Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada PT. XYZ
Muhammad Faris Raffa Dzakiy1*, Ade Momon2
1,2Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Singaperbangsa Karawang Indonesia
*Koresponden email: farisraffa12@gmail.com
Diterima: 18 Oktober 2022 Disetujui: 7 November 2022
Abstract
PT. XYZ warehouse management system and procedures are having problems doing some of the warehouse work. Improvements to the warehouse management system are expected to be able to overcome the problems that occur in the PT. XYZ. This research uses direct observation method and uses primary and secondary data. The root cause of the causative factors that make a bad warehousing management system is illustrated by a fishbone diagram. After making a fishbone diagram, it is found that most of the root causes of a bad warehousing management system are because there are no rules made to regulate warehouses. To overcome this, a Standard Operation Procedure (SOP) was drafted which aims to improve warehouse conditions so that it is expected to assist workers in doing their jobs. In addition, making a maintenance picket schedule as a regulatory tool to carry out warehouse maintenance together with other department staff so that the warehouse can be kept clean every day and also making stock cards to find out any incoming and outgoing material activities so that information about the stock of goods is available. in the warehouse will always be updated.
Keywords:logistics, warehouse, warehousing management system, SOP, fishbone diagram
Abstrak
PT. XYZ sistem dan prosedur manajemen gudang perusahaan mengalami masalah dalam melakukan sebagian pekerjaan gudang. Perbaikan sistem manajemen gudang diharapkan dapat mengatasi masalah yang terjadi di Gudang PT. XYZ. Penelitian ini menggunakan metode pengamatan langsung serta menggunakan data primer dan sekunder. Akar permasalahan dari faktor-faktor penyebab yang membuat sistem manajemen pergudangan yang buruk digambarkan dengan diagram fishbone. Setelah dibuat diagram fishbone didapatkan sebagian besar akar permasalahan yang menyebabkan sistem manajemen pergudangan yang buruk adalah dikarenakan belum terdapat aturan yang dibuat untuk mengatur gudang.
Untuk mengatasi hal tersebut dibuat rancangan Standard Operation Procedure (SOP) yang bertujuan agar dapat memperbaiki kondisi gudang sehingga diharapkan dapat membantu para pekerja dalam melakukan pekerjaannya. Selain itu pembuatan jadwal piket pemeliharaan sebagai alat pengaturan untuk melakukan pemeliharaan gudang secara bersama-sama dengan staf bagian lain sehingga gudang dapat terjaga kebersihannya setiap hari dan juga pembuatan kartu stok untuk mengetahui setiap adanya kegiatan material yang masuk dan keluar sehingga informasi mengenai stok barang yang berada di gudang akan selalu diperbarui.
Kata Kunci:logistik, gudang, sistem manajemen pergudangan, SOP, fishbone diagram
1. Pendahuluan
Produktivitas kerja menjadi salah satu faktor keberhasilan suatu kegiatan didalam perusahaan.
Dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja diperlukan sistem kerja yang baik. Adapun sistem kerja terdiri dari beberapa macam faktor, yaitu metode, manusia, bahan, peralatan, dan lingkungan. Kondisi perusahaan yang tidak sesuai dengan standar prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta karyawan tidak mematuhi prosedur menjadi salah satu faktor penyebab yang membuat sistem kerja menjadi menurun[1].
Gudang merupakan bagian penting dari sebuah perusahaan. Aktivitas yang berlangsung di pergudangan diharuskan memiliki sistem penyimpanan yang baik dan benar agar dapat mendorong kegiatan pergudangan maupun proses produksi [2]. Sistem manajemen gudang kerap kali kurang mendapat perhatian yang baik oleh para pelaku bisnis [3]. Padahal sangat penting untuk menerapkan sistem manajemen di gudang, karena sistem manajemen gudang dapat menstandarisasi proses gudang dari barang masuk hingga keluar dan diterima oleh konsumen[4]. Selain itu, sistem manajemen gudang dapat mempengaruhi pendapatan perusahaan. Sistem pergudangan yang kurang baik dapat menyebabkan adanya kehilangan barang, barang rusak dan sebagainya yang dapat menyebabkan perusahaan pendapatan
perusahaan menjadi berkurang [5]. Keberhasilan suatu perusahaan mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan diawali dengan sistem manajamen pergudangan itu sendiri yang memaksimalkan efektifitas dan efisiensi pemeliharaan perusahaan [6].
PT. XYZ bergerak dalam general supplier. PT. XYZ merupakan salah satu yang distributor produk Electrical, Mechanical, dan Hardware. Perusahaan telah menyediakan dan memasok ke semua jurusan industri, kontraktor dan pedagang di wilayah Karawang. Pada perusahaan ini sistem dan prosedur manajemen gudang perusahaan mengalami masalah dalam melakukan sebagian pekerjaan gudang.
Perbaikan sistem manajemen gudang diharapkan dapat mengatasi masalah yang terjadi di Gudang PT.
XYZ, sehingga diharapkan dapat menurunkan biaya yang terdapat di gudang serta pengumpulan dan pengiriman barang ke gudang dapat lebih efisien dan efektif. Selain itu, dilakukannya perbaikan sistem manajemen gudang dapat mempermudah dalam pencarian informasi yang akurat untuk mencari barang di gudang [7].
Penelitian-penelitian terdahulu yang digunakan sebagai acuan pada penelitian ini diantaranya penelitian[8] hasil yang didapatkan yaitu pembuatan usulan tata letak yang baru untuk mengatasi belum teratur dan seimbangnya tumpukan barang. Pada penelitian [9], hasil yang diperoleh adalah perbaikan pada sistem manajemen gudang didapatkan rekomendasi perbaikan kegiatan receiving, kegiatan storage, kegiatan delivery, dan kegiatan controlling, serta usulan tata letak penyimpanan. Pada penelitian [10] hasil yang didapatkan, yaitu dilakukan perbaikan sistem manajemen gudang dengan membuat usulan penggunaan kartu stok barang, usulan melakukan pemeliharaan gudang secara bersama-sama dengan karyawan bagian lain, dan usulan untuk penggunaan rak penyimpanan barang.
Pada penelitian [11] hasil yang didapatkan yaitu usulan perbaikan sistem manajemen gudang dalam upaya untuk menurunkan selisih jumlah fisik di gudang dilakukan perbaikan nota dengan cara menggunakan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) yang dikombinasikan dengan Kanban Tag. Sedangkan pada penelitian [12] diperoleh penerapan sistem informasi persediaan untuk memudahkan karyawan dalam mengelola persediaan di gudang dan rancangan standar operasional prosedur (SOP) sebagai pedoman standar untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan perusahaan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan manajemen pergudangan pada PT. XYZ.
2. Metode Penelitian
Terdapat metode penelitian pada penelitian ini yang digambarkan pada diagram alir yang terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Metodologi Penelitian Sumber: [13]
Tahapan penelitian, diantaranya:
a. Mulai, yaitu tahap dimulainya penelitian pada tanggal 3 Maret 2022 di PT. XYZ.
b. Studi Pendahuluan, pada tahap ini dilakukan pengumpulan informasi yang dilakukan dengan cara studi literatur dan studi lapangan [14].
c. Identifikasi Masalah, pada fase ini dilakukan identifikasi terhadap objek penelitian serta melakukan perumusan masalah terhadap masalah yang muncul di objek penelitian [15]. D id ap atk an permasalahan pada penelitian kali ini, yaitu sistem manajemen pergudangan pada gudang PT. XYZ dalam pelaksanaan kegiatannya belum berjalan dengan baik.
d. Pengumpulan Data, merupakan tahap pengumpulan data yang dimana pada penelitian ini menggunakan data primer serta data sekunder. Data primer didapatkan dengan mendatangi langsung lokasi penelitian. Sedangkan data sekunder berupa dokumen-dokumen terdahulu perusahaan.
e. Pengolahan Data, pada tahap ini dilakukan pengolahan data dengan menggunakan fishbone diagram dan perancangan SOP untuk aktivitas di gudang.
f. Analisis dan Pembahasan, Pada tahap ini dilakukan analisis dan pembahasan hasil pengolahan data.
g. Selesai, pada tahap ini penelitian selesai dilaksanakan.
3. Hasil dan Pembahasan
Dari observasi, wawancara dan informasi yang didapatkan, sistem manajemen gudang pada gudang PT. XYZ berjalan kurang baik yang disebabkan oleh beberapa masalah. Permasalahan yang ada di gudang PT. XYZ harus diselesaikan secara mendasar, dikarenakan agar masalah sebelumnya tidak muncul kembali dan membuat pemecahan masalah menjadi hal yang percuma. Dengan dibuatnya fishbone diagram dapat membantu menemukan akar penyebab masalah dan memecahkan akar penyebab masalah.
Setelah dilakukan observasi dan wawancara, melalui fishbone diagram, akar penyebab masalah selanjutnya dikaitkan dengan aspek manusia, metode, material dan lingkungan. Faktor-faktor ini berpengaruh terhadap terjadinya masalah. Fishbone diagram untuk mencari sumber masalah yang menyebabkan buruknya sistem manajemen Gudang di PT. XYZ ditunjukkan pada Gambar 2.
Gambar 2. Fishbone Diagram Sumber: Pengolahan data (2022)
Pada Gambar 2 digambarkan akar permasalahan dari faktor-faktor penyebab yang membuat sistem manajemen pergudangan yang buruk. Belum terdapat aturan standar untuk mengatur gudang menjadi sebagian besar faktor menyebabkan buruknya sistem manajemen pergudangan pada PT.XYZ. Maka terlihat penyebab permasalahan yang paling berpengaruh terhadap buruknya sistem manajemen pergudangan di PT. XYZ terlihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Sebab-akibat
Faktor Sebab Akibat Saran Perbaikan
Manusia Jumlah pekerja gudang kurang
Pemeliharaan hanya dilakukan satu bulan sekali
Membuat ceklist piket pemeliharaan gudang Tidak rutin melakukan
pengecekan barang
Masih tersimpannya material tidak terpakai
Pembuatan SOP Inventory Checking
Metode Tidak ada aturan pencatatan material keluar-masuk
Lama dalam pencarian barang Membuat Kartu Stok Tidak ada aturan mengenai
penerimaan barang
Penerimaan barang sewenang- wenang
Pembuatan SOP Receiving
Tidak ada aturan mengenai pengiriman barang
Terdapat dokumen tertinggal saat pengiriman
Pembuatan SOP Delivery Lingkungan Tidak ada aturan mengenai
kebersihan gudang
Barang menjadi kotor dan rusak
Pembuatan SOP Kebersihan dan kerapian Sumber: Pengolahan data (2022)
3.1. Perancangan Standard Operating Procedure Gudang
Berdasarkan Tabel 1 untuk menindaklanjuti permasalahan pada gudang adalah dengan dibuatnya Standard Operating Procedure (SOP) untuk aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada gudang. Adapun SOP yang perlu dibuat yaitu SOP Pengiriman, SOP Penerimaan, SOP Pengecekan Persediaan dan SOP Kebersihan dan Kerapihan. Dengan dibuatnya SOP diharapkan dapat membantu para pekerja bagian gudang dalam melakukan pekerjaannya sehingga diharapkan kondisi gudang menjadi lebih baik. Adapun SOP yang dibuat untuk bagian gudang PT. XYZ sebagaimana Gambar 3 - 6.
Gambar 3. SOP Receiving Sumber: Pengolahan data (2022)
Gambar 4. SOP Delivery Sumber: Pengolahan data (2022)
Gambar 5. SOP Inventory Checking Sumber: Pengolahan data (2022)
Gambar 6. SOP Kebersihan dan kerapian Sumber: Pengolahan data (2022)
3.2. Pembuatan Kartu Stok
Kartu stok dibuat untuk mengetahui setiap adanya kegiatan material yang masuk dan keluar sehingga informasi tentang stok barang yang ada berada di gudang akan selalu diperbarui. Selain itu, dibuatnya kartu stok berfungsi sebagai pengontrolan lokasi barang agar barang tidak diletakkan sembarangan di lantai gudang. Dengan dibuatnya kartu stok juga dapat mencocokkan data item dengan persediaan fisik saat melakukan penghitungan. Pembuatan kartu stok berguna untuk setiap pekerjaan yang dijalankan di PT XYZ yang berisi daftar lengkap material yang berada di gudang. Adapun kartu stok terlihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Kartu Stok Sumber: Pengolahan data (2022) 3.3. Pembuatan Ceklist Piket Pemeliharaan Gudang
Barang-barang yang tersimpan didalam gudang harus dijaga dengan baik agar tidak merusak barang dan akhirnya membuat perusahaan merugi. Terdapat hal-hal yang harus diperhatikan saat menyimpan barang, antara lain suhu, kebersihan, kelembaban, dan keamanan gudang. Pada saat ini pemeliharaan PT XYZ kurang mendapat perhatian karena kekurangan personel gudang, sehingga kegiatan pemeliharaan gudang dilakukan oleh admin gudang. Oleh karena itu, kegiatan pemeliharaan hanya dilakukan sebulan sekali, yaitu pengecekan kondisi barang di gudang untuk mengetahui apakah barang tersebut masih layak pakai. Solusi untuk masalah ini adalah dengan melibatkan departemen lain dalam pemeliharaan gudang, dan menyusun rencana piket agar pemeliharaan dapat dilakukan secara teratur, dan semua orang di perusahaan terlibat dan memiliki tanggung jawab bersama untuk menjaga aset perusahaan. Berikut ini jadwal piket pemeliharaan gudang terlihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Usulan Daftar Ceklist Piket Pemeliharaan Gudang Sumber: Pengolahan data (2022)
Nama Barang : Harga Brang :
Kode Barang : Lokasi :
TANGGAL KETERANGAN NO. PO MASUK KELUAR SISA
PT. XYZ
KARTU STOK BARANG
4. Kesimpulan
Setelah dilakukan analisa dan pembahasan, didapatkan sistem manajemen pergudangan pada PT.
XYZ memiliki beberapa permasalahan. Dari permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem manajemen pergudangan PT. XYZ dibuat usulan diantaranya yaitu rancangan SOP untuk membantu para pekerja bagian gudang dalam melakukan pekerjaannya sehingga diharapkan kondisi gudang menjadi lebih baik, pembuatan jadwal piket pemeliharaan sebagai alat pengaturan untuk melakukan pemeliharaan gudang secara bersama-sama dengan staf bagian lain sehingga gudang dapat terjaga kebersihannya setiap hari dan pembuatan kartu stok untuk mengetahui setiap adanya kegiatan material yang masuk dan keluar sehingga informasi mengenai stok barang yang ada di dalam gudang akan selalu update.
5. Referensi
[1] S. S. F. Sitorus, Erwin; Nasution, “Pembakuan Aktivitas Pergudangan dengan Standard Operating Procedure (SOP) DI PT XYZ,” J. Sist. Tek. Ind., vol. 19, no. 2, pp. 65–70, 2017.
[2] Aresti, “Analisis Manajemen Pergudangan Pada PT. Beurata Subur Persada,” J. Juremi J. Ris. Ekon.
ISSN, vol. 3, no. 1, pp. 241–246, 2021.
[3] Y. Kusuma, J. Sumarauw, and S. Wangke, “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada Cv.
Sulawesi Pratama Manado,” J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt., vol. 5, no. 2, pp. 602–611, 2017.
[4] I. H. Kurniani and A. E. Nurhidayat, “Analisis Sistem Pergudangan dengan Meode Fuzzy Tsukamoto dan Fuzzy C-Mean Studi Kasus PT. Kemindo Parama Mandiri,” J. Optimasi Tek. Ind., vol. 4, no. 1, p. 18, 2022, doi: 10.30998/joti.v4i1.11957.
[5] C. Makatengkeng et al., “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada PT, Timur Laut Jaya Manado,” J. EMBA J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt., vol. 7, no. 4, pp. 5912–5933, 2019.
[6] R. Lama, Suyamto, and Suharyoko, “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada Pt. Delta Merlin Di Kabupaten Karanganyar,” J. Widya Ganecwara, vol. 11, no. 1, pp. 1–14, 2021.
[7] B. Rahardjo, “Perancangan Sistem Manajemen Gudang Material Penunjang Di PT. XYZ,” J@ti Undip J. Tek. Ind., vol. 12, no. 2, pp. 127–136, 2017, doi: 10.31000/jim.v3i1.616.
[8] J. S. B. Sumarauw, “Analisis Manajemen Pergudangan Pada Gudang Paris Superstore Kotamobagu,” J. EMBA J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt., vol. 8, no. 3, pp. 252–260, 2020.
[9] A. H. Aryanto, Noval; Maksum, “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan dan Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) Pada PT. X,” J. Ilm. Wahana Pendidik., vol. 8, no. 5, pp. 17–
30, 2022, doi: 10.5281/zenodo.6408370.
[10] J. R. Thamrin, “Analisis Manajemen Pergudangan pada PT Tinta Kreatif Bandung,” Jesya, vol. 5, no. 2, pp. 1205–1213, 2022, doi: 10.36778/jesya.v5i2.690.
[11] O. Sutaarga and D. F. Hidayat, “Perancangan Sistem Manajemen Gudang Material Resin Di Pt. Ii,”
J. Ind. Manuf., vol. 3, no. 1, pp. 23–28, 2018, doi: 10.31000/jim.v3i1.616.
[12] D. Rahmaningtias and S. W. Hati, “Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) dan Sistem Informasi Barang Masuk dan Keluar pada Ritel PT Krisna Makmur Abadi,” J. AKUNTANSI, Ekon.
dan Manaj. BISNIS, vol. 8, no. 1, pp. 105–114, 2020, doi: 10.30871/jaemb.v8i1.2001.
[13] I. Nursyamsi and A. Momon, “Analisa Pengendalian Kualitas Menggunakan Metode Seven Tools untuk Meminimalkan Return Konsumen di PT. XYZ,” J. Serambi Eng., vol. 7, no. 1, pp. 2701–
2708, 2022, doi: 10.32672/jse.v7i1.3878.
[14] A. Gunawan, K. Kusnadi, and H. Hamdani, “Analisis Produktivitas Tenaga Kerja dengan Metode Marvin E. Mundel pada CV. Mulia Tata Sejahtera,” J. Serambi Eng., vol. 6, no. 3, pp. 2135–2143, 2021, doi: 10.32672/jse.v6i3.3247.
[15] N. Nurhayati, D. Herwanto, and H. Hamdani, “Analisis Produktivitas Mesin Filling Auto Cup Sealer 1 dengan Metode Overall Equipment Effectiveness pada PT. Prima Kemasindo,” J. Serambi Eng., vol. 6, no. 4, pp. 2248–2255, 2021, doi: 10.32672/jse.v6i4.3468.
