analisis yang dilakukan
4.2. Saran
67
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berdasarkan uraian dan rumusan yang dikemukan dalam bab pendahuluan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Perusahaan mengelola perubahan dengan cara melakukan rapat direksi untuk menentukan perubahaan yang akan dilakukan. Dan perubahan sistem dilakukan dengan menggunakan jasa outsourcing. Konsultan SAP yang bekerjasama dengan PT Pos adalah Sigma dan Metrasis. Dalam, pengembangan sistem yang terjadi mendapat beberapa hambatan. Hambatan yang dihadapi yaitu terjadi perubahan konsultan SAP serta jangka waktu pengembangan sistem tidak sesuai dengan kesepakatan kontrak yaitu 2 tahun.oleh karena itu, perubahan yang dilakukan PT Pos masih membutuhkan pengelolahan yang lebih baik sesuai dengan prosedur yang ada. Sehingga perubahan yang terjadi dapat selesai dengan target yang ditentukan.
2. Perusahaan mengelola perubahan darurat dengan melakukan rapat atau MOM (Minutes of Meeting) untuk menentukan solusi atas perubahan darurat yang terjadi. Tetapi dalam hal ini, perubahan darurat yang terjadi tidak terdokumentasi dengan jelas.
3. Perusahaan mengelola perubahan yang diterima atau ditolak dengan melalui rapat. Tetapi hanya sebagian penting dari proses perubahan yang akan dilakukan. Serta dokumentasi atas hal tersebut tidak jelas dikarenakan ada yang terdokumentasi dan ada yang tidak.
68
melakukan dokumentasi atas perubahan sesuai permintaan PT Pos Indonesia.
4.2 Saran
Adapun saran untuk analisis selanjutnya yaitu analasis yang akan dilakukan kedepannya dapat dikembangkan dengan melakukan analisis
69
DAFTAR PUSTAKA
[1] "erptips," Klee Associates, [Online]. Available: http://www.erptips.com. [Accessed 27 September 2013].
[2] "SAP," SAP, 21 january 2010. [Online]. Available: http://www.sap.com/. [Accessed 27 september 2013].
[3] I. G. Institute, COBIT 4.1, USA: Association, Information System Audit and Control, 2007.
[4] ISACA, COBIT 5, Rolling meadows: IT Governance Institute, 2012.
[5] P. P. I. (PERSERO), "Struktur Organisasi PT POS INDONESIA (PERSERO)," MerpatiPOS, Bandung, 2011.
[6] W. A. Pramono, "www.wishnuap.com," 20 12 2011. [Online]. Available:
70
Riwayat Hidup Penulis
Daftar Riwayat Hidup
Nama : Adi Saputra
Jenis kelamin : laki-laki
Tempat, tanggal lahir : Tanjungpinang, 24 Desember 1992 Kewarganegaraan : Indonesia
Status perkawinan : belum menikah Kesehatan : Sangat Baik
Agama : kristen
Alamat lengkap : Jalan Terusan Babakan Jeruk No.105
Telepon, HP : 0857-6520-7762
E-mail : jacklim1992@gmail.com
Pendidikan
1998 – 2004 : SD SION
2004 - 2007 : SMP Negeri 5, TanjungPinang
71
Pengalaman Kerja
Bekerja di Le Preston Unistated,Tanjungpinang Periode : 15 Maret s/d 16 Juli 2009
Status : Praktik Kerja
Posisi : front office
Uraian singkat pekerjaan :
Mengatur ruangan untuk perkuliahan Menerima pembayaran
Mengatur jadwal Dosen Menerima telepon
Pengalaman Kerja
Bekerja di Staff Lab IT Maranatha,Bandung
Periode : 2011/2012
Status : Part Time
Posisi : Koordinator Utama
Uraian singkat pekerjaan :
Repairing
Melayani Mahasiswa dan Dosen Melayani penggunaan internet 2 Memeriksa lab yang telah dipakai Menerima telepon
Maintenance
Bandung, 25 Juni 2014
